導(dǎo)語：如何才能寫好一篇財務(wù)檔案管理規(guī)范，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

    。

    3.財務(wù)報告類:月度、半年、年度財務(wù)報告(包括全套會計報表、附表、附注及文字說明,各類審計評估報告,財務(wù)情況說明書)、其他財務(wù)報告。

    4.其他類:年終結(jié)轉(zhuǎn)資料,會計科目和建賬資料,評估資料,銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,納稅申報及相關(guān)稅務(wù)批復(fù)資料,對賬資料及差異處理報告,預(yù)算資料,工作移交清冊,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等其他作為會計資料保存的資料。

    二、檔案管理職責(zé)

    財務(wù)部負責(zé)紙質(zhì)會計檔案歸檔前的統(tǒng)一管理。具體職責(zé)為:負責(zé)制定和完善會計檔案管理辦法,負責(zé)記帳憑證的打印及與原始憑證的匹配,負責(zé)會計檔案的裝訂、保管與安全,負責(zé)向公司檔案部門統(tǒng)一歸檔,負責(zé)接口審計檔案及其它部門的調(diào)閱需求。

    三、會計檔案整理及裝訂

    1、會計憑證整理和裝訂

    會計憑證整理的前提是檔案管理人員接到完整的會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據(jù)、財輔表單)。

    (1)檔案管理人員將從票據(jù)稽核人員處接收到的原始票據(jù)、發(fā)送清單與電子影像進行三者核對一致后,將與之對應(yīng)的會計憑證打印,形成一套完整的紙質(zhì)會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據(jù)、財輔表單)后,按照單位、月份、憑證號等由小到大的順序在檔案架上進行分類擺放。

    (2)整理過程中需對憑證進行手工調(diào)整,憑證及其附件均應(yīng)按A4紙縱向疊放,避開憑證裝訂線,避免需要翻閱的內(nèi)容被裝訂導(dǎo)致憑證無法查閱的現(xiàn)象,盡量將有效字跡或有效附件避開以免裝訂在裝訂線以內(nèi)。

    (3)檔案管理人員將電子清單按憑證類型順序從系統(tǒng)中打印出,清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類型、憑證編號、抬頭文本、用戶名稱等要素。

    (4)檔案管理人員根據(jù)清單將憑證順序整理并分冊,注意上一冊尾號與下一冊尾號的接續(xù),每冊的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票據(jù)厚度超過3.0公分的會計憑證必須分多冊裝訂,但不得與其他會計憑證混裝。

    2、會計賬簿整理和裝訂

    (1)財務(wù)部檔案管理人員對全省會計賬簿進行打印,并將打印完畢的賬簿分類擺放。

    (2)將已按順序排列的賬簿根據(jù)頁碼按每本200頁進行裝訂,日記賬、明細賬不可混裝。裝訂后在會計賬簿上附封面,注明賬簿性質(zhì),分冊序號,賬簿所屬主體等信息。

    3、會計報表整理和裝訂

    (1) 會計檔案管理人員從報表會計處接收已加蓋公章、法人章、財務(wù)負責(zé)人章的會計報表。會計檔案管理人員將報表按報表封面、會計報表編制說明、資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報表附注的順序整理好

    (2)裝訂后在會計報表上附封面,并注明報表所屬期間、主體等信息。

    4、其他檔案整理和裝訂

    (1)銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,審計評估報告,會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等檔案整理

    會計檔案需整理至統(tǒng)一規(guī)格。接收前已裝訂成冊的其他檔案,會計檔案管理人員整理登記后直接歸檔,其他會計檔案需整理為和會計賬簿統(tǒng)一規(guī)格。

    銀行存款余額調(diào)節(jié)表,對賬資料及差異處理報告,預(yù)算資料;會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊按年立卷。

    (2)其他檔案裝訂細則同“會計憑證裝訂”。裝訂后在檔案上附封面,并注明檔案名稱、所屬期間、保管人等信息。

    (3)將其他檔案成品上架歸檔并在系統(tǒng)中觸發(fā)歸檔事項,同時電子文檔形式制作檔案保管清冊。

    四、會計檔案保管

    1、會計檔案保管時間規(guī)定

    會計憑證由財務(wù)部統(tǒng)一整理保管。會計檔案管理人員對年度終了后會計檔案進行一年的保管工作,期滿后向公司檔案管理部門進行移交。

    2、會計檔案保管要求

    (1)建立專門的紙質(zhì)會計檔案庫,作為紙質(zhì)會計檔案的存放地點。

    (2)會計檔案室應(yīng)保持通風(fēng)、透光,并有適當?shù)牟殚喛臻g。

    (3)會計檔案庫房內(nèi)嚴禁堆放易燃易爆物品或其他帶有火災(zāi)隱患的物品 ,進入檔案庫房嚴禁攜帶火種及易燃、易爆、易潮、易腐蝕物品。檔案庫房內(nèi)嚴禁使 用明火,嚴禁吸煙,除照明用電外,嚴禁使用與檔案保護無關(guān)的用電設(shè)備。 (4)非檔案管理人員不得進入檔案庫房。檔案管理員離開檔案庫房時要將門鎖好,檔案室的鑰匙僅檔案員配備,其他人員不得私自配備鑰匙

    。

    (5)所有紙質(zhì)會計檔案以盒為基本保管單位,裝盒上架,檔案冊封面應(yīng)加蓋財務(wù)專用章。檔案需在固定劃分的區(qū)域上架擺放,并按照年份、類型和憑證號排列整齊。

    五、會計檔案借閱

    1、會計檔案借閱適用于在財務(wù)部保管的會計檔案。

    2、會計憑證借閱主要用于公司內(nèi)部審計、外部審計及相關(guān)檢查。借閱人在系統(tǒng)中提交借閱申請,同時向檔案管理人員提交部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)簽字同意的紙質(zhì)申請表,檔案管理人員將紙質(zhì)申請表與電子申請核對一致,調(diào)出對應(yīng)的會計檔案供借閱人查閱。

    3、如需特殊原因需外借檔案,外借時間原則上不能超過15天,如超過規(guī)定時間需要再次辦理借閱手續(xù)。

    4、檔案管理人員對于取出調(diào)閱的會計檔案在借閱人歸還后需及時放回原處同時在系統(tǒng)中觸發(fā)檔案的歸還事項。非檔案管理人員不得進入檔案室。

    5、 公司內(nèi)部員工借閱會計報表需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批同意。

    6、嚴禁借閱人員在會計檔案上涂畫、拆封和抽換等。檔案管理員應(yīng)對借閱歸還的檔案進行檢查有無毀損、涂畫、拆封和抽換等情況。

    六、會計檔案移交

    當年形成的會計檔案,在年度終了后,由會計檔案管理人員保管一年,期滿向公司檔案部門移交,同時編制移交清冊一式兩份,交接雙方清點無誤后,雙方領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人在移交清冊上簽字蓋章,各存一份。

篇2

1 財務(wù)檔案管理的規(guī)范方式

1.1 規(guī)范財務(wù)核算業(yè)務(wù)

財務(wù)檔案管理以管理為基礎(chǔ)，從優(yōu)化手段，以“細”為主。做到細致入微，并提高財務(wù)的管理效率。財務(wù)工作人員應(yīng)該嚴格遵守財經(jīng)紀律，做到嚴格審核，嚴格把關(guān)，認真執(zhí)行行業(yè)各項規(guī)章制度，提高財務(wù)會計核算水平。促進財務(wù)會計核算規(guī)范化是財務(wù)檔案管理的重要手段。實施控制資金外流，加強審批程序的嚴格化，確保預(yù)算不會超出實際支出。

1.2 完善檔案管理的規(guī)劃方式

定期對資產(chǎn)進行實地盤點，根據(jù)統(tǒng)計庫存易損耗品和已有資產(chǎn)的實際數(shù)數(shù)額，來反映企業(yè)資產(chǎn)的實際營業(yè)狀況，并提高企業(yè)資產(chǎn)管理的效率，保證企業(yè)資產(chǎn)的增值與節(jié)流。為完善檔案管理的規(guī)范方式，提升檔案管理信息化水平，應(yīng)定期檢查檔案、安排業(yè)務(wù)人員對財務(wù)報表等資料進行整理歸檔，堅持做好檔案登記、反饋記錄，提高資源利用率。按時做好檔案交接工作，確保財務(wù)檔案的完整性不被破壞。需要加強電子財務(wù)檔案管理，并且提升檔案管理信息化水平；定期檢查檔案資料，為柜子配置防火，防盜，防蛀、防發(fā)霉等設(shè)施。

1.3 完善財務(wù)管理制度

財務(wù)人員核算的同時，需注意不斷地完善各項內(nèi)部制度，全面規(guī)范預(yù)算管理制度。嚴格審核財務(wù)手續(xù)，控制不必要的損耗，確保資金的安全流動和企業(yè)資產(chǎn)的保值增值；根據(jù)國家有關(guān)財務(wù)管理和公司的具體規(guī)定，根據(jù)公司現(xiàn)在的實際情況，指定特別規(guī)章制度，完善新會計準則遵循責(zé)任相關(guān)制度；開展增收業(yè)務(wù)管理制度，堅持從財務(wù)的角度分析財務(wù)監(jiān)管現(xiàn)狀，從而提高財務(wù)的監(jiān)管水平，完善財務(wù)的管理制度[1]。

2 財務(wù)檔案管理水平提升對策

2.1 提高管理人員職業(yè)素質(zhì)，強化會計基礎(chǔ)工作

當傳統(tǒng)的檔案管理中存在問題時，例如：財務(wù)管理人員意思淺薄、財務(wù)管理制度不夠完善。財務(wù)管理人員知識和技能達不到要求的水平，沒有辦法提升財務(wù)檔案管理水平，進而需要強化財務(wù)檔案管理的意識，利用信息化管理手段來提升財務(wù)檔案管理制度，并且有效提高財務(wù)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。抓住基礎(chǔ)，練習(xí)業(yè)務(wù)會不斷地提高我公司的會計基礎(chǔ)工作，會計基礎(chǔ)工作是會計工作的重要環(huán)節(jié)，也是財務(wù)管理的基礎(chǔ)部分，近年來，會計基礎(chǔ)工作作為公司財務(wù)部門的首要任務(wù)來抓，把經(jīng)濟建設(shè)和經(jīng)濟管理的企業(yè)制度融合在一起，就會形成完善的管理體系，積極配合各部門工作做好溝通完善工作，使得財務(wù)管理水平基本平衡[2]。需要加強電子財務(wù)檔案管理，并且提升檔案管理信息化水平；定期檢查檔案資料，為柜子配置防火，防盜，防蛀、防發(fā)霉等設(shè)施。定期安排業(yè)務(wù)人員對財務(wù)報表等資料進行整理歸檔，堅持做好檔案登記、反饋記錄，提高資源的利用率。定時做好檔案交接的工作，確保財務(wù)檔案的完整性不被破壞。

2.2 建立內(nèi)部財務(wù)管理制度，規(guī)范財務(wù)收入與支出

按照國家的要求，財務(wù)管理制度是會計監(jiān)督的基本準則和行為規(guī)范，結(jié)合有序的財務(wù)制度，是完善企業(yè)制度的有效保障。為了整個公司的財務(wù)管理制度做到有條有序，會計基礎(chǔ)的建立要結(jié)合公司自身的管理要求和經(jīng)營特點，并列出成本核算統(tǒng)計和會計預(yù)算考核報告，使整個公司的財務(wù)狀況得到良好改善。同時，為公司的管理制度提供切實可行的實施計劃，定期抽查管理小組工作完成的情況，由上級主管匯報工作，內(nèi)部控制的財務(wù)狀況，由部門領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)財務(wù)收支預(yù)算的情況和意見，對資金和稅收進行審核排查，將結(jié)果發(fā)表到月末考核結(jié)果欄里面，直接作為期末各部門或各人的業(yè)績考核。以上措施的執(zhí)行，不僅能督促會計從業(yè)人員提高工作質(zhì)量，做到認真、負責(zé)、謹慎，同時也規(guī)范財務(wù)收入與支出，最后也防止違規(guī)違紀的行為發(fā)生，提升了企業(yè)內(nèi)部管理水平[3]。

2.3 實行會計主管管理監(jiān)督的工作

會計的準確信息離不開財會的管理方法與管理水平，主要從實質(zhì)出發(fā)，以主管委派工作內(nèi)容的完成程度。由于公司財務(wù)部門工作人員的綜合素質(zhì)較強，因而選拔具有獨立工作能力的會計人員，代表公司所屬部門進行檢查監(jiān)督，并負責(zé)財務(wù)資產(chǎn)管理和會計核算工作。會計主管主要負責(zé)公司的工資發(fā)放和費用支出，減少所在單位對工作的干預(yù)，增加主管的工作自主性和領(lǐng)導(dǎo)能力。會計主管應(yīng)提高會計信息的準確性，架起一頂“橋梁”，避免經(jīng)營活動中的發(fā)生不規(guī)范的活動信息。財務(wù)檔案管理工作對于任何企業(yè)的各個部門發(fā)展都有著非常重要的意義和作用，為企業(yè)和事業(yè)單位的各項活動提供了直接有效的數(shù)據(jù)。面對市場經(jīng)濟的大背景，做好企業(yè)的財務(wù)管理工作是非常重要的，每個企業(yè)或事業(yè)機關(guān)部門都要實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的最大化，企業(yè)財務(wù)工作，任務(wù)相當龐大，競爭相對激烈，但是在中國的財務(wù)檔案管理的工作體系不夠完善。除了一些小型企業(yè)會有專們的協(xié)助人員之外，事業(yè)單位也實現(xiàn)了統(tǒng)一的財務(wù)管理制度。

2.4 完善財務(wù)檔案管理細節(jié)

規(guī)范財務(wù)工作，應(yīng)強化和完善企業(yè)財務(wù)檔案管理細節(jié)，促進企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展，提高公司的經(jīng)濟效益；應(yīng)做好資金的籌集工作，維護公司的經(jīng)濟利益，資金的正常運轉(zhuǎn)，認真做好財務(wù)管理制度的基本工作，例如：收支計劃，核算、分析等工作。加強核算的準確性和及時性，做好財產(chǎn)的清查工作和保管使用工作，每個月編制各類的會計報表和財務(wù)說明，分析考核報告。企業(yè)的核心在于財務(wù)管理的全面性，財務(wù)工作人員有責(zé)任和義務(wù)做好全面的工作，堅決按《會計法》執(zhí)行工作。資本金的管理必須聘請中國注冊會計師來管理，按規(guī)章制度增加資本，由財務(wù)部門收回資本。此外，必須按股東批準董事會提議；轉(zhuǎn)讓或部分出資的公司股東，按照公司規(guī)章制度向股東以外的人轉(zhuǎn)讓出資；及時核對應(yīng)付款和預(yù)付款的管理，保證流通資金充足，無法支付或應(yīng)首的款項上報給公司，由經(jīng)理批準后處理；公司規(guī)定審批的對外擔(dān)保業(yè)務(wù)，登記后才能由財務(wù)管理部對外簽發(fā)，財務(wù)管理部門及時督促有關(guān)部門撤銷擔(dān)保；資金的管理超出限額部門要及時送存銀行保管，嚴格遵循人民銀行頒布的《現(xiàn)金管理暫行條例》；財務(wù)人員不允許挪用現(xiàn)金和白條抵庫，并與庫存現(xiàn)金和賬面日記余額相符，如果發(fā)現(xiàn)不符要當天查明原因，以保?C現(xiàn)金收入與支出符合原始憑據(jù)，進而保障資金使用合理性 [4]。

篇3

中圖分類號：R197.323文獻標識碼：B文章編號：1005-0515（2011）8-286-02

隨著臨床安全輸血工作社會化地位的日益提高,安全輸血工作越來越受到人們的重視，對采供血工作的檔案管理提出了更高的要求。2006年《血站質(zhì)量管理規(guī)范》頒布實施，對采供血機構(gòu)質(zhì)量管理提出了規(guī)范性的要求，其中對采供血質(zhì)量記錄提出了具體的要求，采血、供血及檢測的原始記錄應(yīng)至少保存10年，從獻血者招募到病人輸血的“血管―血管”全過程工作提出了具體的質(zhì)量記錄管理要求。由于記錄可以被證實特定的標準已采用，因此各環(huán)節(jié)中原始記錄是血液質(zhì)量的客觀依據(jù)，是一個血站采供血工作過程的真實反映，是質(zhì)量保證體系最重要的部分，采供血檔案管理的有效性和規(guī)范性就愈加重要。

1 《血站質(zhì)量管理規(guī)范》涉及的檔案管理范圍

1.1 各級各類人員資質(zhì)信息 凡從事與血液質(zhì)量有關(guān)崗位工作人員的教育經(jīng)歷、培訓(xùn)、再培訓(xùn)證明、專業(yè)技術(shù)資格、崗位資質(zhì)、特殊崗位培訓(xùn)證明、與質(zhì)量崗位操作相關(guān)的批準、授權(quán)等均納入檔案管理范圍。

1.2 采供血工作質(zhì)量記錄 凡涉及到獻血者獻血信息、血液采集、成分制備、血液檢測、血液發(fā)放、運輸、使用、傳染病管理等記錄均應(yīng)納入歸檔管理范圍。

1.3質(zhì)量控制記錄 各種血液產(chǎn)品、關(guān)鍵設(shè)備、環(huán)節(jié)、工藝衛(wèi)生、環(huán)境、物料等質(zhì)量抽檢記錄等檔案。

1.4質(zhì)量管理記錄 質(zhì)量文件、記錄控制、內(nèi)部審核、管理評審、過程控制、質(zhì)量改進及確認、差錯管理、預(yù)防糾正措施、顧客滿意調(diào)查等檔案。

1.5 基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備、耗材管理檔案 設(shè)備采購、確認、使用、維護、維修、報廢，耗材采購信息、采購過程及驗證、測量監(jiān)視設(shè)備計量檢定，庫房管理等檔案。

1.6 科研、開發(fā)、新技術(shù)應(yīng)用等檔案 科研立項、階段管理、結(jié)題、評審、鑒定、應(yīng)用等技術(shù)文件檔案。

1.7采供血數(shù)據(jù)統(tǒng)計信息 財務(wù)報表、采供血工作量、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析及財務(wù)分析等檔案。

2采供血機構(gòu)檔案管理中存在的問題

2.1 重視不夠，檔案管理工作滯后

在《血站質(zhì)量管理規(guī)范》沒頒布實施前，采供血檔案管理的現(xiàn)狀：一是對采供血質(zhì)量檔案管理地位和重要性認識不到位，檔案的系統(tǒng)化正規(guī)化管理起步較晚，往往在檔案管理不善導(dǎo)致在出現(xiàn)需出示各種質(zhì)量記錄以獲取證明（如在輸血糾紛訴訟中，未能舉證采供血記錄及記錄汪完整而導(dǎo)致敗訴）時才意識到檔案管理的重要性。二是業(yè)務(wù)科室人員往往更重視其崗位工作的實際操作而輕視對工作的記錄，導(dǎo)致工作無記錄、記錄不全、不規(guī)范，缺乏采供血全過程工作的有效證明；三是缺乏責(zé)任感和主動作為意識，認為檔案材料的收集、整理與歸檔是檔案室或檔案員的事，對采供血各環(huán)節(jié)和過程檔案的管理不到位，暫存、交接、整理、裝訂、建檔等環(huán)節(jié)脫節(jié)，檔案管理缺乏堅實整體的暢通的管理流程。四是對檔案的儲存、查閱、借閱、轉(zhuǎn)存、銷毀等監(jiān)管存在漏洞，使檔案的安全性受到影響。上述情況必然影響了檔案管理的規(guī)范性和有效性。

2.2 檔案整理 缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標準

采供血專業(yè)機構(gòu)由于其業(yè)務(wù)工作的特殊性，決定了檔案管理的獨特性。目前國家和有關(guān)部門尚沒有采供血方面檔案管理的專業(yè)規(guī)范標準，現(xiàn)有的機關(guān)或醫(yī)院的檔案管理模式，也不完全適用于采供血的檔案管理，因此，目前在采供血檔案管理中，對歸檔文件及質(zhì)量記錄的范圍、鑒定、整理和管理利用等無標準，很多過期檔案不能及時銷毀，導(dǎo)致庫房漲滿，占用本就有限的庫存空間，很難實現(xiàn)規(guī)范化、標準化，難以保證文件及記錄的齊全，檢索時難以提供有效檔案。這種“有檔不歸”或“有文必歸”的現(xiàn)象，影響檔案的完整性和系統(tǒng)性。《血站質(zhì)量管理規(guī)范》提出對血液采集、檢測、供血的原始記錄至少保存10年，僅提出了一個寬泛的保存范圍，但對于采供血各工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的眾多質(zhì)量記錄并未規(guī)定一個較清晰的歸檔標準，各單位依據(jù)各自對規(guī)范的理解自行制定各類檔案的歸檔要求和保存時限，造成檔案管理的不規(guī)范。

2.3 缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才

目前許多采供血機構(gòu)的檔案管理人員為兼職或由普通行政職員擔(dān)任，專業(yè)知識匱乏；各業(yè)務(wù)科室多沒有指定的檔案管理員，多未受過檔案管理方面的培訓(xùn)，造成檔案產(chǎn)生源頭管理不力的現(xiàn)狀。很多單位配備了專業(yè)的檔案專業(yè)管理人員，但又缺乏對采供血業(yè)務(wù)工作流程的充分了解，不了解業(yè)務(wù)工作和文件產(chǎn)生過程，以及文件之間的聯(lián)系，整理立卷工作難度大。對重復(fù)過程、科室間的業(yè)務(wù)交接、與本科室職能無關(guān)的參考性材料等，往往被重復(fù)歸檔或忽視歸檔，案卷質(zhì)量也難以保證。

2.4 對待非紙質(zhì)檔案重視不夠，檔案信息利用有待加強

近年來，非紙質(zhì)檔案如電子信息、影像、光盤、軟件、通訊等類檔案不斷增多，采供血電子檔案管理中愈加重要，采供血網(wǎng)絡(luò)的安全使用、采供血數(shù)據(jù)定期備份、雙機備份、異地備份，電子文件的管理等也應(yīng)納入血站檔案管理的范圍，但目前對這類檔案的重視和管理還不到位、不規(guī)范，影響檔案的完整性。目前對采供血檔案的使用多是查閱和參考，通過對檔案信息的統(tǒng)計、分析，在對檔案信息安全保存的基礎(chǔ)上，為人們的社會實踐、科學(xué)研究服務(wù)最大化的實現(xiàn)檔案信息的作用。

3加強血站檔案管理應(yīng)采取的措施

3.1 提高認識，加強管理領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管

把檔案管理工作擺上采供血質(zhì)量管理的重要位置，落實到各項業(yè)務(wù)活動的每個環(huán)節(jié)。單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和采供血一線的業(yè)務(wù)人員提高對檔案管理工作重要性的認識。采供血各科室、各環(huán)節(jié)、各過程都應(yīng)納入檔案管理的系統(tǒng)工程，在各科室和有關(guān)人員的積極配合和參與下，各種檔案資料的收集、整理、歸檔、管理工作才能落實到實處。

3.2 結(jié)合采供血行業(yè)特點，依法規(guī)范檔案管理

貫徹《中華人民共和國檔案法》和《血站質(zhì)量管理規(guī)范》的規(guī)范要求，結(jié)合采供血行業(yè)工作特點，是做好血站檔案管理工作的根本。各采供血機構(gòu)及檔案管理人員，要把血站檔案管理工作納入法制軌道，做到依法治檔，嚴格管理；采供血機構(gòu)或檔案管理部門應(yīng)制定一套適合血站特點的檔案管理標準和規(guī)章制度，依照《中華人民共和國檔案法》和《血站質(zhì)量管理規(guī)范》的要求，我單位建立了覆蓋包括質(zhì)量記錄在內(nèi)所有工作部門和流程的質(zhì)量管理體系，規(guī)范了采供血工作的歸檔范圍、保管期限及檔案收集、整理、保管和利用的具體要求，在檔案管理上更加規(guī)范。建議進一步擴大檔案管理的覆蓋面，注重基礎(chǔ)性檔案的管理，將檔案材料形成的各個環(huán)節(jié)納入管理范圍，保證檔案的完整性；加強對不歸檔材料的管理，妥善處理和及時銷毀不歸檔材料；應(yīng)結(jié)合采供血工作特點，理順各類記錄、檔案產(chǎn)生、交接、保存的源頭、過程及部門規(guī)律，使檔案管理體現(xiàn)行業(yè)特色，逐步實現(xiàn)檔案工作法制化、規(guī)范化、科學(xué)化。

3.3提高檔案人員綜合素質(zhì)，提高檔案管理水平

努力創(chuàng)造多種培訓(xùn)、學(xué)習(xí)機會，除提高檔案管理知識水平外，尤其注重檔案管理人員的采供血業(yè)務(wù)知識的提高，并且注重全員對檔案管理知識的普及和培訓(xùn)，形成和諧和順暢的檔案管理流程，在各級部門和過程中指定專人兼管各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，強化人人重視檔案意識，才能使檔案管理的水平不斷提高。

3.4 加快檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案信息利用率

應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)化管理的條件和優(yōu)勢，實現(xiàn)采供血檔案的電子信息化管理，對非紙質(zhì)檔案、尤其是計算機網(wǎng)絡(luò)形成的檔案資料的收集、整理、歸檔和管理；進一步加強檔案信息的開發(fā)和利用，開展檔案研究，提高檔案信息的有效利用，為血站管理和采供血工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

參考文獻

[1]中華人民共和國衛(wèi)生部.血站質(zhì)量管理規(guī)范,2006.4.

[2]中華人民共和國衛(wèi)生部.血站實驗室質(zhì)量管理規(guī)范,2006.5.

篇4

會計檔案是一個單位經(jīng)濟往來的真實歷史記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。電算化會計檔案廣義上指存貯會計數(shù)據(jù)的各種憑證、賬簿、報表和程序的存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料，同時輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報表、憑證等。狹義的電算化會計檔案是指保存在磁盤、可讀寫光盤等存貯介質(zhì)上的會計檔案。實行會計電算化以后，財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計檔案的查找利用，均可在計算機上完成。

電算化會計檔案的內(nèi)容

1、紙質(zhì)會計檔案。指從會計電算化系統(tǒng)打印出來的書面形式的會計檔案，包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表、財務(wù)分析報告等，也包括應(yīng)當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

2、非紙質(zhì)會計檔案。指包括計算機硬盤磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。

3、計算機系統(tǒng)檔案。包括計算機硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設(shè)備類型及其增減變化；計算機操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號；財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

電算化會計檔案的特點

1、會計電算化檔案比本文由收集整理傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。除了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案外，還包含了電子資料和電子數(shù)據(jù)。

2、電算化會計檔案保存時間短，對環(huán)境的依賴性強受質(zhì)量、溫度濕度、光和空氣、磁場等因素的影響較大，易受破壞。電子文件載體材料的壽命一般為5—10年。

3、檔案有特定的格式，電算化會計檔案是在經(jīng)過計算機定的編制好的程序軟件環(huán)境下進行處理，產(chǎn)生會計數(shù)據(jù)資料，這樣會計檔案從會計分錄，到科目匯總表，賬簿都有特定的格式。不同的會計軟件或者同個軟件的不同版本所導(dǎo)出的會計檔案可能具有不相同的格式。

4、電算化會計檔案便于管理、分析，可迅速的獲得所需結(jié)果。通過計算機操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作會計報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，更節(jié)約了辦公成本，有利于專業(yè)管理，提高了工作效率和工作質(zhì)量。

5、電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實性易于破壞。電子文件檔案在計算機系統(tǒng)中一經(jīng)被改動，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內(nèi)容很難被識別；另外病毒、黑客等日益猖獗的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴重危害。而紙質(zhì)文件的原始性、真實性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內(nèi)容來確認。

6、電算化會計檔案缺乏直觀可視性。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機軟硬件環(huán)境中才可以使用。在無特

轉(zhuǎn)貼于

定的平臺電算化會計檔案則無法打開，這樣電算化會計檔案就失去利用價值。

會計電算化檔案管理存在的問題

1、對會計檔案的重視不夠。沒有對會計檔案設(shè)置專員管理使得會計檔案的裝訂，歸檔都由不同人員完成，工作的分散就使得會計檔案的管理工作達不到基本的操作規(guī)范，檔案在移交給管理機構(gòu)時往往只移交紙質(zhì)檔案，而不是紙質(zhì)文檔與電子文檔同步歸檔，影響了檔案的整體性，未能達到電算化檔案管理工作的質(zhì)量和效果。

2、缺乏計算機維護、網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)人才。電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題，目前會計檔案管理主要有會計人員兼任，他們掌握熟練的財會專業(yè)知識，但是欠缺計算機的日常維護技能，一旦計算機及服務(wù)器出現(xiàn)故障，就會造成財務(wù)數(shù)據(jù)丟失，給單位帶來無法挽回的經(jīng)濟損失。

3、會計檔案管理制度不完善。實行電算化以來，會計檔案與財務(wù)軟件的版本越來越多，為了更好更有效地管理會計電算化檔案，使其發(fā)揮更大的作用，就必須形成一套科學(xué)實用的管理制度，包括存檔手續(xù)、分類管理辦法、使用審批手續(xù)、保存期限及銷毀手續(xù)等內(nèi)容，以使相關(guān)管理制度常規(guī)化和規(guī)范化。同時，財務(wù)軟件也在不斷升級，與之前的電子檔案可能出現(xiàn)不兼容現(xiàn)象，嚴重影響對會計檔案的管理

建議和措施

1、加大軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入。選擇功能符合本單位實際業(yè)務(wù)需要的電算化會計軟件，強化系統(tǒng)的安全防護功能，定期維護，避免因安全問題導(dǎo)致會計檔案泄密或被人惡意修改。定期檢測已歸檔的電算化會計檔案，及時做好數(shù)據(jù)備份防止磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致電子檔案的丟失或不完整。完善硬件設(shè)施建設(shè)，提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫。

2、加強防范，確保檔案安全。會計檔案是單位的重要資料，不得隨意觀看。因此應(yīng)用會計系統(tǒng)的計算機不應(yīng)直接連接互聯(lián)網(wǎng)，如果單位實行會計網(wǎng)絡(luò)化管理，一定做好內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離，確保會計數(shù)據(jù)不受外部的影響，保證會計檔案的安全。可采取的措施包括：在單位內(nèi)部設(shè)置防火墻，安裝信息網(wǎng)關(guān)和安全路由器，設(shè)計授權(quán)和身份認證系統(tǒng)，進行信息加密，加強安全監(jiān)測預(yù)警系統(tǒng)的實時監(jiān)控等。

3、提高電算化會計檔案保管人員素質(zhì)。由于會計檔案資料內(nèi)容廣泛具有專業(yè)性和嚴密性的特點，所以要求檔案管理人員不僅要有會計檔案管理專業(yè)知識，還必須具備電算化、網(wǎng)絡(luò)工程和信息系統(tǒng)知識，具備較高的計算機操作技能。應(yīng)該針對現(xiàn)有的檔案管理人員進行多途徑、多形式的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高他們的專業(yè)技能和責(zé)任心。以便加強對電算化會計檔案的管理，為電算化會計檔案的規(guī)范化、科學(xué)化、安全化管理提供保障。

4、完善電算化會計檔案管理的各項制度。要按照《電子文件歸檔和管理規(guī)范》和《會計檔案管理辦法》，建立健全電算化會計檔案的保管制度、操作制度、保密制度和檔案人員崗位責(zé)任制，并依據(jù)各單位具體的會計電算化實際情況來制定相應(yīng)的檔案管理制度。明確檔案管理人，專人負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常檔案工作。

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關(guān)鍵詞：農(nóng)村財務(wù)；規(guī)范化；思路對策

農(nóng)村財務(wù)管理不僅是一項經(jīng)濟工作，同時也是一項嚴肅的政治工作，是農(nóng)村基層組織、思想、政權(quán)建設(shè)的需要。因此必須加強組織領(lǐng)導(dǎo)，認真搞好村級財務(wù)管理工作。中央和省一再要求要認真搞好村級財務(wù)的管理，并作為建設(shè)社會主義新農(nóng)村工作的一項大事來抓。之所以如此重視農(nóng)村村級財務(wù)管理工作，是因為農(nóng)村財務(wù)管理是一項政策性很強的工作。由于目前村級財務(wù)管理中還存在著不規(guī)范的問題，影響了農(nóng)村工作的正常運轉(zhuǎn)，使得村黨支部缺乏號召力和凝聚力，各種公益事業(yè)難以興辦，所以完善和規(guī)范農(nóng)村財務(wù)管理制度在當前已是刻不容緩。

隨著農(nóng)村經(jīng)濟的發(fā)展，農(nóng)村財務(wù)管理已顯得相對滯后，農(nóng)村集體財務(wù)管理混亂，迫切需要進行規(guī)范。如何切實解決當前農(nóng)村村級財務(wù)管理中存在的問題，筆者認為，必須從以下幾方面入手。

一、提高農(nóng)村會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強會計法規(guī)制度的培訓(xùn)，為農(nóng)村財務(wù)管理規(guī)范化做好人力資源準備

農(nóng)村財務(wù)管理既是一項政策性很強的工作，又是一項業(yè)務(wù)性極強的工作。因此，穩(wěn)定財會人員隊伍，提高財會人員素質(zhì)至關(guān)重要。財會人員被確定之后，一般不要隨意變動，以穩(wěn)定財會人員隊伍。這里關(guān)鍵是要嚴格財會人員的任免程序，必須實行持證上崗制度，并建立崗位責(zé)任制，財會人員要明確自己的權(quán)利和義務(wù)。為提高財會人員的素質(zhì)，要切實加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期或不定期地進行業(yè)務(wù)考核，穩(wěn)定隊伍，提高素質(zhì)，為農(nóng)村財務(wù)管理規(guī)范化做好人力資源準備。

多年來財會人員隊伍不穩(wěn)定問題一直困繞著農(nóng)村財務(wù)管理工作，要改變這種現(xiàn)狀，有必要建立一支高素質(zhì)的，穩(wěn)定的會計隊伍。因此，一是應(yīng)健全財會人員任免制度。凡經(jīng)群眾推薦，村委會上報，鄉(xiāng)鎮(zhèn)考核合格，應(yīng)由鄉(xiāng)鎮(zhèn)會計管理站審批并統(tǒng)一頒發(fā)聘書；二是建立財務(wù)人員人事管理制度。對村級財會人員的配備、考核、聘任以及勞動報酬、崗位責(zé)任制等均做出明確規(guī)定，不經(jīng)鄉(xiāng)主管部門批準，不得任意調(diào)換和聘任財會人員；三是對鄉(xiāng)村財會人員進行全面清查，建立會計人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以便儲備和統(tǒng)一調(diào)配整個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的會計人員。

財會人員是村鄉(xiāng)里的“內(nèi)當家”，一定要有全局觀念和法制觀念，要有較高政治覺悟、專業(yè)知識和專業(yè)技能，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。為此，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視對村級財會人員的培養(yǎng)，定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，爭取盡快地把國家改革的有關(guān)政策和新的財稅制度，貫徹落實到鄉(xiāng)村一級；同時鄉(xiāng)村也要建立會計人員持證上崗制度，即要求會計人員必須按照其資格證的級次，持證應(yīng)聘相應(yīng)崗位之職，保持財會隊伍穩(wěn)定。為農(nóng)村財務(wù)管理規(guī)范化做好人力資源準備。

二、加強農(nóng)村財務(wù)管理規(guī)范化必須要堅持“五個統(tǒng)一”，有效化解農(nóng)村財務(wù)管理的矛盾

加強財務(wù)規(guī)范化管理，必須要堅持“五個統(tǒng)一”即：統(tǒng)一思想，規(guī)范監(jiān)督程序；統(tǒng)一帳、表、冊、據(jù)，規(guī)范會計操作程序；統(tǒng)一審批手續(xù)，規(guī)范支出管理；統(tǒng)一業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范交接手續(xù)；統(tǒng)一檔案專柜，規(guī)范財務(wù)資料。只有這樣才有利于農(nóng)村的財務(wù)行為進一步規(guī)范，從而可以給群眾一個明白，還干部一個清白，農(nóng)民也不必為財務(wù)問題而上訪，干部也不必因財務(wù)管理而費心，干群關(guān)系將更加密切，為農(nóng)村和諧社會的建設(shè)創(chuàng)造有利的條件。為此，各級鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)都必須提高對村級財務(wù)重要性的認識，加強領(lǐng)導(dǎo)、強化管理，使之逐步納入規(guī)范化，法制化的軌道。農(nóng)村財務(wù)規(guī)范化就是要求村級的各項收入、財政對農(nóng)村的轉(zhuǎn)移支付和部門對農(nóng)村撥付的資金，都要規(guī)范繳付手續(xù)，統(tǒng)一管理，有效監(jiān)督。這樣可使村級收入管理得到加強，有效遏制亂收費、亂攤派行為，進一步減輕農(nóng)民負擔(dān)。村級各項支出均在村財鄉(xiāng)管部門的全程監(jiān)督下使用，資金使用進一步規(guī)范和透明，不僅避免了資金使用的盲目性，還可有效地杜絕擠占、挪用等違紀現(xiàn)象的發(fā)生。

三、健全農(nóng)村財務(wù)管理化的各項管理制度，做好農(nóng)村財務(wù)管理規(guī)范化的制度保證

建立健全規(guī)章制度，使村級財務(wù)管理有章可循，是搞好財務(wù)管理規(guī)范化的重要保證。為使農(nóng)村村級財務(wù)管理有章可循，必須嚴格執(zhí)行國家農(nóng)業(yè)部、財政部新頒布的《村合作經(jīng)濟組織會計制度》和《村合作經(jīng)濟財務(wù)制度》這兩個新制度。新《制度》針對目前村級財務(wù)混亂的種種現(xiàn)狀，對現(xiàn)金管理、固定資產(chǎn)管理、費用開支管理、票據(jù)管理、農(nóng)民負擔(dān)款項和共同生產(chǎn)費管理、義務(wù)工和積累工管理、財會人員及財會賬目管理、財務(wù)審計與民主理財?shù)确矫娑甲髁司唧w規(guī)定。對完善村集體經(jīng)濟組織財務(wù)會計工作，推進村級財務(wù)管理經(jīng)?；?、規(guī)范化、制度化將起到十分重要的作用。

篇6

第二條本辦法適用于進行農(nóng)村集體財務(wù)管理規(guī)范化建設(shè)的村集體經(jīng)濟組織、代行村集體經(jīng)濟組織職能的村委會及實行村會計委托的鄉(xiāng)鎮(zhèn)會計核算中心等單位（以下簡稱規(guī)范化建設(shè)單位）。

第三條規(guī)范化建設(shè)單位必須嚴格執(zhí)行《會計法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》，統(tǒng)一按照《村集體經(jīng)濟組織會計制度》進行會計核算。

第四條規(guī)范化建設(shè)單位要建立健全財務(wù)管理制度，包括：現(xiàn)金銀行存款管理制度、財務(wù)開支審批制度、資產(chǎn)臺賬制度、債權(quán)債務(wù)管理制度、票據(jù)管理制度、會計檔案管理制度、“一事一議”籌資籌勞制度、土地補償費監(jiān)督管理制度、轉(zhuǎn)移性資金收支管理制度等。

第五條規(guī)范化建設(shè)單位要建立健全內(nèi)部控制制度，特別是對土地補償費監(jiān)督管理、“一事一議”籌資籌勞、村級債務(wù)管理、轉(zhuǎn)移性資金收支管理進行重點控制。

第六條規(guī)范化建設(shè)單位要建立健全財產(chǎn)清查制度，定期對資產(chǎn)、負債進行清查，年終進行全面資產(chǎn)清查。

第七條規(guī)范化建設(shè)單位必須建立健全民主理財、民主監(jiān)督制度，成立民主理財小組，明確理財小組職責(zé)，制定民主理財辦法，召開民主理財會議。

第八條民主理財小組的成員應(yīng)按規(guī)定程序產(chǎn)生，認真履行職責(zé)，要對民主理財小組成員定期進行財會知識培訓(xùn)。

第九條規(guī)范化建設(shè)單位必須建立健全財務(wù)工作流程，所有經(jīng)濟活動手續(xù)必須齊全。

第十條規(guī)范化建設(shè)單位必須按期編制財務(wù)報表，按要求向部、省、縣報送相關(guān)報表及材料。

第十一條規(guī)范化建設(shè)單位必須設(shè)立專門的會計檔案柜（室），加強對會計憑證、賬簿、報表、資產(chǎn)臺賬、財務(wù)計劃、經(jīng)濟合同、財務(wù)公開底稿等文字材料以及電子數(shù)據(jù)等檔案管理。

第十二條規(guī)范化建設(shè)單位要建立健全財務(wù)公開制度，及時進行財務(wù)公開，公開的內(nèi)容要真實、全面。群眾普遍關(guān)心和重大經(jīng)濟業(yè)務(wù)或事項發(fā)生要逐項逐筆公開。

第十三條規(guī)范化建設(shè)單位必須接受各級農(nóng)村經(jīng)營管理部門（以下簡稱農(nóng)經(jīng)部門）的審計監(jiān)督，提供真實、準確的資料，并及時公布審計結(jié)果。

發(fā)生下列事項，要進行專項審計：

1.村干部任期屆滿和離任；

2.土地補償費及其他轉(zhuǎn)移性資金的收支；

3.發(fā)生數(shù)額較大的一事一議籌資籌勞的項目；

4.其他重大的經(jīng)濟活動。

第十四條規(guī)范化建設(shè)單位必須實行統(tǒng)一電算化管理，使用農(nóng)業(yè)部認定或監(jiān)制的符合新《村集體經(jīng)濟組織會計制度》標準的農(nóng)村財務(wù)會計電算化管理軟件，建立健全電算化內(nèi)部管理制度。

第十五條規(guī)范化建設(shè)單位要定期組織對財會人員有關(guān)財會知識、政策法規(guī)、電算化管理等知識培訓(xùn)。

第十六條農(nóng)業(yè)部及?。▍^(qū)、市）農(nóng)經(jīng)部門對“全國農(nóng)村集體財務(wù)管理規(guī)范化示范單位”實行動態(tài)管理，定期進行考核抽查。示范單位出現(xiàn)下列情況之一的，取消其“全國農(nóng)村集體財務(wù)管理規(guī)范化示范單位”稱號，收回其稱號牌匾。

1.因財務(wù)問題造成農(nóng)民上訪，經(jīng)核查屬實的；

2.不及時進行財務(wù)公開或進行虛假公開的；

3.主理財小組成員未履行職責(zé)的；

4.民主理財民主監(jiān)督無法正常開展的；

5.審計發(fā)現(xiàn)重大財務(wù)問題的；

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（一）高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)概述

高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)的內(nèi)容實現(xiàn)了從單項應(yīng)用向綜合財務(wù)處理轉(zhuǎn)變，通過核算手段和管理手段的現(xiàn)代化，提高了會計信息搜集、整理、傳輸、反饋的速度、靈敏度和準確性，提高會計的分析決策能力，提升現(xiàn)代管理水平。

（二）基于高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)的會計基礎(chǔ)工作特點

高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用不僅是會計發(fā)展的需要，同時也對高校會計基礎(chǔ)工作提出了新的要求。高校會計基礎(chǔ)工作在原有基礎(chǔ)上必須進一步做到崗位權(quán)限嚴格管理、業(yè)務(wù)處理程序規(guī)范、會計檔案保障安全、監(jiān)督檢查內(nèi)部完善。其中人員組織管理不僅要明確會計崗位職責(zé)，還應(yīng)適應(yīng)信息管理要求嚴格設(shè)定并遵守系統(tǒng)功能使用權(quán)限；業(yè)務(wù)處理程序增加了計算機處理與傳遞環(huán)節(jié)，規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序保障了會計核算過程的規(guī)范化；信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用增加了電子檔案保管的不安全因素，因此會計檔案的安全保障工作更加突出；此外，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制機制與事中、事后的監(jiān)督檢查要適應(yīng)信息化的特點，不斷完善人機管理系統(tǒng)。

二、面向高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)的會計基礎(chǔ)工作規(guī)范的主要內(nèi)容與基本原則

為了適應(yīng)財務(wù)管理信息化要求，高校會計基礎(chǔ)工作需要做到會計崗位責(zé)任制度規(guī)范、會計業(yè)務(wù)處理程序規(guī)范、會計檔案管理規(guī)范以及內(nèi)部控制機制規(guī)范。首先，會計崗位責(zé)任制度規(guī)范是指高等院校要加強財務(wù)稽核及資金的宏觀管理，明確各類人員的崗位職責(zé)，遵循財務(wù)信息管理系統(tǒng)相關(guān)人員權(quán)責(zé)對等的原則，通過口令驗證管理規(guī)范系統(tǒng)使用權(quán)限，做到業(yè)務(wù)審核與計算機操作相分離、數(shù)據(jù)輸入輸出與數(shù)據(jù)審核相分離、系統(tǒng)維護人員與計算機操作人員相分離、系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件的保管與計算機相分離。其次，會計業(yè)務(wù)處理規(guī)范要嚴格執(zhí)行會計資料電算化處理程序，減少管理漏洞。原始的會計資料經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)批準核銷并經(jīng)會計人員審核無誤后，應(yīng)首先由會計進行計算機處理，然后再傳遞到其它環(huán)節(jié)，規(guī)范的會計核算傳遞程序應(yīng)該是：簽字及審核過的原始憑證→會計編制記賬憑證→稽核→出納付款→會計主管→計算機記賬→會計檔案，如果其中一個環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)問題，必須返回到上一個環(huán)節(jié)，以規(guī)范會計核算程序。再次，會計檔案管理規(guī)范不僅要按照會計檔案有關(guān)規(guī)定保管紙質(zhì)檔案，還要通過完善的會計電算化檔案管理的歸檔和保管、查閱、復(fù)制登記、立卷、分權(quán)限調(diào)用等制度，加強數(shù)據(jù)輸入輸出管理、備份數(shù)據(jù)管理、保密管理等，做好數(shù)據(jù)檔案保管工作。最后，內(nèi)部控制機制規(guī)范要加強財務(wù)管理內(nèi)部控制制度建設(shè)，將會計系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進行分離，職責(zé)與權(quán)限相關(guān)聯(lián)，制定相應(yīng)的制度與之配套，設(shè)立相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來防止舞弊，保障會計信息的真實、可靠。

三、當前會計基礎(chǔ)工作規(guī)范存在的主要問題

高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于高等院校的會計核算、預(yù)算管理、會計報告、工資核算、決策分析等會計活動，很多院校在使用過程中積累了豐富的經(jīng)驗，與會計財務(wù)信息管理系統(tǒng)有關(guān)的會計制度也日益完善，但在信息管理過程中會計基礎(chǔ)工作規(guī)范仍然存在以下問題。

（一）與高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)相關(guān)的制度不健全

許多單位會計電算化實施后，只注重軟件的使用和滿足日常工作的需要，在相關(guān)的制度建設(shè)方面幾乎是空白，對電算化后的崗位責(zé)任、操作流程、計算機軟硬件的管理維護和數(shù)據(jù)信息管理方面尚未形成完整的制度體系。

（二）會計電算化檔案管理不完善

許多單位實行會計電算化的時間較短，對會計電算化檔案的具體內(nèi)容不甚了解，缺乏管理經(jīng)驗，造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔，或者已經(jīng)歸檔的內(nèi)容不完整。

（三）忽視電算化條件下的制約機制

許多部門的領(lǐng)導(dǎo)并沒有把會計的制約機制提到日程上來，有的甚至不了解其應(yīng)有的作用，如有些單位將計算機系統(tǒng)的維護、數(shù)據(jù)的輸入與修改、軟件的輸入與修改交給一個人完成，大大增加了差錯和舞弊的可能性。

四、會計基礎(chǔ)工作規(guī)范的改進措施

（一）健全制度體系保障規(guī)范化管理的實施

建立健全基于電子信息管理系統(tǒng)的崗位責(zé)任制度、操作流程制度、軟硬件管理維護制度是信息化會計工作規(guī)范化管理的制度基礎(chǔ)，是規(guī)范化管理的根本保障。改進和加強會計基礎(chǔ)工作必須完善會計基本工作制度，在《會計法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》等基本規(guī)章制度的基礎(chǔ)上改進原有的會計制度，確保會計基礎(chǔ)工作規(guī)范不斷完善。崗位責(zé)任制度必須擺脫以前以記賬、算賬、報賬為主的會計崗位設(shè)置模式，應(yīng)以管理、分析、決策為重點，加強應(yīng)收應(yīng)付款管理、投資風(fēng)險管理，明確會計人員的崗位職責(zé)權(quán)限，提高電算化條件下會計人員的服務(wù)意識。數(shù)據(jù)流程制度需要強調(diào)人機系統(tǒng)的結(jié)合點，嚴格執(zhí)行國家財經(jīng)法規(guī)和各項規(guī)章制度，保證輸入會計數(shù)據(jù)的合法性；輸入會計要素數(shù)據(jù)要具有規(guī)范性，并隨著電算化的發(fā)展而不斷細化；利用事中和事后復(fù)核工作規(guī)范，對輸入數(shù)據(jù)進行再次審查，確保輸入會計數(shù)據(jù)的真實性和準確性。軟硬件維護制度要完善硬件環(huán)境，不斷升級軟件，實現(xiàn)備用盤與儲存盤分離，做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準建立專門的會計電算化檔案保護措施，確保信息的完整和安全。

（二）完善檔案管理夯實規(guī)范化管理基礎(chǔ)

完善的信息化檔案管理包括歸檔和保管、查閱登記、檔案立卷等方面。與傳統(tǒng)管理模式相比較，電子信息系統(tǒng)條件下歸檔的檔案包括系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序、定期打印輸出并簽字蓋章的報表；針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點，查閱登記需要對硬盤上的會計檔案，進行相應(yīng)的安全保密、要有加密的機內(nèi)操作日志管理、數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制并設(shè)置相應(yīng)的使用范圍，以保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能；建立會計電算化檔案的立卷制度需要將各單位每年形成的會計檔案整理立卷明確歸檔范圍，將包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)編制會計檔案保管清冊，確保會計檔案管理工作順利進行。

（三）加強內(nèi)部控制實現(xiàn)規(guī)范化管理制衡

篇8

1．1企業(yè)財務(wù)會計檔案管理的重要性對供電企業(yè)而言，財務(wù)會計檔案管理工作至關(guān)重要，檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)管理者和決策者評估供電企業(yè)運行狀況的重要參考憑證，同時也是企業(yè)制定下一步工作計劃的參考。當前，傳統(tǒng)的經(jīng)濟體制逐漸被市場經(jīng)濟體制所取代，供電企業(yè)面臨著工作模式轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，因此供電企業(yè)要在優(yōu)化內(nèi)部管理的同時，尤其要重視對財務(wù)會計檔案的管理，保證財務(wù)會計檔案功能的發(fā)揮，提高企業(yè)決策的科學(xué)性。供電企業(yè)財務(wù)會計檔案管理工作升級有助于強化對重要檔案元件的保護，當前企業(yè)財務(wù)會計檔案管理逐漸實現(xiàn)了信息化，通過電子掃描的方式把檔案元件庫存到電腦硬盤中，這種管理方式有助于供電企業(yè)隨時隨刻的查詢檔案數(shù)據(jù)，從而減少了原檔案文件查詢的繁瑣環(huán)節(jié)，提高了檔案查詢的效率。再者優(yōu)化財務(wù)會計檔案管理模式有助于優(yōu)化管理資源配置，提高檔案管理的工作效率，符合電力企業(yè)追求“更快、更高效”的工作理念，增強了對財務(wù)會計檔案的有效利用效率。

1．2企業(yè)財務(wù)會計檔案管理的特點企業(yè)財務(wù)會計檔案管理呈現(xiàn)了明顯的特點：首先是其穩(wěn)定性。會計檔案資料通常分為三個部門，即會計賬簿、會計憑證和會計報表，因此檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)了穩(wěn)定性的特點。其次是整體性原則，企業(yè)在管理過程中會產(chǎn)生大量的會計憑證、賬冊以及報表等材料，同時這些材料通常以一個年度為周期，檔案資料的相互聯(lián)系密切，會計憑證、賬冊、報表是三個密切相連的整體，從而體現(xiàn)了財務(wù)會計檔案的整體性。再者是特殊性，財務(wù)會計檔案是以數(shù)字為表達載體，其記錄內(nèi)容都歸結(jié)為數(shù)字的規(guī)律性，這是企業(yè)衡量其階段性經(jīng)營狀況的重要憑證參數(shù)。最后則是其規(guī)律性，在一個會計年中形成的會計資料反映了企業(yè)的經(jīng)濟活動，當企業(yè)設(shè)計一項業(yè)務(wù)時就會隨之產(chǎn)生相應(yīng)的財務(wù)會計數(shù)據(jù)，持續(xù)的檔案記錄著業(yè)務(wù)的進展狀況、最終結(jié)果等，從而為企業(yè)評估業(yè)務(wù)決策提供了重要的參考。

2企業(yè)財務(wù)會計檔案管理工作中存在的問題

2．1財務(wù)會計檔案管理缺乏完善的制度供電企業(yè)的最終目的是追求最大的經(jīng)濟效益，企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展和財務(wù)會計工作有著密切的聯(lián)系，因此財務(wù)會計檔案管理工作要引起企業(yè)的足夠重視。但是通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很多供電企業(yè)的財務(wù)會計檔案管理工作沒有完善的管理制度，首先實在檔案的資料收集方面，相應(yīng)的資料缺乏全面性，企業(yè)往往側(cè)重于對會計憑證等專業(yè)資料的錄入和保存，但是電算化方面的工作卻缺乏整體性。再者在管理方面，財務(wù)會計檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作缺乏全面性，財務(wù)會計檔案不能準確反映企業(yè)的經(jīng)營狀況，無法為后續(xù)的企業(yè)決策提供良好的數(shù)據(jù)支撐。此外是缺乏專業(yè)化的工作團隊，檔案管理人員不具備專業(yè)化的知識儲備，檔案錄入、檔案保存、檔案銷毀工作都沒有規(guī)范的流程化操作，嚴重影響了財務(wù)會計檔案管理工作的效率。

2．2管理工作混亂，缺乏明確的職責(zé)分工企業(yè)財務(wù)會計管理工作具有一定的穩(wěn)定性，同時也具有很強的整體性和聯(lián)系性，因此檔案管理工作人員在工作中要把會計憑證、會計賬目、會計報表等數(shù)據(jù)資料聯(lián)系起來，提高管理工作的次序性，減少工作失誤。但是部分企業(yè)財務(wù)會計檔案管理工作的細化分工不當，把檔案管理工作按照項目或者類型的不同進行了細化分類，雖然在一定程度上提高了工作效率，但是往往會造成工作主體不明確，出現(xiàn)工作推諉現(xiàn)象，在實際的工作中，財務(wù)部門、會計部門、檔案管理部門往往會發(fā)生職責(zé)糾紛，使原本系統(tǒng)化、整體化的管理工作變得支離破碎，甚至出現(xiàn)檔案資料無人負責(zé)的現(xiàn)象，從而嚴重影響了企業(yè)的經(jīng)濟效益。

2．3財務(wù)會計檔案管理方式落后隨著我國市場經(jīng)濟體制不斷完善，供電企業(yè)的管理模式不斷完善，在一定程度上也提升了檔案管理的工作水平和管理模式，但是財務(wù)會計檔案依然存在著和企業(yè)決策相脫節(jié)的現(xiàn)象，財務(wù)會計檔案無法直接體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營狀況，再加上供電企業(yè)的業(yè)務(wù)量不斷擴張，財務(wù)會計檔案數(shù)量增多，更容易造成管理工作的混亂。當前財務(wù)會計檔案管理的信息化程度不高，檔案資料不能及時轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資料，并錄入到存儲系統(tǒng)中，甚至出現(xiàn)了重要檔案數(shù)據(jù)的積壓現(xiàn)象，嚴重影響了財務(wù)會計檔案的決策輔助功能的發(fā)揮。此外供電企業(yè)依然存在著設(shè)備落后的現(xiàn)象，檔案管理設(shè)備不能及時升級換代，系統(tǒng)軟件的錯誤頻發(fā)，甚至?xí)斐韶攧?wù)會計檔案信息的遺失。

2．4檔案管理隊伍專業(yè)化能力不足企業(yè)財務(wù)會計檔案的數(shù)據(jù)量較大，其管理工作是一項較為繁雜的工作，因此管理人員要具備良好的檔案處理能力，才能提高檔案分類、存儲、調(diào)檔工作的工作效率。但是部門供電企業(yè)額財務(wù)會計檔案管理工作人員缺乏專業(yè)化的管理技能，尤其是缺乏即懂財務(wù)會計又懂檔案管理的相關(guān)人才，因此檔案管理工作的效率低下，從而影響了檔案管理工作的有效性。再者財務(wù)會計檔案管理的規(guī)律性和特殊性很強，管理人員要精通企業(yè)業(yè)務(wù)，同時熟悉檔案的分類和裝訂技術(shù)，但是當前我國的財務(wù)會計檔案管理工作的起步較晚，缺乏專業(yè)性的工作人員，影響了財務(wù)會計檔案管理的質(zhì)量。此外部分供電企業(yè)沒有意識到財務(wù)會計檔案管理工作的重要性，對于檔案管理部門不重視，甚至出現(xiàn)了由其他部門人員兼職檔案管理部門工作，從而造成了管理工作混亂滯后。

3企業(yè)財務(wù)會計檔案管理策略創(chuàng)新

3．1提升財務(wù)會計檔案管理的多元化模式企業(yè)財務(wù)會計檔案管理工作的目的是保存檔案資料，服務(wù)企業(yè)的決策和評估，因此要不斷推動多元化模式的構(gòu)建，首先要提高工作人員的工作重視程度，企業(yè)工作強化工作崗位職責(zé)，提升財務(wù)會計檔案管理崗位在企業(yè)內(nèi)部的權(quán)威性等措施來提高工作人員的認知，從而把檔案管理工作和企業(yè)的經(jīng)營放在同等重要的職位上。再者要促進信息的開發(fā)，對于檔案信息進行分析加工，進行深層次的數(shù)據(jù)挖掘工作，實現(xiàn)信息的系統(tǒng)性、準確性的同時，尋找權(quán)屬檔案信息背后隱藏的市場信息，充分了解市場行情的走向；最后要建立完善的信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)同步和共享，充分利用網(wǎng)絡(luò)的靈活性，建立多元化、全方位的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式。

3．2逐步升級檔案管理工作的方式當前，傳統(tǒng)的財務(wù)會計管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)供電企業(yè)的發(fā)展需求，信息化和數(shù)字化的管理模式是時展的趨勢，因此企業(yè)要逐步升級檔案管理工作模式，采用先進、快捷、高效的管理模式，把信息化管理模式納入到企業(yè)管理工作中。首先要完善相關(guān)的管理軟件，根據(jù)財務(wù)會計工作的特點選擇工作軟件，提高對檔案數(shù)據(jù)的管理能力。再者要側(cè)重于財務(wù)會計檔案的分類工作管理，根據(jù)項目類型不同或者是業(yè)務(wù)類型不同建立不同的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)統(tǒng)一檔案庫的信息材料統(tǒng)一性，同時滿足財務(wù)會計信息的隨時調(diào)取，提高檔案管理工作的可操作性。

3．3財會檔案管理工作流程的規(guī)范化針對性檔案管理工作中存在的工作混亂現(xiàn)象，企業(yè)要積極建立規(guī)范化的管理工作流程，并創(chuàng)建一套完整的、系統(tǒng)的、綜合性的工作制度，尤其是對會計憑證、會計賬目和會計報表等關(guān)鍵檔案要規(guī)范化管理。企業(yè)的行政部門要出臺相應(yīng)的管理規(guī)范流程，針對檔案文件的規(guī)格、大小、期限等內(nèi)容進行細化規(guī)范，使工作人員在工作中做好有據(jù)可依，保證管理工作的科學(xué)有序。再者在國家《檔案法》的相關(guān)要求下明確各個部門的工作職責(zé)，并把工作職責(zé)明確大工作人員身上，保證每個崗位、每個人員都有序工作，同時建立賞罰分明、科學(xué)考評的激勵體系，對于表現(xiàn)良好、工作認真的員工進行獎勵，從而提高管理部門工作人員的工作效率。

3．4強化財會檔案管理人員的專業(yè)性培訓(xùn)財會檔案管理人員的工作能力直接決定了檔案工作效率，因此管理工作的創(chuàng)新要從工作人員入手，企業(yè)要積極開展檔案管理課程的培訓(xùn)，讓管理人員升級工作觀念，學(xué)習(xí)最新的檔案管理工作模式，并積極應(yīng)用到實際工作中。再者企業(yè)要重點強化檔案管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、財務(wù)會計等方面的培訓(xùn)，提高檔案管理人員工作能力。此外財務(wù)會計檔案管理人員要加強和財務(wù)部門、會計部門的交流和溝通，及時了解檔案管理需求的變化情況，確保工作內(nèi)容的科學(xué)性和針對性。財務(wù)會計檔案是企業(yè)決策的重要依據(jù)，因此企業(yè)要強化管理人員的檔案數(shù)據(jù)分析能力，檔案管理不僅僅是完成檔案的錄入和存儲，更重要的是進行數(shù)據(jù)的分析，從繁雜的數(shù)據(jù)中得出規(guī)律性的數(shù)據(jù)，從而為企業(yè)決策提供支撐。

3．5完善發(fā)票存檔管理發(fā)票是財務(wù)會計工作中重要的報銷憑證，同時也是稅務(wù)稽查管理的重要依據(jù)，因此發(fā)票的存檔管理是財務(wù)會計檔案管理的重中之重。因此企業(yè)要加強對發(fā)票存檔的監(jiān)督和管理力度，保障合法的發(fā)票報銷程序，避免虛假發(fā)票報賬現(xiàn)象的出現(xiàn)。企業(yè)財務(wù)會計檔案管理工作人員要嚴格審查發(fā)票的編號，在發(fā)票存檔時保證發(fā)票編號和賬目的對應(yīng)，同時要保證金額數(shù)目的統(tǒng)一，提高發(fā)票存檔工作的準確性，減少工作錯誤。

4結(jié)語

篇9

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療活動中形成的文件、簿冊、圖表、音像、磁盤等不同種類和載體的信息材料。檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分,加強檔案管理,對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和醫(yī)院管理現(xiàn)代化有著極為重要的意義。

1 提高全員檔案意識是實現(xiàn)檔案規(guī)范化的前提

醫(yī)院要做到檔案規(guī)范化,就要通過多種渠道加強對檔案重要性的學(xué)習(xí)與宣傳,使領(lǐng)導(dǎo)與職工認識到檔案的重要性,給予關(guān)心、支持與理解,將檔案工作提到重要工作議程,并使檔案管理逐步走向規(guī)范化,成為醫(yī)院管理工作中的一個重要組成部分。

2 建立科學(xué)的管理體系是檔案規(guī)范化的保證

(1)明確職能。由于醫(yī)院檔案工作具有其內(nèi)容繁多復(fù)雜,部門眾多而又分散,專業(yè)性技術(shù)性強、檔案保管程度有差異等特點。因此,醫(yī)院每個科室都要從檔案服務(wù)于全院工作的大局出發(fā),加強檔案意識,積極上交有價值的資料歸檔,確保檔案資料的齊全完整。

(2)建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。檔案從資料收集、立卷、歸檔、開發(fā)利用都離不開全院干部、職工密切配合,因此應(yīng)建立醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織建設(shè)。綜合檔案以機關(guān)職能部門為主,包括行政、黨群、基建、設(shè)備儀器和財務(wù)、科技檔案管理。業(yè)務(wù)管理以臨床科室為主,包括門診、病房、醫(yī)技等。各部門明確兼管檔案工作責(zé)任人,形成較完整的醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡(luò),使網(wǎng)絡(luò)中的各個部門收集和接收所轄范圍內(nèi)具有保存價值的檔案資料,并做初步的檔案整理工作,做到檔案完整與安全。

3 完善健全的規(guī)章制度是檔案規(guī)范化的源泉

在抓好檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)的同時,更要努力提高檔案工作的內(nèi)在質(zhì)量,在實際工作中應(yīng)把檔案管理做到制度化。建立檔案管理的歸檔和收集制度、檔案利用制度、檔案借用制度、銷毀制度、保管制度、歸檔范圍等規(guī)章制度,并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制中,真正做到檔案工作各環(huán)節(jié)的運行有章可循。同時把好立卷質(zhì)量關(guān),重點抓好立卷歸檔范圍、卷內(nèi)文件材料排列順序及保管期限的劃分。

4 做好醫(yī)院檔案的開發(fā)利用是檔案規(guī)范化管理的最終目標

醫(yī)院檔案規(guī)范化管理是為了讓檔案信息資源從存放在檔案柜中的冰冷的資料變?yōu)樽叱鰴n案柜,具鮮活的有生命的活檔案,直接為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。醫(yī)院應(yīng)重視做好檔案的開發(fā)利用工作:醫(yī)院組織機構(gòu)沿革、醫(yī)院院志編纂、本地區(qū)流行病學(xué)、多發(fā)病資料匯編等,為醫(yī)院的改革發(fā)展、科室設(shè)置、編史修志、歷史遺留問題解決均提供了史料。而且通過檔案還可以為醫(yī)院挽回不必要的經(jīng)濟損失,保證大型建筑物的及時修繕,尤其對大型知用設(shè)備的及時維修,確保臨床工作的正常運轉(zhuǎn)及解決醫(yī)療糾紛。

5 加強醫(yī)院檔案工作者素質(zhì)是保障醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的根本

檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作,尤其是醫(yī)院檔案的特殊性。培養(yǎng)檔案人員高度責(zé)任感和責(zé)任心,成為較高精力素質(zhì),較深的專業(yè)技能,確保隊伍的穩(wěn)定性。加強對檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)等各項素質(zhì)培訓(xùn),同時各級檔案行政部門和衛(wèi)生行政部門加強對醫(yī)院檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo),監(jiān)督和檢查。同時醫(yī)院檔案管理人員,要深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求,不斷研究和探索檔案管理工作新思路,提高檔案管理水平。

篇10

關(guān)鍵詞：會計檔案 電子會計檔案 銷毀 保管期限

一、會計檔案和會計檔案管理

會計檔案是會計工作勞動成果的載體，是既往的經(jīng)濟活動和經(jīng)濟事實的記錄和反映。通常，會計檔案包括記賬憑證（含原始憑證）、會計賬簿、財務(wù)會計報告以及其他資料等會計核算資料。規(guī)范和強化會計檔案的管理，可以發(fā)揮如下作用：

（一）再現(xiàn)經(jīng)濟活動

會計檔案是經(jīng)濟活動的載體，經(jīng)濟業(yè)務(wù)通過原始憑證、記賬憑證、會計賬簿、財務(wù)報表的順序記錄和流轉(zhuǎn)，使得經(jīng)濟活動在會計檔案中得以展現(xiàn)。通過查閱會計檔案，有經(jīng)驗的專業(yè)人士能夠清楚了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈。

（二）檢查守法情況

任何一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)都應(yīng)當在《會計法》、相應(yīng)會計準則和會計制度的框架內(nèi)完成處理，會計檔案就是會計主體處理過去業(yè)務(wù)的載體。通過查閱會計檔案，能夠發(fā)現(xiàn)會計主體是否遵紀守法、是否弄虛作假。

（三）提供經(jīng)濟參考

財務(wù)保告和會計賬簿等會計檔案含有大量的歷史財務(wù)信息，通過查閱會計檔案，不僅可以評價過去經(jīng)濟活動的效率和效果，更可以為下年度乃至未來的經(jīng)濟預(yù)測和財務(wù)決策提供翔實的數(shù)字依據(jù)和參考。

二、會計檔案管理辦法

1984年，《會計檔案管理辦法》頒布。1998年，第一次修訂（下文簡稱舊辦法）。2014年，第二次修訂。最終2015年12月11日頒布了最新修訂稿（下文簡稱新辦法），并自2016年1月1日起正式施行。新辦法有以下亮點：

（一）增加電子檔案，擴大會計檔案的范圍

新辦法第三條重新定義了會計檔案，寬泛的界定會計檔案的范圍，在會計檔案的范圍中加入了電子會計檔案，通過電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的檔案都可以成為會計檔案。這次的范圍不僅包括原有的紙版會計檔案，還新增了電子會計檔案。新辦法規(guī)定可以利用電腦、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息手段去管理會計檔案，也對加強會計檔案的管理做出明確要求。明確電子會計檔案的管理是新辦法的重點內(nèi)容，是為更好服務(wù)企業(yè)、服務(wù)日益蓬勃的互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟提供的政策支持。與舊辦法相比，新辦法對會計檔案的定義更為寬泛。

（二）簡化銷毀程序，弱化會計檔案的出境管理

新辦法第十八條規(guī)定：經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案應(yīng)當按照程序銷毀。保管期限屆滿的會計檔案在銷毀時，需要相關(guān)部門共同負責(zé)，除了單位負責(zé)人在銷毀清冊上簽字外，會計管理機構(gòu)負責(zé)人和經(jīng)辦人、檔案管理機構(gòu)負責(zé)人和經(jīng)辦人也需要在銷毀清冊上簽字。此外，新辦法中還刪除財政部門和審計部門派員監(jiān)銷的程序。

會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環(huán)節(jié)，而監(jiān)銷又是其中重要的制度安排。新辦法不再將銷毀的責(zé)任集中于單位負責(zé)人，規(guī)定經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案經(jīng)相關(guān)人員簽署意見后可以銷毀。此外，新辦法明確會計檔案銷毀屬于單位內(nèi)部事務(wù)，只需單位內(nèi)部檔案管理、會計部門以及信息部門監(jiān)銷即可，無需外部機構(gòu)參與。

（三）統(tǒng)一保管期限，充分發(fā)揮使用價值

新辦法第十四條規(guī)定，會計檔案仍舊包括永久和定期兩類保管期限，但是將其中的定期保管期限從原來的3年、5年、10年、15年和25年五種統(tǒng)一調(diào)整為10年和30年兩種，同時臨時保管期限也從一年變更為三年。

在此之前，國家檔案局已經(jīng)將企業(yè)的管理類檔案和機關(guān)的文書類檔案的定期保管期限調(diào)整為10年和30年。一般民事訴訟的最長時效為20年，作為重要證據(jù)的會計檔案如果保管期限短于10年或20年，就會失去意義。因此，為充分發(fā)揮會計檔案的使用價值，同時方便企業(yè)管理會計檔案，新辦法調(diào)整會計檔案的保管期限為10年和30年。

三、應(yīng)對會計檔案管理新規(guī)的思路

會計檔案不僅反映既往的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，更能為企業(yè)未來的經(jīng)營提供預(yù)測和決策參考。但很多企業(yè)負責(zé)人認為會計檔案只是過去會計工作的結(jié)果，從而忽略、輕視會計檔案的重要作用，制度完善、管理規(guī)范以及人員配備等方面認識不足、投入不足，導(dǎo)致會計檔案管理處于非常尷尬的地位。2016年，新的會計檔案管理辦法正式實施，第一次明確電子會計檔案的合法地位，這給企業(yè)的會計檔案管理帶來更高的要求。

為應(yīng)對會計檔案的管理新規(guī)，提高會計檔案的使用效果，發(fā)揮會計檔案的積極作用，企業(yè)可以從以下方面入手：

（一）提高認識，領(lǐng)導(dǎo)重視

首先企業(yè)負責(zé)人、財務(wù)部門和檔案管理部門負責(zé)人要統(tǒng)一思想，充分認識會計檔案，尤其是電子會計檔案的重要性，只有做到這一點，后續(xù)的政策支持、人員配備、日常管理等才有完善的可能和進步的空間。其次，選調(diào)具備職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力、熱愛檔案保管工作的會計檔案保管人員，定期整理會計檔案，為會計檔案的保管和使用提供技術(shù)保障。

（二）各方出面，共同培訓(xùn)

新辦法界定了電子會計檔案的地位，這不僅增加了會計檔案的范圍，更為電子會計檔案的存在提供法規(guī)保障，為電子會計檔案的迅猛發(fā)展提供廣闊空間。財會部門、檔案管理部門、信息部門及其他相關(guān)部門要共同參與，學(xué)習(xí)《會計檔案管理辦法》，深刻體會電子會計檔案的重要地位和作用；其次，信息部門可以給財會部門、檔案管理部門經(jīng)常內(nèi)訓(xùn)，培訓(xùn)經(jīng)辦人員處理、保存、管理電子會計檔案的規(guī)范性和嚴格性，以確保電子會計檔案的安全管理。

（三）定期更新，維護安全

電子會計檔案不僅包括以光盤、磁盤以及其他形式存在的會計檔案備份文件，還包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案，比如財務(wù)軟件的備份文件等。這對計算機的硬件存儲空間、財務(wù)軟件的維護升級、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全等提出更高的要求，企業(yè)應(yīng)該優(yōu)先保障電子會計檔案管理的需求，配備專業(yè)技術(shù)人員，定期檢查、維護系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國檔案法》1996年

[2]《會計檔案管理辦法》1998年、2016年