導(dǎo)語：高速公路建設(shè)項目檔案管理論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、充分認識建設(shè)項目檔案的重要性

根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設(shè)項目，不得進行或通過整個建設(shè)項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項目檔案在建設(shè)項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對建設(shè)項目日后的管理、運營、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設(shè)項目發(fā)揮最大效益。 

二、建立完整的檔案工作體系

根據(jù)相關(guān)文件對檔案工作的要求，項目建設(shè)初期，必須成立相應(yīng)的檔案管理組織機構(gòu)，以實現(xiàn)對項目檔案的統(tǒng)一、系統(tǒng)、全面管理。因此，在項目正式開工前，業(yè)主單位（指建設(shè)單位）須明確項目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和部門，并組織成立包括業(yè)主、設(shè)計、監(jiān)理、施工（以下簡稱：各參建單位）等單位在內(nèi)的各級檔案管理組織機構(gòu)，明確各級檔案機構(gòu)、人員的工作職責(zé)，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。其次，各參建單位應(yīng)將檔案的形成、收集、整理和歸檔等相關(guān)工作納入各相關(guān)業(yè)務(wù)部門和各業(yè)務(wù)崗位職責(zé)，并將檔案工作納入部門及個人崗位日常工作考核，這是一項有利于各項檔案工作持續(xù)有效開展的重要手段。

三、加強檔案管理制度建設(shè)

俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。高速公路建設(shè)項目由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項目檔案管理中做到規(guī)范化、標準化，就必須建立完善的檔案制度。1.業(yè)主單位應(yīng)在項目開工前制定項目的檔案工作總體規(guī)劃，按項目建設(shè)前期、設(shè)計階段、施工階段、竣工階段等項目實施各個階段進行工作的具體規(guī)劃，再按年度、季度進一步細化工作內(nèi)容，使整個項目檔案工作的開展目標明確、思路清晰。2.業(yè)主單位應(yīng)在項目開工前后，制定項目的竣工檔案編制辦法、實施細則等制度，并在開工后作為項目檔案工作的指導(dǎo)性文件及時印發(fā)至各參建單位，并要求其嚴格按制度執(zhí)行。

四、設(shè)定明確的檔案管理總目標

設(shè)定一個明確的檔案管理總目標是整個項目檔案工作的努力方向、前進動力。站在管理的角度，設(shè)定的目標越高，人員的努力程度和工作積極性就會越高，所達到的管理目標也就相對越高。業(yè)主單位可將項目檔案總目標設(shè)定為：通過對項目檔案進行有效的組織與管理，確保項目竣工文檔完整、準確、系統(tǒng)、安全，專項驗收達95分及以上，爭取申報重大建設(shè)項目檔案“金冊獎”（目前廣東省重大建設(shè)項目檔案管理最高獎項）。

五、嚴抓過程控制管理

（一）定期召開建設(shè)項目檔案工作會議。為順利開展項目檔案的統(tǒng)一、系統(tǒng)、全面管理，在項目開工后，業(yè)主單位及時組織召開檔案工作交底會議，對項目檔案管理的總目標、管理及整理要求、注意事項等進行工作交底。在項目實施過程中，定期召集有關(guān)參建單位及檔案人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度及存在問題等，安排部署下階段工作。 （二）組織檔案人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。為加強檔案隊伍建設(shè)，提升各參建單位檔案人員的檔案業(yè)務(wù)水平，保障項目檔案工作的質(zhì)量及進度要求，業(yè)主單位應(yīng)定期或不定期組織或要求各參建單位檔案人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如上級文件的貫徹落實、管理制度的執(zhí)行、檔案編制的技術(shù)及要求，電子檔案的形成及歸檔要求等等。（三）抓好各參建單位檔案質(zhì)量和進度控制。高速公路建設(shè)項目檔案是項目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括建設(shè)項目從提出立項到建成投產(chǎn)全過程中形成的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計算材料和聲像材料等。現(xiàn)廣東省建設(shè)項目文件材料歸檔范圍主要包括八大類內(nèi)容（詳見下表）。抓好建設(shè)項目檔案的質(zhì)量和進度管理，是日常檔案管理最基礎(chǔ)、也是最重要的工作。檔案的質(zhì)量主要是指文件資料形成的質(zhì)量及案卷的組卷質(zhì)量；檔案的進度管理，是指各參建單位在項目實施各階段按要求完成各階段的檔案工作，保證檔案工作與項目建設(shè)同步。廣東省建設(shè)項目文件材料歸檔范圍及分工表1.文件資料形成質(zhì)量控制。在項目開工初期，業(yè)主單位須向各參建單位明確對文件資料形成質(zhì)量的要求，并在資料收集整理過程中聯(lián)合監(jiān)理單位定期或不定期對形成的文件資料進行抽查，對不符合要求的，要求其整改和完善，直至達到組卷要求。2.案卷組卷質(zhì)量控制。案卷的組卷工作是整個檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)，案卷的組卷質(zhì)量直接反映出檔案的整體質(zhì)量，并關(guān)系到今后檔案的保管和利用，因此，必須在案卷組卷時做好質(zhì)量控制。（1）實行工程計量與檔案質(zhì)量掛鉤。在項目施工過程中，因為存在施工進度的壓力，施工過程中資料形成緩慢、錯亂多，施工后資料交接脫節(jié)，又必然導(dǎo)致檔案工作的脫節(jié)。雖然可在合同中明確對檔案的各項要求及獎罰措施，但從管理上來說，要根本杜絕這一問題，最好采取工程計量與檔案質(zhì)量掛鉤的方法。每月的計量支付，是最能調(diào)動施工單位積極性的。通過在計量前引入檔案質(zhì)量確認的環(huán)節(jié)，可以在很大程度上提高其做好檔案的積極性，同時也可以在施工過程中形成一個共識：只要資料不合格，就延期支付或不完全支付。通過在計量前引入資料的質(zhì)量檢查，可以將很多可能積累到最后才來解決的問題在日常就解決，防止“積小疾而成大病”，這對于項目的后期管理是非常有利的。（2）對施工、監(jiān)理單位的檔案人員應(yīng)納入管理受控范圍，對施工、監(jiān)理單位的檔案人員實行報備手續(xù)，不得隨意變更，出現(xiàn)變更時須向業(yè)主單位申請辦理變更手續(xù)，并納入合同制約條款，違者實施相應(yīng)處罰。以此保障施工、監(jiān)理單位檔案人員的穩(wěn)定性，避免因人員更替導(dǎo)致的工作脫節(jié)，從而保障檔案整理質(zhì)量和進度。（3）充分發(fā)揮監(jiān)理單位的監(jiān)督職能，要求其對施工單位的檔案整理質(zhì)量進行監(jiān)督、指導(dǎo)；同時，業(yè)主單位需聯(lián)合監(jiān)理單位定期開展項目檔案工作的階段性檢查。3.檔案整理工作的進度控制。要抓好各參建單位檔案整理工作的進度管理，首先應(yīng)將檔案工作納入各施工、監(jiān)理單位的合同管理，明確檔案工作進度要求、違約責(zé)任等，對施工、監(jiān)理單位形成一定的制約。其次，業(yè)主及監(jiān)理單位要履行好各自的監(jiān)督職能，確保檔案工作進度與工程進度同步。抓好各參建單位檔案的質(zhì)量和進度控制，還可采取一種更直接有效的辦法，那就是由業(yè)主單位編制印發(fā)項目檔案工作的綜合評比辦法，實行激勵機制，在項目實施過程中定期或階段性對監(jiān)理、施工單位進行檔案工作綜合評比，對檔案質(zhì)量和進度做得較突出的給予獎勵，對達不到要求的予以通報批評，提高他們對檔案工作的重視度和積極性。（四）重視各參建單位檔案安全管理。檔案安全工作直接關(guān)系到檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案作用的有效發(fā)揮。要做好項目檔案的安全管理，應(yīng)主要抓好以下幾點工作：1.檔案的安全管理范圍包括對紙質(zhì)文件材料的安全管理、對電子文件材料的安全管理、對檔案存放環(huán)境的安全管理等。2.在各參建單位中宣貫檔案安全工作的重要性，加強檔案安全工作監(jiān)督管理，業(yè)主單位負責(zé)對施工、監(jiān)理單位的檔案管理進行監(jiān)督，業(yè)主及監(jiān)理單位對施工單位進行監(jiān)督，同時各參建單位應(yīng)在日常工作中加強自我監(jiān)督。3.根據(jù)高速公路建設(shè)項目施工點多、施工單位辦公場所分散、資料分散整理、存放環(huán)境簡陋等特點，檔案在收集、整理及保管過程中較容易出現(xiàn)各種突發(fā)狀況，各參建單位應(yīng)制定檔案搶險應(yīng)急預(yù)案，出現(xiàn)險情時及時啟動應(yīng)急預(yù)案，保障檔案的安全。

六、結(jié)語

本文從建設(shè)項目檔案管理學(xué)習(xí)者的角度出發(fā)，對如何做好高速公路建設(shè)項目檔案管理工作作出了初步分析，希望能給高速公路建設(shè)項目檔案管理帶來一定的幫助，并請各建設(shè)項目檔案工作者共同探討、多提寶貴意見及建議。

作者:何燕飛 單位:廣東開陽高速公路有限公司

【參考文獻】

[1]重大建設(shè)項目檔案驗收辦法(檔發(fā)﹝2006〕2號).

[2]廣東省交通運輸廳.關(guān)于印發(fā)﹝廣東省交通運輸廳關(guān)于公路建設(shè)項目檔案的管理辦法〕的通知(粵交辦﹝2012〕406號)[Z].

[3]關(guān)于加強廣東省重大建設(shè)項目檔案工作監(jiān)管的通知(粵檔發(fā)﹝2015〕61號)[Z].

[4]宮曉東.企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)與運行[M].北京:中國工商出版社,2016(4).