導(dǎo)語：工程設(shè)計檔案數(shù)字化風(fēng)險控制分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

在信息化大潮中，檔案數(shù)字化成為檔案工作的重要內(nèi)容。由于人員、技術(shù)和資金等原因，檔案數(shù)字化外包成為大多數(shù)檔案機構(gòu)的選擇。這種情況在工程檔案數(shù)字化中也是廣泛存在的。機遇與風(fēng)險共存，工程設(shè)計檔案數(shù)字化外包同樣也存在諸如內(nèi)容失密、載體受損風(fēng)等險。如何防范此類問題，這是當前工程檔案數(shù)字化外包中急需加以重視的問題。

一、工程設(shè)計檔案數(shù)字化外包存在的風(fēng)險

1.外包公司缺乏市場規(guī)范。外包公司的運行機制是社會各要素在一定階段相互作用的結(jié)果，健全的服務(wù)體系有利于外包公司的長期發(fā)展，目前多數(shù)外包公司的社會影響比較小，缺乏規(guī)模效應(yīng)。在工程設(shè)計檔案招標時，有些公司為中標提供過低報價，擾亂秩序的同時也給中標后的整理工作帶來了資金隱患。由于缺乏行業(yè)規(guī)范，有些資質(zhì)不足的外包公司為做典型、做案例，承接著超出公司能力范圍的檔案整理工作。外包公司承擔(dān)著超出其業(yè)務(wù)能力的許多業(yè)務(wù)工作，“受多種因素影響外包公司所能提供的服務(wù)以檔案整理和數(shù)字化掃描加工為主，對于檔案代存、電子文件管理、信息系統(tǒng)開發(fā)等對于場地或技術(shù)要求較高的服務(wù)內(nèi)容則很少涉足”[1]。許多小型外包公司因為提供的服務(wù)難以滿足發(fā)包方的要求而逐漸被市場所淘汰。市場的失序是風(fēng)險產(chǎn)生的最大誘因。2.外包公司人員配備不合理?！稒n案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》規(guī)定外包公司需按照內(nèi)部管理機制，配備符合實際需要的、具有相應(yīng)崗位職業(yè)資格的員工。一般應(yīng)包括檔案專業(yè)人員和其他各類專業(yè)技術(shù)人員[2]。然而，少有外包公司配備有穩(wěn)定的具有相應(yīng)崗位職業(yè)資格的員工，檔案專業(yè)人員在整理工程設(shè)計檔案過程中往往是以臨時的理論和技術(shù)指導(dǎo)的身份參與項目。參與的過程集中于項目開始和結(jié)束，對過程中出現(xiàn)的問題無法進行及時的解決。3.發(fā)包方對檔案核心業(yè)務(wù)認識不足。發(fā)包方指檔案管理部門和建設(shè)單位，發(fā)包方在檔案外包加工管理過程中處于主導(dǎo)地位。檔案業(yè)務(wù)外包開展前提是分清檔案部門的核心業(yè)務(wù)、核心優(yōu)勢，避免將核心業(yè)務(wù)外包[3]。在檔案管理部門的檔案業(yè)務(wù)核心價值認識不足的前提下進行工程設(shè)計檔案外包，將原本不應(yīng)該、不允許外包甚至是仍涉密的核心檔案外包的行為，短期內(nèi)能提高工作效率，達成“存量數(shù)字化”目標，但從長遠來看必然會危害檔案信息安全，甚至是使得整個單位的外包工作失序。工程設(shè)計檔案數(shù)字化外包由于缺乏市場規(guī)范，人員配備不合理，發(fā)包方核心業(yè)務(wù)認識不足、逆向選擇等原因存在不同的風(fēng)險。作者在充分分析的基礎(chǔ)上認為，要解決這個問題應(yīng)從多方面入手：建立行業(yè)協(xié)會，依靠檔案學(xué)會，加強資質(zhì)評估，制定統(tǒng)一標準，規(guī)范整理工作，數(shù)據(jù)互通，發(fā)展眾包新思路，使外包公司不斷向科技密集型公司發(fā)展。工程設(shè)計檔案檔案業(yè)務(wù)外包風(fēng)險管理工程設(shè)計檔案數(shù)字化外包中的風(fēng)險控制陳淑青徐海靜檔案部門的監(jiān)督指導(dǎo)是檔案部門存在的核心意義之一[4]，但在外包工作過程中檔案部門缺乏領(lǐng)導(dǎo)規(guī)范，在一定程度上無法明確地對工程檔案外包的范圍進行要求，不對外包工作作出整體性的規(guī)劃和設(shè)計，習(xí)慣性低估外包中的風(fēng)險必然導(dǎo)致各種問題的產(chǎn)生。發(fā)包方監(jiān)管不到位必然導(dǎo)致外包公司自主權(quán)過剩的問題。4.發(fā)包方逆向選擇風(fēng)險。在工程設(shè)計檔案管理信息技術(shù)外包過程中，發(fā)包方與外包服務(wù)商所擁有的信息是不對稱的，發(fā)包方向外包公司購買信息技術(shù)包含直接購買成品軟件、購買成品軟件并要求進行適應(yīng)性修改及開發(fā)全新系統(tǒng)三種。在無經(jīng)費預(yù)算的前提下首選第三種服務(wù)，假設(shè)發(fā)包方足夠幸運在難以完全了解外包服務(wù)商所能提供的服務(wù)前提下選擇了合適的服務(wù)商，在系統(tǒng)設(shè)計階段也會出現(xiàn)諸多問題。發(fā)包方由于前期知識不足，難以表達清楚系統(tǒng)需求，隨著項目的開展，發(fā)包方會不斷增加新的要求，會影響到項目的可行性，甚至?xí)霈F(xiàn)管理策略斷裂的風(fēng)險。5.檔案載體的受損風(fēng)險。多數(shù)外包公司工作場所的溫濕度是不適合檔案保存要求的，未整理的檔案和整理完畢的檔案往往堆放于同一辦公區(qū)域內(nèi)，在整理過程中對檔案進行搬運、拆盒、整理、裝盒容易對檔案實體造成損害。工程設(shè)計檔案多數(shù)為圖紙，為了保證上柜檔案的美觀需要拆分檔案，拆解后檔案的折疊是一個大問題。由于外包公司人員流動性大，工作人員多不知道如何折疊圖紙、如何在圖紙上打碼，這時若隨意操作必然導(dǎo)致返工，很容易出現(xiàn)一份檔案多次整理導(dǎo)致載體破損的問題。在對檔案進行數(shù)字化加工和錄入的過程中，由于操作流程的不統(tǒng)一，需要反復(fù)拆盒裝盒，甚至?xí)霈F(xiàn)重復(fù)整理，不僅降低了工作效率，對檔案本身來說也是一場災(zāi)難。6.檔案內(nèi)容失密風(fēng)險。工程設(shè)計數(shù)字檔案外包，為方便提供圖文給各施工、監(jiān)理單位參考，圖文制作會選擇專業(yè)的外包公司，但外包公司的工作環(huán)境及傳遞圖文使用的即時通訊軟件存在極大的失密風(fēng)險，保密協(xié)議的約束條款形同虛設(shè)。項目檔案信息管理系統(tǒng)一般為非保密系統(tǒng)，外包公司項目結(jié)束之后一般不會對設(shè)備上的檔案資料進行深度刪除，留下泄密的隱患。

二、工程設(shè)計檔案數(shù)字化外包風(fēng)險的防范

1.加強行業(yè)引導(dǎo)和行業(yè)自律。一個行業(yè)的長期發(fā)展不僅需要構(gòu)筑動力機制，也需要有行業(yè)的規(guī)范。我國的檔案外包公司與國外的商業(yè)性文件中心很相似，但商業(yè)性文件中心的發(fā)展比較成熟，規(guī)模龐大且已經(jīng)成為一種文件信息管理服務(wù)行業(yè)，行業(yè)協(xié)會———國際文件與信息管理服務(wù)行業(yè)協(xié)會（PRISM）在規(guī)范行業(yè)秩序、加強行業(yè)自律、促進信息服務(wù)行業(yè)健康發(fā)展上起到了重要作用。我國外包公司當前發(fā)展還不夠成熟，僅有少數(shù)地區(qū)成立了行業(yè)協(xié)會，如上海市信息服務(wù)業(yè)行業(yè)協(xié)會。但檔案學(xué)會幾乎是每個省份都有的，應(yīng)鼓勵檔案外包服務(wù)公司以會員的身份參與學(xué)會活動，雙方進行理論和實踐方面的探討。外包公司內(nèi)部應(yīng)該形成系統(tǒng)的管理制度，制定合理的工作流程，責(zé)權(quán)分明，使整個工作有章可循，有條件的公司要不斷擴展所能提供服務(wù)的深度，逐步向綜合性的檔案整理、寄存機構(gòu)轉(zhuǎn)型。檔案整理過程中要與發(fā)包方及時反饋項目問題和進度，外包公司之間應(yīng)該加強交流與合作，以促進檔案外包服務(wù)行業(yè)的規(guī)?；l(fā)展。政府應(yīng)該加大對檔案服務(wù)外包公司扶持力度，實行“以獎代補”[5]，引導(dǎo)他們進行技術(shù)創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型升級，提升整體盈利能力。在外包公司的考核體系中加入項目完成質(zhì)量和信息安全的部分，做到全程有效監(jiān)督。2.加強從業(yè)人員培訓(xùn)。公司應(yīng)配備比較穩(wěn)定的專業(yè)技術(shù)人員，工作人員應(yīng)該具有崗位所要求的知識，熟悉相關(guān)法律法規(guī)及檔案工作標準。公司從業(yè)人員比例應(yīng)該符合相關(guān)要求，有計劃地整體提升工作團隊的專業(yè)素質(zhì)，定期開展工作經(jīng)驗交流、繼續(xù)教育活動和相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有條件的公司可以邀請當?shù)貦n案學(xué)會的人員進行指導(dǎo)交流。同時要提高公司的盈利水平，向科技密集型公司轉(zhuǎn)型，整體提升工作人員的福利待遇，激發(fā)工作人員的積極性。3.通過立法規(guī)范發(fā)包行為。發(fā)包方做好監(jiān)督工作，避免核心業(yè)務(wù)外包首先解決的是有關(guān)規(guī)范問題，通過立法規(guī)范其發(fā)包活動。2014年的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》明確規(guī)定了可以進行數(shù)字化外包的必須是非涉密的檔案，根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標。2015年的《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范》對發(fā)包工作作出了合法、安全、可控等原則要求，也對發(fā)包工作的過程與要求作出了規(guī)定。地方可以根據(jù)這些規(guī)范詳細制定各項標準，對核心業(yè)務(wù)進行區(qū)分。為了實現(xiàn)全過程的監(jiān)督，發(fā)包方不應(yīng)該一次性將全部檔案交由外包公司，應(yīng)該按照工作計劃分批調(diào)檔。外包公司指定專人記錄外包項目總體進展，形成外包項目管理檔案，不僅能使得外包公司工作有序進行，也有利于后期驗收工作的順利開展?！督ㄔO(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）規(guī)定了建設(shè)工程檔案的驗收標準，發(fā)包方可以參照此標準制定詳細的驗收標準提供給外包公司，在預(yù)驗收階段把好關(guān)，不隨意提供檔案驗收認可文件以保證外包工作質(zhì)量。4.發(fā)包方選擇有法可依。《檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》規(guī)定，檔案保管外包服務(wù)機構(gòu)可通過檔案保管外包服務(wù)行業(yè)組織開展能力評估。目前，我國外包行業(yè)服務(wù)的行業(yè)組織尚未完全建立，可先由各地城建檔案館工作人員、檔案學(xué)會人員、高校檔案工作者及外包公司管理人員一起制定出專業(yè)化的安全管理要求、評估體系和監(jiān)管機制。根據(jù)《檔案保管外包服務(wù)能力評估表》，定期對提供工程檔案管理外包服務(wù)的公司進行能力評估并公布評估等級，促進行業(yè)有序競爭和發(fā)展。發(fā)包方在開展外包工作時，對本館的紙質(zhì)文件數(shù)字化要求和電子文件極其元數(shù)據(jù)要有充分的了解，參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》的規(guī)定結(jié)合未來可能存在的需求，詳細列出本單位所需的管理系統(tǒng)的基本功能要求提供給外包公司，并與之探討最優(yōu)化的外包方案。涉密項目必須建立檔案管理系統(tǒng)的話，參照《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護技術(shù)要求》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行[6]。5.規(guī)范實體檔案的整理工作。在招投標階段，發(fā)包方要實地考察外包公司的辦公環(huán)境，根據(jù)有關(guān)安全管理的要求整體評估待合作的公司。理想條件下可以要求外包公司帶領(lǐng)整個團隊到發(fā)包方所在單位開展檔案整理工作，雙方指定專員定期對數(shù)字化加工場所進行巡查。工程設(shè)計檔案的拆解和圖紙的折疊必須要在發(fā)包方允許的前提下進行，調(diào)檔按照整理計劃分批進行，每次都要做好涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查，檔案實體破損、殘缺的要進行登記與處理，并填寫交接清單[7]。為解決重復(fù)打碼的問題，首先將工作人員進行分組，保持一個系列文件由一個小組完成，每個工序都有固定的班底。其次，可以參考《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》對制定檔案流程單的要求，在每一卷檔案的首頁加入一份檔案整理進度表，整理的工作人員在上面填寫檔號、確定歸檔范圍、是否打碼、數(shù)量、加工時間、整理過程中出現(xiàn)的問題等信息，使得下一個整理的人看到進度表就對本卷信息一目了然。6.嚴格要求，保障內(nèi)容安全。在招投標階段，應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的外包公司。與外包公司簽訂保密協(xié)議并要求檔案保管外包公司提供與員工依法簽訂的勞動合同和保密協(xié)議等文件，向外包公司強調(diào)設(shè)計檔案的涉密部分并使其了解相關(guān)的法律規(guī)定。外包公司應(yīng)該對人員進行保密教育，休息時間檔案不得隨意放在加工工位。在加工場所配備無死角的監(jiān)控設(shè)備并由檔案部門派專人負責(zé)視頻監(jiān)控系統(tǒng)，對檔案的數(shù)字化加工設(shè)備采取物理或者技術(shù)手段防止信息的拷貝，在購買或者設(shè)計管理系統(tǒng)階段要對數(shù)據(jù)獲取權(quán)限進行明確的劃分，移動存儲截至指定專人保管。項目完成后，外包公司應(yīng)該將其加工設(shè)備中的存儲介質(zhì)移交給檔案館，檔案館要詳細檢查設(shè)備上是否有信息殘留并進行刪除[7]?？偠灾?，提供工程設(shè)計檔案數(shù)字化外包服務(wù)的公司應(yīng)逐步向科技密集型行業(yè)轉(zhuǎn)型，加快建立行業(yè)協(xié)會規(guī)范市場行為。設(shè)計企業(yè)、檔案管理部門和建設(shè)單位在發(fā)包前要充分做好承包公司的資質(zhì)審查工作，明確核心業(yè)務(wù)和圖檔系統(tǒng)需求及權(quán)限設(shè)置，成立相應(yīng)的工作小組全程監(jiān)督工程外包數(shù)字化工作，嚴格把控外包工作質(zhì)量。

參考文獻

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[6]DA/T28-2018，建設(shè)項目檔案管理規(guī)范[S].

[7]國家檔案局.檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范www.zgdazxw.com.cn/news/2015-01/29/content_84254.htm，2018—07-02

作者:陳淑青 徐海靜