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[摘要]隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)在各個領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，并為各項工作效率的提升和質(zhì)量的提高提供了良好的技術(shù)支撐。在現(xiàn)階段新聞檔案管理中利用信息化技術(shù)進行相關(guān)管理工作可以彌補傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足。本文就新聞檔案的信息化管理進行簡單的闡述和討論。

[關(guān)鍵詞]新聞檔案;信息化技術(shù);檔案管理

新聞檔案管理的特點

1.新聞檔案管理的特定化。在實際工作中，新聞檔案所具有的意義在于記錄真實的歷史事件和人物。在具體的表現(xiàn)形式中主要包括文字、圖像、聲音和視頻等資料，通過不同的信息記錄方式形成了不同類型的新聞檔案。在新聞工作職業(yè)素養(yǎng)的要求下，這些不同種類的新聞資料能夠在特定的環(huán)境下對真實的歷史事件和人物進行反映和記錄，所以新聞檔案的管理也具有相應(yīng)的特定化特點。2.新聞檔案在全面性的基礎(chǔ)上突出新聞重點。在當代社會中，新聞內(nèi)容豐富并且新聞數(shù)量巨大，在新聞檔案管理工作中需要對新聞資料進行全面有效的整理和存檔，在管理的過程中需要有針對性地突出重點新聞內(nèi)容，在保證新聞質(zhì)量全面有效的同時，突出在一個時間節(jié)點中發(fā)生的具有重要歷史意義的新聞，一次能夠達到對重點新聞材料的突出。3.新聞檔案歸檔工作也同樣重要。新聞檔案具有及時性和歷史性的性質(zhì)，新聞檔案形成的周期較短，并且需要不斷更新，在制作的過程中還存在不確定因素的影響,這就要求在實際工作中，需要工作人員對新聞檔案進行及時收集、存檔與備份，并做好相應(yīng)的歸檔工作。

新聞檔案信息化管理建設(shè)的意義

1.提高新聞檔案管理的質(zhì)量和水平。面對日益艱巨的新聞檔案管理工作，信息化建設(shè)可以極大地提升整個管理工作的效率和質(zhì)量，在工作中將新聞檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料既容易儲存，又方便攜帶，同時利用信息技術(shù)可以將新聞檔案進行有效分類和多元化處理，依靠計算機信息化技術(shù)還可以實現(xiàn)新聞材料遠距離快速傳送。在用戶的信息接收過程中信息化可以更好地保證新聞檔案傳播的質(zhì)量。依靠信息化技術(shù)，可以實現(xiàn)新聞檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，并在實際工作中為工作人員提供便利。在新聞檔案管理過程中需要從前端控制到新聞傳播等一系列流程中進行統(tǒng)一有序的管理，在依靠傳統(tǒng)人工管理的環(huán)境中，往往由于工作人員的疏忽導(dǎo)致小的差錯，造成日后查閱的不便。利用信息化技術(shù)可以從新聞檔案的生產(chǎn)、傳播、儲存等多個環(huán)節(jié)進行有效控制，可以對新聞檔案的內(nèi)容質(zhì)量和傳播質(zhì)量進行實時監(jiān)控，對出現(xiàn)的問題及時反饋，便于工作人員及時修正，從而提升新聞檔案管理的整體管理水平。就報社的新聞檔案管理而言，傳統(tǒng)的檔案管理方式需要的庫房容量大、人工多，保存麻煩，所以很多地市級報社新聞檔案都只存有報紙，而且受保管條件的限制，建國初期等年代久遠的報紙已經(jīng)開始泛黃、變脆，并不適合查閱等二次利用。2.提高新聞檔案的利用率。在實際的新聞工作中往往需要對已存檔的新聞檔案進行查詢和翻閱，傳統(tǒng)保存新聞檔案的方式，雖然建立了一些索引目錄，由于沒有進行信息化處理，需要進行手工操作，不僅效率比較低，而且每次都需要將原件拿出來，這樣不利于檔案的保管儲存。如果已對新聞檔案進行了信息化管理，就可以利用信息技術(shù)快速地對整個新聞檔案庫進行索引處理，準確找到相關(guān)資料，減少在此過程中對不相關(guān)新聞檔案的損害。各個機構(gòu)在新聞檔案的交流中存在一定差距，這就導(dǎo)致新聞檔案的價值不能很好的發(fā)揮出來。在新聞檔案信息化管理的環(huán)境下可以更好地對檔案信息進行收集和整理，以此讓新聞檔案的價值最大化，實現(xiàn)新聞檔案在社會性和歷史性等多個層面的有效利用?！　?.增強新聞檔案管理的時效性。由于不同新聞機構(gòu)和檔案管理部門之間溝通中存在一些問題，以及新聞檔案在實際管理中受技術(shù)條件的限制，導(dǎo)致整個新聞檔案在收集和使用中缺乏相應(yīng)的時效性，這就進一步導(dǎo)致新聞檔案信息的優(yōu)勢無法集中發(fā)揮。因此，信息化管理機制的建設(shè)可以在新聞檔案的生產(chǎn)流程中縮短交流周期，從而保證新聞檔案的時效性。在實際工作中，利用信息化技術(shù)將新聞檔案的生產(chǎn)與社會動態(tài)和社會需要進行有效的結(jié)合，可以更好地發(fā)揮新聞檔案的實效性。

新聞檔案的信息化管理建設(shè)途徑

1.加強信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施投入。信息技術(shù)在基礎(chǔ)設(shè)施更新方面起著決定性作用，因此，其在當代社會中得到廣泛的應(yīng)用。在工作中要廣泛運用計算機和網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，完善現(xiàn)行的新聞檔案管理框架，根據(jù)相關(guān)的硬件需求添置計算機設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備，為整個新聞檔案信息化建設(shè)提供良好的硬件設(shè)備。在此基礎(chǔ)之上還要開發(fā)出安全有效的軟件系統(tǒng)，保證新聞檔案儲存的有序和安全，保證新聞檔案可以長期保存，在后期的設(shè)備維護和軟件維護中要適當增加資金投入，保證信息化新聞檔案管理平臺工作環(huán)境的安全性和有效性。2.加強新聞檔案的數(shù)字化管理。在當代信息技術(shù)中，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)實現(xiàn)對大量數(shù)據(jù)的管理可以有效提高數(shù)據(jù)管理的效果。在新聞檔案的管理中同樣可以建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。在數(shù)據(jù)庫中對不同種類的新聞檔案進行分類儲存。依靠數(shù)據(jù)庫技術(shù)可以從多個角度對新聞檔案進行分類。不同于傳統(tǒng)的一維分類模式，在信息數(shù)據(jù)庫中可以從時間、類別、事件等多個角度進行儲存，以此提高新聞檔案的管理水平。此外，還要對新聞檔案的收集進行及時交流，以便及時更新數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的實用性。3.健全新聞檔案信息化管理制度。制度是保證工作質(zhì)量的主要因素，在新聞檔案的管理中要做到有法可依的工作環(huán)境，新聞檔案管理制度的合理性將直接影響到管理工作的實際效果。在多變的當代社會中，社會環(huán)境和技術(shù)環(huán)境的變化對整個行業(yè)的影響是很大的，新聞檔案管理制度的信息化建設(shè)也需要結(jié)合實際的社會環(huán)境和信息技術(shù)應(yīng)用能力不斷進行更新和完善，保證在現(xiàn)有管理制度下最大限度地發(fā)揮工作人員的技術(shù)優(yōu)勢，提高工作效率，為整個新聞檔案信息化建設(shè)作出貢獻。4.更新原有的新聞檔案。在我國的社會發(fā)展中，新聞檔案在很長一段時間內(nèi)曾采用傳統(tǒng)的管理方法，從而導(dǎo)致大量的新聞檔案載體是紙質(zhì)和膠卷，在信息化建設(shè)過程中要對這部分新聞檔案進行數(shù)字化處理，以保證其長期有效的儲存。在實際工作中，常常由于管理不善導(dǎo)致紙質(zhì)文件的丟失或者損壞，而膠卷類檔案往往由于當時的技術(shù)和當代社會的發(fā)展導(dǎo)致其中的新聞信息丟失，造成無法彌補的損失。更新原有的新聞檔案，要對已損壞的部分進行適當修復(fù)，盡量保證一次修復(fù)終身可用。在新聞檔案信息化建設(shè)中要對相應(yīng)的文件進行掃描和儲存，并加以備份，以保證其價值。5.提高新聞檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在當代信息化社會中，人們依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)信息化生產(chǎn)，并達到相當高的技術(shù)水平和生產(chǎn)效果。為適應(yīng)社會的需求和工作的需要，新聞檔案管理人員的素質(zhì)也需要不斷提高。在新聞檔案管理信息化建設(shè)中要提高工作人員對于信息化管理改革意義的認識，幫助他們在工作中獲得更好的專業(yè)技術(shù)教育和培訓(xùn)，提升工作人員的計算機應(yīng)用水準[3]。各新聞單位應(yīng)該要有計劃地調(diào)整新聞檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)，依靠科學(xué)培訓(xùn)打造出一支年輕的、具有高素質(zhì)的新聞檔案管理隊伍，為新聞檔案的管理工作提供堅實基礎(chǔ)，以此保證檔案管理信息化建設(shè)工作的順利進行和相關(guān)規(guī)劃的順利實施。

參考文獻

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[2]蔡曉.基于數(shù)據(jù)庫技術(shù)的檔案信息化管理[J].大科技,2017(8),10-11.

[3]王紅霞.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代新聞檔案管理與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(7),103.

作者:李正平 單位:衡陽日報社辦公室