導(dǎo)語：行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理方法研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：目前，我國的行政事業(yè)單位急需要在新時期下，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加強構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理。本文分析了行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的重要性、以及數(shù)字化檔案管理需要具備的條件，并提出了加強數(shù)字化檔案管理的方法。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化管理

1前言

檔案，就是指個人或者是組織在工作、生活等方面中應(yīng)用文字、音像等方式呈現(xiàn)的歷史記錄，其具有豐富的信息資源。然而在新時期下，行政事業(yè)單位的檔案管理存在著查找資料慢、檔案管理分散、檔案管理人員意識差等問題，需要行政事業(yè)單位跟隨信息時代的發(fā)展腳步，構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理。

2行政事業(yè)單位實行檔案數(shù)字化管理的必要性

行政事業(yè)單位就是指國家機關(guān)以國有資本舉辦的，從事教育、文化等活動的社會組織，絕大多數(shù)行政事業(yè)單位以公益性為目的[1]。而行政事業(yè)單位在檔案管理上一般分為人事檔案、基建檔案等管理方式，這些檔案的管理方法成為了事業(yè)單位人員管理所采用的重要方式。檔案管理需達(dá)到快捷、方便查找信息的作用，才能利于使用者的管理。但是這種傳統(tǒng)的檔案管理方式在新時期的發(fā)展下，暴露了許多的不足之處，比如說以往的檔案管理方式效率低、保密性差、檔案查找難度大等，但是現(xiàn)如今推廣的數(shù)字化的檔案管理方式，大大改善了以往的檔案管理弊端。通過計算機檢索使得檔案查找更加便捷，而檔案數(shù)字化的管理功能也促進(jìn)了行政事業(yè)單位的發(fā)展。首先，在新時期下科學(xué)技術(shù)迅猛的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于行政事業(yè)單位的檔案管理工作，傳統(tǒng)的檔案管理成本較高，而新時期下數(shù)字化的檔案管理方式更有自身發(fā)展的優(yōu)勢[2]。與以往的檔案管理方式相比，不僅減少了管理人員的數(shù)量，降低了檔案管理的費用，從而提高了行政事業(yè)單位檔案管理的工作效率。另外，行政事業(yè)單位的人員流動性大，需要及時的掌握職員的入職、調(diào)動、退休等情況，需要建立有效的檔案，方便信息的查找，而數(shù)字化的檔案管理方式既實現(xiàn)了檔案信息的保密性處理，又加快了辦公效率。其次，傳統(tǒng)的檔案管理方式，通常采用的是紙質(zhì)的檔案保存方式，由于檔案數(shù)量多，這樣的檔案管理方式存在的弊端是檔案文件容易受到破損、檔案查找不方便等，而新時期下數(shù)字化的檔案管理方式排除了外界環(huán)境的干擾，應(yīng)用無紙化的檔案管理方法，有利于檔案的保存，更提高了檔案的利用率。

3行政事業(yè)單位實行檔案數(shù)字化管理應(yīng)具備的條件

行政事業(yè)單位應(yīng)用數(shù)字化管理需要具備一定的條件，包括網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案人員應(yīng)用數(shù)字化管理的技術(shù)水平[3]。從硬件設(shè)施來看，隨著我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，需要行政事業(yè)單位緊跟時代的腳步，加快自身的發(fā)展?，F(xiàn)如今許多的行政事業(yè)單位都應(yīng)用了計算機進(jìn)行無紙化辦公，在單位內(nèi)部建設(shè)局域網(wǎng)，這也是數(shù)字化檔案管理需要具備的網(wǎng)絡(luò)硬件基礎(chǔ)條件。而對于數(shù)字化的檔案管理除了需要硬件設(shè)施的保障，也需要發(fā)展相關(guān)的軟件，所以需要開發(fā)檔案管理的專用軟件，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的基本服務(wù)功能，包括檔案的收集、檔案的檢索、編目等，從而加強數(shù)字化的檔案管理的技術(shù)水平。除此之外，數(shù)字化的檔案管理還需要構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理人員隊伍，新時期下的行政事業(yè)單位應(yīng)注重行政工作的辦公效率，需要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行無紙化的辦公，這對于行政事業(yè)的人員來講，是對其專業(yè)技術(shù)水平的挑戰(zhàn)。而數(shù)字化的檔案管理方式也需要檔案管理人員除了具備檔案管理學(xué)的專業(yè)知識外，還要具有一定的計算機技術(shù)操作能力[4]。而且行政事業(yè)單位也應(yīng)該加強檔案管理人員的能力培訓(xùn)，使得其掌握計算機的相關(guān)技術(shù)，學(xué)會在工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，掌握數(shù)字化檔案管理的工作要求，提供其檔案管理的工作能力。

4新時期行政事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理方法

4.1制定數(shù)字化的檔案管理機制根據(jù)數(shù)字化檔案管理方式的特點來看，從行政事業(yè)單位的發(fā)展角度來看，針對于數(shù)字化的檔案管理方式，在掌握其管理技術(shù)下，需要構(gòu)建與檔案管理方式相匹配的檔案管理機制[5]。需要行政事業(yè)單位構(gòu)建內(nèi)部的檔案工作條例、檔案管理的安全機制、檔案管理的操作機制等，通過構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理機制，使得檔案管理人員根據(jù)檔案管理的相關(guān)機制，來約束自身的工作行為，也是提高檔案管理人員工作意識、自身工作責(zé)任感的有效方式。

4.2樹立新時期的檔案管理意識行政事業(yè)單位的檔案管理人員，需要在新時期的發(fā)展要求下，樹立數(shù)字化的檔案管理意識。需要檔案管理人員在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展下，不斷的更新自身的專業(yè)知識，轉(zhuǎn)變以往的檔案管理思想。在檔案管理工作中，檔案管理人員掌握扎實的檔案管理的專業(yè)技能，進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的技術(shù)學(xué)習(xí)，在工作中應(yīng)用數(shù)字化的檔案管理模式，提供工作效率。

4.3提供檔案信息的安全性在行政事業(yè)單位，檔案管理的關(guān)鍵在于對檔案信息的保密性上。做好檔案信息的保密性管理，也是檔案管理人員的基本工作要求，而在數(shù)字化的檔案管理模式下也需要達(dá)到這點要求。檔案管理人員在平時應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的工作中，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存在網(wǎng)絡(luò)安全的隱患下，要格外注意對其進(jìn)行防范。檔案管理人員應(yīng)不定期的對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺、系統(tǒng)清理等，對于檔案應(yīng)進(jìn)行備份處理，安裝防火墻等軟件裝置，防治電腦病毒的入侵[6]。作為一名合格的檔案管理人員，做好檔案的保密工作是必備的專業(yè)能力，面對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)死機、信息泄露、病毒入侵等不可控制的因素，應(yīng)做到提前預(yù)防，加強對于重要數(shù)據(jù)的訪問設(shè)置，對于檔案信息進(jìn)行多種方式的保存，防治檔案信息的泄露，加強檔案信息的安全性，提供檔案管理人員的檔案管理能力。

5結(jié)論

在社會發(fā)展的新時期下，行政事業(yè)單位應(yīng)跟隨時展的腳步，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，來構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理，改革以往紙質(zhì)檔案管理的方式，開發(fā)檔案管理的新模式，拓展檔案管理的功能，提供檔案管理的利用效率，促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。

作者:曹曉梅 單位:內(nèi)蒙古阿拉善盟額濟納旗

參考文獻(xiàn):

[1]梁景秀，張婧.新時期行政事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].東方企業(yè)文化，2014，21（17）：370.

[2]王玉杰.新時期行政事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].科技展望，2015，25（33）：177.156.

[3]張元智.新時期行政事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理研究[J].中國科技縱橫，2016，12（17）：250-250.205.

[4]王翠翠.探討行政事業(yè)單位檔案管理的思路[J].新課程•下旬，2014，25（5）：195-195.424.

[5]鐘麗晶.行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，03（19）：49.039.

[6]蔡麗華.關(guān)于提高行政事業(yè)單位檔案管理水平的分析[J].科技展望，2015，14（13）：175-175.155.