油品銷售企業(yè)合同管理論文
時間:2022-03-05 10:50:02
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(一)油品銷售企業(yè)特點。由于成品油自身屬于同質性商品,由國家統(tǒng)一制定相關標準,因此各個油品銷售企業(yè)的油品本身沒有明顯的差異。這要求各企業(yè)要從商品本質屬性以外的相關角度入手,認真進行油品銷售市場的研究。特別是國家進行成品油定價機制改革后,競爭主體多元化,成品油市場競爭更加激烈,油品銷售企業(yè)要更加重視企業(yè)價值鏈的相關環(huán)節(jié)管理,更加重視品牌、數(shù)質量、服務方面的競爭,以求降低運營成本,提高服務效率,提升客戶消費體驗,不斷提高市場占有率,增強市場競爭力。市場經濟是法制經濟,油品銷售企業(yè)在不斷開拓市場的同時,必須高度重視企業(yè)合同管理,避免由于合同漏洞造成企業(yè)巨大經濟損失。油品銷售企業(yè)一般來說規(guī)模大,市場交易頻繁,在油品進銷存各個環(huán)節(jié)稍有不慎,合同管理風險就會顯現(xiàn)。因此,只有建立嚴密的法律風險防范體系,及時識別法律風險,并及時采取應對措施,才能有效保證企業(yè)的經營與可持續(xù)發(fā)展。(二)油品銷售企業(yè)合同管理。油品銷售企業(yè)中的合同管理屬于企業(yè)管理中的一項重要內容。調查顯示,中國大部分企業(yè)最大的法律風險就是企業(yè)合同管理風險,由于合同管理不善造成企業(yè)重大損失的例子不勝枚舉,因此企業(yè)合同的管理決定了企業(yè)管理是否成功。油品銷售企業(yè)的合同管理包括對于企業(yè)內部的相對人資信調查,以及對合同的文本進行審核審批,在合同簽署時按管理制度規(guī)定由法定代表人簽署或由被授權人簽署,依約履行,并建立合同履行跟蹤、歸檔和對糾紛合同的處理等相關機制體制。企業(yè)合同管理貫穿整個油品購進、銷售過程之中,它作為法律事務工作的一部分,專門處理合同的事前審核、事中的監(jiān)督以及出現(xiàn)糾紛時候的處理工作。(三)油品銷售企業(yè)合同存在風險。在油品銷售企業(yè)進行合同的準備、簽訂、生效、履行、變更、終止和救濟的過程之中都有可能存在風險。油品銷售企業(yè)由于交易量大且交易頻率極高,因此在經濟活動之中就更加難以避免風險的發(fā)生。由于在油品購進、銷售過程中,部分油品銷售企業(yè)相關人員的法律意識淡薄,相關業(yè)務經辦人、法律事務崗位或者是法律顧問責任心不強,風險意識不強,因此很容易讓企業(yè)處于風險危機之中。再加上部分油品銷售企業(yè)只認識到靜態(tài)合同管理,而忽視了在合同履行過程之中的跟蹤和監(jiān)督,對油品的驗收、資金結算等環(huán)節(jié)的管理不到位,因此也容易給企業(yè)造成巨大經濟損失。某銷售企業(yè)2016年就發(fā)生一起標的金額達8000萬元的合同糾紛,根本原因是相關人員對油品驗收環(huán)節(jié)不夠重視,沒有實地了解核實,僅憑一加蓋公章驗收單就確認對方已收貨,后來證明公章是偽造的,由此引發(fā)一場曠日持久的法律訴訟,給企業(yè)帶來難以預測的風險和潛在損失。
二、油品銷售企業(yè)合同風險識別
(一)合同風險管理的必要性。油品銷售企業(yè)進行合同風險管理就是為了降低風險發(fā)生率,減少企業(yè)損失。在油品銷售企業(yè)的合同風險管理中,首先要對風險進行評估。利用合同信息化管理系統(tǒng)對合同進行全生命周期管理,對存在的風險進行標識定性分析,判斷風險發(fā)生的可能性,并根據(jù)風險發(fā)生的可能性和重要性進行排序,制定相應的應對措施計劃,保證在風險來臨時能夠作出有效預警、處理。(二)合同風險識別。合同風險主要分為六大類。一是合同文本風險,如果合同文本某些條款不合法容易造成合同無效,合同條款不嚴密,容易造成糾紛,都會給企業(yè)帶來風險。二是合同簽約風險,包括簽約主體資格不合法、簽約主體不具備簽約資質,以及簽約主體變更造成合同無效或不能履行等風險。三是招投標合同管理風險,招投標作為一種特殊的合同簽訂形式,招投標程序是否合法合規(guī),招標過程是否獨立、公開、公平、公正,對招標合同來說都有可能存在風險。四是合同履約風險,包括合同一方非因不可抗力因素,造成不完全履約、延期履約、惡意違約等風險。五是合同管理過程風險,包括合同管理流程是否規(guī)范、是否得到有效執(zhí)行、合同簽訂是否及時等風險。六是企業(yè)合同經辦人員及合同管理人員素質和能力風險,包括法律風險意識欠缺、責任意識不強、工作態(tài)度不認真、業(yè)務不熟練等風險。
三、油品銷售企業(yè)合同法律風險防范體系建設的思考
(一)加強合同法律風險防范意識的培養(yǎng)。油品銷售企業(yè)要加強企業(yè)員工的風險意識培養(yǎng),要突出重點,分清主次,制定不同職能部門、不同崗位的應對措施。一是企業(yè)內部高管人員,要強化風險防范意識。在高層管理人員進行重大合同決策過程中應咨詢法律顧問意見,讓法律顧問全程參與決策,使合同條款完全符合法律規(guī)定。二是要在企業(yè)中設立專職的法律事務職能部門,要求法律事務工作人員對日常合同管理認真進行合法性審查、嚴格把關,正確認識嚴肅的合同管理對企業(yè)的重要性,重視合同任何一個環(huán)節(jié)的風險防控,并制定考核辦法,加強法律事務工作人員的激勵與約束。三是加大企業(yè)內部員工培訓力度,提升全體員工的法律素養(yǎng),提升企業(yè)整體合同管理水平,合同經辦部門員工必須掌握合同管理法律基礎知識,知曉如何防范合同欺詐行為,以防范風險。教育相關人員要認真負責,對簽約方的主體資格、注冊資金、履約能力、資信情況、貨源情況等要進行盡職調查,認真核對對方的相關文件及資料,重大合同簽訂需進行公證,或者見證有權簽署人簽訂過程。簽訂合同時盡量采用經法律顧問審定后的本企業(yè)標準文本,對非標準文本的合同條款要認真研究,并咨詢法律顧問意見,由法律顧問出具《法律意見書》,經辦部門及法律事務部門要實時跟蹤合同履約情況。四是要強化問責機制,對嚴重不負責任導致企業(yè)利益遭受重大損失的相關責任人員,提請司法機關依法追究其刑事責任,未達到刑事犯罪標準的失職行為,依據(jù)黨紀、政紀規(guī)定嚴肅處理。(二)加強合同管理制度的建設。加強合同管理制度建設,要制定合同主辦部門責任清單,明確責任,全員參與管理。對合同管理中涉及到的財務、供應、倉儲、法律、內控、審計的職能部門進行權利和責任分配,由主辦部門承擔具體的合同簽訂、履行等工作;企業(yè)相關的職能部門負責對簽署合同的審核工作,法律事務部門負責合同簽訂、履行全過程的指導、監(jiān)督工作。要根據(jù)外部環(huán)境變化不斷修訂完善企業(yè)合同文本,使之既能適應經營管理的需要,又最大限度規(guī)避風險。(三)加強合同管理信息化建設。當今大數(shù)據(jù)和云計算已成為推動我國經濟發(fā)展的新引擎,越來越多的合同簽訂需要依靠信息化手段和技術。合同的信息化建設也是順應時代潮流,成為合同管理的有力武器。合同管理信息化有利于對合同的前期準備進行良好且完整的備案,及時歸檔能夠對合同的每個環(huán)節(jié)都做到及時跟蹤,順利解決傳統(tǒng)的手工合同帶來的查詢檔案困難等問題。合同的信息化建設大大節(jié)省了工作人員的時間和精力,節(jié)約了資源。在合同信息化過程之中建立起來的新的業(yè)務流程,徹底改變了合同風險管理的深度不夠的問題,解決了在合同審批過程之中存在的監(jiān)管不到位的問題。其設置的明確流程保證責任到人,且有法律事務崗位人員全程參與,有效降低了法律的風險,并且在合同履行出現(xiàn)問題時,能夠及時發(fā)現(xiàn),盡快解決,避免給油品銷售企業(yè)造成巨大經濟損失。
四、結語
油品銷售企業(yè)對于合同管理中法律風險的識別與防范,一方面要深入分析合同法的相關理論,另一方面也要深入結合企業(yè)的經營實際。本文從合同管理風險入手,分析如何降低法律風險,增強防范意識。企業(yè)要認清合同管理的重要性以及缺失之后的危險性,還有充分利用信息化技術,全程監(jiān)控合同管理,在合同履行全過程中對每個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督,真正維護好企業(yè)利益。
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作者:王增宇 單位:中石化森美(福建)石油有限公司三明分公司