導(dǎo)語(yǔ)：高職院校檔案信息化建設(shè)幾點(diǎn)探討一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)，智慧校園在各大院校改革中開(kāi)始興起。檔案管理作為高職院校發(fā)展中的重要組成部分，也開(kāi)始注重其信息化建設(shè)，本文先闡述智慧校園環(huán)境下高職院校檔案信息化建設(shè)的必要性，接著分析當(dāng)前高職院校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，最后提出智慧校園環(huán)境下高職院校檔案信息化建設(shè)措施，以此更好地促進(jìn)高職院校檔案管理的信息化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：高職院校；智慧校園；檔案管理；信息化

隨著智慧城市概念的提出，在高職院校發(fā)展中也開(kāi)始注重智慧校園的建設(shè)，高職院校在教育教學(xué)方面開(kāi)始融入信息化建設(shè)，利用信息化技術(shù)為師生進(jìn)行服務(wù)和學(xué)習(xí)。在智慧校園建設(shè)中高職院校開(kāi)始在校園范圍內(nèi)實(shí)施網(wǎng)絡(luò)覆蓋，通過(guò)各項(xiàng)服務(wù)的集合形成系統(tǒng)化的服務(wù)體系，以此更好地實(shí)現(xiàn)信息知識(shí)等數(shù)據(jù)的共享。通過(guò)智慧校園的建設(shè)，使得學(xué)校各個(gè)部門能夠突破一定的界限，以此更好地促進(jìn)高職教育的持續(xù)健康發(fā)展。當(dāng)前智慧校園的發(fā)展還處于起步階段，雖然實(shí)施的平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)共享，形成相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管系統(tǒng)都取得了一定的進(jìn)步，但是也存在一定的問(wèn)題。

一、智慧校園背景下高職院校檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）檔案信息化是構(gòu)建智慧校園的基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是高職院校實(shí)現(xiàn)智慧校園的基礎(chǔ)，高職院校發(fā)展的主要職能是進(jìn)行文化以及技能的傳授，同樣也擔(dān)負(fù)著進(jìn)行文化傳承的重任，本身也具有一定的文化蘊(yùn)含。當(dāng)前很多高職院校有著較為悠久的歷史，在數(shù)據(jù)收集方面具有自己的優(yōu)勢(shì)，這也是推動(dòng)檔案信息化進(jìn)行發(fā)展的有利條件。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，高職院校改革也進(jìn)入新階段，對(duì)外交流工作也日益頻繁，檔案管理工作開(kāi)展的形式，手段也發(fā)生了一定的變化。隨著數(shù)字化技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理在傳統(tǒng)方式的基礎(chǔ)上增加了使用圖片、視頻等形式進(jìn)行管理。在信息化發(fā)展趨勢(shì)下，高職院校也更加注重自身檔案的信息化管理水平，以此更好地促進(jìn)智慧校園的建設(shè)。（二）增加檔案信息存儲(chǔ)容量。隨著高職院校規(guī)模的不斷擴(kuò)展，檔案信息不僅從數(shù)量也從類型上不斷增加，傳統(tǒng)紙質(zhì)管理檔案的方式不僅占有較大的空間，擠壓時(shí)間較長(zhǎng)的檔案也要進(jìn)行銷毀處理，這就會(huì)在一定程度上導(dǎo)致檔案信息的流失。檔案信息管理中利用信息化技術(shù)，不僅在類型上更加具有多樣性，可以使用文本、圖像、音視頻等形式對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)，還可以占用較小的空間，保持檔案信息的時(shí)間也會(huì)比較持久。（三）提升檔案利用效率。高職檔案信息管理中傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保護(hù)形式在一定程度上具有客觀性，但是由于時(shí)間過(guò)長(zhǎng)會(huì)受到一定的磨損。隨著高職院校發(fā)展所涉及到的事務(wù)越來(lái)越多，對(duì)檔案的利用也會(huì)越來(lái)越頻繁，紙質(zhì)的檔案資料會(huì)因?yàn)榉磸?fù)使用查看出現(xiàn)一定的磨損現(xiàn)象。檔案信息經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理之后，對(duì)檔案的查詢只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)平臺(tái)的方式即刻找到自己所需要的資料內(nèi)容，通過(guò)這種方式能夠更好地提升檔案的利用效率，能夠使得檔案的管理和使用更加高效。另外加之紙質(zhì)形式的檔案不會(huì)被直接的接觸，也就提升了檔案的保存時(shí)間。

二、智慧校園環(huán)境下高職院校檔案信息化建設(shè)所存在的問(wèn)題

（一）認(rèn)識(shí)有待提升。高職院校檔案管理工作正在面臨轉(zhuǎn)型期，一方面是要將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的形式，將檔案信息進(jìn)行掃描，整理等一系列的過(guò)程。此外，還要將檔案信息與網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行相應(yīng)的整合，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理由原來(lái)的封閉狀態(tài)準(zhǔn)變?yōu)殚_(kāi)放的狀態(tài)，更好地提升檔案資源的利用效率。此外，高職院校檔案管理的部門規(guī)模相對(duì)比較小，投入也比較少，從而使得檔案管理工作毫無(wú)頭緒。此外，由于對(duì)檔案信息管理的認(rèn)識(shí)存在不足，一些檔案管理人員認(rèn)為檔案管理的信息化建設(shè)，就是將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮拥男问剑瑑H僅注重檔案的數(shù)字化進(jìn)程，關(guān)注自己身上的工作任務(wù)，但是對(duì)電子文件的收集和整理相對(duì)忽略，從而在一定程度上導(dǎo)致檔案管理工作會(huì)停滯不前。此外，一些管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案信息應(yīng)該具有一定的開(kāi)放性，在工作中僅僅將范圍限定在自身工作范圍之內(nèi)，與其他工作部門之間缺乏交流溝通。高職院校本身涉及到的檔案信息比較多，會(huì)包含干部，科研，教學(xué)等方面的科研內(nèi)容，檔案管理的局限性會(huì)在一定程度上影響到資源最終的開(kāi)發(fā)利用，導(dǎo)致高職院校最終的檔案信息管理不一致，影響到最終檔案管理的信息化進(jìn)程。（二）質(zhì)量有待提升。高職信息化建設(shè)中存在理念上的偏差，在檔案信息化建設(shè)中定位不夠準(zhǔn)確，基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，導(dǎo)致工作開(kāi)展效率不高，高職院校檔案信息化建設(shè)中會(huì)出現(xiàn)表面化和形式化的特征。對(duì)于高職院校發(fā)展來(lái)說(shuō)工作的重點(diǎn)一般是進(jìn)行教學(xué)，但是對(duì)檔案管理工作相對(duì)忽視，這樣也就造成在檔案信息化管理中的科研經(jīng)費(fèi)，資源等方面相對(duì)缺乏。此外，高職檔案管理信息化建設(shè)中還存在科技和資料質(zhì)量相對(duì)偏低的情況，不能很好的保證檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化。(三)人才素質(zhì)有待強(qiáng)化。高職院校檔案管理的信息化建設(shè)要注重人才素質(zhì)的信息化，當(dāng)前高職院校檔案管理中人員大多不是專業(yè)出生，往往會(huì)半路出家，缺少相對(duì)專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)操作知識(shí)也不夠熟練，不能很好的滿足檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。此外，高職院校檔案管理人員往往兼職比較多，工作相對(duì)繁瑣，一些檔案工作人員知識(shí)技能水平不能滿足工作的需求，對(duì)人員安排結(jié)構(gòu)也不夠合理，最終影響檔案管理人才素質(zhì)的提升。此外，高職院校檔案管理人員處于封閉狀態(tài)，不善于學(xué)習(xí)，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，不利于檔案管理信息化工作的開(kāi)展。

三、智慧校園環(huán)境下高職院校檔案信息化建設(shè)措施

（一）注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。高職院校檔案信息化建設(shè)中要注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，能夠從硬件和軟件兩個(gè)方面進(jìn)行建設(shè)，具體來(lái)說(shuō)硬件方面是在計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、存儲(chǔ)器等方面做好相應(yīng)的配備。軟件方面主要包括信息處理系統(tǒng)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等軟件等，只有軟硬件都配備齊全才能夠更好地開(kāi)展檔案信息化建設(shè)。高職檔案信息化管理中還要注重標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，高職院校檔案管理中要對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行制定，具備一定的技術(shù)方法，設(shè)備等。其中包括檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，標(biāo)準(zhǔn)等，能夠根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及發(fā)展趨勢(shì)對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化開(kāi)展。（二）強(qiáng)化資源建設(shè)。高職檔案信息資源建設(shè)中要能夠意識(shí)到資源建設(shè)處于其核心地位，高職院校在發(fā)展中要注重設(shè)定檔案管理的專門部門和數(shù)據(jù)庫(kù)，各個(gè)部門之間通過(guò)一定的權(quán)限對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息進(jìn)行使用。在資源建設(shè)中館藏檔案的數(shù)字化，電子信息的采集收集等都是資源建設(shè)中的重要內(nèi)容。高職院校檔案管理中要具備豐富的信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息之間的共享，以此也能夠更好地提升檔案信息的使用效率。（三）構(gòu)建安全保障體系。高職院校檔案管理信息化中要注重構(gòu)建信息安全保障體系，當(dāng)前，檔案信息資源利用嗯越來(lái)越廣泛，檔案信息的安全性需要有相應(yīng)的系統(tǒng)進(jìn)行保障。為此，這就需要在管理的組織、措施等方面制定相應(yīng)的規(guī)范，以信息的利用和保密為其核心，采用一定的手段和措施，以此更好地保障檔案信息安全性。（四）提升人才隊(duì)伍素質(zhì)。高職檔案管理信息建設(shè)進(jìn)程中要注重提升人才隊(duì)伍素質(zhì)，引進(jìn)更多的檔案管理和計(jì)算機(jī)方面的人才，為工作人員提供可以進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，以此更好地提升工作人員的專業(yè)知識(shí)和技能。具體來(lái)說(shuō)可以通過(guò)對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)和引進(jìn)，以此構(gòu)建有專業(yè)素養(yǎng)的人才隊(duì)伍，為高職檔案管理信息化的開(kāi)展提供一定的保障。

四、結(jié)語(yǔ)

在信息化發(fā)展趨勢(shì)下，高職院校也更加注重自身檔案的信息化管理水平，以此更好地促進(jìn)智慧校園的建設(shè)。但是當(dāng)前高職檔案管理信息化建設(shè)中還存在一定的問(wèn)題，具體來(lái)說(shuō)主要對(duì)檔案管理信息化認(rèn)識(shí)不足，不能有效地提升檔案管理的信息化效率。此外，檔案管理信息化質(zhì)量也有待進(jìn)一步提升。為此，在高職院校檔案信息化管理中要注重基礎(chǔ)設(shè)施和資源的建設(shè)，以此為檔案管理信息化的開(kāi)展提供最為基本的保障。還要注重信息的安全性設(shè)置，盡可能的提升檔案管理信息化的質(zhì)量和使用效率，對(duì)人才隊(duì)伍進(jìn)行培訓(xùn)，引進(jìn)等，以便最大程度上推進(jìn)高職院校檔案管理的信息化進(jìn)程。

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作者:李燕 單位:湖南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院