略論檔案信息電子化

時(shí)間:2022-08-01 03:00:26

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略論檔案信息電子化

一、檔案信息電子化的發(fā)展勢不可擋

辦公自動(dòng)化、無紙化的提出是最近幾年出現(xiàn)的,這也說明了檔案事業(yè)的發(fā)展方向。檔案過去都是紙質(zhì)的,而且生成方式也是起草、簽發(fā)、催辦、歸檔,過去都是紙質(zhì)和手工處理,而現(xiàn)在都是使用計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)這些功能,在通過通訊線路進(jìn)行傳送。所以檔案就需要能夠被計(jì)算機(jī)所識(shí)別,這樣檔案的存在形式以及利用方式就會(huì)有了很大的改變。作為檔案信息使用者,專注的是信息的內(nèi)容,這些內(nèi)容可能處于各種機(jī)讀形式的檔案,那么如何將這些檔案進(jìn)行系統(tǒng)的提取就是檔案工作者所要完成的事情。

二、檔案信息電子化有其不可替代的優(yōu)勢

檔案信息電子化,其益處有:1.能夠?qū)ΜF(xiàn)有的微機(jī)進(jìn)行利用,提高其使用效率?,F(xiàn)在很多的檔案館里面的計(jì)算機(jī)設(shè)備使用范圍比較窄,軟件功能也比較簡單,不能滿足很多的需求,并且很多的檔案館只是用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案著錄和打字的工作,物不能盡其用。2.提高了檔案文獻(xiàn)的加工效率,保證了其時(shí)效性。手工加工的工作模式,存在了這么多年一方面是當(dāng)時(shí)的科技不發(fā)達(dá),另一方面也是有其可取之處,但是就當(dāng)前的情況來說,檔案信息電子化,在效率和準(zhǔn)確性上要高出手工加工不是一點(diǎn)半點(diǎn),而檔案信息的利用非常注重其時(shí)效性,采用計(jì)算機(jī)加工,能夠縮短大量的加工時(shí)間,提升檔案信息的時(shí)效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產(chǎn)出的模式,能夠節(jié)約信息加工成本,手工編研信息成果出版所需要的經(jīng)費(fèi)比較多,而且不能夠多次產(chǎn)出,國家對檔案部門的撥款畢竟有限,不能夠完全依賴于此,所以,使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進(jìn)行拷貝和傳輸,這樣便于將拷貝送給領(lǐng)導(dǎo)和需要的部門,拓寬了服務(wù)范圍,讓社會(huì)對于檔案部門的重要性給予重視。

三、解決好電子文件歸檔工作才能真正實(shí)現(xiàn)檔案電子化

1.忠于文件歸檔方式和途徑的選擇。紙質(zhì)檔案比較穩(wěn)定,沒有電子檔案那樣容易出現(xiàn)損壞的情況,電子檔案的損壞往往是不可逆的。所以歸檔方式需要慎重選擇。磁盤和脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況,特別是磁盤和載體的質(zhì)量有問題的時(shí)候。其實(shí)歸檔工作可以采取多種方式來完成,但是必須是在電子文件進(jìn)行統(tǒng)一格式編目后,由產(chǎn)生電子文件的單位傳送給檔案部門,盡量不要讓檔案部門自己去網(wǎng)上下載,以免破壞檔案信息的真實(shí)性和完整性。并且檔案部門收到電子文件后最好使用光盤來存儲(chǔ),磁盤容易造成數(shù)據(jù)丟失和損壞。2.做好原紙質(zhì)檔案立卷工作與電子文件歸檔的有力銜接。過去我們都是采用紙質(zhì)檔案歸檔,因此在此基礎(chǔ)上積累了很多經(jīng)驗(yàn)和骨干隊(duì)伍,要想做好電子文件歸檔工作,也必須從這些骨干入手,以人為本。因此,借助原有檔案立卷骨干隊(duì)伍的經(jīng)驗(yàn),按比例重新建設(shè)歸檔工作隊(duì)伍,在隊(duì)伍中安插現(xiàn)代信息計(jì)算機(jī)管理人員,形成一支綜合性的檔案歸檔隊(duì)伍。這樣能夠平緩的從手工歸檔過度到電子文件歸檔。3.“雙軌制”歸檔法有其現(xiàn)實(shí)操作意義。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志,在現(xiàn)在技術(shù)條件下,對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性,以及電子文件的易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數(shù)據(jù)的安全。目前,電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”,歸檔內(nèi)容形成“兩套制”,即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔,形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址,同時(shí),在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址,以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。

本文作者:陳冬菊工作單位:黑龍江省黑河市愛輝區(qū)統(tǒng)計(jì)局