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摘要：mro作為采購(gòu)管理中的重要組成部分，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的集中采購(gòu)逐步代替分散化采購(gòu)，成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)完善的供應(yīng)鏈管理和長(zhǎng)遠(yuǎn)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的必經(jīng)之路。由于MRO產(chǎn)品和服務(wù)的特殊性，且較之于原材料產(chǎn)品的區(qū)別，其管理改革的道路充滿了復(fù)雜性和不確定性，企業(yè)的重視程度和授權(quán)機(jī)制也很大程度上影響著創(chuàng)新的質(zhì)量和速度。MRO專業(yè)化的集中采購(gòu)管理隨著市場(chǎng)的調(diào)整、人員專業(yè)化水平的進(jìn)步、供應(yīng)商管理能力的改善、企業(yè)內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)的提高逐步進(jìn)入了智能升級(jí)的時(shí)代。文章通過(guò)對(duì)MRO集中采購(gòu)的必然性進(jìn)行分析，從數(shù)據(jù)庫(kù)管理、價(jià)格管理、需求風(fēng)險(xiǎn)管理、信息化管理等幾個(gè)方面展開(kāi)，提出優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：MRO；集中采購(gòu)；需求管理；采購(gòu)管理

在企業(yè)發(fā)展初期或者小規(guī)模階段，各部門分散采購(gòu)的原始模式能夠發(fā)揮其快速靈活的特點(diǎn)，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，分散采購(gòu)會(huì)變得缺乏效率和企業(yè)資源的不合理配置，尤其針對(duì)MRO產(chǎn)品多品種的特點(diǎn)，產(chǎn)生外部采購(gòu)成本居高不下和內(nèi)部管理效率低下等難題，不僅體現(xiàn)在物料采購(gòu)渠道分散難以形成批量經(jīng)濟(jì)成本、高昂的庫(kù)存成本和過(guò)程成本等顯性成本，同時(shí)也表現(xiàn)在供貨不及時(shí)、不準(zhǔn)確、質(zhì)量不過(guò)關(guān)等隱形成本上，由分散采購(gòu)過(guò)渡到集中采購(gòu)管理模式，能夠有效地改善這些問(wèn)題。MRO集中采購(gòu)表現(xiàn)在內(nèi)部采購(gòu)需求整合和外部供應(yīng)渠道整合，即將需求端集中并進(jìn)行產(chǎn)品分類合并管理，將供應(yīng)端集中并進(jìn)行同級(jí)和差異管理，需求端和供應(yīng)端在資源整合后進(jìn)行配對(duì)采購(gòu)管理，以達(dá)到質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等總成本最低的最優(yōu)選擇。集中采購(gòu)管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，隨著需求端和供應(yīng)端的變化而做出調(diào)整，是不斷優(yōu)化和升級(jí)的管理模式。需求端是采購(gòu)鏈的前端，是產(chǎn)生采購(gòu)行為的源頭，源頭優(yōu)化管理是集中采購(gòu)的核心，也是對(duì)整個(gè)流程進(jìn)行分析和改善的關(guān)鍵點(diǎn)。

一、集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)

1、集中采購(gòu)的一大優(yōu)勢(shì)就是規(guī)?；少?gòu)，可以最大限度降低MRO物品單價(jià)，有效控制采購(gòu)成本，降低采購(gòu)費(fèi)用。同時(shí)，集中采購(gòu)集中了各部門的分散采購(gòu)，極大程度地提高了采購(gòu)效率，簡(jiǎn)化采購(gòu)流程，加強(qiáng)采購(gòu)監(jiān)督管理的實(shí)施，對(duì)于可能出現(xiàn)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，抗風(fēng)險(xiǎn)性較強(qiáng)，使得貪墨公款、以劣充好等不良現(xiàn)象得到大幅度減少。將企業(yè)內(nèi)部資源進(jìn)行有效整合，將以往各部門分散的供應(yīng)商信息進(jìn)行集中整合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商的系統(tǒng)化管理，有助于對(duì)采購(gòu)物資質(zhì)量的統(tǒng)一管理和規(guī)范采購(gòu)流程。集中采購(gòu)由于其采購(gòu)數(shù)量多，專業(yè)的采購(gòu)人員負(fù)責(zé)，在和供應(yīng)商的價(jià)格談判中有助于提升企業(yè)的議價(jià)優(yōu)勢(shì)，在供應(yīng)商的選擇上，專業(yè)人員從更為專業(yè)的角度為企業(yè)選用最為適宜的供應(yīng)商。2、分散采購(gòu)模式中，各使用部門單獨(dú)購(gòu)買所需耗材和各類服務(wù)，隨需隨買，缺乏計(jì)劃性和流程性，在日常業(yè)務(wù)操作中經(jīng)常有以下問(wèn)題發(fā)生（不僅限于）：（1）購(gòu)買的產(chǎn)品描述沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。相同產(chǎn)品的描述各異，影響歷史數(shù)據(jù)查詢、歸納和分析；（2）常規(guī)類定期采購(gòu)的計(jì)劃性不強(qiáng)，緊急下單次數(shù)多；（3）各部門對(duì)供應(yīng)商的偏好不同，同一類產(chǎn)品的供應(yīng)商數(shù)量多，管理困難；（4）反流程操作造成對(duì)賬困擾。由于MRO時(shí)效性較強(qiáng)，緊急需求提前發(fā)貨后補(bǔ)訂單的次數(shù)較多；（5）收貨流程的合規(guī)性低。分散采購(gòu)常常由需求部門自行收貨，道德風(fēng)險(xiǎn)大。（6）采購(gòu)人員素質(zhì)不高，對(duì)MRO物品的性能、產(chǎn)品要求等不熟悉，缺乏對(duì)標(biāo)書(shū)、合同、價(jià)格談判等有關(guān)內(nèi)容的了解，對(duì)采購(gòu)有關(guān)技能和相關(guān)法律法規(guī)掌握較少，缺少較強(qiáng)的職業(yè)道德品質(zhì)，如發(fā)生收受賄賂等情況。

二、產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)管理

以上分散采購(gòu)管理風(fēng)險(xiǎn)造成物料成本、過(guò)程成本等企業(yè)顯性成本增加，集中采購(gòu)可以將需求部門根據(jù)經(jīng)營(yíng)單位和產(chǎn)品類型進(jìn)行統(tǒng)一整合，建立共享產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)，具體管理步驟如下：（1）已有產(chǎn)品（常規(guī)批量采購(gòu)的MRO耗材和服務(wù)）：按照品牌、型號(hào)規(guī)格、包裝、單位、財(cái)務(wù)科目等進(jìn)行具體描述、分類，統(tǒng)一對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行編號(hào)入數(shù)據(jù)庫(kù)。MRO常規(guī)種類主要可以歸納為幾類：切削工具、油品類（潤(rùn)滑油等）、加工及裝配工具、油漆、焊接材料、勞防用品、包裝材料、模具維護(hù)、實(shí)驗(yàn)室耗材、樣品、質(zhì)量控制費(fèi)用、辦公用品、其他生產(chǎn)耗材等。企業(yè)可以按照其具體業(yè)務(wù)和產(chǎn)品進(jìn)行分類管理。對(duì)于普通化學(xué)品和危險(xiǎn)化學(xué)品進(jìn)行特殊歸類，產(chǎn)品的MSDS、（危險(xiǎn)化學(xué)品）生產(chǎn)許可證、（危險(xiǎn)化學(xué)品）運(yùn)輸許可證等特殊資質(zhì)進(jìn)行收集歸檔，并經(jīng)過(guò)安全部門審核后，將產(chǎn)品編號(hào)入數(shù)據(jù)庫(kù)。（2）新增產(chǎn)品（常規(guī)批量采購(gòu)的MRO耗材和服務(wù)）：由使用部門提出新增產(chǎn)品采購(gòu)需求申請(qǐng)，經(jīng)采購(gòu)部門確認(rèn)后，經(jīng)過(guò)需求部門經(jīng)理、采購(gòu)部、安全部等部門審批，按照品牌、型號(hào)規(guī)格、包裝、單位進(jìn)行具體描述、分類，對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行編號(hào)入數(shù)據(jù)庫(kù)。（3）非標(biāo)產(chǎn)品或非常規(guī)采購(gòu)的MRO耗材和服務(wù)，無(wú)需設(shè)置產(chǎn)品編號(hào)，按照產(chǎn)品描述進(jìn)入采購(gòu)申請(qǐng)流程。同一產(chǎn)品達(dá)到設(shè)置的某個(gè)既定數(shù)量、金額、采購(gòu)次數(shù)后，應(yīng)根據(jù)常規(guī)批量采購(gòu)新產(chǎn)品流程，編號(hào)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)。

三、價(jià)格管理

分散采購(gòu)由于使用部門之間供應(yīng)商信息不對(duì)稱和共享，以及未形成規(guī)模采購(gòu)效益而缺乏價(jià)格管理機(jī)制，集中采購(gòu)管理模式下建立MRO產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)價(jià)格等信息進(jìn)行綁定，并使用企業(yè)內(nèi)部授權(quán)流程進(jìn)行價(jià)格新建和更新管理。1.常規(guī)價(jià)格管理（1）定期更新管理。對(duì)于MRO常規(guī)大類已經(jīng)編號(hào)入數(shù)據(jù)庫(kù)的產(chǎn)品，采購(gòu)部門根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格定期對(duì)現(xiàn)有價(jià)格進(jìn)行確認(rèn)和調(diào)整。（2）臨時(shí)更新管理。不定期和臨時(shí)性的MRO價(jià)格更新，由采購(gòu)部門審核確認(rèn)后進(jìn)行調(diào)整。2.新價(jià)格管理新產(chǎn)品價(jià)格申請(qǐng)，按照新產(chǎn)品申請(qǐng)流程進(jìn)行，由使用部門提出產(chǎn)品需求，采購(gòu)部門尋源后進(jìn)行新建管理。值得注意的是，所有涉及價(jià)格的審核應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)內(nèi)部權(quán)限制度進(jìn)行審批，實(shí)行職權(quán)分離原則，即申請(qǐng)人、審批人、修改人、下單人為不同人員。

四、需求風(fēng)險(xiǎn)管理

內(nèi)部需求、采購(gòu)人員認(rèn)識(shí)和專業(yè)水平、流程環(huán)節(jié)審核缺失、信息化管理不足等風(fēng)險(xiǎn)是集中采購(gòu)管理過(guò)程中的難點(diǎn)。主要可以歸納為以下幾種：1.申請(qǐng)流程階段可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)：（1）申請(qǐng)人對(duì)產(chǎn)品定位或者提供的信息不準(zhǔn)確或不清晰，造成供給與需求不匹配。（2）緊急需求，發(fā)生先送貨再補(bǔ)單，反向操作影響后續(xù)正常的采購(gòu)、收貨，導(dǎo)致財(cái)務(wù)亂帳。（3）審批流程不透明，相關(guān)方對(duì)流程節(jié)點(diǎn)不清楚，導(dǎo)致此階段停留時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。2.優(yōu)化策略：（1）量化產(chǎn)品要素，提高使用人與采購(gòu)員的溝通效率。（2）明確申請(qǐng)規(guī)則，設(shè)定緊急需求限值，超出限定值要求流程重新啟動(dòng)。（3）明確審批DOA，并在申請(qǐng)系統(tǒng)中設(shè)置自動(dòng)節(jié)點(diǎn)跳轉(zhuǎn)功能。3.采購(gòu)流程可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)：（1）產(chǎn)品技術(shù)性要求不清晰，容易產(chǎn)生需求與供給不匹配。（2）經(jīng)濟(jì)批量的成本優(yōu)勢(shì)不明顯，難以達(dá)到降本目的。（3）合同條款不明確或使用不當(dāng)導(dǎo)致合同履行無(wú)法正常進(jìn)行。4.優(yōu)化策略：（1）提高采購(gòu)員的專業(yè)能力和跨部門溝通效率。（2）加強(qiáng)多部門同類產(chǎn)品的集中采購(gòu)整合力度，降低總體采購(gòu)成本。（3）加強(qiáng)采購(gòu)人員商務(wù)管理和相關(guān)法律培訓(xùn)，提高企業(yè)法務(wù)審核制度。5.收貨流程可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)：（1）內(nèi)部簽收流程不完善，產(chǎn)生道德風(fēng)險(xiǎn)。（2）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確，采購(gòu)產(chǎn)品與實(shí)際需求存在差異導(dǎo)致無(wú)法驗(yàn)收。6.優(yōu)化策略：（1）加強(qiáng)耗材收貨進(jìn)出庫(kù)管理機(jī)制，高價(jià)值MRO收貨實(shí)行二級(jí)或三級(jí)簽收。（2）量化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。7.付款流程可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)：（1）企業(yè)財(cái)務(wù)賬期與供應(yīng)商理解的賬期可能有時(shí)間差異，導(dǎo)致供應(yīng)商頻繁催款，影響后續(xù)訂貨。（2）發(fā)票遺失風(fēng)險(xiǎn)。8.優(yōu)化策略：（1）加強(qiáng)商務(wù)溝通，量化合同或訂單上的付款條款，明確付款和交貨的條款解釋。（2）加強(qiáng)發(fā)票管理和跨部門交接流程。除了以上流程風(fēng)險(xiǎn)外，還有可能發(fā)生不全面的內(nèi)部審批風(fēng)險(xiǎn)、跨部門信息差異的溝通風(fēng)險(xiǎn)、信息化管理不足的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)等，企業(yè)應(yīng)提前做好完善內(nèi)部審批、培訓(xùn)員工溝通技能、明細(xì)部門職責(zé)、優(yōu)化溝通速度、提升數(shù)字化運(yùn)營(yíng)能力等工作，有效降低各種運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

五、信息化管理

信息化系統(tǒng)作為MRO集中采購(gòu)管理的有效工具，具有節(jié)約人工成本、提升企業(yè)效率和智能管理水平等優(yōu)勢(shì)。同時(shí)信息化管理還具有以下特點(diǎn)：1.流程節(jié)點(diǎn)可視化。相比效率偏低的線下管理模式，信息化系統(tǒng)可以使MRO采購(gòu)流程從申請(qǐng)、下單到收貨、付款實(shí)現(xiàn)全流程電子化操作，免去冗長(zhǎng)繁雜的線下人工審批環(huán)節(jié)，過(guò)程狀態(tài)自動(dòng)推送功能使每一個(gè)節(jié)點(diǎn)都記錄下詳細(xì)的時(shí)間、信息，便于查詢、過(guò)程管理和明確職責(zé)。2.企業(yè)合規(guī)性。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量認(rèn)證體系要求企業(yè)具有較完備的內(nèi)部審核與外部審查機(jī)制，信息系統(tǒng)可以及時(shí)提供內(nèi)審與外審所需的電子資料，對(duì)企業(yè)的合規(guī)化和可持續(xù)管理具有重要意義。3.數(shù)據(jù)分析性。通過(guò)信息平臺(tái)的統(tǒng)計(jì)工具收集和量化產(chǎn)品信息和采購(gòu)數(shù)據(jù)，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定量和定性分析，可以準(zhǔn)確歸納和預(yù)測(cè)企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)趨勢(shì)，對(duì)未來(lái)采購(gòu)行為作出判斷和計(jì)劃。4.產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理。完善MRO產(chǎn)品信息、品類管理、產(chǎn)品價(jià)格管理可以準(zhǔn)確定性內(nèi)部需求，找準(zhǔn)目標(biāo)市場(chǎng)和供應(yīng)商，成本管理透明可控，對(duì)采購(gòu)部門具有重要的指導(dǎo)價(jià)值。5.信息共享。相對(duì)于分散采購(gòu)模式，集中采購(gòu)信息化可以最大程度地利用內(nèi)部共享資源，提高經(jīng)濟(jì)采購(gòu)批量，從而從總體上節(jié)約企業(yè)MRO采購(gòu)成本。6.環(huán)保性。電子信息平臺(tái)為企業(yè)節(jié)約大量紙張，未來(lái)將會(huì)全面實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化全流程管理。

六、采購(gòu)人員管理

1.實(shí)施MRO集中采購(gòu)管理過(guò)程中，采購(gòu)內(nèi)容需依據(jù)企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，采購(gòu)涉及的種類多、范圍廣，這就要求了采購(gòu)人員需要有較強(qiáng)地專業(yè)素養(yǎng)和采購(gòu)技能，熟知各項(xiàng)規(guī)章流程和法律法規(guī)，所以強(qiáng)化采購(gòu)培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員素質(zhì)有助于提升集中采購(gòu)整體水平。加強(qiáng)有關(guān)采購(gòu)法律法規(guī)及企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度的培訓(xùn)，定期開(kāi)展采購(gòu)技能培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員素質(zhì)。首先要強(qiáng)化評(píng)標(biāo)人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包含專業(yè)技術(shù)能力、企業(yè)所處行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和市場(chǎng)行情，評(píng)標(biāo)過(guò)程中的職業(yè)責(zé)任感、談判技巧等。然后培訓(xùn)采購(gòu)人員的標(biāo)書(shū)編制能力，使得采購(gòu)人員有能力獨(dú)立完成一項(xiàng)標(biāo)書(shū)編制。最后，培訓(xùn)負(fù)責(zé)采購(gòu)監(jiān)管人員的監(jiān)察能力，強(qiáng)化采購(gòu)監(jiān)管力度。2.集中采購(gòu)中對(duì)采購(gòu)人員實(shí)行輪崗制，可以有效避免發(fā)生收受賄賂等情況，畢竟不是采購(gòu)崗位的長(zhǎng)期負(fù)責(zé)人，是經(jīng)歷輪崗上任的短期人員。對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行輪崗有助于了解更多種類的物品，增加閱歷。在和供應(yīng)商談判過(guò)程中，剛輪崗的采購(gòu)人員會(huì)有自己新穎的談判方式和技巧，為企業(yè)爭(zhēng)取更多的交易優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)合作。3.實(shí)施采購(gòu)業(yè)績(jī)考核。按月、按季、按年的定期對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行業(yè)績(jī)考核，考核指標(biāo)要參照公司目標(biāo)、市場(chǎng)增長(zhǎng)率、成交單價(jià)等，制定出嚴(yán)格規(guī)范的采購(gòu)考核。對(duì)于沒(méi)有達(dá)到要求的輪崗期內(nèi)的人員，可以提前安排轉(zhuǎn)崗到合適的崗位。

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作者：朱曉艷 單位：斯派莎克工程（中國(guó)）有限公司