導(dǎo)語(yǔ)：企業(yè)檔案管理問(wèn)題思考3篇一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

第一篇

一、研究背景

近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，網(wǎng)絡(luò)的普及和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展深刻地影響了會(huì)計(jì)檔案管理，電算化會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，但是，企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)仍然有許多問(wèn)題需要解決，一方面網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普遍地運(yùn)用到企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理處理中，計(jì)算機(jī)用戶(hù)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便快捷地傳送和取得各種信息，為企業(yè)會(huì)計(jì)工作提供嶄新的手段，給企業(yè)帶來(lái)了會(huì)計(jì)與業(yè)務(wù)一體化處理和實(shí)施監(jiān)控的優(yōu)越性，但是另一方面網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性和共享性也會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)安全帶來(lái)了前所未有的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)作為構(gòu)建于互聯(lián)網(wǎng)及其技術(shù)基礎(chǔ)上的新一代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)相比其風(fēng)險(xiǎn)更高，更容易使企業(yè)蒙受巨大經(jīng)濟(jì)損失。因此，采取有效防護(hù)措施，保證會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)正確、可靠連續(xù)運(yùn)行，是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代保護(hù)企業(yè)利益安全的重要方面。從企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化的角度來(lái)分析，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理可以說(shuō)是企業(yè)進(jìn)行信息化管理的一條必由之路，而且是一條重要的發(fā)展之路。當(dāng)前，我國(guó)企業(yè)管理以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理為核心，因此信息化建設(shè)必不可少。會(huì)計(jì)檔案管理信息化不單單是簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)電算化，不只是目前一套簡(jiǎn)單的管理軟件就能夠輕輕松松解決的。會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)具有著重要的意義和發(fā)展空間，如何研究和開(kāi)發(fā)出適合企業(yè)發(fā)展的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)成為了當(dāng)前研究的主要方向。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷革新和發(fā)展，企業(yè)的會(huì)計(jì)提高了會(huì)計(jì)工作質(zhì)量，對(duì)促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的制度化、規(guī)范化有著十分重要的意義也逐漸提高，會(huì)計(jì)檔案的管理也逐步完善起來(lái)，會(huì)計(jì)電算化環(huán)境作為會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展的趨勢(shì)，已經(jīng)成為促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的介入大大提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率，同時(shí)也簡(jiǎn)化了財(cái)務(wù)檔案管理的流程和工作強(qiáng)度，會(huì)計(jì)檔案管理得到了一定的進(jìn)步和提高，但是仍然存在著一定的問(wèn)題，本文就此展開(kāi)了研究，并結(jié)合自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)提出了改進(jìn)建議。

二、會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題

（一）會(huì)計(jì)檔案保管問(wèn)題

會(huì)計(jì)檔案對(duì)事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)而言非常重要，常常作為重要的專(zhuān)業(yè)資料記錄反映單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。然而，會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案保管主要存在以下問(wèn)題：1.會(huì)計(jì)檔案管理不完善、不規(guī)范。單位內(nèi)部出于工作需要和法律法規(guī)的要求，應(yīng)當(dāng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)，但實(shí)際工作中由于管理制度不夠規(guī)范完善，并沒(méi)有設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)，而僅僅由財(cái)務(wù)人員兼職檔案管理工作。且單位往往忽視了會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等往往處于歸檔不鑒定狀態(tài)，更不銷(xiāo)毀，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。2.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理不善，隨意堆放。單位雖然已經(jīng)全面運(yùn)用電算化會(huì)計(jì)，但打印出來(lái)的紙質(zhì)檔案也是會(huì)計(jì)信息化時(shí)代的重要憑證，應(yīng)妥善保存。在單位中就出現(xiàn)財(cái)務(wù)人員對(duì)于紙質(zhì)檔案疏于管理的情況，認(rèn)為在電算化會(huì)計(jì)的環(huán)境下，只需要保存好電子數(shù)據(jù)，忽視紙質(zhì)檔案，從而導(dǎo)致了紙質(zhì)檔案隨意堆放，并且沒(méi)有按順序分類(lèi)保存，容易造成原始憑證的丟失和檢查監(jiān)督的困難。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理制度有待完善

我國(guó)用于會(huì)計(jì)檔案管理的系統(tǒng)發(fā)生發(fā)展的時(shí)間還補(bǔ)償，會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中還存在著不少的漏洞，而在會(huì)計(jì)檔案管理方面，我國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)管理制度仍然有待完善，一些重要的會(huì)計(jì)檔案資料沒(méi)有能夠及時(shí)的歸檔保存下來(lái)，或者歸檔的內(nèi)容不夠完整，這就為今后的會(huì)計(jì)工作帶來(lái)了不便。而對(duì)于歸檔的會(huì)計(jì)檔案，檔案在長(zhǎng)期保管的過(guò)程中容易受到人為因素和天氣因素而遭到損壞，甚至由于管理人員的原因致使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案資料外泄。按時(shí)清理磁盤(pán)備份，每年至少進(jìn)行一次清除過(guò)期數(shù)據(jù)。但一些單位對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份管理未形成制度，隨意性大，一旦會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將無(wú)法恢復(fù)。會(huì)計(jì)電算化管理制度不健全，管理不科學(xué)，日常維護(hù)不及時(shí)，維護(hù)不當(dāng)，數(shù)據(jù)無(wú)備份等造成的風(fēng)險(xiǎn)。其危害主要是造成計(jì)算機(jī)軟硬件運(yùn)行不正常，影響工作效率，甚至導(dǎo)致數(shù)據(jù)產(chǎn)生錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)丟失等。會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，權(quán)限分工的主要形式是口令授權(quán)?？诹畲娣庞谟?jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，一旦通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)手段被人偷看或竊取，便會(huì)帶來(lái)巨大的隱患。這與手工操作時(shí)印章由專(zhuān)人保管不同，一旦口令失竊，追查起來(lái)相當(dāng)困難。同時(shí)，電算化會(huì)計(jì)中，會(huì)計(jì)信息的傳輸和保存集中在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)處理形式產(chǎn)生了質(zhì)的變化，對(duì)電子數(shù)據(jù)的修改、轉(zhuǎn)移、篡改、非法攔截、取、偽造、刪除、隱匿等行為可以不留任何痕跡，不容易及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

（三）會(huì)計(jì)檔案保密問(wèn)題

保密，是指會(huì)計(jì)檔案的信息不能超過(guò)規(guī)定傳遞的范圍。保密制度，包括接受會(huì)計(jì)檔案信息的范圍、對(duì)象，利用會(huì)計(jì)檔案時(shí)保密的程序、方法，以及各環(huán)節(jié)保密的責(zé)任等。電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，由于網(wǎng)絡(luò)特有的開(kāi)放性，使得會(huì)計(jì)檔案的保密面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn)，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)中，會(huì)計(jì)信息的傳輸和保存集中在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)處理形式產(chǎn)生了質(zhì)的變化，對(duì)電子數(shù)據(jù)的修改、轉(zhuǎn)移、篡改、非法攔截、取、偽造、刪除、隱匿等行為可以不留任何痕跡。

三、完善會(huì)計(jì)檔案管理的建議

（一）定期進(jìn)行備份存儲(chǔ)

會(huì)計(jì)檔案管理的首要任務(wù)就是確保會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性，在確保會(huì)計(jì)檔案安全性方面，可以設(shè)置相關(guān)會(huì)計(jì)檔案讀取的權(quán)限，同時(shí)定期定量做好會(huì)計(jì)檔案的備份工作，使檔案保管真正做到有備無(wú)患。會(huì)計(jì)檔案的備份是網(wǎng)絡(luò)條件下保護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的重要方法，要建立定期將重要數(shù)據(jù)備份的制度，尤其是原始數(shù)據(jù)和一些重要的加工數(shù)據(jù)，要以多種方式備份，要在不同的物理地點(diǎn)備份，不能將重要的備份數(shù)據(jù)和原數(shù)據(jù)保存于同一物理地點(diǎn)。對(duì)于異地備份的數(shù)據(jù)要注意保密，要用特殊的加密方式進(jìn)行加密，以確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全。在會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞萃暾苑矫妫瑧?yīng)當(dāng)將與會(huì)計(jì)檔案所有相關(guān)的技術(shù)資料進(jìn)行完整備份，不僅需要做好數(shù)字化數(shù)據(jù)備份，同時(shí)也有必要做好紙質(zhì)備份，以備不時(shí)之需。

（二）完善檔案管理制度

良好的會(huì)計(jì)檔案管理是在會(huì)計(jì)信息化后會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保障，是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息安全的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，能夠更好的為管理服務(wù)。因此，企業(yè)必須建立和完善會(huì)計(jì)信息化檔案管理制度：對(duì)會(huì)計(jì)信息化檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲(chóng)蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作。重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)以上不同的地點(diǎn)，采用磁性介質(zhì)存貯會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，會(huì)計(jì)檔案不得隨意散失和泄密。各種會(huì)計(jì)資料包括打印出來(lái)的會(huì)計(jì)資料以及存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料的軟盤(pán)、硬盤(pán)、計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤(pán)、微縮膠片等，未經(jīng)同意不得外借，嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案的借閱權(quán)限和借閱手續(xù)。存放在磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密原則

即使進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)時(shí)代，計(jì)算機(jī)也只是工具，網(wǎng)絡(luò)只是數(shù)據(jù)傳輸?shù)拿浇?，最終執(zhí)行動(dòng)作的是相關(guān)工作人員。加強(qiáng)人員管理，是會(huì)計(jì)信息保密工作的首要任務(wù)。可以通過(guò)建立合理的上機(jī)制度，上機(jī)記錄等，保存完備的操作日志文件，防止非相關(guān)人員的操作。加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的保密意識(shí)是財(cái)務(wù)信息保密的關(guān)鍵。要培養(yǎng)員工對(duì)保密工作的意識(shí)，積極組織財(cái)務(wù)人員進(jìn)行保密工作的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使其深刻認(rèn)識(shí)到保密工作的重要性，發(fā)揚(yáng)高度保密意識(shí)。電算化會(huì)計(jì)檔案管理代表著未來(lái)檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化的發(fā)展方向，和傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案管理相比它擁有無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，經(jīng)過(guò)合理的整理和利用將使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提條件下，制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范，改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。但是，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，還會(huì)涌現(xiàn)很多新問(wèn)題，需要認(rèn)真研究新情況，解決新問(wèn)題，與時(shí)俱進(jìn)，將先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入到檔案管理實(shí)踐中，方可滿(mǎn)足信息時(shí)代會(huì)計(jì)檔案管理的新要求。（本文來(lái)自于《黑河學(xué)刊》雜志?！逗诤訉W(xué)刊》雜志簡(jiǎn)介詳見(jiàn).）

作者：朱里香工作單位：云南省云南師范大學(xué)檔案館

第二篇

1知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理改革的必要性

檔案管理是企業(yè)的一項(xiàng)職能管理，在現(xiàn)代企業(yè)管理中占據(jù)重要的位置。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、勞動(dòng)組織、科技開(kāi)發(fā)、人才培養(yǎng)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部資料的總和，與各種經(jīng)濟(jì)信息、情報(bào)資源共同構(gòu)成企業(yè)的信息資源，在企業(yè)選擇項(xiàng)目、運(yùn)營(yíng)模式、資產(chǎn)管理、戰(zhàn)略決策、企業(yè)文化和人力資源建設(shè)等方面都起著極為重要的作用[1]。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)資本是企業(yè)的關(guān)鍵性資本，其功能逐漸超越實(shí)物資本，而企業(yè)的檔案就是一項(xiàng)知識(shí)資本，或者是知識(shí)資本的載體之一。因此，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)企業(yè)加大了改革的步伐，同時(shí)加快了信息化進(jìn)程，企業(yè)檔案管理工作的重要性越來(lái)越強(qiáng)。檔案管理是知識(shí)管理的一個(gè)類(lèi)型，不僅要繼承傳統(tǒng)檔案管理的方法，也要積極進(jìn)行現(xiàn)代知識(shí)管理模式的創(chuàng)新，才能使檔案管理煥發(fā)活力。然而，由于受到觀念滯后、方法陳舊、資源匱乏等各種不利因素的影響，我國(guó)企業(yè)檔案管理工作普遍沒(méi)有受到重視，因而未能發(fā)揮應(yīng)有的作用，嚴(yán)重落后于西方企業(yè)，阻礙了我國(guó)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的成長(zhǎng)?？梢哉f(shuō)，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，我國(guó)企業(yè)檔案管理正面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何走出困境、實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，使企業(yè)檔案更好地發(fā)揮作用，是企業(yè)檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。

2我國(guó)企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題

我國(guó)企業(yè)檔案管理的滯后性不僅表現(xiàn)在國(guó)有企業(yè)，在民營(yíng)企業(yè)同樣存在著諸多不足之處。目前，民營(yíng)企業(yè)已占據(jù)我國(guó)企業(yè)的半壁江山，檔案管理同樣不可忽視。近年來(lái)，隨著企業(yè)的不斷改制，國(guó)有企業(yè)紛紛進(jìn)行扁平化，消減機(jī)構(gòu)、裁減人員，以節(jié)約成本，提高利潤(rùn)。絕大部分國(guó)有企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)被進(jìn)行了降格、撤銷(xiāo)，以及并入其他部門(mén)的處理，在一定程度上處于上無(wú)主管部門(mén)監(jiān)督，下無(wú)企業(yè)部門(mén)問(wèn)津的境地。許多企業(yè)在薪酬改革后，檔案人員的薪酬遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他部門(mén)的人員，這極大挫傷了檔案管理人員的積極性，專(zhuān)業(yè)人員離崗、轉(zhuǎn)崗問(wèn)題嚴(yán)重。檔案部門(mén)成了不需要具備專(zhuān)業(yè)和技術(shù)素質(zhì)，能識(shí)字操作就行了，人員兼職過(guò)多且大多數(shù)不具備檔案方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。民營(yíng)企業(yè)作為自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧的市場(chǎng)主體，在市場(chǎng)上從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)，按照盈利的原則，其經(jīng)營(yíng)的目的就是獲取經(jīng)濟(jì)利益。企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)利益最大化，將全部的精力和資金都用在產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理和銷(xiāo)售上，一味地追求經(jīng)濟(jì)利益。同時(shí)，在企業(yè)的生產(chǎn)過(guò)程中，企業(yè)檔案產(chǎn)生的效益難以量化，并且具有隱蔽性，與企業(yè)的利益相比，檔案工作的效果不明顯，不直接。因而不少民營(yíng)企業(yè)的決策者在檔案管理問(wèn)題上意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案工作存在的意義不大，甚至將檔案管理視為企業(yè)的負(fù)擔(dān)，檔案管理工作受到弱化甚至漠視。

3做好現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策

3.1提高企業(yè)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

確立企業(yè)檔案是企業(yè)主要知識(shí)資產(chǎn)和核心信息資源的觀念[2]。企業(yè)檔案覆蓋了企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文獻(xiàn)資料，是科研人員智慧的結(jié)晶；不僅是企業(yè)資產(chǎn)和生產(chǎn)要素的主要組成部分，也是專(zhuān)利權(quán)、商標(biāo)權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)的主要組成部分；為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息支持。對(duì)于優(yōu)秀的現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，通過(guò)制定科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略，進(jìn)而對(duì)檔案資源進(jìn)行充分有效地利用，做出科學(xué)的決策，開(kāi)辟新的市場(chǎng)，尋找新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)等，具有重要的意義。

3.2完善企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，檔案庫(kù)房作為重要場(chǎng)所，是查閱企業(yè)文檔的中心，以及提供檔案服務(wù)的中心。從嚴(yán)格意義上講不論企業(yè)規(guī)模如何，必須按照國(guó)家《檔案法》的有關(guān)規(guī)定單獨(dú)設(shè)立檔案庫(kù)房。實(shí)踐中，有的企業(yè)在辦公室內(nèi)簡(jiǎn)單隔出幾平方米空間，就稱(chēng)之為檔案室。從檔案管理與安全保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的底層，庫(kù)房門(mén)窗等應(yīng)專(zhuān)門(mén)加固，以防盜竊。有些企業(yè)在建設(shè)檔案庫(kù)的過(guò)程中，受到各種客觀條件的限制，導(dǎo)致檔案庫(kù)房出現(xiàn)結(jié)構(gòu)合理、面積小等問(wèn)題。為了確保檔案資源按安全，企業(yè)需要建立和完善應(yīng)急方案，健全檔案?jìng)浞葜贫?，以及?zāi)難備份的恢復(fù)機(jī)制等，在一定程度上為確保檔案安全奠定基礎(chǔ)。例如，在檔案庫(kù)房設(shè)置防震、防光、防盜、防火、防高溫、防潮濕、防蟲(chóng)、防有害微生物的設(shè)備，以及檔案庫(kù)房自動(dòng)恒溫恒濕裝備等；配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等多種現(xiàn)代化管理設(shè)備；加強(qiáng)對(duì)光盤(pán)、磁帶等特殊載體檔案的管理和保管。按照電子檔案保管標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)要求，建立和完善電子檔案庫(kù)房，不斷提高保管檔案的現(xiàn)代化水平，最大限度地保證電子檔案的安全性與完整性。

3.3發(fā)揮專(zhuān)職檔案人員的創(chuàng)新機(jī)制

在檔案管理工作中，培養(yǎng)專(zhuān)職檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新精神，提高創(chuàng)新能力是確保檔案安全的關(guān)鍵所在。隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，在一定程度上增加了檔案管理工作的難度。因此，檔案管理人員需要調(diào)整自己的工作態(tài)度，同時(shí)對(duì)自己的工作進(jìn)行重新定位，克服只顧埋頭自身業(yè)務(wù)，不善于與外界交流的弱點(diǎn)。檔案工作的清苦是眾所周知的，檔案工作者一方面要耐得住清苦；另一方面也要強(qiáng)化參與意識(shí)，從繁瑣的日常事物中解脫出來(lái)。在檔案管理工作中，不斷擺脫檔案工作重保管輕利用、重歷史輕現(xiàn)實(shí)的傾向，不斷開(kāi)發(fā)檔案的潛力，開(kāi)拓新的建檔領(lǐng)域，逐步提高檔案工作的經(jīng)濟(jì)效益?，F(xiàn)代企業(yè)要加快檔案人員智能化的進(jìn)程。使檔案管理人員與市場(chǎng)需求相匹配，逐漸使檔案管理人員由單一型向復(fù)合型轉(zhuǎn)變。要注意引進(jìn)一些有文化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案管理隊(duì)伍；同時(shí)，對(duì)現(xiàn)有人員要扎實(shí)有效地推行專(zhuān)業(yè)繼續(xù)教育。運(yùn)用檔案學(xué)科新理論來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，逐步調(diào)整人員結(jié)構(gòu)，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。

3.4充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息化和網(wǎng)絡(luò)化已成為當(dāng)今時(shí)代的顯著特征，人們愈來(lái)愈意識(shí)到合理的開(kāi)發(fā)與利用信息資源的重要性[3]。隨著企業(yè)信息化的不斷發(fā)展，生產(chǎn)、管理、科技領(lǐng)域的信息化體系不斷建成和運(yùn)行，而檔案信息化建設(shè)卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后，有的企業(yè)甚至是空白。同時(shí)，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、科技創(chuàng)新中形成的實(shí)體文件越來(lái)越少，取而代之的是大量的電子文件[4]。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式無(wú)法有效地收集管理電子文件。一些企業(yè)的檔案管理人員對(duì)電子文件，手無(wú)舉措，因缺少專(zhuān)業(yè)技能和培訓(xùn)，不懂電子信息的管理和操作，造成大量電子檔案流失。

作者：王芳工作單位：江蘇新海發(fā)電有限公司

第三篇

1檔案管理科學(xué)化的重要性

1.1檔案管理的科學(xué)化,是企業(yè)管理的中重要的一環(huán)

目前在部分企業(yè)當(dāng)中,對(duì)檔案管理的重要性意識(shí)不到,從而導(dǎo)致一些檔案在個(gè)人和部門(mén)保存的情況,對(duì)檔案的管理缺乏規(guī)范性,沒(méi)有嚴(yán)格的管理措施,檔案丟失、不進(jìn)行信息更新等情況存在,使企業(yè)管理決策受到一定的影響。檔案作為企業(yè)的重要資源,需要對(duì)其重要性正確認(rèn)識(shí),實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理。

1.2檔案管理是企業(yè)核心資源的管理

檔案管理作為企業(yè)管理的重要一部分,其檔案管理水平的高低直接反映了企業(yè)管理的水平,檔案作為企業(yè)的核心資源,是企業(yè)在重要決策時(shí)的重要依據(jù),所以其作為企業(yè)非常重要的信息資源,對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的管理是十分必要的,也是提高企業(yè)管理水平的重要的保證。

1.3檔案管理是企業(yè)歷史信息的管理

在企業(yè)的管理工作當(dāng)中,檔案管理作為一項(xiàng)最基本的管理,由于其是對(duì)企業(yè)歷史及文化的真實(shí)記錄,所以在對(duì)企業(yè)檔案管理過(guò)程中,需要建立一套完善的檔案管理體系,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理,實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的信息化和現(xiàn)代化。

2檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1對(duì)檔案管理工作重視不夠

目前由于處于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下,企業(yè)處于激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中,企業(yè)為了增強(qiáng)自己的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),將主要精力都放在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面,而將檔案管理工作放在企業(yè)的邊緣部門(mén)當(dāng)中,對(duì)其缺乏足夠的重視,所以無(wú)論是在資金還是人員的配置上都存在著不完善的地方,從而導(dǎo)致檔案管理工作中漏洞較多,檔案丟失、泄密等情況時(shí)常發(fā)生。

2.2檔案管理的手段與方法落后

目前,國(guó)內(nèi)大多企業(yè)的檔案管理仍采取手工作業(yè)的方式。在一個(gè)檔案主題中,會(huì)有不同相關(guān)部門(mén)和單位的資料,這些資料一起移交到檔案館時(shí)肯定存在著很大程度上的重復(fù)性,在這種時(shí)候,檔案館擁有這些資料,如何在這巨量的信息面前篩選出有價(jià)值的信息,從而對(duì)信息資源進(jìn)行合理有效的加工和利用,并實(shí)現(xiàn)企業(yè)和職工的共享,一直是很難以解決的重要問(wèn)題。目前部分企業(yè)的檔案管理部門(mén)也都進(jìn)行現(xiàn)代化管理設(shè)備的配置,利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行管理,但卻還都處于一些基本的功能上,如目錄編制、統(tǒng)計(jì)和檢索等管理上,沒(méi)有綜合處理技術(shù)的能力,所以隨著企業(yè)檔案的不斷增加,這種情況越來(lái)越無(wú)法適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求,降低了檔案的利用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

2.3檔案管理科學(xué)化水平較低

在我國(guó)的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中,往往更多的是對(duì)信息化、電子的關(guān)注,更對(duì)檔案管理的重視度卻不夠,其實(shí)檔案信息化建設(shè)的核心應(yīng)該是對(duì)檔案管理流程的精簡(jiǎn)、優(yōu)化和重組。但在我國(guó)現(xiàn)在的檔案信息化建設(shè)中,卻仍在沿用傳統(tǒng)的管理體制,使檔案的信息化建設(shè)與檔案管理明顯脫離,與為公眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)具有很大的差距。檔案管理的滯后性很大程度上制約了檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程。

3新時(shí)期檔案管理工作的對(duì)策

3.1外部環(huán)境

(1)規(guī)范企業(yè)檔案管理制度。要按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī),結(jié)合電力企業(yè)檔案工作特點(diǎn),制訂并完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。建立并貫徹落實(shí)責(zé)任制,切實(shí)將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業(yè)各項(xiàng)工作流程,嚴(yán)格責(zé)任分工,規(guī)范過(guò)程管控,形成閉環(huán)管理。只有綱領(lǐng)性文件是不行的,必須對(duì)相關(guān)文件編制辦法進(jìn)行細(xì)化,避免由于理解不一造成資料整理的混亂,給內(nèi)業(yè)資料管理工作帶來(lái)巨大的工作量。要將工程的過(guò)程管理和歸檔責(zé)任進(jìn)一步明確和細(xì)化,使工程技術(shù)和檔案管理人員有明確的收集方向和標(biāo)準(zhǔn),有助于提高檔案管理質(zhì)量。(2)積極開(kāi)展工作交流。通過(guò)對(duì)檔案管理工作先進(jìn)單位的學(xué)習(xí)和交流,促進(jìn)和完善本單位檔案管理工作。通過(guò)定期舉辦地區(qū)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì),將檔案工作出現(xiàn)的新問(wèn)題、難題,通過(guò)與同行的交流,找到科學(xué)的解決方案。(3)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案管理的行政部門(mén),通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案工作的檢查,發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題,有針對(duì)性的開(kāi)展技能培訓(xùn)和指導(dǎo),從而提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力,使其更科學(xué)化、更規(guī)范化的做好檔案管理。(4)借力檔案中介服務(wù)。在檔案管理中,企業(yè)為了節(jié)約管理成本,高效配置人力資源,可以將企業(yè)檔案管理工作委托給檔案中介進(jìn)行管理。而檔案中介服務(wù),做為一個(gè)平臺(tái),提供多樣化的托管、代管、寄存、整理等服務(wù),通過(guò)檔案管理資源的優(yōu)化配置,提供安全的、科學(xué)的檔案管理,滿(mǎn)足企業(yè)檔案管理的需求。

3.2內(nèi)部建設(shè)

(1)強(qiáng)化檔案意識(shí),提高企業(yè)檔案工作地位。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入,檔案載體由可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾?lài)機(jī)器識(shí)別的代碼型(電子檔案);檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式、單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式發(fā)展到知識(shí)管理模式,并隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。為此,企業(yè)檔案部門(mén)必須解放思想,轉(zhuǎn)變觀念,采取有效措施,提高全員檔案意識(shí)。加大檔案工作經(jīng)費(fèi)投入,使檔案工作與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來(lái),促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展。(2)構(gòu)建科學(xué)化檔案管理體系。檔案管理工作,要滿(mǎn)足社會(huì)、企業(yè)發(fā)展的需要,需要建設(shè)立檔案管理可持續(xù)發(fā)展的科學(xué)管理體系,不搞形式,注重企業(yè)檔案資料收集的連續(xù)性、完整性、保密性、安全性,充分做好檔案資料的價(jià)值分析,為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供幫助。檢查完善檔案工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度,提高檔案管理和使用效率。(3)發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展,在各行各業(yè)中得以廣泛的應(yīng)用,為各行業(yè)在發(fā)展中帶來(lái)了技術(shù)性的革命,對(duì)各行業(yè)水平的提高和快速發(fā)展起到了重要的推動(dòng)作用。信息技術(shù)在檔案行業(yè)中的應(yīng)用,顛覆了傳統(tǒng)檔案的記錄方式和管理理念,給檔案行業(yè)帶來(lái)了天翻地覆的改變。加快企業(yè)檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程,利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效的管理,并加以開(kāi)發(fā)和利用,檔案信息化建設(shè)使檔案由傳統(tǒng)的以保管檔案實(shí)體為主開(kāi)始向提供社會(huì)服務(wù)方向轉(zhuǎn)變,對(duì)檔案信息資源在社會(huì)上的價(jià)值得以最大的體現(xiàn),使其利用者在對(duì)檔案利用時(shí)更方便、快捷。(4)加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)及服務(wù)意識(shí)的提升。長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)的檔案從業(yè)人員專(zhuān)業(yè)性都不強(qiáng),真正的專(zhuān)業(yè)性人才很少,隨著檔案現(xiàn)代化管理工作的開(kāi)展,對(duì)專(zhuān)業(yè)的檔案人才有了更多的需求,檔案行業(yè)的人員需要從雜業(yè)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變,才能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理工作發(fā)展的需求。再先進(jìn)的檔案管理也需要人來(lái)執(zhí)行,所以人是檔案管理的主要因素。目前我國(guó)檔案人員中缺乏綜合性的復(fù)合型人才,所以需要對(duì)檔案從業(yè)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn),從而提高其隊(duì)伍的整體水平,加強(qiáng)對(duì)不同崗位人員知識(shí)更新的學(xué)習(xí),使其更好的應(yīng)用新技術(shù)和新知識(shí),同時(shí)在檔案行業(yè)中建立有效的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,充分調(diào)動(dòng)員工的積極性和主動(dòng)性,使其為檔案使用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。隨著檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展,企業(yè)和職工對(duì)于檔案的利用需求增加,同時(shí)還存在著大量的臨時(shí)性的需求,這就對(duì)檔案部門(mén)的工作帶來(lái)了較大的壓力,往往使檔案部門(mén)頻于應(yīng)付這些需求而沒(méi)時(shí)間顧到其他的事情,所以在信息化建設(shè)日益深化的情況下,自動(dòng)式服務(wù)將是有效緩解企業(yè)檔案部門(mén)壓力的有效手段,同時(shí)也是未來(lái)檔案管理服務(wù)于社會(huì)的主流趨勢(shì)。

4結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)各行各業(yè)在發(fā)展過(guò)程中對(duì)檔案的需求量不斷的增加,對(duì)檔案開(kāi)發(fā)和利用水平也在不斷的提升,企業(yè)檔案管理工作在新的歷史時(shí)期要想健康的發(fā)展,則需要企業(yè)加強(qiáng)對(duì)自身內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境的規(guī)范和控制,加快檔案管理人員自身的素質(zhì)的提高,這樣才能更好的適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要,提高檔案管理工作的質(zhì)量,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的高效化和現(xiàn)代化。

作者：張蓉工作單位：國(guó)網(wǎng)青海省電力公司