導(dǎo)語(yǔ)：醫(yī)院實(shí)施人事檔案信息化管理探討一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

醫(yī)院的人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分。一方面，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院的規(guī)模和醫(yī)護(hù)人員的隊(duì)伍都在日益壯大，醫(yī)院人事檔案信息化管理有助于對(duì)人事信息和人力資源進(jìn)行系統(tǒng)、高效的管理；另一方面，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域逐漸推廣，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化除了在醫(yī)院財(cái)務(wù)管理、藥品管理、遠(yuǎn)程服務(wù)等方面廣泛應(yīng)用之外，醫(yī)院的人事檔案管理也開始向信息化、智能化轉(zhuǎn)型。因此，醫(yī)院人事檔案信息化管理是適應(yīng)時(shí)代潮流、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的必然要求，對(duì)于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

一、醫(yī)院實(shí)施人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理是醫(yī)院人事檔案管理方式由人工化轉(zhuǎn)為智能化的重要途徑，是醫(yī)院辦公實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、智能化、自動(dòng)化的重要組成部分，是提高醫(yī)院人事檔案管理效率、管理水平的關(guān)鍵所在。醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理相較于傳統(tǒng)的人事檔案管理模式而言，具有很多優(yōu)勢(shì)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.有利于減少人工失誤，提高工作效率。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，個(gè)人信息的輸入主要以人工抄寫為主，這不僅使檔案管理人員的勞動(dòng)量大大增加，而且在抄寫過(guò)程中不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些失誤，直接導(dǎo)致檔案管理的工作量繁重、信息的準(zhǔn)確性難以保證。但是，如果充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，在醫(yī)院實(shí)施人事檔案信息化管理，工作人員就不需要對(duì)基本信息進(jìn)行反復(fù)抄寫。當(dāng)有需要的時(shí)候，只需從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中查詢、復(fù)制、粘貼、打印即可。這不僅能夠使檔案管理人員從枯燥、繁重的抄寫工作中解放出來(lái)，還避免了抄寫過(guò)程中的失誤，大大提高了檔案管理人員的工作效率。

2.有利于對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)資源共享。醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理，即在充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的前提下，將醫(yī)院工作人員的姓名、性別、出生日期、政治面貌、受教育程度、社會(huì)實(shí)踐、工作經(jīng)歷、研究成果、職務(wù)職稱、薪資獎(jiǎng)勵(lì)、社會(huì)保險(xiǎn)等信息全部錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立一個(gè)比較全面、完整的醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案進(jìn)行排序、歸類等系統(tǒng)、綜合的管理。此外，檔案管理人員還可以通過(guò)電子郵件、信息平臺(tái)等方式實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的數(shù)據(jù)交換，這不僅解決了傳統(tǒng)的檔案?jìng)鏖?、借調(diào)過(guò)程中的資料遺失問(wèn)題，還打破了時(shí)間和空間的限制，極大地提高了檔案信息交換的效率，真正實(shí)現(xiàn)了人事信息的共享，有利于促進(jìn)人力資源的優(yōu)化配置。3.有利于完整保存檔案資料，延長(zhǎng)使用壽命。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，除了需要人工操作之外，還需要運(yùn)用大量的紙制品，如基本信息登記表、各種證件的復(fù)印件、歸類存放的檔案袋等。

這些紙制品不僅要投入大量的資金成本，在保存過(guò)程中還會(huì)遭遇霉變、鼠類、蛀蟲等破壞，在管理、調(diào)閱等過(guò)程中還容易混淆、丟失，在使用過(guò)程中還會(huì)受到人為的破壞，總之，檔案資料的完整性難以保障。但是，如果醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理，除了將信息錄入電腦的時(shí)候需要使用檔案資料的原件之外，工作人員很少有機(jī)會(huì)直接接觸到原件。檔案資料的傳遞、交換也可以直接在網(wǎng)上進(jìn)行，這就大大減少了很多人為因素對(duì)原始檔案的破壞。此外，工作人員除了將檔案信息輸入電腦保存之外，還可以存放在優(yōu)盤、移動(dòng)硬盤、網(wǎng)盤等地方，不僅避免了外在對(duì)檔案資料的破壞，延長(zhǎng)了檔案的使用壽命，還大大節(jié)省了資源利用，實(shí)現(xiàn)了對(duì)資料信息的及時(shí)備份，避免了因原始檔案丟失而造成無(wú)法挽回的后果。

二、醫(yī)院實(shí)施人事檔案信息化管理的具體措施

醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理不僅便于實(shí)時(shí)掌握工作人員的準(zhǔn)確信息，保證對(duì)人力資源進(jìn)行有效管理，還能夠?yàn)槿瞬乓M(jìn)提供重要的依據(jù)，有利于醫(yī)療隊(duì)伍的發(fā)展、壯大。但是，在醫(yī)院人事檔案信息化管理實(shí)施的過(guò)程中，還存在管理人員計(jì)算機(jī)水平不高、硬件條件不足、資源利用率不高、信息平臺(tái)欠缺等問(wèn)題，因此，要想確保醫(yī)院人事檔案信息化管理的順利推廣實(shí)施，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)，還需要從以下幾個(gè)方面入手來(lái)進(jìn)行改善：

1.加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化管理的重視。對(duì)人事檔案實(shí)施信息化管理是醫(yī)療機(jī)構(gòu)乃至這個(gè)社會(huì)人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)和必然要求。因此，無(wú)論是醫(yī)院里的領(lǐng)導(dǎo)，還是醫(yī)院里的一般員工，都應(yīng)該對(duì)人事檔案的信息化管理給予高度重視。首先，在觀念上，要能夠認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理模式的不足和落后，了解人事檔案信息化管理高效、便捷、實(shí)用等基本優(yōu)勢(shì)，肯定人事檔案實(shí)施信息化管理的必要性和重要作用。其次，不論是檔案管理設(shè)備的更新?lián)Q代，專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)，還是對(duì)檔案管理人員計(jì)算機(jī)水平的培訓(xùn)，都需要大量的資金。因此，在經(jīng)濟(jì)上，要能夠?qū)θ耸聶n案實(shí)施信息化管理給予大力支持，加大資金投入。最后，在工作上，各部門都要積極配合，幫助人事檔案信息化管理能夠順利實(shí)施。

2.注重人事檔案信息化管理的規(guī)范性和專業(yè)性。要推動(dòng)醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理，不僅要加強(qiáng)重視，還要注重其規(guī)范性和專業(yè)性。首先，要建立或完善人事檔案信息化管理的規(guī)章制度。根據(jù)人事檔案信息化管理的基本特征和醫(yī)院自身的實(shí)際條件，在現(xiàn)有人事檔案管理制度的基礎(chǔ)上，建立或完善人事檔案信息化管理的規(guī)章制度，尤其要針對(duì)具體的操作環(huán)節(jié)提出明確的要求，確保醫(yī)院人事檔案信息化管理的規(guī)范性。其次，不斷完善人事檔案信息。人事檔案管理人員不僅要把醫(yī)院工作人員的基本信息錄入系統(tǒng)，還要針對(duì)個(gè)人的專業(yè)、特長(zhǎng)等進(jìn)行全面的考察，及時(shí)將工作人員的最新信息進(jìn)行歸檔，確保人事檔案信息的準(zhǔn)確、完整、及時(shí)更新，建立專業(yè)的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。最后，要提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平。除了要引進(jìn)檔案管理專業(yè)且熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才之外，還要定期對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，如采用專題講座、現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)等方式，提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其能夠熟練掌握人事檔案信息化管理的基本知識(shí)和操作技能，確保人事檔案信息化管理的專業(yè)性。

3.加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的安全防護(hù)。信息安全是人事檔案信息化管理能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)，如果電腦中的人事檔案信息沒(méi)有很好的安全保障，那么就失去了對(duì)人事檔案實(shí)施信息化管理的價(jià)值和意義。要確保對(duì)醫(yī)院人事檔案信息的安全性，就要從以下幾個(gè)方面入手：首先，要注重專業(yè)人才的引進(jìn)。無(wú)論是對(duì)系統(tǒng)漏洞的修復(fù)、安全隱患的排除、非法入侵的防范，還是對(duì)信息化技術(shù)的進(jìn)一步研發(fā)，都是加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息安全的重要舉措，這些都需要專業(yè)技術(shù)的支持，因此，專業(yè)人才的引進(jìn)是加強(qiáng)人事檔案信息安全防護(hù)的重要基礎(chǔ)。其次，培養(yǎng)檔案管理人員的安全防范意識(shí)。這就需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，一方面，要讓他們了解人事檔案信息安全的重要性；另一方面，還要讓他們掌握人事檔案信息化管理的專業(yè)知識(shí)和安全防范的操作技能，當(dāng)在工作中遇到安全隱患的時(shí)候，要能夠及時(shí)、有效地處理。最后，制定嚴(yán)格的安全防范制度。一方面，要在硬件和軟件方面做出明確規(guī)定，在嚴(yán)格管理的基礎(chǔ)上，做好安全防范工作；另一方面，要對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)和移動(dòng)設(shè)備的使用提出明確要求，嚴(yán)禁使用來(lái)路不明的軟件，嚴(yán)禁連接未經(jīng)安全監(jiān)測(cè)的移動(dòng)設(shè)備，嚴(yán)禁任何不規(guī)范操作。

4.建立全國(guó)性的人事檔案管理平臺(tái)。現(xiàn)階段，我國(guó)醫(yī)院人事檔案信息化管理大多使用的是局域網(wǎng)，只是對(duì)本部門或者本院內(nèi)部的人事檔案進(jìn)行信息化管理，其所建立的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是封閉式的、孤立的，并沒(méi)有建立全國(guó)性的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這就導(dǎo)致醫(yī)院的人事調(diào)動(dòng)、審查和人事檔案的查閱、借調(diào)等依然處于傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，嚴(yán)重制約人事信息的共享和人力資源的優(yōu)化配置。因此，在醫(yī)院人事檔案信息化管理進(jìn)一步推廣和實(shí)施的過(guò)程中，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建全國(guó)性的人事檔案管理平臺(tái)，打破局域網(wǎng)的限制，建立一個(gè)自上而下、全面覆蓋的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為醫(yī)院的人事調(diào)動(dòng)、檔案審查提供便利。

總之，要充分利用醫(yī)院人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，提高利用效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，促進(jìn)人力資源的優(yōu)化配置。醫(yī)院人事檔案實(shí)施信息化管理是適應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)的，是擺脫傳統(tǒng)手工模式、實(shí)現(xiàn)辦公智能化的重要途徑，是促進(jìn)人力資源優(yōu)化配置的重要手段，是人事檔案管理走向現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。因此，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案實(shí)施信息化管理的重視，注重人事檔案信息化管理的規(guī)范性和專業(yè)性，加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的安全防護(hù)，建立全國(guó)性的人事檔案管理平臺(tái)，大大提高信息技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理中的利用率，構(gòu)建覆蓋全國(guó)的人事檔案管理體系，真正實(shí)現(xiàn)信息共享和人力資源的優(yōu)化配置，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

作者:淮安 鄭潔 單位:江蘇省淮安市中醫(yī)院人事科