導(dǎo)語(yǔ)：高校檔案分層管理模式的構(gòu)建一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著我國(guó)高等教育的不斷發(fā)展，并日益呈現(xiàn)出多元化、規(guī)?；奶攸c(diǎn)。我國(guó)高校教育工作中的分層特點(diǎn)也在逐漸的顯現(xiàn)。我國(guó)高等教育出現(xiàn)分層的現(xiàn)象，從某種意義上來(lái)說(shuō)是現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需要和高校自身進(jìn)步的而自然形成的。按照高校內(nèi)部的分層特點(diǎn)、資源配置的情況以及校內(nèi)資源保有量的差異性，可以把高校檔案面對(duì)的對(duì)象分為三層，分別是高層、中層和低層，在檔案管理工作中采用分層管理的方法。本文簡(jiǎn)要分析了高校檔案分層管理模式的構(gòu)建，僅供參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案；分層管理；模式；構(gòu)建

檔案的分層管理是指，為管理對(duì)象分層，規(guī)劃出對(duì)應(yīng)的管理任務(wù)，管理方法等，并展開(kāi)對(duì)應(yīng)的管理工作。在高校的檔案工作中，應(yīng)該注意考慮資源的配置情況，詳細(xì)對(duì)檔案對(duì)象開(kāi)展分層工作，并且按照不同層次的管理標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)劃對(duì)應(yīng)的管理方法、管理任務(wù)以及管理的職能等，最終構(gòu)建出檔案分層管理模式，這也是高校分層特點(diǎn)下檔案工作發(fā)展的必然選擇。

1構(gòu)建高校檔案分層管理模式的必要性

1．1適應(yīng)于高校分層的特征

我國(guó)高等教育逐漸呈現(xiàn)出多元化和規(guī)?；奶攸c(diǎn)，高等教育分層的特征也隨之顯現(xiàn)。從某種意義上來(lái)說(shuō)是現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需要和高校自身進(jìn)步的而自然形成的。然而，在其中的關(guān)鍵作用還是政府對(duì)高等教育中分配的資源差異因素。從微觀的角度上講，高等院校中對(duì)于教育資源的分配過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，比如不均衡的配置情況、不科學(xué)的結(jié)構(gòu)的問(wèn)題等。尤其缺乏的是檔案以及其他專(zhuān)業(yè)技術(shù)的崗位。高校內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)獲得有關(guān)資源的水平由高校的層次與其中教育資源的配置決定。高校的教育資源有人力、物力與財(cái)力，同時(shí)這些資源之間的配置情況還能夠決定高校檔案工作的質(zhì)量。高校的檔案工作中需要利用適合資源配置情況的發(fā)展規(guī)模，只要這樣才能促使有限的資源能夠創(chuàng)造出良好的經(jīng)濟(jì)效益。

1．2檔案內(nèi)部資源保有量差異的必然結(jié)果

如果將高校檔案事業(yè)獲取的人力資源、財(cái)力資源、物力資源等稱(chēng)為外部資源，那么高校檔案部門(mén)自身的資源儲(chǔ)備就稱(chēng)為內(nèi)部資源，高校檔案部門(mén)內(nèi)部資源的保有量也是決定高校檔案事業(yè)建設(shè)規(guī)模的核心要素。檔案實(shí)體、檔案信息、檔案編研產(chǎn)品等都是內(nèi)部資源的組成形式。不同高校其檔案資源的保有量存在較大差異，這些差異以物化方式或數(shù)字化方式體現(xiàn)出來(lái)，如案卷數(shù)量的差異、數(shù)字化檔案資源占據(jù)存儲(chǔ)空間的差異、檔案編研產(chǎn)品數(shù)量與質(zhì)量的雙重差異等。檔案內(nèi)部資源保有量與高校層次呈正比例關(guān)系，檔案建設(shè)不僅能獲得更多的外部資源，同時(shí)也具備更豐富的內(nèi)部資源作為支撐。因此，結(jié)合內(nèi)部資源的特點(diǎn)與特色，構(gòu)建分層管理模式，是高校檔案事業(yè)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)選擇。

2構(gòu)建高校檔案分層管理模式的意義

2．1有利于促進(jìn)資源的合理配置

立足于宏觀的角度，高校檔案的分層管理工作應(yīng)該考慮到內(nèi)外部資源的有限特征，建立與教育資源相匹配的管理模式，以防出現(xiàn)盲目開(kāi)發(fā)和利用資源的浪費(fèi)現(xiàn)象，促進(jìn)對(duì)資源的科學(xué)利用以及合理的開(kāi)發(fā)，促進(jìn)資源的合理配置;立足于微觀的角度，分層管理檔案的工作應(yīng)該解決管理部門(mén)中的人力、物力與財(cái)力之間的分配問(wèn)題，在管理檔案對(duì)象分層特點(diǎn)時(shí)，確定管理的目的，在管理目的的指引下配置資源，這樣能夠資源的重新整合和激活。

2．2有利于解決高校檔案管理中的同構(gòu)同質(zhì)問(wèn)題

高校在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，會(huì)以不少企業(yè)為標(biāo)桿。比如某市的大學(xué)檔案館在檔案行業(yè)中都處于前列，會(huì)吸引不少其他高校的檔案機(jī)構(gòu)來(lái)參觀。但是不管是哪所大學(xué)的檔案管理模式，都無(wú)法被模仿或者復(fù)制?，F(xiàn)階段的管理模式、管理方法以及考察系統(tǒng)的推動(dòng)下，高校檔案管理中的同構(gòu)同質(zhì)問(wèn)題一直存在。不同高校承載的校園文化以及歷史發(fā)展的厚重感都存在著一定的差異，檔案是文化發(fā)展中的關(guān)鍵載體，高校的檔案工作需要具有屬于自身的文化特征，才能保持住恒久的生命力。構(gòu)建檔案的分層管理模式，有利于發(fā)揮和創(chuàng)造檔案工作特有的優(yōu)勢(shì)，并以此為方向，解決在檔案工作中的同構(gòu)同質(zhì)問(wèn)題，更加深入地保證高校的檔案工作的發(fā)展。

2．3有利于提高高校檔案工作的水平

檔案管理工作的效益發(fā)揮有一定的滯后性。因此，高校的檔案工作正在面臨著來(lái)自學(xué)校核心工作的威脅，比如教學(xué)工作、管理以及科學(xué)研究等。高校的檔案工作在良好、寬松的環(huán)境下發(fā)展的前提是，展現(xiàn)出高校檔案工作對(duì)高校未來(lái)發(fā)展的關(guān)鍵作用以及現(xiàn)實(shí)意義。促使高校檔案工作保持住活力，需要采取可行的方法進(jìn)行改變和創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)的盲目管理的結(jié)構(gòu)，對(duì)管理對(duì)象與管理目標(biāo)進(jìn)行分層管理，解除管理人員對(duì)檔案管理的力不從心。促進(jìn)管理目標(biāo)的確定，提高高校檔案工作的水平。指導(dǎo)不同層次檔案工作對(duì)象站到對(duì)應(yīng)的層次，促進(jìn)相應(yīng)層次的檔案管理工作，提高檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平，推動(dòng)檔案工作以及高效教育中的科學(xué)研究、教學(xué)、管理等各方面的均衡發(fā)展，互相協(xié)調(diào)的發(fā)展，發(fā)揮出檔案在高校中應(yīng)用的價(jià)值。只有努力提高高校工作的質(zhì)量，并以檔案管理工作為核心，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作在高校發(fā)展進(jìn)程中的戰(zhàn)略目標(biāo)。

3高校檔案分層管理模式的構(gòu)建原則

3．1依法治檔原則

構(gòu)建高校檔案分層管理模式有利于促進(jìn)高校檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，而且依法治檔的原則能夠推動(dòng)高校檔案工作的科學(xué)發(fā)展。在監(jiān)理分層管理模式的過(guò)程中，需要保證遵循法律制度，加強(qiáng)依法治檔的工作，以此保證法律規(guī)定的執(zhí)行程度。一方面，高校檔案分層管理模式應(yīng)在相關(guān)法律法規(guī)的指導(dǎo)下構(gòu)建;另一方面，推動(dòng)這一模式向縱深發(fā)展，也需要相關(guān)檔案法律法規(guī)的修訂與完善，盡可能做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，用檔案法治保障高校檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

3．2適度規(guī)模原則

在構(gòu)建高校檔案分層管理模式的過(guò)程中，應(yīng)該遵循適度規(guī)模的規(guī)則。根據(jù)高校的運(yùn)行規(guī)模、校內(nèi)教育資源的保有量以及資源的配置特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)的規(guī)模建設(shè)。分層管理工作的作用在于防止運(yùn)用管理對(duì)象的單層特點(diǎn)處理問(wèn)題。在對(duì)管理對(duì)象進(jìn)行分層后，促進(jìn)管理方法的分層。明確適度規(guī)模就意味著在處理管理對(duì)象的分層問(wèn)題。明確適度規(guī)模也是科學(xué)地規(guī)劃、控制以及指揮管理方法的基礎(chǔ)。遵循適度規(guī)模的規(guī)則，有利于防止將單層次的管理方法運(yùn)用到不同層次的管理工作中，促進(jìn)資源的合理配置，創(chuàng)造出適度規(guī)模的效益。

3．3分類(lèi)適用原則

以高校建設(shè)規(guī)模、內(nèi)部檔案資源保有量與資源的有效配置為依據(jù)劃分檔案建設(shè)規(guī)模，解決建設(shè)對(duì)象的分層分類(lèi)問(wèn)題。針對(duì)不同層次的建設(shè)對(duì)象，應(yīng)體現(xiàn)出層次化的管理手段與衡量標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)不同的建設(shè)對(duì)象，管理方法的導(dǎo)向性不同，最終管理目標(biāo)也不同，這是高校檔案分層管理模式的基本指導(dǎo)思想，也是構(gòu)建原則。管理手段與評(píng)價(jià)指標(biāo)的設(shè)計(jì)與執(zhí)行需要堅(jiān)持分類(lèi)適用原則。

4高校檔案分層管理系統(tǒng)模型設(shè)計(jì)

在高校檔案分層管理模式構(gòu)建原則下，構(gòu)建分層管理模式的基本思路是以高校層次、資源的有效配置、檔案內(nèi)部資源的保有量為依據(jù)合理劃分檔案建設(shè)對(duì)象的層?？傮w來(lái)說(shuō)，高校檔案分層管理模式需要從對(duì)象層、管理層、評(píng)價(jià)層三個(gè)層面同步構(gòu)建。

4．1對(duì)象層

通過(guò)對(duì)某省多家不同規(guī)模高校檔案建設(shè)情況的調(diào)查，高校檔案建設(shè)對(duì)象的層次分明，與高校層次交相呼應(yīng)，基本呈現(xiàn)高、中、低三個(gè)層次。層次差別主要通過(guò)案卷數(shù)量、人員數(shù)量及構(gòu)成、經(jīng)費(fèi)投入、數(shù)字化進(jìn)程、編研能力、科研能力六個(gè)要素體現(xiàn)出來(lái)。建設(shè)對(duì)象三個(gè)層次在數(shù)量上有規(guī)律可循，從低層對(duì)象到高層對(duì)象，數(shù)量依次減少。因此，在系統(tǒng)模型中，用金字塔式來(lái)表現(xiàn)建設(shè)層三個(gè)層次的數(shù)量與層次狀態(tài)，從金字塔頂端到底端依次是高層對(duì)象、中層對(duì)象、低層對(duì)象。

4．2管理層

管理層依據(jù)對(duì)象層的劃分確定管理目標(biāo)與管理策略，管理目標(biāo)的制定要考慮資源的可承受程度，管理策略的選擇則需在管理目標(biāo)的引導(dǎo)下進(jìn)行。高層對(duì)象上述六要素的充盈度高，具備充足的資源與技術(shù)基礎(chǔ)完善利用服務(wù)，服務(wù)是管理的側(cè)重點(diǎn);中層對(duì)象具備一定的資源基礎(chǔ)，信息化工作相對(duì)滯后，技術(shù)是管理突破;低層對(duì)象各要素狀況都較為疲軟，強(qiáng)化內(nèi)容，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)是管理重點(diǎn)。因此制定管理目標(biāo)與選擇管理策略的基本思路應(yīng)是:高層對(duì)象堅(jiān)持服務(wù)的導(dǎo)向性、中層對(duì)象堅(jiān)持技術(shù)的導(dǎo)向性、低層對(duì)象堅(jiān)持內(nèi)容的導(dǎo)向性。

4．3評(píng)價(jià)層

評(píng)價(jià)層針對(duì)管理層的實(shí)施效果做出評(píng)價(jià)，對(duì)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度進(jìn)行定性或定量評(píng)估，以檢驗(yàn)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)狀況與管理策略的適用狀況。針對(duì)高層對(duì)象的服務(wù)型管理，服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)效率是評(píng)價(jià)重點(diǎn)，因此應(yīng)以用戶(hù)滿(mǎn)意度評(píng)價(jià)指標(biāo)為核心展開(kāi)綜合評(píng)價(jià);針對(duì)中層對(duì)象的技術(shù)型管理，則應(yīng)側(cè)重于信息化評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)軟硬件設(shè)施配備以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的運(yùn)用情況進(jìn)行重點(diǎn)評(píng)價(jià);針對(duì)低層對(duì)象的資源型管理，則堅(jiān)持以館藏優(yōu)化程度為評(píng)價(jià)重點(diǎn)，對(duì)各類(lèi)別檔案收集完整程度進(jìn)行重點(diǎn)評(píng)價(jià)。高校檔案分層管理系統(tǒng)模型搭建了高校檔案分層管理模式的戰(zhàn)略框架，為進(jìn)一步研究奠定了基礎(chǔ)。

5結(jié)論

高校本身的層次和高校對(duì)于教育資源的配置情況決定了高校的檔案機(jī)構(gòu)獲得資源的水平。其中包括對(duì)人力、物力以此財(cái)力資源的配置。同時(shí)，這類(lèi)資源的配置也決定了高校檔案管理工作的效率和水平。高校檔案工作需要與校內(nèi)資源的配置情況相協(xié)調(diào)，唯有如此才能促使有限的資源創(chuàng)造出最大的效益。在高校檔案管理工作中，應(yīng)該善于應(yīng)用創(chuàng)新管理機(jī)制，敢于創(chuàng)新和改造，打破傳統(tǒng)的盲目跟隨的檔案工作結(jié)構(gòu)，將管理對(duì)象與管理任務(wù)進(jìn)行分層，指導(dǎo)不同層次檔案工作對(duì)象找到對(duì)應(yīng)的層次，促進(jìn)檔案工作與高校的教學(xué)工作有效地發(fā)展、配合協(xié)調(diào)，在高校的教學(xué)或管理工作中完全地發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值，從根本上提高高校整體的工作水平。

作者:詹秀琴 單位:福建省泉州幼兒師范高等專(zhuān)科學(xué)校

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