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一、檔案信息電子化的發(fā)展勢不可擋

辦公自動(dòng)化、無紙化的提出是最近幾年出現(xiàn)的，這也說明了檔案事業(yè)的發(fā)展方向。檔案過去都是紙質(zhì)的，而且生成方式也是起草、簽發(fā)、催辦、歸檔，過去都是紙質(zhì)和手工處理，而現(xiàn)在都是使用計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)這些功能，在通過通訊線路進(jìn)行傳送。所以檔案就需要能夠被計(jì)算機(jī)所識(shí)別，這樣檔案的存在形式以及利用方式就會(huì)有了很大的改變。作為檔案信息使用者，專注的是信息的內(nèi)容，這些內(nèi)容可能處于各種機(jī)讀形式的檔案，那么如何將這些檔案進(jìn)行系統(tǒng)的提取就是檔案工作者所要完成的事情。

二、檔案信息電子化有其不可替代的優(yōu)勢

檔案信息電子化，其益處有：1.能夠?qū)ΜF(xiàn)有的微機(jī)進(jìn)行利用，提高其使用效率?，F(xiàn)在很多的檔案館里面的計(jì)算機(jī)設(shè)備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻(xiàn)的加工效率，保證了其時(shí)效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當(dāng)時(shí)的科技不發(fā)達(dá)，另一方面也是有其可取之處，但是就當(dāng)前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準(zhǔn)確性上要高出手工加工不是一點(diǎn)半點(diǎn)，而檔案信息的利用非常注重其時(shí)效性，采用計(jì)算機(jī)加工，能夠縮短大量的加工時(shí)間，提升檔案信息的時(shí)效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產(chǎn)出的模式，能夠節(jié)約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經(jīng)費(fèi)比較多，而且不能夠多次產(chǎn)出，國家對檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進(jìn)行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領(lǐng)導(dǎo)和需要的部門，拓寬了服務(wù)范圍，讓社會(huì)對于檔案部門的重要性給予重視。

三、解決好電子文件歸檔工作才能真正實(shí)現(xiàn)檔案電子化

1.忠于文件歸檔方式和途徑的選擇。紙質(zhì)檔案比較穩(wěn)定，沒有電子檔案那樣容易出現(xiàn)損壞的情況，電子檔案的損壞往往是不可逆的。所以歸檔方式需要慎重選擇。磁盤和脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況，特別是磁盤和載體的質(zhì)量有問題的時(shí)候。其實(shí)歸檔工作可以采取多種方式來完成，但是必須是在電子文件進(jìn)行統(tǒng)一格式編目后，由產(chǎn)生電子文件的單位傳送給檔案部門，盡量不要讓檔案部門自己去網(wǎng)上下載，以免破壞檔案信息的真實(shí)性和完整性。并且檔案部門收到電子文件后最好使用光盤來存儲(chǔ)，磁盤容易造成數(shù)據(jù)丟失和損壞。2.做好原紙質(zhì)檔案立卷工作與電子文件歸檔的有力銜接。過去我們都是采用紙質(zhì)檔案歸檔，因此在此基礎(chǔ)上積累了很多經(jīng)驗(yàn)和骨干隊(duì)伍，要想做好電子文件歸檔工作，也必須從這些骨干入手，以人為本。因此，借助原有檔案立卷骨干隊(duì)伍的經(jīng)驗(yàn)，按比例重新建設(shè)歸檔工作隊(duì)伍，在隊(duì)伍中安插現(xiàn)代信息計(jì)算機(jī)管理人員，形成一支綜合性的檔案歸檔隊(duì)伍。這樣能夠平緩的從手工歸檔過度到電子文件歸檔。3.“雙軌制”歸檔法有其現(xiàn)實(shí)操作意義。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。

本文作者：陳冬菊工作單位：黑龍江省黑河市愛輝區(qū)統(tǒng)計(jì)局