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進一步優(yōu)化物資編碼管理的背景

2006年淮南礦業(yè)集團成立物流大市場，對部分物資采取用戶自選的形式進行采購，為便于自選，很多通用的物資編碼加入了廠家的個性化信息，造成了一物多碼的現(xiàn)象。比如QBZ200/1140型磁力啟動器，加入了制造商名稱“電光”、“萬泰”等，生成了不同的編碼。但隨著自選方式諸多弊端的出現(xiàn)，2009年開始，集團公司逐步取消了自選方式，繼續(xù)沿用以前的集中式采購，這樣以來，獨家物資編碼、個性化物資編碼逐漸成為采購管理和消耗管理的障礙。主要體現(xiàn)在：價格上橫向比較不充分，談判難度大，不能做到充分競爭；消耗上個性化產(chǎn)品難以調(diào)劑互換，產(chǎn)生浪費；部分基層單位利用物資編碼進行獨家指定，容易滋生不正之風。2011年，物資供銷分公司提出了建立規(guī)范、透明、簡潔、高效的采供管理機制，其核心就是規(guī)范，而物資編碼管理的規(guī)范是采供管理得以規(guī)范的基石，也是要率先起步的基礎性工作。主要從取消物資編碼的個性化信息、完善物資編碼系統(tǒng)、提升物資編碼功能等方面著手，進行了細致的調(diào)研，拿出了合理的優(yōu)化方案，并逐步付諸實施。

圍繞取消物資編碼個性化信息、完善物資編碼系統(tǒng)、提升物資編碼功能進行物資編碼的規(guī)范工作

（一）統(tǒng)一制造標準，取消獨家編碼不管是什么原因形成的獨家物資編碼，都是采購管理和消耗管理的絆腳石，尤其體現(xiàn)在價格管理和基層的使用偏好上，極其不利于規(guī)范管理。新物資編碼從采供管理規(guī)范上的薄弱環(huán)節(jié)入手，著重解決獨家供貨和獨家指定等問題，還從技術(shù)經(jīng)濟一體化的角度對集團公司在用的一些消耗性材料從制造源頭統(tǒng)一了標準，增強了通用性，使物資編碼不再成為部分供應商營銷的工具。如皮帶扣有富蘭、獅王、高羅等11個廠家產(chǎn)品在集團公司使用，原編碼按廠家編制，一個廠家一套編碼，相同用途和性能（適應皮帶厚度和強度）的產(chǎn)品各廠家之間無法互換。此類產(chǎn)品消耗量大、技術(shù)含量低，使用上不具有通用性，產(chǎn)品的選用受人為因素干擾很大，給采購管理和現(xiàn)場使用維護都帶來很大難度為徹底解決此類問題，分公司組織各相關(guān)部門成立調(diào)研組，對皮帶扣進行了內(nèi)部使用情況和外部供應商生產(chǎn)情況的綜合調(diào)研。認為統(tǒng)一訂貨標準，實現(xiàn)各廠家的通用性，對現(xiàn)場使用及維護將帶來很多好處，方案是可行的。綜合調(diào)研后，分公司大膽地進行了對供應商統(tǒng)一產(chǎn)品制造標準的嘗試，制定了《淮南礦業(yè)集團用U型皮帶扣訂貨規(guī)定》，對U皮帶扣型號表示方法、構(gòu)成、分類、主要尺寸、技術(shù)要求及標志、包裝和檢驗規(guī)則進行統(tǒng)一規(guī)定。依據(jù)規(guī)定對訂扣機、皮帶扣及串條編碼進行重新編制，新編碼于2011年9月份投入使用。在此基礎上，又成功地對金屬固軌器等產(chǎn)品進行了制造標準的統(tǒng)一，新的編碼已相繼投入使用。（二）同用途、同性能產(chǎn)品優(yōu)化，取消獨家物資編碼傳感器、聲光信號、高壓防爆開關(guān)等產(chǎn)品原物資編碼是按照MA證、廠家專利、表示方法等不同進行編制的。一種相同用途與性能的傳感器，因MA證取證的名稱型號不同，造成一個型號一條物資編碼現(xiàn)狀，并且不同型號但性能、用途相同的傳感器從物資編碼和型號上無法識別。還有一些廠家個性化的表示方法使得物資的主要參數(shù)含混不清，給競爭采購帶來了很大不便。物資供銷分公司組織人員認真研究了高低壓防爆開關(guān)、傳感器相關(guān)標準和產(chǎn)品資料，和技術(shù)主管部門、使用單位、供應商進行了充分溝通，在嚴格執(zhí)行煤礦安全規(guī)程及相關(guān)標準的前提下，認真分析研究產(chǎn)品用途、性能、主要參數(shù)以及影響價格的關(guān)鍵因素，提取關(guān)鍵要素作為物資編碼的基本信息進行了優(yōu)化，新物資編碼于2012年投入使用。此后，又對聲光信號、錨桿鉆機、緩沖滑槽等17個品種的物資進行物資編碼優(yōu)化并成功地投入使用。（三）完善了物資編碼的主要參數(shù)對物資編碼信息具體參數(shù)進行完善，方便需求物資準確定位。在集團公司使用較多的進口減速器為西門子（弗蘭德）減速器和SEW減速器，原物資編碼只能看出減速器的型號，不包含其他信息，同一物資可能對應幾個減速器，造成無法定位物資。新編制的進口減速器的物資編碼增加了速比、軸的布置方式、輸出軸的連接方式、軸的直徑和長度等技術(shù)參數(shù)，基本實現(xiàn)了一個物資編碼對應一種物資。對于此類重要物資，物資編碼改進后有利于減少因參數(shù)不完整造成的重復采購現(xiàn)象；有利于統(tǒng)籌安排儲備，降低儲備資金占用；有利于出現(xiàn)急用料情況時在全局范圍內(nèi)快速調(diào)劑，滿足及時保供的要求。

物資編碼優(yōu)化帶來的效益

取消獨家物資編碼，最大程度地弱化了不同供應商之間產(chǎn)品的差別，形成了充分競爭、優(yōu)勝劣汰的局面，使采購工作變被動為主動；取消獨家物資編碼使得集團公司內(nèi)部消耗上增強了互換性，降低了使用成本；取消獨家物資編碼還使得采購及領(lǐng)用各環(huán)節(jié)操作上更加透明，減少了不規(guī)范行為的發(fā)生，有很好的社會效益。從2011年以來規(guī)范優(yōu)化的20余個品種的物資編碼效果來看，價格降幅達11.47%～40.68%不等，部分品種也降低了消耗量，由于價格及消耗量的下降節(jié)約資金約3000萬元，經(jīng)濟效益比較明顯。（一）降低了采購價格在每一項物資編碼優(yōu)化后都進行重新招標或議價，基本上每個品種價格上都會有不同幅度的下浮。比如：皮帶扣平均價格下降32.03元/盒，降幅達13.95%；消耗量較大的U200013-18皮帶扣價格由858.06元/盒下降到586.91元/盒，降幅達31.6%；串條平均價格下降10.44元/根，降幅達30.03%。金屬撓性接頭2011年12月份進行編碼統(tǒng)一，重新招標后平均價格下降73.42元/只，降幅達40.80%。(二)降低了消耗量物資互換性提高以后，同種物資消耗量較物資編碼優(yōu)化前同比有不同幅度的下降。比如：金屬撓性接頭（2011年12月優(yōu)化物資編碼）2011年1～8月共消耗34592只，金額630.42萬元，2012年同期消耗32797只，金額352.81萬元，同期比消耗下降1795只，消耗資金額下浮44.03%，節(jié)約資金277.61萬元。聲光信號2012年1～6月份平均每月消耗400臺，7～9月份平均每月消耗224臺，消耗量降幅達78%。（三）提升了計劃和儲備管理水平編碼信息不再包含廠家個性化信息，一定程度上減少了部分基層單位利用編碼獨家指定供應商的現(xiàn)象，使得基層的計劃提報逐步規(guī)范。消耗性材料產(chǎn)品統(tǒng)一后，互換性增強了，節(jié)約了儲備資金占用。一些重要物資，如減速器等編碼細化以后在保供及時性和儲備管理上也有明顯的效果。物資編碼管理重在維護，科學的物資編碼需要更加專業(yè)、細致的維護工作。物資供銷分公司高度重視物資編碼的日常動態(tài)維護，對新增物資編碼嚴把審核關(guān)，保證做到新增物資編碼科學、準確；對發(fā)現(xiàn)的問題物資編碼進行及時修正；對利用物資編碼進行規(guī)避價格、渠道等不規(guī)范行為給予嚴肅處罰。下一步將考慮完善物資的圖片庫，逐步收集配件類物資和不常用的材料類物資實物的圖片，一一對應鏈接到物資編碼的信息中，在計劃、采購、驗收等各環(huán)節(jié)做到物資編碼和實物對照起來，使編碼由抽象變?yōu)橹庇^，將采購基礎管理工作再推上一個新的臺階。

本文作者：劉立魁工作單位：淮南礦業(yè)集團物資供銷分公司