導(dǎo)語：反腐新常態(tài)下項(xiàng)目檔案管理工作思考一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

近年來，國務(wù)院高度重視公共資源交易市場(chǎng)建設(shè)，總理多次強(qiáng)調(diào)，要加快推進(jìn)公共資源交易的市場(chǎng)化改革，實(shí)行全流程的透明化管理，建立統(tǒng)一的公共資源交易平臺(tái)，把公共資源交易納入規(guī)范化、法制化軌道，強(qiáng)化事中事后監(jiān)管，促進(jìn)政府職能轉(zhuǎn)變和管理創(chuàng)新。但在項(xiàng)目檔案管理上一直沒有一個(gè)統(tǒng)一和規(guī)范的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。時(shí)至今日，仍然是各自為政，方法不一。筆者結(jié)合工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)淺談幾點(diǎn)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作的做法。

一、提高認(rèn)識(shí)，規(guī)范制度提高項(xiàng)目檔案的管理權(quán)限

1.項(xiàng)目檔案實(shí)行“誰，誰立卷，誰移交”的歸檔管理流程。主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷、裝訂和移交工作。

2.建立專門的項(xiàng)目檔案室，接受檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。負(fù)責(zé)制定本系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案規(guī)章制度，并管理在滁備案的招標(biāo)（采購）機(jī)構(gòu)的項(xiàng)目檔案工作。

3.項(xiàng)目檔案原則上不得外借。需要調(diào)閱利用的必須填寫《滁州市公共資源交易項(xiàng)目檔案利用登記表》，并由公共資源交易監(jiān)督管理局（以下簡(jiǎn)稱“公管局”）副局長(zhǎng)簽批，方可交項(xiàng)目檔案室辦理調(diào)閱利用。

二、依據(jù)法律法規(guī)，嚴(yán)明獎(jiǎng)懲制度

1.招標(biāo)（采購）機(jī)構(gòu)在收集、整理、立卷、裝訂和移交項(xiàng)目檔案工作中出現(xiàn)問題的，依據(jù)《滁州市招標(biāo)機(jī)構(gòu)考評(píng)管理辦法（暫行）》視情況采取扣分或暫停業(yè)務(wù)的處理，對(duì)完成項(xiàng)目檔案工作任務(wù)較好的給予加分和一定范圍內(nèi)的通報(bào)表揚(yáng)。

2.項(xiàng)目檔案室或有關(guān)人員在檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化建設(shè)上做出突出貢獻(xiàn)的，依據(jù)實(shí)際影響力給予一定的精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。并優(yōu)先推薦提拔任用機(jī)會(huì)，以此調(diào)動(dòng)工作人員愛崗敬業(yè)，爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)的工作積極性、創(chuàng)造新，營造拴心留人的工作環(huán)境。

3.在項(xiàng)目檔案管理工作中出現(xiàn)違法違紀(jì)行為的，將參照《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（監(jiān)察部、人力資源和社會(huì)保障部、國家檔案局令第30號(hào)）等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

三、加強(qiáng)項(xiàng)目檔案隊(duì)伍建設(shè)，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度

1.建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，市交易中心各部門和在滁備案的招標(biāo)（采購）機(jī)構(gòu)均需要指定一名兼職的檔案人員，負(fù)責(zé)與項(xiàng)目檔案室聯(lián)絡(luò)項(xiàng)目檔案工作。

2.指定的兼職檔案人員，首選業(yè)務(wù)素質(zhì)好、工作責(zé)任心強(qiáng)的。指定人員盡量不要頻繁更換崗位，減少人員流動(dòng)頻繁對(duì)項(xiàng)目檔案工作帶來的不利影響。

3.市公管局每年按時(shí)組織安排項(xiàng)目檔案室檔案工作人員參加市級(jí)以上檔案行業(yè)的有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，為了提高檔案人員的工作業(yè)務(wù)能力和管理水平，增強(qiáng)專業(yè)性、理論性和實(shí)踐性。

4.項(xiàng)目檔案室負(fù)責(zé)定期組織招標(biāo)(采購)機(jī)構(gòu)和市交易中心各部門指定的有關(guān)兼職檔案人員進(jìn)行項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，每年度不得少于1次。

5.項(xiàng)目檔案室要充分利用新媒體和“互聯(lián)網(wǎng)＋”戰(zhàn)略，創(chuàng)建項(xiàng)目檔案工作業(yè)務(wù)交流群，通過QQ群或微信群及時(shí)學(xué)習(xí)和交流項(xiàng)目檔案工作。

6.加強(qiáng)檔案行業(yè)交流和互動(dòng)力度，項(xiàng)目檔案室每年度都要認(rèn)真總結(jié)全年工作，至少撰寫或發(fā)表一篇與項(xiàng)目檔案工作有關(guān)的典型案例分析或工作經(jīng)驗(yàn)成果等論文或匯報(bào)資料。通過媒介傳播讓項(xiàng)目檔案工作受到社會(huì)各界的關(guān)注，讓業(yè)內(nèi)人士通過良好的交流和互動(dòng)將工作中遇到的一些問題在此產(chǎn)生共鳴，從而達(dá)到共同學(xué)習(xí)、共同發(fā)展、共同進(jìn)步的良好氛圍。

四、嚴(yán)抓項(xiàng)目檔案工作中的重點(diǎn)部位

1.多年來，經(jīng)過各有關(guān)部門對(duì)項(xiàng)目檔案的調(diào)閱利用，對(duì)招標(biāo)交易項(xiàng)目中可能存在違法違紀(jì)行為的案件進(jìn)行查處中發(fā)現(xiàn)，許多重要線索和證據(jù)都是依靠一個(gè)個(gè)完整、有效、可用的項(xiàng)目檔案資料反映出來的。但是由于項(xiàng)目檔案目前沒有統(tǒng)一、明確的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，所以在規(guī)范和共識(shí)上還存在爭(zhēng)議。

2.項(xiàng)目檔案資料應(yīng)當(dāng)確保真實(shí)性、完整性、有效性和可用性，項(xiàng)目前期資料中，招標(biāo)單位（人）提供的相關(guān)文件或其它資料等為掃描件或復(fù)制件的，必須要求招標(biāo)單位（人）或者發(fā)文單位加蓋印章予以證明該件的真實(shí)性，其它組織或者機(jī)構(gòu)不得蓋章確認(rèn)。

3.項(xiàng)目開標(biāo)的過程資料必須為原件。有關(guān)資料是正、副本的，以正本為主。包括：招標(biāo)合同、中標(biāo)單位（人）的投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等不得出現(xiàn)掃描件或復(fù)制件等現(xiàn)象。

4.驗(yàn)收項(xiàng)目檔案資料時(shí)，必須認(rèn)真檢查檔案資料內(nèi)需要蓋章、簽字和填寫日期的位置是否落實(shí)完備。

5.凡是需要?dú)w檔的文件資料，都應(yīng)當(dāng)做到書寫優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，有利于長(zhǎng)久保存。

6.任何一個(gè)項(xiàng)目檔案中都必須收集下載在指定媒體上過的招標(biāo)公示和中標(biāo)公示等有關(guān)規(guī)定中要求依法必須公開上傳的資料信息首頁，予以證明招標(biāo)項(xiàng)目是否依法在指定媒體上公開有關(guān)的招標(biāo)、中標(biāo)等交易信息。

7.任何單位及個(gè)人不得擅自修改、偽造、變?cè)旌弯N毀項(xiàng)目檔案和出現(xiàn)拒不歸檔等行為。

8.審查備案科和監(jiān)督監(jiān)察科的審核人負(fù)責(zé)審核卷內(nèi)項(xiàng)目的招標(biāo)投標(biāo)資料是否齊全、完整，并簽字確認(rèn)對(duì)其真實(shí)性、完整性、有效性、可用性負(fù)責(zé)。最終由項(xiàng)目檔案室按照接收標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)驗(yàn)收項(xiàng)目檔案資料，可以接收的項(xiàng)目檔案由檢查人簽字確認(rèn)，辦理接收手續(xù)。

9.充分利用和發(fā)揮好電子招標(biāo)投標(biāo)項(xiàng)目檔案系統(tǒng)的作用，認(rèn)真做好前期紙質(zhì)項(xiàng)目檔案資料的掃描和上傳工作。確保電子招標(biāo)投標(biāo)項(xiàng)目檔案工作有序和安全進(jìn)行。

10.為了避免招標(biāo)（采購）機(jī)構(gòu)出現(xiàn)項(xiàng)目檔案不按時(shí)移交或不移交的現(xiàn)象發(fā)生，在發(fā)放中標(biāo)通知書時(shí)將發(fā)放信息上傳至系統(tǒng)自動(dòng)提示功能。系統(tǒng)會(huì)在中標(biāo)通知書發(fā)放后7日內(nèi)以短信方式提示項(xiàng)目檔案室，直至項(xiàng)目檔案移交確認(rèn)為止。

11.項(xiàng)目檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、15年。建設(shè)工程類200萬以上（含200萬）、政府采購類100萬以上（含100萬），以及其它類（國有建設(shè)用地使用權(quán)出讓、礦產(chǎn)權(quán)出讓、國有產(chǎn)權(quán)交易等項(xiàng)目）列為永久保管；建設(shè)工程類20萬—200萬，政府采購類10萬—100萬項(xiàng)目列為30年保管；建設(shè)工程類20萬以下，政府采購類10萬以下項(xiàng)目列為15年保管。

五、項(xiàng)目檔案的整理步驟

1.招標(biāo)（采購）機(jī)構(gòu)在被確定資格后，項(xiàng)目資料收集準(zhǔn)備工作已經(jīng)開始。

2.招標(biāo)（采購）機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集所的招標(biāo)項(xiàng)目全部過程資料，包含：紙質(zhì)文件、電子文件、圖紙和圖表等該項(xiàng)目實(shí)際操作中形成的一切有關(guān)具有保存價(jià)值的各類資料。

3.項(xiàng)目招標(biāo)結(jié)束后，招標(biāo)（采購）機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理該項(xiàng)目的檔案資料，整理時(shí)要嚴(yán)格按照“卷內(nèi)目錄”對(duì)照“文件題名”依次自然排列無誤后，進(jìn)行頁面編碼。編完頁碼后填寫“卷內(nèi)目錄”的具備狀況、頁次、和備注的內(nèi)容。

4.案卷封面的內(nèi)容填寫。招標(biāo)（采購）機(jī)構(gòu)只需要填寫案卷題名、項(xiàng)目編號(hào)、立卷單位（蓋章）和起止日期。檔號(hào)、保管期限和密級(jí)，由項(xiàng)目檔案室完成。

5.卷內(nèi)備考表的內(nèi)容填寫。招標(biāo)（采購）機(jī)構(gòu)只需要填寫文件資料總頁數(shù)，文字資料頁數(shù)、圖樣資料頁數(shù)和光盤張數(shù)。“說明”欄內(nèi)填寫項(xiàng)目開展的異常狀況，順利完成的不必填寫?！傲⒕砣恕睓谔顚懻袠?biāo)（采購）機(jī)構(gòu)的整理人姓名，“日期”欄填寫招標(biāo)（采購）機(jī)構(gòu)整理人實(shí)際裝訂的時(shí)間。“互見號(hào)”欄、“檢查人”欄、“日期”欄，由項(xiàng)目檔案室完成。

6.立卷裝訂按照“三孔一線”上、下穿管裝訂，線頭系于中端穿孔處，打死結(jié)。

7.項(xiàng)目檔案封條應(yīng)當(dāng)粘貼于案卷脊背中段，裁剪大小應(yīng)適當(dāng)，粘貼美觀，無損壞，不宜壓字，背面粘貼連接處蓋整理人印章。

8.項(xiàng)目檔案組卷時(shí)，若清單控制價(jià)、中標(biāo)單位（人）投標(biāo)文件、設(shè)計(jì)圖方案等資料過厚或不易一并組卷時(shí)，可以單獨(dú)組卷，單獨(dú)組卷需要另加案卷封面和封條裝訂。頁碼從“1”開始編寫。不必另加“卷內(nèi)目錄”和“卷內(nèi)備考表”。

9.項(xiàng)目檔案另附光盤的，盒內(nèi)封面上招標(biāo)（采購）機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)填寫：“案卷題名”欄、“項(xiàng)目編號(hào)”欄、“立卷單位”欄、“文件容量”欄、“刻錄日期”欄?！皺n號(hào)”欄由項(xiàng)目檔案室完成。

10.案卷組成排列順序必須嚴(yán)格按照“卷內(nèi)目錄”里的“文件題名”具體名稱順序進(jìn)行排列，沒有具體名稱的歸入相近名稱內(nèi)。

11.項(xiàng)目編號(hào)填寫：應(yīng)當(dāng)填寫最后一次招標(biāo)成功的項(xiàng)目編號(hào)。若多次開標(biāo)未成，業(yè)主自行招標(biāo)沒有項(xiàng)目編號(hào)的，不必填寫。

12.多次開標(biāo)的項(xiàng)目，在填寫“卷內(nèi)目錄”欄時(shí)，“文件提名”先后放入多次開標(biāo)文件資料的，應(yīng)當(dāng)在“備注”欄內(nèi)填寫“一次、二次、三次……”。

13.編寫頁碼時(shí)，同一項(xiàng)目單獨(dú)組卷的都應(yīng)當(dāng)在每卷內(nèi)文字頁面正面右下角處，反面左下角處用鉛筆按照順序填寫頁號(hào)，書寫要工整、清楚，易識(shí)別。單獨(dú)組卷的封面和目錄不編寫頁碼。單獨(dú)組卷的自有頁碼正確的，不必重復(fù)編寫。將招標(biāo)文件、清單控制價(jià)、合同、中標(biāo)人投標(biāo)文件及其它項(xiàng)目過程資料組成一卷的，上述文件資料內(nèi)自有頁碼符合規(guī)定要求的可以在該文件封面首頁填寫一個(gè)頁號(hào)，代表本文件頁號(hào)。若自有頁碼不正確，需要按照實(shí)際編寫順序逐頁編寫頁號(hào)。一個(gè)完整項(xiàng)目組成一卷只需要一個(gè)案卷封面、一個(gè)卷內(nèi)目錄、一個(gè)卷內(nèi)備考表。

六、嚴(yán)控項(xiàng)目檔案的保管和保密關(guān)

1.市公管局或市交易中心要高度重視項(xiàng)目檔案的保管和保密工作，應(yīng)當(dāng)與項(xiàng)目檔案室工作人員和各兼職檔案人員簽訂《項(xiàng)目檔案安全、保密協(xié)議》，在制度上增強(qiáng)工作人員的保密意識(shí)。

2.建立健全項(xiàng)目檔案的調(diào)閱利用審批制度。

3.嚴(yán)格進(jìn)、出入項(xiàng)目檔案庫房登記制度。

4.嚴(yán)抓項(xiàng)目檔案庫房定期檢查、排除安全隱患制度。

5.加強(qiáng)“人防、物防、技防”，在項(xiàng)目檔案庫房?jī)?nèi)安裝監(jiān)控?cái)z像頭和防火、防盜報(bào)警系統(tǒng)，全方位、高規(guī)格的筑牢項(xiàng)目檔案保管和保密的“防火墻”。

6.公共資源交易平臺(tái)因國家發(fā)展和改革需要，對(duì)單位撤銷或合并的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)與同級(jí)檔案行政管理部門聯(lián)系，在同級(jí)檔案行政管理部門的指導(dǎo)下對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行妥善處理、安置，不得隨意遺棄或銷毀。我國自頒布《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》等有關(guān)法律法規(guī)以來，并未對(duì)項(xiàng)目檔案工作作出明確規(guī)定，使得各地公共資源交易監(jiān)管部門在項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)上各自為政、自定規(guī)章、自行標(biāo)準(zhǔn)，有些公共資源交易監(jiān)管部門制定的標(biāo)準(zhǔn)是與《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》相違背的?！稒n案法實(shí)施辦法》第四條明確規(guī)定“國務(wù)院各部門經(jīng)國家檔案局同意，省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門經(jīng)本級(jí)人民政府檔案行政管理部門同意，可以制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法。”因此，可以看出多種標(biāo)準(zhǔn)的存在不僅完全沒有必要，甚至?xí)?duì)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一推進(jìn)產(chǎn)生阻礙。國務(wù)院在加快統(tǒng)一公共資源交易平臺(tái)建設(shè)的同時(shí)，可整合行業(yè)在項(xiàng)目檔案建設(shè)中做出的的努力和探索創(chuàng)新，由國家檔案局牽頭，與國家發(fā)展改革委、財(cái)政部、工信部、住建部、交通部、水利部、商務(wù)部等有關(guān)部門積極采取有力措施，盡快調(diào)研出臺(tái)具體的項(xiàng)目檔案管理辦法，統(tǒng)一安排項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)的制訂工作，逐步在全國范圍內(nèi)建立和執(zhí)行統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)體系。項(xiàng)目檔案管理工作千頭萬緒、錯(cuò)綜復(fù)雜，但實(shí)踐證明，只要工作思路和方法正確，就能確保項(xiàng)目檔案工作有條不紊地開展。

作者:汪杰 單位:滁州市公共資源交易監(jiān)督管理局