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摘要：在國家大力推進(jìn)高等職業(yè)教育發(fā)展的背景下，高職院校對設(shè)施設(shè)備的需求不斷增加，使得采購金額逐年提高。采購成為高職院校的主要業(yè)務(wù)之一，其風(fēng)險管理成為了高職院校全面內(nèi)部控制的重要組成部分。因此，本文對現(xiàn)階段高職院校在采購業(yè)務(wù)活動中存在的問題進(jìn)行分析，并基于COSO框架提出對應(yīng)措施，從而為提高高職院校采購管理內(nèi)控水平提供借鑒。

關(guān)鍵詞：高職院校；采購；內(nèi)部控制

從2012年財政部印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》等一系列文件以來，國家加強(qiáng)對事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)，這給高職院校管理者提出了新要求。采購業(yè)務(wù)因有著多方參與、流程復(fù)雜及涉及面廣等特點，風(fēng)險程度難控。如何提高財政性資金的使用效率，確保財政性資金的安全，使采購的設(shè)施設(shè)備有高效的利用率，減少資源浪費，是對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部控制的重要意義。

一、高職院校采購業(yè)務(wù)風(fēng)險分析

（一）采購預(yù)算編制風(fēng)險。首先，采購預(yù)算與財務(wù)預(yù)算“兩張皮”。部分高職院校對年度采購預(yù)算統(tǒng)計上報工作未給予足夠重視?！墩少彿ā返谌龡l規(guī)定，“在編制下一年度部門預(yù)算時，應(yīng)當(dāng)將該財政年度政府采購的項目及資金預(yù)算列出，報本級財政部門匯總”。但在實際采購工作中，經(jīng)常出現(xiàn)以下情況：（1）采購預(yù)算與財務(wù)預(yù)算分別提交不同管理部門進(jìn)行匯總，使得兩者相互脫節(jié)；（2）申購部門的采購預(yù)算編制沒有明確到具體的項目品目上，使得報批的采購類目或有缺失，并且在年中多次進(jìn)行采購預(yù)算的追加，隨意性大。其次，采購項目預(yù)算編制不準(zhǔn)確。項目的前期論證與市場調(diào)研階段，為了提高項目預(yù)算的合理性需要參與調(diào)研及報價的企業(yè)至少實質(zhì)性滿足三家。但在實際采購工作中，經(jīng)常出現(xiàn)詢價及參數(shù)指定方案僅由一家供應(yīng)商出具，甚至僅有一家供應(yīng)商出具三家報價文件的現(xiàn)象。最終導(dǎo)致項目預(yù)算過高，嚴(yán)重影響財政性資金的使用效率。（二）采購方式選擇風(fēng)險。從2018年開始，政府采購目錄范圍內(nèi)的貨物或服務(wù)，在一定限額標(biāo)準(zhǔn)以下的，可以根據(jù)各單位的內(nèi)控進(jìn)行自行采購。一些部門在采購貨物或服務(wù)時，每次申購限額控制在限額標(biāo)準(zhǔn)以內(nèi)進(jìn)行。這樣極易發(fā)生吃回扣、舞弊等不廉潔的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響采購價格的公允性，甚至?xí)谢麨榱阋?guī)避公開招標(biāo)之嫌。（三）招標(biāo)方案編制風(fēng)險。招標(biāo)方案是評標(biāo)工作的重要依據(jù)，能直接影響招標(biāo)結(jié)果，對整個項目的采購工作起著非常重要的作用。雖然高職院校有很多相關(guān)專業(yè)的老師，只能在關(guān)鍵技術(shù)參數(shù)論證時給予一些意見，但是具體到設(shè)備性能、標(biāo)的質(zhì)量等方面，卻還是不足的。在實際操作中，經(jīng)常性存在直接聽取供應(yīng)商的意見或直接由供應(yīng)商代為制作招標(biāo)方案的情況，部分技術(shù)參數(shù)設(shè)定具有指向性，給之后的招標(biāo)、評標(biāo)工作埋下了其他供應(yīng)商質(zhì)疑投訴或流標(biāo)的隱患，更有可能導(dǎo)致腐敗行為的發(fā)生。同時，招標(biāo)方案還可能設(shè)置了門檻，區(qū)別對待不同的供應(yīng)商。雖然財政部87號令第十七條對該種現(xiàn)象進(jìn)行了限制，但仍存在僥幸心理在招標(biāo)方案中設(shè)定缺乏公平性的條款，出現(xiàn)圍標(biāo)、串標(biāo)的情形。無法發(fā)揮招標(biāo)采購的優(yōu)勢，導(dǎo)致財政資金的浪費。（四）合同履約驗收風(fēng)險。合同的履約驗收是采購環(huán)節(jié)中最容易被人忽略的一環(huán)。招標(biāo)完成簽訂合同后，采購雙方都受到合同法的制約。驗收工作是維護(hù)采購方利益的重要一環(huán)，是確保采購的設(shè)施設(shè)備與合同約定的種類、數(shù)量、功能一致，且能夠正常使用。但在具體實施中，一次性通過驗收的項目僅占一年項目的四成，最簡單的設(shè)備實際型號與合同簽訂的型號不同這樣的情況都頻頻出現(xiàn)，讓已有的驗收制度流于形式。合同內(nèi)容變更也頻頻發(fā)生。這主要與其招標(biāo)方案的編制分不開。招標(biāo)方案編制時，設(shè)備性能考慮了，但是尺寸大小沒有考慮，最后因為場地原因需要變更。或者制定招標(biāo)方案時，市場調(diào)研不到位，采購的貨物是過時的，市場上已經(jīng)不再生產(chǎn)，需要變更升級版本等等。（五）內(nèi)部監(jiān)督風(fēng)險。部分高職院校缺乏內(nèi)部審計部門或崗位對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督檢查。采購項目預(yù)算價格審定、招標(biāo)評標(biāo)工作過程及合同履約驗收等風(fēng)險易發(fā)環(huán)節(jié)都需要加強(qiáng)監(jiān)督與管理。

二、高職院校采購管理內(nèi)部控制的優(yōu)化策略

優(yōu)化高職院校采購管理內(nèi)部控制，基于COSO理論框架，主要從以下五方面展開：（一）營造良好的采購管理內(nèi)部控制環(huán)境。首先，要加強(qiáng)政府采購法及相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，定期進(jìn)行相關(guān)法律知識的普及，使教職工們樹立正確的采購法制意識，降低潛在風(fēng)險杜絕腐敗問題的產(chǎn)生。其次，梳理采購業(yè)務(wù)全流程中涉及的各組織機(jī)構(gòu)的職能及控制流程。建立和完善與學(xué)校相適應(yīng)的采購管理制度及相關(guān)內(nèi)部控制制度，落實到采購業(yè)務(wù)的各環(huán)節(jié)，使采購工作公開公平公正的有效率進(jìn)行。最后，制定對應(yīng)的采購預(yù)算管理辦法，使學(xué)校所有的采購能夠在“有預(yù)算，再采購”的原則下進(jìn)行。（二）建立有效的采購業(yè)務(wù)風(fēng)險管控體系。首先，梳理采購管理部門的崗位分工，按照崗位不相容原則進(jìn)行。崗位之間要互相制約，并且要定時輪崗，以此避免出現(xiàn)一個崗位或個人總攬一切的情形。同時，對于招標(biāo)方案的編制要確保兩個及以上老師參與，起到相互協(xié)調(diào)相互制約的作用。其次，進(jìn)行風(fēng)險評估，識別整個采購業(yè)務(wù)流程中各環(huán)節(jié)的內(nèi)控風(fēng)險點。包括采購計劃編制、采購項目預(yù)算確定、采購申請與審核、采購方式的選擇、采購過程合法規(guī)范（含招標(biāo)方案編制）、采購項目驗收、采購項目變更及質(zhì)疑投訴處理等八項內(nèi)容（見表1）。并對風(fēng)險點進(jìn)行量化分析，動態(tài)更新內(nèi)部控制風(fēng)險點。（三）優(yōu)化采購內(nèi)部控制活動。繪制采購業(yè)務(wù)流程圖，包括項目預(yù)算編制、項目立項、項目審批、招標(biāo)方案制作、招標(biāo)評審、合同簽訂、合同履約驗收、付款等，從中確定和監(jiān)控較高風(fēng)險的環(huán)節(jié)。（1）項目論證方面：項目論證必須事前做好市場調(diào)研，確定需求貨物及技術(shù)參數(shù)。由學(xué)校內(nèi)部專家或校外專家組成專家組，對招標(biāo)需求進(jìn)行全面的充分的論證，主要包括項目的可行性、項目建設(shè)目標(biāo)、預(yù)期達(dá)到的效益及具體采購的設(shè)備是否能夠符合教學(xué)或科研的使用，需求參數(shù)是否合理等。（2）合同簽訂環(huán)節(jié)：采購合同是雙方履約的重要文件。在簽訂合同之前，要全面對合同進(jìn)行審核，確保合同主體部分、投標(biāo)文件部分及招標(biāo)文件三者一致，以免出現(xiàn)合同與招標(biāo)需求或投標(biāo)文件不符，損害了自身利益，并給之后的驗收工作帶來麻煩。（3）合同履約驗收環(huán)節(jié)：建立初驗和終驗相結(jié)合的嚴(yán)格的驗收制度，確保采購的貨物與合同相符。由申購部門、采購部門、歸口管理部門及內(nèi)審部門一起成立專門的驗收小組，對項目進(jìn)行全面驗收。（四）利用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)信息交流與溝通。一方面，利用互網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，按規(guī)定公開采購相關(guān)信息。同時建立學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化和信息化的采購信息管理平臺。在平臺上對項目進(jìn)行的每個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，有利于內(nèi)部控制的實施。另一方面，學(xué)?？梢詫⒁恍┩ㄓ迷O(shè)備的參數(shù)進(jìn)行編輯并公布于網(wǎng)站上，有利于缺乏這些方面專業(yè)技術(shù)的老師編寫招標(biāo)方案。同時根據(jù)市場變化，動態(tài)更新設(shè)備參數(shù)，提高方案編寫效率，順利開展采購工作。（五）重視采購業(yè)務(wù)管理的內(nèi)部監(jiān)督工作監(jiān)督工作是對采購管理進(jìn)行內(nèi)部控制的主要途徑。首先，要加強(qiáng)對采購部門、職能部門人員的配置與職責(zé)分工進(jìn)行監(jiān)督。其次，對采購業(yè)務(wù)的各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效監(jiān)督，針對工作重點及高發(fā)風(fēng)險點進(jìn)行重點監(jiān)督。包括事前的項目預(yù)算核定、事中的招標(biāo)方案編制和招標(biāo)評標(biāo)工作的合法合規(guī)以及事后合同履約驗收情況。最后，總結(jié)整個項目采購過程中出現(xiàn)的問題，提出整改意見以建議。及時完善采購內(nèi)部控制建設(shè)，確保學(xué)校各項采購業(yè)務(wù)合法合規(guī)順利完成。

參考文獻(xiàn)

［1］劉金龍.淺議招標(biāo)采購的風(fēng)險控制和管理［J］.環(huán)球市場,2017（2）.

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［3］耿洪英.高校招標(biāo)采購風(fēng)險分析與控制研究［J］.商業(yè)經(jīng)濟(jì),2017（9）.

作者:王俊 單位:柳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院