導語：信息化時代電子發(fā)票應用與管理一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著信息化的發(fā)展，電子發(fā)票逐漸成為高校財務管理的重要組成部分，高校應加快建設相應的科學管理機制。本文闡述電子發(fā)票的概念及發(fā)展歷程，分析了其他高校及S高校電子發(fā)票應用管理的現(xiàn)狀，并提出S高校電子發(fā)票報銷中的問題，對電子發(fā)票的報銷、歸檔等進行探討，為電子發(fā)票在高校財務工作中的應用提供借鑒。

關鍵詞：電子發(fā)票；財務管理；信息化；高校

“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代，信息技術不斷發(fā)展，在日常經(jīng)營活動中，電子發(fā)票作為收付款憑證已成常態(tài)。電子發(fā)票相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票，不僅簡化發(fā)票的交易過程，提升服務質(zhì)量，還迎合電子商務的發(fā)展需求，企業(yè)、稅務機關利用電子發(fā)票系統(tǒng)，能優(yōu)化操作流程、降低成本。近年來，高校報銷業(yè)務中的電子發(fā)票也越來越多，呈快速增長趨勢。師生及高校財務部門在報銷中受益于電子發(fā)票便利的同時，也要正確應對在使用過程中遇到的新問題，確保財務管理工作順利開展，加快財務模式向現(xiàn)代化模式推進的進程。

1電子發(fā)票的概念及發(fā)展歷程

21世紀，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，社會信息化的步伐明顯加快，作為新型商業(yè)模式代表的電子商務，在中國蓬勃快速地發(fā)展，電子發(fā)票應運而生。當前數(shù)字經(jīng)濟成為中國經(jīng)濟發(fā)展的新動能，流轉(zhuǎn)便利、利于監(jiān)管的電子發(fā)票的開具量呈爆發(fā)式增長。

1.1電子發(fā)票的概念

電子發(fā)票指在購買或銷售商品、提供或接受服務以及從事相關經(jīng)濟活動中開具或收取的電子憑證，采用稅務局統(tǒng)一規(guī)定的格式。無需通過紙質(zhì)資料作為載體，可通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳遞的一種電子文檔記錄。

1.2電子發(fā)票的發(fā)展歷程

2013年，隨著全國第一張電子發(fā)票被開出，代表著以重點城市為主的電子發(fā)票前期試點工作正式展開。2015年，國家稅務總局頒布《關于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關問題的公告》，電子發(fā)票在全國范圍進行推廣[1]。2018年，電子發(fā)票全國全面覆蓋，開具數(shù)量32.7億張。2020年，財政部公布《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，規(guī)范電子會計憑證的報銷入賬歸檔?？梢婋娮影l(fā)票作為電子會計憑證的重要構(gòu)成，作為中國稅務信息化的重要載體，發(fā)展趨勢迅猛，近幾年在高校的報銷票據(jù)中也占重大的比例。

2高校電子發(fā)票應用及管理現(xiàn)狀

雖然電子發(fā)票在高校報銷業(yè)務中的運用時間不長，但在國家積極推行電子發(fā)票的大環(huán)境下，財務部門越來越重視其應用及管理，電子發(fā)票在網(wǎng)報系統(tǒng)中的功能模塊也經(jīng)歷從無到有的變化。

2.1電子發(fā)票報銷模塊運用的現(xiàn)狀

在上海的高校中，網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)添加電子發(fā)票功能模塊的院校并不多。TJ高校，JT高校、SF高校、HD高校上線了該功能模塊。以TJ高校為例，該校在2017年啟用電子發(fā)票認證模塊，填入發(fā)票信息進行相應認證，通過后才可在報銷單中關聯(lián)所需的已認證發(fā)票。到2020年，高校對認證模塊進行升級，之前需手動輸入電子發(fā)票信息，而更新后師生可通過小程序，掃描發(fā)票的二維碼進行認證。HD高校于2018年上線電子發(fā)票認證功能，在2020年也將認證方式更新為掃碼識別。SF高校2020年上線智能化費用報銷系統(tǒng)，利用AI技術植入系統(tǒng)，自動抓取發(fā)票信息，系統(tǒng)自動校驗過期、真?zhèn)巍⒅貜蛨箐N等。JT高校2020年的智能報銷系統(tǒng)中，可通過拍照，相冊和文件選擇等方式上傳發(fā)票圖像，由系統(tǒng)檢查發(fā)票的真?zhèn)涡?、唯一性等?

2.2S高校電子發(fā)票報銷的現(xiàn)狀及問題

雖然社會上電子發(fā)票早已開始使用，但S大學是近年來才開展電子發(fā)票報銷業(yè)務，電子發(fā)票的報銷量逐年增加，范圍也逐漸變廣。日常涉及到餐飲店、盒馬等開具的餐飲、食品類電子發(fā)票；京東、淘寶等開具的辦公用品、材料類電子發(fā)票；滴滴出行、路團科技開具的用車服務電子發(fā)票；此外，高速公路通行費、圖書費、郵寄費、電話通訊費等諸多報銷事項普遍使用電子發(fā)票。與傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票具有收取及保存更為便利的優(yōu)勢。電子發(fā)票在師生采購商品，發(fā)生交易時即可遠程收到發(fā)票，節(jié)省了打印、郵寄發(fā)票的時間[2]。且?guī)熒茈S時自行打印電子發(fā)票，對打印機的配置和紙張并沒有特別規(guī)定。電子版發(fā)票易于保存，可長期儲存在電腦中，不易發(fā)生發(fā)票丟失從而發(fā)生無法報銷的情況。雖然擁有諸多優(yōu)點，但由于推行電子發(fā)票報銷業(yè)務的時間尚短，S大學在實施過程中也面臨許多新問題。2.2.1未建立電子發(fā)票檔案管理，報銷仍需打印紙質(zhì)發(fā)票降低時間成本，節(jié)約紙張本應是電子發(fā)票的優(yōu)點，但現(xiàn)階段S大學實際報銷業(yè)務中，仍需將電子發(fā)票打印出來作為報銷的原始單據(jù)。師生需要花費時間去打印，且往往一張A4紙打印一張電子發(fā)票，容易發(fā)生一筆報銷單內(nèi)付多張紙質(zhì)版電子發(fā)票的情況，顯得尤其厚重，不利于翻閱，增加了財務人員發(fā)票審核的時間，也造成了紙張的浪費。此外由于打印設置問題，電子發(fā)票打印后全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章及銷售方蓋章處無法顯示單位公章的情況也屢見不鮮，需聯(lián)系經(jīng)辦師生重新打印并提交發(fā)票，拖延了報銷進程，降低了報銷效率；2.2.2電子發(fā)票信息采集方式落后，重復報銷難以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票有唯一性特點。而電子發(fā)票是報銷師生向銷售方索要的一種PDF格式的電子發(fā)票，可多次重復打印。最初，S大學為避免師生重復報銷，采用讓報銷人員在電子發(fā)票上自行簽寫“承諾只報銷一次”的方法。雖然現(xiàn)階段，S大學在網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)中，填制報銷單界面新增了錄入電子發(fā)票號的功能，當填制者重復錄入發(fā)票號時系統(tǒng)便會彈出提示并禁止后續(xù)錄入操作。但實際操作中，師生在預約報銷單的過程中常會出現(xiàn)不錄入、少錄入或錄入錯誤等情況，重復報銷問題并沒有得以很好的解決；2.2.3電子發(fā)票真?zhèn)坞y以鑒定在真?zhèn)紊?，新型的增值稅電子發(fā)票內(nèi)嵌了電子簽名信息，通過數(shù)據(jù)提取和稅局數(shù)據(jù)庫的校驗很容易進行真?zhèn)涡ｒ?，但打印出紙質(zhì)版后進行報銷則直接損耗了這部分關鍵的校驗信息。伴隨著信息化時代各種圖像處理軟件的誕生，若有不法分子利用修圖技術更改發(fā)票信息，肉眼很難辨別，而財務審核人員通過發(fā)票查驗平臺輸入發(fā)票信息一張張驗證真?zhèn)涡枰拇罅繒r間，可操作性也不強。因此增加財務人員對發(fā)票鑒別真?zhèn)巍L險把控的難度。

3電子發(fā)票報銷模塊的構(gòu)建及歸檔管理

伴隨高校信息化的日益建設和發(fā)展，電子發(fā)票作為新形勢下應運而生的產(chǎn)物，S大學應以此為契機，將其歸入高校信息化建設的重要組成部分，逐步推進電子發(fā)票的規(guī)范化報銷。應在網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)中嵌入電子發(fā)票的認證及重復度檢測功能模塊，對于報銷后的電子發(fā)票及時儲存歸檔。

3.1電子發(fā)票報銷模塊的構(gòu)建

3.1.1電子發(fā)票的獲取光學字符識別OCR（OpticalCharacterRecognition）技術利用掃描等光學輸入方式，將票據(jù)、書籍、報刊等紙質(zhì)文本中的文字轉(zhuǎn)化為圖像，再利用文字識別技術將讀取的圖像信息轉(zhuǎn)化為計算機可接收識別的數(shù)字信號的輸入技術[3]。電子發(fā)票在發(fā)生購買行為后可從網(wǎng)站或應用程序端直接獲取，報銷人員可通過上傳發(fā)票照片、發(fā)票附件等形式利用OCR技術，自動讀取發(fā)票的發(fā)票號碼、開票日期、服務內(nèi)容、校驗碼等關鍵信息并同步到預約系統(tǒng)中，之后報銷人員對識別信息的準確性進行核對，若有數(shù)據(jù)錯誤可人工修改。這樣不僅減少報銷人員手動錄入發(fā)票各項信息的時間提高預約效率，還能降低錄入中填錯發(fā)票信息的概率。相較于掃描二維碼功能，OCR技術可采集除電子發(fā)票外的紙質(zhì)發(fā)票，如火車票、定額發(fā)票、飛機票、出租車票等，并且現(xiàn)有技術可實現(xiàn)多張不同發(fā)票同時拍攝上傳，系統(tǒng)對混拍后的票據(jù)進行自動分割、子圖自動分類和子圖的結(jié)構(gòu)化識別，準確率超過99%，高于人眼的識別率[4]。發(fā)票的關鍵信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，為數(shù)字化審核創(chuàng)造了數(shù)據(jù)基礎，有助于實現(xiàn)未來報銷發(fā)票在網(wǎng)上認證、項目負責人審批、財務處審核入賬、電子會計檔案保管等無紙化的流程。3.1.2電子發(fā)票的認證與查重WebService是一種跨編程語言和跨操作系統(tǒng)平臺的遠程調(diào)用技術，建立了可互相操作的分布式應用程序的新平臺，運行在不同機器上的不同應用無需通過額外的、專門的第三方軟件或硬件，就可相互交換數(shù)據(jù)或集成。通過WebService標準對服務進行查詢和訪問，可實現(xiàn)不同系統(tǒng)間的對接，數(shù)據(jù)的傳送和共享。系統(tǒng)獲取電子發(fā)票，報銷人對其信息確認無誤后，每張報銷的發(fā)票還需進行認證以確定其真?zhèn)涡院臀ㄒ恍?。財務報銷認證系統(tǒng)與國稅總局查驗平臺進行對接，借助WebService進行數(shù)據(jù)傳遞，對電子發(fā)票的真?zhèn)芜M行自動核對，并反饋結(jié)果。認證完成后，點擊上傳發(fā)票信息到個人發(fā)票庫。該電子發(fā)票也同時自動儲存在財務處預約系統(tǒng)的發(fā)票認證記錄中，報銷人員可點擊查看并將該筆預約單需要報銷的電子發(fā)票進行勾選，預約成功后報銷單上會顯示本次報銷的電子發(fā)票的代碼、號碼、內(nèi)容、金額等信息，并顯示“已認證”狀態(tài)。在電子發(fā)票真?zhèn)涡猿晒φJ證后，系統(tǒng)還需自動與數(shù)據(jù)庫進行對比校驗來確定發(fā)票的唯一性，使得一張電子發(fā)票只能對應一個報銷單號，一筆報銷單上添加的已預約并認證后的電子發(fā)票將無法再次添加到其它報銷單中，如果發(fā)票已被其它報銷單使用，則無法通過查重進入下個報銷步驟，從而解決無法檢驗電子發(fā)票報銷的重復性問題；另外，為了方便后續(xù)操作，如該筆報銷單已添加的電子發(fā)票后因部分原因無法在該筆報銷單中報銷，經(jīng)辦人可在系統(tǒng)中刪除該電子發(fā)票，以便在日后預約其它報銷單時再次添加該張發(fā)票進行報銷。通過與預約系統(tǒng)的對接，財務人員也可在賬務系統(tǒng)里審核報銷單中已認證過的電子發(fā)票，并對無法報銷的電子發(fā)票進行刪減管理，提高了審核的工作效率和質(zhì)量。3.1.3報銷單的線上審批根據(jù)S高校報銷規(guī)則，報銷單需要項目負責人審批，如遇大額資金的情況，還需校領導、財務處領導審批。為進一步加強防范內(nèi)部控制風險，杜絕線下代簽審批、冒簽審批等問題，同時為了減少報銷人在部門間奔波找領導簽字審核，提高報銷效率，改善報銷體驗，應優(yōu)化報銷審批流程，開通報銷單線上審批功能。師生只要將發(fā)票上傳至報銷系統(tǒng)，報銷系統(tǒng)自動讀取原始數(shù)據(jù)形成電子報銷單，通過WebService調(diào)用系統(tǒng)接口，在線提交報銷單至OA系統(tǒng)，項目負責人、校領導等便可在線審批。如今，OA辦公自動化系統(tǒng)從原來的電腦已擴展到移動端設備及移動操作系統(tǒng)，審批人可用碎片化時間移動辦公，極大提高了辦公效率。通過審批的報銷單自動傳送到財務核算系統(tǒng)生成記賬憑證。

3.2電子發(fā)票的歸檔管理

電子發(fā)票歸檔是財務報銷實現(xiàn)“無紙質(zhì)化”的關鍵，電子發(fā)票作為電子文件，缺少電子化歸檔來儲存信息的話，有可能造成日后信息丟失，無法識讀。如果歸檔功能沒有健全，影響到證據(jù)留存，后期將無法維護財務部門的自身權(quán)益，也會對上級部門巡視、檢查工作的順利開展產(chǎn)生阻礙，因此實現(xiàn)電子發(fā)票電子化歸檔是電子發(fā)票管理的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)國家檔案局發(fā)布的《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》，電子文件歸檔和電子檔案管理工作主要有三種設計方式，第一種是由獨立的電子檔案管理系統(tǒng)執(zhí)行；第二種是由業(yè)務系統(tǒng)和獨立的電子檔案管理系統(tǒng)執(zhí)行；第三種是集中于業(yè)務系統(tǒng)并由業(yè)務系統(tǒng)執(zhí)行。S高?？蓞⒖忌鲜鲋改?，結(jié)合電子發(fā)票功能模塊，將經(jīng)過認證后的電子發(fā)票，利用數(shù)據(jù)庫從預約報銷系統(tǒng)同步到財務核算系統(tǒng)中，由財務審核人員在系統(tǒng)中對該發(fā)票進行審核。審核通過后，報銷單據(jù)中的電子發(fā)票自動上傳并儲存在專用數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)財務系統(tǒng)中電子文件歸檔和電子檔案管理功能，并與檔案館的電子歸檔系統(tǒng)對接，完成電子文檔轉(zhuǎn)移儲存。

4相關建議

在注重電子發(fā)票應用模塊的構(gòu)建及歸檔管理工作的同時，高校財務部門應在多方面積極采取行動，為院校全面地推進電子發(fā)票的報銷業(yè)務、為更好地應對未來的挑戰(zhàn)而做充分的準備。

4.1制訂電子發(fā)票管理規(guī)章制度

S大學應以國家關于電子發(fā)票管理的現(xiàn)有政策文件作為參考依據(jù)，并及時學習了解政策的新動態(tài)。在基于院校會計規(guī)章制度的基礎上，結(jié)合國家出臺的制度、準則及學校的實際情況編制適合自身發(fā)展需求的電子發(fā)票管理制度。規(guī)章制度應具體到電子發(fā)票的審批、報銷、入賬、存儲等各種細節(jié)，讓財務人員和報銷師生有章可循、有標準可依，使電子發(fā)票的報銷得以規(guī)范化，提升電子發(fā)票的綜合管理質(zhì)量，確保其能更加科學、合理、高效地應用。

4.2組織財務人員教育培訓

針對電子發(fā)票報銷事項，財務處應積極組織相關的業(yè)務培訓，讓財務人員熟悉電子發(fā)票從最初的開具、接收發(fā)票到報銷、入賬、歸檔等。電子發(fā)票功能模塊上線后，可自行在系統(tǒng)中對上傳發(fā)票、認證、添加等各個環(huán)節(jié)進行操練，熟練掌握電子發(fā)票的具體報銷及入賬流程和操作細節(jié)，鍛煉財務人員的應用處理能力，增強他們對電子發(fā)票的知識儲備，提升工作技能和職業(yè)素質(zhì)，為以后新報銷工作的順利推行奠定良好基礎。

4.3開展對外宣工作，耐心解答師生疑惑

可在財務處微信交流群、校財務處網(wǎng)站、舉辦培訓講座等方式對全校師生進行宣傳。電子發(fā)票報銷新流程與以往的傳統(tǒng)報銷相比，會讓師生在網(wǎng)上進行更多操作，部分師生尤其對于上年紀的老師，很有可能會出現(xiàn)由于不適應線上操作而排斥的情況。財務處應在推行前發(fā)布電子發(fā)票報銷流程說明，其內(nèi)包含詳細的操作步驟及流程圖，財務人員還需耐心地回答師生在這方面的疑惑，及時聽取他們提出的問題和難點，讓師生理解新業(yè)務的重要性及必然性，協(xié)助他們逐漸熟悉電子發(fā)票報銷的新流程。

4.4加強電子發(fā)票信息安全管理

電子發(fā)票上傳、報銷、儲存等通過網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)，首先報銷人必須確保移動設備在安全的狀態(tài)下進入報銷系統(tǒng)，做到上傳發(fā)票的過程中不會存在信息丟失、篡改等問題；之后，對電子發(fā)票在預約系統(tǒng)、財務系統(tǒng)中的一系列操作及儲存等更要注意安全問題，應構(gòu)建信息安全體系，投入權(quán)限設置、加密系統(tǒng)等安全措施進行加密保護，注意防范惡意代碼、移動代碼和網(wǎng)絡病毒等；此外，對發(fā)票的儲存，需要大量的容量，因此硬件設施要過關，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)被破壞的現(xiàn)象。

5結(jié)束語

電子發(fā)票日益廣泛的普及，財務管理的電子化發(fā)展，政策大環(huán)境的新變化等都使得高校對電子發(fā)票報銷及歸檔必然有更進一步的科學管理。而如今S高校的電子發(fā)票應用及管理相較于其他高校還停留在非?；A的層面。為順應時代發(fā)展，S高校應緊跟步伐，將電子發(fā)票的應用及管理作為部門信息化建設的重點內(nèi)容，依托現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術，在網(wǎng)上預約系統(tǒng)中建立健全的電子發(fā)票報銷管理模塊，加快電子發(fā)票的發(fā)展步伐，有效發(fā)揮電子發(fā)票對高校財務管理改革的作用，使學校財務管理再上新臺階。

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作者：馬欣如 單位：上海理工大學