電力設(shè)計(jì)檔案管理及措施
時(shí)間:2022-10-08 10:53:00
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近幾年來,隨著電力設(shè)計(jì)院的檔案管理水平的提高,雖然一些企業(yè)的檔案管理工作不斷采用了信息化、數(shù)字化的手段。但是,從當(dāng)前電力設(shè)計(jì)院檔案管理現(xiàn)狀來看,檔案的開放和利用程度較低,管理水平處于低水平建設(shè),信息化程度發(fā)揮有限,知識(shí)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)變措施缺乏可操作性。個(gè)別企業(yè)未形成科學(xué)的檔案管理體系。因此,本文以電力設(shè)計(jì)院的檔案管理為切入點(diǎn),探討了電力設(shè)計(jì)院的檔案管理模式,討論了如何更好的運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理,發(fā)揮出知識(shí)管理的促進(jìn)作用。
一、電力設(shè)計(jì)院的檔案管理現(xiàn)狀
1.檔案的開放和利用程度較低
目前,為了保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán),電力設(shè)計(jì)院檔案實(shí)行嚴(yán)格的保密制度,僅對(duì)內(nèi)部人員提供開放,并且對(duì)檔案開放流程有嚴(yán)格的規(guī)章制度,大多數(shù)企業(yè)不提供公開信息的集中查閱服務(wù)。只是對(duì)一部分資料、文件、圖紙等檔案實(shí)行開架閱覽的方式,需要辦理手續(xù)或者持有效證件,才能查閱所需要的相關(guān)檔案信息。雖然程序并不繁瑣,但是所涵蓋檔案的范圍十分有限,這使得檔案的開放程度并不完全。
在開發(fā)利用方面,雖然檔案門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容廣泛,但是大多數(shù)員工對(duì)這些檔案的重視程度不高,缺乏創(chuàng)新意識(shí),不能更深層次的發(fā)掘檔案資料的經(jīng)濟(jì)價(jià)值,也無法實(shí)現(xiàn)廣泛利用。這種方式在很大程度上限制了檔案資料的作用和價(jià)值受損,這也導(dǎo)致了檔案的利用程度較低,無法使檔案通過開發(fā)和利用產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
2.管理水平處于低水平建設(shè)
電力設(shè)計(jì)院可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等日常管理工作,絕大部分企業(yè)都將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為了電子文件,由于人力、物力和財(cái)力的限制,一些企業(yè)無法開展各種深層次的檔案整合工作,沒有建立檔案的內(nèi)部循環(huán)閉路系統(tǒng),也沒有通過調(diào)節(jié)手段達(dá)到資源的平衡傳輸。雖然在設(shè)計(jì)院內(nèi)部的各部門都已經(jīng)存放了相應(yīng)的電子數(shù)據(jù),但是沒有實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合。也沒有建立各級(jí)單位共享的檔案信息數(shù)據(jù)庫,不能夠有效地開發(fā)和傳遞檔案信息。也不能正常地發(fā)揮檔案的整體功能,這也使得電力設(shè)計(jì)院檔案的管理水平處于低水平重復(fù)建設(shè)狀態(tài)。
3.信息化程度發(fā)揮有限
由于實(shí)施全面的信息化檔案管理程序繁瑣,需要耗費(fèi)大量的人力物力,成本過高,再加上一些電力設(shè)計(jì)院的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的集中管理不重視,導(dǎo)致電子檔案收集不齊全、不及時(shí),極大影響檔案的信息化。企業(yè)關(guān)于信息化的制度不健全,導(dǎo)致員工對(duì)電子檔案的歸檔缺乏熱情和責(zé)任,認(rèn)為電子檔案存檔后復(fù)制、利用太方便了,自己的知識(shí)產(chǎn)權(quán)得不到保護(hù)。
4.知識(shí)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)變措施缺乏可操作性
一些電力設(shè)計(jì)院在將檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的過程中,雖然也出臺(tái)了一些制度,但是,具體的操作措施缺乏實(shí)際可操作性。對(duì)于檔案切入點(diǎn)和著力點(diǎn)和最終轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)產(chǎn)權(quán)的目標(biāo)不匹配,不能夠?qū)θ〉玫某晒M(jìn)行深入的開發(fā)和利用。
二、完善電力設(shè)計(jì)院檔案管理的對(duì)策建議
1.以檔案收集為基礎(chǔ),開展信息化、數(shù)字化知識(shí)管理
電力設(shè)計(jì)院需要明確檔案收集的意義,宣傳檔案管理的重要性,確保檔案可以齊全、完整、安全歸檔,以便為企業(yè)開展知識(shí)管理提供必要的保障。通過建立信息化、數(shù)字化的操作流程,促進(jìn)檔案工作和業(yè)務(wù)技術(shù)工作朝著知識(shí)管理目標(biāo)健康發(fā)展。
2.提高檔案現(xiàn)代化信息管理程度
建立和健全檔案管理制度,從收集、整理到全程歸檔,運(yùn)用現(xiàn)代化的信息手段,將原始資料和技術(shù)材料轉(zhuǎn)變?yōu)槎喾N方式保存?zhèn)洳?,提高檔案管理的自動(dòng)化程度,加強(qiáng)集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則,強(qiáng)化科學(xué)的檔案管理意識(shí),有效地開展檔案的審查、驗(yàn)收工作,做好檔案的集中管理,以保檔案的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)利用,為利用者快速、準(zhǔn)確地查閱所需檔案提供必要的保障,以實(shí)現(xiàn)資源共享、確保檔案安全。
3.開發(fā)利用數(shù)字化的檔案信息資源
按照檔案數(shù)字化的指導(dǎo)思想,進(jìn)行檔案數(shù)字化的開發(fā)研究,從檔案需求的細(xì)化分析入手,通過科學(xué)合理的手段,降低檔案數(shù)字化成本,通過創(chuàng)新更多的開發(fā)和利用檔案信息資源,使紙質(zhì)照片、影片等載體上的檔案向電子文檔、數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)移,完成檔案的數(shù)字化任務(wù)。
4.發(fā)揮檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的效益
通過構(gòu)建電力設(shè)計(jì)院檔案信息系統(tǒng),整合檔案信息資源,發(fā)揮出系統(tǒng)建設(shè)的效益。通過技術(shù)創(chuàng)新,建立數(shù)字檔案館系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案資料的跨庫檢索和集成服務(wù),開展網(wǎng)絡(luò)化與智能化服務(wù),達(dá)到知識(shí)資源化管理目標(biāo),實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)的一體化管理、集成管理。
5.使檔案最大可能的享有知識(shí)產(chǎn)權(quán)
整合檔案信息資源,關(guān)注知識(shí)的情報(bào)性價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與利用價(jià)值,利用法律手段,使其最大可能的享有知識(shí)產(chǎn)權(quán),通過構(gòu)造全方位的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng),開發(fā)和實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大效益,加快檔案專利化進(jìn)程。
6.構(gòu)建智能化、信息化的檔案管理體系
努力開展檔案管理模式改革,通過實(shí)施檔案全面管理程序,實(shí)現(xiàn)檔案管理體系標(biāo)準(zhǔn)化,采用現(xiàn)代技術(shù)手段,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫,盡可能多的將檔案資料智能化、信息化,為綜合開發(fā)打好基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)信息共享。
三、結(jié)束語
通過前文分析可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前我國(guó)電力設(shè)計(jì)院的檔案管理工作還存在著需要改進(jìn)的地方,要通過實(shí)施有效措施,實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、數(shù)字化知識(shí)管理。筆者認(rèn)為構(gòu)建智能化的檔案管理體系,能夠充分整合和利用檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的改革,有利于加快檔案信息化進(jìn)程,實(shí)現(xiàn)信息的多方位共享,以此實(shí)現(xiàn)開發(fā)和實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大效益的目的。