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隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校人事制度改革不斷深入，在新的形勢下人事檔案工作如何更好地為師資隊伍建設(shè)和干部隊伍建設(shè)服務(wù)，是人事檔案管理所要探索的重要內(nèi)容之一。高校人事檔案工作涉及面廣，有一定的特殊性，由于歷史原因，高校人事檔案管理工作在管理理念、管理制度、管理方法和管理手段上存在著以下問題：

1.管理理念滯后，管理制度不完善

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作的重要性仍然認(rèn)識不足,沒有把這項工作列入議事日程,人、財、物的投入不足，對人事檔案工作重視不夠，“重藏輕用”現(xiàn)象比較普遍。較長時間以來，不少學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作重要性的認(rèn)識，往往停留在“說起來重要，排起來次要，用起來忘掉”的狀態(tài)。人事檔案部門還是延續(xù)以往那種坐等接收的工作作風(fēng)，造成不屬于歸檔范圍的文件資料移交上來歸檔，而應(yīng)當(dāng)歸檔的大量有價值的檔案材料卻分散在部門和個人手中未歸檔，有的人在填寫的登記表，隨意性大，造成個人信息的混亂,檔案材料的真實性大打折扣，給人事檔案歸檔及利用工作帶來極大不便。人事檔案工作者習(xí)慣于默默無聞的保管員角色，缺乏積極探索新路子的開拓精神。

高校人事檔案工作的政策依據(jù)目前依然是20世紀(jì)九十年代制定的《檔案法》、《干部檔案工作條例》等法律、法規(guī)、規(guī)章。由于高校人事檔案工作涉及面廣，有一定的特殊性，要切實做到所有人事檔案工作都有法可依，還有相當(dāng)高的難度。而且這些已出臺的法律、法規(guī)和規(guī)定性文件過于籠統(tǒng)，執(zhí)行起來缺乏配套措施，不易操作。隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，反映高校專業(yè)技術(shù)人才業(yè)務(wù)能力的技術(shù)發(fā)明、科研成果獎勵等材料因不在收集歸檔范圍內(nèi)而不能歸檔，從而導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容單一、片面，缺乏全面性、系統(tǒng)性、連續(xù)性。

2.人事檔案管理方法陳舊，管理手段落后。

目前大多數(shù)高校人事檔案管理方法，局限于“看堆式”的管理。重管理,輕服務(wù)，方法繁瑣，不易操作，反應(yīng)較慢，收集、整理、儲存、檢索以及利用等方面，仍沿用傳統(tǒng)的管理方法，檔案材料的收集常?？啃姓?，檔案材料的整理大多靠小作坊式加工，檔案材料的檢索基本靠手工完成，大多數(shù)材料還是靠手工填寫、拆卷、組卷，不僅勞動強度大，而且效率低，缺乏最基本的管理設(shè)備，更談不上現(xiàn)代化管理及與之相配套的管理軟件。雖然也有一些人事檔案管理部門配置了計算機等現(xiàn)代化管理設(shè)備，但由于軟件比較落后，常常只能歸、不能用。這些都反映了檔案管理工作方法手段落后、效率低下，難以適應(yīng)市場經(jīng)濟條件下高校建設(shè)快速發(fā)展對人才信息的迫切需求，人事檔案服務(wù)于學(xué)校建設(shè)的效果也就得不到充分體現(xiàn)。

現(xiàn)實昭示:造成高校人事檔案管理問題的成因，既有思想認(rèn)識上的誤區(qū)，也有體制上的問題。因此，為了適應(yīng)形勢需要，要更新思想觀念，強化人事檔案規(guī)范化和信息化管理，進一步加強管理人員隊伍的培訓(xùn)，為高校的改革和發(fā)展提供更好的服務(wù)。

針對目前高校人事檔案管理存在的問題，使高校人事檔案更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用，筆者認(rèn)為應(yīng)著力從以下幾個方面加強工作：

1.提高認(rèn)識，樹立現(xiàn)代化檔案管理理念

隨著高校人事制度改革的不斷深入，高校人事檔案管理工作水平也有著不同程度的發(fā)展和提高，但就目前的狀況來看，高校人事檔案管理工作改革還落后于高校人事工作發(fā)展的需要，當(dāng)今處于信息化時代，人事檔案管理的現(xiàn)代化已提上日程。因此，從領(lǐng)導(dǎo)到具體的工作人員，要跟上形勢的需要，就必須更新觀念，深入進行檔案管理工作的改革，更好地跟上高校人事工作的飛速發(fā)展。

檔案工作要適應(yīng)新形勢的需要，更好地為學(xué)校的干部管理和中心工作服務(wù)及學(xué)生的就業(yè)服務(wù)，人事檔案管理工作要沖破傳統(tǒng)的人事檔案材料的管理模式，加強對人事檔案信息的綜合分析研究和深度開發(fā)利用，實現(xiàn)人事檔案工作從簡單的管理型服務(wù)向研究開發(fā)型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，把人事檔案管理部門建設(shè)成為人才工作、干部工作的信息庫和參謀部。檔案人員要與時俱進，突出檔案管理的信息服務(wù)功能，立足于高校人事檔案資源的開發(fā)利用，改變傳統(tǒng)的人事檔案工作中的陳舊觀念，調(diào)整宏觀思路。

高校在檔案管理中要不斷強化創(chuàng)新意識，牢固樹立檔案信息服務(wù)理念，形成了“信息檔案、信息服務(wù)”的管理模式。

2.完善高校人事檔案工作制度

結(jié)合高校發(fā)展情況，建立健全人事檔案工作各項規(guī)章制度，保證人事檔案全面完整、及時準(zhǔn)確。歸檔制度應(yīng)包括歸檔的范圍、途徑、份數(shù)、時間和手續(xù)等方面的要求。歸檔后，還應(yīng)從檔案卷合格率的角度來審鑒歸檔材料，若有遺漏或前后材料填寫有矛盾的地方應(yīng)及時主動進行補充或更改。同時，在校屬各單位配置兼職檔案員，由他們負(fù)責(zé)收集本部門的各類檔案材料，并及時主動的送交歸檔。在此基礎(chǔ)上，經(jīng)常對人事檔案材料查缺補漏，對缺少的檔案材料逐一登記和耐心催要。對專兼職檔案員，從歸檔、管理、利用、考核等方面提出具體規(guī)定和要求，并在實際工作中認(rèn)真遵照執(zhí)行。

3.改進高校人事檔案管理方法

要保持高校人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。目前的人事檔案管理必須緊跟高校工作的需求，實現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化。實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。高校人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響歸檔材料的質(zhì)量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點是否明確等方面進行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統(tǒng):檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時，運行人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計算機在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于人事檔案的保密和安全。

4.加快人事檔案管理工作現(xiàn)代化步伐

首先，要解決管理人員的現(xiàn)代化。人事檔案部門需要引進和培養(yǎng)一批專業(yè)基礎(chǔ)知識扎實、創(chuàng)新意識強、政治覺悟高、法制觀念強并熟練掌握計算機技術(shù)、信息處理能力強的復(fù)合型人才，為人事檔案工作現(xiàn)代化做充足的準(zhǔn)備。

其次，要把好檔案內(nèi)容的信息化關(guān)。長期以來人事檔案沒有一套可供利用的科學(xué)、穩(wěn)定、高效的檢索工具，提供利用均為實體檔案，查閱人員需要相關(guān)信息必翻看檔案原件的做法，嚴(yán)重制約著人事檔案的利用速度和效率。因此，作為處于科技、文化前沿的高校，應(yīng)該率先實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，采用先進技術(shù)，充分利用計算機及其網(wǎng)絡(luò)平臺,形成一套科學(xué)的、高效的人事檔案檢索工具，建立起人事檔案信息庫,把所有人員的工作經(jīng)歷情況、學(xué)歷和進修培訓(xùn)情況、職務(wù)、職稱、工資變動情況、考核獎懲情況、專業(yè)技術(shù)創(chuàng)新發(fā)明成果情況、家庭成員以及重要社會關(guān)系情況等錄入信息庫,做到信息全面、準(zhǔn)確，并且，通過對信息的綜合分析和預(yù)測，主動為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策及各項工作、直至教職工本人提供方便、快捷、高效、超前的服務(wù)。高校人事檔案的計算機管理是實現(xiàn)高校人事檔案工作現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，要運用計算機技術(shù)，實現(xiàn)高校人事檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理，加快高校人事檔案的現(xiàn)代化建設(shè)步伐。

總之，提高高校人事檔案管理的效率，受諸多因素的影響，是一項艱巨、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。新時期的高校人事檔案管理人員，必須不斷解放思想，刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識，掌握先進的科學(xué)技術(shù)，大膽嘗試，不迷信任何權(quán)威和模式，真正最優(yōu)的管理方式，只存在于檔案工作者自己的創(chuàng)造性勞動中。只有不斷創(chuàng)新才能形成適合自己的特色和風(fēng)格，能為我國的高校發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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