導(dǎo)語(yǔ)：社保業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化研究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：檔案工作要以民生需求為導(dǎo)向、滿足民生需求，應(yīng)該創(chuàng)造性地開展民生檔案管理工作。民生所想，就是檔案工作之所向；民生所需，就是檔案工作之所趨。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是民生檔案的重要組成部分，本文通過(guò)對(duì)自收自支高職院校社保業(yè)務(wù)檔案管理的發(fā)展背景、現(xiàn)狀，分析其存在的問(wèn)題，提出幾點(diǎn)規(guī)范化管理的建議，希望可以對(duì)自收自支高職院校的社保業(yè)務(wù)檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：自收自支；高職院校；社保業(yè)務(wù)；檔案管理；規(guī)范化

一、研究背景

自2008年1月1日起，《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》開始施行。在其總則的第二條中特別提出“國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和與其建立勞動(dòng)關(guān)系的勞動(dòng)者，訂立、履行、變更、解除或者終止勞動(dòng)合同，依照本法執(zhí)行?！备絼t第九十六條指出“事業(yè)單位與實(shí)行聘用制的工作人員訂立、履行、變更、解除或者終止勞動(dòng)合同，法律、行政法規(guī)或者國(guó)務(wù)院另有規(guī)定的，依照其規(guī)定；未做規(guī)定的，依照本法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。”將事業(yè)單位的聘用人員也納入本法中。2011年7月1日開始《中華人民共和國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)法》實(shí)施。由此事業(yè)單位依法為勞動(dòng)者繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)成了法定義務(wù)。2015年初國(guó)務(wù)院根據(jù)《中華人民共和國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)法》做出《關(guān)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的決定》。自此，事業(yè)單位的社會(huì)保險(xiǎn)制度逐步完善，由此引發(fā)出的問(wèn)題便是事業(yè)單位的社保檔案該如何管理。本文只針對(duì)自收自支高職院校這一類事業(yè)單位的社保檔案管理進(jìn)行剖析研究。

二、自收自支高職院校社保業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

首先，我們要了解什么是自收自支事業(yè)單位？眾所周知，事業(yè)單位屬于鐵飯碗擁有財(cái)政補(bǔ)助，但是自收自支事業(yè)單位并非如此，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是沒有財(cái)政支持，經(jīng)費(fèi)自理（俗稱的自負(fù)盈虧）事業(yè)單位。自收自支高職院校的主要經(jīng)費(fèi)源于學(xué)生繳納的學(xué)費(fèi)。學(xué)校又是非營(yíng)利性組織，因此在發(fā)展上受到經(jīng)費(fèi)限制，投入到檔案建設(shè)方面的經(jīng)費(fèi)極少。其次，自收自支的高職院校社保業(yè)務(wù)檔案管理起步早，但發(fā)展慢。早在21世紀(jì)初自收自支高職院校自身無(wú)法承擔(dān)退休教職工龐大的養(yǎng)老費(fèi)用和醫(yī)療費(fèi)用，先后參加了社會(huì)保險(xiǎn)，因此可以說(shuō)自收自支高職院校繳納社會(huì)保險(xiǎn)的歷史普遍早于由財(cái)政補(bǔ)助的其他事業(yè)單位。因?yàn)槠渌聵I(yè)單位一般都是自2014年全國(guó)養(yǎng)老保險(xiǎn)改革后才開始全面繳納社會(huì)保險(xiǎn)。也正是因?yàn)榻?jīng)費(fèi)緊張，自收自支事業(yè)單位的社保業(yè)務(wù)檔案的發(fā)展遠(yuǎn)不及有財(cái)政專項(xiàng)補(bǔ)助的事業(yè)單位發(fā)展的快。最后，自收自支事業(yè)單位勞動(dòng)關(guān)系復(fù)雜。由于事業(yè)單位編制控制嚴(yán)格，為了保障正常的教育教學(xué)活動(dòng)，許多新聘人員并沒有所謂的編制，而是和學(xué)校簽訂的勞動(dòng)合同，也就是我們常說(shuō)的人事或是合同制員工。另一部分員工則采取的是派遣制，即學(xué)校和派遣公司簽訂派遣合同，勞動(dòng)者在和派遣公司簽訂勞動(dòng)合同。還有部分崗位則是選擇勞務(wù)外包的形式，和外包機(jī)構(gòu)簽訂服務(wù)合同，由外包公司提供勞務(wù)工作者。因此不同類型的勞動(dòng)者的社保檔案管理也不盡相同，因此在實(shí)際操作也出現(xiàn)了種種問(wèn)題。

三、存在的問(wèn)題

（一）社保檔案分散，管理難度大。社會(huì)保險(xiǎn)分為養(yǎng)老保險(xiǎn)（包含職業(yè)年金）、醫(yī)療保險(xiǎn)（包含大額救助）、生育保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)五個(gè)險(xiǎn)種。但是由于事業(yè)單位發(fā)展的歷史，目前這五個(gè)險(xiǎn)種，往往是由多個(gè)部門進(jìn)行管理。例如：醫(yī)療保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)很多學(xué)校還是由過(guò)去的醫(yī)務(wù)室或是校內(nèi)保健站進(jìn)行管理，這兩個(gè)險(xiǎn)種主要產(chǎn)生的檔案包括職工醫(yī)療費(fèi)用墊付的報(bào)銷檔案、育齡女職工懷孕的妊娠登記以及產(chǎn)后生育津貼申報(bào)的檔案材料。而養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和工傷保險(xiǎn)一般由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)。但是隨著事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革，個(gè)人也需要繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)，不再是財(cái)政全額支付，因此部分管理職能劃歸到了人事部門。因此，社保檔案涉及的部門多，檔案材料分散，整理標(biāo)準(zhǔn)不一致，移交到檔案室的材料出現(xiàn)歸檔時(shí)間不統(tǒng)一，內(nèi)容不完整或是將不得歸檔的材料擅自歸檔等問(wèn)題。（二）重視程度不夠，經(jīng)費(fèi)投入不足。近些年國(guó)家政策不斷完善，上級(jí)部門頻繁組織會(huì)議強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性。但是，自收自支高職院校由于沒有財(cái)政支持，學(xué)校要發(fā)展，就需要將有限的資金，盡可能發(fā)揮其最大的用途，因此在檔案管理方面的投入很少。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子往往在資金投入上會(huì)優(yōu)先考慮學(xué)科建設(shè)、學(xué)生實(shí)訓(xùn)設(shè)施的提升，畢竟專業(yè)強(qiáng)了，可以增加生源的質(zhì)量和數(shù)量，有了生源，學(xué)校才可以繼續(xù)發(fā)展下去。因此，只談重視程度，沒有經(jīng)費(fèi)保障，一切都是空談。（三）人員結(jié)構(gòu)不合理。目前自收自支的高職院校受編制影響，教職工嚴(yán)重不足。專職的檔案管理人員少，大部分都是兼職人員。由于本職工作繁重，很難履行檔案管理員的工作職責(zé)。同時(shí)這些檔案管理員的專業(yè)五花八門，幾乎沒有與檔案專業(yè)相關(guān)的，甚至很多人都未經(jīng)培訓(xùn)就直接上崗，缺乏檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，為日后檔案管理工作埋下隱患。（四）利用和編研滯后。由于上述原因，導(dǎo)致社保業(yè)務(wù)檔案在絕大多數(shù)自收自支的高職院校僅僅停留在收集、整理以及保護(hù)階段。甚至有些學(xué)校連收集整理都還難以完全實(shí)現(xiàn)，更不用說(shuō)利用和編研了。其他的檔案相比社保業(yè)務(wù)檔案，編研的基礎(chǔ)相對(duì)要好些，因此往往能產(chǎn)生像《規(guī)章制度匯編》《個(gè)人全宗》等編研成果。在利用方面，學(xué)校常用的編研材料基本上也是大事記、組織沿革、名人簡(jiǎn)介、科研成果簡(jiǎn)介等，利用社保業(yè)務(wù)檔案的機(jī)會(huì)相對(duì)也比較少。

四、規(guī)范化管理的幾點(diǎn)建議

（一）明確管理部門，規(guī)范社保檔案管理。個(gè)人建議將社保業(yè)務(wù)劃歸人事部門統(tǒng)一管理。原因在于，社會(huì)保險(xiǎn)屬于社保保障的一部分，應(yīng)納入薪酬福利管理的范疇。同時(shí)我們應(yīng)該按照社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的經(jīng)辦規(guī)律和特點(diǎn)，采用“年度—險(xiǎn)種—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類整理，并及時(shí)編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。檔案管理部門在接收檔案材料時(shí)要進(jìn)行檢查、分類、整理、編號(hào)入庫(kù)保管，并及時(shí)編寫索引目錄。（二）提高對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案的認(rèn)識(shí)，拓展經(jīng)費(fèi)來(lái)源。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案指的是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。這些記錄是參保人員享受社會(huì)保險(xiǎn)各項(xiàng)待遇的重要依據(jù)，這其中就包含在職期間發(fā)生工傷，則可享受工傷待遇，育齡女職工可以享受孕前檢查、生育津貼等待遇，退休后可以享受養(yǎng)老金待遇，直至死亡還可以由家屬申領(lǐng)喪葬費(fèi)等。另一方面，通過(guò)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的收集整理，提供可靠的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供必要的依據(jù)。除了提高思想上的認(rèn)識(shí)，還要加大經(jīng)費(fèi)的投入，因此自收自支的高職院校應(yīng)該在現(xiàn)有的情況下拓展經(jīng)費(fèi)來(lái)源，例如：爭(zhēng)取上級(jí)財(cái)政的支持，亦或是利用專業(yè)優(yōu)勢(shì)與企業(yè)合作，將教學(xué)成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，從而增加經(jīng)費(fèi)收入。（三）招聘專業(yè)人員，優(yōu)化崗位配置。事業(yè)編制工作人員的人員類別分為事業(yè)管理人員、專業(yè)技術(shù)人員以及事業(yè)工勤人員。檔案管理人員不屬于事業(yè)管理人員，而是屬于專業(yè)技術(shù)人員。因此在崗位定位上應(yīng)該按照專業(yè)技術(shù)人員對(duì)待，突出專業(yè)，按照專業(yè)技術(shù)初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)設(shè)置崗位職數(shù)，不建議由事業(yè)管理人員兼任。同時(shí)從招聘開始，就應(yīng)該按照專業(yè)技術(shù)人員的聘用要求，明確檔案管理及其相關(guān)專業(yè)，這樣至少可以保證新聘人員的基本檔案管理知識(shí)體系是完整的。最后，由于檔案管理專業(yè)每個(gè)學(xué)校每年新聘人員少，單獨(dú)進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)不現(xiàn)實(shí)，因此就需要上級(jí)職能部門定期組織全系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以便了解最新政策和法規(guī)。（四）合理利用社保業(yè)務(wù)檔案，完成社保業(yè)務(wù)檔案的編研。要想實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)的利用和編研，需要專業(yè)的人員對(duì)檔案材料進(jìn)行認(rèn)真研究和考證，從中提取某些信息進(jìn)行加工，最終編排成參考資料。這里的專業(yè)人員，不僅僅指校內(nèi)的檔案管理員，還應(yīng)該包括其他高校的專業(yè)人員以及社會(huì)力量。當(dāng)然這一切都要與風(fēng)險(xiǎn)控制相結(jié)合不能以泄露用人單位或者是個(gè)人信息為代價(jià)。同時(shí)因?yàn)樯绫I(yè)務(wù)檔案的管理期限都很長(zhǎng)，除少數(shù)業(yè)務(wù)檔案的保管期限是10年和30年，大多數(shù)檔案的保管期限都在50年、100年甚至永久。因此社保業(yè)務(wù)檔案的編研成果可以很好的保護(hù)原件，讓編研成果成為副本。另外，社保業(yè)務(wù)檔案的編研成果可以很好的反映一段時(shí)期內(nèi)職工的薪酬水平，反映社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展情況，因此可以為學(xué)校人才戰(zhàn)略發(fā)展提供參考依據(jù)。

總之，社會(huì)保險(xiǎn)在新形勢(shì)下以堅(jiān)持?；尽⑷采w、多層次、可持續(xù)發(fā)展為方針，以增強(qiáng)公平性、適應(yīng)流動(dòng)性、保證可持續(xù)性為重點(diǎn)，逐步實(shí)現(xiàn)資金來(lái)源渠道多、保障方式多層次、管理服務(wù)社會(huì)化的保障體系。在此形勢(shì)下，自收自支高職院校社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化的管理顯得至關(guān)重要。

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作者:馮靜程 單位:天津生物工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院