導語：企業(yè)檔案信息化管理模式研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、企業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀分析

1.信息化建設起步早、發(fā)展慢，信息化水平參差不齊

我國檔案信息化工作早在上世紀90年代中期即已開始，當時有些企業(yè)檔案部門高價購置了計算機及單機版軟件，并建立了題錄式的數(shù)據(jù)庫。但由于所配置軟件功能不完善，兼之那時微機操作技術還不夠普及，這些設備很多成了擺設。隨著計算機技術的發(fā)展，檔案管理軟件功能的不斷完善，網(wǎng)絡版軟件也得到應用，并為檔案信息化管理奠定了良好基礎。然而檔案信息化發(fā)展不平衡，大型企業(yè)可直接與軟件開發(fā)人員合作定制適合本單位需要的檔案管理軟件，但仍有相當數(shù)量的中小企業(yè)檔案信息化建設舉步維艱，甚至部分企業(yè)以裁減檔案管理人員來實現(xiàn)減員增效的目的，那就更談不上檔案信息化發(fā)展了。

2.缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，標準化規(guī)范化程度不高

部分企業(yè)領導對檔案信息化的重要性認識不足，或正處于企業(yè)改制或產(chǎn)業(yè)結構調整檔口，沒有將檔案信息化列入企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃中，再加上企業(yè)的主管部門沒有形成強有力的統(tǒng)籌規(guī)劃和宏觀指導，從而拖慢了企業(yè)檔案信息化進程。同樣，檔案信息化相關標準規(guī)范為企業(yè)檔案信息化建設樹立了標桿和準繩，然而我國現(xiàn)行檔案信息化法規(guī)尚未形成完整的體系，覆蓋面有限，相關法規(guī)標準的修訂和完善工作又遠遠適應不了企業(yè)檔案信息化建設的需要，因此也影響到企業(yè)檔案信息化進程。

3.檔案資源管理有三難，影響信息化進程

企業(yè)檔案管理中有三難：一難為聲像檔案收集難，因為相比于常規(guī)紙質檔案，聲像檔案價值不易評估，而且不少數(shù)碼相片缺配文字說明，這也影響了這類檔案的歸檔和利用；二難是價值高、利用率高的檔案收集難，因為對于價值高的檔案（如設計圖紙和技術方案等），往往出于保密或使用便利等原因，這些資料歸檔不及時或者資料不全；三難系信息共享意識差，檔案作為信息資源若不能共享也就失去了有效利用的價值，企業(yè)檔案資源也就成為信息孤島，不僅制約了檔案管理效率的提升，而且也與企業(yè)管理信息系統(tǒng)的建設不同步。此三難直接影響到企業(yè)檔案信息化建設進程。

4.信息化人才缺乏，資金技術支持不夠

企業(yè)檔案信息化需要人才、資金和技術的支持才能獲得順利發(fā)展，然而一些企業(yè)這方面的支持遠遠不夠。人才方面，缺乏既懂檔案管理又熟悉信息技術的復合型人才。信息化建設資金投入較大，且由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代快，后續(xù)維護、更新、升級仍然需要繼續(xù)投入，這對不少企業(yè)來說成為一個“負擔”。技術方面，對電子檔案原始性認定有一定困難，因為電子憑證的權威性常常受到質疑；另一方面對檔案信息化技術支持不夠，造成信息化建設質量難以保障，也拖了信息資源的開發(fā)利用的后腿。

二、企業(yè)檔案信息化模式與加強信息化建設的對策

1.整合檔案信息化資源，實現(xiàn)一體化管理模式

企業(yè)檔案信息系統(tǒng)只有融入企業(yè)信息化建設的“大舞臺”上，成為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的有機部分，使檔案信息化建設與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營緊密地結合在一起，才能得到充分的重視并贏得良好的發(fā)展空間。這既需要企業(yè)領導的高度重視并給予人、財、物的大力支持，也需要企業(yè)主管部門積極地統(tǒng)籌規(guī)劃和宏觀指導。同時檔案信息系統(tǒng)應與生產(chǎn)經(jīng)營、工程項目管理等系統(tǒng)進行有效的銜接，實現(xiàn)信息資源共享和一體化管理模式，這樣不僅使檔案人員便于收集檔案資料，而且可以保障資料的完整性和準確性。

2.依托標準化建設，提高檔案收集率

而要實現(xiàn)一體化管理模式，首先必須實現(xiàn)檔案工作的標準化。標準化包括統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式以及規(guī)范檔案資料收集、儲存、傳遞和利用流程。例如工程部門產(chǎn)生的相關信息自動傳送到檔案信息管理系統(tǒng)，檔案管理人員及時了解項目進展中的各個時間節(jié)點、合同履行情況、資料交付時間等，便于檔案資料的驗收順利進行。再如生產(chǎn)經(jīng)營部門產(chǎn)生的統(tǒng)計報表統(tǒng)一以.xls格式上載，避免經(jīng)過打印、掃描的二次加工而耗費資金，工程、加工方面的圖紙文檔以其相應格式收集的意義更大。這樣做既有利于檔案資料的利用，將檔案信息系統(tǒng)作為企業(yè)唯一信息資源獲取的通道，還可避免多部門資料管理混雜的缺陷，還能提高檔案收集效率。

3.健全管理制度，強化過程控制

將企業(yè)資料管理與檔案管理職能統(tǒng)一歸集到檔案管理部門，強化檔案資料收集的過程管理，并將檔案管理部門作為資料分發(fā)、利用的出口，而要順暢地實現(xiàn)這一目標必須有相應的制度作為保障。堅持從檔案信息化建設需要出發(fā)，按照檔案管理標準化、規(guī)范化的要求，通過建章立制以及嚴格的制度執(zhí)行管控，確保檔案信息化管理有條不紊地開展、落實。

4.重視人才培養(yǎng)，夯實支撐體系

企業(yè)檔案信息化建設，人才是關鍵。如前所述，非常急需擅長檔案管理與信息技術的復合型人才。這樣的人才既難得，企業(yè)應抱有遠大的目標，不吝引鳳筑巢，引進中高級人才，同時注重本單位人員的培養(yǎng)，提高信息化技術水平，從而為企業(yè)信息化建設夯實支撐體系。

三、結語

從檔案信息化的原則以及可實現(xiàn)的目標來看，企業(yè)應高瞻遠矚，摒棄傳統(tǒng)的思維方式，明確檔案部門以信息資料收集管理的核心地位，建立統(tǒng)一收集、歸口管理和利用模式，以提高檔案管理部門的地位，推動檔案信息化建設進程。

作者:張芳芳 單位:陜西延長石油巴拉素煤業(yè)有限公司