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摘要:隨著中油集團財務共享系統(tǒng)的應用推進，原本應用的集中報銷系統(tǒng)已逐步被取代。文章從系統(tǒng)架構、流程配置、核算效率、功能擴展等方面對中油集團集中報銷系統(tǒng)與財務共享系統(tǒng)進行比較研究，對比兩個系統(tǒng)的優(yōu)缺點，總結出完善財務共享系統(tǒng)應用的建議，以更好地應用財務共享系統(tǒng)。

關鍵詞:集中報銷系統(tǒng);財務共享系統(tǒng);財務管理

一、集中報銷系統(tǒng)與財務共享系統(tǒng)概述

(一)集中報銷系統(tǒng)概述

集中報銷系統(tǒng)是中油集團為提高財務管理工作水平，在借鑒同行先進管理理念和方法后開發(fā)的非生產性支出的報銷信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)由主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、集中報銷預算系統(tǒng)、集中報銷管理系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、資金平臺(大司庫)接口集成系統(tǒng)、公司卡系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)等幾個子系統(tǒng)組成。集中報銷系統(tǒng)在中油集團應用已有8年，目前集團各公司已逐步應用財務共享系統(tǒng)，該系統(tǒng)已逐漸停用。

(二)財務共享系統(tǒng)概述

財務共享系統(tǒng)是中油集團為提高效率、促進規(guī)范化和標準化、推動集團公司管理轉型、管理提升而建設的財務管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)運用現(xiàn)代化信息技術，以業(yè)務流程為基礎，對財務處理流程進行規(guī)范化，從而提高核算效率，節(jié)約運營成本。財務共享系統(tǒng)有三大業(yè)務板塊，分別是銷售收款(OTC)、采購付款(PTP)和總賬報表(GTR)，這三部分基本覆蓋了財務全業(yè)務。財務共享系統(tǒng)在中油集團推廣應用已有兩年，提升了集團公司運營水平，降本增效成效顯著。

二、集中報銷系統(tǒng)與財務共享系統(tǒng)對比研究

(一)系統(tǒng)架構

集中報銷系統(tǒng)以集中報銷管理系統(tǒng)為主，集中報銷預算系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、大司庫接口集成系統(tǒng)作為主要支持子系統(tǒng)，實現(xiàn)了與中油財務管理系統(tǒng)(以下簡稱FMIS系統(tǒng))的集成，可以實現(xiàn)影像信息、報銷信息、預算信息、付款信息等數(shù)據(jù)的準確、及時傳遞。其中，預算系統(tǒng)、影像系統(tǒng)都獨立于集中報銷管理系統(tǒng)，需要分別進行登錄操作。財務共享系統(tǒng)是以中石油現(xiàn)有IT架構為基礎，適應共享模式搭建的服務系統(tǒng)，對專業(yè)系統(tǒng)的功能進行重新編排、調度、提升以滿足共享模式下業(yè)務開展的需要。共享服務系統(tǒng)由前臺業(yè)務服務、中臺共享運營和后臺系統(tǒng)構成。前臺業(yè)務服務接收客戶提交的服務請求;中臺共享運營完成服務辦理;后臺集成多個內外部專業(yè)職能系統(tǒng)如ERP、HR、合同系統(tǒng)等，為共享運營提供功能服務。集中報銷系統(tǒng)與財務共享系統(tǒng)都實現(xiàn)了多個系統(tǒng)的融合，集中報銷系統(tǒng)的缺點在于各個子系統(tǒng)互相獨立，需要接口集成實現(xiàn)信息傳遞，在實際應用中，已多次出現(xiàn)兩種情況:一是影像系統(tǒng)服務故障，影像信息無法傳遞到報銷系統(tǒng);二是大司庫接口故障，報銷單據(jù)無法推送到司庫平臺形成付款單據(jù)。財務共享系統(tǒng)已將影像功能融入，作為前臺業(yè)務服務，中臺共享運營與大司庫接口進行升級，已解決影像信息、支付信息受子系統(tǒng)限制不能傳遞的問題。

(二)流程配置

集中報銷系統(tǒng)的報銷業(yè)務單據(jù)基于業(yè)務流程進行單據(jù)的流轉驅動，完成單據(jù)的線上審批。業(yè)務審批流程由中油集團總部設定，固定為員工提單—影像掃描—業(yè)務審核—業(yè)務審批—財務簽收，下級公司無法變更或者增加審批節(jié)點。由系統(tǒng)管理員在主數(shù)據(jù)子系統(tǒng)進行流程配置與指定審批后，該流程可以使用。財務共享系統(tǒng)的前臺業(yè)務服務可提供業(yè)務審批流程配置功能，中油集團總部統(tǒng)一定義業(yè)務單據(jù)的標準審批流程(主流程)，即業(yè)務單據(jù)必須要走的審批節(jié)點，下級公司可以在總部標準審批流的基礎上增加本單位的個性化審批節(jié)點(子流程)，滿足各下級公司內部管理審批的需求。以中油集團下屬公司為例，藍色部分為總部定義標準審批流程(主流程)，綠色部分為增加的審批節(jié)點(子流程)。子流程可以設定審批條件，極大地滿足了下級公司的個性化管理需求。集中報銷系統(tǒng)與財務共享系統(tǒng)的業(yè)務單據(jù)都基于業(yè)務流程進行流轉驅動，集中報銷系統(tǒng)的缺點在于流程配置過于單一，僅有的兩個審批節(jié)點無法滿足不同公司管理的內部控制要求。財務共享系統(tǒng)已經很好地解決了流程配置的個性化需求，但是流程設計、審批條件設置有一定難度，財務人員需要一定的學習經驗才能畫出流程圖，流程設計完畢后需要進行測試以驗證流程的正確性。

(三)核算效率

集中報銷系統(tǒng)增加了單據(jù)掃描環(huán)節(jié)，線上審批可以看到發(fā)票信息，但流程設置過于單一，無法滿足管理要求。中油集團很多下屬公司仍不能取消線下紙質審批環(huán)節(jié)，造成審批工作量大且內容重疊。在財務管理過程中，一筆業(yè)務根據(jù)流程往往需要在業(yè)務審批與會計之間加以重復的審核與傳遞，集中報銷內容和紙質的報銷內容重疊，致使掃描單據(jù)的作用與意義不大。集中報銷系統(tǒng)單據(jù)錯誤需修改時只能退回首節(jié)點由業(yè)務人員進行修改，造成中間審批環(huán)節(jié)全部作廢，需要重新審批，這在一定程度上增加了財務人員及業(yè)務人員的工作量。單據(jù)成功推送FMIS系統(tǒng)后，后續(xù)的生成付款單、憑證制證、資金支付全部由財務人員完成，憑證質量取決于財務人員的業(yè)務水平，核算效率并沒有顯著提高。財務共享系統(tǒng)的流程配置可以滿足不同類型子公司、分公司的管理需求，同時形成標準化的業(yè)務處理流程。通過對業(yè)務的標準化、科學化、精細化管理，將下屬公司的財務基礎核算業(yè)務整合到共享服務中心進行集中處理，可以減少人為因素產生的誤判，加快業(yè)務處理速度，提高核算效率。財務共享系統(tǒng)真正使會計憑證數(shù)據(jù)化、電子化，而不是可有可無的影像內容，業(yè)務人員和財務人員可以隨時查閱相關電子單據(jù)，提高工作效率，節(jié)省時間成本和人工成本。財務共享系統(tǒng)單據(jù)錯誤可以由業(yè)務人員修改，也可以由財務人員修改，很大程度減少了退單量，提高了單據(jù)審批速度。但是單據(jù)專業(yè)性較強，很多財務名詞術語給業(yè)務人員設置了不少障礙，業(yè)務人員難以理解會計科目，也分不清業(yè)務類型，單據(jù)準確性不高。

(四)功能擴展

集中報銷系統(tǒng)實現(xiàn)了與預算系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、司庫系統(tǒng)、FMIS系統(tǒng)的融合。與預算系統(tǒng)融合，實現(xiàn)預算數(shù)據(jù)自動獲取，業(yè)務申請、業(yè)務報銷環(huán)節(jié)進行預算控制;與影像系統(tǒng)融合，利用影像采集、傳輸、調閱等技術，實現(xiàn)提供影像技術服務支撐;利用BIS集成服務平臺，與FMIS、資金管理平臺、營運資金平臺融合，實現(xiàn)報銷信息、付款信息等數(shù)據(jù)傳遞。由于各子系統(tǒng)互相獨立應用，集成接口不穩(wěn)定，各系統(tǒng)都有獨立的服務器，一旦發(fā)生服務故障，數(shù)據(jù)信息難以實現(xiàn)及時傳遞。集中報銷系統(tǒng)與HR系統(tǒng)的融合，僅能調用員工HR職級信息，用途過于單一;與合同系統(tǒng)的融合因接口問題難以解決，一直未能實現(xiàn)應用;與公司卡系統(tǒng)的融合因使用風險問題，很多下屬公司并未啟用。集中報銷系統(tǒng)功能擴展十分受限，難以適應公司創(chuàng)新發(fā)展管理，伴隨著財務共享的興起，已逐步退出使用。財務共享系統(tǒng)可完成財務基本業(yè)務、專項業(yè)務、運營性管控業(yè)務和增值服務業(yè)務四大類服務，因采用一體化融合系統(tǒng)，在功能擴展方面有較大的優(yōu)勢。財務共享系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)集成，實現(xiàn)對ERP主數(shù)據(jù)的遠程訪問;與加管系統(tǒng)集成，實現(xiàn)加油站點多模式銷售對賬，油品銷售、非油商品進銷存、加油卡、儲值卡會計核算自動化;與FMIS系統(tǒng)集成，實現(xiàn)調用FMIS提供的憑證形成、月末結轉、會計資料查詢、報表編制等服務;與司庫系統(tǒng)集成，實現(xiàn)調用司庫平臺提供的直聯(lián)通道和服務功能，由財務共享中心完成資金收付、電子票據(jù)、上收下?lián)艿葮I(yè)務會計憑證處理;與合同系統(tǒng)集成，調用合同信息，實現(xiàn)共享系統(tǒng)對合同付款的審核控制;與發(fā)票服務集成，依賴稅務信息供應商提供的集成通道服務，自動采集進項稅發(fā)票結構化數(shù)據(jù)，集成發(fā)票認證和驗真服務，實現(xiàn)發(fā)票全過程管理、發(fā)票影像信息和結構化數(shù)據(jù)的自動匹配，提高共享運營效率，為納稅申報和稅務分析提供數(shù)據(jù)支持;與HR系統(tǒng)集成，實現(xiàn)工資及各項補貼的計提及發(fā)放。對于境外中油企業(yè)，財務共享系統(tǒng)提供的境外財務共享服務業(yè)務范圍可以不受法律法規(guī)限制、可異地處理、主要包括本地和調整賬的核算及中方報表編制。對于商旅服務，財務共享系統(tǒng)與第三方商旅系統(tǒng)集成，可實現(xiàn)自動預定，集中對賬、集中支付，內部清算，簡化員工商旅預訂手續(xù)，也可減少員工的資金占用，為員工出差創(chuàng)造便利條件。財務共享系統(tǒng)的智能運營，利用開發(fā)的憑證自動審核機器人、憑證自動生成機器人、影像識別機器人等實現(xiàn)了業(yè)務流程管理，解決了業(yè)務流程中高度重復的手工操作，可以以更快的速度完成工作，極大的減少成本。財務共享系統(tǒng)與各應用系統(tǒng)集成，充分調用了各系統(tǒng)的服務功能，使財務共享系統(tǒng)能供處理采購報銷、資金結算、銷售業(yè)務、總賬業(yè)務、存貨業(yè)務、稅務業(yè)務、預算業(yè)務、基礎服務和商旅服務，實現(xiàn)了“一個共享+多個職能”服務，為財務、HR、經營等多業(yè)務領域提供支持。

三、完善財務共享系統(tǒng)應用的建議

(一)增強財務共享意識

財務共享是中油集團持續(xù)深化管理體制改革，推動集團公司高質量發(fā)展的必然選擇。財務共享系統(tǒng)是推動財務轉型的重要基礎，由決策執(zhí)行轉向決策支撐，由價值核算轉向價值提升，由指標預算轉向指標引領，由職能管理轉向一體化協(xié)同管理，由分散財務轉向共享財務，由集權管理轉向分級授權，由眼睛向內轉向內外聯(lián)動，由事后監(jiān)督轉向源頭治理?；ヂ?lián)網、云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能加速了企業(yè)的業(yè)財融合，推動管控型財務向價值創(chuàng)造型財務轉變。增強財務共享意識，以正確積極的態(tài)度配合完成推廣和使用工作，可以提高公司整體運營效率和服務水平。

(二)加強全員培訓

財務共享系統(tǒng)采購報銷單據(jù)出現(xiàn)了較多的財務術語，普通員工難以理解。俗話說“隔行如隔山”，財務人員應對基層單位員工就財務基礎知識、會計科目內容等進行培訓，對培訓深度及廣度加以拓展，加深員工對財務核算的理解，增強員工的工作能力與學習能力，提高財務系統(tǒng)應用效率。

參考文獻:

［1］趙郭磊．集中報銷平臺在中油集團公司的應用探討［J］．環(huán)球市場，2016(5):78．

［2］劉娜．淺議財務共享系統(tǒng)應用中的若干問題與對策［J］．經營者，2020，34(5):201－202．

［3］任旭東．中石油“集中報銷平臺”體系研究［D］．長春:吉林大學，2013．

作者：安然 單位：天津中油渤星工程科技有限公司