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一、我國高校行政管理辦公自動化建設面臨的問題

經調查表明，高校行政管理辦公自動化建設因各院校自身條件情況的不同存在較大差異，仍有大部分學校仍采用傳統(tǒng)管理方式實施行政管理。由此可見，在我國高校推行行政管理辦公自動化仍然是一項十分艱巨的任務，主要面臨以下幾項問題。1行政管理制度落后長久以來，高等學校往往將重點放在教學和科研上，因此忽視了其他方面的改革創(chuàng)新，這樣就造成了行政管理制度不能滿足當前時展的要求。主要的表現(xiàn)有：規(guī)章制度嚴重落后于當前高校的發(fā)展速度；機構臃腫，人員臃腫、崗位職責混亂；缺乏完善的監(jiān)督機制；工作效率難以保證；部門之間缺乏協(xié)調合作……同時作為一個輔助性服務部門，高校行政部門應該是為全校的師生提供服務和幫助，確保教育和科研工作無后顧之憂。但是當下的高校行政管理機構缺乏相應的服務意識，行政管理部門官本位思想嚴重，服務意識不強。很多行政服務人員，責任心較弱，態(tài)度蠻橫，部門之間推諉扯皮。這樣的行政管理部門非但沒有提供優(yōu)質的服務，反而為師生的工作和學習增添了負擔。2領導對于辦公自動化建設不夠重視一些高校的領導首先在觀念意識上存在滯后性，甚至有些抵觸情緒。原因在于高校的高層領導自身缺乏足夠的計算機應用水平，習慣了傳統(tǒng)的手工辦公，便將傳統(tǒng)的思維方式沿襲下去。這在一定程度上使高校行政管理辦公自動化建設難以賣出腳步，經常被扼殺在搖籃當中。此外，有些高校領導考慮到辦公自動化的建設工作需要消耗大量的人力、物力以及財力，而高校大量的資金都已投入到教學樓、宿舍樓的修建以及硬件教學設備的添置上，從而使得辦公自動化建設缺少資金的支持。3各部門之間資源不能實現(xiàn)共享，缺乏整體規(guī)劃現(xiàn)階段我國高校行政管理完全實現(xiàn)網絡辦公自動化的僅有百分之五，絕大多數部門之間協(xié)調性較差，尚不能實現(xiàn)資源的共享，高校對于各部門缺乏整體的規(guī)劃。而且，由于各個部門之間的辦公軟件相對獨立，信息的交流渠道遭遇堵塞，重復工作出現(xiàn)頻繁，最終導致工作效率低下。所以，各部門應積極配合學校的統(tǒng)籌規(guī)劃，便于早日實現(xiàn)系統(tǒng)的網絡辦公自動化建設，進而提高辦公效率和質量，充分發(fā)揮自動化辦公的強勢功能。4行政管理人員素質不能滿足崗位需要造成行政管理人員素質不能滿足崗位需要的原因有很多方面。在我國，很大一部分行政管理人員是沒有接受過相關的行政管理教育或培訓，同時很多專業(yè)不對口的人員被安排在了行政管理的崗位上。這樣的員工缺乏現(xiàn)代管理知識，無法滿足高校和社會發(fā)展的需要。隨著網絡的普及，電腦已成為高校辦公的必備工具之一，辦公人員的計算機應用水平也應逐步提高，只有把辦公人員的管理實踐和計算機操作能力結合起來，才能真正發(fā)揮辦公自動化的作用。但是由于部分行政管理人員年齡較大，計算機應用水平相對較低；或是部分管理人員安于現(xiàn)狀，不愿順應時代學習計算機技術，從而導致辦公人員能力水平參差不齊，進而使得辦公自動化難以順利推行。

二、推行高校行政管理辦公自動化建設實施的對策

1轉變行政管理觀念思想是行動的指南針。行政管理部門要轉換思想，樹立大局觀，從權力型部門向服務型部門轉變。行政管理部門人員要本著建設“服務型行政”的觀念開展工作。員工要重視自己的工作，積極投身于行政管理工作之中，貫徹為廣大師生服務的宗旨，將學校和師生的利益放在首位，從而使得高校工作能夠不斷向新的高度發(fā)展。2建立健全規(guī)章制度，提高辦事效率在嚴格參照法律辦事的同時，高校應該建立健全的、符合自身實際情況的規(guī)章制度。規(guī)章制度中要明確規(guī)定行政管理人員的崗位職責，責任分配應被具體分配到部門和個人，讓每個人的行為有章可循，從而達到規(guī)范個人行為，提高辦事效率的目的，如出現(xiàn)問題，將追究其責任。通過要求行政管理人員嚴格遵守各項規(guī)章、紀律，加強工作規(guī)范性，降低隨意性。3快速更新觀念，提高領導層的重視力度在高校行政管理過程中，領導的決策意義重大。應首先改變高校領導的傳統(tǒng)觀念，使其認識到高校辦公自動化建設帶來的規(guī)范化、效益化，拿出抓學科建設和抓教學評估的勁頭來抓網絡辦公自動化系統(tǒng)建設，同時做好辦公人員的隊伍建設。5行政管理理念和技術手段創(chuàng)新行政管理要改變過去陳舊的管理理念和手段，建立科學化，現(xiàn)代化的管理方式。行政管理工作是隨著社會和高校的發(fā)展不斷變化的。這就要求行政管理工作也要對日益變化的環(huán)境要求相適應。行政管理應該吸收科學化、現(xiàn)代化的管理理念，將其運用到工作之中。同時行政管理是一項既復雜且又繁復的綜合性工作。高校應該注意改善行政管理工作環(huán)境，推進工作的信息化程度，用先進的手段來提高行政管理的效率，從而使其更好的為科學和教研工作服務。例如協(xié)同辦公、虛擬網絡等管理方式也應該被運用到行政管理工作中，通過這些手段和設備來提高文件傳輸、存儲，實現(xiàn)自動化辦公，最終提升行政管理的效率。6加強防范措施，確保網絡信息安全網絡辦公自動化建設會使高校的各類信息在一定范圍內處于開放狀態(tài)，重要數據的安全性防護由此成為關鍵，因此，在辦公自動化建設的過程中，同時還要至少做好以下兩方面的工作，一方面，要加強高校全體行政管理人員的保密意識，另一方面，需通過采用數據加密等技術，或通過設置身份驗證、權限審查等方式保證合法用戶的使用，從而在確保信息系統(tǒng)安全的前提下，使高校辦公自動化系統(tǒng)得以有效運行。

三、結束語

事實證明，高校行政管理辦公自動化的建設既可以推進高校工作人員學習和應用新技術，而且將高校管理水平不斷推向科技化，促使高校行政管理不斷改革、加強完善。

作者：于艷敏單位：大連理工大學物理與光電工程學院