導(dǎo)語：檔案信息化建設(shè)途徑與實踐10篇一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一篇:檔案信息化建設(shè)實踐

醫(yī)院要實現(xiàn)自身可持續(xù)發(fā)展，就需要對檔案資源進行合理利用，并全面推進醫(yī)院檔案管理的信息化。文章以江蘇省吳中區(qū)長橋人民醫(yī)院作為研究重點，闡述了加強檔案信息化建設(shè)的具體途徑，希望為檔案信息化建設(shè)提供有價值的參考。

一、檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院中的重要作用

在科技快速發(fā)展的背景下，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是勢在必行的，醫(yī)院檔案信息化，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院管理質(zhì)量的全面提升。醫(yī)院檔案信息化對于醫(yī)療事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展也十分關(guān)鍵。醫(yī)學檔案管理的現(xiàn)代化水平是對醫(yī)院自身發(fā)展規(guī)模及醫(yī)學水平進行衡量的重要指標。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)也是醫(yī)院在自身宣傳方面的關(guān)鍵性營銷策略。由此可見，檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院經(jīng)營與發(fā)展的過程中具有重要的現(xiàn)實意義。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的實際需求解構(gòu)

在信息時代背景下，醫(yī)院管理工作一定程度上提高了自動化辦公的水平。OA辦公系統(tǒng)與HIS系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用在醫(yī)院管理工作中，全面增強醫(yī)院的辦公效果，節(jié)省了支出的成本。然而，醫(yī)院檔案信息化水平不高，對醫(yī)院檔案開發(fā)和利用產(chǎn)生了不利影響。由此可見，積極推進醫(yī)院檔案信息化建設(shè)十分重要，同樣也是適應(yīng)檔案工作發(fā)展的重要途徑。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)正逐漸成為醫(yī)院檔案管理工作開展的必然要求，醫(yī)院要予以高度重視。

三、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的具體途徑

1.強化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)建理想的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境十分重要，同時也是構(gòu)建諸多體系的重要條件。現(xiàn)代化信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理運用，能夠建立健全局域服務(wù)網(wǎng)與公眾服務(wù)網(wǎng)，在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案網(wǎng)站，對于發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)窗口的重要作用。與此同時，在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，應(yīng)當確保硬件設(shè)施的完整性配置，包括安全防護設(shè)備，以免受到電磁干擾致使信息內(nèi)容的泄漏。在軟件方面，不僅要采購經(jīng)常使用的信息軟件，而且要對軟件進行自主性地研發(fā)，構(gòu)建醫(yī)院特色數(shù)據(jù)庫與多媒體數(shù)據(jù)庫。需要通過網(wǎng)絡(luò)平臺，對信息技術(shù)進行合理運用，構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案口徑的統(tǒng)一性，實現(xiàn)對電子檔案集中統(tǒng)一性管理。2.提高數(shù)據(jù)處理速度，以全面增強醫(yī)院檔案工作效率。現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案種類，主要可以劃分成紙質(zhì)與電子兩種形式。在檔案資源數(shù)量不斷增加的背景下，一定要提高數(shù)據(jù)處理的速度，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的有效轉(zhuǎn)化，以保證檔案信息資源存儲的質(zhì)量，確保檔案在收集、鑒定與整理等方面提高工作效率。但是，因為紙質(zhì)檔案數(shù)字化的處理工作難度較大，所以必須要設(shè)置專業(yè)崗位，為其提供資金與技術(shù)等方面支持，進一步推動檔案工作的有效性開展。3.重視電子歸檔，提高檔案信息的存儲力度。在檔案信息化管理資源方面，電子文件發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。所以，必須要對電子文件的存儲、管理與分類進行嚴格規(guī)范，以保證電子文件的歸檔實現(xiàn)標準化與程序化。在醫(yī)院各科室形成電子文件以后，需要對其進行整理，并且以標準化的文檔格式轉(zhuǎn)交至檔案室。通過技術(shù)處理措施形成只讀性文件，對文件原始結(jié)構(gòu)進行全面保護，提高電子文件自身的可靠性，進而被當作醫(yī)院的檔案信息。另外，在標示出歸檔以后，檔案管理工作人員需要將其轉(zhuǎn)化成統(tǒng)一格式，確保檔案信息內(nèi)容具有明顯的通用性，最終將其輸入到檔案數(shù)據(jù)庫中。4.加強檔案工作隊伍的建設(shè)。在實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案管理工作人員自身業(yè)務(wù)能力的作用十分關(guān)鍵。所以，醫(yī)院需要針對檔案管理工作人員開展教育培訓(xùn)工作，并且組織其參與到交流研討及進修班活動當中，為其提供更多的機會接觸現(xiàn)代化檔案知識和檔案信息軟件。建立并健全激勵機制，采用薪資激勵等多種方式來鼓勵檔案管理工作人員實現(xiàn)自我完善，全面提高檔案管理工作人員的專業(yè)知識與信息素養(yǎng)，進而更好地滿足醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的實際需求。檔案信息化建設(shè)在我國正處于起步階段，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)也正處于摸索階段，要保證醫(yī)療界的檔案信息化建設(shè)更加完善，就展開深入地研究。

作者:武玉瑩 單位:江蘇省蘇州市吳中區(qū)長橋人民醫(yī)院

第二篇:檔案信息化建設(shè)策略分析

【摘要】當前，檔案信息化建設(shè)過程中依舊還有很多不足之處需要我們正視，怎樣更好地推動檔案信息化建設(shè)，成為了擺在廣大檔案工作者面前的一個熱點課題。本文首先分析了檔案信息化建設(shè)的重要意義，并就如何加強檔案信息化建設(shè)提出了幾點建議。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；策略

近年來，檔案管理工作得到了進一步發(fā)展，過去的檔案管理方式因為信息單一、查詢利用不便等原因已經(jīng)無法滿足新時期檔案管理的實際需求。信息化技術(shù)的普及應(yīng)用給傳統(tǒng)的檔案工作注入了新的血液，它是一種現(xiàn)代化的檔案信息存貯、檢索、管理的有效手段。

一、檔案信息化建設(shè)的重要意義

首先，檔案信息化建設(shè)與社會經(jīng)濟建設(shè)的客觀要求相符合。面對我國對社會經(jīng)濟建設(shè)持續(xù)發(fā)展的硬性需求，現(xiàn)代信息技術(shù)因其具備的快速、便捷等優(yōu)勢得到了眾多單位和企業(yè)的認可，檔案管理信息化建設(shè)也在各單位中受到重視。檔案管理目前已經(jīng)成為各單位開展相關(guān)工作不可缺少的重要組成部分，當前信息技術(shù)的發(fā)展和普及，也給檔案管理工作帶來了機遇與挑戰(zhàn)。總的來講，促進檔案信息化建設(shè)與社會發(fā)展需求相符合，是需要我們認真對待的一個問題。其次，信息化建設(shè)促進檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。檔案管理工作不管在何種性質(zhì)、何種發(fā)展規(guī)模的單位或企業(yè)中都占據(jù)了非常關(guān)鍵的位置，發(fā)揮著重要作用。特別是進入二十一世紀之后我們迎來了信息大爆炸的時代，對于大量的數(shù)據(jù)信息，若不能借助于信息技術(shù)更加高效地開展檔案管理工作，那么檔案管理部門必然會面對非常大的難題。只有不斷推進檔案管理信息化建設(shè)，才能夠有效地保證各單位與企業(yè)的健康發(fā)展，才能夠確保各項管理與決策的科學性。最后，檔案信息化建設(shè)是對現(xiàn)代科學技術(shù)的高效應(yīng)用。檔案管理信息化建設(shè)主要是在現(xiàn)代科技發(fā)展的前提下開展的，換句話說，我國的信息化建設(shè)水平在很大程度上能夠體現(xiàn)出國內(nèi)各單位與企業(yè)實際發(fā)展水平的高低，體現(xiàn)出我國社會經(jīng)濟發(fā)展水平。因此不斷推進檔案管理信息化建設(shè)，也能夠有效促進我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，進一步完善檔案信息化建設(shè)管理機制，持續(xù)創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)管理工作模式，能夠為現(xiàn)代科技的應(yīng)用與發(fā)展指明方向，反過來為科學技術(shù)的發(fā)展提供動力。

二、檔案信息化建設(shè)的策略分析

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念。對新事物的理解和接受往往需要一定的時間，同時也會面對一定的難題，但檔案管理工作人員必須要堅定信息化建設(shè)的決心，主動樹立信息化觀念，促進檔案工作從傳統(tǒng)管理模式更加平順地朝信息化管理過渡。檔案工作者應(yīng)當真正意識到信息化建設(shè)的重要性，意識到信息技術(shù)的應(yīng)用對整合檔案資源、促進檔案信息共享的重要作用，要主動把檔案信息化建設(shè)作為重要發(fā)展戰(zhàn)略并提上工作日程。對于檔案管理人員來說，必須主動接受信息化的工作方式，了解當前檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢，主動樹立使命感和責任感，通過自己的不懈努力為檔案信息化建設(shè)作出一定的貢獻。（二）堅持科學規(guī)劃。檔案信息化建設(shè)必須要有科學的發(fā)展規(guī)劃來指引方向，進而保證信息化建設(shè)朝著更加健康積極的方向發(fā)展。檔案信息化建設(shè)其中的一個難題便是資金的獲取，這對于很多單位和企業(yè)的檔案管理工作可以說是一個巨大的挑戰(zhàn)。所以，經(jīng)費不足的問題是阻礙檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵性因素，對于資金不足的問題，檔案管理部門除了要積極尋求上級的資金支持，同時自身還應(yīng)當結(jié)合實際情況進行人力精簡，把部門內(nèi)有限的人力財力資源發(fā)揮到極限，同時制定出全面的發(fā)展規(guī)劃，保證檔案管理信息化建設(shè)工作的持續(xù)有效開展。（三）加大各項投入。要真正將信息化建設(shè)貫徹落實，不斷提高對檔案管理各項工作的投入力度，充分結(jié)合單位自身或企業(yè)的實際需求，科學地對有限的人力財力資源予以分配，為自身單位或企業(yè)的發(fā)展帶來充分保障。比如說應(yīng)當加大對專門的檔案管理室的建設(shè)投入，確保檔案管理室滿足安全規(guī)范要求；合理地調(diào)整檔案管理工作人員的薪酬福利，不斷激發(fā)其工作積極性，為檔案工作者創(chuàng)造更好的工作環(huán)境，讓他們能夠安心地投身于信息化建設(shè)工作中來。另外還應(yīng)當加大對檔案信息化建設(shè)的宣傳工作力度，讓更多的人了解和重視檔案工作，從而理解檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。（四）建立信息網(wǎng)絡(luò)。推進檔案管理信息化建設(shè)，必須要把政府管理下的檔案部門聯(lián)合起來，在過去的組織機構(gòu)、人才資源和設(shè)施的基礎(chǔ)上，逐漸形成以各級檔案館為點、以各級檔案室為面、以各級檔案管理機構(gòu)為中心的信息網(wǎng)絡(luò)，將檔案管理真正融入到信息發(fā)展規(guī)劃中來，進而更加主動地為社會帶來相關(guān)的信息服務(wù)。檔案管理部門必須要充分應(yīng)用好自身的信息優(yōu)勢，有針對性地對信息資源予以整理分類，充分發(fā)揮出信息技術(shù)優(yōu)勢以及人才優(yōu)勢，做好檔案開發(fā)利用工作，促進檔案信息化建設(shè)朝著更加規(guī)范化的方向發(fā)展。

三、結(jié)語

總而言之，我們必須要充分認識到，檔案信息化建設(shè)是一項長期性、系統(tǒng)性的任務(wù)，在信息化建設(shè)的過程中，我們必須要不斷增強檔案管理創(chuàng)新能力，持續(xù)提升檔案人才的培養(yǎng)力度，真正建立一支具備較高專業(yè)技術(shù)水平和綜合素質(zhì)能力的復(fù)合型檔案管理人才隊伍，始終堅持將依靠科技發(fā)展檔案事業(yè)擺在首要位置，進一步促進檔案管理信息化水平的提高，真正確保檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

作者:劉曉波 單位:山東省威海市榮成市機關(guān)事業(yè)單位社會保險事業(yè)處

【參考文獻】

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[2]葛紅.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考[J].檔案學通訊,2011(01):92-94.

第三篇:檔案信息化建設(shè)思考

檔案信息具有原生態(tài)、系統(tǒng)性和無可替代等特征，能夠客觀反映事物演進、發(fā)展變化的過程，具有重要的參考和借鑒價值。加快檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的客觀需求，是檔案管理的發(fā)展方向。

一、傳統(tǒng)檔案管理方式存在的弊端

傳統(tǒng)檔案管理多以紙質(zhì)卷宗管理為主，儲存于庫房之中，利用時手工查閱，費時費力，無論是管理還是利用都十分不便，嚴重限制了檔案作用的有效發(fā)揮。第一，重視不夠。一些單位對檔案管理投入不足，檔案事業(yè)發(fā)展的保障條件有待進一步改善，檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機制需要進一步創(chuàng)新，干部隊伍建設(shè)需要進一步提高。第二，管理難度大。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管對保存條件要求較高，庫房的溫濕度、日照強度、查閱頻率等都會影響檔案壽命，還有諸如火災(zāi)、水災(zāi)、地震等一些自然因素也會嚴重威脅檔案的安全。第三，利用不便。查檔時，管理人員必須先翻閱眾多檔案目錄，然后根據(jù)目錄標示到庫房中查找檔案原件，費時費力，增加了利用者等待時間，直接影響了檔案查詢利用效率。

二、實現(xiàn)檔案信息化管理的主要途徑

檔案作為各級黨委、政府和社會各方面情況的真實記錄，是促進各項社會事業(yè)科學發(fā)展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。檔案工作是不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各級黨委、政府的重要職責。2014年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳出臺了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》提出：在新的形勢下，加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時以數(shù)字化檔案代替原件提供利用。要實現(xiàn)檔案管理信息化，需要全社會共同努力，各級黨委和政府要以實現(xiàn)檔案信息資源社會共享為目標，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺，積極推進檔案信息資源共享，支持檔案館（室）把可公開的各類檔案、信息上傳網(wǎng)絡(luò)，開展遠程利用，真正建立起方便人民群眾的檔案利用體系，使檔案公共服務(wù)惠及廣大人民群眾。檔案信息化建設(shè)本質(zhì)是檔案管理模式從檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案內(nèi)容數(shù)字化管理，就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)存儲管理檔案，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案、數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化。當前，亟需對現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進行掃描并輸入電子檔案信息庫，將檔案收集、存儲、分類、查閱等變得方便快捷。第一，要加強制度建設(shè)。各級黨委和政府必須高度重視檔案信息化管理工作，給予必要的支持和保障，建立健全檔案管理機構(gòu)和制度，明確檔案管理人員的職責任務(wù)。要定期學習有關(guān)檔案管理的法規(guī)、制度，及時制定、修改適合本地本部門的檔案管理規(guī)章制度，創(chuàng)建規(guī)范的管理機制，促進檔案資源建設(shè)標準化、規(guī)范化和共享化。加大檔案人才培訓(xùn)力度，充實穩(wěn)定檔案隊伍，有計劃、有目的地對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新知識，提高技能，牢固樹立檔案科學管理觀念，提高檔案管理人員的安全保密意識，逐步建立和完善檔案管理機制。第二，要加強設(shè)施建設(shè)。統(tǒng)籌安排檔案經(jīng)費和設(shè)備，建立設(shè)備齊全、功能完善的計算機房，配置承載檔案信息系統(tǒng)的高性能服務(wù)器和數(shù)據(jù)存儲器，建立良好的數(shù)據(jù)處理和存儲環(huán)境。不斷提高檔案檢索功能，使其能夠按照項目分類、功能、年度、檔號、密級等進行靈活檢索。還要配備復(fù)印機、掃描儀等先進設(shè)備，實現(xiàn)檔案目錄電腦檢索，內(nèi)容電子化掃描，為檔案數(shù)字化提供保證。加強對各種系統(tǒng)和軟件的學習和開發(fā)，逐步實現(xiàn)檔案信息有序整理，檔案信息數(shù)據(jù)庫建立、檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及信息資源開發(fā)利用的目標。第三，要加強安全管理。實現(xiàn)以數(shù)字化管理為主要內(nèi)容的檔案信息化管理模式，做好檔案復(fù)制、備份工作，確保檔案不丟失、不遺漏；加強計算機系統(tǒng)及操作系統(tǒng)安全管理，及時對電子檔案使用的軟件進行升級，加強檔案信息安全管理，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生。第四，要建立懲治機制。逐步建立健全對違反檔案法律、法規(guī)行為的懲治機制，對檔案違法違規(guī)行為依法依規(guī)予以懲處，以此強化管理人員及其他違反檔案法規(guī)人員依法管檔、依規(guī)用檔的意識。

總之，實現(xiàn)檔案信息化是檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢，推動檔案信息化建設(shè)是當前及今后一個時期歷史賦予我們的神圣使命，我們要矢志不渝完成這一光榮使命。當然，檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，不會一蹴而就，需要檔案工作者不斷更新理念、與時俱進、創(chuàng)新方法，積極推動檔案信息化建設(shè)，跟上時代步伐，使檔案工作更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)。

作者:張會秋 單位:松原市寧江區(qū)水利局

第四篇:檔案信息化建設(shè)策略探析

【摘要】檔案管理工作的信息化建設(shè)是近年來社會經(jīng)濟發(fā)展逐漸形成的一種新的管理模式，要促進檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)勢在必行，只有實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化信息化管理，才能夠有效地促進檔案材料收集、歸檔、開發(fā)、服務(wù)工作的效率，更好地滿足現(xiàn)代人對檔案信息的需求。本文結(jié)合筆者實際工作研究，提出了檔案信息化建設(shè)的幾點對策。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化建設(shè)；策略

所謂檔案信息化建設(shè)即是依靠信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在檔案管理過程中借助于現(xiàn)代科技對檔案材料予以搜集、歸檔、整理的現(xiàn)代化檔案管理手段。檔案管理信息化建設(shè)從過去的實體管理方式逐漸轉(zhuǎn)化為依靠現(xiàn)代信息技術(shù)的管理模式，其操作基礎(chǔ)依舊以實體檔案材料為依據(jù)。檔案信息化管理方式的應(yīng)用，集中表現(xiàn)為檔案材料的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及信息化。

一、檔案信息化建設(shè)存在的問題

首先，現(xiàn)代信息媒體技術(shù)的應(yīng)用程度有待提升。目前，計算機在檔案管理工作中的利用效率還不是很好，計算機在檔案管理部門往往用于對紙質(zhì)檔案材料的收錄和索引，或者把紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n等。檔案信息化建設(shè)過程中依舊沒有充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案部門之間無法實現(xiàn)有效的網(wǎng)絡(luò)訪問交流。其次，信息化建設(shè)水平有待進一步提升。檔案管理信息化建設(shè)和現(xiàn)代管理的要求還存在一定的差距，這通常是因為目前很多檔案管理工作人員的信息化意識薄弱，檔案管理部門各自為政，互不干涉，加之相對分散的檔案管理模式所導(dǎo)致的，這些問題都阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展步伐。同時因為檔案資源利用運行機制不完善，造成檔案信息的共享程度不高。最后，檔案信息化管理專業(yè)人才較少。在推進檔案信息化建設(shè)中，人才是最重要的資源。目前很多檔案管理人員還沒有熟練地掌握計算機技術(shù)、軟件應(yīng)用技術(shù)和數(shù)據(jù)信息技術(shù)，不了解如何應(yīng)用和維護計算機服務(wù)器等，專業(yè)水平較低，影響了檔案信息化建設(shè)的推進。

二、檔案信息化建設(shè)的策略分析

（一）加強電子文件的管理。隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)的日益普及，很多珍貴的重要文件資料都逐漸被上傳到網(wǎng)絡(luò)中。上網(wǎng)之前需要根據(jù)信息管理部門的規(guī)定對文件格式予以統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，從而確保檔案數(shù)據(jù)信息的準確性與通用性，針對并未上傳到計算機中且具有較大價值的文件，需要進行統(tǒng)一的編目整理，盡快向檔案部門傳輸，可選擇依靠信息管理網(wǎng)絡(luò)在相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門和檔案部門之間設(shè)置電子文件歸檔專用傳輸網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建依附在信息管理網(wǎng)中的歸檔專用子網(wǎng)絡(luò)，把上網(wǎng)和未上網(wǎng)的具有較大價值的電子文件從這一系統(tǒng)傳輸?shù)綑n案管理部門。不管采取何種方式進行歸檔，都應(yīng)當由電子文件形成單位根據(jù)統(tǒng)一的格式進行編目整理，避免由檔案部門自行從互聯(lián)網(wǎng)中下載，從而確保電子文件形成部門能夠?qū)n案數(shù)據(jù)信息的準確性負責。（二）提高信息化技術(shù)水平。在檔案信息化建設(shè)逐漸推進的過程中，檔案管理部門必須要將相關(guān)的硬件設(shè)施準備充分，同時采取現(xiàn)代化的信息技術(shù)方式，按照單位的實際情況尋找符合自身需求的信息管理軟件，或者借助于科研手段自行研究開發(fā)出一套管理軟件，真正構(gòu)建全面健全的檔案管理系統(tǒng)，如此才能夠進一步推動檔案信息化建設(shè)，更好地開發(fā)和利用檔案資源。檔案材料的歸納整合必須要堅持統(tǒng)一錄入，嚴格篩選，如若不然，很容易造成工作效率的降低，讓本就繁瑣的工作變得更加復(fù)雜。檔案信息化建設(shè)所提出的資源共享并非是檔案信息完全公開透明，在推進資源共享的過程中還需要設(shè)置一些珍貴機密檔案材料的查閱權(quán)限，針對機密檔案材料必須要對閱讀者的身份予以審核，唯有如此才能夠真正確保檔案管理系統(tǒng)的完善。（三）搭建網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字平臺。構(gòu)建全面系統(tǒng)的信息數(shù)字化平臺是確保檔案信息化建設(shè)的基本前提，另外也能夠為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造出更好的網(wǎng)絡(luò)氛圍。為營造更加系統(tǒng)化的檔案信息化系統(tǒng)，要堅持從實際情況出發(fā)，有規(guī)劃有目標地推進數(shù)字平臺以及網(wǎng)絡(luò)管理軟件的開發(fā)建設(shè)。建立全面系統(tǒng)的信息化檔案管理平臺還要求我們必須要建立各種檔案信息數(shù)據(jù)庫，對于檔案信息化管理需要憑借一個綜合化的信息管理系統(tǒng)，進而確保檔案材料信息的歸檔、分類、查詢以及檢索功能更好實現(xiàn)。與此同時，在檔案信息化系統(tǒng)中可以建立檔案信息查詢鏈接，確保檔案信息管理系統(tǒng)和其他部門的資源系統(tǒng)可以實現(xiàn)無縫連接。（四）做好電子文件保存工作。要開展好各種新型文件材料歸檔工作，就需要檔案管理人員真正深入文件工作領(lǐng)域，對形成的大量電子文件的接收、處理以至于存儲工作予以指導(dǎo)，保護好電子文件材料的原始信息，充分掌握文件信息的來龍去脈。要對電子文件管理保存工作引起足夠重視，逐步建立健全電子文件檔案保存管理的相關(guān)政策法規(guī)機制，為電子文件的管理工作提供一定的規(guī)章制度指導(dǎo)；進一步確定電子文件的管理原則，使電子檔案文件的價值得到充分發(fā)揮；積極學習借鑒國外的成功經(jīng)驗，有效組織和推進電子文件管理的基礎(chǔ)性研究工作，將電子文件管理評估納入到政府信息化建設(shè)評估系統(tǒng)中。

三、結(jié)語

總而言之，檔案信息化建設(shè)符合我國信息化戰(zhàn)略的要求，也是檔案事業(yè)未來發(fā)展的重要目標。我們必須要充分意識到必須強化檔案技術(shù)發(fā)展、推進信息化建設(shè)、努力培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，才能夠以更加積極的態(tài)度推進檔案信息化建設(shè)，確保我國檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

作者:常瑞華 單位:新疆博爾塔拉蒙古自治州精河縣發(fā)展和改革委員會

【參考文獻】

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第五篇:單位檔案信息化建設(shè)與利用

摘要：許多單位檔案室中的原始資料，還有很大一部分是以紙質(zhì)檔案保存的形式存在，而這部分資料絕大多數(shù)沒有進行更新，包括許多實質(zhì)性的榮譽與各種獎勵物品，保存不方便，查閱也不方便，只能用于一般性的采用，無法做到全面的資源共享。在單位電子設(shè)備逐步到位的情況下，對原有的紙質(zhì)等形式的檔案資料進行電子信息化處理，由傳統(tǒng)檔案的形式逐步過渡到信息化形式，發(fā)揮單位檔案的利用價值，實現(xiàn)最大化的社會化利用，變得越來越重要。

關(guān)鍵詞：檔案室；原始資料；信息化處理；共享資源

社會化利用每個單位的檔案室都會儲藏有大量的記錄單位發(fā)展的檔案資料，尤其是一些原始的紙質(zhì)檔案資料特別多，比如各種原始資料、名人資料等等，這些檔案資料保存為單位的發(fā)展與名聲的傳播發(fā)揮很大的貢獻。隨著時代的發(fā)展，原始資料的傳遞越來越受到約束，原因是很多單位只是傳統(tǒng)式的基礎(chǔ)式的硬件安裝，沒有及時對檔案的原始的資料進行現(xiàn)代化的信息處理與歸檔，致使原有保存的檔案資料不能進行快速檢索，快速傳遞，快速的資源共享，蘊藏在檔案中的寶貴財富沒真正的發(fā)揮出來，實現(xiàn)最優(yōu)化的社會利用。

1單位檔案進行信息化建設(shè)面臨的問題

1.1單位對檔案進行信息化處理的重視程度不夠。許多單位的領(lǐng)導(dǎo)與檔案工作者，在實際的檔案管理工作過程中，對檔案信息化重視程度不夠，沒有充分宣傳，對以前和現(xiàn)存的檔案資料只作簡單的處理與歸檔，對檔案的電子化處理沒有認識到它的重要性，所以對檔案的電子化處理沒有一套完整的檔案管理制度，對檔案的電子檔歸檔范圍、要求也沒有硬性的要求，致使很多寶貴的檔案資料不能發(fā)揮出應(yīng)有的作用，大范圍、深層次的社會利用，更是無法實現(xiàn)。1.2單位對檔案進行項級數(shù)字化設(shè)備安裝資金不到位。部分單位能根據(jù)新形勢下，檔案信息化要求的標準，進行現(xiàn)代化設(shè)備的安裝，投入了大量的資金，檔案信息的管理也逐步到位，檔案資源共享收到良好的效果。但也有許多單位對檔案設(shè)備的安裝不重視，沒有投入相應(yīng)的資金，一些基本的計算機設(shè)備，掃描設(shè)備、影像設(shè)備、大容量存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫設(shè)備及各種終端接收與輸出設(shè)備沒有安裝到位，像大型數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、有線與無線路由器、圖文影像掃描設(shè)備、海量存儲設(shè)備及各種終端等設(shè)備沒有安裝完畢，致使現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備不能進行有效的檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化，廣泛性的檔案信息社會化利用也就無從談起。1.3檔案信息管理人員專業(yè)程度不高。部分單位的檔案管理人員，不是真正的檔案專業(yè)出身，有些甚至是兼職，在從事數(shù)量龐大的檔案管理過程中，仍然沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，進行低級的檔案信息歸檔，缺少有專業(yè)職稱的高層次管理人員，尤其是有深厚的檔案管理基礎(chǔ)又有先進計算機與網(wǎng)絡(luò)管理知識的專業(yè)人才。其結(jié)果是造成檔案信息利用的效率不高。

2單位檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)勢在必行

2.1每一個單位留存的檔案資料，不僅僅是一種簡單的記錄，而是在記錄的每個單元中，都蘊藏著單位發(fā)展的重要內(nèi)涵，都對單位后期的發(fā)展有著重要的作用。以前傳統(tǒng)的檔案管理模式，只能提供一些表面的單一的資料利用，比如查閱、拍照、復(fù)印等，既單一，又效率慢，不能很好的發(fā)揮檔案的真正作用。而當前形勢下的單位發(fā)展，日新月異，相互之間傳遞的檔案資料也今非昔比，數(shù)量越來越多，成倍增加，而且大部分都是電子信息的傳遞。也就是說電子信息傳遞的比重占的越來越大。在這種形勢下，單位檔案信息化電子化建設(shè)，顯得特別的重要。有了檔案信息化建設(shè)，檔案的檢索、傳遞、利用更加簡易方便，才能實現(xiàn)單位檔案的充分利用，才會真正形成檔案信息化的全部社會化利用。2.2單位檔案信息資源的利用關(guān)鍵在于單位檔案信息資料的擴展功能。單位的檔案室資料記載著大量的單位發(fā)展信息，保存有各時段榮譽證明，是單位進行教育與對外宣傳的很好的平臺。假若單位的檔案資料信息化處理不到位，影響單位檔案信息的傳播與交流，檔案信息資源也不可能快速確認，單位通過檔案信息對外傳播的正能量也不可能得到很好的發(fā)揮，對單位后期的發(fā)展必然會產(chǎn)生很大的障礙。2.3單位檔案信息化的建設(shè)，是每一個檔案資料進行擴展的要求，包含著單位發(fā)展的全部過程與聰明智慧，對單位員工教育，單位對外的交流，單位對外發(fā)展的口碑，都發(fā)揮著重要的作用。2.4單位檔案信息化的建設(shè)，對單位檔案信息的快速利用，彰顯單位豐富的內(nèi)涵，讓員工對單位快速形成一種歸屬感，能讓員工最大限度的產(chǎn)生一種與單位同發(fā)展共命運的共鳴感。整齊規(guī)范、使用便捷的單位檔案信息化資料，將成為單位員工創(chuàng)新發(fā)展的歸宿地。

3做好單位檔案室信息化建設(shè)

3.1強化領(lǐng)導(dǎo)，加強宣傳，建立單位檔案信息化管理、運行機制。每個單位指定一位分管檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)具體負責，建立有效的檔案信息工作機制，逐步形成完善的檔案信息建設(shè)規(guī)范化制度。同時加強宣傳，讓單位員工深刻認識單位檔案信息化建設(shè)的重要意義，并積極參入到單位檔案信息化建設(shè)中來。優(yōu)化培訓(xùn)，逐步提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，最關(guān)鍵的是引進檔案專業(yè)的專職人才，既有專業(yè)知識，又精通數(shù)字化設(shè)備的復(fù)合性人才，建立素質(zhì)高，知識結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)化檔案信息化建設(shè)專職隊伍。把檔案信息化的內(nèi)容與單位員工的各種教育結(jié)合起來，發(fā)揮檔案信息化的傳遞優(yōu)勢，既能讓員工受到良好專業(yè)知識教育又能與各位員工互動起來，充分發(fā)揮檔案信息化帶來的巨大的影響。另外，檔案信息化所需要的硬件投入還要加大，不僅僅是在硬件上達到標準化，還要提升軟件，加大檔案信息的分類，調(diào)整收集的方向，對各類用戶加大分析的力度，開發(fā)更加適合的應(yīng)用軟件，建設(shè)一流的檔案信息數(shù)據(jù)庫。3.2做好檔案信息化功能建設(shè)的擴展單位檔案信息化建設(shè)是個系統(tǒng)工程，有其突出的特性。一是能夠做到信息儲存量大，保密性好，傳遞穩(wěn)定。傳統(tǒng)的檔案信息，在進行數(shù)字化處理后，與原先的檔案儲存方式大為不同，不需要大面積的柜櫥儲藏，大量直觀的空間要求，只是對轉(zhuǎn)化后的數(shù)子信息的存貯單元有特定的要求。在生成電子檔案的過程中，幾乎對整個的原始檔案進行了處理，生成可利用的大數(shù)據(jù)庫，由硬盤存貯，甚至網(wǎng)絡(luò)硬盤進行存貯。做到真正意義上的檔案信息的上傳下達，與過去老式的檔案采集、歸檔、傳輸與利用相比有了根本性的變化，且傳遞速率比原先非電子化檔案快無數(shù)倍，并讓電子檔案信息連續(xù)傳播，連續(xù)使用，持續(xù)發(fā)揮檔案的資源共享作用。在這種情況下，單位員工對檔案信息的全面了解有了更直觀的感受，更能做到讓單位員工了解過去，了解歷史，發(fā)揮出更好的教育作用。二是電子化信息檔案快速傳播性無與倫比。單位檔案信息化電子化，在滿足單位內(nèi)部的交流與單位與社會的交流方面，變得更加方便，互惠互利，檔案信息達到最優(yōu)化的使用，這對單位與單位之間，人與單位之間，人與人之間，都變的更為順暢。真正做到宣傳教育互為一體，信息共享，最大化的體現(xiàn)出檔案信息資源共享，使檔案信息社會化使用成為實實在的服務(wù)。三是為了檔案信息電子化資料的長期保存，備份完整，安裝的數(shù)字化設(shè)備必須確保質(zhì)量，這樣才能做到儲存的信息有安全性，又便于檢索查閱，采用傳播。也能從根本上為單位的發(fā)展，科研創(chuàng)新，重大科研課題的研發(fā)提供快捷全面的依據(jù)支撐。3.3細節(jié)決定成敗，在檔案信息化建設(shè)項目的過程中，單位檔案資料往往面大量廣，在信息化處理的每一個環(huán)節(jié)中，必須細化處理，從基本單元做起，不放過任何檔案信息的搜集，確保檔案信息的完整性。同時要做好檔案信息的分層分類管理，主次結(jié)合，要實施精品工程，特別是檔案生成過程中的重要事件的資料，還有其它資料的重要轉(zhuǎn)化，也視為重點資料。對單位發(fā)展過程中，生成的有型圖像、音像效果等電子資料，有檢查性的錄入，必要時請專家進行指導(dǎo)，有利于摘錄的真實性與可操作性，讓單位檔案資料成為可真正實際上能操作數(shù)據(jù)庫。在這個數(shù)據(jù)庫中，充分利用科研人員設(shè)計的檔案管理軟件，規(guī)范化管理，確保數(shù)據(jù)庫中單位檔案信息資料的社會化使用。3.4加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)化平臺建設(shè)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化平臺建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。當前單位快速發(fā)展的同時，任何信息的傳播，離開網(wǎng)絡(luò)平臺的快速傳遞，都是不可想象的事情，因此，每個單位都要抓住現(xiàn)代化發(fā)展的潮流，及時更換網(wǎng)絡(luò)使用設(shè)備，開發(fā)新的適合本單位的檔案信息利用軟件，硬件與軟件在網(wǎng)絡(luò)平臺和諧運行，實現(xiàn)檔案信息傳遞的快捷化、有效化，最終實現(xiàn)單位檔案信息資源共享。

總之，實現(xiàn)單位檔案室信息化的建設(shè)，改變了過去原始的檔案信息傳播方式，讓單位檔案信息一下子變得更為透明，更好操作，宜于單位的文化全面?zhèn)鞒校擞趩挝桓美砟畹慕涣?，讓單位更多的人方便利用，發(fā)揮出單位精神的優(yōu)勢與每個人的主觀能動性，讓單位的精神面貌有了一個華麗的轉(zhuǎn)身。在單位建成的檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺上，正能量事情傳播的會更快，更廣，并為單位后期發(fā)展打下堅實科技基礎(chǔ)、文化基礎(chǔ)，對單位檔案的自身發(fā)展與規(guī)范化建設(shè)起著重要的作用，這就是建設(shè)檔案信息化平臺的最根本的原因。

作者:郭娜娜 單位:濰坊市公共資源交易中心

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第六篇:企業(yè)檔案信息化建設(shè)思考

企業(yè)檔案的建設(shè)是保證企業(yè)工作有序進行、高效運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，而傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式，由于檔案數(shù)據(jù)信息的多樣性、復(fù)雜性、龐大性而使檔案的錄入、儲存等都面臨很大挑戰(zhàn)，很難適應(yīng)時代的高速發(fā)展和迅速變化。因此，為完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)，本文對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的研究與探討做了一個簡單的分析。

一、檔案信息化發(fā)展的必要性

檔案材料如果不經(jīng)過嚴密的管理，可能會導(dǎo)致檔案信息持有者趁虛而入，隨意篡改他人信息，威脅員工，很有可能導(dǎo)致內(nèi)部管理混亂。如果檔案由各個部門保管或者掌握在個人的手中，缺乏有效的管理機制，一旦員工跳槽，就會把單位重要的信息資源帶走，輕則會使管理層斷裂，重則導(dǎo)致機關(guān)重要的機密和知識產(chǎn)權(quán)流失。檔案是對過去發(fā)生的行為、信息進行記錄和保存的一項活動，具有一定的保存和參考價值。企業(yè)的檔案更為重要，記錄著機密和未公開的專利技術(shù)。一旦流失，后果不堪設(shè)想。所以對單位檔案進行統(tǒng)一的管理，尤其是加強信息化的建設(shè)，設(shè)立防火墻，這樣檔案的信息就不會輕易地泄露出去，可以有效的避免因信息流失而影響企業(yè)的生存與發(fā)展。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）企業(yè)檔案信息化認識不足。目前人們受傳統(tǒng)因素的影響，已經(jīng)習慣了人工處理檔案。這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因是對企業(yè)檔案信息化的認識不足。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個行業(yè)和部門積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應(yīng)時展要求，對于效率等各方面都有很大提高，企業(yè)檔案的信息化也是如此，不僅可以提高企業(yè)檔案的個人工作效率、提高企業(yè)部門的整體職能效率，還有利于對企業(yè)檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國企業(yè)檔案信息化的整體發(fā)展奠定基礎(chǔ)。隨著信息化這個大環(huán)境的形成，一味堅持傳統(tǒng)思想觀念是不可取的，企業(yè)部門要加強對企業(yè)檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關(guān)積極信息，鼓勵下屬各企業(yè)積極開展檔案信息化工作，提高對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的認識。（二）企業(yè)檔案工作信息化人才較少。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)離不開信息人才的支撐，唯有人才的相互配合才能完成部門的應(yīng)盡職責。同時，隨著我國各項改革措施的提出和實施，企業(yè)檔案工作也將面臨更大挑戰(zhàn)，只有擁有大量有實力的人才，才能保證各項工作的有序進行。企業(yè)檔案信息化建設(shè)不僅需要檔案專業(yè)人才還需要既懂檔案工作又有計算機專業(yè)知識的信息化人才。雖然我國信息技術(shù)一直在不斷飛速發(fā)展，各種高端人才數(shù)量連年增長，但這些人才基本上分布在電信、研究開發(fā)等領(lǐng)域，企業(yè)檔案工作受其工作特點和其他因素的影響，信息化人才相對較少，不利于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。（三）信息化設(shè)備利用率低。企業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了一段時間的發(fā)展，部分企業(yè)檔案部門也積極引入計算機等信息化設(shè)備，以便提高檔案管理工作的效率，響應(yīng)國家信息化戰(zhàn)略。但實際上，目前我國企業(yè)檔案信息化設(shè)備大部分處于閑置狀態(tài)、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據(jù)自己實際情況將已有設(shè)備利用起來或引入新的信息化設(shè)備是下一步促進企業(yè)檔案信息化的重要工作點。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和員工要堅定企業(yè)檔案信息化的決心，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的逐漸過渡。充分認識企業(yè)檔案信息化的重要性，認識到信息化對于整合資源、促進共享的重要性，各部門要將企業(yè)檔案信息化作為發(fā)展戰(zhàn)略，并提到實際日程上。這符合企業(yè)檔案事業(yè)改革創(chuàng)新的發(fā)展方向。企業(yè)檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認清企業(yè)檔案發(fā)展的大方向，提高工作責任感、樹立現(xiàn)代化管理理念。（二）加大人才培訓(xùn)和招聘力度。企業(yè)檔案部門要加大對現(xiàn)有員工的信息化培訓(xùn)，聘請信息化專業(yè)人員不定期對檔案工作者進行基礎(chǔ)知識傳授和實踐演練，促進理論與實踐的結(jié)合運用。同時利用校園招聘、社會招聘、人才引進等方式，加大專業(yè)人才的招收，吸收實施企業(yè)檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作的同時，帶動其他工作者的進步，形成良好的企業(yè)檔案信息化工作環(huán)境。（三）建立檔案信息化建設(shè)工作組。企業(yè)檔案信息化的建設(shè)是一件比較浩大的工程，要做好這項工作、保證每個環(huán)節(jié)的正確對接和順利實施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對企業(yè)檔案工作進行總體布局，并制定詳細發(fā)展和工作計劃，同時推進和監(jiān)督信息化工作的進展，直至完成。檔案信息化工作是一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強的工作，但也是我國企業(yè)事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實施者共同努力，才能更好地完成。

四、總結(jié)

綜上所述，企業(yè)要想促進檔案信息化的發(fā)展，就必須要積極地轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，提高自身信息化意識，認識到信息化的重要性，引進信息化人才，建立檔案信息化建設(shè)小組。只有這樣，才能為企業(yè)和諧發(fā)展提供更好的服務(wù)。

作者:孫麗 單位:河北省唐山市自來水公司

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第七篇:檔案信息化建設(shè)制約因素和策略

當前，隨著社會信息化的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的手工方式向信息化的管理方式過渡，不但具有較高的查詢效率，而且能夠保護檔案實體。因此，信息化的檔案管理方式不斷地適應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)社會的需求。在網(wǎng)絡(luò)社會，對檔案信息資源的需求在不斷增加，而且利用方式也日益多樣化，為了滿足當前檔案應(yīng)用需求，必須做好信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作。但是，當前檔案信息化建設(shè)還存在一定的制約因素，為了提高檔案管理工作的整體水平，需要采取相應(yīng)的應(yīng)對策略，以提高檔案管理信息化水平。

一、檔案信息化建設(shè)的主體內(nèi)容

檔案信息化包括檔案條目（目錄）的計算機管理以及檔案的原文管理兩方面。當前，主要是利用電子檔案管理系統(tǒng)，對檔案條目和紙質(zhì)檔案的掃描件（電子版）進行管理。從檔案信息化建設(shè)的角度來講，檔案信息化建設(shè)的主體內(nèi)容包括：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理的標準規(guī)范、檔案信息資源的建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)以及管理人才隊伍建設(shè)等幾個方面?？偟膩碇v，檔案的信息化建設(shè)還涉及相關(guān)的體制、機制和檔案信息化建設(shè)等工作，涉及這些因素的相互配合、協(xié)調(diào)等。因此，檔案信息化建設(shè)是一個相對復(fù)雜而系統(tǒng)的工作。因此，在檔案信息化建設(shè)之初，應(yīng)該做好對應(yīng)的分析工作，探討其中存在的不足，分析限制檔案信息化建設(shè)的制約因素，提出對應(yīng)的處理策略，提高檔案信息化建設(shè)的有效性與針對性，保證檔案信息和建設(shè)的有效成果。

二、檔案信息化建設(shè)制約因素

（一）對檔案信息化建設(shè)的重要性認識不足。檔案信息化建設(shè)的最終目的在于在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)檔案的遠程服務(wù)以及資源共享，最大程度的提高檔案資源的利用效率。但是，當前部分檔案管理部門對檔案信息化建設(shè)的重要性認識不足。而對檔案信息化建設(shè)的重要性認識不足的直接結(jié)果會導(dǎo)致信息化建設(shè)的熱情不足。使得檔案管理的思維意識、知識結(jié)構(gòu)相對陳舊，在日常管理過程中沒有針對信息化建設(shè)開展相關(guān)的培訓(xùn)。而部分國企因為實施組織扁平化管理，在削減管理人員的過程中，由于沒有認識到檔案管理工作的重要作用，將檔案機構(gòu)與檔案人員作為裁員的首要對象，部分單位甚至直接取消管理崗位。同時，檔案管理信息化建設(shè)的成本相對較高，這主要是因為隨著硬件及系統(tǒng)升級需要對信息系統(tǒng)進行較為頻繁的更新?lián)Q代，而相關(guān)部門不能夠主動的更新知識并獨立解決實際的問題，導(dǎo)致檔案管理的信息化系統(tǒng)硬件不能跟上，限制了檔案信息化建設(shè)的整體水平。（二）檔案信息化建設(shè)標準亟待規(guī)范。不管是傳統(tǒng)的檔案管理工作還是檔案的信息化建設(shè)，管理流程和管理方法的標準化都是檔案管理的主要內(nèi)容。尤其是在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，該工作涉及對應(yīng)的信息化技術(shù)、計算機技術(shù)等的使用，使得規(guī)范化管理以及標準化的操作成為了提高信息化檔案管理建設(shè)的重要途徑。當前，在檔案的信息化建設(shè)工作中，對檔案的信息化管理建設(shè)標準還沒有形成一個統(tǒng)一的標準與規(guī)范，甚至部分檔案管理水平依然還處于電腦文字輸入等水平，使得檔案信息查詢、共享都難以實現(xiàn)。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展及廣泛應(yīng)用的基礎(chǔ)上，個人對于檔案信息的需求在精準度、實時性等方面都提出了更高的要求。檔案信息化建設(shè)過程中就必須通過合理的調(diào)整檔案管理機制、方式，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺與建設(shè)標準，在保證檔案信息安全的基礎(chǔ)上為用戶提供更好的檔案信息檢索體驗。（三）檔案信息化建設(shè)缺乏保密性與安全性。檔案信息化建設(shè)的最終目的在于實現(xiàn)檔案資源的共享。檔案資源密級的差別使得信息共享存在一定的局限性，部分檔案需要一定程度上的保密。因為利用網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)實施檔案的信息化管理，網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒等就有機會侵入到計算機中。加之工作人員會可能存在無意泄露的情況，而且在信息化環(huán)境下可能還會出現(xiàn)電磁泄漏、剩磁泄露等情況，這些因素都增加了檔案信息泄露的風險。同時，由于實施了信息化管理，部分檔案的泄露將變得更加容易，加之部分工作人員的工作習慣還沒有因信息化建設(shè)而進行對應(yīng)的調(diào)整，使得檔案信息在保存過程中容易出現(xiàn)損壞、泄露、被篡改等情況，給檔案信息的安全、保密帶來了較大的挑戰(zhàn)。

三、檔案信息化建設(shè)制約情況的應(yīng)對策略

（一）加強檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。當前存在的一個普遍問題就是檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)較差，而這是檔案信息資源開發(fā)及利用的基礎(chǔ)，所以首先要加強檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，將該項工作落實到位。首先，應(yīng)該做好硬件設(shè)備的配置。構(gòu)建一個穩(wěn)定、安全和可靠的局域網(wǎng)，通過優(yōu)化計算機設(shè)備、掃描儀和打印機等，實現(xiàn)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案的利用效率，便于高效、快捷的實現(xiàn)文件查詢、共享；其次，應(yīng)該注重軟件配置，必須根據(jù)單位的實際情況，選擇整套完善的檔案管理系統(tǒng)，使得檔案的瀏覽、查詢、統(tǒng)計、歸檔以及借閱等流程便于操作；再次，基層管理人員要重視檔案信息化建設(shè)工作，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從多個方面爭取資金，加大硬件的投入力度，確保檔案管理信息系統(tǒng)能夠滿足當前對檔案信息資源的需要。（二）增強檔案管理的標準化建設(shè)。檔案信息化管理不是簡單的電子檔案集中管理，而是一項規(guī)范化、制度化、科學化、現(xiàn)代化的系統(tǒng)管理。檔案信息化不但是要做好先進管理設(shè)備的配置，還包括標準化的管理方式。檔案管理的標準化工作即指檔案信息化管理必須符合檔案的各項標準化內(nèi)容、分類、編號及案卷目錄，各個流程都必須嚴格的標準化處理，完全符合相關(guān)規(guī)范。從整個檔案的收集、整理到最終的歸檔及存入系統(tǒng)中，都需要做到條理清晰、目的明確，以免檔案遺漏、出錯。另外，還應(yīng)該結(jié)合當前以互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)為支撐的檔案管理服務(wù)制度體系，形成對應(yīng)的工作流程和標準，形成一個能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會需求的檔案管理標準體系。（三）做好檔案信息安全管理。積極的開發(fā)并利用檔案信息，并使得其能夠安全的應(yīng)用，應(yīng)該是基于計算機網(wǎng)絡(luò)而開展的。因此，必須建立一個完善合理的信息利用機制，通過設(shè)定對應(yīng)的信息利用與共享權(quán)限，保證網(wǎng)絡(luò)信息的安全性。同時，在檔案信息化建設(shè)管理工作中，還必須做好針對檔案管理人員信息安全知識的培訓(xùn)工作，不但要保證其具有信息化檔案操作技術(shù)、管理理論，還應(yīng)該確保其在管理過程中形成良好的安全習慣，為檔案信息安全管理提供良好的支撐。在實施檔案信息安全管理的具體工作中，應(yīng)該積極的應(yīng)用新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，例如基于云技術(shù)的檔案信息安全管理方式，完善檔案信息管理的技術(shù)體系，在確保檔案信息能夠為更廣泛的群體提供服務(wù)的同時，保證檔案信息的整體安全。另外，還應(yīng)該構(gòu)建好檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移、校驗機制，積極應(yīng)用信息處理工具，保證安全保管檔案信息，使得檔案信息資源能夠安全、有效地得到開發(fā)、共享。

四、總結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性的工作，在信息化改造過程中，要根據(jù)當前檔案管理的實際情況，結(jié)合不同檔案信息化系統(tǒng)的特點，詳細的分析檔案信息化建設(shè)存在的主要制約因素，并提出相應(yīng)的對策，這對提高檔案信息化建設(shè)水平具有重要作用。

作者:李秋香 單位:神東煤炭集團有限責任公司檔案室

【參考文獻】

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第八篇:檔案信息化建設(shè)實踐淺析

隨著社會信息化的不斷發(fā)展，信息化這個概念不斷向社會各個領(lǐng)域和階層延伸，檔案信息化就是信息化發(fā)展在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，也是現(xiàn)階段檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標。什么是檔案信息化？如何建設(shè)信息化檔案資源，如何解決在建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題。本文將以筆者單位的檔案信息化建設(shè)實踐來談?wù)剬n案信息化的看法。

一、檔案信息化初探

(一)檔案信息化的概念

檔案信息化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和在其他存儲介質(zhì)中保存的電子檔案系統(tǒng)地組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息化建設(shè)的目的是建立一個依托于高端科技手段、具有有序結(jié)構(gòu)的信息大集合。在傳統(tǒng)的檔案管理中，我們整理、歸檔、管理以及利用的對象是以某種介質(zhì)存在的實體文件或檔案案卷；而在檔案信息化建設(shè)后，檔案管理人員管理的對象將由過去的實體文件或者檔案案卷轉(zhuǎn)變?yōu)榉菍嶓w的信息。特別是隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案數(shù)據(jù)和信息的不斷重組、融合，將成為未來檔案利用的核心任務(wù)。

(二)檔案信息化建設(shè)的必要性

1.檔案信息化建設(shè)滿足社會發(fā)展的需要21世紀是信息化的時代，檔案信息化是社會發(fā)展的大方向，只有加強檔案信息化，實現(xiàn)檔案信息的資源共享，才能更好地為社會服務(wù)。近年來，檔案載體出現(xiàn)了翻天覆地的變化，磁帶、磁盤、光盤等載體以驚人的速度在發(fā)展。以紙質(zhì)檔案管理為主要內(nèi)容、封閉的傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時展的現(xiàn)實需要，迫切需要實現(xiàn)檔案從信息采集到保管、利用的職能轉(zhuǎn)變，打破信息壁壘，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和科學管理。2.檔案信息化建設(shè)是加強檔案管理的需要傳統(tǒng)的檔案管理中，對于檔案的調(diào)閱、利用常常需要翻閱檔案原件，久而久之會對檔案原件造成磨損，甚至丟失，而實行檔案信息化后，在查閱、利用檔案時就可以大大減少對原始檔案的破壞。同時，隨著計算機信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對于污損、缺失的照片檔案還可以進行科學的修復(fù)。檔案數(shù)字化有利于保護檔案原件，保存有效的檔案信息資源，對于檔案管理具有積極意義。3.檔案信息化建設(shè)是檔案管理提升服務(wù)水平的需要實行檔案信息化，檔案利用者就可以通過計算機、網(wǎng)絡(luò)等渠道，輕松獲取自己需要的檔案信息。徹底擺脫了以往檔案查詢受到的時間、地域的限制，滿足了利用者對檔案多元化及高效率的需求，為利用者提供了更為廣闊的檔案利用空間，可實現(xiàn)檔案資源利用效益的最大化。

(三)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)是一項內(nèi)容豐富的系統(tǒng)性工程，它包含基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)、人才隊伍建設(shè)等內(nèi)容。而這幾個方面的發(fā)展速度和質(zhì)量，同樣影響和制約著檔案信息化建設(shè)的成效。1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)條件，主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。檔案數(shù)字化設(shè)備是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。2.信息資源建設(shè)檔案信息資源開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實效的關(guān)鍵。沒有內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理和數(shù)量充足的檔案信息資源，就很難達到理想的檔案信息化建設(shè)。在日常工作中根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要性，按輕重緩急的順序?qū)ΜF(xiàn)有檔案進行數(shù)字化加工，統(tǒng)一標準，保證檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準確性，以及檔案數(shù)據(jù)在傳輸和使用、開發(fā)過程中的準確性，才能把各項基礎(chǔ)工作做到嚴、細、實。3.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。主要包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量。準確應(yīng)用檔案資源，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益。4.標準規(guī)范建設(shè)標準化、規(guī)范化建設(shè)，是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。標準規(guī)范建設(shè)，是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸、管理和使用等方面，制定標準、規(guī)范，并指導(dǎo)實施的過程，逐步形成我國檔案信息化的標準規(guī)范體系。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運行的安全、暢通具有十分重大的意義。因此要真抓實干，有計劃、分步驟、扎扎實實地抓落實，做好檔案的標準化和規(guī)劃化工作，為檔案信息化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。5.人才隊伍建設(shè)人才隊伍是檔案信息化的成功之本，對其他各個要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用。隨著信息化建設(shè)的逐步深入發(fā)展，檔案信息化管理水平高低、服務(wù)質(zhì)量如何，絕不是取決于檔案管理人員數(shù)量上的多少，而是取決于檔案管理人員的整體素質(zhì)，這就對檔案工作人員的素質(zhì)和能力提出了更高的要求，即必須具備良好的政治素質(zhì)和檔案專業(yè)素質(zhì)，還要具備信息化、現(xiàn)代化的相關(guān)知識技能，掌握先進的工作方法，只有這樣才能適應(yīng)本職工作的需要。因此，加強檔案人才隊伍建設(shè)，不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，對檔案信息化建設(shè)至關(guān)重要。

二、檔案信息化建設(shè)實踐中的問題

(一)檔案信息化建設(shè)中的問題綜述

1.缺乏對信息化建設(shè)真正的認識和重視在許多單位，檔案部門一直處于較邊緣化的位置。單位領(lǐng)導(dǎo)沒有意識到檔案對于單位發(fā)展的重要性，對于檔案信息化發(fā)展抱著可有可無的態(tài)度，檔案信息化建設(shè)的投資往往無法落到實處。同時，一些檔案工作人員故步自封，沒有看到高速發(fā)展的信息化社會的迫切需要，不愿意接觸和學習新的檔案管理和信息化技術(shù)，也導(dǎo)致部分單位檔案信息化工作無法又好又快地發(fā)展。2.信息化建設(shè)中軟硬件設(shè)施的投資和選擇問題主要問題是軟硬件設(shè)施的投入不足。正如之前所說，檔案信息化建設(shè)是一項大工程，它必然要耗費一定的人力物力財力，許多單位由于對檔案信息化建設(shè)缺乏重視，往往選擇少投入或不投入資金進行硬件設(shè)備的更新或軟件的購買，甚至有單位將檔案信息化理解為簡單的數(shù)字化或電子化，僅依托一般的辦公軟件進行檔案數(shù)據(jù)的收集和整理工作；又或者輕率地將檔案信息化建設(shè)交托于外包單位，選擇了不適應(yīng)本單位實際的檔案管理和利用軟硬件或應(yīng)用平臺。3.信息化資源的開發(fā)和利用問題檔案信息化資源的開發(fā)與利用問題是檔案信息化建設(shè)的重點和難點。人們關(guān)注較多的問題有以下幾點：開發(fā)階段或者數(shù)字化階段數(shù)據(jù)的異構(gòu)導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息收集模式的多樣性以及數(shù)據(jù)分散給信息收集工作增加難度；由于技術(shù)或其他原因，電子簽名未得到認證和應(yīng)用，很多單位信息收集還實行紙質(zhì)與電子“雙套制”，加大了數(shù)據(jù)信息收集和信息利用工作的難度；在信息化利用階段，收集的數(shù)據(jù)信息資源可能由于保障信息安全而無法實現(xiàn)全網(wǎng)絡(luò)化，這就需要資源協(xié)調(diào)機構(gòu)能協(xié)調(diào)各機構(gòu)和部門的利用請求，減少或打破機構(gòu)與部門間的信息壁壘。此外，數(shù)據(jù)信息資源平臺的后期維護、更新的時效性同樣也是目前檔案信息化建設(shè)關(guān)注的重點。4.新型檔案管理隊伍的培養(yǎng)檔案信息化建設(shè)要求具有良好職業(yè)道德、較高政治覺悟、較強的思維創(chuàng)新能力以及檔案信息安全保障意識，精通計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及安全的綜合性的檔案工作人員與之相匹配。但從目前狀況看，我國信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展與人才需求是不平衡的。不平衡的因素主要有：(1)檔案從業(yè)者的信息化素養(yǎng)總體偏低，技術(shù)型人才嚴重缺乏，創(chuàng)新能力和接受新技術(shù)能力不高；(2)“中間型”人才(既懂管理又懂技術(shù)的人才)缺失；(3)人才引入和激勵政策有待完善。單純的IT人才不等于信息化人才，在信息化建設(shè)中戰(zhàn)略性預(yù)測人才最重要，具體的落實與推進中“通才”必不可少，同時缺少真正懂行的決策者。5.標準化、規(guī)范化制度建設(shè)問題正如上文所述，檔案信息化建設(shè)中“標準化、規(guī)范化”的建設(shè)是對規(guī)則的制定，由于整個檔案管理模式發(fā)生了巨大變化，規(guī)則必然也會發(fā)生變革。如：紙質(zhì)與電子雙套制如何確保收集文件與信息一致；電子文件單軌制電子簽名的認證與查閱等問題都需要制度和標準進行嚴格規(guī)范。如果標準化、規(guī)范化制度建設(shè)滯后，同樣將對檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生重大影響和制約。6.信息安全保障問題影響檔案信息安全的原因不僅包括主觀原因，還包括客觀原因。其中，主觀原因主要是有些檔案管理部門缺乏安全意識，沒有建立一套完善的檔案信息安全管理體系，進而對檔案信息的管理與檢查存在疏漏；客觀原因主要是技術(shù)層面，木馬病毒以及電腦黑客的存在都對檔案信息安全產(chǎn)生巨大威脅。因此在檔案信息化建設(shè)過程中一定要提高安全防范意識。

(二)反思我單位檔案信息化建設(shè)的具體問題

我單位將檔案信息化建設(shè)列入“十二五”計劃中，經(jīng)過前期的調(diào)研和考察，于2015年進行了信息化管理系統(tǒng)的初步安裝和試運行。在推進我單位檔案信息化的過程中，同樣出現(xiàn)了許多的問題和難點，這些問題有些與上述問題具有一致性，有些具有我單位實踐的獨特性，這也引發(fā)了筆者對檔案信息化建設(shè)的反思。1.調(diào)研工作問題檔案信息化建設(shè)是一項巨大的工程，這項工程具有從里至外的變革性。要完成好這項工程，做好充分調(diào)研工作是必不可少的。我單位在調(diào)研工作中對檔案信息化建設(shè)內(nèi)容缺乏全盤考慮，對建設(shè)前、建設(shè)中、建設(shè)后的檔案管理模式和規(guī)范標準制度等問題有所疏忽。2.數(shù)字化進程滯后問題紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子化是檔案信息化發(fā)展的基礎(chǔ)。由于數(shù)據(jù)異構(gòu)性和分散等原因，老舊文件的數(shù)字化和電子化進程一直滯后。比如，老舊圖紙掃描的效果不佳，或者圖幅巨大，無法進行掃描，或者因為掃描操作而造成原圖紙的損壞或丟失。由于這些原因?qū)е略堎|(zhì)文件的數(shù)字化進程較慢，也使得檔案信息資源在信息收集上存在缺漏。3.標準化、規(guī)范化建設(shè)滯后問題在檔案管理中標準化、規(guī)范化建設(shè)一直是強調(diào)的重點。在檔案信息化建設(shè)過程中，這一點同樣需要被重視，否則就容易造成檔案資源開發(fā)和利用的混亂。我單位正處于信息化建設(shè)的初期階段，信息收集實行的是紙質(zhì)與電子版本雙套制，由于標準化、規(guī)范化進程的滯后，導(dǎo)致前期收集的檔案信息文檔形式和電子簽署上出現(xiàn)問題。4.檔案信息資源應(yīng)用平臺推廣問題2015年8月我單位開始數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)的試運行。從推廣伊始至今，有一個問題一直存在，即信息利用者對于新的檔案管理系統(tǒng)存在排斥情緒。由于新的檔案管理系統(tǒng)的新功能較老系統(tǒng)調(diào)整的幅度較大，導(dǎo)致一些操作步驟增多，給利用者的感覺往往是不如老系統(tǒng)方便。在推廣前期，收到的投訴和抱怨比較多，這使檔案信息化建設(shè)推廣工作受到一定阻力。

三、解決問題的措施

針對檔案信息化建設(shè)實踐中出現(xiàn)的普遍及特殊問題，筆者認為檔案信息化建設(shè)要做到以下幾點：(一)加強檔案信息化宣傳，重視檔案信息化建設(shè)檔案部門在大多數(shù)單位中屬于邊緣機構(gòu)，但隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息的重要性尤為凸顯。檔案部門作為信息的集中地之一，要趁著檔案信息化發(fā)展之風，加大檔案信息化的宣傳力度，讓單位領(lǐng)導(dǎo)能重視檔案信息化建設(shè)，認識檔案信息化建設(shè)的全面內(nèi)容，讓職工了解信息化建設(shè)帶來的便利，這將有助于檔案信息化建設(shè)的進一步推進。(二)全面開展檔案信息化建設(shè)就信息化建設(shè)實踐中具體產(chǎn)生的這些問題而言，筆者認為最主要的原因是檔案信息化建設(shè)各方面發(fā)展的不均衡導(dǎo)致的。檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容是由多個方面組成的，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)、人才隊伍建設(shè)這幾個方面如果有一個方面發(fā)展滯后，都將制約檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，所以，檔案信息化建設(shè)實踐過程中必須時刻注意要“不偏不倚，全面發(fā)展”。(三)用發(fā)展的眼光和創(chuàng)新的意識積極打造創(chuàng)新型檔案管理隊伍檔案信息化建設(shè)是檔案系統(tǒng)一次巨大的變革。最大的改變是檔案的形態(tài)將由傳承幾千年的紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?，檔案也由原來的文件轉(zhuǎn)變?yōu)楦鞣N信息的集成。特別是隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，各種信息的集成和融合將產(chǎn)生新的信息，未來檔案信息的增長必將是巨大而快速的。為了適應(yīng)信息時代的發(fā)展，檔案工作者必須要有新的姿態(tài)，新型檔案管理隊伍必須要用發(fā)展的眼光和創(chuàng)新的意識，積極主動學習必要的檔案專業(yè)知識，掌握必要的信息技術(shù)，才能在未來提供更好的服務(wù)。

四、未來檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢

面對檔案信息化建設(shè)進程的不斷加速，檔案館藏模式會呈現(xiàn)實物檔案與信息化數(shù)據(jù)檔案的混合并存。文本傳遞服務(wù)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和卷宗管理與知識管理有機融合，檔案工作人員由檔案管理員向信息向?qū)мD(zhuǎn)變?？梢灶A(yù)見，未來的數(shù)字檔案館時代，全球檔案資源會聯(lián)結(jié)成一個巨大的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，形成一個巨大的信息空間。檔案信息在這個網(wǎng)絡(luò)上被傳輸、檢索、利用和加工。

作者:高智潔 單位:中國船舶重工集團公司第七〇九研究所

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第九篇:檔案信息化建設(shè)與管理論述

摘要：檔案的信息化建設(shè)主要是通過加強檔案管理來實現(xiàn)，通過強化檔案管理技術(shù)來進行的。檔案信息化的檔案管理方式不僅提高了檔案信息本身的價值，還使得這些信息可以為社會人員所使用，為整個社會提供了方便，使得檔案信息的整合工作更加具有意義。本文筆者對檔案信息化建設(shè)與檔案管理進行了分析探討，希望對相關(guān)從業(yè)人員具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)管理

一、引言

對檔案管理事業(yè)來說，通過信息化建設(shè)不僅能夠進一步提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，同時能夠與其他工作進行信息化對接，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的促進作用。然而，我國事業(yè)單位檔案管理通過多年的信息化建設(shè)，在取得成績的同時，仍然存在一些不足，如何解決這些不足就成為各個事業(yè)單位急需解決的重要課題。

二、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)主要有以下兩個方面的內(nèi)容。即狹義上的檔案信息化與廣義上的檔案信息化，狹義上的檔案信息化就是單純的檔案內(nèi)容的信息化，廣義上的檔案信息化指的是檔案的內(nèi)容與政治經(jīng)濟文化等領(lǐng)域的信息相融合。在信息化逐漸成為主流的背景下，檔案信息化使得檔案中的信息不在是密不可見，這些信息逐漸的隨著信息化的加劇而流入到社會的交流中，通過社會進行有效的傳播，逐漸的各類的信息在交流的過程中相互融合吸收，最后變?yōu)閷ι鐣幸娴男畔ⅰn案信息化建設(shè)就是通過最新的信息技術(shù)手段完善檔案信息，使檔案的信息更加完善全面，更好的為社會服務(wù)提供信息資源，與此同時更好的促進了信息資源之間的相互融合，使狹義上的信息化不斷的再向廣義上的信息化轉(zhuǎn)變。信息化建設(shè)可以加快信息之間的聯(lián)系，使他們更好的融合利用，提高信息本身的利用價值，使檔案信息化的建設(shè)更全面具體，更好的為社會服務(wù)。

三、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.檔案數(shù)據(jù)的異構(gòu)性。檔案信息中心在日常的檔案管理工作中的主要任務(wù)就是接受各個部門單位送來的相關(guān)電子信息，對這些收到的信息進行處理、根據(jù)不同的內(nèi)容分門別類，最后放入相應(yīng)的檔案中。由于各個單位、部門的人員配置和工作職責各不相同，所以檔案的管理部門要正確認識到這些數(shù)據(jù)之間的特殊性和他們之間的聯(lián)系以及他們之間的復(fù)雜結(jié)構(gòu)，如果對于這些認識不夠，那么就會在工作上遇到很大的麻煩，這就要求檔案數(shù)據(jù)中心的工作人員在日常的工作中要認真、細心并且有足夠的耐心。2.檔案高度分散。在檔案數(shù)據(jù)的歸納整合過程中，存在著很多復(fù)雜的細化的甚至是重復(fù)的信息。大到巨額的科研經(jīng)費支出，小到各種日常的財務(wù)報銷。這還只是財務(wù)方面信息，除此之外的人事部門，管理部門，行政部門，各種信息科目更多，而且其中一些部門的信息重復(fù)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)中心的工作人員根本沒有辦法對這些信息進行完全進行分類歸檔，更不要說從中篩選出一些對社會有價值、可以加以利用的有效信息了。3.檔案管理經(jīng)驗不足。近年來，對于舊的檔案管理方法還沒有完全消化，就要面對新的檔案管理方法，對檔案管理經(jīng)驗的不足就明顯的體現(xiàn)出來了。很多檔案信息因為在舊的檔案管理方法下沒有得到有效的保存和分類，已經(jīng)無法具體整合出來，而隨著新的檔案管理制度的到來，在分公司的檔案信息中便存在了一定的斷層，如果日后出現(xiàn)了什么問題，那么將會變成無檔可查的尷尬局面，所以說檔案信息化下檔案管理實際上是一個很系統(tǒng)的工作模式，最終的目的還是將有效信息及時分類整理，聯(lián)系社會上的相關(guān)信息，通過彼此的融合產(chǎn)生出的有益信息，就可以為社會的建設(shè)和發(fā)展提供有用的信息資源。

四、檔案管理的建議

1.提高檔案管理人員的服務(wù)意識。要想建立一個健全的、完善的的檔案管理系統(tǒng)，首先要有一個良好的管理理念作支撐?？茖W技術(shù)發(fā)展的很快，檔案管理的水平較之過去也有了很大的進步。這就要求檔案的管理人員必須從自身出發(fā)提高自身的服務(wù)意識。檔案信息化建設(shè)的最終目的就是要將檔案信息整理后形成可以為社會服務(wù)的信息，所以，從事檔案管理的人員必須要充分的認識到自己的服務(wù)對象是整個社會。在施行檔案信息化建設(shè)的過程中，我們必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，改變舊的思想和管理原則，要將信息檔案最大程度的公開化，否則檔案就失去了它本身應(yīng)有的意義，變成了沒有任何用處的廢紙、垃圾。檔案的管理人員要時時刻刻牢記為服務(wù)于社會的原則，用這個原則作為指導(dǎo)，不斷的提高自身的專業(yè)知識水平和職業(yè)技能水平，對自身的價值做一個重新的定位，即從一個檔案信息的保管員變?yōu)橐粋€為社會有效信息的員，使整個社會受益。2.提高檔案信息化的技術(shù)水平與管理水平。在分公司的檔案信息化的建設(shè)過程中檔案管理中心要準備好全套的硬件設(shè)施并且吸收引進先進的信息化科學技術(shù)手段，根據(jù)分公司的自身情況找到一套適合的管理軟件，也可以通過科研手段開發(fā)出一套適合分公司的管理軟件，建立起一套完整的檔案管理系統(tǒng)，這樣才能使分公司的檔案信息化進程加快，更好的響應(yīng)國家政策的號召，為社會提供服務(wù)。在檔案的歸納整合過程中一定要采用統(tǒng)一錄入，嚴格篩選，否則就會降低工作效率使本來就繁瑣的工作變得更加繁忙。檔案信息化建設(shè)要求的資源共享并不是要求資源完全化的公開，在資源共享的同時要注意設(shè)立信息資源的查閱權(quán)限，對于一些機密類的文件要嚴格控制閱讀者的身份和范圍，只有這樣做，才能使得檔案管理系統(tǒng)更加的完善。3.統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標準。標準規(guī)范與規(guī)章制度不僅是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，同時也是檔案管理信息化建設(shè)的制度保證，只有建立在統(tǒng)一的標準與規(guī)范約束條件下，檔案管理信息化建設(shè)的作用才能夠得到最大程度的體現(xiàn)。對事業(yè)單位來說，在進行檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計的進程中，應(yīng)當充分考慮檔案管理系統(tǒng)的高效性、兼容性以及實用性，同時要針對技術(shù)標準、技術(shù)參數(shù)等實施標準化設(shè)置，例如制定數(shù)據(jù)的接口標準、安全標注及非同一類型之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標準等各個方面，通過針對整個檔案管理系統(tǒng)進行標準化建設(shè)，能夠進一步提升工作效率，減少管理工作中失誤的現(xiàn)象。4.有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)。檔案信息資源作為電子政務(wù)建設(shè)當中不可或缺的公共信息資源，要想進一步保障檔案信息化建設(shè)的成效，應(yīng)當有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)。這就需要將檔案信息化建設(shè)納入政府電子政務(wù)建設(shè)的層面去進行規(guī)劃，使得檔案信息化建設(shè)、信息資源開發(fā)能夠與電子政務(wù)進行有效的整合。對檔案部門來說，應(yīng)當主動加強與電子政務(wù)建設(shè)機構(gòu)的交流，統(tǒng)一協(xié)調(diào)信息化建設(shè)，主動爭取把檔案信息管理歸納到電子政務(wù)建設(shè)當中，依托我國電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)建設(shè)，構(gòu)建部門網(wǎng)，建立檔案管理主頁，積極檔案政務(wù)相關(guān)的信息資料。除此之外，檔案管理機構(gòu)應(yīng)當加大網(wǎng)站方面的建設(shè)，在互聯(lián)網(wǎng)中主動實施現(xiàn)行文件服務(wù)中心查詢與館藏檔案目錄檢索方面的服務(wù)，以便于相關(guān)資料的共建共享。

五、結(jié)語

檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)、繁雜的工程，其不僅關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量與效率，并且還關(guān)系到事業(yè)單位未來的發(fā)展。這就需要各個事業(yè)單位高度重視檔案管理工作，正視當前檔案管理信息化建設(shè)存在的不足，針對這些不足制定針對性的解決措施，通過加大各項基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度、統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標準以及有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)，全面促進檔案管理信息化建設(shè)的有序進行。

作者:夏旭 單位:國網(wǎng)重慶市電力公司潼南區(qū)供電分公司

參考文獻：

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[2]宋英梅.談檔案信息化建設(shè)與檔案管理[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2012,(30).

第十篇:檔案信息化建設(shè)管理論文

一、檔案信息化建設(shè)——檔案工作規(guī)范化管理的必要條件

在社會的進步與發(fā)展中，經(jīng)濟文化建設(shè)以及各種科技的發(fā)展，促使現(xiàn)階段的檔案管理工作模式發(fā)生改變，使其處于一個全新的過程中。各種電子文件、簽名以及相關(guān)檔案的出現(xiàn)對傳統(tǒng)的檔案工作帶來了直接的影響，對此在實踐中要不斷地促進檔案工作的規(guī)范化；同時，顯而易見的是，檔案管理的主要工作內(nèi)容也逐漸趨于網(wǎng)絡(luò)化，這也就使得檔案工作內(nèi)容的變化，逐漸呈現(xiàn)信息化的發(fā)展趨勢。在實踐中如果沒有對檔案信息進行系統(tǒng)的管理，就無法實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范性，因此要想在現(xiàn)階段提升其系統(tǒng)化管理水平，就要通過電子檔案模式開展，進行全面的管理。在實踐中，根據(jù)相關(guān)規(guī)定對于其具體的內(nèi)容進行規(guī)范，在狹義的角度來說，就是對其進行信息化的管理。

二、信息化建設(shè)——推動檔案工作規(guī)范化管理的有效措施

要想在實踐中充分的凸顯信息化建設(shè)的重要意義與內(nèi)容，就要對其自身的職能與功能進行深入的挖掘與發(fā)揮，明確信息化建設(shè)就是現(xiàn)階段推動檔案工作整體規(guī)范化的有效模式與手段，對此在實踐中，要基于以下幾點開展：（一）具有信息管理以及規(guī)范化管理理念，促進二者共同發(fā)展。檔案信息化管理工作較為輔助，是一項系統(tǒng)的工程模式，在實踐中其相關(guān)檔案的具體項目檢索、檔案的整理與歸檔，檔案的項目編號以及統(tǒng)計臺賬等相關(guān)內(nèi)容都具有一定的信息化特征，對此要想有效地做好相關(guān)項目的管理，就要提升對檔案的管理，明確其重點。（二）基于實際的規(guī)范化管理需求進行相關(guān)檔案信息的設(shè)備配置。在實踐中要想真正地做好相關(guān)檔案的規(guī)范化管理工作，就要保障其硬件設(shè)施的配置齊全，對此在實踐中，要提升對檔案管理中相關(guān)軟件的利用，提升其檢索、瀏覽以及統(tǒng)計等相關(guān)功能；同時還要加強對相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)，保障其與實際的環(huán)境需求相契合。（三）提高工作人員素質(zhì)能力以及工作水平，促進其規(guī)范化管理有效開展。首先，要對相關(guān)檔案工作人員的政治素質(zhì)能力進行系統(tǒng)的考量，要保障檔案管理人員具有一定的政治素養(yǎng)，具有一定的保密意識，在工作過程中要講原則、守紀律，自覺踐行相關(guān)檔案工作制度，進而為提升檔案信息化建設(shè)與規(guī)范化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。其次，檔案工作人員在工作過程中要具備一定的專業(yè)性，檔案工作在要求工作人員自身的素質(zhì)能力基礎(chǔ)之上，對于工作人員的業(yè)務(wù)技能也較為重視。檔案工作在開展中具有一定的技術(shù)性，在相關(guān)檔案的收集與整理、鑒定與保管、統(tǒng)計與檢索以及編研等相關(guān)環(huán)節(jié)中都具有一定的科學性，要保障其整體的信息化，繼而對其規(guī)范化管理，對此要提高相關(guān)檔案工作人員自身的素質(zhì)能力。（四）全面促進檔案資源信息化發(fā)展。首先，要提升對檔案信息目錄數(shù)據(jù)建設(shè)的重視，在實踐中要保障相關(guān)卷宗目標信息的精準性與全面性，進而在相關(guān)信息檔案的文件目錄、分類目錄、專題目錄等進行信息化管理，基于實際的狀況進行規(guī)范化的管理，通過相關(guān)目錄數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，有效地實現(xiàn)檔案資源的全面構(gòu)筑。其次，促進文檔一體化發(fā)展與建設(shè)。在信息時代，各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及普及，推動了文書檔案管理以及文秘工作的一體化發(fā)展趨勢，在整個“文檔一體化”的發(fā)展過程中，要充分的融合計算機信息管理系統(tǒng)，對二者進行深入的融合，要把相關(guān)公文資料的形成、處理以及歸檔等流程統(tǒng)一起來，通過系統(tǒng)的跟蹤，形成統(tǒng)一的文書檔案資料，進而保障相關(guān)文書檔案資料的標準化、規(guī)范化以及一體化發(fā)展，這是今后工作的發(fā)展趨勢。最后，就是提升相關(guān)信息檔案的錄音、錄像、照片等資料的處理能力，全面的提升媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)的質(zhì)量與效果，通過各種多媒體技術(shù)手段模式對檔案進行歸檔處理，實現(xiàn)數(shù)字化的工作模式，進而形成系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫，提升檔案資源的整體內(nèi)容豐富性。

三、結(jié)束語

加強現(xiàn)階段的檔案管理工作信息化與規(guī)范化發(fā)展，可以有效地提高檔案管理工作的整體工作效能，彰顯司法公正，為維護人們的合法權(quán)益有著積極的推動作用。對此在實踐中，要通過各種科學的方式與手段，不斷地強化現(xiàn)階段的檔案管理工作檔案管理的模式與方式，通過提升其整體信息化發(fā)展，促進其規(guī)范化管理，全面提高對檔案管理工作的重視，為我國社會的穩(wěn)定與發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

作者:張玉強 于清溪 楊鵬 單位:1.國家海洋局北海分局 2.國家海洋局北海信息中心

【參考文獻】

[1]寧雪芹.淺談檔案信息化建設(shè)對檔案工作規(guī)范化管理的促進作用[J].商,2016(33):123.

[2]劉鵬程.以信息化建設(shè)推動檔案工作規(guī)范化管理[J].蘭臺內(nèi)外,2015(03):47.