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【摘要】傳統(tǒng)管理手段向信息化發(fā)展，是信息時(shí)代的必然產(chǎn)物，也是提升工作效率，以行為最優(yōu)化、資源最優(yōu)化達(dá)成理想管理的必要渠道。近年來(lái)，各領(lǐng)域均展開(kāi)了對(duì)于信息化管理的探討。本文基于信息化管理需求，對(duì)人事檔案進(jìn)行管理途徑的探索，以期能夠?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)域提供一些借鑒。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;信息化管理

從現(xiàn)狀來(lái)看，信息化管理手段主要是指將信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化，再以統(tǒng)計(jì)學(xué)功能實(shí)現(xiàn)管理的形式。在使用信息和調(diào)取信息時(shí)，可直接根據(jù)關(guān)鍵詞搜索，在相對(duì)更短的時(shí)間內(nèi)獲得結(jié)果。兩者相比而言，在人事檔案的管理需求下，采取數(shù)字化的管理方式，顯然更具有現(xiàn)實(shí)優(yōu)勢(shì)。

一人事檔案信息化管理的優(yōu)越性

第一，操作簡(jiǎn)捷。相對(duì)于需要制作表格，并在表格中填寫文字的方式，人事檔案信息化管理的存入功能，無(wú)疑有著較大的簡(jiǎn)捷優(yōu)勢(shì)性。使用計(jì)算機(jī)能夠在更短時(shí)間內(nèi)將信息填入完畢，并較大程度上減少“筆誤”的發(fā)生。同時(shí)，在信息存入方面，采取信息化管理的形式，也更為簡(jiǎn)單便捷。原因在于，檔案管理需要?dú)w檔和分類，在此之后還需要進(jìn)行排序和編號(hào)，由此方便查找。而在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行操作，此類功能均為一鍵實(shí)現(xiàn)。故此，其優(yōu)勢(shì)顯而易見(jiàn)。第二，信息處理快捷?；谛畔⒒瘜?duì)人事檔案的保存，管理者對(duì)特定信息的修改，只需要根據(jù)關(guān)鍵詞搜索，在獲取信息后直接修改并提交便可。而傳統(tǒng)檔案管理方式，先要在檔案簿中查詢編號(hào)，再翻找相關(guān)檔案，之后才能夠在原檔案基礎(chǔ)上進(jìn)行修改。如果修改信息較多，則需要重新制作信息，再將文件放入特定的檔案夾中。由此可見(jiàn)，信息化的人事檔案處理更為快捷。第三，具有檢索功能。傳統(tǒng)人事檔案管理的查找，主要依據(jù)編號(hào)實(shí)現(xiàn)，如“檔案柜編號(hào)+排數(shù)+位置”的數(shù)字組合。而采取數(shù)字化的檔案管理，則可以直接輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，如直接搜索人名，計(jì)算機(jī)便會(huì)在系統(tǒng)中展示人名所覆蓋的信息。另外，檢索功能還能夠滿足模糊搜索需求，如通過(guò)年齡、籍貫、政治面貌、民族、性別等因素進(jìn)行搜索，由此也能幫助管理者提供特定信息分類的功能。第四，管理日志。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，責(zé)任意識(shí)較強(qiáng)的管理人員會(huì)對(duì)每次信息操作進(jìn)行記錄，包括信息的修改、覆蓋、增加、刪減等。而更多的管理人員則不會(huì)保留原始記錄，導(dǎo)致信息出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行復(fù)原。采取信息化管理方式，則可以自動(dòng)生成管理日志，并保存可設(shè)定次數(shù)的原始版本，由此避免在特殊需求下難以獲取原始信息的問(wèn)題。第五，保密功能。將用戶信息存入到數(shù)據(jù)庫(kù)中是目前相對(duì)安全的一種手段。原因在于，傳統(tǒng)的人事信息管理，即使能夠設(shè)立獨(dú)立房間，也不會(huì)構(gòu)建復(fù)雜的安保設(shè)施。如此意味著，信息的盜取者只要通過(guò)大門，便能夠?qū)⑷耸滦畔⑷〕龌蚴切薷?。而?shù)據(jù)庫(kù)則有著更為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆烙鶛C(jī)制，“非法”獲取信息的成本顯著提升。并且，權(quán)限管理機(jī)制能夠?qū)⒇?zé)任主體設(shè)置到個(gè)人，由此避免濫用職權(quán)的情況發(fā)生。

二實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的途徑

第一，加強(qiáng)信息化建設(shè)。在構(gòu)建的人事檔案信息化的基礎(chǔ)上，必須要重點(diǎn)考慮到人事管理的全面信息化建設(shè)需求。具體在于：其一，基礎(chǔ)信息的管理。信息化信息管理與傳統(tǒng)檔案的信息管理不同，在進(jìn)行基礎(chǔ)信息管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)做到及時(shí)地糾錯(cuò)，以及配置相對(duì)完善的審查制度，進(jìn)而保證信息的準(zhǔn)確性；其二，確保信息時(shí)效性。雖然計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以保證修改等處理信息的行為，能夠第一時(shí)間反饋到用戶使用頁(yè)面上。但是，也要考慮到綜合時(shí)效性的問(wèn)題。例如，人事管理系統(tǒng)中需要大量的分組依據(jù)，在信息進(jìn)行修改后，要求第一時(shí)間改變被修改信息的所有分組標(biāo)簽，并為使用者提供查找和分類功能；其三，信息化管理手段，并不是直接將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲ切枰峁┥疃鹊男畔⒐芾砉δ?。即以往紙質(zhì)檔案難以借助統(tǒng)計(jì)學(xué)而實(shí)現(xiàn)對(duì)公司的人事信息數(shù)據(jù)化管理，在采用信息化管理后，應(yīng)當(dāng)有效地體現(xiàn)該功能，由此為組織發(fā)展提供信息助力。第二，實(shí)現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。目前，國(guó)內(nèi)在進(jìn)行人事信息檔案信息化管理時(shí)，多采用相對(duì)簡(jiǎn)化的方式，即將原有的紙質(zhì)錄入方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊浫?。不過(guò)，雖然在檔案信息的安全性和便捷性需求上有所滿足，但仍舊維持在原有的管理思維上，并不符合信息管理的根本需求。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)在人事信息管理系統(tǒng)中構(gòu)建全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，使人事信息能夠更加全面地實(shí)現(xiàn)管理。例如，企業(yè)在對(duì)員工進(jìn)行綜合信息評(píng)比時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)除了員工的基本信息外，還能夠進(jìn)行綜合信息對(duì)比，并直接反饋給使用者相關(guān)結(jié)果。事實(shí)上，人事檔案信息化管理并不是“趕時(shí)髦”，而是以企業(yè)發(fā)展為最終目的所采取的有效管理手段。若是僅將信息錄入到系統(tǒng)中，其所能夠起到的價(jià)值必然有限，并且也會(huì)令企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于弱勢(shì)。第三，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的動(dòng)態(tài)化管理。在以往的組織經(jīng)營(yíng)中，檔案管理的工作人員多屬于“閑職”，檔案信息也不會(huì)得到更新?？梢岳斫鉃椋髽I(yè)員工的檔案從其進(jìn)入到企業(yè)開(kāi)始，便一直封存到檔案柜中，直至員工離開(kāi)企業(yè)才會(huì)將檔案取出。存放持續(xù)期內(nèi)多不會(huì)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改，若出現(xiàn)員工的內(nèi)部調(diào)配或升職，也僅是將檔案換一個(gè)位置。這種檔案管理方式，甚至可以直接認(rèn)定為“看管”，而不是管理。所以，在人事檔案信息化建設(shè)完成后，應(yīng)對(duì)人事信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，并及時(shí)報(bào)備和修改信息，使檔案與企業(yè)發(fā)展同步。同時(shí)，不僅要加強(qiáng)檔案的管理，也要提升檔案的應(yīng)用，使其具備使用價(jià)值。第四，構(gòu)建檔案使用的信息平臺(tái)。在人事檔案信息化建設(shè)完成之后，應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限，由此促使檔案得到更加廣泛的使用。例如，除了特定檔案管理人員外，其他部門管理者可以獲得本部門人事信息查閱的權(quán)限，由此增進(jìn)彼此之間的了解。再如，信息平臺(tái)中開(kāi)放績(jī)效管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)績(jī)效與員工信息的匹配，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)員工的績(jī)效管理，還能夠計(jì)算出績(jī)效與員工特征的匹配性，進(jìn)而提出更為合理的績(jī)效模式。事實(shí)上，人事檔案有著較高的實(shí)用價(jià)值，能夠有效幫助企業(yè)提升業(yè)績(jī)水平，并為企業(yè)挖掘出更有助于發(fā)展的核心員工。從“20/80法則”來(lái)看，企業(yè)能夠在人力資源中相對(duì)準(zhǔn)確地匹配出核心員工，將決定其在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。所以，不僅是人事檔案信息開(kāi)發(fā)者需要注意該需求，企業(yè)的管理層也必須要客觀地認(rèn)識(shí)到信息價(jià)值，由此才能夠真正地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

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作者:劉瑋 單位:廣東金融學(xué)院