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摘要：闡述電子檔案管理的特點、管理的現(xiàn)狀和應用，包括加強電子檔案的安全性、完善電子檔案規(guī)范、專業(yè)技能的培訓，優(yōu)化電子檔案管理服務，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和信息化。

關鍵詞：信息技術，電子檔案，數(shù)字化

為了高校檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化建設，就要將電子檔案管理應用其中，這樣才能讓高校檔案管理發(fā)揮真正的作用。本文就闡述了電子檔案管理的特點和優(yōu)勢，分析了高校檔案管理的現(xiàn)狀，并提出具體的應用方法，希望在幫助高校紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變的同時，提高檔案管理效率。

1電子檔案管理的特點

（1）電子檔案是將信息與載體分離，并以數(shù)字信息的方式存在，它不像紙質(zhì)檔案一樣呈實體狀態(tài)，但它可以在不同載體間自由切換。（2）電子檔案對計算機有著一定的依賴性，一般情況下，電子文件都是通過計算機來讀取和識別數(shù)字代碼，它需要依靠計算機來保證文件的可讀與保管性。（3）電子檔案具有快捷、共享性，它能利用計算機來實現(xiàn)信息的多方位組合，然后通過壓縮技術來增大儲存量，并根據(jù)不同需求進行信息分類，讓一份檔案可以在不同的地方被不同的人使用，既而增加它的使用價值。（4）電子檔案的保管條件不高，它的信息內(nèi)容和形式都較為獨立，這一特點增加了電子檔案的可操作性，使得所有數(shù)據(jù)可以實時進行修改和更新。同時，對于環(huán)境要求也比較低，但將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案時，其真實性無法得到有效保障[1]。

2電子檔案管理的優(yōu)勢

（1）電子檔案管理可以提高整個檔案管理工作的效率；傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理其工作量非常大，且任務繁重，它需要大量的人力和物力，而電子檔案就能簡化部分流程，管理人員只需在計算機上直接進行操作就能代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案的煩瑣，這不僅節(jié)約了時間和人力，還提高了檔案管理的準確性，使得高校檔案信息化建設能夠快速完成。（2）電子檔案管理可以實現(xiàn)信息的共享；傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅任務重，且在工作中會受到外界不同因素的影響使得檔案管理工作停滯不前，既而無法實現(xiàn)檔案共享。而電子檔案管理就能利用信息化手段，讓索引更加靈活，并根據(jù)不同要求對信息進行分類、排序、過濾等，使得檔案能夠充分交流和共享。

3檔案管理的現(xiàn)狀

檔案管理工作量繁重。高校的檔案整合了校內(nèi)所有黨、政、教學活動的數(shù)據(jù)，檔案實體分類：黨政、行政、教學、科研、基建、設備、出版、外事、財會、聲像、實物、學生12個門類；單是每年招生、畢業(yè)生的檔案對接、變動這方面的數(shù)據(jù)都數(shù)不勝數(shù)，而這些數(shù)據(jù)來自全國地區(qū)或省份，目前采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行傳遞，需要花費大量的時間和人力來維護。加上檔案的性質(zhì)會隨時變動，若不能利用電子檔案，不僅會讓高校檔案管理工作難上加難，還會阻礙高校檔案信息化管理。電子檔案信息化程度滯后。在如今的網(wǎng)絡時代，每天都發(fā)生著技術的變化，檔案管理系統(tǒng)是個局域網(wǎng)禁止接入互聯(lián)網(wǎng)，與辦公網(wǎng)和業(yè)務網(wǎng)實行物理隔離，無法與辦公自動化、業(yè)務網(wǎng)進行收發(fā)文傳輸對接，很難跟上時展腳步，既而阻礙整個行業(yè)的快速發(fā)展。對于高校檔案管理工作來說，目前正處于信息化發(fā)展高峰期，但高校并沒有合理應用互聯(lián)網(wǎng)、辦公網(wǎng)、業(yè)務網(wǎng)這是非常不利于高校自身發(fā)展的。此外，在高校當前的檔案管理中，仍是以紙質(zhì)檔案管理為主，電子檔案為輔，這樣的方法是很難發(fā)揮電子檔案的真正作用。檔案管理方法不合理。目前，高校檔案管理人員的年齡都比較大，他們的技術水平也不高，一些管理人員甚至不會使用電子檔案管理，這就導致高校檔案管理出現(xiàn)“非法操作”，促使網(wǎng)絡系統(tǒng)崩潰。此外，每個高校都有屬于自己的檔案管理流程和規(guī)則，這就給后續(xù)檔案管理帶來了一定難度，以上都是影響電子檔案發(fā)展的重要因素。電子檔案應用中存在風險。電子檔案也并非十拿九穩(wěn)的，它在儲存和使用中還是會存在一些風險：（1）一般情況下，設備都是采用統(tǒng)一的標識、字體，并以高速讀寫速度進行儲存的，這就很難辨別它的真假，當文件受到侵害時也不易發(fā)現(xiàn)。加上網(wǎng)絡本身就存在一定風險，在遠距離調(diào)動這些信息時就會被盜用或修改，這對高校保存的師生、職工的關鍵信息是非常不利的。（2）電子檔案會儲存在不同介質(zhì)上，若需要對這些信息進行讀取和保存，需要依靠特定的設備，這就使得信息過于依賴計算機的軟硬件。而當前計算機的軟硬件更新速度極快，如果沒有較好的兼容性，不僅會造成信息丟失等情況，還會縮短電子檔案的使用壽命。

4應對措施

加強電子檔案的安全性：（1）保證所使用的儲存設備足夠安全，做到專機專用，定時對軟硬件進行更新和升級，并做好相應的維護工作，讓儲存設備保持良好的運行狀態(tài)。（2）定期對所有的文件進行備份，避免文件出現(xiàn)任何的丟失情況，例如用防火墻、病毒預防、身份驗證等方式來嚴格規(guī)定文件的讀寫權(quán)限，這不但能提高電子文件的安全性，還能防止文件被用戶非法訪問[2]。完善電子檔案規(guī)章制度。高校應當完善檔案管理規(guī)章制度和流程，然后讓管理人員按照相應的流程進行電子檔案管理，電子檔案的效用能夠真正得到發(fā)揮。（1）要細化電子檔案規(guī)章制度和流程，從根本上提高電子檔案的安全性，然后設置相應的使用章程。（2）明確指派電子文檔管理工作的分管領導，讓他們協(xié)調(diào)面臨的實際問題。（3）對電子文檔所形成的處理、鑒定、歸檔等過程進行全程監(jiān)控。（4）對接收的電子文檔實施統(tǒng)一管理，并設置維護機構(gòu)，既而提高電子檔案的安全性。管理人員的專業(yè)技能培訓。檔案人員素質(zhì)有待提高。電子檔案開設檔案編目、全文掃描、在線計算機檢索利用，數(shù)據(jù)報表打印，權(quán)限管理，日志記錄、系統(tǒng)空閑處理，登錄設置、備份數(shù)據(jù)等功能，就要提高管理人員的專業(yè)技能和業(yè)務水平，讓他們在滿足電子檔案收集和歸納需要的基礎上，對專職人員進行檔案管理培訓。因此，在掌握電子檔案管理業(yè)務知識的同時，掌握計算機應用技能。此外，電子檔案的收集、整理工作有別于紙質(zhì)檔案，不管是從材料范圍、整體歸類還是建檔、上傳等方面都需要管理人員具備專業(yè)的技能，特別是一些圖像、聲音等文件的修復，對管理人員的要求就更高。（1）高校就要加大對各職能部門收集人員的培訓力度，盡可能多給他們提供接受教育的機會，既而從根本上提高高校電子檔案的管理水平。（2）定期對電子檔案管理人員的職業(yè)道德和操作規(guī)范進行培訓，讓他們在具備較高的職業(yè)操守的同時，規(guī)范操作行為，嚴禁管理人員在操作中出現(xiàn)任何的漏洞。（3）學校要統(tǒng)一電子檔案儲存格式，防止文件在格式轉(zhuǎn)換過程中或因為軟件兼容性的問題而損壞到文件。優(yōu)化電子檔案管理服務：（1）高校檔案管理人員要將多媒體、信息、光盤制作等技術相結(jié)合，并堅持快捷、個性的服務宗旨，使得電子資源能夠在安全的基礎上實現(xiàn)共享。（2）高校要建立在線檔案服務平臺，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的在線咨詢服務，嚴格規(guī)范網(wǎng)絡平臺，積極處理管理糾紛，加強對電子檔案的質(zhì)量檢查工作。（3）檔案管理人員要拓寬自己的知識面，互相交流和學習新技術，既而為用戶提供高品質(zhì)的服務，有效提升高校檔案管理的社會與經(jīng)濟效益。

5結(jié)語

根據(jù)以上相關闡述和分析，高校作為人才培養(yǎng)的重要基地，它肩負著很大的社會責任，而在現(xiàn)目前的檔案管理中，有很多高校仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，這種方法很難準確且及時提供檔案信息，既而給日常檔案管理工作帶來諸多不便。電子檔案管理作為信息時代的產(chǎn)物，把它應用在高校檔案管理中已成為社會重要趨勢，它不僅能對高校的所有信息材料進行詳細記錄，還能滿足及時、準確的查詢需求。為此，高校應當加強電子檔案的安全性、完善電子檔案規(guī)章制度、強化管理人員專業(yè)技能、優(yōu)化電子檔案管理服務等，只有這樣才能推動高校檔案信息化建設。

參考文獻

[1]陳一文,陳慧.高校檔案管理工作中存在的問題與對策[J].科技信息,2009(15):346+289.

[2]李娟,呂慧.高校檔案管理工作中存在的問題與對策[J].山東檔案,2009(01):31-32.

作者：杜小平 單位：四川大學錦城學院