導(dǎo)語：醫(yī)療設(shè)備檔案管理思考一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

〔摘要〕本研究結(jié)合醫(yī)院實際情況，論證了建立醫(yī)療設(shè)備檔案的必要性，闡明了建立醫(yī)療設(shè)備檔案的過程，探討了醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作目前存在的難點，并針對問題提出了建議。

〔關(guān)鍵詞〕醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；建議

醫(yī)療設(shè)備檔案是指在醫(yī)院購置維護醫(yī)療設(shè)備過程中，整理形成的包括申請、論證、采購、驗收、付款、維護、轉(zhuǎn)科和報廢等資料[1]，而醫(yī)療設(shè)備檔案管理則是對醫(yī)療設(shè)備檔案資料的搜集、分類、統(tǒng)計分析、歸檔以及利用的工作[2]。醫(yī)療設(shè)備數(shù)量繁多，種類多樣，使得醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作復(fù)雜煩瑣，這其中還涉及了許多理論和方法，使用不同的方法進行管理，得出的成效是不一樣的。哪種方法更科學(xué)，哪種方法更適合自己醫(yī)院，是醫(yī)療設(shè)備檔案管理員每天都要思考的問題。只有找對了方法，才能將醫(yī)療設(shè)備檔案管好用好，最大限度發(fā)揮檔案的作用，提高醫(yī)療設(shè)備的使用率和經(jīng)濟效益[3]。

1建立醫(yī)療設(shè)備檔案的必要性

隨著醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備日益增多，現(xiàn)代化醫(yī)療儀器設(shè)備成為醫(yī)院重要的組成部分，是高、精、新技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)教學(xué)、臨床診斷和治療的成果[4]。醫(yī)療設(shè)備不僅品種繁多，而且壽命長短不一，如何才能把醫(yī)療設(shè)備管好用好，必不可少的需要建立醫(yī)療設(shè)備檔案，檔案內(nèi)放入所有與本設(shè)備有關(guān)的文檔資料，力求讓設(shè)備從立項到報廢的每一個過程都一個詳盡的記錄，并且整理歸案，一機一檔。這樣不管醫(yī)院的設(shè)備有多少臺，類型有多少種，我們都可以通過設(shè)備檔案知道每臺設(shè)備目前的情況，做到多而不亂，繁而不瑣。

2醫(yī)療設(shè)備檔案的建立

醫(yī)療設(shè)備檔案的建立過程實際上就是文檔資料收集過程，在立項后建檔，在運行中完善，這是一個持續(xù)以恒的工作，需要檔案管理員做到細心細致，一絲不茍，只有這樣才能建立一個完整的設(shè)備檔案。2.1建檔。我院采用一機一檔的管理模式，建檔時間是設(shè)備立項后論證前。預(yù)算為2萬元以下的建立小檔案，一個檔案一個文件夾，按采購時間有序放置，以小型設(shè)備的方式管理。對于預(yù)算為2~50萬元，建立中檔案，一個檔案一個文件袋，文件袋上按規(guī)則編號，按編號有序放置，以常規(guī)設(shè)備的方式管理。對于預(yù)算在50萬以上的建立大檔案，一個檔案一個文件盒或多個文件盒，文件盒上也按一定規(guī)則編號，并按編號有序放置，以大型設(shè)備的方式管理。2.2收集。[5]無論是小檔案、中檔案還是大檔案，都必須要收集以下基礎(chǔ)資料。立項資料：設(shè)備申請報告、可行性分析報告、各級領(lǐng)導(dǎo)審批文件。采購資料：設(shè)備論證表、設(shè)備技術(shù)參數(shù)表、供應(yīng)商投標(biāo)文件、供應(yīng)商資質(zhì)文件、發(fā)票復(fù)印件。安裝驗收資料：驗收合格書、出庫單、培訓(xùn)考核表、資料交接確認表。隨機文件：設(shè)備的裝箱清單、合格證、使用說明書、操作手冊圖表。設(shè)備照片：設(shè)備外觀照片、設(shè)備標(biāo)簽照片（記錄設(shè)備的品牌型號和序列號等）。運行資料：設(shè)備使用記錄、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄、設(shè)備轉(zhuǎn)科記錄、設(shè)備報廢記錄。而由于不同價格設(shè)備的采購方式不一樣，3種檔案的資料會存在差異。2.2.1小檔案。小檔案保存的都是小型設(shè)備的文檔資料，這類設(shè)備一般通過詢價采購方式購進，因此采購資料中會有一個詢價采購匯總表用以記錄各個供應(yīng)商投標(biāo)的品牌型號以及報價售后等，詢價采購小組會把中標(biāo)結(jié)果寫到匯總表上并簽字確認。2.2.2中檔案。中檔案保存的是常規(guī)設(shè)備的文檔資料，我院采購文件規(guī)定常規(guī)設(shè)備（2~50萬元）都要經(jīng)過黨政聯(lián)席會審批并進行院內(nèi)洽談和簽訂合同，其中檔案包含的文件還有：（1）立項資料，黨政聯(lián)席會紀要；（2）采購資料，院內(nèi)掛網(wǎng)通知、洽談會資料（供應(yīng)商簽到文件、設(shè)備評分表、會議紀要等）、合同；（3）運行資料，計量記錄。2.2.3大檔案。大檔案保存的是大型設(shè)備的文檔資料，我院采購文件規(guī)定大型設(shè)備（50萬元以上）采購前都需科室先打報告申請，審批通過后下一步要上設(shè)備委員管理會對此設(shè)備進行討論，討論通過后還需上黨政聯(lián)席會最終確定，之后才能進行招標(biāo)流程。由于流程繁多，其中產(chǎn)生的文檔資料也會比常規(guī)設(shè)備多，檔案里包含的文件還有：（1）立項資料，設(shè)備管理委員會紀要、黨政聯(lián)席會紀要等；（2）采購資料，設(shè)備科前期調(diào)研分析報告、招標(biāo)相關(guān)文件、合同；（3）安裝驗收資料，報關(guān)稅資料（進口醫(yī)療設(shè)備必備）；（4）運行資料，計量記錄。2.3編號。醫(yī)療設(shè)備的數(shù)量和類別眾多，為了避免按照常規(guī)方法編號，出現(xiàn)編號內(nèi)容不明確的情況，我院緊緊追隨政府政策步伐，圍繞“醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備管理辦法”以及“醫(yī)療器械臨床安全使用管理規(guī)范”，依照醫(yī)療器械68分類方法，對醫(yī)療設(shè)備檔案進行編號，68編碼分類見圖1，詳細格式是“68XX-XXXX-XXXX”，表達的含義是“68分類編碼-此分類下的序號-總序號”，同時在檔案側(cè)面寫上使用科室名稱和醫(yī)療設(shè)備名稱。通過這種方法編號，確保了檔案有序管理并方便查找。2.4建立電子文檔。當(dāng)今社會已經(jīng)進入互聯(lián)網(wǎng)社會，如單單只靠紙質(zhì)檔案對醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備進行管理，那是遠遠不夠的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式盡管有不可代替的作用，但是隨著社會的發(fā)展，它的弊端也日漸明顯。如不便查閱、統(tǒng)計麻煩等紙質(zhì)文檔管理上的問題成了設(shè)備科不得不面對的現(xiàn)實。因此，必須要建立一個完善的電子檔案，不僅要將每臺醫(yī)療設(shè)備的基本信息都錄入進去，還要盡可能將設(shè)備的申購、論證、采購、合同、驗收、付款等等紙質(zhì)檔案上傳到電腦上，依靠電子檔案對設(shè)備進行統(tǒng)一規(guī)范管理，能有效防范資產(chǎn)流失，保障資產(chǎn)安全。與此同時，于每個設(shè)備都打印一個相對應(yīng)的檔案標(biāo)簽貼于設(shè)備面上，標(biāo)簽上打印有設(shè)備的基本信息，并有一個獨立的設(shè)備二維碼，通過掃取二維碼，我們就能在手機移動端對設(shè)備進行查詢、報修、盤點等操作，讓每次維護保養(yǎng)都保存了一個詳盡的記錄，從而使設(shè)備科的工作更加高效和方便。見圖2，圖3。

3醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點及建議

3.1難點。檔案工作建檔是基礎(chǔ)、管理是關(guān)鍵、利用是目的。但由于不能直接創(chuàng)造效益，檔案管理在整個醫(yī)院工作中往往不受重視，重醫(yī)療而輕視檔案的狀況普遍存在。結(jié)合我院實際情況，在工作中反映出來的難點主要有以下幾點。（1）醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不完善。對于醫(yī)療設(shè)備檔案管理，上級部門出臺的管理文件較少，缺乏規(guī)章的指引，醫(yī)院對設(shè)備檔案管理的重視不夠，院內(nèi)也沒有一份針對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的詳細制度。因此不同單位，不同設(shè)備收集的資料會存在很大的差別，存在一定的隨意性，造成一定程度上的管理混亂。（2）建立完整檔案的周期過長，醫(yī)療設(shè)備檔案難確保完整性。與其他檔案資料不同，醫(yī)療設(shè)備檔案包含醫(yī)療設(shè)備從申購到淘汰報廢整個過程的資料，是一臺醫(yī)療設(shè)備的戶口簿。建立一個完整的醫(yī)療設(shè)備檔案，少則五年，多則十多年，所以設(shè)備檔案一般周期較長，保持資料的完整性存在一定的難度[6]。（3）檔案管理重視程度不夠，檔案管理團隊部分人員管理意識不強。醫(yī)療設(shè)備檔案中動態(tài)資料占據(jù)較大部分，其中包括計量資料、日常維護資料、維修記錄等，這些動態(tài)資料涉及全院的每個設(shè)備，需要靠各科室設(shè)備管理員以及維修工程師定期提供。但是由于種種原因，動態(tài)文檔的收集不受設(shè)備管理員和維修工程師的重視，因此部分動態(tài)資料收集起來存在一定困難，往往會出現(xiàn)收集不全、各科室管理員懶于記錄的情況。3.2建議。（1）加大對醫(yī)療設(shè)備檔案的重視程度，組織相關(guān)部門舉行醫(yī)療設(shè)備檔案管理協(xié)談會，討論編寫相關(guān)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，建立有利于醫(yī)院長遠發(fā)展的醫(yī)療設(shè)備檔案管理體系，明確檔案管理的內(nèi)容，各級管理人員的職責(zé)，做到有規(guī)可遵，有章可循。（2）設(shè)立兼職的醫(yī)療設(shè)備檔案監(jiān)督管理員，其職責(zé)主要是監(jiān)督醫(yī)療設(shè)備檔案管理團隊進行有序的檔案管理，并對每個設(shè)備檔案文檔的收集情況做一個詳細的記錄，并定期對醫(yī)療設(shè)備檔案進行抽查，特別是臨床科室的日常維護記錄，維修記錄等資料，如有發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的地方要對相關(guān)的管理人員進行警告并報告設(shè)備科科室主任。如果同一科室一年3次查出檔案有問題，就要對相應(yīng)的設(shè)備管理員進行相應(yīng)的處罰。（3）加強培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變觀念。每年定期召開檔案管理團隊的會議，總結(jié)每年檔案管理的工作情況，并對各級人員進行管理再培訓(xùn)，提高對醫(yī)療設(shè)備檔案的重視程度，特別要增強動態(tài)資料的收集、管理意識，真正將設(shè)備的需求、論證、驗收、運行、維修情況真實地反映在檔案中。

4總結(jié)

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一件煩瑣且困難的事情，在工作中難免會遇到很多困難，我們一定要學(xué)會邊工作邊總結(jié)邊改進，相信通過大家的努力，一定會將醫(yī)療檔案管理得井然有序，越來越好。

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作者:陳俏均 劉德杭 黃耀盛 單位:南方醫(yī)科大學(xué)第三附屬醫(yī)院設(shè)備器材科