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1醫(yī)院文書檔案管理特點

作為醫(yī)院重要事件與公文活動的資料匯總,文書檔案記載著醫(yī)院的發(fā)展史,是醫(yī)院實現(xiàn)良性管理的依據(jù)。醫(yī)院文書檔案管理有三大特點。其一是規(guī)范性,文書檔案多數(shù)都屬于醫(yī)院領導部門的公文,醫(yī)院文書檔案管理的重點就是對該類公文進行管理,它的規(guī)范性集中體現(xiàn)在公文的類型、檢查、傳遞等方面都規(guī)定嚴格。其二是服務性,文書檔案作為醫(yī)院或者部門的決策、參考資料,有著很強的服務性。只有重視其服務性,才能進一步優(yōu)化醫(yī)院領導工作效率以及文書檔案信息化管理,便于患者進行更好的查詢服務。其三是保密性,由于文書檔案記錄著醫(yī)院內(nèi)部很多重要信息,因此必須要避免信息資料的泄露,以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當,損害醫(yī)院的形象與聲譽。可信的文書管理工作,是醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。

2醫(yī)院文書檔案管理對策

2.1提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識

醫(yī)院應該具有文書檔案的現(xiàn)代化管理意識。從醫(yī)院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領導做起,只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識,才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學管理意識。當醫(yī)院對文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對文書檔案管理制度進行完善,對相關的硬件配套進行更新,以嚴格的制度做好文書檔案的規(guī)范管理,進一步深化醫(yī)院的文書檔案管理能力。與此同時,醫(yī)院文書檔案管理主要服務于醫(yī)院的醫(yī)療診治工作,在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過程中,醫(yī)院文書檔案管理者必須通過職業(yè)素養(yǎng)提升來熟練運用計算機技術強化醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理,既為醫(yī)院的醫(yī)療服務提供資料查詢幫助,又能讓醫(yī)院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應該具有高度服務意識,認真收集、整理、管理醫(yī)院文書檔案,加強檔案的匯編與分類工作,讓醫(yī)院在醫(yī)療服務中有據(jù)可依、有章可循。

2.2優(yōu)化文書檔案管理工作

在科學技術的發(fā)展影響下,醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進行,在目前形勢下,醫(yī)院文書檔案隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展而出現(xiàn)了新的管理要求。醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術設備更新來提高工作效率,以促進文書檔案管理科學化。故而醫(yī)院應該完善文書檔案信息管理系統(tǒng),利用計算機、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容,對文書檔案的全文進行掃描存入,對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索,以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源,節(jié)省檢索時間,將檢索中的認為失誤率降低,保證檢索準確率,優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率。并且,針對文書檔案進行實體管理系統(tǒng)完善,保管室內(nèi)安裝溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)以及防盜設備,做好除塵、防磁等工作,讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫(yī)院可以根據(jù)自身情況適當投入資金更新軟硬件設備,確保文書檔案收集更及時,運用網(wǎng)絡技術優(yōu)化管理效率,促進文書檔案管理合理化。

2.3以制度保證醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量

文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長期的堅持不懈。規(guī)范、完善的文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化化的重要保證。醫(yī)院需要認真執(zhí)行國家檔案局的管理政策,從自身的實際情況出發(fā),對文書檔案材料的規(guī)范范圍、保管時間進行明確規(guī)定,通過正確界定范圍、準確劃分管理期限,使醫(yī)院文書檔案可以準確地反映醫(yī)院情況,且保管方面、利用有效。對醫(yī)院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發(fā)利用、保密與銷毀、管理職責等進行更為完善的規(guī)定。加強文書檔案管理的工作執(zhí)行力,使文書檔案管理切實為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務。將文書檔案管理制度落到實處,院長牽頭、分管領導負責、檔案管理部門逐級負責,加強文書檔案管理的監(jiān)督考核,如果發(fā)現(xiàn)了問題必須立馬解決,以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。

2.4提高醫(yī)院文書檔案管理者的素質(zhì)

醫(yī)院應該可信運用文書檔案實現(xiàn)經(jīng)濟效益提升,提高文書檔案管理效率,而這一切又必須以醫(yī)院文書檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)提升為前提。他們對文書檔案的管理和醫(yī)院的健康發(fā)展有著米奇聯(lián)系,醫(yī)院需要全面加強檔案管理者的職業(yè)素質(zhì),通過講座宣傳、考察交流、培訓等方式來提高檔案管理者的專業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導他們通過現(xiàn)代化的新管理方法來落實文書檔案管理,同時可以利用現(xiàn)代電子技術管理方式來優(yōu)化文書檔案管理效率,使文書檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進行。

3結語

總的來說,醫(yī)院必須要改變文書檔案管理思想,加強檔案制度規(guī)范性建設,優(yōu)化管理模式,提高文書檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng),以特色化理念保持醫(yī)院文書管理工作活力,既使之為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展服務,又要求醫(yī)院在文書檔案管理工作上需要不斷創(chuàng)新、不斷前進。

作者:李文閣 單位:浙江省人民醫(yī)院