導(dǎo)語：企業(yè)信息化檔案管理論文2篇一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一篇

1企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1.1目前有的企業(yè)的檔案管理還停留在完全紙質(zhì)檔案，有的企業(yè)處于半紙質(zhì)化檔案，有的企業(yè)卻在領(lǐng)導(dǎo)的長遠考慮和重視下，與時俱進，全面推進信息化建設(shè)，檔案管理已經(jīng)全面進入信息化軌道。各個企業(yè)檔案管理方面已經(jīng)形成了差距。

1.2實體文件的收集與歸檔沒有完整的信息系統(tǒng)支持，全部人為主觀的因素在里面。就檔案收集為例，檔案管理人員多數(shù)情況下只是接收，而并不是去每個部門調(diào)查催要。如果部門負(fù)責(zé)人因為檔案意識不強或者檔案知識欠缺沒有向檔案室遞送資料而造成后面需要檔案資料卻提取不成功。檔案歸檔方面，歸檔的條件是否滿足也是人為決定，這樣的話難免造成疏漏。

1.3實體化檔案特別是紙質(zhì)檔案的查閱也存在很多問題，例如，并發(fā)查閱（多人同時查閱同一文件）的問題，查閱過程中文件的毀壞，缺失，毀壞等等問題。同時，實體檔案的查閱對文件的保密性造成嚴(yán)重威脅，一旦保密且重要文件內(nèi)容泄露，會給企業(yè)帶來嚴(yán)重的后果。

1.4隨著企業(yè)大發(fā)展，檔案的數(shù)量和類別也與日俱增，檔案借閱給檔案管理人員造成很大的工作量與出錯概率。

2企業(yè)檔案管理信息化的理論指導(dǎo)

在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》中，提出全國檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想是：以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。而且，在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中，肯定了前面的成績，繼續(xù)把檔案管理信息化建設(shè)作為主要任務(wù)并不斷加強。2002年下發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)，提出把信息化作為檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重點內(nèi)容，在企業(yè)信息化建設(shè)中具有重要的指導(dǎo)作用。

3企業(yè)檔案管理信息化的意義

3.1對管理人員的意義①檔案管理不再費時費力。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，檔案庫中的信息需要統(tǒng)計時可以自動統(tǒng)計。②檢索查詢更為方便?？梢蕴峁┒喾N查詢手段，檔案管理員可以選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。公司其他人員也可以根據(jù)檔案管理權(quán)限自行查閱檔案信息，提高了保密性。③檔案的查閱工作更加可控。對國企不換的借閱者進行有效的催促。

3.2對部門的意義①有效地進行檔案的收集工作。檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動，檔案的分類，整理需要付出辛苦的勞動，沒有一個好的信息化系統(tǒng)，檔案的收集和整編是零星和不完整的。②有效地為決策服務(wù)。文書檔案包括發(fā)文和收文，都是領(lǐng)導(dǎo)決策的具體體現(xiàn)，所以檔案的信息化建設(shè)可更好地為檔案的再利用和領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。③讓檔案室變?yōu)楣緝?nèi)部的信息中心，也讓員工更好地查閱一般檔案。

3.3對于公司的意義

①更好地收集和管理檔案。企業(yè)檔案是一個企業(yè)在企業(yè)活動中直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價值的文件和材料，是企業(yè)歷史活動的原始記錄，特別對于收文和發(fā)文文件來說，實行檔案信息化管理后，必將更好地收集和管理這種信息資源。

②發(fā)提高利用率。一般單位形成的檔案要經(jīng)過一年才整理完畢，但事實上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，在這個過程中不可避免地會造成文件的損壞，檔案管理信息化可以解決這一問題而且解決檔案的并發(fā)查閱。

③解決檔案損壞、丟失的問題?？咳斯し绞絹硎占瘷n案、借閱實體檔案不可避免地會造成檔案的損壞和丟失。

④形成完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。紙質(zhì)檔案不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，對于檔案管理、統(tǒng)計，查閱，借閱都造成很大不便，大大降低了工作效率。檔案管理信息化可以使得這一切形成一個完整的信息化網(wǎng)絡(luò)。檔案管理信息化建設(shè)需要高素質(zhì)的人才，需要檔案管理專業(yè)和計算機技術(shù)專業(yè)的雙人才，只有這樣，企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)中才能越走越遠，越走越好。在當(dāng)今這個信息化時代，信息化和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使得企業(yè)檔案管理必須走信息化這條路，這是一種必然。

作者：張靜單位：陜西鋼鐵集團有限公司

第二篇

1影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的幾點重要因素

1.1檔案信息化建設(shè)的水平因素。在檔案管理信息化建設(shè)中，由于受到傳統(tǒng)檔案管理及技術(shù)的影響，就會導(dǎo)致在檔案管理過程中，雖然檔案管理部門配備全面的計算機及相關(guān)的設(shè)計，但是，工作人員很難將其與檔案管理工作有效的結(jié)合在一起，只將這些機械設(shè)備運用在日常的工作中。所以，檔案管理人員如何通過利用計算機提升自己的工作能力，對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)化管理，有效的提高檔案管理效率及管理水平，已成為制約檔案信息化建設(shè)的一個至關(guān)重要的因素。隨著我國計算機技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，用戶對檔案信息的要求不斷的提高，在這種情況下，如何對傳統(tǒng)思維進行有效的改變，開發(fā)出有效的檔案管理新技術(shù)，已經(jīng)成為我國現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的一個重要問題。

1.2檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知因素。在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息管理的不夠重視，主要體現(xiàn)在檔案管理部門沒有一套完整的檔案信息管理體系，對檔案信息建設(shè)的認(rèn)識及管理嚴(yán)重不到位，在檔案管理過程中，檔案工作人員受傳統(tǒng)管理理念的影響，只對檔案信息進行了收集，沒有對其進行充分的分析與利用，沒有發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價值，嚴(yán)重的浪費檔案的存在價值。

1.3檔案信息化建設(shè)的觀念因素。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，檔案管理人員只將檔案信息收集、保管就沒有任何任務(wù)了。但是，隨著城市人民群眾對信息資料的不斷提升，對存儲的檔案信息利用已經(jīng)遠遠超過了信息本身的價值。所以，檔案管理工作人員應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的管理理念，重視檔案信息化建設(shè)，學(xué)會如何利用檔案的價值。但是，到目前為止，大部門企業(yè)檔案管理人員仍然沒有意識到檔案信息化建設(shè)的重要性，對檔案管理難以達到要求。

2在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意把握的幾個問題

2.1數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不等于信息化。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容非常廣，其中包括信息的收集，整理、信息數(shù)據(jù)庫及信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的有效利用、信息資源開發(fā)利用的法律法規(guī)及人才隊伍的建設(shè)等。所以，檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)不單單只是信息的建設(shè)，應(yīng)該從多個方面入手，促進檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

2.2立足現(xiàn)實，加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案信息技術(shù)處理，既有地域上的差異性，又有業(yè)務(wù)上的共同性。目前，各地檔案館普遍單獨進行計算機管理系統(tǒng)的開發(fā)，無論是經(jīng)濟性、通用性都不利于協(xié)調(diào)統(tǒng)一。當(dāng)務(wù)之急是加強檔案館之間的橫向聯(lián)系，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，把計算機應(yīng)用及適合共性特點的軟件開發(fā)作為信息化建設(shè)的切入點。要力求軟件功能設(shè)計既具有相對的統(tǒng)一性，又具有一定的靈活性和較強的應(yīng)用性，爭取在最大范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺，整合檔案信息資源，以整體優(yōu)勢最大限度地實現(xiàn)信息資源共享。

2.3注重質(zhì)量，加強特色建設(shè)。信息化不應(yīng)流于表面和形式，而是要注重由信息技術(shù)支持的檔案信息是否適合用戶需求，是否實現(xiàn)了檔案服務(wù)功能的全面拓展和最大優(yōu)化。如果傳輸?shù)臋n案信息及相關(guān)的數(shù)據(jù)不被利用或者接受，那么檔案信息化建設(shè)就起不到原有的作用。所以，檔案信息化建設(shè)工作必須與社會廣泛聯(lián)系，了解社會需求，掌握信息利用規(guī)律，深入挖掘館藏潛力，注重特色建設(shè)，在檔案信息服務(wù)方面充分體現(xiàn)吸引用戶的魅力。

2.4著重用戶的實際與需求。不同方面的用戶是信息化建設(shè)成果的直接受用者，但由于受計算機知識等因素的制約，使檔案信息化與一些用戶還有一定距離。重要的是要建設(shè)一種便捷的、更加適應(yīng)用戶需求的新型檔案信息服務(wù)關(guān)系，充分滿足用戶需求的信息，與社會共同發(fā)展，共同進步。

2.5以人為本，加強人才培養(yǎng)。在檔案管理工作中應(yīng)廣泛使用電子設(shè)備，使傳統(tǒng)的檔案管理方式從根本上發(fā)生變化。著力培養(yǎng)一支復(fù)合型的人才隊伍，對完成信息化建設(shè)任務(wù)至關(guān)重要。首先，要重視對現(xiàn)有管理人員和專業(yè)技術(shù)人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，為大家創(chuàng)造學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)知識與先進技術(shù)的機會。其次，有計劃、有針對性地招聘信息化建設(shè)專業(yè)人才。招聘信息化專業(yè)人才要長期、中期、短期相結(jié)合，實行用人制度上的社會化運作。通過實行培養(yǎng)現(xiàn)有人員和引進專業(yè)人員的辦法，不斷提高信息化建設(shè)隊伍的綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力，保證在完成信息化建設(shè)任務(wù)時得心應(yīng)手。

3企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展策略

3.1轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立信息化管理意識。在我國現(xiàn)階段，檔案管理工作得到了各行各業(yè)的廣泛關(guān)注，也取得了一定的成就。所以，在檔案管理模式及管理理念上也應(yīng)該進行改革與創(chuàng)新，檔案信息化建設(shè)成為了檔案管理工作的必然趨勢。為了與時代同步，檔案管理人員必須改變傳統(tǒng)的管理理念及模式，加強檔案信息化建設(shè)，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)及崗位技能，只有不斷的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能有效的促進檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

3.2制定信息化發(fā)展目標(biāo)，并嚴(yán)格執(zhí)行。在檔案管理工作中，管理人員必須從全局出發(fā)，將近期目標(biāo)與長遠目標(biāo)進行有效的結(jié)合，堅持一定的原則，既適用性、實用性、科學(xué)性。在檔案管理工作制定長遠目標(biāo)時應(yīng)該對檔案管理工作進行深入的分析與研究，使制定的目標(biāo)得以實現(xiàn)，為全局統(tǒng)一發(fā)展而努力，充分的考慮檔案信息化建設(shè)未來發(fā)展的需求，留下兼容、擴充剩余空間，避免有效的資源浪費。在制定檔案管理工作的近期目標(biāo)，檔案管理工作近期目標(biāo)的重點在于其可行性和實用性。在檔案信息化建設(shè)的初級階段，需要對現(xiàn)有的檔案資料進行整理，這項工作必須仔細(xì)、認(rèn)真、不能出現(xiàn)任何紕漏和差錯，檔案資料的正確性是非常重要的，所以，在整理檔案資料時必須保證其準(zhǔn)確性，并且按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。在對檔案館進行整理時，首先要對重要的檔案資料進行數(shù)字化處理，對于沒有價值的資料進行銷毀，避免浪費資源和時間，這是對檔案管理實行信息化的一個基本要求。

3.3信息化建設(shè)過程中的系統(tǒng)軟件與硬件設(shè)備統(tǒng)一管理?，F(xiàn)階段，檔案管理的各個部門缺乏有效的溝通和統(tǒng)一管理，各個部門所采取的信息化手段及設(shè)備都不相同，嚴(yán)重影響檔案信息數(shù)據(jù)之間的兼容性，嚴(yán)重制約檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。為解決檔案信息化建設(shè)存在的問題，必須與檔案管理工作的實際情況相結(jié)合，使檔案管理工作數(shù)字化設(shè)備得到統(tǒng)一，并使檔案管理的工作人員具有專業(yè)性，進而實現(xiàn)設(shè)備的文字識別功能，以及自動的轉(zhuǎn)化、編目、檢索功能，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)中自動標(biāo)引、上載以及輔助立卷、全文存儲等功能。在檔案管理工作中，使計算機設(shè)備的規(guī)格及型號得到統(tǒng)一，這是檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)的基礎(chǔ)。

4結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)可以有效的促使檔案資源得到有效的開發(fā)和利用，還為社會提供更多的服務(wù)和資源，在檔案管理工作中，加強信息化建設(shè)，促進檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

作者：趙辛單位：吉林省疾病預(yù)防控制中心