導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案監(jiān)管論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

林業(yè)技術(shù)檔案的管理

1健全林業(yè)技術(shù)檔案的管理體制

健全林業(yè)技術(shù)檔案的管理體制，是加強(qiáng)檔案管理的重要保證。從中央到基層應(yīng)嚴(yán)格地建立對(duì)口專業(yè)管理體制，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，專人負(fù)責(zé)、分級(jí)管理、及時(shí)修訂、逐年統(tǒng)計(jì)匯總上報(bào)的管理制度。使林業(yè)技術(shù)檔案成為提高森林經(jīng)營(yíng)水平及上級(jí)機(jī)關(guān)制定規(guī)劃、計(jì)劃和檢查領(lǐng)導(dǎo)的假科學(xué)依據(jù)。各級(jí)林業(yè)主管部門，要加強(qiáng)林業(yè)技術(shù)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，配備工作責(zé)任心強(qiáng)、有林業(yè)專業(yè)知識(shí)的技術(shù)人員專職負(fù)責(zé)檔案管理工作，建立健全管理制度。檔案管理技術(shù)人員要保持相對(duì)穩(wěn)定，定期組織技術(shù)培訓(xùn)和交流，積極采用新技術(shù)，充分利用電子計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用，不斷提高檔案管理技術(shù)水平。

2檔案管理技術(shù)人員的職責(zé)

檔案管理技術(shù)人員在工作中必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格履行自己的職責(zé)。檔案管理人員的職責(zé)主要有以下幾點(diǎn)：1）深入現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，切實(shí)掌握森林資源消長(zhǎng)變化，準(zhǔn)確地進(jìn)行測(cè)定記載，及時(shí)做好數(shù)據(jù)和圖表的修正工作；2）統(tǒng)計(jì)和分析森林資源，按時(shí)提報(bào)年度森林資源數(shù)據(jù)及其資源分析報(bào)告；3）深入了解本單位的各項(xiàng)生產(chǎn)、科研等活動(dòng)和有關(guān)會(huì)議，密切配合林管員或護(hù)林員工作，互通情況，及時(shí)掌握資源變化信息；4）組織固定標(biāo)準(zhǔn)地和樣地的設(shè)置，按規(guī)定時(shí)間復(fù)測(cè)；5）收集森林資源、經(jīng)營(yíng)利用、科學(xué)實(shí)驗(yàn)等文字和圖面資料，并整理歸檔；6）嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、保密等管理制度，杜絕檔案資料丟失；7）積極宣傳和貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)森林法》和有關(guān)方針政策，對(duì)生產(chǎn)部門森林資源的經(jīng)營(yíng)利用活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督；8）努力學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)工作。

林業(yè)技術(shù)檔案管理的基本任務(wù)

檔案管理工作的基本任務(wù)，是按一定的原則和要求科學(xué)地管理，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用，為生產(chǎn)和科研服務(wù)，為各項(xiàng)工作需要服務(wù)。林業(yè)技術(shù)檔案管理工作也和其它技術(shù)檔案管理工作一樣，其基本任務(wù)包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等具體工作。

1檔案的收集和整理

檔案的收集工作，就是搜集和接收具有保存和利用價(jià)值的技術(shù)檔案，把它集中保存在檔案室和檔案柜里。檔案資源的收集工作，是檔案管理工作的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的具體措施之一。1）林業(yè)技術(shù)檔案的收集工作，就是根據(jù)建檔的需要，及時(shí)的搜集和接收森林資源調(diào)查、各種專業(yè)調(diào)查、各項(xiàng)生產(chǎn)作業(yè)的設(shè)計(jì)與實(shí)施以及科學(xué)研究成果等有保存價(jià)值的資料。歸檔的要求和手續(xù)，一般要求歸檔工作要由各業(yè)務(wù)技術(shù)機(jī)構(gòu)或部門來(lái)承擔(dān)負(fù)責(zé)將日常工作活動(dòng)中形成的科技文件材料收集整理歸檔。歸檔的科技文件材料必須進(jìn)行系統(tǒng)的整理，組成保管單位再移交給檔案室。2）檔案的整理，就是對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，組織保管單位，系統(tǒng)排列和編目，把檔案材料分門別類，使之條理化和系統(tǒng)化。林業(yè)技術(shù)檔案的分類一般分為大類、屬類和小類。檔案的編目是整理工作的最后一道工序，其內(nèi)容包括編張?zhí)?、填寫保管單位目錄、備考表和編制保管單位封面等四?xiàng)工作。另外，林業(yè)技術(shù)檔案與其它技術(shù)檔案不同之處就是管理森林資源，建立森林資源檔案。

2檔案的保管與鑒定

檔案資料的保管，要求保護(hù)檔案資料的完整和安全，維護(hù)檔案的機(jī)密，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。林業(yè)技術(shù)檔案是國(guó)有的重要資料，應(yīng)建立責(zé)任制度，認(rèn)真保管，防止損壞和丟失。檔案資料的鑒定，就是用全面的、歷史的和發(fā)展的觀點(diǎn)來(lái)確定檔案的科學(xué)的、歷史的和現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，從而確定不同的保管期限，把有保存價(jià)值的檔案妥善地保管好，把無(wú)須保存的檔案經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)手續(xù)揀出銷毀。保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期（15年以上）和短期三種。

篇2

職業(yè)素養(yǎng)是通過(guò)組織管理將工作中必備的素養(yǎng)變成一種文化習(xí)慣。培育職業(yè)素養(yǎng)需要切實(shí)落實(shí)崗位責(zé)任制，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，把工作推向有序、系統(tǒng)、協(xié)調(diào)、效率、負(fù)責(zé)的最佳狀態(tài)。檔案管理工作人員對(duì)于檔案基礎(chǔ)管理工作而言，是至關(guān)重要的管理主題，要完善城建檔案管理基礎(chǔ)工作，就必須提高工作人員的素質(zhì)。首先，必須加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作者的專業(yè)技能培訓(xùn)，使每一位工作人員都能達(dá)到對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行熟練精確的操作。其次，還必須對(duì)檔案工作人員加強(qiáng)其他方面的素質(zhì)培養(yǎng)，比如與建設(shè)工作相關(guān)的一些知識(shí)信息的培訓(xùn)。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，對(duì)檔案工作者的信息技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理技術(shù)的培訓(xùn)也是必不可少的。除此之外，提高檔案的質(zhì)量是城建檔案管理工作中最為重要的一個(gè)工作任務(wù)。城市建設(shè)需要的及時(shí)有效的信息，城建檔案管理工作人員對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)就必須實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案信息資源的系統(tǒng)化歸類，完善檔案信息資源目標(biāo)工作，加強(qiáng)檔案信息資源的準(zhǔn)確性。

總之，城建檔案工作人員既要掌握檔案工作的原理方法，也要對(duì)不同工程建設(shè)形成的檔案特點(diǎn)、規(guī)律進(jìn)行準(zhǔn)確把握。因此，應(yīng)該培養(yǎng)自身的學(xué)習(xí)習(xí)慣，提高學(xué)習(xí)能力，使自己的業(yè)務(wù)水平不斷得到提高。要以領(lǐng)導(dǎo)為核心，在工作中通過(guò)組織參加培訓(xùn)、專業(yè)研討及解讀新法規(guī)、新規(guī)范等方式，創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍，深入地開展創(chuàng)建學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)活動(dòng)。努力提高對(duì)城建檔案工作的認(rèn)識(shí)，以適應(yīng)城建檔案管理工作發(fā)展的要求城建檔案主要產(chǎn)生于城市規(guī)劃、建設(shè)、管理、勘察設(shè)計(jì)、施工單位，其積累形成的質(zhì)量將直接影響城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)對(duì)城建檔案的有效利用。

目前，城建檔案工作的重要性已越來(lái)越被全社會(huì)所認(rèn)識(shí)和重視，城建檔案的作用越來(lái)越凸顯。隨著國(guó)內(nèi)建設(shè)水平的快速提高和發(fā)展，新的建筑機(jī)構(gòu)、施工工藝不斷呈現(xiàn)及政策法規(guī)的更新出臺(tái)，城建檔案人員在工作中面臨著信息“管涌”，這種形式“逼迫”城建檔案工作者不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，以適應(yīng)檔案事業(yè)的新發(fā)展。增強(qiáng)服務(wù)不斷創(chuàng)新觀念，以服務(wù)促發(fā)展創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容是城建檔案館服務(wù)工作創(chuàng)新的先導(dǎo)，而信息服務(wù)則是服務(wù)工作內(nèi)容的重中之重。城建檔案工作的本質(zhì)是一項(xiàng)服務(wù)性工作。要樹立“寓管理于服務(wù)之中，寓執(zhí)法于服務(wù)之中”的管理理念，樹立服務(wù)經(jīng)濟(jì)、服務(wù)建設(shè)、服務(wù)民生的新觀念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，走出傳統(tǒng)的思想誤區(qū)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，深化信息服務(wù)內(nèi)容。把服務(wù)工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)向信息的深加工和信息資源的開發(fā)利用上來(lái)。

通過(guò)拓寬信息來(lái)源，深化檔案信息加工等手段，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，樹立城建檔案服務(wù)品牌，展示城建檔案館的地位和作用。伴隨著社會(huì)的發(fā)展和用戶信息需求的變化，信息服務(wù)也處于不斷發(fā)展和深化之中，當(dāng)前的城建檔案信息服務(wù)正在發(fā)生歷史性的變革，信息服務(wù)的內(nèi)容、方向以及模式也都面臨著新的調(diào)整?？傮w看來(lái)，城建檔案信息服務(wù)已經(jīng)取得了較大進(jìn)步，基本實(shí)現(xiàn)了服務(wù)內(nèi)容綜合化，服務(wù)理念的社會(huì)化，但與其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)相比，城建檔案的利用率還是不盡人意。因此我們應(yīng)該從城建檔案信息服務(wù)創(chuàng)新上下功夫來(lái)吸引公眾的注意力，以引導(dǎo)需求，創(chuàng)造需求，使城建檔案在信息利用方面有進(jìn)一步的提高。

服務(wù)理念的創(chuàng)新城建檔案工作者在新的歷史時(shí)期，應(yīng)該以改革的精神研究新形勢(shì)下的新問(wèn)題、新特點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)城建檔案工作的根本性轉(zhuǎn)變。一是樹立市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)管理模式向以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)為導(dǎo)向的管理模式的轉(zhuǎn)變。二是樹立法制意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)城建檔案管理工作由經(jīng)濟(jì)、行政手段管理向依法管理轉(zhuǎn)變。三是樹立信息意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)以城建檔案實(shí)體管理為主向以城建檔案信息開發(fā)、利用為主轉(zhuǎn)變。四是樹立現(xiàn)代化意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)手工和簡(jiǎn)單技術(shù)型管理向城建檔案信息數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。五是樹立社會(huì)化意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)城建檔案的單一型、被動(dòng)型服務(wù)向全方位、全過(guò)程滿足社會(huì)需求的主動(dòng)服務(wù)方式轉(zhuǎn)變。六是樹立人才意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作人才意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作人才素質(zhì)由單一專業(yè)型向一專多能型的復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

篇3

一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

從目前來(lái)看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問(wèn)題：

1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對(duì)電子文件沒(méi)有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對(duì)電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問(wèn)題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒(méi)有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問(wèn)題，因此極不安全。

3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對(duì)其價(jià)值的斷定和對(duì)其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對(duì)于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來(lái)說(shuō)，就是解決文件的去留問(wèn)題。然而，現(xiàn)在有些單位對(duì)歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒(méi)在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來(lái)了諸多不便。

4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。

造成上述問(wèn)題的原因主要有兩個(gè)方面

1、思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識(shí)它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，這些人觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來(lái)對(duì)待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來(lái)了影響，這是原因之一。

2、管理工作滯后問(wèn)題。目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國(guó)家對(duì)電子文件的歸檔管理還沒(méi)有具體法律法規(guī)，許多單位對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒(méi)有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來(lái)不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之

三、提高單位電子文件管理水平的對(duì)策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：

1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手

在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)?，如果?yīng)該收集歸檔的文件而沒(méi)有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用。“對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過(guò)程的信息考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無(wú)紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。”

2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過(guò)整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說(shuō)明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。

3、健全電子文件管理的檢查審核制度

2001年10月16日，國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對(duì)文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過(guò)程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>

4、規(guī)范公文制作和控制程序

對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來(lái)源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)文件處理過(guò)程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。

5、加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理

要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對(duì)濕度保持在35-40%之間，同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中安全、穩(wěn)定。

6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來(lái)，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過(guò)大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對(duì)此類人才可以經(jīng)過(guò)短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對(duì)他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

參考文獻(xiàn)：

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要轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)安全意識(shí)

檔案部門要充分利用檔案信息資源優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)館際合作，利用信息技術(shù)，走出去為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);要走市場(chǎng)化的道路，在服務(wù)形式和途徑上進(jìn)行創(chuàng)新，如:開展網(wǎng)上檔案信息查閱，提供網(wǎng)上檔案信息咨詢服務(wù)，提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和效率。檔案工作人員要提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變思想觀念，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，增強(qiáng)檔案信息安全意識(shí)和責(zé)任心，增強(qiáng)保密觀念和意識(shí)。

建立健全各項(xiàng)檔案管理制度

為確保電子檔案信息的安全，必須建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的保管、保密和利用制度。

1建立電子檔案歸檔管理制度，推行雙套歸檔制

實(shí)行雙套歸檔制，即所有的檔案文件通過(guò)電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種形式同時(shí)進(jìn)行保存，電子檔案文件存檔時(shí)必須進(jìn)行安全檢查，兩種檔案要保持一致。另，在對(duì)電子檔案內(nèi)容更改的同時(shí)注意電子檔案和紙質(zhì)檔案的相符。

2建立嚴(yán)格的保管、保密制度

所有歸檔的電子檔案文件都要進(jìn)行保護(hù)處理。作為存儲(chǔ)介質(zhì)的光盤、硬盤等，應(yīng)處于只讀狀態(tài)，用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息，不能做任何修改，確保電子檔案信息的原始性。電子檔案文件要定期進(jìn)行安全性、有效性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)介質(zhì)或信息有損壞，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或拷貝。存儲(chǔ)設(shè)備更新時(shí)也必須制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。

3加強(qiáng)電子檔案的提供利用管理

建立便于電子檔案利用的管理系統(tǒng)，同時(shí)加強(qiáng)電子檔案利用人權(quán)限的管理。電子檔案文件在提供利用時(shí)，要防止利用過(guò)程中的信息泄密和信息損壞。此外，在向公眾網(wǎng)上傳檔案信息時(shí)，要提高安全意識(shí)，防止失密、篡改事件的發(fā)生。

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行

電子檔案信息安全是以與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)保證的，高質(zhì)量的電子檔案信息管理平臺(tái)，與辦公自動(dòng)化、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)連通，連接計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)電子檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化。

1保證載體物理上的安全

電子檔案載體主要有磁帶、磁盤、光盤等。由于這些載體自身的脆弱性，決定了其對(duì)保管環(huán)境的高要求。所以，我們要為其提供適合的、嚴(yán)格的保管環(huán)境:將電子檔案存放在無(wú)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕性氣體和溫濕度適中的環(huán)境中;存放要避光;做好衛(wèi)生工作，定期除塵;存放時(shí)不要大量堆積、應(yīng)在盒中直立存放，以防被壓壞，避免磨擦和劃痕;避開磁場(chǎng)和電場(chǎng)、防止有害生物、防止機(jī)械震動(dòng)等。

2做好數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)工作

備份技術(shù)是一種數(shù)據(jù)安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個(gè)非常重要的技術(shù)手段。一旦原始數(shù)據(jù)丟失或遭到破壞，可以利用備份數(shù)據(jù)把原始數(shù)據(jù)恢復(fù)出來(lái)，使系統(tǒng)能夠正常工作，這樣就可避免因文件被毀所帶來(lái)的重大損失。數(shù)據(jù)備份對(duì)象為:各類檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)。為確保電子檔案的存儲(chǔ)安全，要嚴(yán)格執(zhí)行雙備份制度，即:一套封存，另一套提供借閱。必要時(shí)可封存兩套。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)，確保關(guān)鍵信息能在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復(fù)。

采用先進(jìn)技術(shù)，確保電子檔案信息的安全

我國(guó)數(shù)據(jù)信息安全的保障主要依靠技術(shù)的不斷升級(jí)，如加密技術(shù)、身份認(rèn)證、防火墻、網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)等。

1加密技術(shù)

由于電子檔案信息具有的可復(fù)制性和部分文檔的性，可采用加密簽署技術(shù)，不僅可以避免因電子檔案信息被復(fù)制而帶來(lái)的危險(xiǎn)因素，也可以確保電子檔案信息的原始性，還可以保證性電子檔案信息不被公開，以確保電子檔案信息的真實(shí)性。

2防火墻技術(shù)

通過(guò)在互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)關(guān)上安置用于阻擋外部不安全因素影響的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)屏障，并分別進(jìn)行分組過(guò)濾與IP偽裝，監(jiān)視整個(gè)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)外通信，以阻止黑客訪問(wèn)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部網(wǎng)的保護(hù)功能。

3網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)

利用網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)就是通過(guò)專用的通信設(shè)備、專有的安全協(xié)議及加密驗(yàn)證機(jī)制和應(yīng)用底層技術(shù)提取并鑒別認(rèn)證技術(shù)，用于隔離有害信息的攻擊。在確立網(wǎng)絡(luò)可信度之外及保證網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部信息不被泄露的情況下，從而在各級(jí)安全網(wǎng)絡(luò)間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)確保了網(wǎng)絡(luò)之間數(shù)據(jù)交換的安全性和可控性，杜絕計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的自身漏洞導(dǎo)致的安全風(fēng)險(xiǎn)。

加強(qiáng)專門人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

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關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；區(qū)別

一、引言

計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生和應(yīng)用極大的改變了人類發(fā)展的進(jìn)程和方式，尤其是二十一世紀(jì)以來(lái)，各種相關(guān)的電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，更是對(duì)人們的溝通方式和生活方式實(shí)現(xiàn)了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統(tǒng)管理模式，實(shí)現(xiàn)了信息化的管理。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統(tǒng)的檔案管理的區(qū)別。下文中筆者將從幾個(gè)方面對(duì)該問(wèn)題進(jìn)行分析。

二、電子文件檔案化管理的基本含義

所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過(guò)程中，使用電子信息技術(shù)手段對(duì)其文件進(jìn)行數(shù)據(jù)形式的存儲(chǔ)和管理。在這個(gè)過(guò)程中不需要用到傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)的檔案的有效管理，一般來(lái)說(shuō)，電子文件的檔案化管理要通過(guò)一定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。

由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統(tǒng)的文件和檔案的管理方式來(lái)進(jìn)行，也就是說(shuō)不能夠按照傳統(tǒng)的文件管理的方式對(duì)各種資料進(jìn)行存放。但是同所有的檔案管理活動(dòng)一樣，電子檔案也需要經(jīng)過(guò)文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個(gè)階段。而我國(guó)的相關(guān)檔案管理辦法也對(duì)文件檔案的管理形式有著非常明確的規(guī)定。所以，在落實(shí)的過(guò)程中，有關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行檔案管理的靈活調(diào)整，以更好的適應(yīng)自身的特點(diǎn)和檔案管理的流程。

在這個(gè)過(guò)程中，要注意的是電子文件同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件有著非常明確的本質(zhì)區(qū)別，他們的存儲(chǔ)形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過(guò)程中，應(yīng)該充分的認(rèn)識(shí)到電子文件的編碼和解碼的特點(diǎn)，并且由于不同格式的電子文件對(duì)于介質(zhì)的要求是不同的，不可以采用傳統(tǒng)檔案管理方式的統(tǒng)一紙質(zhì)管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過(guò)程中，我們還有很多的問(wèn)題要明確。

三、電子文件的檔案化管理同傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對(duì)電子文件采取社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來(lái)管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

第一、電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統(tǒng)一的搜集所填表格和報(bào)告，在這個(gè)過(guò)程中需要經(jīng)過(guò)一定的周期，也就是說(shuō)要對(duì)某項(xiàng)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，應(yīng)先制定一個(gè)固定的表格和紙質(zhì)材料，然后進(jìn)行發(fā)放、收回。

第二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對(duì)于電子文件就比較簡(jiǎn)便，是通過(guò)一定部門的證明開據(jù)，對(duì)現(xiàn)有的材料進(jìn)行更改，在更改的過(guò)程中，由于介質(zhì)是紙制品，所以沒(méi)有嚴(yán)格的驗(yàn)證程序和要求，對(duì)于材料的保密性的要求也并不十分高。

第三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過(guò)對(duì)紙制品資料的存儲(chǔ)進(jìn)行的，也就是說(shuō)在管理過(guò)程中必須要占用一定的空間，而且要嚴(yán)格的控制存儲(chǔ)的環(huán)境，避免由于受潮和其他環(huán)境因素導(dǎo)致紙制品的破損和損毀，所以，傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。

第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí) 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。傳統(tǒng)的檔案管理在分類的過(guò)程中，需要工作人員和檔案管理人員進(jìn)行手工的分揀，也就是說(shuō)要根據(jù)不同的類目要求和類型的區(qū)別，對(duì)各種檔案材料進(jìn)行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，還容易導(dǎo)致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現(xiàn)代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問(wèn)題。

第五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)某一個(gè)資料的查詢，必須要通過(guò)專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說(shuō)要耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力，但是現(xiàn)代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。

四、總結(jié)

綜上所述，現(xiàn)代電子檔案的信息化管理同傳統(tǒng)檔案管理有著非常明確的差異和區(qū)別，這些問(wèn)題都應(yīng)該引起有關(guān)部門的注意和重視，以便更好的實(shí)現(xiàn)自身檔案管理的系統(tǒng)升級(jí)和優(yōu)化，更好的利用電子檔案管理技術(shù)對(duì)企事業(yè)單位進(jìn)行管理?！?/p>

參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵詞：建筑工程；電子文件；檔案管理

隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步，電子文檔被廣泛的應(yīng)用在建筑工程的信息處理中，與此同時(shí)，由于我國(guó)建筑工程電子文件管理體系的不完備，導(dǎo)致建筑工程方面的電子文檔出現(xiàn)管理混亂、信息不全等不良現(xiàn)象，因此，我們必須加強(qiáng)建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。

1我國(guó)建筑工程電子文件的檔案管理現(xiàn)狀

我國(guó)建筑工程電子文檔與發(fā)達(dá)國(guó)家相比仍然存在一定的不足之處，這就導(dǎo)致建筑工程電子文檔的現(xiàn)狀存在著很多的問(wèn)題，我們必須清楚的認(rèn)識(shí)到現(xiàn)有建筑工程電子文件檔案管理的現(xiàn)狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。1.1電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強(qiáng)的操作，因此對(duì)于相關(guān)文件管理人員的專業(yè)要求比較高，但是由于我國(guó)文件管理人員儲(chǔ)備不夠豐富，部分地區(qū)的文件管理人員專業(yè)技能不夠，無(wú)法完成復(fù)雜的文件檔案管理工作，這就導(dǎo)致很多地區(qū)存在電子文件歸檔不到位的情況。1.2電子文件檔案管理人員職責(zé)界定模糊。在我國(guó)，目前很多建筑工程場(chǎng)所對(duì)于電子文件檔案管理人員的職責(zé)界定十分模糊，大部分企業(yè)單位將電子文件檔案管理工作交由計(jì)算機(jī)技術(shù)人員負(fù)責(zé)，但計(jì)算機(jī)技術(shù)人員由于缺乏相關(guān)的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會(huì)出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致建筑工程電子文件檔案管理產(chǎn)生混亂的情況。1.3電子文件的真實(shí)性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴(yán)重的一個(gè)問(wèn)題就是真實(shí)性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項(xiàng)目，有內(nèi)容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對(duì)工作敷衍了事，導(dǎo)致電子文件內(nèi)容可讀性很差。這些情況都使現(xiàn)有的建筑工程電子文件所提供的內(nèi)容可用性不強(qiáng)。1.4對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔在實(shí)際保管中十分容易出現(xiàn)丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對(duì)紙質(zhì)的文件檔案進(jìn)行替換。對(duì)紙質(zhì)文檔的替換工作十分復(fù)雜，建筑工程方面的文檔內(nèi)容較多，落實(shí)電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業(yè)性不足，很多紙質(zhì)文檔的替換都存在著不夠準(zhǔn)確完整的情況。

2實(shí)現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的有效措施

針對(duì)我國(guó)建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問(wèn)題，需要采取相應(yīng)的措施，來(lái)保證良好的文件管理，從而實(shí)現(xiàn)電子文件的普及，為建筑工程項(xiàng)目的有效落實(shí)奠定良好的基礎(chǔ)。2.1對(duì)建筑工程電子文件實(shí)行統(tǒng)一格式。建筑工程方面的電子文件較為復(fù)雜，如果沒(méi)有統(tǒng)一的格式，在文件查詢的時(shí)候十分的困難，因此，統(tǒng)一建筑工程電子文件的格式是一項(xiàng)重要的工作要求。統(tǒng)一格式可以對(duì)信息查詢提供有效的保證，同時(shí)有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯(cuò)等。2.2明確檔案管理人員的職責(zé)。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責(zé)可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設(shè)立專門的檔案管理人員，對(duì)相關(guān)電子文件進(jìn)行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作專業(yè)性，增強(qiáng)電子文件檔案管理技能。2.3普及建筑工程電子文件檔案管理的意識(shí)。對(duì)于建筑工程單位來(lái)說(shuō)，具有完善電子文件管理的意識(shí)是極為重要的，因此，相關(guān)的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實(shí)到各個(gè)建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程項(xiàng)目的各個(gè)階段落實(shí)電子文件工作。對(duì)于電子文件的整理不能只在建筑工程項(xiàng)目完成后進(jìn)行整理，在工程項(xiàng)目進(jìn)行的各個(gè)階段都需要落實(shí)電子文件的整理工作。對(duì)于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對(duì)于以后的工作查詢來(lái)說(shuō)，是十分重要的基礎(chǔ)性內(nèi)容。因此在電子文件的處理過(guò)程中，保證信息的真實(shí)性，防止企業(yè)人員為了粉飾項(xiàng)目而隨意篡改電子文件的內(nèi)容。2.5提高對(duì)于電子文件的鑒定技術(shù)。在建筑工程電子文件的整理方面，真實(shí)性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關(guān)項(xiàng)目的全部真實(shí)信息，同時(shí)能為查詢者提供有效的信息內(nèi)容?；谶@樣的要求，就需要提高對(duì)于電子文件的鑒定技術(shù)，確保建筑工程電子文件的真實(shí)性和有效性。可以聘用專業(yè)的鑒定人員，對(duì)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行查詢，確保電子文件沒(méi)有相關(guān)內(nèi)容的遺漏以及篡改。2.6完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關(guān)體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對(duì)于電子文件的內(nèi)容需要進(jìn)行核實(shí)，另一方面，對(duì)于已經(jīng)歸檔的文件要合理的保存，防止網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵導(dǎo)致文件受損等情況的發(fā)生。同時(shí)要嚴(yán)防不法分子對(duì)于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。

建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項(xiàng)目有效實(shí)施的基礎(chǔ)，因此，我們需要從各個(gè)方面提高文檔管理工作效率，從而及時(shí)準(zhǔn)確的記錄工程項(xiàng)目中的各項(xiàng)內(nèi)容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準(zhǔn)確真實(shí)。只有實(shí)現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國(guó)的建筑工程項(xiàng)目有更好的發(fā)展空間。

作者:李薇 單位:哈爾濱市國(guó)家投資項(xiàng)目評(píng)審中心

參考文獻(xiàn)

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篇8

企業(yè)文化隨著企業(yè)的產(chǎn)生而存在，而企業(yè)檔案者在企業(yè)產(chǎn)生后，在企業(yè)的各種生產(chǎn)、經(jīng)驗(yàn)、過(guò)程當(dāng)中產(chǎn)生的各種歷史資料。企業(yè)文化包含了企業(yè)物質(zhì)文化、精神文化以及制度文化。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度下，企業(yè)能在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于不敗之地，有了企業(yè)文化的先進(jìn)，就有了競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)。在社會(huì)主義文化建設(shè)的大浪潮中，必將促使企業(yè)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展。企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展必將帶動(dòng)企業(yè)檔案與企業(yè)文化的發(fā)展，因?yàn)闄n案和文化是在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的財(cái)富。企業(yè)檔案是企業(yè)文化的表現(xiàn)形式之一，企業(yè)檔案隨著企業(yè)的發(fā)展而產(chǎn)生，得以保存的檔案將會(huì)使得企業(yè)文化不斷的傳承下去。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作不僅可為企業(yè)文化建設(shè)提供借鑒參考依據(jù)，同時(shí)又是企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)在要求。一方面，企業(yè)文化建設(shè)離不開企業(yè)檔案這一內(nèi)容；另一方面，企業(yè)檔案記錄和傳承了企業(yè)文化。

二、企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的作用

1.企業(yè)檔案是企業(yè)文化的歷史見證。企業(yè)檔案是記錄企業(yè)發(fā)展的一部奮斗史，記載了企業(yè)的過(guò)去，見證了企業(yè)的現(xiàn)在，是企業(yè)歷史的證明者，同時(shí)承載和傳承了企業(yè)的無(wú)形和有形文化。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)的各種檔案資料也將越來(lái)越豐富，所在承載的歷史文化也將越來(lái)越多樣化，檔案記錄保存內(nèi)容也將非常豐富，檔案管理工作也將越做越復(fù)雜。在企業(yè)不同時(shí)期的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，記錄下來(lái)的各種視頻、圖像及文字檔案等將為企業(yè)精神文化、物質(zhì)文化和制度文化的建設(shè)提供參考依據(jù)。

2.企業(yè)檔案?jìng)鬟f企業(yè)文化建設(shè)正能量。檔案資料是文化的載體，弘揚(yáng)企業(yè)文化傳遞正能量發(fā)揮了重要作用。這主要是由于企業(yè)文化是在企業(yè)檔案、企業(yè)發(fā)展歷史中提煉出來(lái)的有利于企業(yè)不斷發(fā)展的精神產(chǎn)物。而檔案充當(dāng)文化的一類載體，常常作為企業(yè)提高核心競(jìng)爭(zhēng)力、擴(kuò)大再生產(chǎn)的根據(jù)，同時(shí)更是企業(yè)維護(hù)自身在競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中的合法權(quán)益的重要保證。

3.塑造企業(yè)的核心文化。企業(yè)不停的發(fā)展、社會(huì)不斷的進(jìn)步，企業(yè)文化同樣處在不斷的更新、發(fā)展當(dāng)中。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，需要面臨很多選擇與判斷，而企業(yè)要根據(jù)自身的實(shí)際情況作出何種選擇與判斷又只能借鑒與企業(yè)檔案，在檔案中吸收各種經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。因?yàn)闄n案中記錄著的并不全是企業(yè)光輝的一面，同樣存在失誤和不足的一方面。只有結(jié)合其實(shí)檔案資料，根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行合理的判斷與選擇，才能推動(dòng)公司事業(yè)不斷向前發(fā)展。

三、優(yōu)化企業(yè)檔案管理，服務(wù)企業(yè)文化建設(shè)

眾多企業(yè)將企業(yè)文化建設(shè)工作作為新世紀(jì)的企業(yè)建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容之一，一些企業(yè)在自身不斷發(fā)展過(guò)程中逐步形成適合企業(yè)發(fā)展、順應(yīng)社會(huì)發(fā)展歷史潮流的特色文化。近年來(lái)，企業(yè)文化建設(shè)方面得到了重視，而作為企業(yè)文化載體之一的企業(yè)檔案在管理方面仍然存在著諸多的不足之處。因而，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各部門主管負(fù)責(zé)人及企業(yè)員工，特別是檔案管理部門及其員工必須高度重視檔案管理工作，以服務(wù)于企業(yè)文化的建設(shè)。公司應(yīng)該從以下三個(gè)方面入手：

（1）重視企業(yè)檔案管理工作，并將其納入企業(yè)文化建設(shè)管理工作當(dāng)中；

（2）提高檔案管理人員的工作能力及個(gè)人素質(zhì)，保證檔案質(zhì)量，為企業(yè)文化建設(shè)提供基礎(chǔ)保證；

（3）不斷更新檔案管理新技術(shù)新設(shè)備以適應(yīng)全球經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，為企業(yè)文化建設(shè)更好的服務(wù)。

四、總結(jié)

篇9

關(guān)鍵詞：職業(yè)道德；檔案管理；人員；研究

檔案作為記錄一個(gè)人的學(xué)歷信息、經(jīng)驗(yàn)等各種信息的載體，在企業(yè)發(fā)展以及個(gè)人發(fā)展中都發(fā)揮著重要的作用，它不僅能夠體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的歷史發(fā)展以及現(xiàn)在的建設(shè)情況，同時(shí)也是企業(yè)進(jìn)行人事管理的重要依據(jù)。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和規(guī)模的壯大，企業(yè)的檔案管理工作越來(lái)越復(fù)雜，這樣就要求檔案管理的相關(guān)人員要具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)，在工作中嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行檔案管理。本文就檔案管理工作的現(xiàn)狀以及工作人員職業(yè)道德建設(shè)進(jìn)行分析和研究。

一、檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)建設(shè)的意義

為了能夠更好地進(jìn)行企業(yè)的檔案管理工作，相關(guān)的工作人員要具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，這主要是因?yàn)椋菏紫戎挥邢嚓P(guān)工作人員具有職業(yè)道德素質(zhì)，在檔案管理中能夠有較強(qiáng)的責(zé)任心，他們的職業(yè)道德素質(zhì)要求他們熱愛檔案管理工作，從思想上重視檔案管理工作，進(jìn)而促使他們能夠在實(shí)際的工作中無(wú)私奉獻(xiàn)，認(rèn)真工作，切實(shí)履行檔案管理工作的職責(zé)；其次職業(yè)道德素質(zhì)能夠有效地提高檔案管理人員為企業(yè)以及企業(yè)員工服務(wù)的質(zhì)量，作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，檔案管理工作也是進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部服務(wù)體系的重要組成部分，檔案管理人員你在實(shí)際的工作中要重視這份工作，同時(shí)要加強(qiáng)職業(yè)道德素質(zhì)教育和學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度，進(jìn)而提高他們對(duì)企業(yè)內(nèi)部的服務(wù)質(zhì)量；最后提高檔案管理工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)能夠更好地提高檔案管理工作質(zhì)量和水平，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和規(guī)模的壯大，企業(yè)在實(shí)際的檔案管理工作中將會(huì)面臨著更多新的挑戰(zhàn)和變化，這些工作上的變化和挑戰(zhàn)將會(huì)要求檔案管理工作人員要從不同的角度和層面上進(jìn)行問(wèn)題分析，這樣就要求檔案管理工作人員具有較高的職業(yè)道德素質(zhì)。

二、檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)的現(xiàn)狀

企業(yè)檔案管理工作主要是依賴于檔案管理的相關(guān)工作人員，具有較高職業(yè)道德素質(zhì)的工作人員能夠更好地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，但是在實(shí)際的檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)過(guò)程中仍然存在一些問(wèn)題需要解決，具體存在的問(wèn)題如下:1.服務(wù)意識(shí)差。目前企業(yè)的檔案管理工作中員工實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)以檔案資料是保密文件，不允許其他員工查看，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案資料的開放性比較差，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因就是檔案管理工作人員沒(méi)有必要的服務(wù)意識(shí)，在工作中他們沒(méi)有意識(shí)到檔案工作是為企業(yè)提供服務(wù)的，除此之外檔案管理人員的日常工作中服務(wù)態(tài)度也非常傲慢。2.責(zé)任感不強(qiáng)。檔案管理工作因?yàn)槠渥陨砭哂械膹?fù)雜性、細(xì)致性、保密性特點(diǎn)，所以要求檔案管理工作人員需要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)格按照國(guó)家以及企業(yè)的相關(guān)規(guī)定和制度執(zhí)行實(shí)際的檔案管理工作，但是在實(shí)際的工作中經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)，因?yàn)闄n案管理工作人員在實(shí)際的工作中沒(méi)有責(zé)任心導(dǎo)致檔案資料損壞、丟失甚至是重要文件信息被泄露等問(wèn)題。3.專業(yè)技能素質(zhì)不高。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作的職位招聘時(shí)，并沒(méi)有根據(jù)崗位的具體工作職能進(jìn)行員工招聘，許多檔案管理工作人員是由企業(yè)其他部門的員工兼任檔案管理的工作人員，這樣就會(huì)導(dǎo)致他們的專業(yè)技能素質(zhì)不高，工作效率低下，具體表現(xiàn)在首先是檔案管理的工作人員不是很熟悉檔案管理的具體工作流程，這樣導(dǎo)致檔案資料的存放沒(méi)有制度性，為檔案查閱造成嚴(yán)重的不利影響；其次是檔案管理工作人員自身沒(méi)有較強(qiáng)的邊沿能力，他們只是了解一些基本的管理知識(shí)，但是在實(shí)際的工作中缺少專業(yè)能力。

三、檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)建設(shè)的途徑

檔案管理本身就是一門標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化極強(qiáng)的學(xué)科知識(shí)，在實(shí)際的管理工作中相關(guān)的工作人員不僅要具備專業(yè)的能力和素養(yǎng)，同時(shí)還需要有較高的職業(yè)道德素質(zhì)。本文就企業(yè)檔案管理中工作人員職業(yè)道德建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析和研究，具體解決途徑如下：1.端正工作態(tài)度，認(rèn)真工作。為了能夠更好地提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，首先應(yīng)該要端正檔案管理工作人員的工作態(tài)度，在實(shí)際的工作中，要讓員工意識(shí)到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的工作認(rèn)識(shí)，檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，同時(shí)也是體現(xiàn)旅行自己工作職責(zé)的崗位；其次是要提高檔案管理工作人員的敬業(yè)精神，要鼓勵(lì)他們認(rèn)真工作，做好自己崗位的工作；最后是要提高檔案管理工作人員的責(zé)任感，使其能夠熱愛自己的工作，并無(wú)私奉獻(xiàn)，在工作中腳踏實(shí)地，認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好各種細(xì)節(jié)工作。只有工作人員的態(tài)度端正了，在實(shí)際的工作中他們才能夠認(rèn)真對(duì)待自己的工作，并做好自己的工作。2.提高服務(wù)水平和質(zhì)量。檔案管理工作的目的和本質(zhì)就是為企業(yè)提供檔案服務(wù)。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和規(guī)模壯大，檔案管理工作人員應(yīng)該要與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)的被動(dòng)管理模式，不斷創(chuàng)新，推動(dòng)專業(yè)化的服務(wù)管理模式，在實(shí)際的檔案管理工作中要以用戶的需求作為工作的出發(fā)點(diǎn)，重視對(duì)企業(yè)提供服務(wù)的實(shí)效工作，在提供檔案服務(wù)的過(guò)程中要堅(jiān)持以人為本的原則，突破單一的檔案服務(wù)模式，以企業(yè)未來(lái)的發(fā)展作為著眼點(diǎn)，充分利用企業(yè)發(fā)展以及社會(huì)大環(huán)境，積極創(chuàng)新，提高檔案管理的人性化服務(wù)，提高檔案管理服務(wù)的水平和質(zhì)量。3.提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能。為了能夠促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)該要與時(shí)俱進(jìn)。隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理方式和模式需要進(jìn)行較大的改變，這些改變就要求檔案管理工作人員需要不斷提高自身的專業(yè)技能，具體提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能途徑有：首先是可以通過(guò)網(wǎng)上學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等不同方式進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，提高自身的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，這樣能夠在檔案管理的具體工作中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)促使檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化；其次是檔案管理工作人員需要提高自身的創(chuàng)新能力，在實(shí)際的工作中檔案管理人員要推陳出新，用積極、創(chuàng)新的思想來(lái)面對(duì)工作中遇到的問(wèn)題，經(jīng)過(guò)多方面經(jīng)驗(yàn)考察、借鑒和分析，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新企業(yè)的檔案管理工作，繼而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)化；最后企業(yè)應(yīng)該要不斷完善和規(guī)范檔案管理的相關(guān)制度，要重視檔案管理工作人員的實(shí)際工作待遇和福利，不僅要在精神層面上要為提高檔案管理工作人員專業(yè)技能提供支持，同時(shí)還應(yīng)該要提供必要的物質(zhì)支持。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，企業(yè)的發(fā)展也是十分迅速，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大。檔案管理工作時(shí)企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，為了能夠促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)需要十分重視檔案管理工作，在實(shí)際的工作中要加強(qiáng)檔案管理工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)，端正他們的工作態(tài)度，使其能夠熱愛檔案管理工作，對(duì)工作富有責(zé)任心，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際的工作中不斷提高自己的服務(wù)質(zhì)量和水平，提高自身的檔案管理專業(yè)技能，進(jìn)而提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率，完善檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

作者:王艷 單位:沈丘縣史志辦

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篇10

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案；管理

檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富, 也是信息資源的重要組成部分。開發(fā)檔案信息資源是檔案工作為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的重要途徑, 是檔案工作自我完善的重要內(nèi)容。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展, 以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代化信息處理技術(shù)正在逐漸深入到城建檔案管理之中。怎樣有效開發(fā)檔案信息資源、以怎樣的方式實(shí)現(xiàn)工作管理的創(chuàng)新,運(yùn)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)最大限度地服務(wù)于社會(huì)等,已經(jīng)成為各級(jí)城建檔案管理部門面臨的問(wèn)題。

一、城建檔案管理面臨的新形勢(shì)

（一）世界經(jīng)濟(jì)一體化下與國(guó)際慣例接軌的要求

世界經(jīng)濟(jì)一體化的形勢(shì)在不斷地變化，對(duì)城建檔案管理工作來(lái)說(shuō)，至少提出了兩點(diǎn)新要求，一是要求檔案管理工作要更加規(guī)范，要盡可能縮短與世界發(fā)達(dá)國(guó)家檔案管理水平之間的距離，滿足與國(guó)際慣例接軌的要求。二是要求檔案管理要發(fā)揮為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供支撐和依據(jù)作用，隨時(shí)為城市規(guī)劃與建設(shè)、招商引資等提供“全、新、準(zhǔn)”的信息。

（二）我國(guó)加快現(xiàn)代化與城市化進(jìn)程的形勢(shì)

對(duì)于城鎮(zhèn)特別是大城市來(lái)說(shuō)，加快現(xiàn)代化與城市化進(jìn)程的一個(gè)重要變化，就是城市快速、不斷地向橫向拓展和縱深發(fā)展。老城由于空間有限，更新改造往往采用立體化方式向空中和地下縱深發(fā)展，為更好地解決老城問(wèn)題，很多城市特別是大城市還將向新區(qū)拓展。城建檔案管理面臨的將是信息量加大和信息更新速度加快帶來(lái)的工作量的加大，這對(duì)管理手段和管理效益提出了新要求。

（三）我國(guó)加快法制建設(shè)和公民法律意識(shí)加強(qiáng)的形勢(shì)

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的逐步完善，體制和制度改革力度的加大，我國(guó)加快了立法的速度，公民的法制意識(shí)也進(jìn)一步加強(qiáng)。

二、城建檔案管理的特點(diǎn)

（一）復(fù)雜性

城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復(fù)雜性。城建檔案涉及城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理、城市環(huán)境保護(hù)、抗震防災(zāi)、城市規(guī)劃管理政策法規(guī)等數(shù)十個(gè)方面或?qū)I(yè)，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構(gòu)筑物、管線、設(shè)施等各種類型，以及文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的記錄，其復(fù)雜性可想而知。

（二）動(dòng)態(tài)性

城市無(wú)論是興旺還是衰落，都在時(shí)刻經(jīng)歷著不斷變化的過(guò)程，而作為真實(shí)記錄城市發(fā)展變化過(guò)程的城市建設(shè)檔案，其保管的城建信息具有動(dòng)態(tài)性的特征。動(dòng)態(tài)性就是要求檔案管理能夠及時(shí)提供真實(shí)反映城市建設(shè)管理現(xiàn)狀的最新信息。

（三）準(zhǔn)確性

大到與城市相關(guān)的系統(tǒng)性基礎(chǔ)設(shè)施的改擴(kuò)建、尤其是地下系統(tǒng)的建設(shè)，中到某一個(gè)建設(shè)工程的改擴(kuò)建，小到一套房子的法律糾紛，城建檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設(shè)和法律依據(jù)，如果不能保證其準(zhǔn)確性和可靠性，將會(huì)給國(guó)家、企業(yè)、個(gè)人造成重大經(jīng)濟(jì)損失，甚至引起災(zāi)害性事故。

三、城建檔案管理問(wèn)題的具體對(duì)策分析

（一）以創(chuàng)新的工作管理模式逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂, 是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力,也是一個(gè)政黨永葆生機(jī)的源泉。當(dāng)前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，改革開放深入進(jìn)行，城市化步伐加快， 城市建設(shè)日新月異，這些對(duì)新時(shí)期城建檔案工作提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案觀念和老的做法已經(jīng)難以適應(yīng)新的形勢(shì)。所以，如何創(chuàng)新性地開展城建檔案工作，逐步實(shí)現(xiàn)工作的現(xiàn)代化是城建檔案工作者著重思考的問(wèn)題。城建檔案管理現(xiàn)代化其實(shí)質(zhì)是檔案管理模式和工作方式從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主向現(xiàn)代化的檔案數(shù)字化收集、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)送等轉(zhuǎn)變, 以信息化形式為社會(huì)提供服務(wù)。因此，只有創(chuàng)新工作管理模式才能逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

第一，檔案載體不斷發(fā)展導(dǎo)致管理載體方式的創(chuàng)新。檔案載體是檔案信息存儲(chǔ)的介質(zhì), 它與社會(huì)發(fā)展階段相適應(yīng)，具有鮮明的時(shí)代特征。檔案的載體從古代的甲骨、金石、簡(jiǎn)牘、紙張逐漸發(fā)展到現(xiàn)在的以膠片、光盤、磁帶等為代表的影像技術(shù)載體。尤其是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所需的信息載體越來(lái)越成為現(xiàn)代檔案的主要載體，電子文件、電子檔案也會(huì)越來(lái)越多地出現(xiàn)在我們的工作和生活中。新型載體檔案需要特定的保管條件、技術(shù)和利用手段，這些都是傳統(tǒng)檔案管理方式所不能勝任的。另外，歲月的流失使得古老檔案逐漸自然老化，也需要采用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行搶救。檔案載體的現(xiàn)代化必然導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化。

第二，現(xiàn)代化城市建設(shè)發(fā)展是實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理的主體。城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作的真實(shí)記錄，是城市建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)和城市管理科學(xué)化的窗口。與一般檔案相比，城建檔案有其獨(dú)特性：真實(shí)性、廣泛性、系統(tǒng)性和依據(jù)性。隨著我國(guó)城建開發(fā)事業(yè)的蒸蒸日上，城建檔案數(shù)量劇增，工作量不斷增加，利用率越來(lái)越高，城建檔案的管理難度也將日益增大。原始的手工管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代化城建檔案管理的需求，城建檔案管理工作正在逐步從原始的手工管理向采用現(xiàn)代化技術(shù)手段過(guò)渡，由實(shí)體化管理向信息化管理發(fā)展。

（二）以創(chuàng)新的服務(wù)理念逐步實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為城市建設(shè)服務(wù)是城建檔案工作的根本目的。城建檔案工作必須緊緊圍繞這個(gè)中心。必須關(guān)注社會(huì)變化、跟蹤經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)，緊隨城市化的潮流，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、城市建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的潛在需求，注重服務(wù)觀念、方式、手段的不斷創(chuàng)新, 實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)型服務(wù)向新型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)城建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（三）在創(chuàng)新工作中隨時(shí)發(fā)現(xiàn)和關(guān)注現(xiàn)代化建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題信息化發(fā)展參差不齊

目前，我國(guó)各地城建檔案信息化水平發(fā)展參差不齊，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)和大城市檔案管理部門信息化水平相對(duì)較高，在管理模式、手段和方法上大多比較規(guī)范，而中小城市由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和業(yè)務(wù)發(fā)展水平的不同，有些信息化程度比較高，管理比較規(guī)范，有些就遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。因此制定全國(guó)統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案管理規(guī)范和技術(shù)規(guī)則，即檔案管理模式，是檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化的需要，也是我國(guó)城建檔案管理事業(yè)發(fā)展的需要。檔案管理模式的規(guī)范化，便于以計(jì)算機(jī)為核心的信息技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用，沒(méi)有規(guī)范化的模式就沒(méi)有檔案管理的現(xiàn)代化。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案管理的質(zhì)量和效率, 才能更好地為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

不斷加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。實(shí)現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代化離不開高素質(zhì)、多元化的復(fù)合型檔案管理人才。城建檔案的內(nèi)涵十分廣泛，涉及城市規(guī)劃、城市勘測(cè)、城市建設(shè)、土地管理、建筑管理等多個(gè)專業(yè)部門的檔案，具有涉及面廣、環(huán)節(jié)眾多、內(nèi)容復(fù)雜、綜合性和整理性強(qiáng)的特點(diǎn)。因此，城建檔案管理人員不但要有一定的城建檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)又要熟練掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)、硬件管理、程序管理和信息系統(tǒng)管理技術(shù)等現(xiàn)代化管理技術(shù)手段，以適應(yīng)信息化建設(shè)時(shí)代的發(fā)展要求，最大程度地發(fā)揮好城建檔案作用。新型載體檔案的安全性問(wèn)題。電子文件、電子檔案給人類的工作、生活和學(xué)習(xí)帶來(lái)方便、快捷的同時(shí)，也帶來(lái)了一定的麻煩和不安全因素。它與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，有著本質(zhì)的不同：如電子文件的數(shù)字化信息形態(tài)、信息與載體的可分離性、讀寫信息的系統(tǒng)依賴性、信息的易修改、易丟失和共享性等特點(diǎn)，存在嚴(yán)重不安全性。因此，檔案管理系統(tǒng)必須采取一定的安全防范措施，提高信息系統(tǒng)的安全性，保護(hù)系統(tǒng)硬件和軟件免受自然災(zāi)害和人為的破壞，確保檔案信息的安全。

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