導(dǎo)語：高校人事檔案信息化建設(shè)探究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

［摘要］隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化技術(shù)也隨著高速發(fā)展，紙質(zhì)的檔案管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，檔案信息化逐漸成為一種新的發(fā)展趨勢。本文將對檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及在大數(shù)據(jù)時代下，實現(xiàn)高校人事檔案信息化建設(shè)的過程中存在的一些問題進(jìn)行探討，針對存在的問題提出相關(guān)的看法作為參考。

［關(guān)鍵詞］高校檔案；信息化；問題

近年來隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展與大數(shù)據(jù)時代下，計算機(jī)信息化廣泛地應(yīng)用于各領(lǐng)域當(dāng)中，其中高校的人事檔案信息化建設(shè)也將成為了新的信息技術(shù)運用的開端。高校大量的人事檔案也將被計算機(jī)以數(shù)據(jù)信息的形式所取代，從而使高校人事檔案信息化的建設(shè)的進(jìn)程進(jìn)一步加快。

1檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

1．1檔案信息化。檔案信息化就是在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃與管理的過程中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案的信息資源進(jìn)行管理與處置并提供相應(yīng)的服務(wù)［1］。1．2檔案信息化建設(shè)的有效性。紙質(zhì)檔案是一種傳統(tǒng)的目前我國使用的原生信息資源，在檔案管理的過程中，往往因其具有的原始性、單一性而出現(xiàn)很多問題。比如：其紙質(zhì)的檔案對資源的消耗（人力以及材料等）、查閱檔案信息煩瑣的流程與不便捷等。而檔案信息化的建設(shè)，可對檔案的單一操作的管理方式進(jìn)行改善，是一項順應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的新的舉措。檔案信息化實現(xiàn)了無紙化的辦公方式，方便了檔案的查閱，大大地縮短了文件周轉(zhuǎn)的流程；數(shù)字化信息與電子文件的相結(jié)合，使得管理部門只能進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，從檔案的保管和利用向著信息采集、管理與服務(wù)的職能進(jìn)行轉(zhuǎn)變，提供了更加優(yōu)質(zhì)與便捷的服務(wù)。1．3檔案信息化建設(shè)的意義。檔案信息化的建設(shè)可為人們帶來遠(yuǎn)程的服務(wù)，實現(xiàn)信息的共享，提高檔案利用的實效性，大大地提高管理人員的工作效率，使得管理人員不再費時費力地進(jìn)行手工收集信息并進(jìn)行整編管理，只需要將數(shù)據(jù)信息一次性錄入電子信息庫，就可實現(xiàn)信息多次使用、數(shù)據(jù)分享的功能；將管理人員從一本一本地進(jìn)行查閱信息的工作中解放出來，檔案信息化建設(shè)之后，可以進(jìn)行實時查詢，可以在查詢方式中選擇不同的查詢方式，比如：分類查詢、組合查詢、精準(zhǔn)查詢等方式，減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，加強了查詢效率。檔案信息化的建設(shè)使得檔案管理工作更加地科學(xué)、便捷，規(guī)范了檔案的管理工作，合理地運用了信息資源，為科研、財務(wù)部門等提供了共建共享的信息化資源，為科研等工作提供了方便。

2目前高校檔案信息化建設(shè)存在的問題

2．1對高校檔案信息化建設(shè)不夠重視。高校人事檔案的管理系統(tǒng)不僅是用來查詢信息的，其主要的作用就是為了提供數(shù)字化的服務(wù)，有些高校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案信息化的建設(shè)不夠重視，認(rèn)為人事檔案的工作不是高校重要的工作，只是一項相對輔助性的工作，在思想上還未完全認(rèn)識到人事檔案信息化建設(shè)的重要性，因認(rèn)知上的淡薄，以至于在檔案管理上也是相對滯后，片面地認(rèn)為檔案的管理工作無非就是找找查查等沒有技術(shù)含量的工作，只要檢查過得去就行。為此，在高校的檔案信息化建設(shè)的過程中，可借鑒部分高校人事信息管理系統(tǒng)建設(shè)的實踐成果，在此基礎(chǔ)上還要加入查詢、輸出、分析等功能，使其不僅要滿足各種查詢服務(wù)，還要實現(xiàn)人事檔案在高校的人事工作中的參考、決策等功能。2．2檔案信息化管理無規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。早在幾年前，國家就規(guī)定了相關(guān)檔案信息化管理的措施，但是內(nèi)容范圍較大，沒有具體詳細(xì)的管理方法，為此，為了人事檔案的信息化管理，都會根據(jù)自身的實際情況，制定各自的人事檔案管理規(guī)范，以至于形成的檔案管理沒有統(tǒng)一的管理模式，在數(shù)據(jù)的交換、信息共享等方面實用性較差，進(jìn)而影響了信息化建設(shè)的發(fā)展［2］。2．3信息化檔案安全較難保證。在大數(shù)據(jù)時代的高速發(fā)展下，高校進(jìn)行人事檔案建設(shè)之后，檔案的信息都能經(jīng)過進(jìn)行申請在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，在信息安全方面安全性較難保證。目前，我國對于數(shù)據(jù)信息的安全保障主要是通過對系統(tǒng)的不斷升級更新，設(shè)置復(fù)雜的密碼與網(wǎng)絡(luò)防火墻進(jìn)行防護(hù)。若是在數(shù)據(jù)的保護(hù)方面不能夠做到改進(jìn)，與先進(jìn)的技術(shù)防護(hù)手段有差距，未能有效地防止計算機(jī)犯罪的發(fā)生，那么將會造成更大的安全風(fēng)險。例如：在最近處于熱門的“臉書信息泄露事件”，將臉書推向風(fēng)口浪尖之上；其實并不是“臉書”公司直接地將近5000萬人的信息泄露了出去，而是第三方軟件公司———一家名為劍橋分析公司以“研究”的名義泄露了個人的數(shù)據(jù)信息，這家公司收集的信息包括個人的種族、性別、年齡、教育、生活工作經(jīng)歷，甚至于你瀏覽網(wǎng)絡(luò)信息的記錄等，并涉嫌利用這些信息數(shù)據(jù)影響了2016年美國的大選甚至英國脫歐，可以看出在大數(shù)據(jù)信息共享的時代當(dāng)中，信息的安全保護(hù)工作對我們的信息管理將是一項巨大的挑戰(zhàn)。2．4檔案管理人員能力較低。當(dāng)前，大多數(shù)高校為了節(jié)約管理費用，其人事檔案管理的管理人員都是在校學(xué)生進(jìn)行的兼職性工作，但是由于管理人員未接受專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，其管理的專業(yè)技能知識及技能相對較差，為此，建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)工作，就要具備專業(yè)的管理隊伍，加強培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型人才儲備工作，為高校人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展注入新鮮的血液。

3高校人事檔案信息化建設(shè)中的問題及解決方法

3．1提高高校人事檔案信息化意識。一直以來，人們對于檔案管理的理解就是保管材料與提供查閱的材料這些工作，其往往忽略了檔案管理的其他價值，比如：在選拔人才、培養(yǎng)人才等方面的作用。為此，想要改變這種觀念認(rèn)知，就要加大宣傳，建立人事檔案信息化建設(shè)的意識，了解人事信息化建設(shè)的具體作用與價值，提高信息化的管理水平，滿足社會人事工作對檔案的需要。3．2人事檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化。加強人事檔案信息化管理工作的重要前提就是要完善規(guī)范的人事檔案信息化管理制度，并嚴(yán)格按照該管理制度進(jìn)行檔案管理工作，做到管理責(zé)任明確嚴(yán)格，依據(jù)相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對電子文件的歸檔和日常規(guī)范地管理各級檔案，管理部門應(yīng)該嚴(yán)格要求，層層把關(guān)，保證已歸檔的電子文件的真實性、完整性以及安全性。3．3加強人事檔案管理系統(tǒng)運行的安全性。加強人事檔案管理系統(tǒng)安全防護(hù)將是人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。高?？梢愿鶕?jù)自身的應(yīng)用實際要求，建立安全規(guī)范的身份識別端口，或者是用戶認(rèn)證登錄端口；對于查詢或者調(diào)閱的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的審核分配；在信息資源共享的方面，對文件加載專屬的水印或者數(shù)字版權(quán)保護(hù)技術(shù)［3］，保證文件的內(nèi)容不被惡意篡改或使用，對于訪問檔案信息的記錄要形成日志，并及時的發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的隱患以及非法的問題操作；避免人事檔案數(shù)據(jù)信息的非法利用，保障人事檔案信息化建設(shè)的安全性，為實現(xiàn)信息合理合法的共享利用做出有效的保障。3．4實現(xiàn)檔案管理人員隊伍的知識化、專業(yè)化。為了實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代下高校人事檔案信息化建設(shè)管理工作，就要求高校具備專業(yè)的檔案管理人員，為提高管理人員的專業(yè)知識與管理技能，應(yīng)對管理人員進(jìn)行檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，可以聘請IT行業(yè)的教授專家進(jìn)行業(yè)務(wù)方面的專業(yè)知識與技能的培訓(xùn)；定期進(jìn)行考核，也可以去別的優(yōu)秀高校進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們的人事檔案信息化建設(shè)的經(jīng)驗與管理，提升自身專業(yè)的管理技能水平和能力；在人才建設(shè)方面，可以引進(jìn)一些急需的專業(yè)高技術(shù)人才，同時也要培養(yǎng)具備計算機(jī)信息技術(shù)、檔案管理等專業(yè)基礎(chǔ)的復(fù)合型人才［4］，尤其注重培養(yǎng)他們對計算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)安全以及現(xiàn)代管理、信息服務(wù)方面的素質(zhì)與能力，保障高校人事檔案信息化建設(shè)的有效開展。

4結(jié)語

總而言之，高校人事檔案信息化的建設(shè)是時展的一個必然的過程，實現(xiàn)高校人事檔案信息化可以將檔案管理人員從傳統(tǒng)的管理工作中解放出來，有效地減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率，方便檔案信息的查閱與管理；高校隨著社會信息技術(shù)化的快速發(fā)展，為實現(xiàn)數(shù)字信息化校園的建設(shè)提供了基礎(chǔ)；實現(xiàn)了信息間的共享，提高了檔案利用的有效性；針對上述人事檔案信息化的優(yōu)點，就要求我們對信息化建設(shè)工作高度重視，并在高校人事檔案信息化建設(shè)的過程中，保障檔案信息的安全性與真實性，避免個人檔案數(shù)據(jù)信息的外泄；為有效保障數(shù)據(jù)信息的安全，高校應(yīng)加大對計算機(jī)信息專業(yè)與人事檔案管理專業(yè)的復(fù)合型人才的培訓(xùn)工作，為高校人事檔案管理的信息化建設(shè)工作提供有效的保障。

參考文獻(xiàn)

［1］張秀巖．大數(shù)據(jù)時代人事檔案信息化建設(shè)的思考［J］．蘭臺世界，2017（s2）：175－176．

［2］楊光．大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案信息化建設(shè)研究［J］．人力資源管理，2017（4）：284－285．

［3］張麗娜．大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案信息化建設(shè)的問題與對策［J］．山西檔案，2017（2）：71－73．

［4］王瑞．大數(shù)據(jù)時代下高校檔案信息化建設(shè)研究［J］．教育現(xiàn)代化，2016，3（28）：121－123．

作者:韋翠清 單位:廣西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院