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摘要:大數(shù)據(jù)時代下建筑企業(yè)實施財務共享中心后出現(xiàn)了財務工作流程復雜、業(yè)務財務融合緩慢、財務共享中心數(shù)據(jù)處理存在壓力，數(shù)據(jù)安全存在風險等問題。優(yōu)化財務共享中心運行，需要對應收、應付賬款以及報銷流程進行優(yōu)化，對建筑企業(yè)組織結(jié)構(gòu)及人員管理進行優(yōu)化，同時建立集團財務共享中心防火墻等。

關鍵詞:大數(shù)據(jù);建筑企業(yè);財務共享中心;運行優(yōu)化

隨著大數(shù)據(jù)信息化時代的到來，越來越多的企業(yè)開始建立并實施財務共享中心，通過集中處理財務工作達到規(guī)?；б?，降低企業(yè)成本，實現(xiàn)企業(yè)財務轉(zhuǎn)型［1］。建筑行業(yè)企業(yè)在財務共享中心的實施上也出現(xiàn)了由于其行業(yè)特性導致的相關問題。

一、建筑企業(yè)財務共享中心運行存在的問題

在財務共享中心進行推廣及覆蓋過程中，由于建筑企業(yè)行業(yè)的特殊性以及集團企業(yè)規(guī)模大等因素，在財務共享中心的運行過程中出現(xiàn)了以下相關問題［2］。

(一)財務工作流程復雜

1.應付賬款方面。建筑行業(yè)的應付賬款一般涉及的是建筑材料采購，一般有兩種付款方式，預付賬款和正常付款方式，財務共享中心建立后所有業(yè)務都會經(jīng)由財務共享中心審批，因此當這兩種付款方式同時存在時，如果財務共享中心人員審核不及時，很可能會發(fā)生重復付款的情況。再者由于建筑行業(yè)的特殊周期性質(zhì)即企業(yè)在業(yè)務完成后需要對該項目所有業(yè)務進行結(jié)賬，一些長期應付款項可能會因為人員的流動缺乏責任人，增加財務風險。因此建筑企業(yè)財務共享中心需要對應付賬款流程進行優(yōu)化以便實現(xiàn)財務共享中心的建立目標。2.應收賬款方面。建筑行業(yè)的應收賬款主要涉及的是接受業(yè)主訂單，由于建筑企業(yè)的項目周期較長，一般在項目周期內(nèi)會涉及到好幾次業(yè)主支付項目款項，項目財務人員需要對項目完成程度進行估算，從而確認收入結(jié)轉(zhuǎn)成本，然而財務共享中心建立后項目部財務人員在收到業(yè)主支付的業(yè)務款項后就需要對該筆業(yè)務進行登記入賬，但是因為建筑企業(yè)較長的周期性，企業(yè)很難對應收賬款進行事中的控制和干預，這樣就增加了相應的財務風險。3.報銷流程方面。建筑企業(yè)員工報銷主要涉及的兩個方面是差旅費和管理費用，員工差旅費一般先由員工墊付，然后再差旅結(jié)束之后通過員工提供的相關發(fā)票進行報銷，在這種模式下企業(yè)不能完全掌握員工的差旅動向，也就無法對員工提供的相關發(fā)票進行驗證和審核，很容易導致員工對差旅費用的虛報。管理費用一般是管理人員因為業(yè)務需要為企業(yè)墊付的相關費用，但是由于建筑企業(yè)項目部的分散，企業(yè)并不能及時掌握該項目的具體業(yè)務安排，也就無法對管理人員提供的相關報銷發(fā)票進行審核，導致很多管理人員虛報、謊報相關報銷業(yè)務，增加了企業(yè)的管理費用。

(二)業(yè)務財務融合緩慢

建筑企業(yè)實施財務共享中心后，企業(yè)所有業(yè)務財務需要通過財務共享中心進行集中處理，財務工作人員對財務共享中心的工作流程需要一定的適應期間，并且由于財務共享中心成立以前，項目部財務工作由項目部財務部獨立處理，各項目部財務工作處理方式規(guī)范不同［3］。財務共享中心成立后，取消了財務部完整的財務工作處理權力，只保留了報告權力，整合之后財務共享中心財務人員需要對各個項目部的財務規(guī)范統(tǒng)一處理，難免會出現(xiàn)由于業(yè)務財務工作規(guī)范不一致導致的相關問題，進而出現(xiàn)業(yè)務財務融合緩慢等問題。再者財務共享中心要求各個項目部財務人員在財務共享平臺里發(fā)起業(yè)務，管理人員從財務共享中心獲取的零散的財務數(shù)據(jù)可能難以對企業(yè)整個財務狀況進行分析，也就無法向企業(yè)管理者提供有價值的企業(yè)狀況分析，進而導致企業(yè)業(yè)務財務融合進程受阻。

(三)財務共享中心數(shù)據(jù)處理存在壓力，數(shù)據(jù)安全存在風險

建筑行業(yè)集團規(guī)模龐大，旗下子公司、項目部眾多，財務共享中心建立后，全集團的財務業(yè)務流程都需要通過財務共享平臺進行集中處理，有效地提高了財務業(yè)務處理效率，加強了集團內(nèi)部的財務數(shù)據(jù)共享。但是由于集團內(nèi)部財務業(yè)務數(shù)據(jù)巨大，工作時間的統(tǒng)一，在日常的工作中就不可避免地會出現(xiàn)信息擁堵的情況，影響數(shù)據(jù)處理的效率［4］。集團日常需要處理數(shù)十萬TB的財務數(shù)據(jù)，這就要求財務共享平臺能夠承受巨大的數(shù)據(jù)沖擊，但是要使財務共享平臺能夠在如此龐大的數(shù)據(jù)沖擊中正常運行，其日常維護的成本也會大大增加。所以財務共享平臺能否對數(shù)據(jù)進行有效的分類、篩選、過濾，對集團財務數(shù)據(jù)處理的效率有很重要的意義。再者，大數(shù)據(jù)時代下大量的財務信息數(shù)據(jù)在財務共享平臺上進行交換、處理、分析，如果沒有有效的安全防范機制，財務數(shù)據(jù)安全是存在較大風險的。

二、建筑企業(yè)財務共享中心運行優(yōu)化

(一)建筑企業(yè)財務工作流程優(yōu)化

1.應付賬款流程的優(yōu)化。應付賬款流程在建筑業(yè)企業(yè)的日常財務工作中主要是向企業(yè)內(nèi)部或者外部支付采購的建材及物資款項等。針對財務共享中心實施后出現(xiàn)的可能增加財務風險的相關問題，財務共享中心可將應付賬款大致優(yōu)化為四個流程:收集發(fā)票信息，這個過程依賴于影像采集系統(tǒng)，將發(fā)票信息通過掃描上傳，財務處理系統(tǒng)，即財務共享平臺會根據(jù)財務工作人員發(fā)起的業(yè)務類別進行財務數(shù)據(jù)的處理;網(wǎng)銀系統(tǒng)，通過網(wǎng)上銀行將資金轉(zhuǎn)出賬戶轉(zhuǎn)入相應供應商賬戶;供應商管理系統(tǒng)，將與公司有合作關系的外部企業(yè)建立一個可供查詢的檔案。如圖1所示。通過對應付賬款的流程進行優(yōu)化重組，每個財務工作人員在獲得相應權限的賬號上可以隨時對應付賬款的相關信息進行管理，就不會出現(xiàn)重復付款等問題，有效降低了企業(yè)的財務風險。2.應收賬款流程優(yōu)化。建筑行業(yè)企業(yè)應收賬款主要涉及的是承接業(yè)主訂單所獲得的收入，針對建筑企業(yè)項目周期長引起的應收賬款存在的相關問題，在應收賬款流程的優(yōu)化上將其分為:合同的簽訂與管理、財務處理系統(tǒng)、收入確認、客戶對賬四個環(huán)節(jié)。如圖2所示。合同的簽訂與管理環(huán)節(jié)主要涉及的是影像系統(tǒng)，簽訂合同之后將該合同掃描錄入合同管理系統(tǒng);財務處理系統(tǒng)是指財務共享中心人員審核合格確認合同內(nèi)容無誤后開出相應發(fā)票，并根據(jù)相關發(fā)票內(nèi)容在財務共享平臺進行賬務處理;收款環(huán)節(jié)涉及的是網(wǎng)銀系統(tǒng)包括公司賬戶的管理，在收到業(yè)務款項后確認收入結(jié)轉(zhuǎn)成本;客戶對賬環(huán)節(jié)是指通過財務共享平臺定期與業(yè)主進行賬務的核對以便及時地發(fā)現(xiàn)賬務出現(xiàn)的問題并解決問題。優(yōu)化后的應付賬款系統(tǒng)，不僅能在業(yè)務發(fā)生時有效的保留相關合同文件以便查詢，更可以幫助財務人員在事中對應付賬款進行管理和控制。3.報銷流程優(yōu)化。建筑型企業(yè)由于涉及到業(yè)務的擴展以及公司福利等，報銷是一個很平常也是很重要的環(huán)節(jié)，在這個環(huán)節(jié)上的管理要是能夠規(guī)范并且得到很好的管理，那么對于公司的成本也是能夠控制的。所以在報銷流程上的優(yōu)化設計了以下幾個環(huán)節(jié):業(yè)務的發(fā)起、財務共享中心審核批準、財務共享平臺入賬、網(wǎng)銀系統(tǒng)。如圖3所示。業(yè)務的發(fā)起環(huán)節(jié)需要報銷人員用自己的財務共享賬號進入財務共享平臺發(fā)起報銷業(yè)務，包括上傳發(fā)票、填寫發(fā)票相關信息并提交。項目部財務人員則會在其代辦事項上對該項報銷業(yè)務的相關信息進行審核，審核通過后提交至財務共享中心。財務共享中心的工作人員會對發(fā)票的金額、稅率進行核對，確認無誤后，項目部財務人員就能對該筆業(yè)務進行入賬并將報銷金額通過網(wǎng)銀系統(tǒng)向報銷人員進行打款，生成電子憑證以供查詢。優(yōu)化后的報銷系統(tǒng)能夠在源頭上對報銷業(yè)務的真實性進行審核，有效的杜絕了虛報、謊報報銷業(yè)務。

(二)建筑企業(yè)組織結(jié)構(gòu)及人員管理優(yōu)化

建筑企業(yè)財務共享中心的建立最終目的是為了實現(xiàn)業(yè)務財務融合，從而實現(xiàn)企業(yè)財務轉(zhuǎn)型，所以針對企業(yè)業(yè)務財務融合進程緩慢等問題，我們需要對財務共享中心的組織結(jié)構(gòu)以及人員管理進行優(yōu)化。1.財務共享中心組織機構(gòu)優(yōu)化。建筑集團企業(yè)目前采用的組織結(jié)構(gòu)屬于集團管控型，即由企業(yè)總經(jīng)理直接管理，下設多個職能部門管理運營的常見的集團管理模式。要建立財務共享中心首先對其組織結(jié)構(gòu)進行規(guī)范和設計，如圖4所示。財務共享中心模式下的組織結(jié)構(gòu)模式，集團旗下項目部業(yè)務財務能夠及時上傳到共享中心，實現(xiàn)業(yè)財融合。并且可以有效地實現(xiàn)財務信息的充分交流，各種財務信息可以在集團內(nèi)部得到有效地傳遞，為公司的各類決策快速準確地提供財務數(shù)據(jù)支持，高層管理人員也可以通過財務共享中心，精確地可以看到每個項目部的工作業(yè)務量，非常便于管理。2.增強企業(yè)內(nèi)部人員財務共享意識。財務共享中心實施后，其財務工作流程進行了優(yōu)化重組，不少財務內(nèi)部人員對新財務工作流程會比較生疏，很多老員工更是不滿新財務管理系統(tǒng)的工作流程，從而導致企業(yè)財融合緩慢。因此企業(yè)應該建立針對財務共享中心的績效管理體系，對相關人員進行定期的財務共享業(yè)務培訓，印發(fā)相關業(yè)務學習書籍供財務人員學習查閱，并定期進行相關考核，將考核結(jié)果與績效獎金掛鉤，提高企業(yè)內(nèi)部財務共享意識。

(三)建立集團財務共享中心防火墻

在大數(shù)據(jù)時代，海量數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡中交互穿插，如果沒有有效的防范措施，數(shù)據(jù)就能夠被有心之人肆意修改、竊取。建筑行業(yè)集團企業(yè)一般多為上市企業(yè)，如果其財務數(shù)據(jù)被修改或者竊取，將對集團產(chǎn)生不可估量的損失，所以建立集團財務共享中心防火墻是十分重要的［5］。建立數(shù)據(jù)防火墻需要遵循以下三點:第一，設置財務共享中心進入壁壘，在進入財務共享中心前，應該對使用人的身份進行確認。第二，做到有跡可循，在財務共享中心的每項業(yè)務操作都應該留下該賬號使用人的信息以便查詢。第三，建立財務共享中心異常提示，在財務共享中心的數(shù)據(jù)被人惡意修改后會出現(xiàn)相關提醒發(fā)送至財務共享中心各管理人員，確保財務數(shù)據(jù)真實可靠。當然集團財務共享中心也應該對財務共享中心的使用建立稽查小組，由小組人員不定期對財務共享中心數(shù)據(jù)安全進行檢查，防患于未然，這樣才能在大數(shù)據(jù)時代確保財務數(shù)據(jù)的安全，降低財務風險。

三、總結(jié)

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，國內(nèi)大型建筑集團企業(yè)之前的財務核算系統(tǒng)已經(jīng)滿足不了需要，因此，對建筑企業(yè)財務共享中心實施出現(xiàn)的問題進行分析并提出相針對性建議，能夠有效地促進建筑業(yè)企業(yè)財務共享中心的建設，迎合大數(shù)據(jù)時代下的財務信息系統(tǒng)要求。建筑企業(yè)財務信息系統(tǒng)的建設與轉(zhuǎn)型并非一朝一夕永恒不變，需要根據(jù)社會科技的進步以及企業(yè)自身的發(fā)展不斷更新完善。

參考文獻:

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［5］盧雪，高聰.制造業(yè)財務共享中心運行優(yōu)化研究［J］．合作經(jīng)濟與科技，2020(19):103—105.

作者：陳濤濤