導(dǎo)語：高職設(shè)備采購管理系統(tǒng)研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：高職院校設(shè)備采購管理系統(tǒng)應(yīng)包括計劃立項、技術(shù)需求審核、招標采購、合同訂立（加）、到貨驗收、入賬、付款、資料存檔等功能模塊，同時要以工作流程為基本構(gòu)架構(gòu)建系統(tǒng)，以問題為導(dǎo)向優(yōu)化系統(tǒng)。設(shè)備采購管理系統(tǒng)應(yīng)緊跟網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)潮流，熟練運用大數(shù)據(jù)，具備對數(shù)據(jù)進行自動收集和智能分析整理的能力，實現(xiàn)與上下游程序及智慧（數(shù)字化）校園中其他系統(tǒng)聯(lián)系對接的能力，系統(tǒng)自身需具有強大的可靠性和易擴展性。

關(guān)鍵詞：高職院校；設(shè)備采購；管理系統(tǒng)

2012年3月16日，教育部印發(fā)《關(guān)于全面提高高等教育質(zhì)量的若干意見》（教高〔2012〕4號），要求加強實驗室、實習(xí)實訓(xùn)基地、實踐教學(xué)共享平臺建設(shè)，重點建設(shè)一批國家級實驗教學(xué)示范中心、國家大學(xué)生校外實踐教育基地、高職實訓(xùn)基地。新增生均撥款優(yōu)先投入實踐育人工作，新增教學(xué)經(jīng)費優(yōu)先用于實踐教學(xué)。與普通高等院校相比，高職院校更側(cè)重于培養(yǎng)學(xué)生的動手能力，這意味著需要大量的教學(xué)實訓(xùn)設(shè)備作為物質(zhì)基礎(chǔ)，并且要求保持較高的更新頻率。以全國首家示范性高職院校——深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，該校目前共有在校生23000多人，年均設(shè)備采購量穩(wěn)步增長，2017年度預(yù)算達2.1億元，該校十三五規(guī)劃中明確提出生均設(shè)備值達到3.6萬元。未來幾年的設(shè)備采購任務(wù)非常重，建設(shè)專門的設(shè)備采購管理系統(tǒng)已經(jīng)迫在眉睫。

一、建設(shè)設(shè)備采購管理系統(tǒng)的必要性

（一）進度要求。隨著形勢的發(fā)展，財政部門對年度計劃的付款時間要求越來越緊，一般都是要求在當(dāng)年年底完成，所以從計劃下達到完成付款只有7、8個月的時間，時間緊，任務(wù)重，還必須符合各項采購法規(guī)和政策規(guī)定，這對采購管理工作提出了很高的要求。設(shè)備采購工作必須提高工作質(zhì)量和效率，以保證按時保質(zhì)完成付款任務(wù)。（二）監(jiān)管要求。設(shè)備采購工作涉及大量的財政經(jīng)費支出，必須對儀器設(shè)備采購環(huán)節(jié)進行全過程、實質(zhì)性監(jiān)督，不斷完善監(jiān)督機制和手段，避免出現(xiàn)監(jiān)督盲區(qū)[1]。各級紀檢監(jiān)察部門對設(shè)備采購的規(guī)范性要求越來越高，所有的流程和環(huán)節(jié)都必須符合采購監(jiān)管政策的規(guī)定，做到公正、公開和公平，同時做好資料（紙質(zhì)和電子）的存檔工作，使得設(shè)備采購工作的每一步都要有據(jù)可查。（三）協(xié)作要求。高職院校的設(shè)備采購流程比較復(fù)雜，有多個部門參與，各負其責(zé)，分段管理。一體化采購管理系統(tǒng)的搭建，能夠讓每個部門隨時了解設(shè)備購置的進展，部門之間可以相互提醒、監(jiān)督、協(xié)同工作，確保采購管理流程中不出現(xiàn)盲點、漏洞，提高管理水平、工作效率[2]。其中，設(shè)備申購部門負責(zé)設(shè)備的計劃立項、技術(shù)需求的編寫、招投標過程的參與（預(yù)算5萬元以下項目自行采購）、供貨合同起草以及到貨技術(shù)驗收等流程；設(shè)備職能部門負責(zé)匯總學(xué)校各部門上報的設(shè)備購置計劃并進行論證、到貨實物校驗、入賬等工作流程；招標部門負責(zé)審核技術(shù)需求文件、編寫招標文件、選擇采購（招標）方式、組織和監(jiān)督校內(nèi)自行采購項目的招標采購工作、審核供貨合同、付款審批等流程；財務(wù)部門負責(zé)根據(jù)入庫單、發(fā)票、審批結(jié)果等資料，采取校內(nèi)撥付或上交政府財政部門等方式完成付款；學(xué)校監(jiān)察部門對設(shè)備采購的全過程實行監(jiān)督，具體負責(zé)采購合同蓋章及監(jiān)管。

二、高職院校設(shè)備采購管理現(xiàn)狀

（一）操作模式。目前許多高校的設(shè)備采購管理工作還處于手工或半手工操作的傳統(tǒng)模式，工作效率及質(zhì)量有待提高，采購項目負責(zé)人需要經(jīng)過所在部門領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)備職能部門、招標部門、監(jiān)察部門和財務(wù)部門等多個單位的審批，疲于奔命。（二）資料保管。各種材料的傳遞及保管以電子郵件和紙質(zhì)材料為主，不利于長期保存，若發(fā)現(xiàn)問題無法及時反饋，翻查資料時往往費時費力，影響效率。同時，使用紙質(zhì)資料審批難以確定各環(huán)節(jié)具體的流通及審核時間，責(zé)任無法劃分。（三）工作效率。設(shè)備職能部門人手有限，一個負責(zé)人往往需要負責(zé)幾個部門，對應(yīng)50~60個以上的采購項目，單憑手工操作難免遺漏，導(dǎo)致文件資料、操作流程及時間等難以復(fù)查，各個工作流程缺乏提醒及督辦功能，容易出現(xiàn)非故意的人為耽誤時間的情況。采購工作網(wǎng)絡(luò)信息化，可以縮短采購各方面的時空距離，縮短采購周期，從而有效地提高工作效率[3]。（四）進度統(tǒng)計。為保證按時完成年度采購任務(wù)，設(shè)備職能部門需要及時統(tǒng)計設(shè)備采購項目的進度，包括周報表和月報表等。若沒有專門的采購管理系統(tǒng)，采取EX⁃CEL等方式統(tǒng)計的容易出現(xiàn)錯誤，并且不能自動生成各種報表，增加了額外的工作量。（五）設(shè)備入賬目前設(shè)備入賬主要依靠手工錄入，工作量大且容易出錯，計劃立項中的設(shè)備明細難以通過到貨驗收后自動轉(zhuǎn)入設(shè)備賬務(wù)系統(tǒng)，增加了設(shè)備入賬的工作量，并且無法自動統(tǒng)計計劃立項與入賬時設(shè)備明細的相符率。

三、高職院校設(shè)備采購管理系統(tǒng)的建設(shè)

（一）主要功能模塊。設(shè)備采購管理系統(tǒng)是數(shù)字化校園總體規(guī)劃下相對獨立的系統(tǒng)，功能模塊主要包括計劃立項、技術(shù)需求審核、招標采購、合同訂立、驗收、入賬、付款、資料存檔等，各個模塊之間相互聯(lián)系、環(huán)環(huán)相扣，可以實現(xiàn)自動流轉(zhuǎn)、糾錯返回等功能。1.計劃立項設(shè)備購置計劃是設(shè)備采購工作的源頭，設(shè)備購置計劃編制質(zhì)量將直接影響到所購置設(shè)備使用效益的高低。只有質(zhì)量符合要求、選型合理、性能好的設(shè)備才能在學(xué)科建設(shè)與教學(xué)科研中發(fā)揮其應(yīng)用的作用[4]。所有采購計劃均需要由設(shè)備申購部門成立采購小組，對項目預(yù)算、技術(shù)需求等進行集體討論，各使用部門將經(jīng)過本部門論證的計劃錄入系統(tǒng)，經(jīng)設(shè)備職能部門格式審查后進行匯總，年度計劃需通過校內(nèi)專家組審核、設(shè)備工作教授委員會審核及學(xué)校校務(wù)會行政審核等流程，臨時立項的需按規(guī)定履行校內(nèi)審批手續(xù)，最終上報政府財政部門。采購計劃下達后原則上不允許修改，確因課程調(diào)整、市場變化等客觀原因?qū)е掠凶?，?yīng)由設(shè)備申購部門提供相關(guān)材料并履行學(xué)校審批程序后方可執(zhí)行。2.技術(shù)需求審核招標文件一般由商務(wù)部分和技術(shù)部分組成。商務(wù)部分由業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富的招標人及招標機構(gòu)制定，具有規(guī)范性文本，實際編制過程相對簡單，只需根據(jù)項目特點和要求在招標文件范本基礎(chǔ)上做相應(yīng)的增減和修改即可[5]。技術(shù)部分是整個招標文件的核心，技術(shù)需求審核是做好設(shè)備采購工作的重中之重，只有制定出嚴格周密、符合要求的技術(shù)需求，才有可能將符合使用要求的設(shè)備購買回來。技術(shù)需求的審核應(yīng)貫徹集體決策的要求，實行分級管理，按預(yù)算的不同分別進行審核，嚴格把關(guān)。其中，預(yù)算100萬元以上（或預(yù)算接近100萬的重要項目）的重大項目需要由招標部門通過設(shè)備工作教授委員會組織專家進行評審，若有修改意見（包括技術(shù)參數(shù)、預(yù)算等）返回項目負責(zé)人，項目負責(zé)人應(yīng)予以配合修改；預(yù)算50~100萬元的項目由招標部門組織校內(nèi)外專家進行論證；其余項目由各使用部門成立3人以上的采購小組進行集體論證。3.招標采購高校儀器設(shè)備的招投標管理既是國有資產(chǎn)管理的前沿工作，又是儀器設(shè)備入口把關(guān)的重要工作[6]。學(xué)校應(yīng)根據(jù)“運動員和裁判員分開”的原則，成立專門的招標部門，根據(jù)財政部門相關(guān)要求，按照項目的預(yù)算和性質(zhì)，分別采取政府集中采購（公開招標、競價、電商供貨、延續(xù)合同等）和學(xué)校自行采購（公開招標、競價、單一來源采購和競爭性談判等）的方式來完成設(shè)備的采購。招標完成后，設(shè)備申購部門負責(zé)核對招標文件與中標文件的一致性并確認中標結(jié)果。招標部門出具中標通知書（校內(nèi)自行采購項目）或通知校外招標機構(gòu)出具中標通知書（政府集中采購項目），并負責(zé)將中標信息錄入設(shè)備采購管理系統(tǒng)。4.合同簽訂簽訂合同是采購工作中的重要環(huán)節(jié)，意味著招標采購結(jié)果的固化，為后續(xù)的到貨驗收、入賬及付款等工作奠定“白紙黑字”的基礎(chǔ)。合同的標準化管理必須是全過程的、系統(tǒng)的、動態(tài)的，從洽談、草擬、簽訂、生效、執(zhí)行，直到該合同失效為止[7]。根據(jù)學(xué)校規(guī)定，中標金額在2萬元以上的項目必須簽訂供貨合同。招標部門在中標通知書發(fā)出的十個工作日內(nèi)負責(zé)協(xié)調(diào)項目負責(zé)人完成合同簽訂工作，合同細節(jié)必須與招標及中標文件（含競爭性談判中供應(yīng)商書面簽署的承諾）保持一致，合同（含適用于進口設(shè)備的三方供貨合同）格式以學(xué)校既定的合同模板為基礎(chǔ)，合同簽訂后送學(xué)校監(jiān)察部門審核蓋章。5.到貨驗收中標商應(yīng)在合同約定的供貨期內(nèi)將全部貨物一次性運送至指定地點，并且在規(guī)定期限內(nèi)完成安裝調(diào)試及技術(shù)培訓(xùn)等工作，設(shè)備申購部門應(yīng)派出專人負責(zé)接收貨物，并且按照設(shè)備職能部門的要求填寫設(shè)備驗收資料，完成項目技術(shù)驗收工作。在供貨廠商安裝調(diào)試完畢以后，由設(shè)備管理部門和設(shè)備使用部門組成的設(shè)備驗收組對該儀器設(shè)備進行嚴格的驗收工作，對大型精密貴重儀器設(shè)備的驗收，必要時可以請有關(guān)專家參與驗收工作[8]。以深職院為例，單價超過40萬元以上的設(shè)備和預(yù)算在50萬元以上的重大項目還需由設(shè)備職能部門組織校內(nèi)外專家進行驗收。6.入賬根據(jù)儀器設(shè)備資產(chǎn)管理的概念，所有購入、調(diào)入、自制、接受捐贈的儀器設(shè)備，不論屬何種經(jīng)費來源，凡屬固定資產(chǎn)管理范圍內(nèi)的都要入賬，不得賬外滯留[9]。設(shè)備職能部門每年都要組織設(shè)備清查，對賬物不符（包括盤盈和盤虧）的情況進行處理。設(shè)備職能部門完成實物效驗后，通過設(shè)備采購管理系統(tǒng)將計劃立項中的設(shè)備明細信息自動預(yù)錄入設(shè)備賬務(wù)系統(tǒng)，通過與設(shè)備驗收資料的比對后，正式轉(zhuǎn)為設(shè)備賬務(wù)信息。設(shè)備采購管理系統(tǒng)能將計劃立項的設(shè)備明細項與最終入庫的設(shè)備進行比較后得出相符率。若相符率不足100%的需進行復(fù)核并予以備注說明。7.付款入賬完成后，設(shè)備職能部門出具入庫單，招標部門交匯總發(fā)票、付款申請單等資料，履行相應(yīng)審核手續(xù)后交學(xué)校財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)項目采取校內(nèi)撥付或上報政府部門的方式完成付款。進口設(shè)備由于需要辦理免稅、報關(guān)等手續(xù)，周期較長，從合同簽訂到本外幣最后折算一個周期內(nèi)，由于浮動匯率制度等因素導(dǎo)致的匯率波動，必將會給高校進口業(yè)務(wù)帶來匯率風(fēng)險[10]。招標部門應(yīng)提前采取換匯等有效應(yīng)對措施，規(guī)避匯率風(fēng)險。8.資料存檔根據(jù)要求，設(shè)備采購工作中的相關(guān)電子及紙質(zhì)材料都要進行為期5年的妥善保管。資料存檔功能在設(shè)備采購管理系統(tǒng)中容易被忽視，但此功能具有不可替代的重要作用，應(yīng)切實加以重視。采購過程中產(chǎn)生的企業(yè)報名登記表、資格審核表及技術(shù)評審匯總表等各種文檔，可通過系統(tǒng)的高拍儀拍攝并上傳至系統(tǒng)[11]，相應(yīng)的招投標文件、合同等電子資料以附件的形式保存。通過以上方法，設(shè)備采購管理系統(tǒng)能對所有的業(yè)務(wù)流程留下操作記錄，具體應(yīng)包括時間、操作人員及操作內(nèi)容等信息，達到“走過的路都有腳印”的目的。（二）以工作流程為基本構(gòu)架構(gòu)建系統(tǒng)。確定基本工作流程后，需要理清各流程之間的關(guān)系及前后順序，并且對沒有通過流程審批且需要返回的數(shù)據(jù)進行規(guī)范，系統(tǒng)應(yīng)盡量提高智能化程度，數(shù)據(jù)流能自動識別不同崗位的權(quán)限，自動生成路徑，以郵件、短信等方式進行提醒，提高工作效率。設(shè)備采購管理系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)該以目前市場占有率高、成熟穩(wěn)定的產(chǎn)品為基礎(chǔ)，經(jīng)過大量的用戶調(diào)研后對其進行個性化、適用性改造，這樣可以有效地加快建設(shè)速度并且減少開發(fā)工作量，同時有利于后續(xù)的維護和改進。若完全自主開發(fā)的話，容易出現(xiàn)成本高、周期長、易用性差等問題，事倍功半。設(shè)備采購管理系統(tǒng)的工作流程大致如圖1所示。（三）以問題為導(dǎo)向優(yōu)化系統(tǒng)。系統(tǒng)上線后，需試運行一段時間，生成一些虛擬的項目數(shù)據(jù)并走完整個工作流程，這樣可以真實地反映出存在的問題。虛擬數(shù)據(jù)應(yīng)該是從已通過評審的計劃中抽取，以最大程度地接近真實。設(shè)備申購部門、設(shè)備職能部門、招標部門、監(jiān)察部門以及財務(wù)部門應(yīng)共同參與，并且針對系統(tǒng)試用過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出切實可行的修改意見。設(shè)備采購管理系統(tǒng)試用過程結(jié)束后，應(yīng)對各部門提出的意見逐一分析解決，盡力提升系統(tǒng)的用戶體驗，使得系統(tǒng)能被廣大的設(shè)備采購工作參與者所接受和喜愛。

四、設(shè)備采購管理系統(tǒng)的發(fā)展方向

（一）對數(shù)據(jù)自動收集并智能分析整理的能力。大數(shù)據(jù)帶來的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)革新已在高校中悄然出現(xiàn)，新的采購技術(shù)有效地整合供應(yīng)商、采購人等相關(guān)的各種社會資源、網(wǎng)絡(luò)資源、信息資源，信息技術(shù)在高校采購管理中爆發(fā)式引用都是大數(shù)據(jù)帶來的直接結(jié)果[12]。要提前設(shè)置各個工作流程所需的時限，超時仍未完成的項目要通過短信、郵件等方式予以提醒。設(shè)備采購管理系統(tǒng)應(yīng)具備強大的數(shù)據(jù)收集及整理能力，能自動生成各設(shè)備申購部門的采購進度、資金利用率等情況，并且能自動形成計劃論證、技術(shù)需求審核、設(shè)備驗收等專家?guī)?。（二）與上下游程序及智慧（數(shù)字化）校園中其他系統(tǒng)聯(lián)系與數(shù)據(jù)交換的能力。設(shè)備采購管理系統(tǒng)不應(yīng)該成為數(shù)據(jù)的孤島，要采取有效措施增加開放性，與數(shù)據(jù)化校園身份認證體系、招標管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等進行有效而流暢的數(shù)據(jù)交換，能實現(xiàn)與上下游工作（如經(jīng)費劃撥、財務(wù)付款、各類數(shù)據(jù)報表、賬務(wù)管理、使用績效評價等）的對接，順利進行數(shù)據(jù)交換，提高工作效率，最大限度地實現(xiàn)無紙化辦公。在保證數(shù)據(jù)安全的前提下，設(shè)備采購系統(tǒng)應(yīng)該是具有開放性和兼容性的，設(shè)備采購過程中的相關(guān)人員應(yīng)具有對應(yīng)的權(quán)限，對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行查閱、修改和審批等。（三）強大的可靠性和易擴展性。計算機軟件的可靠性主要是指：在給定范圍的時間和空間內(nèi)，計算機軟件不會引起系統(tǒng)故障的幾率[13]。設(shè)備采購系統(tǒng)是設(shè)備采購工作正常開展的重要保障，涉及到眾多的部門和個人，要求很高的可靠性，系統(tǒng)應(yīng)能實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動備份，以便系統(tǒng)出現(xiàn)問題時能進行數(shù)據(jù)恢復(fù)。同時，政府采購政策及校內(nèi)相關(guān)規(guī)定每年都會有所變化，設(shè)備采購管理系統(tǒng)的功能應(yīng)根據(jù)實際情況進行增減，并且能根據(jù)工作流程的變化對程序進行調(diào)整。現(xiàn)代高校的采購職能和采購活動已超出采購過程本身，更多地覆蓋了一系列與規(guī)劃和政策有關(guān)的活動，成為了一個關(guān)于組織目標實現(xiàn)與組織管理的戰(zhàn)略相關(guān)的職能[14]。設(shè)備采購管理系統(tǒng)是做好高校設(shè)備采購工作的重要保障，可靠、穩(wěn)定、易用和功能強大的設(shè)備采購管理系統(tǒng)對做好設(shè)備采購和管理工作具有舉足輕重的作用，應(yīng)予以足夠的重視，采取切實可行的辦法建好設(shè)備采購管理系統(tǒng)。

作者:李偉霖 單位:深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院