導(dǎo)語(yǔ)：服務(wù)采購(gòu)合同管理問(wèn)題及解決對(duì)策一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：服務(wù)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)內(nèi)容彈性大、可變因素多，管理和監(jiān)督難度較大。本文結(jié)合企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)，從服務(wù)類采購(gòu)合同的評(píng)審、簽訂、執(zhí)行等主要環(huán)節(jié)入手，揭示存在的控制風(fēng)險(xiǎn)，客觀評(píng)價(jià)工作狀況，認(rèn)真研究如何解決基礎(chǔ)性、癥結(jié)性問(wèn)題，探索某科研單位服務(wù)采購(gòu)活動(dòng)的有效實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：服務(wù)采購(gòu)；合同管理；控制風(fēng)險(xiǎn)；解決對(duì)策

近年來(lái)，國(guó)家對(duì)廉潔從業(yè)、加強(qiáng)監(jiān)督的要求越來(lái)越嚴(yán)明。完善企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，提高管控體系的針對(duì)性、系統(tǒng)性和有效性，這是保障企業(yè)健康發(fā)展的關(guān)鍵因素。服務(wù)采購(gòu)活動(dòng)采購(gòu)內(nèi)容彈性大、可變因素多，又因其采購(gòu)額相對(duì)總量占比較小，一直是管理和監(jiān)督的難點(diǎn)和死角。本文針對(duì)某科研單位服務(wù)類采購(gòu)合同的簽前評(píng)審與審查、合同簽訂與管理以及合同執(zhí)行與考核等主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，全面揭示存在的控制風(fēng)險(xiǎn)，客觀評(píng)價(jià)工作狀況，認(rèn)真研究解決基礎(chǔ)性、癥結(jié)性問(wèn)題，并探索科研單位服務(wù)采購(gòu)活動(dòng)的有效實(shí)踐。

一、合同簽訂總體情況

某研究院為專業(yè)從事電力技術(shù)及關(guān)鍵器件研發(fā)的專業(yè)研發(fā)機(jī)構(gòu)，下設(shè)5家非獨(dú)立法人的研究所和2家獨(dú)立法人的全資子公司。除合同會(huì)簽、備案通過(guò)全院統(tǒng)一建設(shè)的專門化信息管理系統(tǒng)進(jìn)行集中管理外，采購(gòu)需求、申請(qǐng)?zhí)釄?bào)、合同交付等均由各發(fā)起單位負(fù)責(zé)。

（一）采購(gòu)合同分類分布

今年1-11月，該單位共履行597份采購(gòu)合同（包括未完成會(huì)簽合同），涉及金額1.8億元。

（二）合同流轉(zhuǎn)時(shí)間分析

至11月，已完成會(huì)簽審批547份合同，按照合同在信息系統(tǒng)中從提交會(huì)簽到完成審批的時(shí)間來(lái)統(tǒng)計(jì).

二、服務(wù)采購(gòu)合同管理

主要問(wèn)題主要是管理流程未做到完全閉環(huán)、操作不夠細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)、管理有疏忽、評(píng)審會(huì)簽不高效以及科研過(guò)程形成資產(chǎn)的管理不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐?wèn)題。

（一）合同管理流程方面

1.未能實(shí)現(xiàn)兩級(jí)對(duì)接、全面覆蓋和閉環(huán)管理目前，該院本部層面上覆蓋了合同文本草案的會(huì)簽、審批和簽訂后歸檔，合同簽訂的需求提出、簽前評(píng)審，合同簽訂后的履行、變更、解除、終止，合同執(zhí)行效果評(píng)估、合同檔案維護(hù)管理等環(huán)節(jié)，分散在合同發(fā)起單位或部門。這樣一來(lái)，在院本部、各單位兩個(gè)層級(jí)上容易出現(xiàn)錯(cuò)位、脫節(jié)和銜接不嚴(yán)密、覆蓋不到位等問(wèn)題。即使在各單位內(nèi)部，合同管理也由不同崗位的人員分散管理，未能形成統(tǒng)一的規(guī)范和程序。

2.重評(píng)審、輕執(zhí)行，重簽訂、輕變更單位內(nèi)部建立了嚴(yán)密的合同會(huì)簽、審批和監(jiān)督程序。但各單位在合同簽訂后，對(duì)合同分析和交底不夠重視，合同簽訂與合同執(zhí)行的銜接不夠緊密，其他人員只知其相關(guān)的工作職責(zé)，而對(duì)合同總體情況知之甚少；在發(fā)生合同內(nèi)容變更或者主體變更情形后，負(fù)責(zé)履約的管理人員缺乏全局意識(shí)，忽視了合同變更的及時(shí)協(xié)調(diào),不能很好的實(shí)現(xiàn)合同變更目的，無(wú)法保障合同的履行效果。

3.會(huì)簽審批的流程環(huán)節(jié)多、流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)合同文本除需承辦單位（部門）內(nèi)部會(huì)簽之外，還需院相關(guān)業(yè)務(wù)部門、管理部門會(huì)簽，此后發(fā)送到院分管領(lǐng)導(dǎo)、院主要負(fù)責(zé)人審批。這種“前臺(tái)后臺(tái)都上臺(tái)”的流程設(shè)置，延長(zhǎng)了合同的會(huì)簽流程、處理環(huán)節(jié)和流轉(zhuǎn)時(shí)間；同時(shí)，合同會(huì)簽和審核重心的上移，削弱了合同承擔(dān)單位作為合同履行主體的權(quán)利和義務(wù)，可能造成責(zé)任的松懈。加之“一人多崗”、審核任務(wù)繁重，合同會(huì)簽審批流程看似嚴(yán)謹(jǐn)、實(shí)則流于形式，最終導(dǎo)致“人人把關(guān)、人人把不了關(guān)”。

（二）經(jīng)法系統(tǒng)應(yīng)用方面

1.與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)在協(xié)同與深化應(yīng)用上銜接不夠在合同信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用上，與財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)在基礎(chǔ)信息的互聯(lián)互通以及檔案管理系統(tǒng)的橫向協(xié)同銜接不夠。比如，ERP系統(tǒng)和經(jīng)濟(jì)法律管理系統(tǒng)的供應(yīng)商基礎(chǔ)信息需要分別錄入；合同會(huì)簽審核后，財(cái)務(wù)報(bào)銷程序仍需提供紙質(zhì)合同復(fù)印件等。

2.個(gè)別單位和緊急項(xiàng)目會(huì)簽評(píng)審流程不完整，存在繞道、短路現(xiàn)象合同、協(xié)議和授權(quán)書須按照《合同管理辦法》，憑流轉(zhuǎn)完畢的《合同審查會(huì)簽流轉(zhuǎn)單》辦理用印。但在一些時(shí)間緊迫項(xiàng)目的合同協(xié)議簽訂時(shí)，有些單位未按照合同用印要求，心存僥幸，把未經(jīng)過(guò)會(huì)簽、審批流程的合同協(xié)議，直接申請(qǐng)使用印章。

（三）合同內(nèi)容條款的審核方面

1.部分合同條款的權(quán)責(zé)不對(duì)等、尺度不一致合同關(guān)鍵條款的標(biāo)準(zhǔn)不一致、權(quán)責(zé)不對(duì)等，或者簽訂不全面、不完整、有缺漏，不利于保護(hù)我方權(quán)益。表現(xiàn)為：①付款條款較為苛刻；②收款條款過(guò)于寬泛；③違約責(zé)任約定模糊或遺漏，只講正面的、不講反面的，一旦違約，爭(zhēng)議不斷。

2.有些合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)義邏輯不嚴(yán)密合同中的用語(yǔ)不明確、含糊不清，合同一般條款和特別條款約定前后不一致，或者合同某些條款從語(yǔ)義上產(chǎn)生多種不同的理解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議。依法訂立的有效合同，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)雙方的真實(shí)意思，而這種體現(xiàn)只有靠準(zhǔn)確、明晰的合同文字。

（四）項(xiàng)目與合同管理的銜接協(xié)同

1.科研項(xiàng)目購(gòu)入資產(chǎn)的實(shí)物管理和價(jià)值管理脫節(jié)在科技項(xiàng)目合同實(shí)施過(guò)程中，按照研究開發(fā)費(fèi)財(cái)務(wù)管理辦法，購(gòu)置的整體計(jì)入項(xiàng)目成本的設(shè)備、器材、軟件等非一次性耗用資產(chǎn)，其價(jià)值表現(xiàn)和實(shí)物形態(tài)不盡一致。

2.科技項(xiàng)目物資采購(gòu)未集中采購(gòu)、批量招標(biāo)研究開發(fā)需用的設(shè)備、材料、低值易耗品等物資以及技術(shù)開發(fā)、試驗(yàn)檢測(cè)、專家咨詢等服務(wù)采購(gòu)，多采取分散采購(gòu)、單獨(dú)實(shí)施的方式。這些采購(gòu)要求單筆合同簽訂的金額不超出招標(biāo)限額；如果統(tǒng)籌考慮同一時(shí)期、不同項(xiàng)目的物料需求，集中采購(gòu)、批量招標(biāo)，將顯著縮短合同審批流轉(zhuǎn)時(shí)間、提高物資保障能力。

三、存在問(wèn)題的主要原因

（一）思想認(rèn)識(shí)上與我院集約管理要求有差距

思想上缺乏一盤棋觀念，對(duì)統(tǒng)一管控的認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)政策和形勢(shì)變化缺乏敏感性。表現(xiàn)在業(yè)務(wù)辦理和制度執(zhí)行上，出現(xiàn)了各種繞彎子、打折扣的行為，不按制度和程序辦事，使制度形同虛設(shè)。雖然目前沒(méi)有造成特別嚴(yán)重的后果和重大損失，但其潛在影響不可忽視。

（二）經(jīng)辦人員的合同法律意識(shí)淡薄

市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，合同主體都是依照合同去取得權(quán)利、履行義務(wù)。合同法律規(guī)范，宏觀上維護(hù)市場(chǎng)秩序，微觀上又是規(guī)范合同各方行為、維護(hù)其合法權(quán)益的準(zhǔn)繩。任何合同管理上的“不慎”，都可能帶來(lái)以后的“不利”。

（三）對(duì)合同與合同管理的關(guān)系認(rèn)識(shí)不深刻

合同與合同管理相互依存。合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過(guò)程的管理。合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段，在這一階段往往受到高度重視。合同簽訂后缺乏有效管理，甚至淡漠了合同全過(guò)程與合同管理是唇齒相依、皮毛共生的關(guān)系，忽略了合同履行過(guò)程是實(shí)現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過(guò)程。因此，合同管理問(wèn)題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。

四、解決問(wèn)題的主要對(duì)策

（一）建立合理、順暢的合同實(shí)施保障體系

首先，規(guī)范、優(yōu)化合同管理程序，經(jīng)營(yíng)管理中協(xié)調(diào)好外部和內(nèi)部各方面關(guān)系，使合同實(shí)施程序化、規(guī)范化。其次，建立合同協(xié)同管理信息系統(tǒng)，覆蓋合同訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止各流程以及審查、監(jiān)督、控制、評(píng)估各環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)合同信息的集中管理和合同管理的高效協(xié)同。最后，探索建立合同執(zhí)行評(píng)估制度，通過(guò)對(duì)比合同目標(biāo)與履行效果、管理流程的遵循情況、檔案信息的共享維護(hù)、內(nèi)部部門的協(xié)同配合，優(yōu)化完善合同管理、提高管理的效果和效率。

（二）加強(qiáng)合同變更、終止等例外管理

合同管理必須是全過(guò)程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。我們不僅要重視合同的洽談、簽訂的管理，更要重視合同生效履約期間出現(xiàn)情況變化及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止、終止的管理活動(dòng)。

（三）抓好履約檢查環(huán)節(jié)與違約糾紛處理

合同管理人員必須經(jīng)常了解合同履約和管理情況并進(jìn)行有針對(duì)性的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出解決建議或發(fā)出解決請(qǐng)求，制訂防范風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策。一旦發(fā)生違約情形，要能區(qū)別情況，及時(shí)采用協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)公司的合法權(quán)益，減少經(jīng)濟(jì)損失。

作者:吳磊 陳衛(wèi)娜 單位:全球能源互聯(lián)網(wǎng)研究院

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