導(dǎo)語：企業(yè)單位檔案服務(wù)現(xiàn)狀研究論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、檔案工作中的知識服務(wù)

檔案工作中的知識服務(wù)就是檔案部門將服務(wù)的著眼點(diǎn)從信息轉(zhuǎn)移到知識上，切實(shí)解決利用者的實(shí)際問題。早在1996年加拿大檔案學(xué)家特里?庫克就在第十三屆國際檔案大會上具體闡述了知識服務(wù)的思想。在此思想的指導(dǎo)下，檔案工作者應(yīng)該將館內(nèi)、館間的檔案信息資源等顯性知識與自身經(jīng)驗(yàn)等隱性知識加以集成提煉、虛擬整合，以用戶滿意為目標(biāo)，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，滿足用戶個性化的需求，為其解決問題提供有用的知識。

二、開展知識服務(wù)的必要性

1、檔案部門開展知識服務(wù)是知識經(jīng)濟(jì)時代的需要

知識經(jīng)濟(jì)時代顧名思義是一種以知識為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)，是以知識、智力以及人的創(chuàng)造力等無形資產(chǎn)投入為主的經(jīng)濟(jì)，因此其經(jīng)濟(jì)增長不再直接取決于資源、資本等物質(zhì)資源的提供。而知識作為一種無國界的資源形式在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)發(fā)展的協(xié)助下，實(shí)現(xiàn)了更為快速的互動、交流、共享和創(chuàng)新。

可見作為一種促進(jìn)人與自然可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)形式，知識經(jīng)濟(jì)使經(jīng)濟(jì)全球化成為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢。因此檔案部門作為社會的有機(jī)組成部分之一必須實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變，通過開展知識服務(wù)，適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代的需要。

2、檔案部門開展知識服務(wù)是組織機(jī)構(gòu)實(shí)施知識管理的需要

組織機(jī)構(gòu)知識管理活動的開展離不開檔案部門的參與。一方面檔案部門擁有大量的檔案信息資源，它是人類社會實(shí)踐、科學(xué)實(shí)驗(yàn)的真實(shí)記錄，反映了組織機(jī)構(gòu)的歷史和現(xiàn)狀，是組織機(jī)構(gòu)科學(xué)決策、知識創(chuàng)新的重要源泉之一，因此組織知識管理實(shí)施過程中知識庫的建立離不開檔案部門所擁有的顯、隱性知識的加入；另一方面檔案工作者的知識、技能以及檔案部門在組織、管理知識方面的經(jīng)驗(yàn)、方法等都屬于組織隱性知識的范疇，因此組織知識管理的開展離不開與檔案部門之間的知識交流與共享。

3、檔案部門開展知識服務(wù)是自身生存和發(fā)展的需要

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作關(guān)注保存企業(yè)歷史，而忽視創(chuàng)造現(xiàn)實(shí)價值，不僅不能為企業(yè)當(dāng)前的價值創(chuàng)造活動做出明顯的、直接的貢獻(xiàn)，提高管理效益；而且還需要投入不菲的人力、物力和財力，增加管理成本，自然就成為被精簡的對象。美國文檔組織有限公司(DocumentOrgam—zafion)主席、紐約大學(xué)兼職教授瑪西?G?高德斯坦(Mar_cyG，Goldstein)早在1997年就指出：“今天，沒有幾家企業(yè)愿意為制作咖啡桌書籍而開展歷史項(xiàng)目。更沒有哪家公司愿意投資建立一個只為文化目的服務(wù)的檔案館。”因此，企業(yè)檔案工作的根本動力在于提供檔案服務(wù)，滿足企業(yè)現(xiàn)實(shí)工作的需求。

4、檔案部門開展知識服務(wù)是提高競爭力的需要

檔案部門與其他信息部門相比，在開展知識服務(wù)方面具有很多優(yōu)勢，比如真實(shí)、完整的檔案資源以及長期從事文檔管理和組織、擁有知識管理和組織經(jīng)驗(yàn)的檔案工作者。美國德爾菲咨詢集團(tuán)公司的一項(xiàng)調(diào)查表明：在企業(yè)所獲取的知識中，大約46％是以文本和電子文檔的形式存在的。檔案是企業(yè)在各項(xiàng)工作活動中形成的真實(shí)的歷史記錄，是企業(yè)的重要知識資源。通過檔案工作者的組織管理，將企業(yè)當(dāng)前生存和發(fā)展急需的各種資料和信息等知識及時整理歸檔，經(jīng)過深度編研納入企業(yè)的知識管理體系之中，發(fā)揮了檔案不同于其他信息資源的優(yōu)勢，并結(jié)合檔案工作者的專業(yè)知識和技能開展了有別于一般信息服務(wù)的增值服務(wù)，進(jìn)而提高了檔案部門的競爭力。

三、提供知識服務(wù)的措施

許多企業(yè)檔案工作者將當(dāng)前企業(yè)檔案管理陷入困境的主要原因歸結(jié)為：領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，員工檔案意識不強(qiáng)等。甚至還有人認(rèn)為，國家檔案行政管理機(jī)關(guān)對企業(yè)檔案工作監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)不力也是重要原因。而不受重視甚至陷入困境的最根本原因正是以上分析所提到的，即檔案部門沒有為企業(yè)創(chuàng)造價值。因此檔案部門必須從自身出發(fā)，適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代的要求，積極開展知識服務(wù)，不斷提高檔案部門的競爭力。

1、轉(zhuǎn)變思想，提高服務(wù)意識

在知識服務(wù)思想指導(dǎo)下，檔案部門要改變過去長期以來少人問津，游離于組織活動、社會活動之外的窘境，就要適應(yīng)知識服務(wù)開展的需要，提高自身的服務(wù)意識。也就是說，檔案工作者在對檔案進(jìn)行有效管理的基礎(chǔ)上，更要以用戶滿意為目標(biāo)，通過充分的需求分析和環(huán)境調(diào)查，發(fā)揮檔案真實(shí)性、系統(tǒng)性、有序性等優(yōu)點(diǎn)，滿足用戶專業(yè)化、個性化的要求，促進(jìn)其問題的解決，從而促進(jìn)檔案工作由國家模式向社會模式的轉(zhuǎn)化，促進(jìn)社會檔案意識的提高，促進(jìn)公眾對檔案職業(yè)的重新認(rèn)識。

2、轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，堅持以用戶為中心

實(shí)現(xiàn)知識服務(wù)，檔案部門不能按照自身的認(rèn)識、理解、思維甚至是想象去收集、整理、保管檔案和提供檔案服務(wù)；而必須以用戶需要為導(dǎo)向、以用戶滿意為目標(biāo)、以用戶便利為原則，重新審視檔案管理的全過程。西方國家在電子政府建設(shè)過程堅持“以公眾為中心”的理念，值得企業(yè)檔案部門借鑒和參考。西方政府將有關(guān)業(yè)務(wù)按公眾的需要進(jìn)行重組，在設(shè)計網(wǎng)站時提供良好的界面，使公眾不必為一件事情而登陸多個網(wǎng)站。人們只需要點(diǎn)擊所需要的主題，政府有關(guān)該主題的所有服務(wù)均可找到。如點(diǎn)擊“搬家”，與搬家有關(guān)的所有政府服務(wù)均可找到，包括買房、賣房、租房、抵押貸款、房屋裝修與修繕、公用設(shè)施(水、電、氣)等方面的手續(xù)和國家政策，以及居住地的社區(qū)信息，如交通、購物、學(xué)校、醫(yī)療、休閑等。

3、改變服務(wù)方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)

過去，檔案部門習(xí)慣于被動服務(wù)，較少開展主動服務(wù)；而主動服務(wù)是知識服務(wù)的基本特征。劍南春集團(tuán)檔案信息中心主動到公司領(lǐng)導(dǎo)和信息需求量大的部門去征求意見，了解他們急需的信息，制成表格，每天按照表格將企業(yè)內(nèi)外電子信息進(jìn)行收集、篩選，匯編成一份高含金量的信息快訊，及時發(fā)送給公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門參考，為領(lǐng)導(dǎo)和部門決策做出了重大貢獻(xiàn)。公務(wù)員之家

4、借助現(xiàn)代信息化技術(shù)，滿足用戶的個性化需求

知識服務(wù)強(qiáng)調(diào)借助人工智能技術(shù)為用戶提供智能化服務(wù)。我們可以借助智能(agent)技術(shù)，通過監(jiān)視用戶的信息查詢過程自動獲取用戶個性化需求。即在用戶的終端上運(yùn)行具有監(jiān)視功能的智能。智能將用戶檢索、瀏覽、下載信息的過程和內(nèi)容不斷傳送給遠(yuǎn)端的服務(wù)器，服務(wù)器對這些有關(guān)用戶信息利用情況的記錄進(jìn)行分析，就可以從中挖掘出用戶的利用偏好和需求趨勢。

5、堅持全過程服務(wù)，提高服務(wù)水平

要提高服務(wù)水平，就要求檔案工作者能夠隨時隨地的滿足用戶需求，這就要求檔案工作者要堅持全過程的服務(wù)，而全過程的服務(wù)則要求檔案工作者要做好“知識分析師”和“審計員”的工作。作為“知識分析師”，要求檔案工作者根據(jù)用戶的需求收集、整理和傳播知識，運(yùn)用自身的專業(yè)知識、技能、職業(yè)敏感等能力引導(dǎo)用戶準(zhǔn)確表達(dá)知識需求，幫助其獲取所需知識，解決相關(guān)問題。作為“審計員”，一方面要求檔案工作者在檔案價值鑒定過程中，重視對文檔的職能、業(yè)務(wù)和風(fēng)險的分析，監(jiān)督各部門文檔處理的全過程，并向各部門提供文檔管理方面的知識服務(wù)；另一方面要重視對檔案知識資源進(jìn)行價值評估，做好知識淘汰和更新工作。