導(dǎo)語：如何才能寫好一篇圖書情報檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞　圖書　情報　檔案　管理模式　構(gòu)建

中圖分類號：G27　文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1　圖書情報檔案三者的內(nèi)在聯(lián)系研究和分析

1.1　對圖書情報檔案三者的內(nèi)在聯(lián)系的認(rèn)識

(1)三者具有天然一體性。從本質(zhì)上來講，圖書、情報和檔案三者皆屬于文獻(xiàn)范疇。這一點從圖書情報檔案三者的歷史發(fā)展即可看出。圖書情報檔案的出現(xiàn)是人類社會生產(chǎn)力發(fā)展進(jìn)步的必然產(chǎn)物，在三者產(chǎn)生初期，也就是現(xiàn)代文明社會以前，圖書檔案的管理是一體的，圖書館往往也是檔案館，如我國古代的殷墟甲骨文就是圖書與檔案一體的實例。在古代，情報活動的信息除了生產(chǎn)生活的信息外，更多是對圖書檔案的收集，可以說圖書檔案是情報信息的主要來源。到了現(xiàn)代社會，雖然隨著社會化大分工的進(jìn)一步深入，圖書情報檔案三者之間有一定的分離，但是三者具有天然一體性的同源性決定了三者之間的關(guān)聯(lián)仍十分緊密。

(2)三者具有載體相同性和服務(wù)對象相似性。一方面，三者具有載體相同性。作為人類知識信息重要集成的圖書、情報和檔案，三者在存儲載體具有相同性，在存儲物質(zhì)上都是以膠片、紙張、磁帶、軟盤、光盤等為載體，在存儲內(nèi)容上都是以知識和信息為主要內(nèi)容，在記錄方式上都是以文字、符號、圖象、圖形、代碼等為手段。另一方面，三者具有服務(wù)對象相似性。三者的天然一體性決定了在服務(wù)對象上的相似性，三者均是為社會發(fā)展進(jìn)步提供相應(yīng)的文獻(xiàn)信息服務(wù)，都是以一定的服務(wù)對象的知識信息需求來確定自身的服務(wù)內(nèi)容，提供個性化服務(wù)。

(3)三者具有業(yè)務(wù)和管理方向一致性。在業(yè)務(wù)工作流程上，圖書、情報和檔案在業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程上都具有很大的一致性，其本質(zhì)上幾乎是完全相同的。例如，在具體工作開展中，圖書、情報、檔案的相關(guān)工作部門總體流程都是遵循著知識信息收集――知識信息加V――知識信息整理――知識信息開發(fā)傳遞的過程。在具體的輸入、加工、存儲、輸出等流程上，均是經(jīng)過分類、標(biāo)引、編目、組織目錄等環(huán)節(jié)，并采用檢索、借閱、復(fù)制等作為基本的信息管理方法。在業(yè)務(wù)管理上，傳統(tǒng)的管理都是手工方式的，隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，在未來，信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理將是圖書、情報和檔案業(yè)務(wù)管理的主要趨勢。

1.2　對圖書情報檔案三者一體性模式構(gòu)建的分析

由于圖書館學(xué)、檔案學(xué)、情報學(xué)具有天然一體性的內(nèi)在聯(lián)系，加之現(xiàn)代社會知識經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，以及信息科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，圖書、情報和檔案在知識信息資源中的界限已越發(fā)模糊，三種文獻(xiàn)管理最終必將再次合流。從知識經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下的圖書情報發(fā)展來看，以傳統(tǒng)圖書館為例，傳統(tǒng)的圖書館以全面向知識服務(wù)的功能轉(zhuǎn)向，圖書館在圖書功能上已承擔(dān)起不少情報的工作，如，縮微、機(jī)檢等技術(shù)在圖書館中已廣泛應(yīng)用。同時，信息技術(shù)的大力推廣為圖書、情報和檔案資源的共享交互創(chuàng)造了技術(shù)條件，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化圖書檔案情報網(wǎng)絡(luò)體系已成為現(xiàn)實。因此，在對圖書情報檔案管理的模式構(gòu)建上，應(yīng)順應(yīng)圖書、情報和檔案一體化大趨勢，以一體性模式構(gòu)建為核心，對圖書情報檔案管理的各個方面進(jìn)行創(chuàng)新完善。

2　就如何構(gòu)建圖書情報檔案管理新模式的思考

2.1　搭建圖書情報檔案一體化管理機(jī)構(gòu)

按照圖書情報檔案的內(nèi)在聯(lián)系，在對圖書情報檔案管理上應(yīng)目前打破各自為政的管理格局，通過建立統(tǒng)籌圖書館、檔案館和情報機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，實現(xiàn)對三者文獻(xiàn)資源的合理優(yōu)化配置。通過一體化管理機(jī)構(gòu)，可以搭建起圖書情報檔案的綜合文獻(xiàn)資源管理平臺，這樣可以徹底改變傳統(tǒng)的分散的知識信息資源管理和服務(wù)模式，形成新型的一體化知識信息開發(fā)利用和服務(wù)創(chuàng)新體系，進(jìn)而實現(xiàn)對圖書檔案情報等信息資源的充分挖掘利用，實現(xiàn)規(guī)模效應(yīng)，更好地服務(wù)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展。同時，從另一個角度講，圖書情報檔案一體化管理可以更好地從整體層面上發(fā)揮圖書管理、情報管理、檔案管理的管理作用，對三者的特殊性進(jìn)行有效兼顧，并發(fā)揮圖書情報檔案人員的工作積極性和主動性，適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)形勢下知識用戶的整體性和個性化的服務(wù)需求，進(jìn)而為知識用戶提供更加優(yōu)質(zhì)、全面的知識信息服務(wù)。

2.2　深化圖書情報檔案的信息化管理

當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在社會經(jīng)濟(jì)層面的全面推進(jìn)，圖書情報檔案的網(wǎng)絡(luò)化程度也不斷提高和逐步完善，這些為圖書情報檔案三者資源平臺的構(gòu)建，資源的共享創(chuàng)造了網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)條件。通過一體化管理機(jī)構(gòu)的建立，便可以形成強(qiáng)有力的管理平臺，進(jìn)而可以從法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等方面切入，深入推進(jìn)圖書情報檔案的信息化管理進(jìn)程。從知識用戶的知識需求來講，圖書情報檔案信息化管理的深入推進(jìn)，能夠?qū)D書、情報、檔案三種分散的信息資源有機(jī)整合，并形成一個系統(tǒng)集成的信息資源共享平臺，全面統(tǒng)籌三種信息的資源采集、信息儲存、用戶服務(wù)等，借助于信息資源共享平臺，用戶可以全面調(diào)用圖書、情報、檔案三種信息，實現(xiàn)館際信息資源的互助互利。

2.3　提高圖書情報檔案的專業(yè)化管理水平

在對圖書情報檔案的管理上，應(yīng)從標(biāo)準(zhǔn)化和隊伍建設(shè)兩方面重點開展工作，不斷提高圖書情報檔案的專業(yè)化管理水平，進(jìn)而促進(jìn)管理創(chuàng)新，為圖書情報檔案管理新模式構(gòu)建提供支撐。在標(biāo)準(zhǔn)化上，應(yīng)針對一體化管理和信息化管理，整合現(xiàn)有的《文獻(xiàn)著錄條例》、《檔案著錄規(guī)則》、《情報與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語》等標(biāo)準(zhǔn)，形成新的統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，以便為圖書、情報、檔案知識信息的一體化管理創(chuàng)造良好的管理條件。在隊伍建設(shè)方面，應(yīng)該加強(qiáng)對圖書情報檔案復(fù)合型專業(yè)人才的建設(shè)和培養(yǎng)，一方面在高校等相關(guān)專業(yè)的建設(shè)上，在圖書館學(xué)、情報學(xué)、檔案學(xué)等核心課程的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)交叉性、綜合性的課目設(shè)置，將人才培養(yǎng)的專業(yè)性和綜合性結(jié)合起來，另一方面，加大對現(xiàn)有圖書情報檔案人才隊伍的建設(shè)和培養(yǎng)，從知識經(jīng)濟(jì)理論、管理科學(xué)、現(xiàn)代信息技術(shù)、電腦應(yīng)用技能、網(wǎng)絡(luò)管理知識等方面加強(qiáng)對各類人才的培養(yǎng)，形成具有一定梯度的，普通人才和高級人才兼顧的管理隊伍，突出專家型人才的打造和培養(yǎng)，形成帶頭人和業(yè)務(wù)骨干。另外，要加強(qiáng)圖書館界、情報界和檔案界之間的工作、學(xué)習(xí)、學(xué)術(shù)等交流互動，開拓視野，增進(jìn)了解和互助提高。

參考文獻(xiàn)

[11張麗華，圖書情報檔案一體化――學(xué)科邏輯、歷史進(jìn)程、現(xiàn)實問題與發(fā)展路徑[J1，重慶圖情研究。2010(1).

[2]徐楚椎，圖書情報檔案一體化管理的理性思考[J]，云南檔案，2009(11).

篇2

1．圖書、檔案、情報同出一源，歷史上很難區(qū)分開。早在遠(yuǎn)古時代的檔案、圖書、情報是很難區(qū)分的，三者同出一源、同為一體。古代檔案與圖書是名副其實的“一體化”，圖書館與檔案館融為一體。

2．圖書、檔案、情報具有相同特征。

圖書、情報、檔案均具有信息性、知識性、服務(wù)性這三個特征，圖書、情報、檔案工作均屬提供知識信息的服務(wù)工作。

3．圖書、情報、檔案一體化管理的系統(tǒng)論機(jī)理。根據(jù)貝塔朗菲發(fā)現(xiàn)的著名定律:整體系統(tǒng)的屬性與功能大于各孤立子系統(tǒng)的總和，即整體的發(fā)揮不是簡單地1+1=2，而是>2。應(yīng)用到“一體化”研究中，即圖書、檔案、情報各自作為一個獨立的系統(tǒng)，有著自己的獨立功能，但這三個系統(tǒng)功能簡單相加的總和，是會小于“一體化”整體功能的，只有圖書、檔案、情報融為一體后，他們才能產(chǎn)生橫向聯(lián)系與協(xié)作，促進(jìn)圖書、檔案、情報資源共享，才能產(chǎn)生1+1>2的系統(tǒng)效能。

4．信息技術(shù)的發(fā)展和信息工作人員綜合素質(zhì)的提高為一體化管理提供了現(xiàn)實可能。

計算機(jī)設(shè)備和技術(shù)的推廣為信息綜合管理提供了初步的物質(zhì)基礎(chǔ)，圖書館學(xué)、情報學(xué)、檔案學(xué)的綜合教育，使信息工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、知識結(jié)構(gòu)和工作能力有了很大提高，為實現(xiàn)

圖書、情報、檔案一體化奠定了初步的人才和智力基礎(chǔ)。

二、高校二級學(xué)院圖書、情報、檔案管理的特點分析

1.工作人員少，管理水平低

二級學(xué)院從事圖書資料管理和檔案管理的人員數(shù)量很少，特別是從事檔案管理的人員多為文秘或教務(wù)人員兼任。圖書資料和檔案管理水平普遍比較低，表現(xiàn)為硬件條件差，普遍缺少相應(yīng)的管理和利用設(shè)施；信息化手段的應(yīng)用程度低，信息共享難以實現(xiàn)。鑒于以上特點，各高校二級學(xué)院理應(yīng)實行圖書、情報、檔案一體化管理，整合有限的信息資源和管理人員，發(fā)揮整體服務(wù)效能。同時，實行圖書、情報、檔案一體化管理與高校現(xiàn)有的管理體制沒有大的沖突，易于為各個方面所接受，在實際操作中障礙較少。

2.數(shù)量規(guī)模小，信息內(nèi)容單一

二級學(xué)院是各高校的基層單位。由于各高校普遍設(shè)有圖書館、檔案館（或綜合檔案室）開展高校的圖書情報和檔案工作，面向全校提供圖書情報和檔案服務(wù)，高校二級學(xué)院所擁有的圖書資料和檔案的數(shù)量都比較少，內(nèi)容和載體形式也比較單一。圖書資料多為本學(xué)院所設(shè)置專業(yè)的專業(yè)書籍和刊物，檔案多為本學(xué)院在教學(xué)管理中形成的教案、畢業(yè)論文等。

3.特征更為接近

檔案具有信息性和知識性等特征，但其最本質(zhì)的特性在于其具有原始性，表現(xiàn)在載體上檔案往往是孤本，在價值上檔案具有歷史憑證作用。但對于高校二級學(xué)院來說，其保存的檔案，如教學(xué)管理中形成的教案、畢業(yè)論文，其價值更多地體現(xiàn)為情報價值，需要發(fā)揮歷史憑證作用的檔案比較少。因此，二級學(xué)院保存的圖書和檔案，其特征更為接近，均表現(xiàn)為信息性和知識性。

三、高校檔案、圖書一體化管理的應(yīng)對措施

1、提升思想認(rèn)識。

通過研究宣傳,使人們充分認(rèn)識到,實行高校檔案、圖書一體化管理,是檔案、圖書管理工作適應(yīng)時展的重要舉措,是謀求新形勢下圖書、檔案工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。既是理論研究的重點,更是實踐要解決的問題。同時,確立高校檔案、圖書管理新的價值觀,樹立文獻(xiàn)資源共享,全方位開放的理念,將檔案、圖書管理工作與知識創(chuàng)新結(jié)合起來,使檔案、圖書工作從思想到行動實現(xiàn)一次大的變革。

2、統(tǒng)一檔案、圖書管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

要以一體化管理為目標(biāo),研制并應(yīng)用檔案、圖書通用的信息處理方法、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),以確保彼此之間信息能互相識別、互相利用。逐步協(xié)調(diào)和統(tǒng)一檔案、圖書在文獻(xiàn)管理、檢索方面不一致的地方,組織人員編制和采用適合各系統(tǒng)使用的分類、著錄、標(biāo)引和檢索的分類法、著錄法、主題法及文獻(xiàn)標(biāo)引法等,達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,以利于資源共享和現(xiàn)代化手段的實現(xiàn)。

3、改革管理體制。

建立統(tǒng)一的文獻(xiàn)信息管理機(jī)構(gòu),切實解決條塊分割、各自為政的問題。賦予新的文獻(xiàn)信息管理機(jī)構(gòu)雙重職能(業(yè)務(wù)與行政管理職能),并在這一機(jī)構(gòu)下設(shè)置兩個中心,即檔案信息中心與圖書文獻(xiàn)中心,,統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理。合理配置檔案、圖書文獻(xiàn)資源,使其呈現(xiàn)出適應(yīng)知識、信息社會發(fā)展需要的高度的整體性、統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性。

4、加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

一方面,高校要加大檔案、圖書信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度;另一方面,高校文獻(xiàn)信息管理機(jī)構(gòu)也要多渠道、多途徑等集發(fā)展資金。以此獲得在設(shè)備更新、軟件升級方面的資金保障。同時,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一管理和建設(shè),建立共同的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),并在此基礎(chǔ)上形成一體化的網(wǎng)絡(luò)平臺,以充分利用高校豐富的文獻(xiàn)資源。

5、建立利益平衡機(jī)制。

實行檔案、圖書一體化管理,必須從現(xiàn)實出發(fā),堅持平等、互利、互惠的原則。要通過每一項一體化活動,使原來的檔案、圖書管理機(jī)構(gòu)在融合的過程中彼此平等受益,并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任

與義務(wù)。在利益分配上,可以投入的多少來換取收益;也可事先簽好協(xié)議,在協(xié)議中明確雙方之間的職責(zé)、權(quán)利及收益。總之,應(yīng)盡量減少沖突和摩擦,激發(fā)雙方在一體化過程中的積極性。

6、培養(yǎng)一支適應(yīng)一體化要求的文獻(xiàn)信息管理隊伍。

新型的一體化管理,需要精通圖書、檔案業(yè)務(wù)工作,熟悉檢索技術(shù),并具有計算機(jī)技能的通用型管理人才。從未來發(fā)展看,以檔案、圖書為主的文獻(xiàn)信息業(yè)必然形成“二位一體”的緊密結(jié)合機(jī)制。面對這一發(fā)展趨勢,高校文獻(xiàn)信息管理機(jī)構(gòu)必須培養(yǎng)一支適應(yīng)一體化發(fā)展需要的管理隊伍,使之素質(zhì)不斷加強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平不斷提高、知識結(jié)構(gòu)日益完善。

參考文獻(xiàn)

[1]鐘常青,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書情報檔案一體化的探索[J],長沙鐵道學(xué)院學(xué)報(社會科學(xué)版),2005,(2)。

[2]賀于,高校圖書、情報、檔案工作一體化障礙初探[J],蘭臺世界(理論版),2007,(3)。

篇3

美國檔案學(xué)會權(quán)威邁勒最近指出：“多少年來，檔案學(xué)家認(rèn)為檔案手稿不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，也不能進(jìn)行資源共享，因為所藏資源都是孤本的。在圖書館技術(shù)和自動化的影響下，這種情況要改變?！?0世紀(jì)90年代，國際上成立了一個由檔案學(xué)家、圖書館學(xué)家和情報學(xué)家組成的研究“在交接點――信息生產(chǎn)者和利用者之間的共同范圍”的團(tuán)體，旨在推行一體化管理。

美國俄亥俄州大學(xué)由該州投資2000萬美元以于1994年完成了一項龐大的圖書館、情報中心、檔案庫三者自動化聯(lián)網(wǎng)計劃，使全州18個最重要的圖書、檔案、情報部門連成一個信息網(wǎng)絡(luò)，讀者或用戶可以在網(wǎng)內(nèi)查到所有館藏信息。館際互借將變得十分快捷。期刊文章、檔案源、情報資料可以傳真方式來傳遞，并可函寄給需求者，而且傳真和郵寄對用戶免費。其中最重要的兩項數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信工程是美國檔案學(xué)會和英國檔案學(xué)會共同承擔(dān)完成的。這些例證都真正體現(xiàn)了資源共享的宗旨，反映了西方發(fā)達(dá)國家在圖書、檔案、情報三部門一體化方面所進(jìn)行的探索。其中的一些先進(jìn)成果，是很值得我們認(rèn)真借鑒的。

從美、英兩國的實際做法中，我們可以發(fā)現(xiàn)他們在文獻(xiàn)信息資源建設(shè)及布局方面具有一些相同之處：(1)都有權(quán)威性的文獻(xiàn)信息資源整體建設(shè)組織機(jī)構(gòu)；(2)都有明確的文獻(xiàn)信息資源建設(shè)計劃；(3)都從學(xué)科、主題方面系統(tǒng)收集文獻(xiàn)；(4)都能相互配合，分工協(xié)作收集文獻(xiàn)；(5)都能實現(xiàn)資源共享。

世界各國政府和部門，尤其是發(fā)達(dá)國家，已把開發(fā)利用文獻(xiàn)信息源作為國際市場競爭的主要手段，拓寬光盤服務(wù)范圍，在建立光盤數(shù)據(jù)庫的同時相應(yīng)考慮利用通訊技術(shù)的發(fā)展來實現(xiàn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化。這就要求圖書館、檔案館、情報所都有責(zé)任按照明確的目標(biāo)，設(shè)計的統(tǒng)一線路建立各有特色的專題數(shù)據(jù)庫，在取得經(jīng)驗的基礎(chǔ)上：

(1)組建用戶服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。力爭根據(jù)協(xié)作網(wǎng)絡(luò)而產(chǎn)生的集團(tuán)優(yōu)勢，早日產(chǎn)生兼具社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的拳頭服務(wù)項目，如國際聯(lián)機(jī)檢索、項目論證、課題查新等，來確定基本的用戶對象，發(fā)展網(wǎng)絡(luò)成員，建立起較為穩(wěn)定的用戶服務(wù)網(wǎng)；同時還應(yīng)積極做好廣告宣傳工作，讓用戶能充分了解信息網(wǎng)絡(luò)的功能、條件、服務(wù)質(zhì)量和效率，并選派懂得圖書、檔案、情報一體化技術(shù)的公關(guān)人員攜帶服務(wù)項目，直接去需求信息的單位，上門開展宣傳推銷活動。這樣既可以及時了解到用戶的需求，發(fā)展網(wǎng)絡(luò)新成員，又?jǐn)U大自己的知名度，再輔以大力開展市場調(diào)研，及時把握信息市場動態(tài)，隨時不斷地調(diào)整好自身的服務(wù)方式。

(2)開展信息，提供主動定向服務(wù)，從而大力發(fā)展信息商品生產(chǎn)，可根據(jù)企業(yè)的委托，對用戶產(chǎn)品進(jìn)行跟蹤調(diào)查，對新產(chǎn)品進(jìn)行如何開拓市場的探索，使企業(yè)可以更加掌握商品信息、了解行業(yè)動態(tài)，為其新產(chǎn)品的發(fā)展提供科學(xué)決策的依據(jù)。發(fā)達(dá)的信息市場需要發(fā)達(dá)的信息商品生產(chǎn)來支持，兩者相輔相成，缺一不可。處理好兩者的關(guān)系，不僅能提供大量的適銷的現(xiàn)貨信息產(chǎn)品，而且可以廣泛、公開承攬高、新、尖的信息產(chǎn)品業(yè)務(wù)，滿足社會對信息產(chǎn)品的期貨需要，改變信息市場客體的不完整性。

二

一體化管理的具體實施方案：

第一，實行有效的國家管理。在信息化的過程中，國家應(yīng)該也必須履行宏觀管理的職能。它主要包括：A.建立全國性的專門管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)體制。B.頒布專門的以及對其有利的法律、政策。C．制訂專門的以及對其有利的發(fā)展戰(zhàn)略計劃。D．健全保護(hù)信息用戶的各種機(jī)制。同時對網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一的監(jiān)督、管理和控制，構(gòu)建系統(tǒng)化的動態(tài)鏈接。

實行統(tǒng)一管理，要將重點放在研究文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的有效管理問題上。對文獻(xiàn)信息進(jìn)行科學(xué)的分類和處理，保證文獻(xiàn)信息獲取、加工、儲存、傳遞等渠道的暢通，控制管理所必需的信息數(shù)量，合理控制信息流量，深化文獻(xiàn)信息開發(fā)層次，提高文獻(xiàn)信息傳遞效率、吸收能力和利用率，建立靈敏的信息反饋系統(tǒng)，發(fā)揮信息系統(tǒng)的整體效益，必須有整體機(jī)制管理。建立一個強(qiáng)有力的、國家一級的、統(tǒng)一的集中領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，加快三位一體的全信息事業(yè)的現(xiàn)代化管理。

第二，通過現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)平臺，建立圖書、情報、檔案的統(tǒng)一網(wǎng)站，在各數(shù)字化館的基礎(chǔ)上實現(xiàn)有效的動態(tài)鏈接，使其進(jìn)一步公開化、社會化。

從具體的數(shù)字館藏建設(shè)來說，必須以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為基礎(chǔ)，以數(shù)字化的信息為底層，以分布式海量資源庫群為支撐，以智能檢索技術(shù)為手段，以寬帶高速網(wǎng)為傳輸通道，將豐富多彩的多媒體信息傳遞給利用者。除了包括將館藏數(shù)字化的工作外，還涉及館藏信息資源的形成、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護(hù)、利用、鑒定、統(tǒng)計等全過程。它是一種引入管理和應(yīng)用數(shù)字化的物理信息對象的方法。功能有以下五項：(1)各種載體數(shù)字化。(2)數(shù)據(jù)的接收、存儲和管理。(3)組織對數(shù)據(jù)的有效訪問和查詢。(4)數(shù)字化信息的網(wǎng)上和傳遞。(5)系統(tǒng)管理和安全維護(hù)。

第三，合理解決圖書、情報的著作權(quán)、隱私權(quán)以及檔案的有限閱讀等問題。

美國數(shù)字檔案館的核心技術(shù)――EAD技術(shù)，它是美國的編碼檔案著錄文獻(xiàn)類型技術(shù)的形成、記錄結(jié)構(gòu)、構(gòu)成元素、相關(guān)屬性及其著錄方法。檔案編碼著錄(EAD)的出現(xiàn)就是希望提供一種標(biāo)準(zhǔn)編碼結(jié)構(gòu)，EAD是應(yīng)用新技術(shù)解決問題的，標(biāo)準(zhǔn)通用標(biāo)識(SGML)和擴(kuò)展標(biāo)識語言(XML)就是EAD的兩大技術(shù)基礎(chǔ)。加州伯克萊大學(xué)、杜克大學(xué)、國家數(shù)字圖書館采用EAD編譯檢索工具，以測試其理論與技術(shù)的完善程度。耶魯大學(xué)、哈佛大學(xué)在1996年初DTD初版發(fā)行時，就開始把它應(yīng)用到工作中。加利福尼亞大學(xué)、圣地亞哥大學(xué)成功地把EAD檢索工具用于數(shù)據(jù)庫的建立。

EAD二版發(fā)行后，一些館室開始著手更改檢索工具。倫敦公共文件署目前正在進(jìn)行更改館藏指南的開發(fā)戰(zhàn)略。一經(jīng)完成，此項目將詳細(xì)描述幾個世紀(jì)以來英國公共文件的狀況。英國的一些大學(xué)，如利物浦大學(xué)、牛津大學(xué)、達(dá)拉姆大學(xué)、格拉斯哥大學(xué)，也在開展EAD項目。美國加州伯克萊著力于加州遺產(chǎn)數(shù)字圖像檢索項目，此項目旨在論證全宗級文件與EAD編碼檢索工具的結(jié)合，能夠有效地收集從班克羅伏特圖書館大型圖片集中選出的關(guān)于圖片材料的25000種數(shù)字描述，來反映加拿大歷史和文化。有意義的是，加州遺產(chǎn)項目的檢索系統(tǒng)正應(yīng)用于加州伯克萊K一12展望項目的大學(xué)互動計劃中。在此計劃中，由全體教員和圖書館人員組成的小組與來自洛杉磯奧克蘭公共學(xué)校的K一12項目的教師協(xié)同工作，從1997―1998學(xué)年開始，利用數(shù)字檔案館教授與加州歷史和文化相關(guān)的科目。

加州遺產(chǎn)項目同時也為另外兩個項目奠定了基礎(chǔ)，即美國遺產(chǎn)虛擬檔案項目和加州大學(xué)EAD項目(UCEAD)，后者由加州大學(xué)資助，作為一系列加州大學(xué)全面開展數(shù)字圖書館項目的起點。UCEAD除為加州大學(xué)建立了檢索工具數(shù)據(jù)庫，其主要目標(biāo)是培訓(xùn)9所加州大學(xué)的檔案人員在利用傳統(tǒng)軟件“32具箱”時，能夠有效

運用EAD。美國遺產(chǎn)項目是斯坦福大學(xué)、弗吉尼亞大學(xué)、杜克大學(xué)和加州大學(xué)伯克萊之間的一項合作，其目的是為了說明在同樣記錄美國文化遺產(chǎn)但檢索工具種類不同的四個合作檔案館中，EAD都可適用，并依此能夠建立一個聯(lián)合虛擬檔案館。當(dāng)前，此項目正在研究需要解決的理論、行政、技術(shù)方面的問題，以便為眾多的機(jī)構(gòu)提供綜合利用的檢索工具；、項目的核心是在將EAD運用到現(xiàn)有的檢索工具中時，設(shè)計一個“統(tǒng)一實踐中可被接受的范圍”。1996年11月，在伯克萊召開的一次會議上，來自四個合作機(jī)構(gòu)的代表在伯克萊技術(shù)人員和檔案人員工作的基礎(chǔ)上，展開了討論并取得一致意見，整理形成EAD轉(zhuǎn)化方針的初稿。不久，9所加州大學(xué)的檔案人員著手開展UCEAD項目，并進(jìn)一步完善方針?biāo)U述的內(nèi)容。美國遺產(chǎn)項目和UCEAD的參與者――代表著12個大學(xué)的檔案機(jī)構(gòu)，一致同意遵循這個方針。這些檔案機(jī)構(gòu)希望以這個方針為討論基礎(chǔ)，對“統(tǒng)一實踐中可被接受的范圍”達(dá)成全國的共識。

愛荷華大學(xué)和佛蒙特州大學(xué)、紐約公共圖書館、北卡羅來那大學(xué)以及北卡羅來那州立大學(xué)都在開展某些項目的研究。通過融合EAD編碼檢索工具來豐富“美國檔案”數(shù)據(jù)庫的成果，這使得檔案界認(rèn)識到編碼和著錄標(biāo)準(zhǔn)的價值及重要性。從而為檔案利用提供一種全面細(xì)致的檢索工具，這也就構(gòu)成了檔案館利用工作的重心，加強(qiáng)了對全世界文化資源和歷史資源全面的綜合的利用，檔案人員不僅能更好地為傳統(tǒng)對象服務(wù)，而且也將第一次使我們的館藏為不同層次的教育者、學(xué)生及普通公眾所利用。

EAD是基于《通用檔案著錄國際標(biāo)準(zhǔn)》之上的一部檔案著錄交流標(biāo)準(zhǔn)。它是已標(biāo)準(zhǔn)通用標(biāo)記語言和擴(kuò)展標(biāo)記語言文獻(xiàn)類型定義的形式存在的，它與國際檔案理事會的《團(tuán)體機(jī)構(gòu)、個人和家族檔案規(guī)范記錄國際標(biāo)準(zhǔn)》相兼容。自從1996年2月EAD的第一初版以來，在許多美國、加拿大、英國(尤其是公共檔案局)檔案庫房和一些歐洲、澳大利亞檔案庫房都在執(zhí)行EAD計劃。EAD目前正由美國國會圖書館和SAA聯(lián)合維護(hù)。國會圖書館負(fù)責(zé)實體上的維護(hù)，SAA負(fù)責(zé)行政上和智能上的維護(hù)。

此類項目主要是由圖書館等機(jī)構(gòu)發(fā)起而由檔案館參與的項目，其中較為典型的有伊利諾斯數(shù)字檔案館。該“數(shù)字檔案館”主要是由該州的圖書館和行政部門聯(lián)合建設(shè)和維護(hù)，參加者有15個機(jī)構(gòu)，除了伊利諾斯州檔案館之外，還包括兩所學(xué)校，一個歷史研究會和一個博物館。其項目的主要目的是在網(wǎng)上為用戶提供有關(guān)該州歷史和現(xiàn)狀的信息，同時為項目參加機(jī)構(gòu)向伊利諾斯數(shù)字檔案館上傳數(shù)據(jù)提供工具。

這樣的合作項目還有美國的西北數(shù)字檔案館，該數(shù)據(jù)庫于2002年初由13個機(jī)構(gòu)共同建立。該項目得到美國國家人文基金批準(zhǔn)，資助金額為兩年35萬美元。參加該項目的13個機(jī)構(gòu)除了高校和歷史協(xié)會之外，還包括華盛頓州檔案館，西雅圖市檔案館。該數(shù)據(jù)庫最終將安裝在華盛頓州立大學(xué)，為各類研究人員提供在線的信息檢索和服務(wù)。

因為在歐美國家數(shù)字圖書館的建設(shè)中包括檔案資源，因此這種由圖書館、檔案館參加的基于信息共享的數(shù)字檔案館非常普遍。其核心部分主要是數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中除了遇到數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)組織、信息檢索等技術(shù)問題之外，還會遇到數(shù)字化權(quán)、著作權(quán)、隱私權(quán)等法律問題。由于該類型的項目主建方不是檔案機(jī)構(gòu)，也就無形中降低了從專業(yè)角度對它進(jìn)行分析的價值。從目前掌握的材料，似乎還沒有由若干檔案館聯(lián)合建立的基于信息共享的數(shù)字檔案館。

三

在信息化社會，不論是數(shù)字檔案館還是數(shù)字圖書館，或是其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，都十分強(qiáng)調(diào)“用戶中心”的觀念，都把能夠為用戶提供完美的信息服務(wù)作為一個非常重要的目標(biāo)，提供智能化的信息檢索和現(xiàn)代化的服務(wù)手段，進(jìn)行信息服務(wù)。

隨著社會的進(jìn)步、科學(xué)的發(fā)展，一種新型的數(shù)字圖書館、檔案館的數(shù)字化、智能化和虛擬化，將使二館成為新的信息集散地、信息傳播中心和知識寶庫。隨著計算機(jī)高容量、大密度存儲功能的開發(fā)，今后兩館的館藏資源要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并在網(wǎng)上流通，這將改變現(xiàn)有的館藏結(jié)構(gòu)。

隨著現(xiàn)代通訊技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字信息化技術(shù)時代已經(jīng)到來，電子圖書、電子檔案服務(wù)以其館藏容量大，閱讀效率高和獲取信息快等優(yōu)點迅速崛起，深受廣大讀者青睞。所謂電子圖書館和檔案館，是指一個特定組織范圍內(nèi)用電子方式存儲圖書、檔案的全文內(nèi)容，并提供檢索、訪問、查閱和提供全文服務(wù)的信息系統(tǒng)。電子圖書館、電子檔案館與傳統(tǒng)的圖書館、檔案館相比，其優(yōu)勢在于館藏容量大、信息資料新、查閱速度快、內(nèi)涵更廣、發(fā)揮的功能更多、提供的服務(wù)更全面，所起的社會作用更大。特別是電子化推行的館際互借互查業(yè)務(wù)，將圖書、檔案的異地借閱變?yōu)榭赡?。圖書檔案兩館的信息知識含量高、存儲著各學(xué)科比較系統(tǒng)的、成熟的、權(quán)威的信息資源。開展電子圖書、電子檔案服務(wù)可以最大限度地利用這些豐富資源實現(xiàn)將科學(xué)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的目的。

根據(jù)國外檔案、圖書、情報工作的“一體化”情況分析，“一體化”的實質(zhì)是指文獻(xiàn)信息資源開發(fā)利用的最佳組合模式的選擇。積極研究和制定有關(guān)檔案、圖書、情報工作通用的著錄標(biāo)引、檢索標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范。

美國人James H．Billington在題為“The Library OfCongress’National Digital Library Program”一文中指出，“數(shù)字圖書館要讓所有的學(xué)校、圖書館、家庭同那些公共閱覽室的長期讀者一樣，能夠任意從自己所在的地點接觸到這些對他們來說嶄新而重要的資料，并按個人的要求來理解，重新整理和使用這些資料?！边@個定義強(qiáng)調(diào)了能夠任意從自己所在的地點接觸到所需的資料，突破了圖書館傳統(tǒng)的束縛，實現(xiàn)了物理位置的虛擬化，信息服務(wù)的即時化、自主化。

在美國、歐洲和日本等國家20世紀(jì)90年代初推出的信息高速公路建設(shè)計劃中，數(shù)字圖書館系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用占有相當(dāng)重要的地位，并被看成未來信息高速公路的重要的信息資源之一。譬如，1993年由美國國家科學(xué)基金會(NSF)、美國國防部尖端研究項目機(jī)構(gòu)(DAR-PA)、國家航空與太空總署(NASA)聯(lián)合發(fā)起的數(shù)字圖書館工程(Digital Library Initiative，代號DLI)投資6800萬美元，其中2400多萬美元撥給了以六所大學(xué)為中心的數(shù)字圖書館創(chuàng)始工程。這是世界上最早的圖書館建設(shè)工程。之后，DLI的二期工程投資單位除了一期工程的NSF、DARPA和NASA以外，增加了國家圖書館(NLM)、國會圖書館(LOC)、國家人文科學(xué)基金會(NEH)以及聯(lián)邦調(diào)查局(FBI)。協(xié)作單位有國家檔案館(NARA)、史密斯松尼機(jī)構(gòu)(Smithsoian Institute)、聯(lián)邦博物館與圖書館服務(wù)機(jī)構(gòu)(LMLS)等。投資力度數(shù)億美元，可見數(shù)字圖書館在美國政府規(guī)劃中的日益顯著地位。

英國大不列顛圖書館也于1993年宣布了“2000年的政策目標(biāo)”，即通過數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用戶能最大限度地利用其收藏。同年，該圖書館提出了包括20多個項目的“信息利用倡議”，推進(jìn)數(shù)字圖書館的發(fā)展。

日本已決定建造一個新的國家圖書館，該圖書館的目標(biāo)包括，研制一套信息資源數(shù)字化處理系統(tǒng)，廣泛收集和使用各種載體的文獻(xiàn)，建立一個與國內(nèi)外數(shù)據(jù)庫相連的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

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關(guān)鍵字：信息化；圖書館檔案；雙軌制

中圖分類號：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.015

本文著錄格式：[1]李志剛.信息化時代下圖書館檔案存檔的分類及雙軌制管理[J].軟件，2013，34（8）：44-45

0引言

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。[1]圖書館檔案管理是圖書館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、讀者服務(wù)和現(xiàn)代化建設(shè)工作的重要組成部分，檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性直接代表了圖書館的管理水平。信息化時代下，采取紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理是圖書館檔案管理的發(fā)展趨勢。[2]

1圖書館檔案存檔范圍和常見分類

當(dāng)前圖書館檔案存檔和分類主要分為圖書館管理類、業(yè)務(wù)工作規(guī)范類、聲像實物檔案類以及其他資料檔案類。以平泉縣交通運輸局圖書館為例，具體明細(xì)分類如1.1表、1.2表：

1.3 聲像實物檔案類。包括圖書館在各項工作活動中形成的有保存價值的錄音、錄像、照片以及獲得上級或其他有關(guān)部門頒發(fā)的錦旗、獎狀、獎牌、證書、獎杯等。具體分為：聲像、照片、實物（ 獎狀、獎牌、證書、獎杯等） 。

1.4 其他資料檔案類。包括國內(nèi)外其他圖書館或圖書情報單位贈送給本館的圖書館介紹、圖書館通訊、年度報告等有保存價值的資料。

2圖書館檔案雙軌制管理

通過以上圖書館檔案分類，我們發(fā)現(xiàn)檔案是具有保存價值的原始材料，所以原始性是檔案的本質(zhì)屬性。如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等都表現(xiàn)出真實的原始性。紙質(zhì)文檔的管理工作就是將這些原始的材料進(jìn)行分類、組卷、擬卷標(biāo)題、編頁碼、裝訂、編號、上架等。與紙質(zhì)文檔相比，電子文件歸檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。

2.1檔案管理雙軌制的內(nèi)涵

所謂雙軌制是指，在文件生成和運轉(zhuǎn)過程中紙質(zhì)文檔和電子文檔共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)。實行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件進(jìn)入運轉(zhuǎn)程序時就形成電子文件和紙質(zhì)文件兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對應(yīng)為前提的，兩種共存狀態(tài)下電子文件的社會屬性和功能有所不同，這種不同隨著電子文件和紙質(zhì)檔案的互動發(fā)展，最終將使電子文件的管理經(jīng)驗和信息技術(shù)逐漸豐滿完善。雙軌制是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時期不可避免的一種現(xiàn)象，可以預(yù)見，這種模式將持續(xù)相當(dāng)一個時期。隨著技術(shù)的成熟、法律的完備和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉(zhuǎn)化為電子檔案，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化應(yīng)有所選擇，并逐步取代紙質(zhì)檔案。

2.2檔案管理雙軌制的必然性

在目前技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補(bǔ)。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長時間，但從長遠(yuǎn)看，電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，圖書館檔案可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法；而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。

3結(jié)束語

在圖書館檔案管理的過程中，圖書館檔案管理工作人員要能不斷創(chuàng)新。鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點，結(jié)合目前我國檔案管理的實際狀況，在未來的一個時期內(nèi)，電子檔案不能完全替代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案要逐漸向電子檔案過渡，這只是一種必然的發(fā)展趨勢。

參考文獻(xiàn)

[1] 馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社出版，2006年6月第二版.

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1圖書和情報一體化管理的意義

1．1為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)組織里面累積檔案的材料非常重要，可是社會在不斷的發(fā)展，組織里面檔案的性質(zhì)材料多少會出現(xiàn)過時的現(xiàn)象。圖書情報的發(fā)散性和及時性就可以將檔案這一缺點很好的彌補(bǔ)，從多個方面和多個角度將信息仔細(xì)收集且歸類好，給組織領(lǐng)導(dǎo)的決策層提供非常豐富的科學(xué)依據(jù)。

1．2促進(jìn)圖書、情報和檔案三者管理的現(xiàn)代化在三者管理和存儲過程中，檔案館的管理無論在手段上面還是在其方式上面都是非常落后，在社會信息高速變化的今天，要在對檔案的管理中將圖書和檔案管理的先進(jìn)方法和技術(shù)引進(jìn)去，采取一體化管理的方式可以促進(jìn)三者在發(fā)展和管理的時候優(yōu)勢互補(bǔ)。

1．3減少一些不必要的浪費和重復(fù)一旦對檔案、情報和圖書實行一體化的管理模式，可以將人力、財力和物力利用的效果和效率大大提高，將一些不必要的浪費和重復(fù)減少。因為這三者信息在傳遞和提供的時候一定要遵從信息的衰減規(guī)律。對其進(jìn)行收集、儲存和分類浪費大量的時間與人力，并且還將三者信息的衰減速度加快。對三者采取一體化的管理，可以將信息浪費和擱置的現(xiàn)象很大程度上面得到改善，將各種信息和文獻(xiàn)生命周期提高，最終形成互相激活和互相滲透的良性循環(huán)模式。

2圖書和情報一體化的管理策略

2．1建設(shè)圖書和情報的管理組織和機(jī)構(gòu)給圖書和情報管理建立更好情報、圖書和檔案的管理一體化機(jī)構(gòu)，對原來三者的優(yōu)點進(jìn)行很好的保留，將相應(yīng)的資源體系建立好，有效管理相關(guān)圖書和情報。處理之前圖書和情報管理的開放式管理，最終形成信息的資源庫，對資源進(jìn)行很好的整合，并且對圖書和情報進(jìn)行管理的時候要對其制定相應(yīng)管理的機(jī)制，很大程度上面將用戶可以有效使用信息的資源需求滿足。與此同時，可以將圖書之間溝通的程度增加，利用各種技術(shù)的力量，有效管理新圖書的相關(guān)信息，將三者之間的信息溝通進(jìn)行有效的增加，最終對圖書和情報實行一體化的管理。

2．2圖書信息的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)隨著現(xiàn)代信息和技術(shù)的迅速發(fā)展，運用計算機(jī)的信息技術(shù)將之前網(wǎng)絡(luò)的信息技術(shù)進(jìn)行有效的整合，同時對圖書的檔案和情報也進(jìn)行了很好的整個。運用計算機(jī)的技術(shù)對于圖書和情報實施一體化的管理，提高人們利用圖書和信息的利用率。信息的整合網(wǎng)絡(luò)主要有：用戶的服務(wù)終端、信息的資源庫、服務(wù)器的終端等。在查找圖書信息的時候，相關(guān)用戶將自己想要找的東西輸進(jìn)去，就可以很快找到自己想要的信息。

2．3提高圖書管理人員的素質(zhì)隨著社會的不斷發(fā)展，管理圖書的工作需要進(jìn)行不斷創(chuàng)新，要求相關(guān)圖書的管理人員將其自身素質(zhì)提高，有效運用計算機(jī)的管理技術(shù)能夠?qū)D書的管理工作更好地開展。并且對圖書和情報的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理的時候要實施一體化的管理，將相應(yīng)管理的技術(shù)充分利用起來，按照市場需求的真實體系，根據(jù)每一個部門特征將圖書的管理工作提高，對圖書的管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)的力度，對人們需求最大程度上滿足。

3結(jié)束語

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一、文獻(xiàn)回顧

目前，我國學(xué)術(shù)界對檔案管理的研究主要停留在微觀層面，以研究政府部門、高校等企事業(yè)單位的檔案管理為主，路君蘭（2010）、洪偉麗（2008）、趙益民（2010）、何伶（2008）分別從企業(yè)檔案管理隱私保護(hù)、企業(yè)檔案管理體系建設(shè)、高校檔案管理方面進(jìn)行了研究，缺乏宏觀層面的研究和探討；雖然蔣冠（2005）等從宏觀層面為我國信息時代檔案管理進(jìn)行了研究，一定程度上彌補(bǔ)了學(xué)術(shù)界的空白，但是在對策方面稍顯不足。本文從宏觀角度分析信息時代我國檔案管理發(fā)展中存在的問題，并提出符合有針對性的應(yīng)對思路及對策。

二、我國檔案管理存在的問題

改革開放以來，我國檔案事業(yè)發(fā)展取得了重大突破，相繼于1982年、1995年成立了檔案出版社和《中國檔案報》，是世界上僅有的擁有專門檔案出版社和檔案專業(yè)報紙的國家。但是，與國外先進(jìn)國家相比，我國目前檔案管理事業(yè)發(fā)展仍不容樂觀，存在著多方面問題，嚴(yán)重影響了我國檔案事業(yè)及其他各項事業(yè)發(fā)展的進(jìn)一步發(fā)展。

（一）檔案管理沒有普遍采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。

隨著以網(wǎng)絡(luò)為核心的信息技術(shù)的普及和廣泛發(fā)展，信息技術(shù)取代了過去“手抄筆錄”的信息流整合方式，使信息傳播的速度極大提高，各種信息得到了空前的傳播。主流信息貯存、傳播方式的根本性變化在極大便利人類信息交換的同時，也給我國以紙質(zhì)、磁帶存儲等非電子檔案管理模式帶來巨大的沖擊和挑戰(zhàn)，使我國檔案信息處于“被邊緣化”的尷尬境地。世界累計有2000多個檔案館開設(shè)主頁（2009年），并開放檔案網(wǎng)絡(luò)查詢，相比之下，我國檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)則較為緩慢，沒有開放檔案網(wǎng)絡(luò)查詢。

雖然我國檔案管理事業(yè)普遍采用了辦公自動化等先進(jìn)技術(shù)，方便了檔案的查詢和使用，但是由于檔案本身沒有登入網(wǎng)絡(luò)資源整合成數(shù)據(jù)資源庫，使檔案使用、異地查詢極為不便。這也從根本上使多數(shù)檔案信息“束之高閣”，限制了學(xué)術(shù)、教學(xué)對檔案資源的利用，造成極大地信息資源浪費。

（二）檔案管理水平參差不齊。

目前，我國除了部分政府、高校、科研等事業(yè)單位專門設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行相關(guān)檔案管理保存并聘用專業(yè)人才之外，多數(shù)企事業(yè)單位并未設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，其多數(shù)檔案由企業(yè)文秘等文案工作人員負(fù)責(zé)，沒有形成檔案管理體系；檔案管理人員管理素質(zhì)、檔案管理設(shè)備不能得到充足保證，嚴(yán)重影響我國檔案信息的錄入、保存和信息交換。

（三）檔案錄入種類單一，檔案使用率不高。

筆者實地走訪發(fā)現(xiàn)，目前我國企事業(yè)單位檔案管理錄入較為單一，主要以黨政、財會為主，對單位活動記錄不夠詳細(xì)，尤其是單位重要決策、會議缺乏記錄，或者敷衍了事致使信息失真；政府部門年度信息缺少信息整合歸檔，致使大量數(shù)據(jù)信息散佚；部分單位雖然為工作人員雖然建立了詳細(xì)檔案，但是主要以人員工作關(guān)系為主，缺少員工詳細(xì)的工作記錄，不符合檔案信息錄入的原則。

我國政府掌握國家80%以上的信息資源，其中大部分是檔案信息，但是我國目前對檔案信息利用率不高，僅為5.3%，而且主要集中于教學(xué)、政策制定方面。實際科研、經(jīng)濟(jì)方面對檔案資源利用較少，這雖然與我國檔案信息儲量不全、種類有限一定關(guān)系，但是另一方面也充分反映出我國檔案信息利用較低，才造成了檔案信息錄入較為單一的現(xiàn)狀。

三、我國檔案管理發(fā)展緩慢的原因

造成我國檔案管理上述問題的原因是多方面的：我國檔案管理事業(yè)起點較低，檔案管理意識較為落后；市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展時間較為短暫，制度不健全等均限制了我國檔案管理的發(fā)展速度，但筆者認(rèn)為上述幾個方面并不是導(dǎo)致我國檔案管理發(fā)展緩慢的直接原因，直接原因主要體現(xiàn)在檔案管理投入不足、管理人員意識落后、檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展緩慢三個方面。

（一）檔案管理的投入不足。

雖然網(wǎng)絡(luò)的普及極大地豐富了信息查詢手段，一定程度上替代了檔案的信息傳播作用，但是網(wǎng)絡(luò)信息稂莠不齊，存在大量虛假、不實信息給信息獲取帶來巨大不便，而檔案作為準(zhǔn)確、可靠、完整、真實的信息記錄對各項研究、政策制定參考有著不可替代的作用。目前，我國對檔案管理認(rèn)識存在一定不足，對檔案記錄、管理的經(jīng)費投入不足，致使檔案管理設(shè)備不能及時更新?lián)Q代，人員培訓(xùn)得不到充分保障，根本上限制了我國檔案管理進(jìn)一步發(fā)展。

（二）檔案管理人員意識落后。

檔案作為各個事業(yè)部門發(fā)展的準(zhǔn)確、詳實記錄，存在一定的秘密性，因此查詢我國各個單位的檔案管理存在較為繁復(fù)的審核、審批過程。雖然我國非機(jī)密檔案管理已經(jīng)開放，但是各個單位檔案管理部門沒有及時轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)清檔案管理以服務(wù)為主而非以管理、保管為主的時代特征，甚至設(shè)置了部分檔案查詢的人為障礙。在實際工作方面，仍然以檔案信息的保管作為工作的重點，對檔案查詢服務(wù)的重要性認(rèn)識不足。這從思想上導(dǎo)致了檔案管理因循守舊，限制了檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）檔案網(wǎng)絡(luò)化速度緩慢。

檔案網(wǎng)絡(luò)化是從檔案錄入、存貯、管理全面采用信息技術(shù)，通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播的檔案管理發(fā)展趨勢。通過信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高檔案信息錄入效率、傳播速度和利用率，從而充分利用檔案信息資源。目前，我國檔案網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程緩慢，信息錄入、交換效率低，檔案管理人員工作人工工作量大，嚴(yán)重影響了檔案記錄詳實、準(zhǔn)確。同時，不便于信息的交換，造成了信息資源巨大的浪費。

四、信息時代我國檔案管理的思路及對策

結(jié)合上述分析，本文認(rèn)為信息時代我國檔案管理應(yīng)注重加大投入和提高管理人員素質(zhì)。

（一）加大檔案管理投入，建設(shè)符合信息時代要求的檔案管理體系。

加大對檔案管理的投入，完成檔案管理信息化，是我國檔案管理新時期發(fā)展的必由之路。通過完善信息時代檔案管理的體系建設(shè)，完善檔案信息電子化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案信息透明度，便捷異地檔案信息查詢、檔案信息下載，提高檔案使用效率，才能充分利用檔案信息資源，最終符合信息時代檔案管理的要求。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)，轉(zhuǎn)變檔案管理人員工作思路。

除了在硬件水平上符合信息時代要求之外，檔案管理人員工作素質(zhì)是解決我國檔案管理問題的另一重要因素。提高檔案管理人員素質(zhì)，主要體現(xiàn)在檔案管理人員從檔案保存、到檔案查詢服務(wù)的工作思路轉(zhuǎn)變。主要依靠管理人員相關(guān)技能、職業(yè)培訓(xùn)，通過技能培訓(xùn)提高檔案管理人員新型檔案搜尋、錄入、管理設(shè)備的使用能力，提高工作水平；通過職業(yè)培訓(xùn)轉(zhuǎn)變管理人員工作素質(zhì)，實現(xiàn)工作思路轉(zhuǎn)變。

五、結(jié)語

信息時代，對我國檔案管理提出了更高的要求，可以肯定的是透明度更高、信息傳播速度更快是未來檔案管理發(fā)展的必然趨勢，只有完善檔案管理設(shè)施、提高檔案管理人員素質(zhì)并做到二者充分結(jié)合，才能最終解決我國檔案管理中存在的問題，推動檔案我國管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（作者：哈爾濱市水務(wù)局水利征費辦公室副主任）

參考文獻(xiàn)：

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篇7

關(guān)鍵詞： 圖書館； 檔案管理； 問題； 改進(jìn)措施

中圖分類號： G271.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1009-8631（2011）01-0138-02

一、中職學(xué)校圖書館檔案管理工作中存在的問題

（一）重視不夠

長期以來，相當(dāng)一部分人員對檔案管理的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是學(xué)校的主要工作，不能給學(xué)校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”就行了。輕視檔案管理的思想都表明了一些人對檔案管理缺乏了解，忽視檔案管理已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

（二）設(shè)備太落后

學(xué)校圖書館大多沒有實現(xiàn)設(shè)施、設(shè)備的現(xiàn)代化，圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對文獻(xiàn)的檢索等等工作還是原始的傳統(tǒng)的手工操作, 不論是圖書檔案管理員、 還是讀者, 要完成一項任務(wù)都需要花費很長的時間, 耗費很大的精力。

（三）制度不健全

中職學(xué)校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的教育、教學(xué)等方面的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有建立一套科學(xué)的檔案管理制度，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒有進(jìn)行系統(tǒng)整理歸檔，管理混亂。中職學(xué)校的檔案形成于學(xué)校日常管理、教研活動和教研成果的開發(fā)推廣中，檔案材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，如果沒有健全的檔案管理制度，是很難保證檔案材料收集完整。

（四）管理不到位

在中職學(xué)校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應(yīng)有的重視，主要表現(xiàn)在幾個方面：一是缺乏專職檔案員負(fù)責(zé)圖書館檔案的收集、整理工作。中職學(xué)校圖書館檔案管理大都是辦公室人員兼職，并沒有安排專人負(fù)責(zé)此項工作，而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案管理精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。檔案管理是一項復(fù)雜的工作，是長期日積月累形成的，沒有專人管理會使多數(shù)應(yīng)歸檔的文件散落于各個部門或個人手中，導(dǎo)致檔案材料不完整和不系統(tǒng)；二是檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡??；三是少數(shù)中職學(xué)校沒有專用檔案室，檔案無法集中管理，缺乏保護(hù)措施，不利于檔案的管理。有的學(xué)校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

（五）結(jié)構(gòu)不合理

中職學(xué)校圖書館的文書檔案材料較多，紙質(zhì)檔案最多，其它檔案如電子檔案的種類和數(shù)量很少，甚至沒有。

（六）利用不充分

圖書館是中職學(xué)校的窗口部門，圖書館的工作會產(chǎn)生的大量具有保存價值的檔案材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作和科研的重要資料。充分利用已收集的檔案資料，對圖書館的發(fā)展有著十分重要的作用。但由于檔案管理意識落后，許多學(xué)校的圖書館的檔案管理基本上都屬于重藏輕用，造成了圖書館檔案資源的浪費。

二、改進(jìn)中職學(xué)校圖書館檔案管理工作的措施

圖書館檔案是中職學(xué)校圖書館工作的一個重要組成部分，它真實地記載著一個學(xué)校圖書館在每一個歷史時期的發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價值。因此，學(xué)校的檔案工作應(yīng)著眼于今后的發(fā)展，既要適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，又要盡快運用現(xiàn)代化管理理論和科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視

領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好中職學(xué)校圖書檔案管理工作的重要條件。一個學(xué)校檔案工作管理得怎么樣，與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有很大的關(guān)系。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持。

（二）指定專職檔案管理人員并提高其素質(zhì)

學(xué)校一方面要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專職負(fù)責(zé)檔案管理工作；另一方面也要加強(qiáng)檔案工作隊伍建設(shè)，加強(qiáng)對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。

（三）配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)施設(shè)備

硬件是提高中職學(xué)校檔案水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設(shè)施建設(shè)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內(nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲、防火、防盜等基本設(shè)備；按需配置計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。以提高工作效率。

在軟件方面，應(yīng)安裝檔案管理軟件，把檔案錄入計算機(jī)，建立電子檔案，極大地提高圖書館檔案管理中存儲、處理、開發(fā)利用檔案信息的能力，以實現(xiàn)圖書館檔案管理的現(xiàn)代化。

（四）建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。圖書館應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案文件規(guī)定，結(jié)合學(xué)校圖書館的實際情況，制定出科學(xué)的檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案組織管理和運行機(jī)制，建立檔案管理工作責(zé)任制，建立健全各項規(guī)章制度，使檔案管理工作做到按章辦事、按規(guī)操作、妥善保管。

建立健全檔案管理制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性；第二，簡明實用；第三，堅持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工；第四，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（五）科學(xué)分類

科學(xué)分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)圖書館的實際情況，按部門、內(nèi)容等，分成不同類別。一是黨群類。包括上級文件、校內(nèi)文件、計劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。二是業(yè)務(wù)類。包括各業(yè)務(wù)部門的報表、工作日志、各類活動等。三是人事類。包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。圖書館的檔案收集通過科學(xué)分類，便于系統(tǒng)地查找利用。

（六）電子歸檔

檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，也是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。為此，中職學(xué)校圖書檔案管理中，要逐步實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。

（七）提高服務(wù)水平

檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量，服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度。

中職學(xué)校圖書館是學(xué)校的重要組成部分，也是學(xué)校檔案的重要組成部分。檔案管理工作不是一朝一夕的工作，而是一個漫長的從觀念到技術(shù)再到實際應(yīng)用的過程，是中職學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)的一部分。在中職學(xué)校的橫向比較過程中，除了辦學(xué)的師資力量，現(xiàn)代化的校園管理方式也是學(xué)校綜合能力的集中體現(xiàn)，因此圖書檔案管理工作對學(xué)校的整體實力是非常重要的。做好中職學(xué)校圖書館檔案工作，對于提高圖書館的管理水平、學(xué)校的教學(xué)和科研都起著十分重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

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篇8

[關(guān)鍵詞] 圖書檔案；一體化管理；必要舉措；探究路徑

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 097

[中圖分類號] G251 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）23- 0183- 02

不置可否，圖書管理模式需要緊隨時代變化而銳意創(chuàng)新，實現(xiàn)圖書檔案一體化成為大勢所趨，檔案管理一體化能夠充分滿足讀者需求，更降低了時空限制，有效提升了圖書館相關(guān)服務(wù)水平與服務(wù)質(zhì)量。但是，圖書檔案管理一體化并不能一蹴而就，其中諸多弊病仍要解決，探究之路任重而道遠(yuǎn)。

1 明晰圖書檔案一體化管理的弊病所在

1.1 政策以及體制構(gòu)建不完備，欠缺行業(yè)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)

檔案館以及圖書館處于各自為政的現(xiàn)狀，相互協(xié)作性偏弱，難以實現(xiàn)信息交換和共通，阻礙資源共享以及一體化的發(fā)展。在此背景下，引發(fā)了相當(dāng)程度上的人力資源浪費現(xiàn)象。另外，在圖書檔案一體化管理環(huán)節(jié)沒有統(tǒng)一行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)，在法律法規(guī)不完善的情況下便難以實現(xiàn)對于圖書檔案管理的具體實踐。由此看來，相關(guān)管理層必須高度注重一體化建設(shè)進(jìn)程，認(rèn)識到圖書檔案管理一體化方面的制度問題。一體化管理離不開統(tǒng)一性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的約束，但是我國在這方面工作相當(dāng)欠缺，在制定適合國內(nèi)圖書檔案管理一體化行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)上需要進(jìn)一步協(xié)調(diào)和規(guī)范。運用互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)化技術(shù)，需要充分結(jié)合圖書館、檔案館的要求與特點，制定實用性、共同性原則，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一建設(shè)與管理迫在眉睫[1]。

1.2 圖書檔案管理一體化緊缺復(fù)合型人才

現(xiàn)實生活中，鑒于既有檔案事業(yè)、圖書管理事業(yè)與教育體制的脫節(jié)，在精通檔案理論和圖書管理實踐技能型的人才建設(shè)上遠(yuǎn)遠(yuǎn)處于落后狀況，專業(yè)人員素質(zhì)水平不高會嚴(yán)重制約圖書檔案一體化、信息資源共享建設(shè)進(jìn)程。當(dāng)前急需培養(yǎng)復(fù)合型信息管理人才，諸多高等教育機(jī)構(gòu)必須在學(xué)科教育中包含圖書檔案知識，以此同時，還要強(qiáng)化對于現(xiàn)在職圖書檔案管理一體化人員的培訓(xùn)工作，以此敦促他們提高自身專業(yè)能力，更好地為圖書檔案一體化管理工作的推進(jìn)保駕護(hù)航。

1.3 圖書檔案管理實踐不足

當(dāng)前國內(nèi)圖書檔案管理一體化研究中主要側(cè)重于理論性研究，在實踐方面的探究較為薄弱，尤其是相較于發(fā)達(dá)國家來說，我國在圖書檔案管理一體化過程中片中理論，發(fā)展水平十分落后，在管理過程中與實際情況不符的情況比比皆是。這就要求相關(guān)工作人員積極的借鑒發(fā)達(dá)國家的成功經(jīng)驗，立足于自身的實際情況，加強(qiáng)理論和實踐的結(jié)合。

2 探究圖書檔案管理一體化的有效路徑

2.1 構(gòu)建管理制度，完善一體化信息平臺

首要的是構(gòu)建一體化管理制度，站在全局立場，緊抓信息時代順應(yīng)圖書館、檔案館兩館發(fā)展的趨勢，進(jìn)行各部門間整合和合理配置資源。繼而，管理層需要強(qiáng)化重視度，提升決策可操作性、正確性，從而為圖書檔案管理一體化發(fā)展奠定良好基石，其中貫徹實踐性與理論性結(jié)合的理念[2]。打造圖書檔案管理一體化信息服務(wù)平臺，通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機(jī)技術(shù)是必備前提，通過管理一體化信息服務(wù)平臺實現(xiàn)信息利用集中、高效、高速的最佳效能，為共享信息資源創(chuàng)造一定的物質(zhì)條件， 確保圖書情報檔案一體化管理提供了有效的途徑。

2.2 實現(xiàn)統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高工作人員的綜合素質(zhì)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的圖書檔案共享與發(fā)展是互相關(guān)聯(lián)的，只有二者橫向聯(lián)系，才能進(jìn)一步實現(xiàn)圖書、檔案管理的相互交叉，使兩個具有相同的工作系統(tǒng)在全面規(guī)劃下互相協(xié)調(diào)、探尋兩者互換性和交融性的結(jié)合點，從而制定出適用更廣的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，不斷推動一體化的進(jìn)程。只有進(jìn)行信息共享中發(fā)揮整體合力，才能利用先進(jìn)技術(shù)實現(xiàn)一體化管理，借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)相連的綜合信息檢索查詢所需信息， 實施網(wǎng)絡(luò)化的模式可以加強(qiáng)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享建設(shè)[3]。一體化的管理說到底還是主要依靠人才為支撐，這就要求要注重人才的培養(yǎng)，尤其是培養(yǎng)復(fù)合型人才。轉(zhuǎn)變過去人才單一、專業(yè)性不足等問題，建立一支知識面廣泛、熟悉相關(guān)領(lǐng)域的高素質(zhì)人才隊伍，通過形式多樣且靈活的路徑探究人才培養(yǎng)方式，強(qiáng)化人才制度建設(shè)與管理，不斷為圖書檔案管理一體化注入新活力。

3 結(jié) 語

一言以蔽之，圖書檔案管理一體化理應(yīng)發(fā)揮雙管作用，有針對性地解決制度問題、實踐不足問題，不斷發(fā)展一體化過程中管理水準(zhǔn)。盡管當(dāng)下圖書檔案管理一體化發(fā)展已取得一定成效，但是仍然任重而道遠(yuǎn)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]郭紅艷，韓淑華，于冬梅，等.新農(nóng)村建設(shè)中圖書檔案管理瓶頸及實施圖書檔案一體化管理的對策――以河北省秦皇島市為例[J].科技信息，2016（17）：12-13.

篇9

1．1讀者借閱檔案具有憑借價值和情報價值

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立讀者借閱檔案，具有憑借價值和情報價值．“檔案是人們社會實踐活動的原始記錄”，而讀者借閱檔案是由讀者借閱的圖書轉(zhuǎn)化而來的歷史陳跡．從檔案的載體上看又保留有真切的原始標(biāo)記，如當(dāng)事人所借閱的書名、館藏號、時間等．同時高校讀者檔案又記錄了圖書館歷史活動的事實和過程式以及圖書館在發(fā)展中的經(jīng)驗教訓(xùn)，它作為信息的一種原始貯存形式，給人們提供大量的情報和知識，它是一個有比較穩(wěn)定形成規(guī)律的借閱檔案．是高校圖書館對讀者閱讀情況的了解和對館藏資源使用情況的記錄和依據(jù)．使高校圖書館館員能及時研究、分析讀者閱讀情況．并根據(jù)讀者需求提供服務(wù)，達(dá)到提升大學(xué)生的閱讀能力和研究品質(zhì)的目的．

1．2讀者借閱檔案所提供的數(shù)據(jù)具有一定的參考價值

讀者借閱數(shù)據(jù)具有一定參考價值，它能預(yù)測高校圖書館的發(fā)展．讀者借閱檔案是高校圖書館在進(jìn)行圖書流通活動中直接形成，具有查考價值的各種數(shù)字、文字、圖表形式的歷史記錄．它是運用讀者在圖書館所借圖書記錄形式對某一時期內(nèi)的館藏情況進(jìn)行表述分析，并對高校圖書館讀者借閱狀態(tài)和館藏發(fā)展進(jìn)行統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析、提供原始數(shù)據(jù)資料和實行借閱監(jiān)督．

2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立讀者借閱檔案有利于圖書館發(fā)展

2．1有效地反映高校圖書館信息服務(wù)的質(zhì)量

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立讀者借閱檔案能有效地反映高校圖書館信息服務(wù)的質(zhì)量，“現(xiàn)代圖書館信息服務(wù)的質(zhì)量是指反映圖書館信息服務(wù)滿足讀者和社會明確或隱含需求能力的特征和特性的總和”．因此，人們可以通過借閱檔案查到讀者通過接受圖書館的信息服務(wù)，究竟得到了什么，館員為之服務(wù)的技術(shù)質(zhì)量怎樣；其次，還能了解到讀者如何得到信息服務(wù)的，同時也能看出高校圖書館為之服務(wù)的質(zhì)量．

2．2有效地反映高校館藏建設(shè)情況

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校圖書館大多采用計算機(jī)借閱，因而對每一個讀者的借閱狀況都十分清楚．館員可以通過借閱檔案及時了解讀者的借閱情況．例如：通過借閱排行榜看出經(jīng)典名著依然是閱讀的首選，說明學(xué)術(shù)的內(nèi)在精髓是相通的，閱讀者不但不會影響專業(yè)，反而有很大的促進(jìn)作用．讀者借閱檔案記載了讀者在閱讀活動中的閱讀全過程，它可以作為高校圖書館在館藏建設(shè)中分析館藏利用情況的依據(jù)，還可以分析讀者對本館館藏信息的需求情況．從而杜絕館藏資源建設(shè)中的盲目性，促使高校館藏資源建設(shè)更加科學(xué)化．

3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下加強(qiáng)讀者借閱檔案的管理

博士和博士后教育是最高層次的教育，是各國培養(yǎng)高層次人才的基本途徑，博士教育的質(zhì)量往往意味著一個國家的科學(xué)研究水平．為了保證讀者借閱檔案所反映事物的客觀實效性，需要一套科學(xué)合理的管理方法來實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下借閱檔案的管理．而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的讀者借閱檔案管理水平的高低，質(zhì)量的好壞直接影響著數(shù)據(jù)分析結(jié)果的科學(xué)性和可用性．

3．1讀者借閱檔案的管理

在讀者借閱檔案的基礎(chǔ)上建一個讀者借閱檔案系統(tǒng)存入于文件服務(wù)器，讀者借閱檔案系統(tǒng)由技術(shù)部門負(fù)責(zé)，為了確保讀者所借閱資料信息的隱私，任何人不得擅自檢索他人檔案．必須設(shè)專人管理，館內(nèi)由于工作需要只限館長、采編部主任、借閱部主任可以根據(jù)需要進(jìn)行檢索、分析．其次，在校園網(wǎng)上只限讀者本人檢索自己借閱情況．對一些具有科研課題的教師、博士生讀者檔案應(yīng)實施加密管理．

3．2讀者借閱檔案的檢索

在讀者借閱檔案管理首頁，按照提示輸入口令，選擇超級用戶，輸入密碼，桌面上就會出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)讀者借閱管理系統(tǒng)，這時就可以根據(jù)需要檢索到讀者借閱情況．

（1）讀者借還檔案窗口．點擊讀者借還檔案窗口，就出現(xiàn)館藏號、館藏、讀者證號、借閱日期、借閱人員、歸還日期、歸還人員信息．這時輸入所需圖書館藏號＋圖書到館時間，按確認(rèn)鍵，就會出現(xiàn)該書到館后的信息以及被哪些讀者使用過，該圖書的利用率就可得知．輸入讀者號＋讀者開始使用讀者證時間，按確認(rèn)鍵，就會出現(xiàn)該讀者到圖書館利用圖書情況．通過這個窗口可以及時掌握圖書館每本書的利用率及讀者閱讀圖書情況．

（2）讀者借閱排行榜窗口．通過讀者借閱排行榜，選擇所有類目或分類＋文種＋時間范圍，可以檢索到有關(guān)的圖書信息．例如：檢索《紅樓夢》一書最近被借閱次數(shù)，選擇所有類目、文種為中文，在輸入時間范圍為2007年1月～2007年2月就可以檢索到《紅樓夢》一書的借閱次數(shù)，通過借閱排行榜窗口檢索到某一種圖書或某一類圖書在某一時段讀者借閱排行狀態(tài)．

4結(jié)論

篇10

【關(guān)鍵詞】高校圖書館；檔案管理；必要性；特點

檔案是歷史的一部分，通過史料記載一些重要內(nèi)容，記錄人類活動的實踐信息資源。而高校的圖書館可以提現(xiàn)一個學(xué)校的辦學(xué)資質(zhì)和能力，是高校重要的教輔機(jī)構(gòu)，具有特殊的作用。高校圖書館檔案是一種重要的文獻(xiàn)資源，記錄著重要的信息，也是圖書館工作的重要部分。圖書館檔案主要是圖書館的工作人員在不同的活動中留存的有價值的資料，對圖書館工作不同階段的發(fā)展軌跡的全面、系統(tǒng)的記錄，為圖書館工作的實踐成果提供考證依據(jù)，見證著圖書館的發(fā)展歷史。

1.高校圖書館檔案管理的必要性

圖書館檔案是一種文獻(xiàn)資源，具有多種記錄形式，包括文字、圖表以及聲像等多種形式的記錄，是圖書館長久發(fā)展的重要財富。高校圖書館對學(xué)校的眾多部門的有價值的文件材料進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括移交學(xué)校檔案館保存的檔案和圖書館自存的檔案兩個部分。圖書館檔案管理，具有重要的意義。

1.1高校圖書館檔案記錄著圖書館的發(fā)展和演變。目前，我國的高等教育逐步普及，高校進(jìn)行大幅度的重組和整合，盡可能地實現(xiàn)教育資源的合理高效利用。而且，由于我國的學(xué)生數(shù)量在逐年減少，需要高校進(jìn)行合并，進(jìn)行教師資源的優(yōu)化整合，加強(qiáng)對教師隊伍的培養(yǎng)，不斷提高教師隊伍的質(zhì)量。在高校的重組和合并中，對于不同時期的的圖書館檔案材料進(jìn)行整理，可以留存圖書館的發(fā)展歷史，體現(xiàn)這些材料的寶貴歷史價值。而且，圖書館檔案材料也是對圖書館工作的準(zhǔn)確記錄，使圖書館工作具有延續(xù)性的價值。

1.2高校圖書館檔案管理反映圖書館管理水平。高校圖書館檔案記錄圖書館的各項活動的有價值的文件材料，實現(xiàn)圖書館的基本職能。檔案管理是高校圖書館管理的一個組成部分，將檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，可以使有效的信息進(jìn)行長久的保存，發(fā)揮長遠(yuǎn)的作用。而且，高校圖書館檔案管理的好壞，可以充分反映出圖書館管理工作的水平和管理工作軌跡。有利于圖書館的決策者根據(jù)檔案順序信息及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，從而改進(jìn)決策工作，提高圖書館的管理效率和管理質(zhì)量。高校圖書館檔案管理工作的實施，使圖書館的工作有據(jù)可查，有助于樹立良好的圖書館形象。

1.3高校圖書館檔案為圖書館學(xué)研究提供可靠依據(jù)，新生入館教學(xué)的教材。高校圖書館檔案有助于記錄各個階段和時期的組織機(jī)構(gòu)和科研成果，為工作人員研究工作提供一定的可靠依據(jù)，方便圖書館工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)探討和學(xué)術(shù)研究，提供重要的原始材料。而且，高校圖書館檔案全面地記錄著圖書館的發(fā)展歷程、對于藏書的規(guī)模改善、現(xiàn)代技術(shù)的引入以及管理制度的改善等。對于圖書館借閱環(huán)境和借閱手續(xù)都要盡可能地改進(jìn)，在進(jìn)行新生入館教學(xué)中發(fā)揮重要的作用，從而吸引新生積極利用圖書館的優(yōu)秀資源。

2.高校圖書館檔案管理的特點

2.1非全宗性。全宗就是某一個單位工作全過程的檔案材料，而圖書館檔案是一個完整的文獻(xiàn)材料集合，不能在行政和人事等機(jī)構(gòu)獨立開展活動，所以高校圖書館檔案不能構(gòu)成一個全宗。高校各項工作都有相關(guān)部門來管理，行政由學(xué)校進(jìn)行統(tǒng)一管理，財務(wù)有財務(wù)處進(jìn)行管理，人事檔案可以由人事處進(jìn)行統(tǒng)一管理，因而圖書館檔案具有非全宗性。

2.2針對性。由于學(xué)校的管理是個巨大的系統(tǒng)工程，比較復(fù)雜。學(xué)校的各個行政部門都會下發(fā)不同的材料和通知，圖書館不能進(jìn)行全部的保存，會造成檔案管理內(nèi)容較為極其復(fù)雜，不具備合理的針對性。而且，學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置較為復(fù)雜，不同的部門都有各自的管轄范圍，對于組織和宣傳的內(nèi)容都不同，有些材料內(nèi)容與圖書館無關(guān)，可以直接交由校檔案室進(jìn)行整理和保存。對于涉及圖書館工作的文件和材料需要圖書館進(jìn)行及時的存檔，充分反映了圖書館檔案的特性。

2.3從屬性。圖書館檔案是高校檔案室的下屬管理單位，接受高校檔案室的直接統(tǒng)一管理和工作指導(dǎo)。對于圖書館檔案的內(nèi)容設(shè)置，多半來自于學(xué)校檔案的復(fù)制品，就是學(xué)校圖書館的相關(guān)文件資料。而且，圖書館檔案的文件也有部分需要移交到學(xué)校的檔案館存檔，關(guān)于圖書館的發(fā)展規(guī)劃、會議記錄以及工作總結(jié)等。這些材料是互通的，需要相互留檔。

3.針對高校圖書館檔案管理的特點，提出加強(qiáng)高校圖書館檔案管理的措施

對于圖書館檔案管理工作，從其諸多的特點考慮，高校檔案管理的作用巨大，需要加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，充分發(fā)揮高校檔案管理的優(yōu)勢，將檔案工作不斷完善。

3.1高校領(lǐng)導(dǎo)需要重視圖書館檔案管理工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)。圖書館為學(xué)校輔助教學(xué)提供重要的保障，因而需要高校領(lǐng)導(dǎo)的重視。只有領(lǐng)導(dǎo)者重視了檔案管理工作，才能為檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，促進(jìn)業(yè)務(wù)工作和檔案管理工作的結(jié)合發(fā)展。圖書館檔案管理人員的素質(zhì)也較為重要，需要指派專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理工作，加強(qiáng)相關(guān)檔案管理知識的培訓(xùn)，而且要與高校檔案室之間進(jìn)行緊密的聯(lián)系，對檔案室的業(yè)務(wù)之間進(jìn)行緊密聯(lián)系，促進(jìn)高校檔案管理工作的高校開展。

3.2高校圖書館檔案管理要建立合理的管理體制。高校圖書館是二級工作單位，也是高校檔案管理的重要部門。由于高校圖書館檔案具有一定的非全宗性，所以在管理工作中要制定合理的管理體制，要符合本館的工作實際。在圖書館檔案管理中，也要進(jìn)行合理的資源整合，對于一些與圖書館工作聯(lián)系不大的文件資料不需要保存，交由特定的部門進(jìn)行管理，從而體現(xiàn)出非全宗性的特點，突顯出圖書館檔案的特色之處。合理的管理體制具有高效的制約力，可以促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行。

3.3高效圖書館檔案資料體制針對性特點。高效圖書館檔案資料管理本身就是一個復(fù)雜的工作，重要的文獻(xiàn)資料繁多，資料管理不能講求細(xì)和全的觀念，需要有針對性地整合與圖書館工作相關(guān)的檔案資料。最重要的是要進(jìn)行資料的準(zhǔn)確分類，根據(jù)圖書館的實際情況進(jìn)行多項分類。在科學(xué)分類的指導(dǎo)下，才能將檔案的內(nèi)容展現(xiàn)出來，從而準(zhǔn)確真實地記錄圖書館的發(fā)展歷程。不能追求一概而論的模式，將圖書館檔案的范圍過分?jǐn)U大，會造成工作的冗雜而沒有效率。

3.4引入電子信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行同步管理。目前，圖書館工作已經(jīng)進(jìn)入了一個現(xiàn)代化的范疇。檔案從單純的紙質(zhì)向大規(guī)模的電子檔案發(fā)展，促進(jìn)了高校圖書館檔案的長遠(yuǎn)發(fā)展。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理上受到很多的制約因素，例如溫度、濕度以及防蛀蟲等，紙質(zhì)檔案的質(zhì)量存在一些不確定因素。所以，在現(xiàn)代化的信息技術(shù)的支持下，有效地改變了紙質(zhì)檔案的局限之處。然而，電子檔案也存在自身的不足之處，在檔案信息輸入電腦程序過程中存在很大的不確定性和可變性，所以檔案的原始性很難考證。而且，一旦電腦設(shè)備受到攻擊，會影響很多的檔案資料的作用。所以，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行結(jié)合，才能促進(jìn)新的管理模式的創(chuàng)新。

結(jié)束語

高校圖書館檔案管理是圖書館工作的一個重要部分，也可以有效地支持圖書館多項工作的開展。所以，樹立正確的檔案管理理念，建立完善的檔案管理制度，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高高校圖書館檔案管理人員的素質(zhì)，從而促建檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展和完善圖書館事業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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