導語：如何才能寫好一篇人事檔案管理工作計劃，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：人口；計劃生育；檔案；科學管理

中圖分類號：C923

我國是世界第一人口大國，擁有世界總數(shù)四分之一的人口數(shù)量，并且人口數(shù)量依然持續(xù)增長，管理好人口和計劃生育檔案是計劃生育工作中重要的一環(huán)。隨著人口計劃生育工作的制度化、法制化、規(guī)范化，人口和計劃生育檔案管理也面臨著工作方式的轉化，由傳統(tǒng)的管理方法向“高、新、嚴、準”的科學方式轉變。探索科學管理新思維，創(chuàng)新管理方式，進一步提高檔案科學管理水平，對更好的服務政府決策以及提高社會管理工作水平有突出的作用。高效利用檔案，提高人口和計劃生育部門的效率和服務，在工作中發(fā)揮人的主動性是當前工作中的關鍵[1]。

一、當前存在問題

當前由于種種原因，例如對檔案管理認識不足、檔案管理不規(guī)范、管理人員管理意識缺乏、農村人口流動性大等等，這些客觀因素和主觀因素都影響了人口和計生檔案的管理工作的效率，嚴重制約了政府工作的開展，間接影響了和諧社會的建設進程。

1.1當前檔案管理中存在的問題

隨著人口的增多和人口流動量的增大，給人口與計生檔案管理工作帶來了困難，而且在管理工作方面，管理者對檔案工作的認識不足。在這方面主要存在兩個問題：一方面是沒有認識到人口與計生檔案管理的必要性和重要性，對工作的重要性存在認識偏差，在工作中不能全神貫注、盡職盡責的對待本職工作，忽視了檔案管理的重要意義，導致計生檔案的管理工作經常出現(xiàn)各種問題；另一方面的問題是出現(xiàn)在民眾，老百姓對計生工作往往存在偏見，他們認為計生檔案不能給他們提供有效的實質性幫助，因此在檔案管理工作中經常出現(xiàn)抵情緒，不配合相關人員的工作，給檔案管理工作帶來一定的困難和妨礙。

1.2 人員流動性

人員流動性大是人口與計生檔案工作的管理工作困難的另一個原因。改革開放以來，隨著社會經濟的高速發(fā)展，對農村剩余勞動力的需要急劇增大，各地用人單位用工模式逐步完善，刺激了勞工人員的流動，剩余勞動力從欠發(fā)達地區(qū)流向大城市，同時人才的交流更加頻繁，人口的分散性給人口與計生檔案的統(tǒng)計和管理的工作開展帶來了極大的不便[2]。此外在人口和計生檔案管理人由于工作調動、職位升遷等原因，使管理工作不流暢，存在著交接不清晰、檔案的缺失、資料分管不清楚等問題。這些問題的存在造成了人口和計生檔案管理中經常出現(xiàn)紕漏，增加了管理工作的難度。

1.3管理工作不規(guī)范、制度不健全

此外，人口與計生檔案管理工作不規(guī)范、制度不健全也制約著管理工作的開展。由于工作性質繁瑣、信息量大、管理方式不合理等原因，當前我國的人口與計生檔案管理工作，一直都處于一個無序、不規(guī)范、放任自流的狀態(tài)?；鶎庸ぷ魅藛T在檔案業(yè)務素質、檔案意識等方面達不到國家標準要求，管理者大都缺乏過硬的業(yè)務能力，對保管技術的專業(yè)知識也了解過少，很多從業(yè)者都是跨專業(yè)從事工作，因此容易造成管理的混亂。再者各級人員分工不明確、職責不清晰，部分領導對檔案管理工作不重視，導致管理工作效率低下，出現(xiàn)各部門推諉責任，出現(xiàn)工作的“真空區(qū)”。

1.4管理設備的陳舊

多數(shù)基層部門硬件設備上存在不容忽視的隱患，如保管條件簡陋，沒有升級保管設備，對檔案庫缺乏保護性措施。國家規(guī)定：國家、省、市級人口計生檔案都應配備齊全的管理設備，并嚴格執(zhí)行檔案管理和規(guī)章制度，目前縣級檔案室仍然存在著設備陳舊、檔案室空間狹小、檔案堆積、辦公用品不合格等問題，造成檔案的污損、遺失等嚴重后果。

人口和計劃生育檔案管理的規(guī)范化、標準化和科學管理現(xiàn)代化

2.1 轉變觀念

檔案工作人員要重視檔案管理工作的重要性，徹底改變以往的工作觀念，要從保管人員轉為管理者，主動學習系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識、現(xiàn)代管理知識，提高工作效率。利用先進的管理設備和手段，增強信息分析能力和捕捉能力，從繁瑣復雜的資料中提取有價值的信息，簡化信息量。并把提煉信息總結歸納，傳遞到知識生產和知識創(chuàng)新中，服務于政府決策，由保管人員轉變?yōu)橹R提供者和決策咨詢者。相關領導也要重視檔案管理工作，給檔案管理提供更多的工作支持，監(jiān)督整治工作中出現(xiàn)的紕漏，杜絕人為錯誤的發(fā)生。

2.2 更新檔案管理流程

檔案管理工作是復雜繁瑣的工程，耗費大量的人力物力，為了避免在人口計生檔案的管理過程中出現(xiàn)過多的資源浪費，就需要規(guī)范計生檔案管理工作，制定明確的工作流程和方案[3]，讓計生檔案管理工作保持有序、健康的發(fā)展。簡化更新原有的工作流程，對管理流程進行重組，在工作流程設計環(huán)節(jié)中融入隱形知識，并使隱形知識顯性化，在這過程中，人口和計劃生育檔案管理的參與者應該定義流程中與檔案相關的基本概念，對檔案的保存、流轉、鑒定提出具體要求，確保流程的科學性和高效性。

2.3重視流動人員管理

流動人員管理是檔案管理工作中重要的一環(huán)，因此要重視流動人員管理，加強分散人員的統(tǒng)計歸檔工作。當前，隨著經濟發(fā)展，流動人員已經成為一股不可忽視的群體，因此必須重視流動人口的有效管理。一方面，檔案管理從業(yè)人員要對自己負責地區(qū)的流動人員進行詳細的統(tǒng)計工作，這樣才能更好地進行流動人員的管理，另一方面，針對流動人員，成立專門的下屬職能部門，統(tǒng)籌負責人口的管理，對流動人口的數(shù)量、發(fā)展趨勢以及面臨的問題進行研究，設立相關的資料庫，為以后工作和決策提供咨詢。管理人員要走入基層，定時走訪調查，掌握及時有效的信息，透徹地分析問題的原因，以確保搜集信息準確及時。

2.4 加強計生檔案管理工作網絡系統(tǒng)化建設

網絡技術的發(fā)展給生活工作帶來了極大的便利，加強計生檔案管理工作網絡系統(tǒng)化建設可以節(jié)省了更多的人力和財力資源。計生檔案工作是計劃生育工作的重要組成部分，要充分認識做好檔案工作的重要性，把計生檔案工作作為一項重要工作內容，需要實現(xiàn)計生檔案工作管理系統(tǒng)網絡化[4]。實現(xiàn)網絡系統(tǒng)化，能夠有效地保證工作的正常運轉，不但減少工作人員的勞動量，提高工作效率，而且能更好地起到資料的交流和共享作用。這個網絡既是計劃生育工作的基本體系，同時也是計劃生育檔案收集、管理的系統(tǒng)體系，通過這個網絡平臺，可以實現(xiàn)更好的信息搜集和資源共享，同時也能更好的對計生檔案工作進行分配和部署，把計生檔案管理網絡系統(tǒng)作為日常建檔工作的重要依據，能夠促使計生檔案管理工作更加有效。

三、總結

總之，人口和計劃生育檔案工作在計劃生育工作中有重要的作用，是計劃生育工作和人員管理工作開展的重要基礎，關系到民生建設和和諧社會的建設，為國家的決策起到引導和咨詢作用。因此，相關的領導和工作人員應該重視檔案管理工作，徹底轉變觀念，提高工作人員的素質，努力提高工作水平和工作效率，精簡工作流程，利用新設備和新技術，提高科學管理水平。同時，國家和各級政府也應給予必要的投入，解決所需經費，為科學管理檔案工作創(chuàng)造良好的條件。參考文獻：

[1] 柳臨.論提升人口計生檔案管理水平與發(fā)揮檔案作用.社科論壇，2012年3月.

[2] 潘真、何曉君、楊素紅.淺談如何加強流動人口計劃生育檔案管理.工作探討，2013年3月.

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一、提升人事檔案管理效能的重要性

目前，人們開始逐漸認可和重視企業(yè)人事檔案管理的效能。企業(yè)采取有效措施提高人事檔案的管理效能，能促進企業(yè)管理績效的提升，促進企業(yè)決策的優(yōu)化，并將企業(yè)發(fā)展的阻力減少。而人事檔案管理水平的提升，也可使企業(yè)的市場競爭力進一步增強，在提高生產效率的同時，促進企業(yè)的健康發(fā)展。

二、現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理存在問題

1.檔案規(guī)范指導性匱乏

提高人事檔案的規(guī)范管理水平，是提升人事檔案管理的效能的關鍵。但目前，一些企業(yè)并沒有成立相關的領導小組，沒有制定有效科學的規(guī)范管理方法并對人事檔案管理工作進行科學的指導和檢查；對人事檔案管理工作缺乏宏觀指導，使檔案管理工作中存在人手不齊、業(yè)務不精的問題；同時，很多企業(yè)的領導不重視人事檔案的管理工作，對員工也沒有合理進行培訓工作，造成檔案管理效率相對低下和檔案管理工作滯后，對企業(yè)的發(fā)展形成了一定的阻礙。

2.檔案管理意識淡薄

在企業(yè)的各項工作中，最基本的工作之一，就是企?I人事檔案的管理工作。因為一些企業(yè)的領導沒有充分重視檔案管理的重要性，沒有及時進行監(jiān)督和檢查，選拔和任用干部時，僅僅是重視德行和能力，沒有真正發(fā)揮人事檔案的作用。同時，一些企業(yè)的檔案管理人員沒有真正了解檔案的作用和性質，使檔案管理工作流于形式，對高效開展人事工作帶來了阻礙。

3.檔案管理手段和方式相對落后

企業(yè)人事檔案管理工作的特點是具有一定的專業(yè)性和機密性，需要單獨存放，并由專人細心保管，但目前很多企業(yè)并沒有安排專人進行檔案管理，很多人事檔案的工作人員也往往是身兼數(shù)職，他們因為沒有經過專業(yè)的培訓，對檔案工作不了解，缺乏專業(yè)知識，檔案管理手段落后，仍舊依靠人工對檔案進行整理。在計算機普及的時代，還沒有真正實現(xiàn)無紙化辦公。由于人事檔案管理具有較低的信息化水平，不符合現(xiàn)代社會對于人事檔案科學管理的要求。

三、提升人事檔案管理效能的策略

1.建立規(guī)范的人事檔案管理制度

科學的管理手段和方法，是實施高水平、高質量人事檔案管理的關鍵。為了真正抓住時展的脈搏，企業(yè)檔案管理工作也應與時俱進，建立信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，擯棄過去落后的人工化檔案管理方法，使人事檔案管理的效能逐步提升。

2.完善檔案管理的內容，為用人決策提供科學依據

企業(yè)應立足于人性化視角，真正知人善用，讓員工充分了解自身工作的性質，使企業(yè)人事檔案管理的工作質量進一步提升。在對人事檔案內容進行記錄和編寫時，應在檔案內詳細記錄個人的道德水平、特長和工作履歷。同時，還可將個人特色內容適當加入檔案里，為企業(yè)用人決策提供科學的依據和參考。

3.完善監(jiān)督機制

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目前為止，我國的醫(yī)療檔案的管理主要是針對患者的檔案。更好地管理醫(yī)院的檔案可以大大提高醫(yī)院的辦事效率，只有認真做好檔案管理工作，才能滿足醫(yī)院經營管理需要。那么，究竟如何才能夠提高我國醫(yī)院的檔案管理體質呢？

一、醫(yī)院檔案管理的簡單介紹

1.醫(yī)院檔案管理的含義

其實，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院歷史進程中的原始記錄和權威憑證，是醫(yī)院管理不可分割的重要組成部分，是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協(xié)調各項工作正常運行的參考資料。與此同時，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院歷史進程中的原始記錄和權威憑證，是醫(yī)院管理不可分割的重要組成部分，是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協(xié)調各項工作正常運行的參考資料。其實，醫(yī)院的檔案管理是一個醫(yī)院寶貴的財富，醫(yī)院各項工作活動的原始記錄，是具有重要價值的歷史資料，符合一般檔案的本質性。

2.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

雖然我國的醫(yī)院檔案管理逐步發(fā)展，但是仍是有所不足。首先，醫(yī)院的工作人員的觀念陳舊，而且對于檔案管理的意識非常淺薄，所以，他們不會更加注意檔案方面工作。除此之外，目前為止，許多醫(yī)院的工作人員對于檔案管理的工作是不專業(yè)的，他們沒有相關的專業(yè)知識來工作，所以，在醫(yī)院檔案管理方面的工作難免會有所失誤，同時使得檔案管理的效率大大降低。隨著我國的科學技術的發(fā)展，許多的工作都與信息技術結合在一起，而有的工作人員對于計算機方面的知識有所疏漏，對于檔案管理的軟件應用非常生疏，導致檔案管理工作出現(xiàn)問題。另外，醫(yī)院對于檔案管理工作的投入不夠，導致相關的管理工作也出現(xiàn)一些問題。許多醫(yī)院對于檔案管理工作的內容界定不夠明確，管理的范圍也不夠鮮明，導致在檔案管理方面存在問題。而許多的醫(yī)院因為是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)，硬件設備不夠，在檔案管理的方面不能夠跟得上城市的腳步，實現(xiàn)不了信息化的問題，電子檔案產生部門設備簡單！沒有與電子檔案管理相適應的專用檔案管理軟件以及相配套使用的硬件設備，不利于電子檔案的長期保存，易造成電子檔案的毀損。有的沒有配備掃描儀或翻拍等設備，無法實現(xiàn)電子與紙質檔案雙軌存檔。因此，在檔案管理方面存在問題。

二、如何加強醫(yī)院的檔案管理工作

1.加強工作人員的專業(yè)素質

現(xiàn)在的醫(yī)院工作人員對于檔案管理的工作不夠明確，因此，加強領導，注重宣傳，增強全員檔案管理意識?，F(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理需要用到計算機技術，因此，這些醫(yī)院還應該加強相關工作人員的計算機技術，熟悉掌握計算機技術，具有很強的計算機運用能力。醫(yī)院的檔案管理部門還應該提高檔案管理人員的綜合素質，還應該培養(yǎng)一些專門型人才。除此之外，醫(yī)院還可以引進一些管理型的人才，或者邀請一些在認識檔案管理方面非常出眾的人才，來對本單位的相關工作人員進行經驗交流和培訓的工作，同時建立一個專門培訓檔案管理工作的團隊，加強相關工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質。醫(yī)院還可以建立一些制度，建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為比如定期對檔案管理人員進行考核，從而提高工作人員的工作能力。

2.加強醫(yī)院檔案管理的監(jiān)督管理

醫(yī)院檔案的管理工作其實是相對乏味的，相對的工作人員難免會在工作上出現(xiàn)懈怠、遺漏的問題，這就需要有一個人或者組織對認識檔案管理進行一定的監(jiān)督。我國的醫(yī)院不光要改善檔案管理工作人員的綜合素質，還應該加強地檔案管理的監(jiān)督問題。因此，醫(yī)院應該建立一個對檔案管理的監(jiān)督隊伍，在檔案管理之后再進行監(jiān)督與審核，以防止檔案管理的漏洞出現(xiàn)。除此之外，醫(yī)院部門還應該完善相關的工作制度，結合檔案管理工作的性質和工作人員的素質，來制定一定的規(guī)章制度。要完善檔案案卷整理工作細則，使得人事檔案管理工作全面、完整、規(guī)范。這樣就可以為人員考察提供真實全面的信息，同時遵循國家頒布的《檔案法》，從而使檔案管理的工作更加完善。由于醫(yī)院檔案種類繁多，數(shù)量較多，且專業(yè)性強，在統(tǒng)一管理的模式下會面臨專業(yè)知識不足的困境。因此，對于醫(yī)學性較強的檔案如病歷檔案，醫(yī)學影像檔案等，在檔案管理部門的編制中應有來自各個科室的人員，完成從文件到檔案的審閱歸檔工作嚴格把關。僅將符合條件和規(guī)范的文件歸檔，以保證檔案的規(guī)范性，具體到每一類檔案上仍要采取分離負責的原則，在統(tǒng)一的流程規(guī)范下將具體責任明確到人，分離負責是組織高效運轉的基石。

3.加強檔案管理的信息化建設

網絡環(huán)境對醫(yī)院檔案管理提出了新的要求，檔案的現(xiàn)代化也是信息化建設的過程。隨著信息技術的發(fā)展，醫(yī)院對信息化建設越來越重視，這方面的研究也越來越多。目前為止，許多的鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的信息化管理不夠，因襲，政府部門應該大力自主相關醫(yī)院的硬件設備。人事檔案管理由于種種原因使檔案的整理更加復雜，因此，運用一定的計算機技術科技使人事檔案管理的工作更加簡單化。人事檔案管理應該充分利用網絡的資源優(yōu)勢，將信息化、科技化與人事檔案管理工作相結合，能改善檔案管理工作效率，準確、及時的傳輸。人事信息，使得人事檔案管理工作更具有真實性、時效性。另外，在人事檔案管理的信息化建設之中，相關工作人員還可以建立一個數(shù)據信息庫，將工作人員的檔案全部輸入到信息數(shù)據庫之中，這樣的話，不僅使檔案管理人員的工作效率大大提高，還使信息在查詢時更加快捷，簡便。檔案信息化是醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢，探究醫(yī)院檔案信息化內涵，推動醫(yī)院檔案網絡信息化建設，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理，方便檔案信息資源的利用。

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一、電大人事檔案管理中的突出問題

1.學校對人事檔案管理投入少，重視不夠

這種情況由來已久，在學校領導看來，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理只要做到不丟失、不泄密，能應付外調、查檔就可以了。這種錯誤的意識導致檔案管理無計劃、不規(guī)范、制度不健全，經常出現(xiàn)檔案管理設備短缺、經費不足、人員缺位現(xiàn)象。

2.學校人事檔案管理技術方法落后

墨守成規(guī)是電大人事檔案管理上的一個突出問題。目前，我們學校人事檔案管理還停留在用原始方法收集、紙質存檔和內部查閱上。

3.學校人事檔案信息量少，缺乏個性

學校人事檔案一般包括履歷、自傳及鑒定、考核、政審、入黨入團、獎勵處分、職務職稱、工資級別等十大類材料，內容信息量小、實用性差。在利用人事檔案時，只能提供一些簡單的個人情況，這遠遠不能滿足現(xiàn)代培養(yǎng)、選拔、使用人才的需要。

4.學校人事檔案管理分散化和非專業(yè)化

在電大，系統(tǒng)人事檔案管理大都分散在學校的多個職能部門進行，如教務處管理反映教師業(yè)務水平、教學能力、教學任務完成情況、教學獎懲情況的教學業(yè)務檔案材料，科研部管理教師教材開發(fā)、、科研立項的檔案材料，人事處管理反映教職工社會經歷、政治面貌、獎懲與薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散化、非專業(yè)管理不僅易造成檔案材料的損壞、遺失，而且造成人事管理體制混亂，破壞了人事檔案的完整性。

二、解決電大人事檔案管理問題的對策

1.更新觀念，加強對人事檔案工作的組織領導

隨著科學技術的發(fā)展，電子儲存與檢索、檔案管理科學化、信息化、系統(tǒng)化已經成為很多高校人事檔案管理的基本手段。因此，廣播電視大學從領導到員工，必須改變傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中的陳舊觀念，強化現(xiàn)代人事檔案管理意識，以發(fā)展的眼光和時代要求對待檔案管理工作。在基礎建設、人員配備、基本設備上要結合發(fā)展的需要加以計劃安排，資金投入、設備更新、人員培訓都要認真組織好，做到設施規(guī)范化，人員專業(yè)化，管理科學化。收集好、管理好、使用好、開發(fā)好全體師生的人事檔案，才能充分體現(xiàn)人事檔案管理的價值，才能充分發(fā)揮廣播電視大學的社會教育功能。

2.實施學校人事檔案的規(guī)范化和信息化管理

對學校人事檔案實施科學化管理，主要體現(xiàn)在檔案管理的信息化和系統(tǒng)化上。要依靠現(xiàn)代科技手段實現(xiàn)檔案的科學化管理，將人事檔案的管理重心從實體管理轉移到信息化管理上來。利用計算機建立人事檔案不同類型的數(shù)據庫，通過信息統(tǒng)計，對個人政績、業(yè)績的評價提供量化依據，形成計算機對人事檔案完整、準確和動態(tài)、立體的管理體系。在此基礎上，建立人事檔案信息查詢系統(tǒng)，對相關管理部門和個人設置訪問權限，利用網絡平臺了解人事檔案信息，在一定范圍內實現(xiàn)人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準確、更有效地為教育管理工作提供全方位的服務。由于電大歷屆畢業(yè)生較多，為了支持管理目標的實現(xiàn)，要在校內建立檔案數(shù)字化信息網站，實現(xiàn)檔案信息網上咨詢、查找和電子文件的實時歸檔及有效使用，以網頁形式給教務、招生、辦證、就業(yè)、財務等部門提供人事檔案信息服務。

3.建立具有個性的學校人事檔案材料

針對人事檔案內容陳舊和“千人一面”的狀況，在人事檔案材料內容建設上注意補充反映當事人個性的檔案材料。以教師檔案為例，應補充的材料包括：（l）教師登記表，可反映教師專業(yè)方面的基本情況。（2）教師教育教學情況資料，反映教師的教育教學態(tài)度、水平、工作量和業(yè)績。（3）科學研究和學術活動情況資料，反映出教師的學術水平、學術地位和學術研究履歷。（4）業(yè)務進修情況資料，反映教師參加繼續(xù)教育的狀況。（5）獲獎和榮譽情況，反映出教師在社會和學術界的影響和地位。如果教師檔案在原有基礎上能及時地補充上述材料，就能較全面、動態(tài)地反映教師的教學、科研水平。這些對于教師工作量化與考核，對于師資隊伍建設的科學決策，對于提高教師評價的客觀性和公正性，對于在教職員工中形成良好的競爭激勵機制都有極好的幫助。而建立學生個性化檔案，對發(fā)掘人才、培養(yǎng)人才、使用人才以有力支持，更能提升電大人事檔案管理的價值和意義。

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一、我國運動員人事檔案管理存在的問題

（一）運動員檔案中存在內容不完整現(xiàn)象

在運動員的人事檔案中，有些內容過于簡單，對某些登記表等填寫的過于草率，沒有完整填寫，且形式化嚴重；同時，運動員的表現(xiàn)及考核資料只流于形式，沒有真實的反應出運動員真實的特點；此外，由于運動員在日常中以訓練為主，相關的學習資料填寫不確切、不全面等。

（二）檔案利用率低

自運動員進隊起，其人事檔案就存于人事部門，只有在遇到比賽等事件時，才會進行人事檔案查閱，通常情況下只是被擱置，完全處于被動狀態(tài)。

（三）運動員人事檔案管理制度不完善

運動員的人事檔案在整理及傳遞的過程中都沒有遵循一定的制度及流程，查閱混亂。同時，在對運動員的人事檔案進行管理時往往只是依賴于人工管理，沒有將現(xiàn)代化的技術全面的應用于檔案管理中來，管理手段落后。

二、對運動員檔案管理工作幾點建議

（一）加強領導，提高認識

單位主要領導應高度重視檔案工作，正確認識運動員檔案工作的重要意義。一名領導主要分管檔案工作，將檔案工作納入年初工作計劃，檔案經費列入年度單位財務預算，檔案工作納入單位正常的議事日程，使檔案工作成為基礎性、常規(guī)性工作，單位從人力、物力方面對檔案工作給予大力支持。

（二）重視檔案管理人才培養(yǎng)

（1）建立學習、培訓、交流制度。單位應建立良好的學習、培訓、交流制度，并形成長效機制，每年都要有針對性地進行政策業(yè)務學習和集中培訓。除培訓檔案工作的基礎知識及政策外，還應培訓政治理論、管理學、領導學、圖書館學、情報學、寫作能力、計算機基礎等方面的知識，提高檔案管理人員的業(yè)務水平、政治素質和管理能力。可組織各單位進行檔案工作定期評比，形成良好的競爭氛圍；可堅持“走出去、請進來”的原則，定期組織學習其他部門比較好的工作經驗；可采用請專家授課或現(xiàn)場觀摩學習等方式，學習系統(tǒng)外其他檔案工作的先進管理經驗，提高本系統(tǒng)檔案工作人員的整體水平。

（2）物質獎勵與精神獎勵相結合，工作與職稱、績效工資掛鉤。檔案工作的重要性和特殊性需要檔案工作管理人員要具有很強的事業(yè)心和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。應支持本單位檔案工作達省級管理目標要求，鼓勵工作人員、進行業(yè)務交流，申報課題，宣傳和號召大家學習先進典型愛崗敬業(yè)、默默付出、無私奉獻的工作態(tài)度。

（三）加強制度建設，嚴格細化流程

檔案制度建設是檔案工作安全的重要保障，應實行集中統(tǒng)一和分級負責的管理體制，制定人事檔案管理暫行規(guī)定，對人事檔案查閱（借用）、保管整理、轉出接收等檔案工作程序進行明確規(guī)定。在日常工作中，應嚴格按照檔案歸檔、查閱、借閱、轉遞等工作程序工作；對查閱檔案人員堅決做到“五不查”“四不借”；上報、轉遞檔案要由專人送達或通過機要交通轉遞。遇有不明或緊急情況時，應及時向領導及上級分管領導請示匯報。

（四）擴大對外宣傳，提高社會影響力

近年來，我省運動員在各項大型比賽中取得了優(yōu)異的運動成績，受到了國家及省級部門的多次表彰獎勵。運動員檔案如實記載了他們的榮譽，合理開發(fā)利用運動員檔案資源，通過報紙、媒介進行多方面宣傳，可以促進人們對運動員吃苦耐勞、頑強拼搏精神的學習，轉變對運動員的態(tài)度，更好地促進體育部門的文化建設。

（五）創(chuàng)新檔案工作管理方式

（1）集中整合，統(tǒng)一管理。目前，運動員檔案根據干部管理權限實行分散管理。因檔案專兼職管理人員較少，其大部分精力忙于運動隊Et常事務性工作，對檔案管理工作投入時間相對較少。針對這種情況，可根據檔案管理權限，集中整合人力物力進行集中管理。

（2）主動聯(lián)系各級人才交流中心，及時轉出檔案。運動員流動性較大，一般運動員的流轉周期為四年，運動員退役后可參加公開招考、招聘，或上大學、自主擇業(yè)。參加公開招聘、招考合格的及上大學的運動員，檔案可直接轉到錄用單位或學校；自主擇業(yè)運動員需將檔案轉到各級人才交流中心，檔案主管部門可主動與各級人才交流中心溝通聯(lián)系，建立檔案轉出長效機制，方便運動員檔案及時轉遞。

（六）建立電子檔案，根據權限查詢

為便于檔案的查閱流轉，逐步將運動員人事檔案通過計算機、掃描儀等設備整理輸入計算機，使運動員檔案實現(xiàn)數(shù)據化和信息化。在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面逐步實行微機化操作。建立檔案分級查閱制度，根據干部管理權限實現(xiàn)分級查閱。

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1.人事檔案材料記載不連續(xù)、缺乏完整性

獨立學院聘用的大多數(shù)是青年教職工，有些教職工畢業(yè)后到外企、私企等沒有人事檔案管理權的單位工作了幾年，由于這些企業(yè)本身人事檔案意識就非常的薄弱，存在“人檔分離”的現(xiàn)象，沒有對職工相關材料進行歸檔，造成了檔案里沒有對其畢業(yè)后工作的工齡、業(yè)績、職務、職稱等經歷進行延續(xù)的記載，無法體現(xiàn)其工作業(yè)績和技能水平，致使其到學院工作后工資福利待遇、職務聘任或職稱評定等人事管理工作受到影響。

2.人事部門對人事檔案收集、鑒定等日常管理不到位獨立學院人事部門一般不配備專職的人事檔案管理人員，兼職的檔案管理人員對檔案工作精力投入不足，大多沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，對人事檔案的鑒別特別是檔案價值的鑒別缺乏專業(yè)的檔案知識，致使該歸檔的材料沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，導致人事檔案比較混亂，材料缺失或不夠準確。獨立學院廣大教職工對人事檔案歸檔內容、管理范圍更是缺乏了解，不會主動向人事部門提供個人材料，導致符合歸檔范圍的人事檔案材料收集不全，常造成教職工在校工作期間形成諸如年度考核、職務提拔材料、取得專業(yè)技術職稱資格材料、工資調整材料、后續(xù)教育取得的學歷學位材料、入黨材料、科研成果、著作、論文、與用人單位簽訂的勞動合同等體現(xiàn)個人經歷和水平的重要人事信息檔案材料缺失。由于收集、歸檔工作不扎實，反映教職工教學工作、科研成就和個人專業(yè)特點的原始材料不全或遺失，將導致教職工部分歷史經歷產生空白的嚴重后果。

3、獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）之間的矛盾

獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）在空間上有一定的距離，空間上的距離使兩者之間產生了矛盾。其一，獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門缺乏協(xié)調溝通。人才交流服務中心檔案管理部門是人事檔案的管理機構，應對獨立學院的檔案工作進行指導和檢查，但由于在空間上有一定的距離，單位之間的聯(lián)系非常少，缺乏協(xié)調溝通。人才交流服務中心檔案管理部門被動地等待獨立學院上交檔案，由于沒有建立完善的檔案材料移交制度，獨立學院有許多應當及時歸檔的材料比如學歷的變化等，往往不能及時歸檔，甚至不能保證一年歸一次檔，不利于人事檔案的及時更新。其二，檔案管理與利用產生矛盾。由于空間的距離和檔案管理技術的落后，人才交流服務中心檔案管理部門無法為獨立學院提供及時、方便的檔案利用。人事檔案的最終目的在于利用，而人才交流服務中心目前開展人事檔案的服務只限于收集、整理、保管、轉遞、開具檔案證明等，并且是原始的手工管理，對信息的查詢依舊是人工查找檔案實體，沒有應用現(xiàn)代化的信息技術管理，工作量大，效率低。獨立學院需要利用教職工檔案時，憑單位聯(lián)系函到人才交流服務中心檔案部門辦理，遠距離的、頻繁的來回查詢，對學院來說既低效又花太多的精力。人才交流服務中心檔案管理部門只是被動的存檔管理，不能對委托的獨立學院提獨立學院人事檔案管理中的幾個問題的探討李青青廣西大學行健文理學院供主動的、個性化的服務，在人才選拔、培養(yǎng)、開發(fā)及預測上無法為獨立學院提供高質量的服務。

二、改進的意見和措施

1.獨立學院人事檔案科學化、制度化、規(guī)范化建設

獨立學院領導要重視人事檔案工作，人事檔案是人才開發(fā)的重要資源，是個人經歷、思想品德、工作能力、職務、職稱等方面的真實再現(xiàn)，是發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才的重要依據，在獨立學院發(fā)展中處于基礎性的地位。獨立學院要做好教職工人事檔案工作，可根據獨立學院自身的情況，以《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作細則》、《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》及《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》等法律法規(guī)為依據，制定出適應獨立學院特征的、具有可操作性的、科學合理的、規(guī)范的人事檔案管理制度，使檔案管理部門和管理人員的工作職責明確，這樣人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有規(guī)可依，既維護了檔案工作的真實性和嚴肅性，又讓獨立學院的人事檔案工作走上科學化、制度化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的軌道。

2.加強人事檔案宣傳力度,提高教職工的檔案意識

獨立學院人事部門應在每年的工作計劃中把加強檔案建設放在重要的位置，充分利用宣傳櫥窗、學院刊物、網站等多種媒體對教職工進行檔案知識的宣傳，提高教職工的檔案意識，了解人事檔案制度及條例，了解哪些材料應歸檔，使教職工自覺地配合人事部門及時做好檔案材料的收集、歸檔工作。經過不斷的宣傳教育，使檔案意識深入教職工心中，化為自覺的行為，為人事檔案工作打下堅實的群眾基礎，使檔案工作走上良性發(fā)展軌道。

3.加強獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門的聯(lián)系與溝通

人事檔案工作需要依靠獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門共同協(xié)作才能做好。筆者從事多年的獨立學院人事檔案工作，人才交流服務中心檔案管理部門從來沒有聯(lián)系過獨立學院，沒有就檔案工作進行過交流、討論，只是坐等獨立學院上交檔案。獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門每年應定期聯(lián)系，召開工作會議，就人事檔案工作中出現(xiàn)的問題進行研究與探討，互相交流經驗，共同把檔案工作做好。

4.加強人事檔案管理隊伍的建設

檔案管理人員的素質、專業(yè)水平的高低，直接關系到獨立學院檔案事業(yè)的發(fā)展前景，因此，建立一支高水平的管理隊伍就顯得十分重要。由于獨立學院的人事檔案托管在人才交流服務中心，所以檔案管理隊伍的建設必須包括人才交流服務中心和獨立學院二支隊伍。人才交流服務中心檔案管理專業(yè)隊伍建設，必須高起點、高要求。這支隊伍應具有較高的綜合素質，精通檔案學知識，熟悉檔案管理的政策和法規(guī)，樹立全心全意為獨立學院檔案托管人員服務的思想。隨著檔案信息化建設的發(fā)展，檔案管理人員必須加強信息技術的培訓，使他們成為既掌握檔案管理專業(yè)知識又懂得信息技術的復合型檔案管理專業(yè)人員。另一支隊伍建設是獨立學院人事部門檔案管理人員。首先，獨立學院應充分重視這支隊伍的建設，在人員配備上，最好配有專職的檔案人員。即使是兼職的檔案管理人員，也應保證他們有充足的精力放在檔案管理工作上。其次，應加強檔案法律法規(guī)和檔案業(yè)務知識的培訓，提高他們的業(yè)務水平，才能保證檔案收集、整理的質量。這兩支隊伍的建設是相輔相成的，人才交流服務中心檔案管理人員應主動地深入到各獨立學院檔案管理工作中去，做好業(yè)務指導工作，一方面使獨立學院檔案歸檔工作做到正確、完整、規(guī)范；另一方面，人才交流服務中心檔案管理人員在業(yè)務指導的過程中會發(fā)現(xiàn)新情況、新問題，在解決問題的過程中促使他們不斷地提高自己的業(yè)務水平；第三方面，這給雙方提供了一個思想溝通、工作協(xié)商、信息反饋的平臺，通過雙方的互動協(xié)作把檔案工作做得更好。

5.加強人事檔案信息化建設

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1 加強檔案管理的制度化

制度對于任何單位，任何部門都是必須的。沒有規(guī)矩不成方圓的這句古話是一個千古不變的道理。

1.1 歸檔制度要健全

首先我們就來說說各類檔案的歸檔問題，檔案的前身是文件，檔案是由文件引申而來的。但是隨著社會的進步和文明的發(fā)展，檔案變得更加的多種多樣，除了書面形式上的文件之外，還包括許多的圖片、音頻和視頻檔案等。對于這些表現(xiàn)形式不同的檔案就要進行分類的收納和管理。文件中也會包括人事檔案、會議檔案、上級領導的文件檔案等，對于這些都要做出細致的管理。以便以后需要時能夠更快速查找。減輕今后的工作負擔，從而更好的為其他部門服務。

1.2 整理制度要健全

我們的檔案在收集和收納的過程中，也需要有嚴格的制度來約束，不能夠盲目的進行歸檔工作。對于一個檔案，我們首先要細致的檢查其完整性、真實性，要做到去冗取精，保證檔案的質量。對于不完整的檔案我們要立即和有關部門聯(lián)系，共同解決和跟進，做到不漏收一個有用的檔案。對于有悖于事實的文件等我們也要堅決的進行退回并且與相關部門共同來查出事情的緣由，吸取教訓，杜絕此類事情的再次發(fā)生。只有嚴格的把好第一關才能夠更好的發(fā)揮檔案管理的效能。

1.3 日常制度要健全

除了整理和歸檔工作之外，檔案管理的日常工作也是非常重要的，也要制定健全的相關制度。檔案管理的日常工作主要包括檔案的借閱、檔案的調出、檔案的保密、工作人員的職責等。檔案的借閱是指其他部門的借看，檔案都是非常珍貴的資料，所以在借閱的過程中一定要有詳細的登記，不同等級的機密文件要設定不同等級人員的借閱限制，檔案不能夠長時間的外借等。檔案的調出也要有相關的詳細的一個流程，一定要按程序辦事，不能隨意調出和調入。檔案的保密顧名思義就是要做好保密工作，不能隨便泄露檔案的內容。對于在檔案館工作的館員也要制定規(guī)章制度來約束工作人員的日常工作，按章管理人員，按章管理檔案。

2 廣泛應用信息化的管理技術

在二十一世紀的今天，計算機技術的應用已經涉及到了很多的領域，而且在眾多的領域中都發(fā)揮出了很大的作用，如今已經成為了人們工作中必不可少的一部分了。我們的檔案管理工作也應該與時俱進，積極的引進信息化的技術。信息化的技術可以更加有效的幫助我們進行分類管理工作。對于檔案的查詢更加的便利了，不用在復雜的繁多的檔案中翻找需要的檔案，信息技術可以快速的幫助我們找到我們想找的檔案，并鎖定其位置。對于我們檔案館里沒有的信息也可以通過互聯(lián)網來向其他的檔案館來尋求幫助。計算機也可以把我們現(xiàn)有的資料和人事資源等通過形象的圖表來表現(xiàn)出來，使得數(shù)據信息看起來更加的直觀，可以更加有效的幫助對于單位的現(xiàn)狀進行分析，有利于幫助單位制定下一步的工作計劃。

檔案形成者要具有檔案整理意識，應該按照歸檔制度想檔案室移交具有保存價值的文件材料，力求做到準確、完備、齊全。檔案形成者要認識到檔案材料的查考憑證作用，這是對檔案形成的起碼要求。檔案形成者要具有較強的歸檔意識，在工作中隨時注意歸檔材料的積累。對于有多人共同參與完成的工作，尤其應收集散存于每個人手中的文件材料?！稒n案法》規(guī)定，檔案形成者應確保歸檔材料的質量，鑒定歸檔的文件材料，并分類、整理立卷。檔案形成者應該清楚整理立卷并不是檔案管理者的事，為此絕不能把零散材料分類、不裝訂就交給檔案管理者。

3 提高檔案管理科學化水平的路徑

人事檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責任重大的工作，應按程序辦理。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數(shù)量、材料等問題責任不明、界限不清。

3.1 檔案交接手續(xù)

一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數(shù)等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。

3.2 檔案信息資源的有效共享

利用信息系統(tǒng)進行加工和通過計算機網絡進行保存?zhèn)鬏?，將原有的不同載體的檔案資源轉化為數(shù)字信息，并在此基礎上實現(xiàn)檔案資源的合理配置與社會共享。隨著信息化的發(fā)展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，文件從起草、修改到印發(fā)都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質檔案截然不同，當前檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術水平已不能適應。因此需要盡快建立人事檔案數(shù)據庫，使人事檔案的管理實現(xiàn)信息化、網絡化。檔案部門要充分利用計算機數(shù)據存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、檢索，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數(shù)據的安全，將歸檔紙質文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，進而實現(xiàn)網絡化管理以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

3.3 檔案工作科學化的要求

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關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；風險預警；控制；措施

醫(yī)院的檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展建設的飯方方面面，同時也是醫(yī)院開展各項工作的基礎，因此，醫(yī)院的檔案管理工作對于醫(yī)院更好的貫徹國家醫(yī)療衛(wèi)生政策有著重要的作用，也更好的適應了人們的醫(yī)療衛(wèi)生需要，同時也是醫(yī)院未來發(fā)展與建設的重要保障，做好這項工作有著非常重要的意義。

一、醫(yī)院檔案所包括的幾點內容

醫(yī)院的檔案從內容上來看主要可以分為六大類，其中詳細內容如下：

文書檔案包括：文件檔案、人事檔案。此類檔案為醫(yī)院工作計劃和決策提供可靠依據，為協(xié)調各項工作正常運行作參考資料。有利于醫(yī)院領導更好的領會國家的方針政策來管理醫(yī)院，推動醫(yī)院和諧穩(wěn)定的發(fā)展。

業(yè)務檔案包括：醫(yī)院的醫(yī)療教學檔案、業(yè)務學習檔案、科研檔案。該檔案是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經驗的重要參考資料，對研究醫(yī)院的學術、技術進步，推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有重要參考價值。

科技檔案包括：醫(yī)院財務檔案、基建檔案、醫(yī)療設備檔案、藥品目錄檔案。其中財務檔案的管理是重要的一項。

醫(yī)療法定文書檔案包括：醫(yī)院所有病案檔案及所有醫(yī)療司法鑒定檔案。

聲像、電子、實物檔案包括：醫(yī)院重大事件、活動的聲像資料、醫(yī)療教學教材聲像資料、實物資料，以及隨著信息化發(fā)展而產生的各種電子檔案。

特殊檔案包括：醫(yī)院作為保障人民群眾健康及生命安全的主戰(zhàn)場，在特殊時期將會產生的特殊檔案，具有專門的研究和使用價值。其中有計劃生育檔案、防洪抗旱檔案、醫(yī)德醫(yī)風檔案、傳染病檔案、醫(yī)療行業(yè)商業(yè)賄賂專項治理檔案等。

二、醫(yī)院檔案管理中存在的問題以及影響因素

首先，醫(yī)院的檔案管理方式還不夠成熟。檔案的收集不夠及時，在進行管理工作中，檔案不能夠進行更好的歸類，另外，檔案管理工作對于醫(yī)院來說，不是主要的經營業(yè)務，在工作中缺少專業(yè)的高級管理人員，不能進行科學的有效的管理，而由于檔案管理的設施和管理模式相對較為落后，檔案管理中也出現(xiàn)了檔案流失的現(xiàn)象，這種情況也是普遍存在的，嚴重制約著醫(yī)院檔案工作的順利進行和發(fā)展。與此同時，醫(yī)院檔案管理相關的制度也相對較少，相對于醫(yī)院其他的醫(yī)療、行政和人事等制度有著不小的差距，這也是醫(yī)院檔案管理的水平相對較差的原因，因此，現(xiàn)如今醫(yī)院的檔案管理工作還有著很多的問題存在，也是檔案資料發(fā)生流失的重要原因。其次，檔案管理的具體內容和目的不夠明確，在實施管理的過程中針對性不強，目的不夠明確。最后，醫(yī)院的檔案應用意識較差，對檔案的認可程度相對較低。另外，檔案管理人員的專業(yè)素質和醫(yī)院對檔案管理的重視也是影響醫(yī)院檔案管理的重要因素。

三、改進檔案管理工作的具體方案

首先，加強對專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)。醫(yī)院不僅要重視檔案的管理工作，同時還要培養(yǎng)出有效的專業(yè)管理人才。以往，醫(yī)院只重視醫(yī)療技術人員的培養(yǎng)，而忽略了檔案管理人才的培養(yǎng)，這就使檔案管理工作難以得到更好的發(fā)展。而對檔案管理人員素質的培養(yǎng)需要列入到醫(yī)院醫(yī)療人員的培養(yǎng)隊伍當中，讓其充分的得到足夠的重視和學習進修的機會，獲得更好的檔案管理知識的培訓，從而在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中，結合醫(yī)院的自身情況，更好的推進醫(yī)院的檔案管理工作，將檔案管理工作的業(yè)務發(fā)展到一個有效的高度。這也要求檔案管理人員要在思想意識和管理技術上有所提高，醫(yī)院對檔案管理人才的培養(yǎng)刻不容緩，既適應了社會發(fā)展的需求也是有效發(fā)揮醫(yī)院檔案作用的重要途徑。其次，對于檔案制度的建設要更加完善，同時對檔案工作進行科學的、統(tǒng)一的管理。最后，醫(yī)院在檔案管理中要加大投入力度，一方面是檔案管理人才培養(yǎng)的投入，另一方面是對管理設備的更新與使用的投入，從而保證實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。另外，檔案管理必須要重視管理體系的建立和管理模式的發(fā)展，以便能夠更好的建立起專業(yè)的管理團隊，這樣也為未來的檔案管理工作提供了可靠的依據。

四、重視并搞好醫(yī)院檔案管理的風險預警和控制工作

1、建立檔案管理風險預警的重要性

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展和建設的重要憑證，對于現(xiàn)代醫(yī)學的發(fā)展也有著重要的作用，在新時期，醫(yī)院檔案是醫(yī)學科學研究的重要基礎，是醫(yī)療科技發(fā)展的重要依據，所以，在檔案的管理工作中，存在著很大的風險，這種風險的存在對于醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)療隊伍的建設有著重要的影響。因此，要建立起有效的風險預警措施，通過風險預警措施的建立，有效的減少在檔案管理中可能存在的問題，從而做到有效的管理，減少不必要的麻煩。

2、構建醫(yī)院檔案管理的風險預警系統(tǒng)

檔案管理的風險預警系統(tǒng)，主要有檔案數(shù)量、檔案數(shù)據庫數(shù)量、數(shù)字化設備數(shù)量和備份設備數(shù)量，檔案數(shù)據庫數(shù)量有計算機、掃描儀、打印機等，備份設備數(shù)量有移動硬盤、光盤等。風險方面主要有：自然災害（地震、海嘯、洪水、強磁場、強電子脈沖等）；人為因素有責任心不強、泄密、操作失誤、非法聯(lián)網等；環(huán)境因素有電源質量差、溫濕度不適應、無抗靜電、抗磁場干擾、硬件和軟件問題有網絡安全事件、黑客攻擊、病毒傳播、惡意信息增刪以及密鑰、口令被盜等；社會安全事件有戰(zhàn)爭、國內動亂、恐怖襲擊事件等。

3、 對醫(yī)院檔案依據分類做出風險評估

醫(yī)院檔案管理要根據前文敘述的六種檔案分類分別做出風險評估，把各種檔案管理風險按照其性質、嚴重程度、可控性和影響范圍等因素進行預警，把預警分為5級，分特別嚴重、嚴重、較重、一般、無危害。

4、 風險管理的控制實施

第一，要建立風險管理控制系統(tǒng)。第二，要定期進行風險分析與評估。對可能存在的風險進行分析與評估。一是確認風險，確認威脅、危險以及可能出現(xiàn)的問題，二是確認如何才能最好地管理這些風險，再開始行動。第三，要建立危機警報體系，確定危機級別，對檔案管理進行危機定級，根據不同的危機級別確定不同的處理方式。第四，要不定期組織工作人員進行模擬危機管理訓練。

五、結語

檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立起良好的服務意識。同時，加強檔案利用反饋信息的管理，實現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，可以滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益?！?/p>

參考文獻

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一、人員調配管理

本年度重點做好新興工業(yè)園投運期間的人員調配工作。

1、根據公司新的體制設置及人員定編，抽調部分優(yōu)秀管理人員及生產骨干到工業(yè)園工作，使技改項目投運后，能夠正常的安全經濟運行。

2、根據公司各部門、單位人員崗位定編、缺編情況，隨時作好調配工作。及時、準確下達人事調令和人事指令，力爭使人力資源達到最佳合理配置。

二、勞動合同管理

做好勞動合同的簽訂、解除及勞動合同檔案管理等工作。本年度重點做好xx年6月30日194人勞動合同到期員工的續(xù)訂工作。針對本次續(xù)簽工作，在今年勞動合同管理工作的基礎上，需進一步運作新的管理辦法，對生產工人及其他工作人員擬采用中期（2年）、短期（1年）合同，對部分人員采取不再續(xù)簽合同的管理辦法。

三、人事考核評價

為進一步加強對員工在一定時期內工作能力等方面的評價，正確把握每位員工的工作狀況，建立公司正常、合理的人事考核評價制度，從而為員工的獎懲、晉升、調整等提供客觀依據。根據公司目前生產經營狀況，制定人事評價制度，進行人事考核評價。對不合格人員實行在崗試用、待崗培訓或轉崗，以保證員工隊伍的高效率、高素質。

四、獎懲管理

結合公司實際，對在生產、科研、勞動、經營管理等方面，成績突出、貢獻較大的，分別給予獎勵。對有違反勞動紀律，經常遲到、早退，曠工；完不成生產任務或工作任務的；不服從工作分配和調動、指揮，或者無理取鬧，聚眾鬧事，打架斗毆影響生產秩序、工作秩序和社會秩序等情況的員工，分別給予行政處分或經濟處罰。

五、人才儲備工作

根據公司現(xiàn)狀，結合先進企業(yè)的管理經驗，做好招聘工作計劃，參加全國性或區(qū)域性的大型人才交流洽談會，直接引進高層次、高學歷人才獲得技術過硬、品德優(yōu)秀的人才隊伍。擬在xx年招聘應屆大學本科生10名左右，專業(yè)主要有：熱能與動力專業(yè)5-7人，電氣專業(yè)2-3人，化學專業(yè)2-3人。

六、員工職稱評定、職業(yè)資格證年審工作：

隨著對人才資源的進一步重視，職稱評定等項工作已得到社會的普遍承認與重視。

1、做好xx年度公司員工申報職稱工作的辦理，重點做好申報初級及中級職稱人員的手續(xù)辦理。

2、做好公司員工職業(yè)資格證書的年審與辦理工作。按照勞動部門要求，做好職業(yè)資格證書年審工作，同時根據實際適時做好職業(yè)資格證的申報及辦理。

七、其他人事管理工作：

1、做好員工季度勞保及勞動用品發(fā)放及管理工作，及時做好員工勞保用品的補充及相關制度修訂工作。

2、做好員工人事檔案材料的收集、整理建檔工作，保證檔案的完整性、齊全性、保密性；

3、嚴格按照公司規(guī)章制度，認真辦理員工的辭職、辭退、除名、開除退廠手續(xù)。嚴格退職手續(xù)的辦理，做好退職員工錢、財、物的交接監(jiān)督，不留后遺癥，并做好人事部門工作總結。

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近年來，國家、省、市組織部門都對干部人事檔案管理工作進行統(tǒng)一法規(guī)性文件指導，這些文件的實施使得干部檔案的管理工作在一定時期、一定程度上基本實現(xiàn)了制度化、規(guī)范化。但有的法規(guī)文件要求不統(tǒng)一、變化相對快，有的條款只是暫時的并多次改變，如工資級別登記表1992年以前立卷歸檔時沒放，1992年以后要放，并只須放九類1-1號，可是2000年又發(fā)文規(guī)定新整檔案工資級別登記表不要放。這不僅給檔案立卷工作造成一定難度，也在一定程度上影響了檔案的美觀。如審計材料，入黨積極分子考察表，預備黨員考察表，2000年下文要求歸檔，而要求從1996年收集，這樣收集起來就有一定難度。

二、干部檔案立卷不規(guī)范

1、歷史遺留問題多。以前大部分管檔人員專業(yè)程度普遍偏低，且又多屬兼職，有的自身要求不嚴，對立卷歸檔的材料沒有認真把關、鑒別，再加上部分單位領導干部對檔案管理工作重視程度不夠，使許多該歸檔的材料，有的沒歸檔，有的填寫不全，不該歸檔的材料混入了檔案內，造成了案卷質量低。近年來對干部檔案進行目標考核，干部檔案管理部門為保證檔案材料的完整，雖多次催交，但有的材料年代久遠，原件無法找到。責成有關部門補辦的材料雖經認真鑒別，但有失歷史原貌，影響了檔案的完整性、系統(tǒng)性和真實性。

2、紙張不統(tǒng)一，表格不規(guī)范。雖然明文規(guī)文秘雜燴網定檔案材料要統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等書寫，但材料形成過程中，有的紙張大小不一，大的要切，小的要糊，有的表格印制超過裝訂線等，無形中給干部檔案立卷歸檔工作帶來了麻煩。檔案目標管理要求紙張必須19×26.5規(guī)格，組織部門印制的表格都達到了此要求，但人事、教育、公檢法等部門形成的材料大部分用a4紙，如報送的學歷材料絕大部分都是用a4紙。凡此種種問題的出現(xiàn)，又必將影響到將來的檔案立卷工作，影響案卷質量。

3、檔案意識淡薄，部分材料散失嚴重，歸檔不及時。隨著人們檔案意識的增強，大多數(shù)檔案都能及時立卷歸檔，但立卷中發(fā)現(xiàn)，有的檔案材料短缺，如表彰材料散失嚴重。

三、檔案管理人員不穩(wěn)定，素質有待提高

干部檔案立卷工作是一項專業(yè)性、知識性較強的工作，需要有一定業(yè)務知識的人才能做好。但現(xiàn)實并非如此，檔案管理人員身兼數(shù)職，疲于應付，沒有足夠時間和精力從事檔案管理工作，再加上有的基層領導重視程度不夠，還有些檔案人員認為“政治上沒奔頭、搞檔案無盡頭”，導致了干檔人員調整頻繁，剛剛熟悉業(yè)務，又被調到其它崗位。新的檔案管理人員又開始新一輪熟悉業(yè)務的過程。

以上問題已經影響到干部檔案立卷工作和案卷質量。為切實加強理檔案立卷工作，提高檔案管理水平，針對檔案立卷管理工作中出現(xiàn)的問題，基層檔案管理部門和上級部門要高度重視。

首先，統(tǒng)一標準，強化管理。要建立健全各項規(guī)章制度，統(tǒng)一標準，強化管理。文件的類別、條款等盡量少改動。要求形成干部檔案材料單位的紙張規(guī)格要用a4紙，特別是高校的一些學籍材料。這樣會避免少拆卷，少改動，少切紙，避免浪費過多的人力、物力，同時也有助于保持檔案的美觀，使干部檔案立卷工作在統(tǒng)一的法規(guī)文件指導下，走上健康發(fā)展的道路。