導(dǎo)語：檔案數(shù)字化管理與信息安全分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

檔案的數(shù)字化管理隨著信息化社會的建立和發(fā)展已成為一種必然。信息永久全真保存、方便利用者查閱、無紙化管理辦公和低成本原件長期保存是數(shù)字檔案的直接特點。因此，全國許多檔案館都在積極建設(shè)數(shù)字化檔案館，開展檔案的數(shù)字信息化改造，為廣大利用者提供方便快捷的檔案服務(wù)。然而，在檔案數(shù)字化發(fā)展給我們帶來諸多便利的同時，檔案數(shù)字化后的安全問題已成為除數(shù)字檔案真實性、唯一性之后的又一重要問題。檔案信息安全不僅關(guān)系到檔案信息的真實性、檔案的安全性，也關(guān)系到個人的信息保密性，所以應(yīng)該很好地加以研究和重視。

一、檔案數(shù)字化及其發(fā)展的必要性

所謂的數(shù)字檔案，是指相對傳統(tǒng)的信息與紙質(zhì)載體一體而言的一種信息與載體分離的數(shù)字化形式。其特點是載體是數(shù)字信息，可通過編輯軟件進行修改，可通過網(wǎng)絡(luò)或存儲器向外傳播，可通過計算機技術(shù)進行快速檢索，可提供給不同區(qū)域的多個用戶同時使用，必要時還可以下載保存等等。正是因為檔案數(shù)字化的以上特點構(gòu)成了數(shù)字檔案的真實性、唯一性、安全性等方面的問題。因此，有必要結(jié)合信息安全基本方法更加深入地研究和探討檔案數(shù)字化管理的新方法和新問題，建立數(shù)字化檔案從生成到歸檔的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)密切相關(guān)、互為保證、相對獨立的運行管理模式，從制定相應(yīng)的管理制度和采取必要的技術(shù)手段兩方面規(guī)范和保障數(shù)字檔案的真實性、唯一性和安全性，同時也要從法律上保障數(shù)字檔案的有效性。隨著科學(xué)技術(shù)的進步、信息爆炸式的發(fā)展、事業(yè)飛速擴張和對外交流日益增多，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案管理已無法滿足檔案管理者和使用者要求。檔案數(shù)字化處理技術(shù)進步、計算機的普及和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，為檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)和應(yīng)用上的可能。因此，檔案的數(shù)字化管理是大勢所趨，特別是對于單套制已成發(fā)展趨勢的今天，更應(yīng)該及早重視檔案數(shù)字化發(fā)展和普及。

二、信息安全及其重要性和主要措施

信息安全是指信息在生成、采集和傳輸中，不受人為或自然因素影響，或在遭到破壞、更改、泄露等情況下，信息的保密性、完整性、可用性、真實性和可控性依然可以保證，系統(tǒng)依然可以連續(xù)可靠正常地運行，信息服務(wù)依然可以進行。目前保障信息安全主要采取的措施如下：（1）構(gòu)建安全硬件構(gòu)架：采用高穩(wěn)定性、高可靠性、高可用性的硬件設(shè)備。（2）軟件防護：采用防火墻防止外來攻擊；采用殺毒軟件，去除外來病毒對信息系統(tǒng)的傷害，防止信息外泄、篡改和破壞等。（3）網(wǎng)絡(luò)保護：采用物理的、分區(qū)域、分等級等方法，防止有意或無意的對信息系統(tǒng)服務(wù)器和用戶終端的破壞。（4）建立安全管理體系：大量事實證明，信息安全的最大隱患來自內(nèi)部，因此建立、健全內(nèi)部的信息管理制度十分重要。

三、檔案數(shù)字化管理與信息安全的主要問題

檔案是指在社會活動中所形成的有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲影等不同載體的材料。它們是社會發(fā)展和歷史的見證。隨著社會歷史的發(fā)展，檔案館存儲的檔案量急劇增多，形成巨大而內(nèi)容豐富的館藏資源，如何收藏、管理和利用好檔案資源已成為各個檔案館必須很好解決的問題，是社會管理工作的重要問題。信息社會下的檔案數(shù)字化管理是解決檔案收藏、管理和利用的最佳手段。要逐步實現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化、信息網(wǎng)絡(luò)的安全化、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息利用的全員化。然而，筆者認為就目前檔案數(shù)字化管理與信息安全方面還存在許多有待解決的問題，主要表現(xiàn)在以下方面：1.認識上的不足。多年來，檔案工作一直處在“重收藏，輕利用”的狀況，認識上也只是將檔案館作為一種資料倉庫，缺乏應(yīng)有的重視和挖掘利用，結(jié)果是館藏檔案上千萬，檔案利用近為零。這樣的原因不僅是管理手段落后所致，更是對檔案工作的認識不足所致。2.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不足和滯后。早在2002年開始國家檔案局、地方和行業(yè)檔案管理部門就頒布了一系列國家法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)、地方和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（國家標(biāo)準(zhǔn)，2002）、《電子文件歸檔與管理暫行辦法》（國家檔案局第6號令，2003）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（國家檔案局，2005）、《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》（國家檔案局，2010）等。然而在實際工作中，由于信息技術(shù)的高速發(fā)展和各種新問題的出現(xiàn)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范常常明顯不足和遲后，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一直是處于實踐摸索中，尤其是地方和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。這樣的結(jié)果導(dǎo)致數(shù)字化檔案建設(shè)時常出現(xiàn)不確定或反復(fù)修改等問題，建設(shè)信息平臺的資源難以共享，數(shù)字化檔案信息安全受到威脅，建設(shè)成本和維護成本過高，甚至出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)、耗費耗時等問題。3.信息安全手段落后。在數(shù)字化檔案建設(shè)中，紙質(zhì)材料的數(shù)字化大多依靠檔案館管理人員的人工掃描和文檔分類管理進行。許多地區(qū)數(shù)字化檔案管理剛剛起步，需要將數(shù)十年甚至上百年的紙質(zhì)材料采用人工掃描的方式進行數(shù)字化，這樣做不僅工作量巨大，而且極易損壞原件。在這個過程中還有可能產(chǎn)生人為的操作錯誤，更為嚴(yán)重的是帶來檔案信息安全隱患，包括無意的信息外泄、有意地信息篡改和刪除等。因此，如何采用高科技手段，在減少數(shù)字化檔案建設(shè)工作量且不損壞原件的同時，提高數(shù)字化檔案的信息安全，是一個值得很好研究和思考的問題。另外，在數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)和終端的安全管理方面，安全管理機制，信息安全分級、身份認證體制、信息應(yīng)用和內(nèi)外網(wǎng)安全隔離等方面也存在一些安全隱患。

四、針對數(shù)字檔案管理與信息安全問題的幾點對策

1.法律制度層面。認真研究落實國家、行業(yè)和部門對數(shù)字化檔案管理制度的同時，要結(jié)合自身的發(fā)展和特點，從構(gòu)建現(xiàn)代化數(shù)字化檔案系統(tǒng)、適應(yīng)信息社會發(fā)展需要的角度制定數(shù)字檔案管理制度。制度要細化和可執(zhí)行，在這個過程中保證檔案信息的真實性是首位。制度既要有效利用好檔案信息，保存好社會的發(fā)展歷史，又要保證數(shù)字檔案的安全。要充分發(fā)揮數(shù)字信息和電子網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)優(yōu)勢，建立不同類別的數(shù)字檔案相應(yīng)的導(dǎo)入、分類、保密、認證和權(quán)限制度。2.管理層面。數(shù)字檔案的生成，是保障檔案信息真實性的第一步，要在不損壞原件的前提下保證數(shù)字檔案的完整和真實，要有嚴(yán)格的核對程序。要嚴(yán)格控制參加此項工作的人員人數(shù)，選用政治素質(zhì)高、紀(jì)律性強的人員參加此項工作，并要求簽署保密協(xié)議。數(shù)字檔案的生成可以采用電子掃描、照相等方式獲取檔案的數(shù)字信息，并按照事先設(shè)計好的存儲清單存儲檔案信息，要嚴(yán)格按照國家和地方等有關(guān)規(guī)定創(chuàng)建數(shù)字檔案庫。存有大量數(shù)字檔案信息的服務(wù)器是數(shù)字檔案館的核心硬件，對于它的管理要有專人負責(zé)，并且在技術(shù)上采用保密存儲的方式。服務(wù)器通過網(wǎng)絡(luò)與終端相連，這是一條既方便也危險的信息傳輸通道，為保證服務(wù)器的安全和數(shù)字檔案的真實性，除給服務(wù)器安裝防火墻和放病毒軟件外，有些特別重要的檔案信息必須采用物理隔斷方式，對此應(yīng)有特別嚴(yán)格的管理手段。在數(shù)字檔案建立過程中，我們可以借助數(shù)字信息處理與識別技術(shù)對館藏檔案進行鑒別和分級。對于特別珍貴文獻材料，要優(yōu)先數(shù)字化，以防止文獻材料信息的遺失。3.應(yīng)用層面。為保證數(shù)字檔案館的信息安全，要求所有數(shù)字檔案館利用者，必須采用已有的實名制登陸，可以考慮到各種檔案的分級利用和管理，可以對數(shù)字檔案庫設(shè)置不同類型、等級、區(qū)域的應(yīng)用對象。檔案館還是社會制定未來發(fā)展的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)來源。檔案的數(shù)字化后，各種所需材料的檢索將變得十分簡單和快捷。同時，只要解決好信息安全問題，數(shù)字檔案的利用將不受地理位置、時間和場所的限制。

作者:王爽 單位:沈陽飛機工業(yè)（集團）有限公司