導(dǎo)語：如何才能寫好一篇電子檔案管理管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：檔案管理電子檔案優(yōu)越性開發(fā)和利用規(guī)范措施

引言

電子檔案是指在社會實(shí)踐活動中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作。

一、電子檔案的優(yōu)越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了工作時效在知識經(jīng)濟(jì)時代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔?？呻S時補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機(jī)管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業(yè)務(wù)水平。

1.3微機(jī)管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

1.4微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價(jià)值。

二、電子檔案的整理、開發(fā)和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理;即對接收來的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進(jìn)行編目、排架等。

2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計(jì)是一個非常復(fù)雜的問題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計(jì)算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能對整個過程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。

三、規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施

3.1加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應(yīng)注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責(zé)任；歸檔時機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

3.2.2設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3.2.4為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。:

3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

四、結(jié)語

電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).

[2]張文亮.《關(guān)于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案2008(9).

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關(guān)鍵詞:高等學(xué)校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理

《高等學(xué)校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎(chǔ)修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實(shí)施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學(xué)校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對高等學(xué)校檔案的管理體制、制度建設(shè)和工作要求提出了更高的標(biāo)準(zhǔn),充分體現(xiàn)國家對高等學(xué)校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發(fā)展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。

一、新《管理辦法》的幾點(diǎn)變化

1.擴(kuò)大適用范圍,把成人高校納入辦法適用對象

21世紀(jì)的高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展,除普通高校外,成人高等學(xué)校、高職高專學(xué)校和民辦學(xué)校也不斷得到發(fā)展,而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分,很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學(xué)校已經(jīng)不能適應(yīng)高等教育的發(fā)展現(xiàn)狀和要求。所以新《管理辦法》擴(kuò)大了適用范圍,涵蓋了各級各類的高等學(xué)校,有利于促進(jìn)所有高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展。

新《管理辦法》明確規(guī)定“本辦法適用于各類普通高等學(xué)校、成人高等學(xué)校”,特別把成人高等學(xué)校列出,這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向,有利于規(guī)范成人高校的管理。根據(jù)新《管理辦法》,成人高校可以重新修訂本學(xué)校的檔案工作管理辦法,這為提升學(xué)校的管理能級、規(guī)范檔案管理工作和促進(jìn)學(xué)校更加科學(xué)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.明確了高校檔案的管理體制和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)制

新《管理辦法》規(guī)范了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制,規(guī)定“國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作”,“國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查”,確定了政府教育行政部門對高等學(xué)校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查職責(zé),明確了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系,領(lǐng)導(dǎo)體制層次清晰、責(zé)任明確,操作性強(qiáng),有利于高校檔案管理工作的開展。

檔案管理工作既是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,又是一項(xiàng)服務(wù)性工作。要做好這項(xiàng)工作,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學(xué)校校長是高校檔案工作的第一責(zé)任人,強(qiáng)化了學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)在高校檔案工作中的責(zé)任,《管理辦法》還規(guī)定“遇有特殊情況,應(yīng)當(dāng)立即向校長報(bào)告”。這些規(guī)定的推出有助于高校領(lǐng)導(dǎo)更新觀念,增強(qiáng)檔案意識,了解本校檔案工作的現(xiàn)狀,統(tǒng)籌全校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,把檔案工作作為學(xué)校管理工作的重要事情來抓。

3.規(guī)范了檔案管理制度和檔案人員的職責(zé)

新《管理辦法》重新劃分了適應(yīng)于學(xué)校檔案工作的11類歸檔范圍,這樣可以使學(xué)校檔案工作朝著規(guī)范化的目標(biāo)發(fā)展,使學(xué)校檔案的歸檔內(nèi)容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學(xué)?！皯?yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”,以評促進(jìn)檔案建設(shè);“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,強(qiáng)化學(xué)校各部門立卷制度。

《管理辦法》要求“立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律,對文件材料系統(tǒng)整理組卷、編制頁號或者件號,制作卷內(nèi)目錄,交本部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向?qū)W校檔案機(jī)構(gòu)移交”,規(guī)定了各部門負(fù)責(zé)檔案工作人員的具體職責(zé),保證學(xué)校各項(xiàng)管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。

4.增加了“學(xué)生類”檔案管理內(nèi)容

高等學(xué)校的主體是教師和學(xué)生,原《管理辦法》片面強(qiáng)調(diào)了學(xué)校管理、教師和教學(xué),而忽視了學(xué)生和學(xué)習(xí)。教育以學(xué)生為本,學(xué)生以學(xué)習(xí)為本,新《管理辦法》對此進(jìn)行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學(xué)生類”檔案的保管內(nèi)容,具體內(nèi)容“主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團(tuán)組織檔案,畢業(yè)生登記表等”。學(xué)生類檔案要求從學(xué)生入校開始到學(xué)生畢業(yè)結(jié)束,檔案中的記錄要伴隨學(xué)生在校學(xué)習(xí)的整個過程。把學(xué)生類檔案正式寫進(jìn)檔案管理辦法中,把學(xué)生、學(xué)校和對社會有價(jià)值的檔案并列起來,充分說明了學(xué)生管理檔案在學(xué)校檔案工作中的重要性,體現(xiàn)了學(xué)校對學(xué)生的人性化管理。

5.從經(jīng)費(fèi)、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設(shè)

隨著社會信息化的發(fā)展,數(shù)字校園的建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)勢在必行,新《管理辦法》明確規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施,加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè),保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行”。

新《管理辦法》在檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)上明確規(guī)定:“組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作?！碧岢隽烁叩葘W(xué)校檔案包括“有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實(shí)物等傳統(tǒng)檔案載體的局限,突出了電子或數(shù)字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位,這符合時展的要求。在檔案的利用方面規(guī)定:“應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的閱覽室,編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、全宗指南,檔案館指南、計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)等,為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件”。

6.從職務(wù)聘任、待遇補(bǔ)助等方面彰顯對檔案工作者的人文關(guān)懷

新《管理辦法》中明確規(guī)定“高校檔案機(jī)構(gòu)中的專職檔案工作人員,實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制,享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇?！边@個規(guī)定可以從根本上改變目前成人高等學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)工作人員,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學(xué)歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發(fā)展的局面,為成人高校檔案工作發(fā)展的人才需要奠定了基礎(chǔ)。

對長期接觸有毒害物質(zhì)的檔案工作人員,“保障其依法享有工傷社會保險(xiǎn)待遇及其他有關(guān)待遇,并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助”,這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因?yàn)殚L期接觸有毒害物質(zhì)的高校檔案工作人員建立職業(yè)保障和依法取得補(bǔ)助得到了落實(shí),體現(xiàn)了以人為本的檔案科學(xué)發(fā)展觀以及對高校檔案工作者的人文關(guān)懷。

二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響

目前,成人高校檔案管理工作的發(fā)展與教育發(fā)展的實(shí)際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實(shí)際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規(guī)定和新要求,加強(qiáng)成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點(diǎn)。

1.改變檔案管理模式,適應(yīng)成人高等教育事業(yè)改革發(fā)展的需要

在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展,知識經(jīng)濟(jì)和信息化浪潮日益發(fā)展的背景下,成人高等教育學(xué)校建設(shè)開始出現(xiàn)新的局面,使原有的檔案門類、數(shù)量和內(nèi)容遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足教育發(fā)展的需要。隨著成人教育改革和發(fā)展形勢的需要,檔案工作重點(diǎn)應(yīng)由以往收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用和服務(wù)為主,提高檔案的利用,擴(kuò)大服務(wù)功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源,只有重視開發(fā)利用,不斷拓展業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)領(lǐng)域,才能充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。

     2.加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè),提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

要實(shí)現(xiàn)成人高校檔案的科學(xué)化管理,關(guān)鍵要提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng),使之能熱愛檔案管理工作,有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。同時,要加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),不斷為其提供接受繼續(xù)教育的機(jī)會、更新檔案專業(yè)知識,通過系統(tǒng)學(xué)習(xí),使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實(shí)踐中能夠具有進(jìn)行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發(fā)展和評估提供詳實(shí)的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發(fā)展與改革工作的需要。

3.大力加強(qiáng)電子檔案管理,不斷探索檔案管理現(xiàn)代化的新途徑

隨著人類進(jìn)入信息時代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發(fā)生了根本變化;隨著教育的改革與發(fā)展,成人高等教育檔案資料呈現(xiàn)出復(fù)雜、繁瑣、量大的特點(diǎn),這對高校檔案機(jī)構(gòu)提出了新要求,必須應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對成人高校檔案的管理,實(shí)現(xiàn)檔案資源和檔案管理的信息化。針對網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的普遍使用,成人高?？梢岳媒逃鞴懿块T的專門教育教務(wù)管理軟件,從錄取新生開始,將學(xué)生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數(shù)據(jù)庫,將在讀學(xué)生的學(xué)籍信息輸入到互聯(lián)網(wǎng)以便于檢索,將學(xué)生在校期間的學(xué)科、專業(yè)、成績檔案等信息化管理。同時,成人高校要適應(yīng)檔案管理發(fā)展的趨勢,對形成的重要文件建立紙質(zhì)文本和電子檔案雙備份,減少紙質(zhì)檔案的使用,努力做好檔案信息管理系統(tǒng)的使用、維護(hù)和安全工作。

總之,成人高校的檔案是衡量學(xué)校教育管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一,也是學(xué)校開展教育教學(xué)、科研的重要信息來源與決策的依據(jù)。因此,作為成人教育檔案工作者,要按照法制化的要求不斷走上正規(guī),不斷加強(qiáng)檔案管理意識,加強(qiáng)檔案的開發(fā)和利用,實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理,充分發(fā)揮成人教育檔案功能,為推動成人高等教育檔案事業(yè)的發(fā)展和促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作做好服務(wù)和保障工作。

參考文獻(xiàn):

[1]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點(diǎn)思考[j].紹興文理學(xué)院學(xué)報(bào),2006,(12):136-137.

篇3

隨著2016年1月1日新《會計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施，對高校的會計(jì)檔案管理提出了一個新的要求。結(jié)合現(xiàn)階段高校會計(jì)檔案管理中出現(xiàn)的問題，結(jié)合現(xiàn)代電子信息技術(shù)，從加大設(shè)備投入、完善管理制度，明確權(quán)責(zé)制度方面，加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理，更全面的完善會計(jì)檔案工作。

關(guān)鍵詞：

高校會計(jì)檔案；信息化；管理制度

一、前言

會計(jì)檔案體現(xiàn)了一個單位經(jīng)濟(jì)活動，通過會計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈。高校會計(jì)檔案是記錄和反映學(xué)校在管理運(yùn)行中形成的重要財(cái)務(wù)往來資料和原始憑證，是學(xué)校在行政、教學(xué)、科研等一系列往來業(yè)務(wù)中形成的歷史記錄，同時也是高校檔案的重要組成部分。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，高校財(cái)務(wù)涉及到的事項(xiàng)越來越多越來越復(fù)雜，對財(cái)務(wù)的各項(xiàng)要求也越來越高，會計(jì)檔案僅僅通過紙質(zhì)的方式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)下的各類需求。特別是越來越多的會計(jì)憑證、報(bào)表等均已由原來的手工操作轉(zhuǎn)變成以電子形式產(chǎn)生和傳輸，由此形成了大量的電子檔案。自2010年起財(cái)政部、國家檔案局對原管理辦法進(jìn)行多方調(diào)研論證，再經(jīng)過科學(xué)的研討和嚴(yán)格的試點(diǎn)，于2015年12月經(jīng)財(cái)政部部務(wù)會議、國家檔案局局務(wù)會議修訂通過，于2016年1月1日起施行新《會計(jì)檔案管理辦法》。

二、高校會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及分析

（一）對會計(jì)檔案的重要性認(rèn)識不足，責(zé)任不明確，軟硬件配套設(shè)施落后

高校財(cái)務(wù)的工作重點(diǎn)，普遍在預(yù)、決算的編制、執(zhí)行、報(bào)賬業(yè)務(wù)等會計(jì)核算工作，而對于涉及到財(cái)務(wù)的資料檔案管理卻相對忽視。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先在人員配置上，雖然各高校都有專門的檔案管理部門，但是主要職責(zé)是管理學(xué)校的相關(guān)文件、學(xué)生資料等等，而且也是檔案專業(yè)的人員負(fù)責(zé)。對于財(cái)務(wù)上交的會計(jì)資料，僅僅起到代管的作用，若遇到查閱此類資料，只能由會計(jì)人員前去查閱。而財(cái)務(wù)部門對于會計(jì)資料的管理，也沒有專職人員負(fù)責(zé)，都是部門人員兼管，由于缺乏檔案管理的相關(guān)知識，因此在管理上存在很多問題。其次，會計(jì)檔案在檔案部門存檔的，所有查閱、借閱此類資料的，都要辦理很多相關(guān)的借閱手續(xù)，非常不便捷。財(cái)務(wù)部門自己管理的，則是存放于辦公室或者庫房，無法滿足專業(yè)檔案資料的存放要求。最后，很多高校沒有明確的制度規(guī)定哪一類會計(jì)資料應(yīng)該存放于檔案部門還是存放于財(cái)務(wù)部門。因此，很多資料存放比較混亂，一部分在財(cái)務(wù)部門、一部分在檔案部門，不利于會計(jì)檔案的歸檔。

（二）管理方式落后、會計(jì)檔案質(zhì)量不高，歸檔不齊全

當(dāng)下很多高校，對于會計(jì)檔案的保管，還僅僅是處于紙質(zhì)檔案保管階段，僅有少部分的檔案管理用到了excel，word等軟件。經(jīng)過長時間的檔案管理證明，紙質(zhì)檔案管理存在很大的弊端。打印紙質(zhì)不僅影響工作效率，大量的會計(jì)檔案資料會占用大量的空間，增加辦公的成本；在漫長的保管期限內(nèi)，紙質(zhì)檔案很容易字面污染和頁面損壞，不利于會計(jì)檔案資料的完整性；有些檔案管理權(quán)責(zé)歸屬不明確，特別是沒有專門檔案管理部門的學(xué)校。這樣就導(dǎo)致資料傳遞不明確，關(guān)聯(lián)部門之間可能產(chǎn)生推諉，相關(guān)聯(lián)資料可能分屬兩個不同的部門管理，甚至導(dǎo)致資料傳遞過程中的遺失。

（三）核銷不及時，容易造成資源浪費(fèi)

2016年1月1日起實(shí)施的新會計(jì)檔案管理辦法，對各類會計(jì)檔案資料有了一個明確的保管期限。但是，很多高校因?yàn)樘厥庠颍荒馨雌阡N毀到期的會計(jì)檔案。比如很多高校的基建會計(jì)檔案，因歷史原因，很多在建工程沒有按期轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)。針對該項(xiàng)目的會計(jì)檔案，有些的保管年限已經(jīng)超過了保管年限，但是無法進(jìn)行銷毀，要留待以后備查，還需用專門的文件柜進(jìn)行存放，這些資料就占用了大量的空間，而且紙張經(jīng)過長時間存放，發(fā)黃變質(zhì)，大大影響閱讀的質(zhì)量。

（四）保密水平較低，存在安全隱患

目前高校對于會計(jì)檔案的保管，多數(shù)采用紙質(zhì)方式，主要體現(xiàn)在各類文件、憑證、原始單據(jù)等這一類；部分涉及到電子檔案的,都是通過word、excel方式，例如各類報(bào)表、申請、回復(fù)等等。很多高校并沒有針對會計(jì)檔案，制定專門的保密制度。因此在檔案的保密方面，存在安全隱患。

三、如何利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)完善電子會計(jì)檔案管理

（一）加大會計(jì)檔案管理的投入，建立設(shè)施完善的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

每年在單位預(yù)算經(jīng)費(fèi)中，加入會計(jì)檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，用于會計(jì)檔案購買設(shè)備等項(xiàng)目使用。建立設(shè)施完善的數(shù)據(jù)庫，將財(cái)務(wù)軟件、會計(jì)檔案軟件、學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺相結(jié)合，便于部門將會計(jì)核算產(chǎn)生的憑證、上級部門下達(dá)的相關(guān)文件、單位內(nèi)部文件等需存檔文件，轉(zhuǎn)換為可儲存文件，便于會計(jì)核算使用、會計(jì)檔案軟件進(jìn)行保管。將繁瑣的會計(jì)檔案工作，通過數(shù)字化進(jìn)行科學(xué)的管理。

（二）結(jié)合信息化的要求，制定財(cái)務(wù)檔案管理制度，繪制出完整的流程圖，明確檔案專職管理人員

新會計(jì)檔案管理制度對電子檔案管理作出了更為詳細(xì)的要求，除了按照制度規(guī)定以外，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定單位會計(jì)檔案管理制度，并且據(jù)此繪制完整的會計(jì)檔案管理流程圖，制度和流程圖都需上墻，并且制定專人負(fù)責(zé)會計(jì)檔案管理。

（三）嚴(yán)格按照檔案管理要求建設(shè)檔案資料、設(shè)備管理場地

對于會計(jì)檔案保管，不僅是紙質(zhì)的要求妥善保管，電子信息檔案及設(shè)備也應(yīng)當(dāng)按照要求進(jìn)行保管，因此，保管的場地也必須達(dá)到相應(yīng)的要求。首先，防火門、防盜門、防盜窗、滅火器等相應(yīng)的硬件條件必須達(dá)到。其次、庫房必須適合紙質(zhì)文件及電子設(shè)備的放置、保持溫度在15-30攝氏度之內(nèi)，避免電子設(shè)備溫度過高；濕度必須在45%-65%之內(nèi)，防止紙質(zhì)文件受潮，防止電子設(shè)備受潮變形。必要時安裝空調(diào)及除濕機(jī)。

四、發(fā)展前景及展望

電子信息化與會計(jì)工作相結(jié)合，是時展必要的過程，特別是對會計(jì)檔案的管理具有重大的意義。會計(jì)檔案是見證高校發(fā)展的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)，對會計(jì)檔案管理的重視，體現(xiàn)了高校對自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重視。會計(jì)檔案通過電子信息化進(jìn)行管理，為檔案的安全性、完整性、便捷性都提供了重要的支持，滿足學(xué)校的發(fā)展需求，推動學(xué)校經(jīng)濟(jì)管理工作走可持續(xù)發(fā)展的道路都具有劃時代的意義。

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[關(guān)鍵詞]檔案管理 現(xiàn)代化 信息化

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）20-0145-02

為了進(jìn)一步加強(qiáng)高校的檔案管理，一般高校都能夠?qū)ｉT設(shè)立檔案室、配備專業(yè)人員管理檔案。與此同時還加強(qiáng)了檔案管理制度建設(shè)，制定出臺相應(yīng)的檔案管理辦法，使高校檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。為貫徹落實(shí)圍繞中心、聚焦主業(yè)、深化“三轉(zhuǎn)”的精神，解決紀(jì)檢檔案資料管理不規(guī)范、信息化程度不高的問題，為紀(jì)檢監(jiān)察工作提供強(qiáng)有力的后勤保障，柳州地稅著力推進(jìn)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理信息化、規(guī)范化、專業(yè)化。

一、高校檔案管理工作存在的問題

（一）管理不夠?qū)I(yè)

現(xiàn)在很多高校不能強(qiáng)化檔案管理，使得管理松散。目前，很多高校沒有專門的工作人員專項(xiàng)負(fù)責(zé)檔案管理工作以及材料收集、整理和電子錄入等相應(yīng)工作。對照有關(guān)檔案工作的法規(guī)要求，將檔案分門別類進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地歸檔，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案分類明確，排列科學(xué)合理，編排規(guī)范。檔案管理部門制定了相應(yīng)的法律法規(guī)明確了立卷歸檔、裝訂整理、保管利用、鑒定銷毀、責(zé)任追究等每一個流程，建立了《檔案管理員崗位職責(zé)》《檔案保密制度》《庫房管理制度》《檔案室設(shè)備管理制度》等一系列配套制度，在檔案借閱、使用等工作中均按規(guī)章制度進(jìn)行，借閱必須經(jīng)過審批，屬資料，還要求借閱者簽訂保密責(zé)任書，使高校檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化軌道。

實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的專業(yè)化要求按照一級檔案室的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)高校檔案室，檔案室實(shí)行庫房、微機(jī)、辦公、閱覽四分開，檔案庫房按標(biāo)準(zhǔn)配備專用檔案密集架，配置防火系統(tǒng)、自動滅火裝置、除濕機(jī)、臭氧消毒機(jī)、吸塵器等設(shè)備，使檔案的管理工作硬件設(shè)施齊備，安全保護(hù)實(shí)現(xiàn)了專業(yè)化。

（二）查閱程序不夠規(guī)范

部分檔案管理人員沒能對各種檔案猿旨笆?、簜b懟⒂行У姆擲嗪駝理。只有檔案分管管理?xiàng)l件大為改善，才能夠提高檔案管理工作的效率。

（三）信息化不夠完善

實(shí)現(xiàn)高校的檔案管理信息化需要配套自主研發(fā)高校檔案管理系統(tǒng)。目前高校的檔案編制了全引目錄、案卷目錄、違紀(jì)人員處分索引等索引目錄數(shù)據(jù)庫，但是還沒有完全實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢的電子化、自動化，檔案調(diào)閱效率低。

二、高校檔案管理現(xiàn)代化的具體策略

推進(jìn)會計(jì)檔案管理是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，加強(qiáng)制度建設(shè)、健全監(jiān)督機(jī)制，明確操作規(guī)范，各大高校在推進(jìn)檔案管理的道路上，留下了一連串清晰而深刻的印記。為了確保普遍實(shí)現(xiàn)各大高校檔案的長效管理，按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，要對需要?dú)w檔的文件全部整理歸檔，做到時時收集、年年歸檔，并嚴(yán)格管理，規(guī)范使用，確保檔案工作規(guī)范化運(yùn)轉(zhuǎn)。具體措施如下：

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案管理精細(xì)化

“天下難事始于易，天下大事始于細(xì)”，精細(xì)化財(cái)務(wù)管理并不復(fù)雜，只是細(xì)中求精。各高校應(yīng)該以細(xì)、全、高、嚴(yán)、新、實(shí)“六字”精細(xì)化管理原則，圍繞檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等制定制度，使高校的檔案管理水平進(jìn)一步完善提高。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，各高校應(yīng)該分別制定適應(yīng)自己的檔案管理辦法，進(jìn)一步明確學(xué)校的檔案管理工作。

目前，各大高校采取紙介質(zhì)和計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理檔案。紙質(zhì)文檔數(shù)字化，在收集整理的同時在檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，使高校檔案管理逐漸走向制度化、規(guī)范化。高校數(shù)字化檔案室的建立，有利于實(shí)現(xiàn)國家級數(shù)字化檔案室。

“數(shù)字化檔案室”是指將實(shí)體檔案信息數(shù)字化，基于網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管和共享利用，并能夠確保檔案安全和高效便捷。高校的數(shù)字化檔案室建設(shè)應(yīng)該獲得上級檔案局在政策、技術(shù)等方面的支持。例如資金方面，用于購買專用檔案柜、電腦、掃描儀等檔案工作必備用品和配套設(shè)備，建成后將實(shí)現(xiàn)公文交換系統(tǒng)（OA）與檔案管理系統(tǒng)的無縫對接。

數(shù)字化檔案室是高校檔案建設(shè)中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，能夠穩(wěn)步提高檔案信息化管理水平。建設(shè)高校數(shù)字化檔案室還應(yīng)增強(qiáng)檔案的服務(wù)功能，提高檔案管理的日常辦公效率和質(zhì)量；通過完善機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的精細(xì)化；并且通過加強(qiáng)檔案管理作為促進(jìn)高校檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化建設(shè)的有效手段。

高校數(shù)字化檔案室建設(shè)要做到檔案資源數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息數(shù)據(jù)化、檔案利用知識化。目前，很多高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了“前三化”，接下來還要繼續(xù)實(shí)現(xiàn)“信息數(shù)據(jù)化”“利用知識化”等兩個目標(biāo)。除了與OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對接，高校檔案管理還應(yīng)該將檔案管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)、微信公眾平臺相結(jié)合，部分文檔信息通過移動端實(shí)時，實(shí)現(xiàn)信息公開，也為有需求的人提供便捷。如此一來，通過數(shù)字化檔案室與移動端的結(jié)合，從根本上提高居委會日常辦公效率和質(zhì)量。

（二）明確操作規(guī)范實(shí)現(xiàn)過程精細(xì)化管理

高校的檔案的規(guī)整和管理是很煩瑣和復(fù)雜的。因此，各大高校因該明確提出檔案管理操作規(guī)范。從檔案的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)入手，理清思路，摸清家底，健全制度，規(guī)范流程，強(qiáng)化責(zé)任，推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范運(yùn)行，為科學(xué)、有序、高效地開展各項(xiàng)外匯管理工作打下了良好的基礎(chǔ)。檔案管理辦法規(guī)定，高校應(yīng)該嚴(yán)格按照《檔案管理?xiàng)l例》及相關(guān)制度規(guī)定進(jìn)行操作，使檔案更好地為高校的管理服務(wù)。嚴(yán)格按照要求，逐級分類管理，多措并舉、扎實(shí)推進(jìn)高校檔案管理工作。完善制度，規(guī)范管理。嚴(yán)格按照查借閱手續(xù)，在保證檔案安全、保密的前提下，提高相關(guān)工作人員查閱資料的速度，從而在整體上提高檔案的利用效率。與此同時，加強(qiáng)專業(yè)人員的培訓(xùn)。包括文件材料的收集歸檔范圍、立卷歸檔原則、立卷歸檔分工、文件材料整理原則及要求、歸檔文件材料質(zhì)量要求、歸檔時間和手續(xù)等六個方面。培訓(xùn)能夠增強(qiáng)工作效率，讓管理人員進(jìn)一步加深對檔案工作方法及重要性的認(rèn)識與理解，看清檔案整理工作中存在的差距和不足。及時培訓(xùn)能夠進(jìn)一步提高檔案整理的業(yè)務(wù)水平和實(shí)際操作能力，為進(jìn)一步規(guī)范檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也為今后更好的服務(wù)和工作的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

（三）健全監(jiān)督機(jī)制實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制精細(xì)化

用制度約束和規(guī)范檔案管理，是高校檔案管理工作中的一個亮點(diǎn)。檔案管理辦法明確了高校檔案鑒定、銷毀、移交的要求，高校將定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，并形成檔案鑒定意見書。檔案鑒定工作由高校檔案館牽頭，組織其他機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。加強(qiáng)督促歸檔、嚴(yán)格審查機(jī)制。嚴(yán)格按照條例做到保質(zhì)保量地完成檔案材料的整理歸檔工作的同時，對檔案要及時審查，對符合要求的要及時整理，對不符合要求的要完成未盡事項(xiàng)、補(bǔ)正相關(guān)資料。

結(jié)語：強(qiáng)化檔案管理意識，明確人員責(zé)任。今年以來各部門高度重視檔案歸檔工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，按照相應(yīng)的原則，抓好檔案的歸檔整理工作。完善檔案制度建設(shè)，強(qiáng)化歸檔工作。先后建立完善檔案歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，檔案歸檔的操作規(guī)程等檔案管理制度，將資料進(jìn)行整理、分卷、復(fù)核、編目。召開培訓(xùn)班，全員參與，自查自改，進(jìn)一步完善檔案工作。其中的每份檔案都應(yīng)該進(jìn)行電子檔案登記，并針對以前檔案目錄中只見案卷名不知案卷內(nèi)容的弊端，專門在案卷目錄中增加簡單的索引項(xiàng)，借閱檔案可以先從電子目錄上看有沒有自己要找的文件，避免盲目翻閱，大大提高了查閱檔案的效率。為了推進(jìn)實(shí)體檔案和電子文檔同步歸檔，高校的檔案中心應(yīng)該為檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)上的培訓(xùn)指導(dǎo)，工作人員利用業(yè)務(wù)管理QQ群作為信息交流平臺，同時采取一對一、面對面的指導(dǎo)方式，幫助資料員掌握電子檔案的文件登記、著錄、掃描上傳、立卷歸檔等相關(guān)業(yè)務(wù)。高校的檔案管理部T為保證電子檔案的順利報(bào)送提供可靠保證。當(dāng)前，實(shí)體檔案和電子文檔同步歸檔接收工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，實(shí)體檔案和電子檔案的同步歸檔，體現(xiàn)了高校檔案工作跨入了檔案管理的先進(jìn)行列，同時也表明高校檔案事業(yè)進(jìn)入了信息化時代。

此外，為規(guī)范完善檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，高校應(yīng)該強(qiáng)化四項(xiàng)措施，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作：一是強(qiáng)化資料收集，指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常收集管理工作，辦公室注重對平時文件資料進(jìn)行收集和積累，以及校內(nèi)開展的重要活動，及時收集照片、錄音、錄像等各種載體的信息資料，按照月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)順序負(fù)責(zé)歸檔整理，按時移交到檔案室，由專人立卷歸檔；二是強(qiáng)化信息化管理，加強(qiáng)檔案的電子化管理，對各文書檔案、科技檔案、會計(jì)文件材料、聲像材料、電子文件材料等重點(diǎn)數(shù)據(jù)資料及時進(jìn)行備份保存，進(jìn)行電子化管理，方便統(tǒng)計(jì)資料的查閱和利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化；三是強(qiáng)化安全保密，遵守保密制度，切實(shí)履行公文的收發(fā)、登記、傳遞、借閱、歸檔和銷毀等各工作環(huán)節(jié)，對各專業(yè)報(bào)表嚴(yán)格執(zhí)行簽字、登記、歸檔手續(xù)，嚴(yán)禁隨處丟放，確保檔案資料的安全；四是規(guī)范檔案裝訂工作，做好目錄索引，統(tǒng)一裝訂格式，資料歸類規(guī)范，一目了然。

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關(guān)鍵詞 文檔一體化；電子文檔；檔案意識

中圖分類號G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼A 文章編號 1674-6708（2011）57-0216-02

0 引言

檔案是人類知識與智慧的結(jié)晶，是人們各項(xiàng)工作與研究的第一手珍貴資料，具有查考使用價(jià)值。檔案的有效保存，對于個人、單位、甚至整個社會，都有著長遠(yuǎn)的意義。近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，每個企事業(yè)單位，都在積極的進(jìn)行信息化建設(shè)，各種資源調(diào)查平臺的搭建，固定資產(chǎn)平臺的搭建，各類業(yè)務(wù)化工作陸續(xù)實(shí)現(xiàn)電子化，這些種種都預(yù)示著，信息化建設(shè)的迅猛發(fā)展，電子政務(wù)正在勢不可擋地向前推進(jìn)，文檔一體化作為信息化的一部分，已成為當(dāng)前和今后一個時期檔案部門和檔案工作者面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)，也是檔案工作的發(fā)展方向和必然趨勢。

1 文檔一體化的含義

所謂“文檔一體化”，是指實(shí)現(xiàn)從文件至歸檔管理的全過程計(jì)算機(jī)控制，包括文件登記和處理、歸檔、著錄、檢索、利用等環(huán)節(jié)。也就是說，文檔一體化不僅是指機(jī)關(guān)文書部門和檔案部門的機(jī)構(gòu)一體化和人員一體化，而是內(nèi)在的涵蓋了文件管理和檔案管理的一體化，現(xiàn)行文件開放利用服務(wù)和檔案開放利用服務(wù)的一體化。

簡單的說文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機(jī)整體進(jìn)行管理。

2 建立文檔一體化的必要性

文件生命周期理論建立是文檔一體化的重要依據(jù)：

檔案界認(rèn)為，文件是檔案的前身，檔案是文件有條件的轉(zhuǎn)化而來的，從現(xiàn)行文件到檔案是一個連續(xù)、統(tǒng)一、前后銜接的過程。文檔一體化管理是文件、檔案自身特點(diǎn)，及兩者統(tǒng)一性的內(nèi)在要求，檔案界一直都有文件生命周期的理論，即文件從形成到保存成為檔案是一個完成的生命過程，具有連續(xù)性、一致性。國際檔案理事會電子文件管理委員會在1997年提出，在文件產(chǎn)生之前，電子文件的生命周期就已經(jīng)開始，并分為三個階段：現(xiàn)行階段、暫時保存階段和永久保存階段。文檔一體化就是在現(xiàn)行階段為檔案的形成做好預(yù)備，實(shí)現(xiàn)檔案的前端控制，以保證檔案的保存，還原檔案形成的完整過程。

3 電子文檔管理在文檔一體化中的作用

電子文檔的科學(xué)有效管理是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的重要手段。

電子文檔是一個單位或者個人在從事和處理各類社會活動中直接產(chǎn)生的信息記錄。而文檔分離最大的弊端是容易造成具有重要價(jià)值的文件流失。因此及時、準(zhǔn)確、科學(xué)、妥善保管好這些電子文檔，確保其不被丟失、已經(jīng)成為了我們每個檔案工作者和計(jì)算機(jī)工作者不可推卸的工作職責(zé)。解決電子文檔的整理、歸檔、維護(hù)保管、科學(xué)應(yīng)用亦勢在必行。

4 目前電子文檔管理的優(yōu)勢及幾個缺陷

1）與紙質(zhì)文檔的區(qū)別。工作者沒有意識到電子文件的管理與傳統(tǒng)的文件檔案管理有沖突，檔案的管理模式正在產(chǎn)生變革。

目前的文件從起草、形成、歸檔、移交至檔案部門要經(jīng)歷諸多環(huán)節(jié)和一定的時間段。這其中不僅是說從文到檔的運(yùn)行環(huán)節(jié)多，另外還有，產(chǎn)生文件的部門多。與紙質(zhì)文件管理相比，我們管理電子文件的經(jīng)驗(yàn)要少得多。盡管電子文件與紙質(zhì)文件有許多共同之處，但其在歸檔和保存上仍有著很大的差距。有些單位，企圖用紙質(zhì)檔案的管理辦法來管理電子檔案，顯然是不正確的，電子文檔在保存中的風(fēng)險(xiǎn)是極高的，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境變化莫測，大家必須更正觀點(diǎn)，并不是電子文件備份了，就安全了，并不是計(jì)算機(jī)不壞，數(shù)據(jù)就不會丟失的；

2）電子文檔也應(yīng)及時歸檔。目前的科技工作，基本都使用計(jì)算機(jī)來處理數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的保存方式，多以電子文檔為主要形式。例如，科技檔案歸檔一般以一年為單位，有些課題是三年、五年，甚至更長的，這些課題在沒有結(jié)題之前，很多重要的文件是分散在多個部門和多個人手里的，檔案工作者難以集中管理，導(dǎo)致課題結(jié)題時，很多重要的文件已經(jīng)不復(fù)存在，對一個單位而言，是一種重大財(cái)富的丟失；

3）電子文件在各單位尚未真正列入正式文件的范疇，沒有相應(yīng)的電子文件管理辦法。對電子文件的處理留存，缺乏檔案意識，忽視了電子文件的長遠(yuǎn)利用；

4）對電子文件的價(jià)值鑒定，無明確的標(biāo)準(zhǔn)，致使很多重要的檔案資源流失。

5 電子文檔管理的幾點(diǎn)設(shè)想

1）軟件的支持

需要研制一套切合實(shí)際的文檔一體化管理軟件，目前的檔案管理，仍然是最原始的對接層面，只在形成檔案后進(jìn)行末端控制，要在文件形成的同時就考慮到與檔案的銜接，只有將電子文檔管理流程與業(yè)務(wù)工作流程有機(jī)的結(jié)合，將檔案管理納入到一體化管理流程中，才能對檔案進(jìn)行有效的前端控制。

2）硬件的支持

鋪設(shè)內(nèi)網(wǎng)、架設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全硬件。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，必須依靠網(wǎng)絡(luò)。而有些單位的檔案資源不能與Internet共享，因此，內(nèi)外網(wǎng)的隔離是必要條件。

3）政策的支持

（1）建立完善的電子文檔歸檔制度。電子文檔要像紙質(zhì)檔案一樣，可以反映一個項(xiàng)目、一個事件的形成過程，要像紙質(zhì)檔案一樣留下修改的痕跡。因此要明確電子文檔的歸檔范圍；

（2）建立完善的電子文檔管理制度。與紙質(zhì)文檔不同，電子文檔的管理，對時限性的要求極高，合理的制定電子文檔管理制度，是提高工作效率的有效手段；

（3）制定完善的電子文檔安全、保密的管理辦法及管理規(guī)定，對重要文件、文件進(jìn)行嚴(yán)格界定，對文件的數(shù)字化制定特殊的管理辦法。

4）加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員檔案意識，對檔案人員加強(qiáng)培訓(xùn)數(shù)字化的管理技能，作為信息化社會的檔案工作者，除學(xué)習(xí)檔案知識外，具備一定的計(jì)算機(jī)和電子文件管理知識是必不可少的，應(yīng)該理論與實(shí)際相結(jié)合，不斷提高自身素質(zhì)，做懂管理、懂業(yè)務(wù)、懂技術(shù)的復(fù)合型人才。

6 結(jié)論

文檔一體化的實(shí)現(xiàn)任重而道遠(yuǎn)，但是文檔的信息化已是明確的趨勢，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件的大量產(chǎn)生，電子文件與電子檔案已經(jīng)沒有明顯的界限，文件與檔案的管理區(qū)別也變的模糊起來，相信現(xiàn)在的困難在不久的將來都會逐步的一個個攻克，文檔一體化帶動管理一體化，必將是未來的發(fā)展方向。

參考文獻(xiàn)

[1]王健.創(chuàng)新與拓展，信息化電子文檔管理[R].北京，中國人民大學(xué).

[2]張遼亞.電子文件和檔案集成化管理[J].蘭臺世界，2005(3).

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一、當(dāng)前電子檔案管理存在的主要問題

1.對電子檔案管理認(rèn)識不足

由于傳統(tǒng)檔案管理手段和模式由來已久，在檔案管理工作人員的頭腦中已經(jīng)形成了思維定式，電子文件的產(chǎn)生、積累、歸檔、傳輸、存儲、保護(hù)和利用等一條龍的作業(yè)和服務(wù)會使檔案工作者在短時間內(nèi)不適應(yīng)。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：在形成文件的過程中雖能依靠計(jì)算機(jī)操作，但最終仍將紙質(zhì)文件作為檔案管理的對象；對電子文件的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為不能將電子文件直接歸檔；不愿接受將電子文件保存載體直接歸檔等。

2.對電子文件是否為原件界定困難

由于電子文件具有隨時產(chǎn)生、隨時更改的特性，并且在改動之后看不出任何痕跡，因此很難界定某個電子文件是“定稿”還是“初稿”，是“原件”還是“復(fù)制件”，這種易改性導(dǎo)致了電子文件是否為原件的界定工作具有一定困難。同時，電子文件不具有特定的字跡，可以以不同的字體、字號將電子文件輸出，因此無法從字跡上分辨其原始性。

3.電子檔案的真實(shí)性、完整性難以認(rèn)定

在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中稍有失誤，就會導(dǎo)致檔案信息失實(shí)，信息內(nèi)容“出錯”的機(jī)會遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案。同時，在電子檔案的復(fù)制過程中也容易被篡改，在電子檔案的儲存過程中又容易造成信息的缺損、丟失。

4.對軟硬件設(shè)備的依賴性強(qiáng)

電子文件依賴于計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備。當(dāng)運(yùn)用電子設(shè)備將信息記錄后，電子文件就離不開設(shè)備，只能依靠計(jì)算機(jī)讀取。隨著科技進(jìn)步，計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，不少舊版本的電子文件無法在新的軟硬件環(huán)境下直接使用。

二、解決問題的主要對策

1.提高認(rèn)識，更新觀念

要以“以人為本”作為指導(dǎo)思想，通過加大宣傳力度，強(qiáng)化提高主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員對電子文檔的認(rèn)識，探索其規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。要加大對檔案館的資金和現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備投入，以推動檔案館計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，最大限度地發(fā)揮檔案館在城市文化建設(shè)中的“中心輻射”功能，全面提高檔案館文化品位。同時，檔案館要積極運(yùn)用現(xiàn)代化手段提供利用服務(wù)，提高檔案管理技術(shù)水平，有計(jì)劃、有步驟地開展檔案數(shù)字化工作，不斷提高為城市文化建設(shè)服務(wù)的效率。

2.建立完善的電子檔案管理制度

近年來，我國先后制定出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子文件管理暫行辦法》以及《電子檔案移交與接收辦法》，對電子文件的定義、形成、積累、鑒定、歸檔、移交、保管、利用和統(tǒng)計(jì)等方面做出了詳細(xì)的規(guī)定，為規(guī)范電子文檔管理奠定了基礎(chǔ)。我們應(yīng)該結(jié)合本單位的實(shí)際情況，參照《檔案法》及相關(guān)規(guī)定，建立一套適合自己的管理辦法。

3.做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作

電子檔案管理的好壞，關(guān)系到檔案信息的安全性和完整性。檔案管理部門應(yīng)該重視對檔案管理硬件和軟件方面的投入，配置性能較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)、軟件、刻錄儀器以及高性能的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，如數(shù)據(jù)加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等，確保電子檔案的正常運(yùn)行。

4.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

電子檔案管理是一個新生事物，從事電子檔案管理的人員不僅要運(yùn)用存儲、傳輸、檢索等技術(shù)對電子檔案進(jìn)行管理，更需要掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)，理解電子檔案長期保存的必要性和嚴(yán)重性，實(shí)施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔。因此，要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須重視和加快電子檔案管理人員的培養(yǎng)。對在崗人員進(jìn)行各種形式的再教育，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展過快的需要，同時注意引進(jìn)多方面的專業(yè)技術(shù)人才，充實(shí)檔案干部隊(duì)伍以適應(yīng)檔案管理工作的需要和檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

5.重要文件采用“雙軌制”歸檔法

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關(guān)鍵詞：漁業(yè)船舶；船員檔案；管理

漁業(yè)船員檔案，是船員考試發(fā)證機(jī)關(guān)在船員培訓(xùn)、考試和發(fā)證管理等工作過程中形成的具有查考、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料，是考試發(fā)證機(jī)關(guān)活動的原始依據(jù)。船員檔案真實(shí)反映每個船員完整的海上資歷、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、教育培訓(xùn)、考試情況和適任能力。依據(jù)2015年1月1日實(shí)施的《中華人民共和國漁業(yè)船員管理辦法》，以及2015年6月21日實(shí)施的《〈中華人民共和國漁業(yè)船員管理辦法〉江蘇省實(shí)施辦法》，贛榆漁港監(jiān)督負(fù)責(zé)海洋漁業(yè)普通船員、船長12米以下或主機(jī)功率50千瓦以下海洋漁業(yè)職務(wù)船員的考試發(fā)證工作，以及內(nèi)陸漁業(yè)船舶機(jī)駕長及普通船員的考試發(fā)證工作。連云港市贛榆區(qū)擁有海洋漁業(yè)船舶上千艘，涉漁鄉(xiāng)鎮(zhèn)船舶1313艘，從業(yè)人員數(shù)萬人，所要管理的漁業(yè)船員檔案數(shù)量巨大，只有依據(jù)《江蘇省漁業(yè)船員檔案管理辦法》，由專人負(fù)責(zé)，依規(guī)章制度管理，按規(guī)定收集歸檔材料，才能管理好并利用好船員檔案，為漁業(yè)安全生產(chǎn)服務(wù)。

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

漁業(yè)船員檔案管理工作看似簡單、平常，其實(shí)不然，從業(yè)人員應(yīng)有較高的素質(zhì)才能勝任。漁業(yè)船員檔案管理人員的職責(zé)：（一）執(zhí)行檔案管理工作的各項(xiàng)法律、法規(guī)、規(guī)章制度；（二）具體負(fù)責(zé)船員檔案的建立、利用和管理；（三）負(fù)責(zé)編制適用的檔案檢索工具，匯編檔案資料；（四）負(fù)責(zé)定期對船員電子檔案進(jìn)行備份；（五）負(fù)責(zé)漁業(yè)船員檔案及時歸檔及核查工作，熟悉所保管的船員檔案情況，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)；（六）保護(hù)船員檔案的安全，做好防護(hù)工作。

依據(jù)檔案管理員的職責(zé)，檔案管理人員首先要有高度的責(zé)任心，熱愛檔案管理工作，對工作高度負(fù)責(zé)，有干一行愛一行，干好一行的事業(yè)心；其次，工作認(rèn)真細(xì)致，做事有條理，才能適應(yīng)檔案工作一絲不茍的要求；再者，具有檔案管理的專業(yè)知識和漁業(yè)船員考試發(fā)證的相關(guān)知識，才能適任漁業(yè)船員檔案管理。目前檔案管理人員雖是專職，但大多數(shù)都不是專業(yè)人才，只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，才能適任檔案管理工作。不但要學(xué)習(xí)檔案管理工作的各項(xiàng)法律、法規(guī)、規(guī)章制度，還要學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識和漁業(yè)船員考試發(fā)證的相關(guān)知識，要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)。通常以自學(xué)為主，學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識，在工作實(shí)踐中邊干邊學(xué)，學(xué)習(xí)檔案整理與管理的相關(guān)技能。有條件的單位，應(yīng)當(dāng)將檔案管理人員送出去接受系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)。

2.建章立制，規(guī)范漁業(yè)船員檔案管理

要做好漁業(yè)船員檔案管理工作，必須建立健全檔案管理制度，以規(guī)章為依托，規(guī)范檔案整理。船員檔案管理是漁港監(jiān)督機(jī)關(guān)一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，可根據(jù)單位的具體情況，制定一些符合本單位實(shí)際的可操作性強(qiáng)的規(guī)章制度，明確漁業(yè)船員技術(shù)檔案管理的歸檔范圍、歸檔時效、歸檔內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理行為，使這項(xiàng)工作規(guī)范化、制度化。建立收集、整理、保管、利用、銷毀等管理制度，一般有：歸檔材料范圍、檔案保管制度、檔案室管理制度、檔案查閱制度、檔案銷毀制度等。建立健全這些制度，在船員技術(shù)檔案管理中能做到有章可循，也就能真正發(fā)揮其在船員監(jiān)督管理中應(yīng)有作用。

3.依規(guī)建檔，規(guī)范漁業(yè)船員檔案內(nèi)容和整理標(biāo)準(zhǔn)

《中華人民共和國漁業(yè)船員管理辦法》及江蘇省實(shí)施辦法均已實(shí)施，與船員管理辦法相配套的《中國漁業(yè)船員管理系統(tǒng)》也已投入使用。無論是海洋漁業(yè)船員，還是內(nèi)陸漁業(yè)船員，都應(yīng)持有船員證書，普通船員持普通船員證書，職務(wù)船員持職務(wù)船員證書，一人一證。漁業(yè)船員檔案應(yīng)從船員業(yè)務(wù)辦結(jié)之日起1個月內(nèi)建立，職務(wù)船員證書檔案，應(yīng)以一人一檔方式、以簽發(fā)時間為序建立檔案；普通船員證書檔案，可按照發(fā)證時間和證書號碼整理建立集體檔案。

根據(jù)《中華人民共和國漁業(yè)船員管理辦法》要求，漁業(yè)職務(wù)船員檔案歸檔的材料有：1.漁業(yè)船員證書申請表；2.漁業(yè)船員健康狀況證明；3.原職務(wù)證書（和/或普通船員證書）；4.身份證復(fù)印件；5.培訓(xùn)證明；6.準(zhǔn)考證；7.考卷和實(shí)操考評表。普通船員檔案應(yīng)歸檔的材料有：1.漁業(yè)船員證書申請表；2.漁業(yè)船員健康狀況證明；3.身份證復(fù)印件；4.考卷和實(shí)操評估表。船員檔案材料的收集要主動，材料收集后，在歸檔和鑒別階段，要注意材料收集是否齊全、辦證各環(huán)節(jié)人員的簽名是否完備，健康狀況證明的時效性等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對不符合要求的檔案材料及時退回，限期糾正后再歸檔。檔案整理應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，對收集的材料依上述順序排序，接著該船員原有檔案頁碼編制頁碼，裝訂成冊。

職務(wù)船員檔案應(yīng)有卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄的主要內(nèi)容有：姓名、證書編號、序號、檔案內(nèi)容、職務(wù)、等級、有效期、備注等。卷內(nèi)目錄以表格形式記載，因姓名和證書編號固定不變，可放在表格之上，其它項(xiàng)目列在表格之中。

《中國漁業(yè)船員管理系統(tǒng)》中的證書編號共18位，前14位與船員身份證號碼前14位相同，后四位也不是順序號，且證書編號不分輪機(jī)、駕駛專業(yè)，該證書編號雖然終身不變，但不便以此作為檔案檢索號將檔案排序。系統(tǒng)中還有一檔案號，但據(jù)了解該號也不分輪機(jī)、駕駛專業(yè)，且在今后的發(fā)證活動中將有所變化，也不能以此作為檔案檢索號。檔案檢索號應(yīng)穩(wěn)定不變，便于檔案排序放列，也便于檢索。檔案管理人員應(yīng)自編檔案檢索表，按輪機(jī)、駕駛分列，我們認(rèn)為檢索號包括證書系列代碼，發(fā)證機(jī)關(guān)代碼，該船員在該發(fā)證機(jī)關(guān)利用《中國漁業(yè)船員管理系統(tǒng)》首次發(fā)證的年份，及檔案檢索順序號組成，即L（J）+單位代碼（六位）+在系統(tǒng)中首次發(fā)證年份（二位）+順序號（四位）。

《中國漁業(yè)船員管理系統(tǒng)》使用規(guī)定，漁業(yè)船員持在該系統(tǒng)中發(fā)的漁業(yè)船員證書，可以向任一有發(fā)證資格的考試發(fā)證機(jī)關(guān)申請考試發(fā)證或換發(fā)證書，發(fā)證機(jī)關(guān)自行建檔，該船員在原發(fā)證機(jī)關(guān)的技術(shù)檔案不轉(zhuǎn)檔，由原發(fā)證機(jī)關(guān)保存。這樣就省卻了來回轉(zhuǎn)檔案的麻煩，減輕檔案管理人員的工作量。

船員檔案原則上提供漁港監(jiān)督機(jī)構(gòu)在船員管理活動中使用。查、借閱船員檔案應(yīng)在考試發(fā)證機(jī)關(guān)內(nèi)部進(jìn)行，并予以登記。有關(guān)機(jī)構(gòu)或利害方進(jìn)行法律允許的查詢時，須憑單位證明和個人有效身份證件，并經(jīng)船員檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

銷毀到期或失去保存價(jià)值的船員檔案，由船員檔案管理人員與相關(guān)業(yè)務(wù)人員鑒定后提出意見，列出銷毀清單，經(jīng)船員管理部門負(fù)責(zé)人審核，考試發(fā)證機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。 當(dāng)海洋漁業(yè)船員年齡滿65周歲，內(nèi)陸漁業(yè)船員滿70周歲，或死亡（含失蹤）后，其船員檔案再保存5年后可以銷毀。

4.利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)船員技術(shù)檔案電子化管理

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)科學(xué)地進(jìn)行船員檔案管理，是規(guī)范化、信息化管理船員檔案的需要，也更有利于統(tǒng)計(jì)和為利用者服務(wù)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)船員技術(shù)檔案電子化管理，可提高漁業(yè)船員技術(shù)檔案的管理效率和利用效率。

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水電建設(shè)項(xiàng)目檔案的安全包括實(shí)體安全和信息安全，但由于水電建設(shè)項(xiàng)目大多周期長、參加單位多、建設(shè)地點(diǎn)偏遠(yuǎn)以及自然條件艱苦等因素，往往使得各單位對檔案的安全管理因重視不夠而存在安全隱患。而隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)在水電建設(shè)項(xiàng)目的快速推進(jìn)，檔案的實(shí)體安全和信息安全已面臨著越來越多的挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)。本文通過分析水電建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)體安全和信息安全管理中所存在的問題，提出了具體的對策，以供人們在提升項(xiàng)目檔案安全管理方面借鑒。

2水電建設(shè)項(xiàng)目檔案安全管理存在的主要問題

2.1檔案安全管理體系不健全、職責(zé)不清、制度不完善

近年來，隨著人們檔案意識的逐步增強(qiáng)，水電企業(yè)，特別是業(yè)主單位依據(jù)國家、行業(yè)等檔案管理規(guī)范要求，結(jié)合本單位的實(shí)際情況均建立了項(xiàng)目檔案管理體系，明確了項(xiàng)目檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，并設(shè)立了與項(xiàng)目建設(shè)管理相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備了專職檔案管理人員。但是，在水電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系中對項(xiàng)目檔案安全的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任規(guī)定不明確，未將水電項(xiàng)目參建單位的檔案安全體系建設(shè)納入整個項(xiàng)目安全管理體系，未將項(xiàng)目文件的安全管理的職責(zé)納入到設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目資料管理員、項(xiàng)目技術(shù)人員、項(xiàng)目安全員的崗位職責(zé)。在項(xiàng)目日常的安全檢查、節(jié)假日及汛期等專項(xiàng)安全檢查時，未同步進(jìn)行項(xiàng)目紙質(zhì)文件和電子文件的安全保管檢查。特別是在水電項(xiàng)目施工階段面臨工期緊、施工任務(wù)重等情況，參建各單位往往只重視建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、安全的管控，而忽視項(xiàng)目文件的收集和安全保管等工作，使項(xiàng)目文件的安全管理不能與工程安全管理同步進(jìn)行。另一方面，雖然大部分水電企業(yè)都制定了檔案整理制度，但涉及檔案庫房管理、檔案利用、電子檔案管理和檔案信息安全保障方面的制度還不夠健全。這使水電項(xiàng)目檔案的前身——水電項(xiàng)目文件的實(shí)體安全和信息安全保管存在著一定的安全隱患。

2.2檔案安全保管的軟硬件設(shè)施設(shè)備配置不齊全

在水電建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過程中，大部分水電企業(yè)的業(yè)主單位也建立了專門的檔案庫房，但由于水電項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目周期較長，項(xiàng)目文件在正式整編歸檔移交給業(yè)主單位之前需要在施工單位保存較長一段時間，施工單位為了控制生產(chǎn)成本，大多沒有單獨(dú)設(shè)置檔案庫房，往往是檔案庫房與項(xiàng)目部辦公室混用，加上項(xiàng)目建設(shè)期間人員流動較大，項(xiàng)目文件日常收集、積累、保管的中間環(huán)節(jié)多，以及銜接的不及時等容易出現(xiàn)文件的丟失，使項(xiàng)目文件的完整性存在隱患?；蛘呤且恍┦┕挝坏臋n案庫房設(shè)置過于簡陋，或?qū)n案庫房設(shè)置在了地勢低洼的位置，使得項(xiàng)目文件長期處于潮濕的環(huán)境，減損了項(xiàng)目文件的壽命，甚至存在被泥石流沖毀的安全隱患。此外，隨著大量的自動化儀器設(shè)備在水電建設(shè)項(xiàng)目的應(yīng)用，由這些儀器設(shè)備直接生成的電子文件越來越多，但一些施工單位平時不太注重這些電子文件的妥善備份保管、及時整編，時常因儀器設(shè)備的故障造成數(shù)據(jù)丟失，從而造成無法彌補(bǔ)的損失。

2.3檔案信息安全治理意識較弱，信息安全管理的復(fù)合型人才缺乏

隨著檔案事業(yè)向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向的快速發(fā)展，對水電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員也提出了新的更高要求。但現(xiàn)實(shí)是一些水電建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主單位、參建單位的部分專職檔案人員雖然從事水電建設(shè)項(xiàng)目檔案工作數(shù)余年，有著豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對日常檔案業(yè)務(wù)工作駕輕就熟，但在水電建設(shè)項(xiàng)目檔案安全管理方面，牢固樹立檔案“安全為天”，落實(shí)檔案安全管理責(zé)任，創(chuàng)新項(xiàng)目檔案安全管理措施，構(gòu)建檔案實(shí)體和檔案信息安全體系的意識不強(qiáng)，檔案實(shí)體安全和檔案信息安全的知識和經(jīng)驗(yàn)比較欠缺。既懂檔案業(yè)務(wù)，又懂檔案信息安全管理的復(fù)合型人才缺乏，使得一些水電建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主單位雖建立了檔案信息管理系統(tǒng)，但對系統(tǒng)的訪問控制、入侵檢測、檔案利用中的安全保護(hù)等不能得到有效的控制。

3水電建設(shè)項(xiàng)目檔案安全管理存在的問題應(yīng)對措施

3.1建立健全檔案安全管理體系，落實(shí)檔案安全管理責(zé)任

如果把檔案安全比作一艘航船的話，那么其“壓艙石”就是責(zé)任、制度和機(jī)制這三個關(guān)鍵。因此，首先應(yīng)從落實(shí)檔案安全管理職責(zé)入手，在業(yè)主單位應(yīng)明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)必須同時分管檔案安全工作；二是需要將檔案安全責(zé)任延伸至水電建設(shè)項(xiàng)目參建各方，要求各施工單位的項(xiàng)目經(jīng)理、監(jiān)理單位的總監(jiān)作為檔案安全管理的第一責(zé)任人；三是將項(xiàng)目文件具體的安全保管職責(zé)納入到設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位項(xiàng)目資料管理員、項(xiàng)目技術(shù)人員、項(xiàng)目安全員的崗位職責(zé)。只有這樣，通過建立崗位責(zé)任制，層層抓落實(shí)，才能將項(xiàng)目檔案安全管理工作落到實(shí)處。

3.2不斷夯實(shí)檔案安全管理基礎(chǔ)，完善檔案安全管理制度

有了責(zé)任的落實(shí)還需要有配套的管理制度作保障。因此，只有通過建立健全和不斷完善檔案安全管理制度，將檔案安全各項(xiàng)要求貫穿于項(xiàng)目文件的形成、整理、歸檔及項(xiàng)目檔案的接收、保管和利用等工作環(huán)節(jié)，制定《項(xiàng)目文件編制與檔案整理實(shí)施細(xì)則》《檔案利用管理辦法》《檔案庫房管理辦法》等，從制度上為檔案實(shí)體和檔案信息安全管理提供保障。其次，針對電子文件與電子檔案的安全管理，確保電子文檔的安全和信息的可用性，需要制定《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，將電子文件從產(chǎn)生形成，直到被永久保存或銷毀，實(shí)施全程控制與管理，這樣才能確保歸檔電子文件的真實(shí)、完整、可用及安全。第三，為有效預(yù)防和及時處理、解決檔案工作中的突發(fā)事件，確保檔案信息資源的安全，需要制定《檔案工作突檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》，并將檔案實(shí)體安全和檔案信息安全的考核納入到《檔案工作管理考核辦法》。只有這樣，才能將檔案實(shí)體安全和檔案信息安全的各項(xiàng)要求落地落實(shí)。

3.3創(chuàng)新檔案安全管理措施，提高檔案安全管理水平

3.3.1配置必要的檔案安全保管軟硬件設(shè)施設(shè)備按照檔案管理“庫房、閱覽室、辦公室”三分開的要求，業(yè)主單位不僅需要設(shè)置滿足檔案管理的庫房、閱覽室、辦公室，配置滿足“八防”要求的設(shè)施設(shè)備，并配置相應(yīng)的檔案庫房管理人員，而且還應(yīng)督促參建各單位設(shè)置滿足檔案安全保管的檔案庫房，并嚴(yán)禁將檔案庫房設(shè)置在地勢低洼和存在坍塌及泥石流安全隱患的位置。3.3.2定期加強(qiáng)安全檢查，及時排除安全隱患在項(xiàng)目建設(shè)的推進(jìn)過程中，一是需要將項(xiàng)目文件的安全管理與項(xiàng)目建設(shè)安全工作有機(jī)地結(jié)合起來，做到同研究、同部署、同檢查、將項(xiàng)目文件的安全保管情況納入工作規(guī)劃和年度考核。特別是應(yīng)加強(qiáng)汛期檔案安全管理工作，嚴(yán)格落實(shí)防汛責(zé)任，將汛期檔案安全保管工作作為防汛工作的一項(xiàng)重要任務(wù)來抓落實(shí)，督促參建各方將尚未歸檔移交給業(yè)主的項(xiàng)目文件存放在安全系數(shù)較高的地方。并根據(jù)《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》，組織參建各方檔案管理人員、安全管理人員開展檔案應(yīng)急培訓(xùn)和演練，加強(qiáng)與消防、氣象等部門聯(lián)系，在預(yù)警信息上實(shí)現(xiàn)資源共享，增強(qiáng)研判能力，形成應(yīng)急處置工作合力。二是需要建立常態(tài)化檔案工作運(yùn)行機(jī)制，開展經(jīng)常性的檔案安全狀況自查、排查和問題整改工作，嚴(yán)格節(jié)假日期間的值班值守制度，并配備和更新檔案安全保管的設(shè)施設(shè)備，同步定期做好檢修維護(hù)，以確保項(xiàng)目檔案安全萬無一失。3.3.3織密電子檔案安全防范的“安全網(wǎng)”在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)將檔案信息安全納入本單位信息安全建設(shè)，由信息部門負(fù)責(zé)；同時將檔案信息安全納入到檔案信息化建設(shè)的整體布局中，借助現(xiàn)代技術(shù)手段做好檔案數(shù)據(jù)的異地異質(zhì)備份等，以提升檔案安全工作的科技水平。采取權(quán)限控制+操作日志+防護(hù)軟件等措施，對檔案管理信息系統(tǒng)中的檔案信息資源進(jìn)行保護(hù)；采取加載水印和工作流的方式，對下載的電子文件進(jìn)行安全管控。對歸檔的光盤則采用專用存儲柜保管，并實(shí)行異地備份存放，以確保項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)安全。3.3.4加強(qiáng)檔案安全知識教育培訓(xùn)，全面提高檔案人員安全意識確保檔案安全，是對檔案工作者的基本要求，是檔案工作者的基本職責(zé)和天大責(zé)任?？赏ㄟ^“走出去，請進(jìn)來”等方式，加強(qiáng)對檔案人員的檔案安全專業(yè)知識、計(jì)算機(jī)安全知識、互聯(lián)網(wǎng)安全知識、知識產(chǎn)權(quán)知識等方面的培訓(xùn)，為檔案安全工作提供人才支持。

4結(jié)語

影響檔案安全的因素?zé)o處不在，檔案安全工作只有進(jìn)行時，沒有完成時，永遠(yuǎn)在路上。檔案安全是檔案工作的生命線和底線，應(yīng)始終將檔案安全擺放在檔案工作頭等重要位置，堅(jiān)持檔案實(shí)體安全與信息安全并重，切實(shí)提升安全保障能力，對檔案部門、檔案工作者來說，安全永遠(yuǎn)第一，安全重于泰山，安全高于一切。

參考文獻(xiàn)

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[2]王宏月.縣級檔案館做好檔案安全工作的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺內(nèi)外,2020(33):13.

篇9

關(guān)鍵詞： 高等學(xué)校 電子文件 檔案管理

高校檔案是高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理及其他各項(xiàng)活動直接形成的對學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是高校師生創(chuàng)造性勞動的結(jié)晶。隨著信息化的發(fā)展，高校的辦公自動化水平不斷提高，內(nèi)部產(chǎn)生了大量的電子檔案，電子檔案是指以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)臄?shù)據(jù)資料，由此產(chǎn)生的電子檔案已在高校檔案中占有極大的比重。高校檔案關(guān)系到學(xué)校發(fā)展的歷史，是歷史的積淀，更是見證事關(guān)學(xué)校發(fā)展重大事件的依據(jù)材料，關(guān)系到高校可持續(xù)發(fā)展的一個不可忽視的重要問題。而歸檔是檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)，工作中保證電子文件的齊全完整，充分發(fā)揮電子檔案的作用，是許多高校的不足之處，本文就如何做好高校電子檔案歸檔管理工作談幾點(diǎn)建議。

一、電子檔案的特點(diǎn)

（一）電子檔案具有快捷性和可塑性。

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有存儲體積小、檢索速度快、方便遠(yuǎn)距離快速傳遞，可同時滿足多用戶共享等特點(diǎn)。利用計(jì)算機(jī)可直接進(jìn)行文件的修改、收發(fā)傳遞，極大地提高了辦文的效率。

（二）電子檔案具有對設(shè)備的依賴性。

離開了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，電子檔案就不能傳遞，不能直接閱讀，因此，電子檔案必須依賴于特定的軟件和相應(yīng)的硬件條件才能識別和利用。如果沒有特定的設(shè)備和軟件，那么電子檔案很可能會失去利用價(jià)值。

（三）電子檔案具有不安全性。

電子檔案的出現(xiàn)，使秘密的載體發(fā)生了革命性變化，信息傳播從“有形”走向“無形”，電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲，極易受到黑客攻擊，造成信息被盜、被刪除或被改寫等嚴(yán)重后果，一旦出現(xiàn)此類問題，電子檔案就會被破壞得面目全非，從而失去應(yīng)有的作用。

（四）電子文件的法律效力尚不明確。

中華人民共和國教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》頒布實(shí)施不久電子文件歸檔工作才處于起步階段，多數(shù)高校還沒有把電子文件與電子檔案的歸檔工作納入檔案管理工作的軌道。電子文件由于其信息和載體的可分離性、易更改性等特點(diǎn)很難制定出相應(yīng)的法律認(rèn)定條文，而各單位在管理電子文件、設(shè)計(jì)處理軟件時，往往各行其是，自成系統(tǒng)，采用的標(biāo)準(zhǔn)也各不相同，造成資源不能共享。這些問題的出現(xiàn)在很大程度上限制了電子文件作用的有效發(fā)揮。

二、電子文件的歸檔管理存在的問題

充分認(rèn)識和了解了電子文件的上述特點(diǎn)，有利于我們在日常工作中加強(qiáng)對電子文件的管理。但是，日常工作中常常會遇到很多問題，比如大量的電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸，接收單位形成了大量的電子文件，有的單位因計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的存儲容量不夠，為接收新的電子文件已開始清除部分原有的電子文件。由此可見，電子文件的管理并不像紙質(zhì)文件的管理那樣規(guī)范和有章可循。

（一）電子文件收集歸檔難。

電子文件從形成到歸檔往往要跨越多個部門，給電子文件的收集工作帶來了難題。影響電子文件收集的主要原因有：（1）隨著信息化的發(fā)展，有些部門如教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、科研處等都有各自獨(dú)立的辦公系統(tǒng)，對口上級部門直接通過系統(tǒng)發(fā)送到相關(guān)的單位，改變了傳統(tǒng)的由學(xué)院辦公室接收文件的模式。各單位、各部門可直接從網(wǎng)上收、發(fā)文件，自行辦理，形成的電子文件卻散落在各個部門；（2）有些部門不重視歸檔工作，未明確專人負(fù)責(zé)，導(dǎo)致大量的具有保存價(jià)值的電子文件散落在各個部門；（3）由于學(xué)校各職能部門的工作環(huán)節(jié)有時是互相交錯的，文件歸檔職責(zé)難以界定，為了方便使用不將電子文件按要求歸檔，而是存放在個人手中。對電子文件的歸檔要求不甚明了，難以達(dá)到歸檔前的規(guī)范整理；（4）有些部門設(shè)備落后，存儲器的容量小，新產(chǎn)生的電子文件不得不覆蓋舊的電子文件，使很多有歸檔保存價(jià)值的電子文件被刪改。

（二）電子文件的技術(shù)保護(hù)難。

電子文件的載體一般是以磁介質(zhì)為主，對存放環(huán)境的要求比較高，但是目前存儲選用的載體不耐久，性能不穩(wěn)定，加之保證電子文件真實(shí)性的技術(shù)過于復(fù)雜，難以采用等，都是在管理過程中遇到難題。另外由于電子文件自身存在的問題，目前尚未制定出相應(yīng)法律認(rèn)定的條文，這在很大程度上限制了電子文件的歸檔管理。電子文件都依賴于特定的軟硬件環(huán)境，如果離開特定的設(shè)備，電子文件不能生成、識別，電子文件就失去了利用價(jià)值。一些早期電子文件，由于設(shè)備陳舊、技術(shù)落后即使當(dāng)時保存下來，現(xiàn)在也已經(jīng)不能識別了。

三、電子文件的歸檔管理

雖然電子文件的歸檔管理還存在著不少問題，有些方面和目前檔案管理的一些做法不盡相同，但它畢竟是檔案管理向更深層次發(fā)展的必然趨勢。隨著人們對辦公自動化認(rèn)識的逐步深刻和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件改變了傳統(tǒng)觀念中對檔案的理解，也改變了對檔案的形式、特征、特性和意義的認(rèn)識。那么，在信息化發(fā)達(dá)的今天，高校的辦公系統(tǒng)已日漸完善，產(chǎn)生的電子文件越來越多，如何進(jìn)行電子文件的歸檔管理是一項(xiàng)新的課題。

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，形成一套完善的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)。

由于電子文件的記錄格式、載體形式有別于紙質(zhì)文件，電子檔案與紙質(zhì)檔案也存在很大差別。目前，國家科委和國家檔案局已制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理辦法》和《電子文件歸檔及電子檔案管理辦法》標(biāo)準(zhǔn)，高等學(xué)校在各職能部門的活動中生成的電子文件類型繁多，有文本文件、圖形文件、圖像文件、數(shù)據(jù)庫文件等，將如此復(fù)雜、數(shù)量眾多的電子文件收集、歸檔，必須靠制度約束，各高校應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定一個包括電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)、保護(hù)等內(nèi)容的管理辦法，在工作中嚴(yán)格執(zhí)行。合理選擇電子文件的存儲載體，確定電子文件的歸檔格式，同時要注意歸檔文件的鑒定，對歸檔的電子文件定期進(jìn)行檢查、維護(hù)等。同時，我國應(yīng)加快相關(guān)的立法步伐，進(jìn)一步提高電子檔案管理的規(guī)范化。

（二）明確電子文件的歸檔范圍和歸檔時間，采取安全有效的保存方式。

凡是反映高校及其各部門的主要工作，具有參考利用價(jià)值的電子文件都應(yīng)納入歸檔范圍。確定電子文件的歸檔時間要視歸檔的具體情況而定，電子文件的歸檔管理分邏輯歸檔和物理歸檔兩種。邏輯歸檔應(yīng)隨辦隨歸，經(jīng)歸檔后的信息可供使用者通過網(wǎng)絡(luò)檢索利用，邏輯歸檔的隨時辦理可及時甚至實(shí)時地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享；物理歸檔原則上要參照紙質(zhì)文件的歸檔時間，在一個工作年度完成后進(jìn)行，這種歸檔方式便于實(shí)現(xiàn)電子文件的集中管理，有利于保證檔案數(shù)據(jù)的安全。保存方式可采用以下幾種方法：一是將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本確定保管期限，錄入在磁、光記錄介質(zhì)上，脫機(jī)后可存放在別處。二是壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時間積累后進(jìn)行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。三是備份系統(tǒng)歸檔。一般是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上，避免電子文件丟失。[1]

（三）電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔。

由于電子公文本身存在著現(xiàn)有技術(shù)手段難以克服的缺陷，所以電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔。用可脫機(jī)保存的載體將電子文件備份下來，以紙質(zhì)與磁盤形式制成雙重備份，分別歸檔管理，但要保持一定的聯(lián)系。對電子文件和紙質(zhì)檔案的管理要實(shí)行同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步著錄和同步利用。這樣，利用紙質(zhì)文件將電子文件的內(nèi)容固定，解決了電子文件易于被修改的問題，確保其法律效用，還可對電子文件分類組盤，進(jìn)行著錄標(biāo)引，保留電子文件在檢索、存儲方面的優(yōu)點(diǎn)，從而既能高效、方便利用電子文件，又對電子文件起到較好的保護(hù)作用。

（四）加強(qiáng)辦公自動化系統(tǒng)和電子文件的安全防護(hù)工作。

要做好安全保密工作就要處理好共享與保密關(guān)系。電子文件可以同時滿足多用戶共享的要求，但文件的共享只能給經(jīng)過核準(zhǔn)的人員使用。在電子文件處理系統(tǒng)中應(yīng)建立安全可靠的加密機(jī)制和分級權(quán)限控制，并對登錄的所有人員進(jìn)行全過程的跟蹤和登記。此外，系統(tǒng)必須確保文件數(shù)據(jù)的安全，防止由于硬件的偶然故障、人為損壞所引起的數(shù)據(jù)丟失。為確保數(shù)據(jù)安全，做好數(shù)據(jù)備份工作也是至關(guān)重要的。

（五）對檔案管理人員進(jìn)行電子文件和電子檔案管理知識的培訓(xùn)。

從電子文件和電子檔案發(fā)展的方向看，檔案管理人員要提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)技術(shù)學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，逐步熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子信息的使用和維護(hù)，介入文件的形成和保管，保證電子檔案的完整與安全，促使電子檔案管理走上規(guī)范、有序、健康的發(fā)展之路。

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篇10

關(guān)鍵詞：學(xué)校 檔案管理 網(wǎng)絡(luò)化

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識，它已進(jìn)人人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)校檔案管理的效率。雖然學(xué)校檔案管理起步晚，經(jīng)驗(yàn)不足，管理水平也不高，但建設(shè)學(xué)校檔案室網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。

一、學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備

1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。隨著當(dāng)前學(xué)校標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的實(shí)施，學(xué)校配置計(jì)算機(jī)用于教學(xué)和管理已經(jīng)較為普遍，部分學(xué)校實(shí)現(xiàn)了班班通，校園網(wǎng)。使用計(jì)算機(jī)為學(xué)校檔案室服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化查詢，當(dāng)前的學(xué)校辦學(xué)條件已繹具備。

2.學(xué)校檔案管理自動化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案室均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案室的服務(wù)手段.提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案室網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

二、檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的特點(diǎn)

1.管理對象數(shù)字化。網(wǎng)絡(luò)化管理不會改變檔案的性質(zhì)和內(nèi)容。檔案在網(wǎng)絡(luò)化管理中的變化主要發(fā)生在其形式載體上和人們對其實(shí)體和信息內(nèi)容的管理與使用方式上。從目前來看，檔案的載體首先會進(jìn)一步多樣化，然后會進(jìn)一步趨向非直觀化，也就是說以“機(jī)讀檔案”為典型代表的適宜于計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化信息技術(shù)處理、管理的載體形式將日趨取得統(tǒng)治地位。傳統(tǒng)的檔案管理對象是以紙質(zhì)載體形式的檔案為主，這使得檔案的載體與內(nèi)容信息密不可分。而現(xiàn)在工程檔案管理的對象正隨著辦公自動化及信息技術(shù)的發(fā)展逐漸演變?yōu)椤皺C(jī)讀檔案”――存儲于計(jì)算機(jī)中的集圖、文、聲、像于一體的多媒體信息。這就意味著，檔案的實(shí)體管理與內(nèi)容信息的管理在使用上將趨向分離。檔案的內(nèi)容信息將主要通過電子計(jì)算機(jī)等技術(shù)媒介發(fā)揮其對公司業(yè)務(wù)活動的日常作用，而檔案的實(shí)體將會從日常的使用中徹底脫身。分離后的檔案內(nèi)容信息將日趨實(shí)用化，而檔案實(shí)體將被作為最原始的也是最終的憑證精心保存。當(dāng)然這會引起到底什么是檔案，數(shù)字化的檔案信息具不具有理論上和法律上的效力的爭論。而如果數(shù)字化的檔案信息徹底解決了其可靠性、可信性問題，傳統(tǒng)的、直觀性的紙質(zhì)檔案恐怕真的會被徹底淘汰。

2.檔案收集網(wǎng)絡(luò)化。收集工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容并不復(fù)雜，專業(yè)性也不很強(qiáng)，但它卻有著決定收藏水平，決定檔案室身價(jià)的重要意義。過去收集主要針對項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，及時了解設(shè)計(jì)進(jìn)度，做到隨時收集入庫，而現(xiàn)在隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日臻完善，網(wǎng)上電子文件的傳輸已被廣泛采用，這為檔案部門的收集開辟了一條新途徑，可充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢進(jìn)行電子檔案收集。

3.檔案、查詢網(wǎng)絡(luò)化。檔案室保存著大量的檔案信息資源，我們把一些可共享利用的非保密的檔案公布于網(wǎng)上，憑著其是歷史記錄的原始性、真實(shí)性、權(quán)威性的特點(diǎn)，會吸引更多的讀者，這是檔案室擴(kuò)大影響、開發(fā)利用檔案信息的有效途徑。

三、實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理的對策

1.實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)重點(diǎn)抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫最基本的信息單元是每條檔案信息的著錄項(xiàng)目，也是進(jìn)行檢索的一條途徑。所以，在進(jìn)行檔案處理時，所提示的檔案信息須有一定的廣度和深度以確保系統(tǒng)存儲的檔案信息內(nèi)容豐富，有較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)性。否則難以滿足利用者的各種檢索要求。我們在設(shè)置字段類型時，本著方便利用者查詢，又能滿足自身工作需要的原則，注意從利用者的角度來考慮問題。

2.實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)注意數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)并不是簡單地將單機(jī)數(shù)據(jù)庫向網(wǎng)絡(luò)中移動。單機(jī)數(shù)據(jù)庫中不合理的地方要加以改進(jìn)，不足的地方要予以補(bǔ)充。

3.實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)注重電子文件的收集。目前，計(jì)算機(jī)已基本普及，各類資料也都存在電子文本，所以現(xiàn)有檔案的數(shù)字化已不是難題，因此，我們應(yīng)把工作重點(diǎn)放在這些檔案資料電子文本的收集上，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文本與電子文本同時收集。這樣，不僅在很大程度上解決現(xiàn)有資料再次數(shù)字化的麻煩，而且也節(jié)約了大量的人力、物力和財(cái)力。在此，要借鑒此辦法，修訂文件移交管理辦法，強(qiáng)調(diào)電子文本的移交與收集問題，使現(xiàn)有檔案資料的移交與收集逐步實(shí)現(xiàn)電子化。電子文件今后將在網(wǎng)上傳輸，直接與檔案管理系統(tǒng)掛接，可以避免以后通過掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息。所以應(yīng)將電子文件的收集納入到檔案工作中來，使其成為今后網(wǎng)絡(luò)工作中的一個重要部分。

4.實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)及時進(jìn)行設(shè)備的更新?lián)Q代。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理的目標(biāo)，計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的質(zhì)量和性能是一個重要因素。因此，適時地更新設(shè)備則是保證“網(wǎng)絡(luò)化”高效率的重要前提。

總之，學(xué)校檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化， 并不意味著傳統(tǒng)的檔案管理方式的徹底擯棄。由于文件的法律效力通常都是與其相關(guān)載體來確定的， 例如紙質(zhì)文件、文件的縮微品等。而電子文件由于沒有固定的載體， 因此電子檔案的法律效力是很難明確的。再加上一些原始檔案具有歷史價(jià)值， 也不是電子檔案所能替代的。因此， 傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理仍是當(dāng)前所需要的。在學(xué)校實(shí)施檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的同時， 仍要注意加強(qiáng)原始檔案的保存， 這仍是檔案工作者必不可少的一項(xiàng)職責(zé)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 徐富榮.論電子檔案的法律憑據(jù)[J].檔案學(xué)研究，2009（02）。