導語：如何才能寫好一篇人事檔案管理考核，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：人事 人才流動 檔案管理 改革

隨著人才流動的頻繁，傳統(tǒng)意義上的流動人員在迅速增長，人事檔案數(shù)量大幅攀升，人才中介機構(gòu)也由政府人事部門單家獨辦變?yōu)槠渌块T、民營、外資共同參與的多元結(jié)構(gòu)。這對如何管好用好人事檔案提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。

一、人事及人才流動檔案管理的內(nèi)容

人事檔案是在人事管理活動中形成的記述和反映個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及所受獎勵、處罰等方面情況并以個人為單位歸檔保存的原始記錄。流動人員人事檔案管理的范圍主要包括行業(yè)的大中專畢業(yè)生、自費出國留學人員；辭職或被辭退的機關(guān)人員、企事業(yè)人員；外商投資、鄉(xiāng)鎮(zhèn)以及各類民營企業(yè)等；與用人單位解除勞動合同的人員；駐華外國企業(yè)機構(gòu)中方雇員等。

流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構(gòu)。檔案管理的具體工作包括檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等；流動人員身份認定、檔案工資記載、出國（出境）政審工作；經(jīng)授權(quán)的職稱資格考評、合同簽證、社會保險等社會化服務工作。

二、人事和人才流動檔案管理的主要問題

1.“檔案商品化”和“檔案管理盈利化”問題日益突出。目前從每年大量的大學畢業(yè)生，到從國有單位流向其他所有制單位的專業(yè)技術(shù)人員，從高科技的私營企業(yè)，到國有性的事業(yè)單位，涵蓋了我國幾乎所有行業(yè)和人群。但是由于我國發(fā)展條件的制約，流動人員人事檔案管理還沒有實現(xiàn)完全的公益化，人事檔案管理的經(jīng)費來源還要依靠收取檔案管理費，這一定程度上為某些部門提供了尋利空間，輕服務而重盈利的趨勢開始出現(xiàn)?！皺n案商品化”和“檔案管理盈利化”的問題日益突出，最終導致檔案多頭管理，檔案的公益性程度不高，面臨失信危險。流動人員人事檔案管理中的盈利化傾向造成的一個直接危害就是人事檔案面臨失去信譽的危險，同時刺激多頭管理現(xiàn)象產(chǎn)生。造成檔案管理混亂，嚴肅性、公信力不足。一些中介機構(gòu)受利益驅(qū)使，“搶奪”、騙取、截留、扣壓檔案以及涂改、抽取、銷毀、偽造等違規(guī)現(xiàn)象時有發(fā)生。嚴重擾亂了正常的人事檔案管理工作有序開展，阻礙了人才流動。此外中介機構(gòu)舍本逐末，惡性競爭的情況時有發(fā)生，影響了中介機構(gòu)自我發(fā)展和人才市場健康有序運行。

2.檔案管理效能低下，嚴重影響檔案管理發(fā)揮應有作用。現(xiàn)行人事檔案在內(nèi)容上仍然保持著計劃經(jīng)濟時期的特點，偏重靜態(tài)性資料描述，不能動態(tài)反映個人信用。市場經(jīng)濟條件下檔案的主要功能是對個人的工作能力和道德信用進行綜合的動態(tài)評價，為人才的高效流動提供參考，但現(xiàn)行人事檔案顯然無法滿足這一點。同時，隨著流動人員群體的逐漸壯大，“人檔分離”正在成為趨勢，以往檔案收集方法和程序無法施行，尤其是在一些私營企業(yè)，人事管理非常不規(guī)范，很少對員工進行規(guī)范化的考核，個人的業(yè)績資料進入檔案信息非常困難，很多人才中心存放的檔案很長時間沒有信息補充。較為普遍地存在重收檔（收費）、輕管理的現(xiàn)象。一些單位檔案管理力量薄弱，缺乏熟悉檔案管理政策和業(yè)務的專業(yè)人員，檔案不能及時收集、整理、分類、補充和更新，“死檔”較多，檔案信息應用也就少之又少了。

三、人事檔案及人才流動檔案管理改革思考

1.借助計算機技術(shù)實現(xiàn)社會化檔案管理。在同一的管理制度指導下，實行人事檔案與人在特定條件下的適度分離，借助于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息手段，實現(xiàn)對有關(guān)于人員的全面了解。具體說，就是利用現(xiàn)代計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等，把以往分管與不同處所的人事檔案，在信息的查詢與利用上實現(xiàn)社會化服務。社會化、開放式管理模式預示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢。我們所處的這個新世紀，是一個更加開放的時代。知識經(jīng)濟的發(fā)展，人力資源的競爭將會越來越激烈，人才流動的數(shù)量和質(zhì)量會逐步加強，這種社會發(fā)展趨勢，也為在更大范圍內(nèi)實行社會化、開放式人事檔案管理提供了可能性。

2.改革人事檔案管理機構(gòu)實現(xiàn)機制變破。今后我國政府機構(gòu)改革的幅度和力度將進一步加大，機構(gòu)龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治，精簡機構(gòu)、聯(lián)合辦公的大口徑管理方式將被采用。人事檔案管理制度的改革總之不僅應有利于管理，更應著眼于保護跟人的權(quán)利，特別是知情權(quán)、再調(diào)查的請求權(quán)、錯誤的改正請求權(quán)、提出異議的權(quán)利、檔案資料傳播和使用目的的控制權(quán)等。另外，對人事檔案管理部門也應強調(diào)一下義務和責任：確保人事檔案質(zhì)量的義務、負有保護人事檔案信息安全的義務、以及保證人事檔案被正當使用的義務等。

參考文獻

[1]流瀅.淺述完善企業(yè)流動人員人事檔案管理工作的措施[J].科技致富向?qū)В?012（9）：320

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1.1領(lǐng)導重視不夠，思想觀念跟不上時展的需要

西部地方院校領(lǐng)導對人事檔案管理工作的重要性認識不足，觀念守舊，認為高校人事檔案工作不外乎收集、保管、裁剪、裝訂材料等具體事務性工作，與科研教學沒有直接聯(lián)系，工作中只要材料不泄密不丟失即可，平時對檔案管理工作不聞不問；人財物上投入不足，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，對學校人事檔案人員能力素質(zhì)也沒有明確具體要求，教職工家屬或其他兼職人員都可以擔任，有的甚至成為解決教職工家屬工作問題的崗位。

1.2人事檔案管理人員素質(zhì)低、不專業(yè)

高校人事檔案管理工作是一門專業(yè)性比較強的工作，對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、思想政治、工作作風等方面都有較高的要求，但由于各方面原因，當前西部地方院校人事檔案管理人員大多為兼職或非專職人員擔任，有許多為領(lǐng)導或教職工家屬。這些人員素質(zhì)低，沒有經(jīng)受過專門的人事檔案管理培訓，甚至對國家檔案日常管理八項制度都不清楚，僅僅將其作為一個工作崗位“混日子、領(lǐng)工資”，加之年齡偏大職稱偏低，接受新事物能力低，其專業(yè)能力、從業(yè)態(tài)度、思想品德、工作作風等方面已經(jīng)不能適應新時代對高校人事檔案管理工作人員的能力素質(zhì)需要，急需更換或提升專業(yè)素質(zhì)。

1.3經(jīng)費投入不足，場地不標準不健全

由于受辦學經(jīng)費限制，目前西部地方高校辦學經(jīng)費普遍不足，在人事檔案管理方面的投入更是少得可憐，沒有專項經(jīng)費，缺少專門的檔案管理場地，大多是普通辦公室改裝而成，面積不標準不規(guī)范，“三室”沒分開，“三防”不到位；檔案保管的安全性無法保證。必備的檔案管理材料都配置不足，檔案管理員很少有出去學習進修的機會。

1.4人事檔案內(nèi)容收集利用率低

高校人事檔案涉及教職工的年度考核、工資與勞動關(guān)系、學歷、履歷、各類鑒定、培訓和評定崗位技術(shù)、黨團政審、獎勵、職務任免等材料。由于各種原因，目前西部地方院校人事檔案收集的材料主要是一些個人基本信息，內(nèi)容很簡單，對于更詳實材料尤其是新近職務職稱崗位變更、獲獎等很難及時收集，不能反映個人全面信息和最新動態(tài)。另外，西部地方院校領(lǐng)導認為，個人的檔案材料要嚴格保密，教職工個人信息只容許上級領(lǐng)導和組織部門使用，其他人不能調(diào)閱，即使本人也不能隨便閱覽。導致人事檔案的利用率低，沒有真正發(fā)揮出檔案的作用和效益。

1.5檔案管理手段落后，信息化建設(shè)落伍

目前西部地方院校人事檔案管理手段模式仍以人工收集整理上架為主，以紙張為主要信息記錄載體，分類、編目、檢索主要靠手工完成，檔案材料歸檔整理速度緩慢，環(huán)節(jié)繁雜，效率低下；管理人員計算機應用水平低，檔案管理信息化建設(shè)處于初步起步階段，無法實現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化管理。無法實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化接收、傳遞和共享，導致目前西部地方院校人事檔案管理工作處于被動輔助地位。使人事檔案管理工作始終在低水平上徘徊。

2解決對策

2.1西部高校領(lǐng)導應轉(zhuǎn)變觀念，高度重視學校人事檔案管理工作

人事檔案具有憑證、參考和服務作用，可為高?？焖侔l(fā)展起到保駕護航作用。是高校領(lǐng)導選人用人、舉賢薦能、績效考核和考察干部的重要依據(jù)。檔案管理與利用能充分反映高校綜合管理水平與辦學實力。因此，西部地方高校領(lǐng)導首先在思想認識上要意識到人事檔案管理工作的重要性；為保證人事檔案收集整理工作的順利進行，學校應出臺文件對各單位人事檔案收集提交提出明確具體要求，將人事檔案工作作為單位年度考核硬性指標。劃撥足夠的檔案管理經(jīng)費；按照國家要求每千人配備一名專職檔案管理人員，定期選送檔案管理人員出外學習進修；為檔案管理人員職稱職務晉升提供便利；提供合適的辦公場地和標準檔案管理庫房；同時定期調(diào)查了解檔案管理工作，及時解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和困難。從而更好地發(fā)揮高校人事檔案工作應有的職能。

2.2采取各種措施提高西部高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

對于已在崗的人員依據(jù)其意愿，要么進修培訓，要么調(diào)離崗位；對于新近人員必須嚴格要求，必須是檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，通過公開招聘、理論技能考核，上崗面試等環(huán)節(jié)擇優(yōu)錄用，同時對其思想政治、工作態(tài)度、待人接物等方面嚴格要求，以保證進人用人的專業(yè)性、高質(zhì)量。平時工作中還要不斷加強管理人員的培訓提高和定期考核，使檔案管理人員成為政治素質(zhì)高、業(yè)務能力精湛、信息化技能強的復合型專業(yè)人員。

2.3加大經(jīng)費投入力度，建設(shè)標準檔案用房

加大高校人事檔案管理經(jīng)費投入力度。學校領(lǐng)導應充分意識到人事檔案管理的重要性，應每年為人事檔案管理劃撥專門的使用經(jīng)費，配足配全管理設(shè)備材料；按照國家人事檔案管理標準建設(shè)專門的“三室”（庫房、辦公室、閱覽室），規(guī)范的檔案管理場地、庫房，多渠道籌措資金盡快落實人事檔案管理信息化系統(tǒng)。

2.4提高人事檔案收集利用率

通過領(lǐng)導負責、下發(fā)文件、建立基層檔案管理組織、定期召開檔案管理工作會等途徑，強化檔案管理工作重要性；檢查督促基層教職工能夠按照高校人事檔案十大類（個人自傳、專業(yè)、考核、履歷、錯誤、證明、獎勵、工資、黨團和其他類）全面及時上交；同時，人事檔案除了個別材料需要保密外，大部分內(nèi)容尤其是個人業(yè)務檔案是可以公開的，如教職工基本信息、職務職稱、年齡、專業(yè)、黨政關(guān)系等，這些信息公開后，可為有關(guān)單位了解當事人基本情況提供便利，更大范圍發(fā)揮人事檔案材料作用；同時也降低了檔案管理部門工作量。提高了工作效率。

2.5加快人事檔案信息化建設(shè)步伐

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關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；重要性；創(chuàng)新思考

一、人事檔案管理的重要性

干部人事檔案管理可以將工作人員的能力水平、工作經(jīng)歷和工作年限分為不同等級，以便后期工作人員的提拔任用和轉(zhuǎn)掉提供參考價值。除此之外，對人事檔案進行科學化與規(guī)范化的整理和歸納也有利于促進工作人員工作積極性的提高，工作人員可以參考自己在檔案中的位置來判斷自己近段時間工作狀況，以及在后期工作中要改進的地方。干部人事檔案主要包括工作人員的工作能力、生平經(jīng)歷、學歷水平、工作履歷以及政治身份等，其中較為重要的是工作人員的學歷水平和工作經(jīng)驗，工作人員升調(diào)的參考標準最重要的是工作人員有過硬的專業(yè)知識水平?？偠灾?，人事檔案包括個人的所有資料，為后期工作人員的調(diào)動以及升級提供參考。除此之外，做好人事檔案管理工作有利于公司把握工作細節(jié)，提升工作的效率，為人事部的調(diào)用提供參考依據(jù)。

二、人事檔案管理存在的問題

（一）對干部人事檔案管理工作重視程度低

在目前的工作領(lǐng)域中，許多高層人士的管理工作人員不重視對干部人事檔案管理這一領(lǐng)域，通常是面試者通過面試及其他一系列相關(guān)的工作面試考核進入到工作崗位后，將其工作人員的資料進行完善，但并沒有后期對所有工作人員的資料進行整理與歸納，這樣就缺乏工作人員之間的競爭與對比，因此，從這一方面來說工作人員的工作積極性有所降低。另一方面，由于工作人員工作較忙，休息時間較少，因此，相關(guān)工作人員缺乏精力和時間去對工作人員的檔案進行整理和歸納。綜合各種因素，大部分公司疏于對干部人事檔案工作的管理。

（二）干部人事檔案歸納及查閱率不高

工作人員的檔案一般都是由相關(guān)工作部門進行管理和歸納，且一般存檔于公司總部，因此造成在某些特殊情況是需要調(diào)用工作人員的檔案時，由于地點、時間和空間上的不便，從而使得調(diào)用檔案效率低下，這也是干部人事檔案查閱率不高的原因之一。除此之外，管理人事檔案的相關(guān)工作部門由于對這一領(lǐng)域重視程度較低，存在工作人員不認真對檔案進行歸納與整理、許多新上任的工作人員檔案沒有得到及時的存檔與更新、辭職員工的信息沒有刪除等，因此，則會造成檔案狀態(tài)較為混亂。此外當需要調(diào)用工作人員的檔案時需要經(jīng)過一道道工作審批與審核，這使得相關(guān)工作人員不能及時查到工作人員的檔案。這也是影響人事檔案查閱率不高的重要原因之一。

（三）干部人事檔案管理考核制度不完善

每個公司都會對員工建立績效工作考核制度，其根本目的是為了提高公司工作人員的工作效率以及工作積極性。在公司內(nèi)的工作人員的績效考核制度中，人事檔案管理方面所占比重較低，因此也造成相關(guān)工作領(lǐng)域人員對人事檔案管理工作出現(xiàn)懈怠的心理。干部人事檔案管理考核制度的不完善受到各方面因素的影響，找其根本原因還是由于企業(yè)對干部人事檔案管理工作重視程度不高所以造成后期的一系列問題。

三、加強人事檔案規(guī)范化管理的對策

（一）提高高層工作人員對人事檔案管理的重視程度

從根本上提高企業(yè)干部人事檔案管理工作的效率必須要提高對干部人事管理工作的重視程度。只有相關(guān)工作人員對干部人事檔案管理的意識有所提升才能采取相關(guān)有效措施，比如可以篩選工作能力較強、工作態(tài)度認真和專業(yè)化水平較高的綜合人才，使他們從事于干部人事檔案管理工作領(lǐng)域。當公司領(lǐng)導足夠重視干部人事檔案的工作領(lǐng)域時，才能投入到更多的人力、物力、財力以及時間和精力去促進這一領(lǐng)域的進步與發(fā)展。除此之外，提高高層工作人員對人事檔案管理重視程度的根本方法是加強宣傳力度，通過娛樂媒體的作用使得企業(yè)加強對此領(lǐng)域的重視程度。

（二）強化干部人事檔案管理的信息化建設(shè)

干部人事檔案查閱率低下的一個重要原因是信息不暢通，因此在干部人事檔案管理工作領(lǐng)域應當納入現(xiàn)代信息化的建設(shè)，實現(xiàn)全網(wǎng)能夠查詢工作人員的檔案。但為了避免泄露工作人員信息及檔案，應當在公司的電腦系統(tǒng)中納入人力資源管理軟件，并設(shè)置專門的網(wǎng)站，使得相關(guān)工作人員擁有密碼才能登陸信息管理系統(tǒng)進行查詢。通過信息化建設(shè)實現(xiàn)對干部人事檔案的科學有效管理、能夠方便相關(guān)工作人員實時實地進行查詢，極大的極高了工作的效率。但是需要重視的是，相關(guān)工作領(lǐng)域人員應當確保工作人員檔案信息的準確性，這樣工作人員檔案的查詢和檔案的存在才有其意義。

四、結(jié)語

加強干部人事檔案規(guī)范化的對策還包括加強制度建設(shè)與績效考核、加強專業(yè)培訓，提升人事檔案開發(fā)利用能力等措施。在所有的措施中其中最重要的就是提高公司對干部人事檔案管理的重視程度，只有對其有足夠的重視程度才能夠?qū)嵤┡涮状胧员愦龠M干部人事檔案管理工作領(lǐng)域的進步。

參考文獻：

[1]李曉玲.淺議流動人員人事檔案信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務,2016(8).

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其實，在事業(yè)單位中，很多領(lǐng)導都對人事檔案管理工作的重要性進行了了解，但是卻因為這樣那樣的因素影響，并沒有使其管理工作真正落到實處，首先是因為受到了傳統(tǒng)觀念的影響，讓其人事檔案管理工作仍然保持傳統(tǒng)管理中進行單一的收集、整理和統(tǒng)計資料，并沒有對組織和用人單位社會和經(jīng)濟效益的提升起到顯著的促進作用。同時，在實際的管理工作中，缺乏相應的投入力度，沒能對優(yōu)秀的人事檔案管理人才進行充分吸引，而且管理手段也相對落后，不能適應于當前的信息化社會發(fā)展的實際需求。并且在日常工作中，相關(guān)的一些管理人員也缺少一定的管理意識，并且還因為沒有意識到人事檔案管理工作的重要性，工作不積極，只要求工作中沒有重大失誤就好，不能在工作中投入全部精力，導致工作效率低下。

因此，單位領(lǐng)導要站在促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的角度，將人事檔案管理納入單位日常考核中。并通過建立人事檔案管理小組，分配組長，并對人事檔案管理人員進行實施崗位招聘，嚴格對人事檔案軟硬件設(shè)備進行把關(guān)，做到定期的檢查與督導。其次，建立人事檔案管理達標升級與考核機制，對事業(yè)單位中的人事檔案工作實行定性、定量考核的方式，以推動事業(yè)單位人事檔案管理工作想規(guī)范化、制度化以及科學化發(fā)展。

二、加強人事檔案收集管理，完善檔案功能

前面說到，隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位的價值就是人才，而科學的人事檔案管理時促進人才發(fā)展，推動事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。要做好人事檔案管理工作，首先就是要注重人事檔案的材料收集，提高人事檔案管理工作的實際水平。一方面，要求收集人事檔案材料的人員必須掌握事業(yè)單位人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，更要根據(jù)我國相關(guān)的標準和事業(yè)單位的內(nèi)部管理要求進行。隨著我國經(jīng)濟體制的改革不斷推進，事業(yè)單位的干部體制改革、人事考核機制、專業(yè)技術(shù)培訓等需要歸檔的人事材料非常多，這也給事業(yè)單位人事檔案管理工作人員提出了新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員應第一時間收集好各種材料，并按照一定的原則進行整理，同時還應認真對材料的真實性進行鑒別。對于與相關(guān)規(guī)定不符的檔案進行篩選，如果存在手續(xù)不全的材料必須及時退回，以保證人事檔案能夠真實的反映當事人的實際信息。

其次，事業(yè)單位還應積極加強對人事檔案管理的利用率進行提高，完善人事檔案的功能，使得人事檔案記錄的內(nèi)容更加真實客觀，對人事檔案功能進行重新人事。一方面，要對檔案中原有的部分進行保管，另一方面還應對人事檔案的內(nèi)涵進行擴大。例如，在人事檔案管理中針對某一個職工的內(nèi)容應包括職工的醫(yī)保、失業(yè)保險、養(yǎng)老保險等信息，更要注重員工業(yè)績的記錄，還應適當增加一些能反應職工真實情況的材料。此外，針對人事檔案管理工作還應對相關(guān)人員、部門、單位等的實際需求進行功能完善，從而使得人事檔案工作能夠更好的服務于事業(yè)單位的其他工作，從而提高其利用率。

三、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)方式，推動現(xiàn)代信息化的人事檔案管理

對于事業(yè)單位的人事檔案管理工作，不僅要認真執(zhí)行人事檔案的材料收集、嚴格檢查核對，并做好檔案的歸檔、保管、查閱以及傳遞等相關(guān)工作。通過建立完善的人事檔案管理制度，規(guī)范相關(guān)人員的行為，堅持做到移交合格，對于不符合要求的人事檔案不予結(jié)束，未經(jīng)審核的個人材料不得遞交。并按照一定的原則對人事檔案材料進行歸檔，嚴防涂改造價等行為出現(xiàn)。由此可見，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作涉及的項目多、內(nèi)容復雜且整理、保管等需要的資源較多，這也要求從事人事檔案管理工作的人員其綜合素質(zhì)。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用先進的現(xiàn)代信息化手段進行事業(yè)單位人事檔案管理，已經(jīng)逐漸成為一種趨勢。

當前很多的事業(yè)單位的檔案管理部門還是以紙質(zhì)檔案信息資源為主，所以檔案管理信息化建設(shè)首先應該對這些紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過掃描等方式，將紙質(zhì)檔案二次保存，以供檔案信息管理系統(tǒng)中的查詢和使用。同時受到檔案連續(xù)性的制約，現(xiàn)有的電子檔案文件也應該具備連續(xù)性，在信息化轉(zhuǎn)換的時候，需要對部分的檔案資源進行擴充，繼續(xù)完善原有的檔案信息資源，從而實現(xiàn)完整檔案資料庫的構(gòu)建。同時為了保證檔案信息資源的開發(fā)和利用，可以讓檔案資源進行集中和分級管理之間具有統(tǒng)一性，以此實行同步檔案管理；緊抓基礎(chǔ)工作和常規(guī)工作之間的協(xié)調(diào)性，加強同步統(tǒng)一管理；統(tǒng)一考慮定性、定量評價，進行分析論證的同步；完善和健全管理制度和執(zhí)行制度之間的統(tǒng)一運作，貫徹落實同步強化。

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山東工商學院

【摘 要】目前部分高校人事檔案管理工作存在管理體制不規(guī)范、檔案管理意識淡薄和歸檔材料質(zhì)量不高等問題，造成檔案管理信息化的開發(fā)與利用不足。筆者認為應從思想上確立高校人事檔案管理工作的地位、確保檔案內(nèi)容的真實性、實現(xiàn)信息化管理檔案、建設(shè)高素質(zhì)檔案管理人才隊伍等方面努力，使高校人事檔案管理工作走上現(xiàn)代化、規(guī)范化的道路。

【關(guān)鍵詞】聘用制 檔案管理 問題 對策

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2015）13-0033-02

高校聘用制是學校與教師在平等自愿、相互選擇的基礎(chǔ)上，以聘用合同的形式把任職資格、崗位職責與任職期限等環(huán)節(jié)同雙方的責任、權(quán)利和義務組合而成的教師管理與任用制度。高校聘用制的核心內(nèi)涵是：高校在教師管理中引入競爭激勵機制，建立教師能進能出、能上能下、擇優(yōu)聘任、以崗定薪的用人機制。

高校人事檔案為教師的聘用、培養(yǎng)、晉升提供可靠的遵循依據(jù)，關(guān)系到高校人事工作及每位教職工的切身利益。隨著高校聘用制改革的深入，對人事檔案管理工作也提出了更高、更嚴峻的挑戰(zhàn)。聘用制下的高校人事檔案工作如何提高自身發(fā)展，更好地為人事部門及每位教職工做好后勤保障服務，是每位高校檔案管理工作者都應思考的問題。

一 聘用制下高校人事檔案管理存在的主要問題

人事檔案具有真實性、原始性和其他任何材料不可取代的依據(jù)與憑證作用，它記載著教職工的綜合信息。然而，目前大部分高校人事檔案管理工作存在著管理體制不規(guī)范、檔案管理意識淡薄與歸檔材料質(zhì)量不高等問題，這在某種程度上造成了檔案管理信息化的開發(fā)與利用不足。

1.管理體制不規(guī)范，檔案管理意識淡薄

第一，領(lǐng)導重視不夠。聘用制下對高校人事檔案管理的重要性認識不足。“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”是時下人們對人事檔案的形象描述。一方面，部分高校領(lǐng)導對人事檔案的重要性只停留在表面上，對人事檔案的具體工作未落實到行動上，片面地認為聘用制只需要做好基本的個人信息統(tǒng)計，收集起來的人事檔案沒有認真審核，整理材料時也不仔細核對細節(jié)信息，依舊堅持傳統(tǒng)的管人管檔的觀念，沒把思想調(diào)整到用人用檔的新思路上來。這種錯誤觀念勢必會重創(chuàng)聘用制高校教師的工作積極性、激發(fā)各種人事矛盾，并最終影響到高校各項工作的順利開展。

第二，職工歸檔意識不強。教職工自身對人事檔案也存在不重視和管理意識淡薄的問題。高校人事檔案的封閉式管理，給人一種很神秘的感覺，造成教職工對檔案的作用意識差。有些教職工對自己的檔案不了解，也不關(guān)心。例如，有的教師畢業(yè)多年后都沒有將其在職教育時的成績表和畢業(yè)證復印件交到檔案室備案;甚至有人將檔案放在家中多年，已不知將檔案丟至何處。這不僅違反了檔案管理的規(guī)定，降低了檔案的嚴肅性，也不能及時更新個人信息，給人事檔案管理與統(tǒng)計工作增設(shè)了障礙。

2.歸檔材料質(zhì)量不高

第一，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。檔案工作是一門專業(yè)性很強的工作，涉及各個學科領(lǐng)域，管理技術(shù)復雜。隨著高校聘用制改革的深入，現(xiàn)行的高校檔案實體分類已經(jīng)無法包含新內(nèi)容，故此，其對檔案管理人員的要求也越來越高。目前很多高校領(lǐng)導認為人事檔案工作是高校行政工作中無關(guān)緊要的常規(guī)工作，只要有人在崗保管即可，不需要花費太多人力、物力和財力，致使很多檔案管理工作人員都是“半路出家”，一部分是過去的機關(guān)行政人員，一部分是教學、圖書館或部隊轉(zhuǎn)業(yè)人員。他們都是在上一代檔案管理員那里學習后出師，沒經(jīng)過系統(tǒng)性的專業(yè)檔案學習，其工作中往往會出現(xiàn)材料收集、留存等專業(yè)工作處理不準確等問題，導致了人事檔案材料收集質(zhì)量不高。

第二，檔案收集內(nèi)容單一。高校人事檔案根據(jù)《干部檔案工作條例》的要求收取履歷表、自傳、鑒定與考核等九大類材料，造成檔案內(nèi)容千人一面，缺乏具有個人亮點的依據(jù)材料。諸如年度考核表等年年都相似的材料，而科研學術(shù)成果、綜合能力與專業(yè)素養(yǎng)等動態(tài)檔案材料未列入收集范圍內(nèi)，導致組織在考察干部時，不能從人事檔案中找到客觀的、具有個人特色的檔案材料。這與現(xiàn)行的聘用制對人才的引

進、考核、評級，以及師資隊伍建設(shè)的要求不相符。

第三，歸檔信息存在“水分”。由于人事檔案管理嚴格，在調(diào)檔和轉(zhuǎn)檔時手續(xù)繁雜。隨著聘任制的執(zhí)行，高校人才流動也愈發(fā)頻繁。為了留住人才或爭議糾紛，高校常常扣留人事檔案。而教職工為了自由流動，往往選擇放棄檔案，去尋找更適合自己的單位。在新的單位，為了滿足相關(guān)要求又重新建立個人檔案，這些“新鮮出爐”的檔案，缺乏原始的職稱評審材料和必要的監(jiān)督，存在的“水分”較多，人事部門在工齡計算、退休時間核實、工資薪級晉升與人才考察等方面存在諸多難題。更有甚者為了符合相關(guān)人才條件而弄虛作假，造成了“死檔”、“棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“克隆檔案”、“人質(zhì)檔案”等現(xiàn)象，給現(xiàn)行的人事檔案管理工作帶來了嚴峻的考驗。

3.檔案管理信息化的開發(fā)和利用不足

目前，大部分高校人事檔案的管理依舊沿用傳統(tǒng)的手工操作模式，信息化技術(shù)運用較少。傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人工來完成檔案的收集與歸類工作。一方面人工書寫和整理既費時費力又容易出錯，另一方面人工查找資料具有查閱困難、進程緩慢等弊端，嚴重影響了檔案管理的質(zhì)量和效率。由于缺乏相應的應用系統(tǒng)和操作人員，計算機的主要作用只是簡單的信息錄入和文字處理以及信息檢索功能，未曾真正利用這些設(shè)備建立個人電子檔，并未真正實現(xiàn)檔案管理的信息化與數(shù)字化，降低了檔案質(zhì)量與工作效率。

二 聘用制下高校人事檔案管理工作的對策

高校人事檔案管理工作目的在于通過對人事信息的良好管理，盤活人才資源，構(gòu)建合理的人才隊伍，為高校選賢任能，從而提升高校的教學與科研水平。人事檔案的合理利用能夠有效地防止和避免不講德才條件、只憑主觀臆斷和個人喜好選拔人才和聘用干部的情況。應從以下四個方面使高校人事檔案管理工作現(xiàn)代化、規(guī)范化：

1.確立聘用制下高校人事檔案管理工作的重要地位

首先，加強校內(nèi)對檔案管理重要性的宣傳力度，通過舉辦相關(guān)講座、交流會等活動進行宣傳，還可以充分利用高校特有的媒體如校園報紙、網(wǎng)頁及廣播等形式擴大宣傳，以增強全體教職工的檔案意識。其次，建立健全各項規(guī)章和獎懲制度。高校應在《檔案法》的基礎(chǔ)上，制定相關(guān)細則，明確人事檔案工作的職責范圍，成立由學校領(lǐng)導牽頭的工作小組，將人事檔案工作常態(tài)化，進而將相關(guān)工作要求落到實處。最后，將人事檔案管理工作納入主管領(lǐng)導和相關(guān)工作人員的考核內(nèi)容，明確獎懲制度，提高其工作積極性，切實做好人事檔案管理工作。

2.維護人事檔案的權(quán)威性，確保其內(nèi)容的真實性

人事檔案全面地、歷史地記錄著一個人的學習和工作經(jīng)歷，為其人事關(guān)系轉(zhuǎn)移提供“憑證”。檔案內(nèi)容所反映的信息與個人升學、工資計算與職務晉升等有密切聯(lián)系，同時間接反映出教職工的工作態(tài)度。因此，防止個人檔案材料的不全和造假對維護人事檔案的嚴肅性和權(quán)威性極其重要。檔案管理的收集工作是整個流程中的重要步驟。首先，必須嚴格遵守檔案管理工作的流程，只有正規(guī)組織渠道收集的材料才可歸檔;其次，要充分發(fā)揮人事檔案管理的監(jiān)督作用，認真核查比對準備接收的新材料，若發(fā)現(xiàn)缺少材料應請當事人限期及時補交;最后，重視人事檔案材料的日常審核工作，嚴格把關(guān)人事檔案三齡二歷（年齡、工齡、黨齡;學歷、工作經(jīng)歷），遇到有問題的檔案應及時復核、糾正并備案。

3.實現(xiàn)信息化管理，積極開發(fā)利用人事檔案

高校是傳道授業(yè)、知識傳遞的重要平臺，所以在先進知識與科技領(lǐng)域，應該有開拓創(chuàng)新的精神。高校應在人事檔案信息化管理方面起示范作用。首先，在保證人事信息安全、限定查詢關(guān)系權(quán)限的基礎(chǔ)上，授權(quán)查閱檔案。通過人事檔案的授權(quán)查閱管理，解決人才流動中人事檔案難以利用的問題;其次，在解決檔案授權(quán)查閱的基礎(chǔ)上，充分利用高校優(yōu)勢，開發(fā)操作簡易、安全高效的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，建立人事檔案的信息體系，促進高校人事檔案管理的數(shù)字化，實現(xiàn)人才信息的交流與共享。這樣不僅可以提高管理人員的工作效率，也有利于信息的查找與統(tǒng)計，同時避免了轉(zhuǎn)遞過程中紙質(zhì)檔案的損壞，加強了對教職工檔案材料的信息管理，更有利于人才的流動。

4.建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍

高校人事檔案的正規(guī)化、簡單化與信息化管理需要一支高素質(zhì)的人才隊伍。首先，針對我國高校普遍缺乏檔案管理專業(yè)人才的情況，在每年人才的引進計劃中，應當酌情考慮引進新型檔案管理專業(yè)人才以充實人事檔案管理隊伍。其次，在引進專業(yè)人才的同時，重視對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓，通過邀請專家授課、組織專業(yè)學術(shù)講座與安排視頻教學等方式進行再教育學習，以提高人事檔案管理人員水平。培訓內(nèi)容應偏重應用，如《EXCEL在高校人力資源管理中的應用》，從實際需要出發(fā)、學以致用，最大限度地提高工作效率。最后，穩(wěn)定檔案人員的崗位。人事檔案工作具有較強的連續(xù)性，檔案管理人員長期積累的經(jīng)驗對工作效率及其流程有較大影響。因此，要積極關(guān)注人事檔案人員的思想動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)并幫助他們解決工作與生活中的問題，增強其歸屬感，調(diào)動其工作積極性，發(fā)揮其潛力，努力維護檔案隊伍的團結(jié)與穩(wěn)定。

三 結(jié)束語

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關(guān)鍵詞：醫(yī)院 人事檔案 管理 重點

醫(yī)院人事檔案管理怎樣適應社會發(fā)展要求，面對新的挑戰(zhàn)，是當前人事檔案管理人員需要考慮的重要問題。人事檔案管理的最終目的是實現(xiàn)人事檔案的充分利用，為醫(yī)院的各項管理提供決策的依據(jù)和科學的信息。

一、加大法制建設(shè)以及基礎(chǔ)建設(shè)的力度

大力宣傳并認真貫徹《檔案法》以及《檔案法實施辦法》，在醫(yī)院中以各種形式進行普法教育，強化全體員工，尤其是檔案人員和領(lǐng)導干部的法制觀念，從而實現(xiàn)人事檔案管理的依法治檔?？梢酝ㄟ^下發(fā)資料、醫(yī)院院刊等形式進行檔案法規(guī)的宣傳，也可以組織部分職工參加相關(guān)的法制教育培訓，與此同時，還要建立嚴格的獎懲制度，嚴肅處理有違《檔案法》的行為現(xiàn)象，以達到教育、警示全醫(yī)院員工的目的。

醫(yī)院領(lǐng)導要全力支持檔案管理部門的工作，加強檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和更新。在醫(yī)院建立起檔案專用庫房，同時配備鐵質(zhì)檔案柜；在庫房中還要配置滅火、去濕、降溫等相關(guān)設(shè)備；定期檢查庫房的防盜、防蛀、防潮、防火等設(shè)備；分開設(shè)置檔案員辦公室、閱覽室和檔案庫房；加大檔案基礎(chǔ)建設(shè)的資金投入，購置先進的計算機硬件及軟件設(shè)備。

二、實行人事檔案的動態(tài)管理

人事檔案是對人的成長經(jīng)歷，如學歷變動、工資增減、職稱晉升、政治面貌、家庭和社會關(guān)系、職務變遷等方面的反映。在以前，人事檔案管理主要是對實體檔案資料的保管維護、簡單整理，其工作內(nèi)容非常單一，在材料收集上較為被動，也不夠及時。人事檔案管理沒有遵循其動態(tài)性規(guī)律，從而讓醫(yī)院職工的技術(shù)水平在人事檔案中得不到應有的體現(xiàn)，無法真實而全面地反映出醫(yī)院職工的當前狀態(tài)。

在人事檔案管理中，必須要實行動態(tài)的管理模式。首先，新的人事檔案內(nèi)容必須是員工各階段的真實狀態(tài)的反映，不僅要體現(xiàn)其個人特色（如醫(yī)德醫(yī)風），還要體現(xiàn)其專業(yè)技術(shù)水平（如科研成果、技術(shù)專長）。其次，隨著醫(yī)院及個人的不斷發(fā)展，人事檔案中還要及時補充一些體現(xiàn)社會發(fā)展、個人特色的新內(nèi)容。體現(xiàn)個人特色的新內(nèi)容主要包括如病人滿意度、為人信用度一類的誠信材料，或者是相關(guān)考核材料，如職業(yè)道德、政治思想水平的考核，專業(yè)技術(shù)水平的考核，工作態(tài)度的考核，工作業(yè)績的考核等。第三，在人事檔案中要及時增加能體現(xiàn)個人醫(yī)療技術(shù)水平的內(nèi)容，如個人專業(yè)技術(shù)水平在國內(nèi)外的影響力及地位、新技術(shù)使用情況等。第四，將個人的學歷材料、獎懲材料、工資情況、職稱材料等及時歸檔。只有這樣，通過檔案查閱，才能得到全面的、準確的當事人信息，才能實現(xiàn)人事檔案真正的、全面的動態(tài)管理。

三、提升檔案管理的信息化水平

在辦公自動化、人事制度改革的不斷深化和推進下，微觀管理、宏觀調(diào)控、人才預測、科學決策等工作對人事檔案管理信息系統(tǒng)的依賴性將更強。所以醫(yī)院必須要構(gòu)建起計算機網(wǎng)絡(luò)，盡早實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理。建立人事信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能有效提高其工作效率、改善服務質(zhì)量，并能進一步加強人事管理。

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，檔案信息的查找、摘抄、調(diào)閱、統(tǒng)計、分析等工作基本上全部依靠手工來完成，有時甚至會對上千卷的檔案進行統(tǒng)計、排序，工作量巨大，在浪費人力和時間。目前，使用計算機技術(shù)進行檔案信息管理，通過網(wǎng)絡(luò)和辦公自動化技術(shù)的結(jié)合，讓人事信息的計算機處理方式代替了人工處理方式，并實現(xiàn)了人事信息的大容量數(shù)據(jù)存儲、及遠程交換，從而實現(xiàn)了信息資源的共享。由此看來，人事檔案管理信息系統(tǒng)的建立是醫(yī)院管理的必要工作，該信息系統(tǒng)的建立，可對基本的人事信息進行微機檢索，也便于人事檔案信息的擴充，保證人事信息的真實性、及時性，從而為醫(yī)院的人才培養(yǎng)、干部聘用、職稱晉升等提供公正合理的依據(jù)，真正實現(xiàn)知人善用、人盡其才。

四、全面提升檔案員的素質(zhì)

醫(yī)院的人事檔案管理的涉及面非常廣泛，因此，檔案工作者作為檔案管理的直接執(zhí)行者，不僅需要掌握專業(yè)檔案知識，還需要具備一定的計算機、醫(yī)學、人事管理等方面的知識。因此要搞好人事檔案管理工作，就必須全面提升檔案員的思想素質(zhì)、文化素質(zhì)以及業(yè)務素質(zhì)。高素質(zhì)的檔案管理者是做好人事檔案管理工作的基本保證，是推動人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展的有效力量。另外，還要在檔案人員中引入競爭機制，對檔案人員實行競聘上崗、擇優(yōu)錄用，從而提拔真正有實力的檔案管理人員晉升到管理崗位上來。與此同時，醫(yī)院也應當在人才培養(yǎng)計劃中納入檔案員的培養(yǎng)，對其工作業(yè)績、晉升空間予以關(guān)注，讓其得到與勞動付出成正比的回報。

參考文獻

[1]張敏.新形勢下人事檔案管理應重點抓好的幾個問題[J].中醫(yī)藥管理雜志，2009，17（9）：857-858

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一、中學教職工人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案內(nèi)容不全。盡管目前學校人事檔案管理水平已經(jīng)有所提高，但是還存在著很多的問題，其中人事檔案內(nèi)容不全、所包含的信息量較少是其中的一項主要的問題。中學階段的人事檔案包含很多內(nèi)容，包括人物自傳、基本信息、考核資料、職評材料、職務信息、個人獎懲等內(nèi)容，內(nèi)容包含的信息不全，不具有很強的實用性，無法滿足實際需要。檔案中涉及的教學情況較為簡單，個人教學能力的描述，職務內(nèi)容和個人的技能專業(yè)等情況描述的很少，這樣就會導致學校對教職工的信息了解的很少，在利用教職工時缺乏參考依據(jù)，給學校的人事管理帶來不便。

（二）學校對人事檔案管理缺乏專業(yè)性，管理分散。一般情況下學校的人事檔案不是單獨管理的，而是由上級部門統(tǒng)一管理和收集，有些中學將人事檔案依據(jù)管理職能的不同分配到不同的部門，比如教務部門的人事檔案包括教職工的業(yè)務能力，獲獎情況和教學的內(nèi)容等，科研部門的人事檔案主要負責科研項目的確定，論文的發(fā)表等內(nèi)容，行政部門的人事檔案則主要是負責人員的招聘和選拔，職稱評定、年度考核等。這樣的人事檔案管理不但無法綜合利用，而且會導致檔案管理過于分散，很容易使學校的人事檔案丟失。

（三）人事檔案的管理還存在著硬件滯后的特點。目前中學的人事檔案管理的方式比較落后，還是紙質(zhì)的形式，管理的手段和技術(shù)都落后，缺乏創(chuàng)新。還有一些中學的人事檔案在計算機里，沒有進行分類整合，查詢和利用起來比較困難和繁瑣，一些人事檔案的查找只能夠人工查詢，信息落后，導致了資源的浪費。還有些學校儲存檔案的環(huán)境較差，檔案儲存室的門不嚴實，經(jīng)常有外人隨意進出?；蛘呤菣n案處于潮濕的環(huán)境，容易受到損壞。

二、中學人事檔案管理模式優(yōu)化措施

（一）加強檔案歸檔制度，使學校的人事檔案更加完善。人事檔案工作政策性、專業(yè)性很強，從實際情況看，需要專門的部門、專業(yè)的人員、用專業(yè)的手段來管理。為此我校成立了專門的檔案室，負責全校教職工的人事檔案管理。其次是制定檔案室的管理制度，明確人事檔案的歸檔范圍，杜絕范圍外的材料進檔或范圍內(nèi)材料漏檔的情況發(fā)生。學校人事檔案中制定教學登記表，登記表中記錄教職工的詳細情況，包括教師的教學情況，工作能力，教師的學術(shù)研究內(nèi)容和情況，這個登記表可以準確反映出教師的個人能力和教師的學術(shù)水平等。與此同時，還應該增加學校教職工的獎懲情況以及培訓情況，充分了解教職工的業(yè)務能力。此外，為了提高人事檔案的實用性，增加人事檔案管理的有效性，學校應該利用信息化技術(shù)和手段，促進人事檔案地位的建立，為學校對教職工的評價工作作出鋪墊，使教職工有競爭的壓力，有利于提高教職工的競爭意識，促進學校教職工隊伍整體素質(zhì)的提高。

（二）及時更新人事檔案。根據(jù)學年安排，及時更新完善教職工檔案的信息，補充相應的數(shù)據(jù)資料，充分利用信息化的手段，利用先進的軟件對人事的信息進行登記和采集，個人信息的登記要完整、及時、有效，能夠真實反映教職工的個人情況，而且根據(jù)教職工本人確定需要定期更新的信息和數(shù)據(jù)，利用學校的網(wǎng)絡(luò)資源和設(shè)備，在學校的網(wǎng)站上更新內(nèi)容，學校應該指派相關(guān)的人員定期審核，必要時設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)的任意篡改和刪除。將靜態(tài)管理變成動態(tài)化管理，使學校人事檔案的管理內(nèi)容能夠及時定期更新，使人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫更加標準，保證在學校管理過程中人事檔案“好用、管用”。

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醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理的問題是復雜的、多樣的，原因也是非常的多，很多都是社會問題，這是社會發(fā)展過于快速導致的一些問題。目前我們要做的就是想辦法尋找這些問題，然后有針對性的將這些問題進行解決，以緩解目前的這種尷尬局面。

1.1提高認識

從實際出發(fā)，引起領(lǐng)導層對醫(yī)療單位人事檔案管理工作的重視度，定期對檔案管理工作進行總結(jié)、檢查和分析，通過實際出現(xiàn)的問題來進行解決，對人事檔案管理部門進行升級考核制度，考核要全面，要定性定量，實行等級冬天升降管理，加快人事檔案管理規(guī)范化進程。

1.2完善隊伍建設(shè)

人事檔案管理是文化水平、專業(yè)知識要求較高的一門技術(shù)性工作,培養(yǎng)專業(yè)人才,完善隊伍建設(shè)是重視和促進其發(fā)展的根本。

(1)要定期組織舉辦人事檔案工作者技術(shù)學習,完善新知識和有關(guān)知識的補充;

(2)積極開展人事檔案管理經(jīng)驗交流,參加專家授課輔導或外出參觀學習,從而提高專業(yè)知識和管理水平;

(3)建立人事檔案管理工作激勵機制,進一步提高人事檔案管理工作者的待遇,從而調(diào)動其工作積極性,變被動為自覺做好工作。

1.3健全管理制度

人事檔案管理制度要符合"中華人民共和國檔案法"的基本準則，以醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的管理需要為主要出發(fā)點。

(1)完善硬件設(shè)施。人事檔案部門的庫房、工作室、閱檔室應該要分開，這樣有助于規(guī)范化檔案調(diào)閱的流程，檔案的防護措施要到位，防火、防盜、防濕設(shè)備要齊全，且能夠正常運行。

(2)狠抓保密原則。用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行人事檔案管理，將不屬于保密范圍的檔案信息共社會共享利用，保密范圍內(nèi)的檔案則應該要采用權(quán)限制度，根據(jù)不同人員的需要和權(quán)限來進行規(guī)范閱讀范圍，保證檔案信息的保密性。

(3)落實監(jiān)督措施。實際工作中要注重監(jiān)護工作的重要性，安置攝像監(jiān)控系統(tǒng)，保證檔案利用的全方面監(jiān)督。

2.結(jié)束語

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關(guān)鍵詞：新時期 人事檔案管理 策略

一、科研機構(gòu)人事檔案管理工作中存在的問題

1、對人事檔案管理的重視不夠。在許多科研機構(gòu)，相當一部分人員包括部分領(lǐng)導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，所以人事檔案不值得花費太多的時間、精力、金錢，只要不丟失能應付外調(diào)、查檔就行了，歸檔意識和利用意識比較淡薄。一些單位領(lǐng)導往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，工作中經(jīng)常出現(xiàn)管理不到位，甚至是疏于管理的問題，導致重要的資料不完整，也使得人事檔案中的信息難以規(guī)范化、科學化。

2、人事檔案管理相關(guān)制度不健全，有的科研機構(gòu)缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度，檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄，導致科研機構(gòu)人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行；還有在設(shè)備配備上，大多采取融辦公、閱檔、倉庫為一間，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低水平上，這些嚴重影響了檔案管理制度化、規(guī)范化發(fā)展。

3、人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化水平不高。目前很多科研人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，一些人事檔案室的電腦僅限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，很多人事統(tǒng)計工作也只能靠手工完成，這些問題的存在與科研機構(gòu)人事制度改革的需要嚴重沖突。

4、人事檔案利用工作水平較低。其作用尚未充分發(fā)揮出來。對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務開發(fā)意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態(tài)。這種重管理輕服務的現(xiàn)象，使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。

二、提高科研機構(gòu)人事檔案管理工作的策略

1、提高認識，加強領(lǐng)導。進一步做好人事檔案管理工作?？蒲袡C構(gòu)領(lǐng)導應高度重視干部人事檔案管理工作，把并將其納入到議事日程，加大重視程度；要建立檔案管理領(lǐng)導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態(tài)管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設(shè)。

2、首先加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，定期組織培訓業(yè)務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術(shù)，進一步了解檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術(shù)水平，其次加強檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。建立專門的檔案室并做好檔案管理設(shè)施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫房內(nèi)應設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應經(jīng)常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要加大資金投入，配備先進計算機管理設(shè)備。

3、加強人事檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術(shù)手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

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關(guān)鍵詞：普洱；人事檔案；管理

人事檔案是記錄每個人學習工作的經(jīng)歷、表現(xiàn)、獎懲狀況等多方面的文字材料。它是人才人員管理、使用、分配的重要指針。隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，人事檔案管理中存在的問題也日趨突顯。因此，在檔案管理工作中有效解決單位人事檔案存在的問題顯得尤為必要。

一、普洱當前事業(yè)單位人事檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后

多數(shù)單位人事檔案管理以“因地制宜、化繁為簡”的原則，一間辦公用房涵著辦公、存檔、倉庫三種職能。既不具備符合現(xiàn)代檔案管理的硬件基礎(chǔ)設(shè)施，又不具備檔案管理相關(guān)的系統(tǒng)軟件。長期以來，查看檔案多以手工查閱方式進行，檔案紙張發(fā)黃變脆、破損掉頁現(xiàn)象時有發(fā)生，這給檔案管理的安全帶來了極大傷害。此外，不少單位檔案管理中防火、防盜、防潮等工作不到位，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。

（二）管理水平和手段與內(nèi)地相比滯后

與國內(nèi)許多內(nèi)地省市檔案管理體系形成差別的是普洱目前仍有不少單位和個人認為檔案管理的工作內(nèi)容簡單，主要是一些抄寫、收集、保管等工作，而且又不能創(chuàng)造任何經(jīng)濟效益，對人事檔案的認識不夠。因此，在這種潛意識的影響下，許多單位對檔案管理相關(guān)的工作被忽略了。這不僅影響了單位對新技術(shù)及新員工的引進和提高，同時也在不知不覺中造成事業(yè)單位人事檔案管理水平低端化，導致管理水平滯后。

（三）檔案管理人員工作能力有待提高

調(diào)查組調(diào)查了解到，當前，普洱事業(yè)單位的檔案管理人員文化水平以及專業(yè)素養(yǎng)都有待提升。主要原因是單位重視不夠，從事檔案管理的人員的培訓跟進不夠。相當一部分檔案管理人員仍然運用舊有的思維模式來管理檔案。由于思維模式與時代步伐差距較大，管理人員工作能力不足，所以出現(xiàn)檔案管理的問題是可想而知的。若不提高其工作能力，要保證其管理工作的質(zhì)量是根本不可能的。普洱80%的事業(yè)單位檔案管理人員都非檔案學專業(yè)畢業(yè)的，由于缺乏必要的專業(yè)知識，所以，通過培訓等方式提高其工作能力顯得尤為必要。

（四）缺乏對檔案管理工作重要性的認識

和其他類別的工作相比，檔案管理工作不顯山、不露水，不容易引起人們的注意，也不容易出成績。長期以來，大多數(shù)人甚至包括一些領(lǐng)導都對檔案管理工作的認識存在誤區(qū)。在他們看來，檔案管理工作無非是抄寫、收集、保管等內(nèi)容，既不是單位的重要工作，也不是創(chuàng)造單位經(jīng)濟價值的工作，鑒于這些原因，檔案管理工作在單位往往遭到忽視，缺乏對檔案工作重要性的認識。

（五）人事檔案收集工作的整體性不強

一是檔案收集制度不健全，工作開展力度不夠，歸檔工作被動、滯后；二是歸檔材料缺乏全面性、完整性；三是歸檔材料缺乏真實性、準確性。真實性與準確性是密切相連的，在實際檔案中，部份檔案存在不準確、不真實的情況，這類檔案不僅沒有發(fā)揮檔案應有作用，相反還產(chǎn)生負作用、負能量，給人事檔案管理帶來負面影響。

二、提高普洱事業(yè)單位人事檔案管理水平的措施

（一）強化人事檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)

為進一步改善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案管理部門要加強與領(lǐng)導部門溝通的力度，最大限度爭取到相關(guān)支持。一是要進一步強化專用檔案庫房建設(shè)，提高防火、防盜、防潮的能力；二是要更新檔案管理設(shè)施設(shè)備，優(yōu)化配置檔案柜、空調(diào)、滅火等設(shè)備；三是要加強檔案管理檢查，將防蛀、防火、防光、防潮落到實處；四是要加大資金投入，及時更新信息管理設(shè)備。

（二）加強人事檔案管理信息化建設(shè)

科學技術(shù)的飛速發(fā)展，加快了檔案管理信息化進程的步伐。人事檔案部門要加大信息技術(shù)引入檔案管理的力度，建立健全網(wǎng)絡(luò)信息平臺，降低管理成本，最大限度發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，提升檔案管理效率。

（三）著力提高人事檔案管理人員自身能力

人事檔案管理工作的政策性、實用性、業(yè)務性極強，同時兼具服務性以及保密性等特點。因此，普洱各事業(yè)單位、部門在招聘檔案管理人員時，要從政治、作風以及責任心等多方面進行考察，將那些政治覺悟性高、專業(yè)素養(yǎng)過硬、責任心強的年輕同志選配到檔案管理工作崗位上來。此外，檔案主管部門應經(jīng)常組織業(yè)務培訓，進一步提高從業(yè)人員對檔案管理工作的認識。要嚴格要求從業(yè)人員不斷學習專業(yè)知識、開拓視野，切實提高發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題的能力。

（四）提高思想認識，切實做好人事管理工作

一是各單位領(lǐng)導要充分認識檔案管理工作的重要性，將檔案管理納入日常的議事日程，加強檔案人員素質(zhì)建設(shè)和單位干部隊伍建設(shè)一同謀劃、一同落實、一同考核。二是各部門各單位組建本系統(tǒng)本單位檔案管理領(lǐng)導團隊，對檔案管理工作進行定期不定期檢查、督促、指導，強化考核機制，對工作進行定量考核，分級分類實施監(jiān)督、指導，進一步健全完善檔案管理制度。

（五）著眼于平常，不斷提高人事檔案管理水平

檔案資料的收集要著眼于平常，這是檔案工作的基礎(chǔ)。當前，政治體制改革深入推進，干部制度的改革、各種各樣的培訓以及專業(yè)晉升、黨內(nèi)學習活動等材料逐年增多，層出不窮，這對檔案材料的收集提出了新的要求。人事檔案管理人員要立足于平常，做到及時收集各種檔案資料及時進行分類和整理，及時處理那些不符合歸檔要求的材料，對那些手續(xù)不足的材料要重新退回到材料收集部門。檔案材料要做到完整、準確、真實，確保人事檔案的權(quán)威性。

三、結(jié)語

人事檔案管理在事業(yè)單位的工作中占據(jù)十分重要的地位。隨著時代的發(fā)展，檔案管理的方式也在不斷改進，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應社會發(fā)展需要。各事業(yè)單位伴隨人事檔案制度改革，必然對人事檔案管理提出新的要求。對人事檔案事業(yè)來說，既是機遇，也是挑戰(zhàn)。因此，應該牢牢抓住機遇，從制度、機制、觀念等方面加以創(chuàng)新，迎難而上，及時處理好人事檔案管理中存在的問題，從而為普洱事業(yè)單位人事檔案管理作出新的貢獻。

參考文獻：

[1]李鳳娟，牛穎，關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J].黑龍江史志，2011,（3）.