一、傳播的一般模式

模式實際上是對現(xiàn)實事件的內(nèi)在機制以及事件之間關系的直觀和簡潔的描述，它作為一種研究方法，既可以表現(xiàn)靜態(tài)的結(jié)構(gòu)，又可以進行動態(tài)的描述，并且以一個獨立的系統(tǒng)而存在。

最早的傳播模式可以追溯到公元前4世紀的亞里斯多德模式，它扼要地提出了傳播的五個基本要素：說話者、演講內(nèi)容、聽眾、效果及場合。而在傳播學上具有奠基意義的傳播模式是1948年哈羅德·拉斯韋爾提出的五W模式：Who，SaysWhat，inWhichChannel，toWhom，WithWhatEffect（誰，說了什么，通過什么渠道，對誰，取得了什么效渠）。然而，五W模式忽略了傳播的反饋要素，僅是一個單向線性傳播圖式，事實上人類的傳播活動并不是一個被動直線過程，而是一個復雜的、動態(tài)的，具有主動性、創(chuàng)造性和繼承性的雙向互動過程。因此，此后很多學者在五W模式的基礎上提出了不少傳播模式，如1954年威爾伯·施拉姆提出的高度循環(huán)性的奧斯古德——施拉姆模式，1967年丹斯提出了著名的螺旋模式，為某些循環(huán)方式無法描述和解釋的傳播現(xiàn)象提供了最好的圖解。

由此可見，傳播模式有一個積累、深化和發(fā)展的過程，其演變經(jīng)歷了一個從單向線性到雙向循環(huán)，由要素性到結(jié)構(gòu)性，由靜態(tài)到動態(tài)，由簡單到復雜的進化過程。這個過程是我們分析檔案信息傳播過程與結(jié)構(gòu)模式的基礎。

二、檔案信息傳播模式的構(gòu)成

廣義的檔案信息傳播包括檔案館（室）的檔案信息傳播活動和私人檔案擁有者的檔案信息傳播活動。檔案館（室）的檔案信息傳播偏向于公共組織傳播，而私人檔案信息傳播則傾向于人際傳播。本文所討論的檔案信息傳播活動指的是檔案館的檔案信息的交流傳遞過程。

摘要：檔案信息化不僅促使檔案利用發(fā)生了革命性的變化，對傳統(tǒng)的檔案管理尤其是檔案分類也產(chǎn)生了很大的影響。檔案是否還需要按照要求進行嚴格分類，檔案分類對檔案利用有沒有影響，這些問題都是對傳統(tǒng)檔案管理的嚴峻考驗。

關鍵詞：檔案；信息化；分類

2002年，國家檔案局在《全國檔案信息化建設實施綱要》中明確提出“積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設”“積極推進檔案數(shù)字化進程，加強對珍貴、重要檔案的保護，提高檔案利用的效率和水平”“進一步提高檔案管理軟件的技術和應用水平，盡快在全國推廣應用相對統(tǒng)一、符合規(guī)范的檔案管理軟件，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件”。自此，全國各級各類檔案館都在努力推進檔案信息化建設，檔案的查詢利用也從通過手工目錄檢索時代進入到計算機檢索時代。目前，社會已經(jīng)邁入信息化時代，信息化對人類社會的方方面面產(chǎn)生了深刻的影響，檔案也不例外。檔案管理的信息化建設是適應大數(shù)據(jù)時代的必然要求，本文將分析大數(shù)據(jù)時代檔案信息化對高校檔案分類的影響，并提出相應的改善措施，以促進我國高校檔案信息化發(fā)展。

一、傳統(tǒng)檔案與信息化檔案保存和利用方式的區(qū)別

（一）檔案信息化后檔案信息如何保存與利用。檔案信息化是在國家檔案建設管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。在檔案信息化建設過程中，館藏檔案數(shù)字化程度以及檔案管理系統(tǒng)的好壞是衡量檔案信息化水平的兩個重要指標。檔案信息化水平較低的學校管理系統(tǒng)中只有條目信息，館藏檔案數(shù)字化率很低，查詢到的檔案信息不完整，有時即使保存了需要的檔案，也因標題中沒有著錄相關的字段而檢索不到；檔案信息化水平較高的學校檔案數(shù)字化率很高，查詢時不僅可以通過標題而且可以實現(xiàn)全文檢索，大大提高了檢索效率和檢索質(zhì)量。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化、社會化。檔案信息化內(nèi)容十分廣泛，包括檔案信息資源的有序系統(tǒng)整理、數(shù)據(jù)庫建立、檔案資源電子化、網(wǎng)絡化、開發(fā)利用及檔案技術保護等。檔案信息化實際上就是檔案變成數(shù)字化形式進行存儲和服務。檔案信息化后數(shù)據(jù)大都由管理系統(tǒng)進行管理，數(shù)據(jù)均保存在數(shù)據(jù)庫中。數(shù)據(jù)庫的出現(xiàn)和發(fā)展與計算機技術的應用密切相關。隨著計算機技術的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)庫存儲技術和調(diào)用效率都得到大幅提高。無論高校采用哪種管理系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)進行管理，大多都通過關鍵字段進行檔案查詢利用。信息化程度較低的高校根據(jù)檔案的件號或盒號到庫房進行查詢；而信息化程度高的高校，紙質(zhì)檔案基本上成了擺設，在查詢利用中基本不用，而是在檔案管理系統(tǒng)中可以完成所有的檔案查詢利用業(yè)務。有的高校甚至在檔案歸檔過程中開始逐步實行單軌制，即只收集電子文件進行歸檔。隨著全文檢索技術的普遍推廣，無論是哪類檔案，紙質(zhì)檔案的保管方式如何，都能在計算機上快速進行檢索和利用。（二）傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)檔案如何保存與利用。傳統(tǒng)檔案主要指針對紙質(zhì)檔案進行管理?！陡叩葘W校檔案管理辦法》中明確將高校檔案分為11類。傳統(tǒng)的檔案管理方式是通過對每類檔案設置不同的檔案對檔案進行分類，查詢利用時根據(jù)需求先找到是哪類檔案，再在該類檔案中依據(jù)盒號或件號查詢，因此檔號的制定就顯得尤為重要。檔號一般包括：年度號、一級目錄、二級目錄、案卷號等，查詢只能嚴格按照“年度號”“一／二級目錄編碼”和“案卷號”進行查詢。

二、檔案分類的意義

信息科技水平的高速發(fā)展為我們的生活帶來很大便利的同時也引發(fā)了許多的問題。把現(xiàn)代高速發(fā)展的信息技術運用到檔案管理當中，對于檔案管理的信息化建設已經(jīng)是勢在必行的發(fā)展趨勢。更是加速和實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的必要進程。同時在完成這種便利的同時，也需要我們面對它所體現(xiàn)出來的一些遺留問題，并對這些問題進行研究和解答。

一、檔案信息化建設的優(yōu)點

1）節(jié)約成本。進行檔案信息化的建設有助于為單位節(jié)省不必要的成本浪費。在計算機信息化檔案管理沒有成為主要的工作模式之前，檔案人員需要花費許多的時間和紙張去進行檔案資料的編寫，在這過程中可能會發(fā)生；漏寫或是漏記的部分，而最后查找需要從頭到尾的查詢，浪費大量的人力和物力。運用計算機進行信息資料的管理可以快速查詢到所需的資料，在保存上相對簡單，不易丟失和缺損。2）提高工作效率。運用現(xiàn)代已經(jīng)發(fā)展得非常成熟的電腦技術進行現(xiàn)代化檔案的管理工作，以此作為從原有的紙質(zhì)信息檔案管理到信息化檔案管理的一個過渡。運用成熟的電腦技術為檔案管理部門節(jié)約人力成本。比如說起初檔案管理整理紙質(zhì)文件需要二至四個人來完成這份工作，運用電腦技術就只需要一個人很好的完成這份工作。這就為整個管理節(jié)約了人力成本，在此基礎之上也提高了相關工作人員的工作效率。

二、信息化檔案管理的現(xiàn)狀

1）缺乏重視。對檔案信息化管理缺乏重視，不僅僅體現(xiàn)在管理部門當中，還包括信息管理人員自身。主要體現(xiàn)在管理部門的管理者遵循陳舊的管理模式，不與時俱進，在快速發(fā)展的電腦信息技術面前，管理者還沒有跟上信息管理的步伐。另一方面檔案管理工作人員，長期以往的工作環(huán)境中，已經(jīng)養(yǎng)成了一種工作習慣，要在讓他們重新接受另一種工作方法，一時之間心理上難以接受，甚至是抵觸不愿意做出改變。2）管理標準化不足。在進行檔案管理上，沒有完整齊全的管理制度和部門管理系統(tǒng)。比如，房產(chǎn)信息檔案的管理，它應該是擁有專門收集房產(chǎn)資料的人員，分化各級職責，如資料的收集整理人員，其次是立卷檢查人員以及檔案保管人員。而如今大多數(shù)還保持著兩三個人員管理信息檔案的工作模式，管理人員之間的職責分工不明確，到位。也沒有設置專門監(jiān)督的責任機構(gòu)和人員，造成檔案信息管理總體的不足。3）管理人員素質(zhì)較低。檔案信息人員的素質(zhì)較低表現(xiàn)在工作責任感不強，具體表現(xiàn)在有的檔案信息管理者道德素養(yǎng)不夠高，將檔案資料據(jù)為己有，甚至是私自存放或是拒絕歸檔保管。檔案信息人員素質(zhì)低下還表現(xiàn)在服務水平不夠高。以房產(chǎn)檔案信息管理為例，房產(chǎn)所有者需要調(diào)動存檔的資料進行復印或是作為他用時，管理人員不給予調(diào)檔，甚至態(tài)度惡劣，給他人造成事務辦理上的諸多不便。

三、加強信息化檔案管理的措施

1檔案信息化與檔案信息安全保障體系建設的必要性

所謂的檔案信息化就是指在實際的檔案管理工作中，采用信息化的技術和手段，實現(xiàn)信息的共享，為檔案應用著提供便利。同時做好檔案的開發(fā)和整理工作也是現(xiàn)如今社會發(fā)展的重要趨勢。網(wǎng)絡的高度發(fā)達成為檔案信息化建設的前提和條件，實現(xiàn)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡化符合社會可持續(xù)發(fā)展的需求，同時還能夠提升社會服務的意識，加強服務力度。在進行檔案信息化的過程中需要對相應的制度，管理方式等進行高度重視，同時做好檔案安全的防御工作也是一種企業(yè)或者是事業(yè)單位風險評估的重要表現(xiàn)。保證檔案信息的真實性和準確性時提升企業(yè)信譽程度，樹立形象的重要因素?？梢?，在現(xiàn)如今的社會中，實現(xiàn)檔案管理的信息化，加強保證意識具有一定的重要意義，也具有一定的必然性和可行性。

2檔案信息化發(fā)展的技術環(huán)境和政策環(huán)境

2.1檔案信息化發(fā)展的技術環(huán)境

從檔案信息化的進程上看，其技術環(huán)境主要是包括計算機網(wǎng)絡的普及以及各種辦公方式的優(yōu)化，做好檔案信息的收集、整理以及存儲和利用工作是實現(xiàn)檔案信息管理的重要環(huán)節(jié)，在各個關節(jié)中都需要將先進的信息技術應用到其中。所以說，各種技術設備和方式的共同作用逐漸完善了檔案信息化的進程。另外，還需要提供良好的硬件設施，實現(xiàn)檔案信息的資源共享工作，同時保證檔案信息傳遞的快速和便捷。

2.2檔案信息化發(fā)展的政策環(huán)境

摘要：基于檔案信息化建設，要促進醫(yī)院整體信息數(shù)據(jù)一體化平臺的融合發(fā)展，就需要提升思想認識，促進檔案數(shù)字化建設，提升檔案建設人員的素質(zhì)水平，并對有關的標準和規(guī)范進行優(yōu)化和健全，促進醫(yī)院信息系統(tǒng)一體化建設。通過強化醫(yī)院各類檔案信息資源建設，醫(yī)院檔案工作和信息化建設能夠?qū)崿F(xiàn)一體化融合發(fā)展。本文通過分析醫(yī)院檔案信息化建設目標，進而分析了促進醫(yī)院信息化建設的策略。

關鍵詞：檔案信息化；醫(yī)院信息一體化；融合策略

現(xiàn)階段醫(yī)院建設也有了新的格局，已經(jīng)進入到“智能醫(yī)院”時代，基于檔案數(shù)據(jù)整合醫(yī)院的相關信息數(shù)據(jù)，構(gòu)建醫(yī)院信息一體化平臺，也是當前智能醫(yī)院的發(fā)展重要內(nèi)容和趨勢。醫(yī)院信息一體化平臺，就是指以電子病歷系統(tǒng)以及醫(yī)院信息化系統(tǒng)為基礎和中心的整個醫(yī)院信息系統(tǒng)的一體化，還包括很多其他系統(tǒng)，比如，財務成本系統(tǒng)、臨床路徑管理系統(tǒng)、醫(yī)學影像傳輸系統(tǒng)、合理用藥系統(tǒng)和實驗室檢驗管理系統(tǒng)等，可以有效的把醫(yī)院的各個管理軟件實施整合，集中在一個平臺上，是對不同架構(gòu)軟件和數(shù)據(jù)庫進行的整合，可以有效的促進醫(yī)院管理水平的提升，對管理程序進行簡化。

一、醫(yī)院檔案信息化建設目標

1.加強醫(yī)院各類檔案的信息資源整合。現(xiàn)階段國內(nèi)很多醫(yī)院信息數(shù)據(jù)都不夠集中，普遍存在分散問題，醫(yī)院檔案也分成不同的門類，比如，科技檔案、病史檔案、會計檔案、文書檔案以及人事檔案等，很多檔案的管理都不夠集中，比如，人事檔案管理內(nèi)容就較為單一，交給人事部門進行管理，和醫(yī)院的有關管理、業(yè)務、醫(yī)療工作有緊密聯(lián)系的很多重要檔案都是分散的，如，醫(yī)院綜合檔案室相對來說較為集中，負責對很多檔案進行保管，比如，行政檔案、實物檔案、黨群檔案、會計檔案、設備檔案等等，然而還是有一些檔案沒有包含其中，散存在一些部門以及人員手中，還有病史檔案是醫(yī)療的重要依據(jù)，但是卻交給業(yè)務部門實施管理。就整體上而言，醫(yī)院檔案管理還是不夠集中，導致醫(yī)療科研以及管理等相關工作的信息數(shù)據(jù)在采集以及利用上會受到消極影響，效率不高，且相關系統(tǒng)的不集中，也造成了資源的浪費問題。所以，對當前信息實施整合和統(tǒng)一管理就很重要，基于全面整合信息，可以提升管理的效率和效果，讓檔案信息得到更好的利用，充分發(fā)揮出檔案信息的價值。2.推動醫(yī)院檔案工作與醫(yī)院信息化建設融合發(fā)展。檔案信息是醫(yī)院整體信息中不可缺少的一部分，其具有特殊的功能以及作用，在醫(yī)院管理、業(yè)務等相關工作中具有重要意義，是醫(yī)院信息系統(tǒng)中重要的構(gòu)成部分。對醫(yī)院信息資源進行全面整合，也包含檔案信息在內(nèi)，這樣就能夠推動信息系統(tǒng)融合發(fā)展，所以，當前醫(yī)院就要重視這項工作。然而就當前情況而言，很多醫(yī)院檔案工作還是獨立的，并未和醫(yī)院的相關業(yè)務工作進行結(jié)合，未和信息化建設實施融合，檔案工作與醫(yī)院重點工作以及信息化建設不統(tǒng)一，甚至在一些單位存在這些工作邊緣化的問題，檔案信息化落后，無法跟上醫(yī)院信息化整體發(fā)展。所以，當前就要推進檔案工作的同步發(fā)展，將其和醫(yī)院信息化實施融合，促進檔案信息化的發(fā)展，對服務以及管理空間實施拓展。3.推進數(shù)字檔案室建設。近些年來，國內(nèi)檔案信息化在不斷的發(fā)展，而數(shù)字檔案室建設就是一個關鍵任務，也是醫(yī)院檔案工作的核心。其建設要積極的運用現(xiàn)代信息技術以及手段，改變以往的操作模式，對檔案的收集、管理和利用都要實現(xiàn)信息化和數(shù)字化，促進檔案室工作水平的提升。其是基于數(shù)字檔案資源建設上發(fā)展來的，主要就是對紙質(zhì)形式的檔案進行數(shù)字化，還有接受管理電子文件，也就是增量檔案電子化，只有加強這項工作，才能夠滿足檔案信息化管理以及利用的要求，且信息化環(huán)境下還存在安全問題，做好這一工作，可以對相關信息系統(tǒng)中的電子檔案安全性提供保障，確保檔案的完整性，這對數(shù)字檔案室建設具有重要作用，可以促進檔案信息整合以及管理的發(fā)展，讓管理實現(xiàn)統(tǒng)一化。

二、醫(yī)院檔案資源整合和信息化建設現(xiàn)狀

根據(jù)云南省人民政府信息產(chǎn)業(yè)辦公室、云南省監(jiān)察廳《關于2008年政府信息公開年度考核工作有關事項的通知》精神，我單位對政府公開信息網(wǎng)的建設、網(wǎng)站制度、上載公開信息內(nèi)容等按要求進行認真檢查，現(xiàn)將工作年報匯總?cè)缦拢?/p>

一、機構(gòu)落實，人員責任到人，確保政府公開信息及時上網(wǎng)公布宣傳報導

按照云南省人民政府辦公廳《關于施行中華人民共和國政府信息公開條例準備工作的通知》（云政辦發(fā)[2007]274號）和《關于施行中華人民共和國政府信息公開條例若干事項的通知》（云政辦發(fā)[2008]97號）精神，云南省檔案局黨組對認真做好本單位政府公開信息網(wǎng)上公布與網(wǎng)站建設工作高度重視，確定機構(gòu)設置在保護技術部，指定一名副局館長分管技術部工作，由一名技術部副主任專門負責管理日常工作。于2008年二季度開始籌建網(wǎng)站、培訓與開設欄目的計劃、上載內(nèi)容的審定工作，開通了《云南省檔案局政府信息公開網(wǎng)》，開設了信息公開指南、公開目錄、最新公開信息、機構(gòu)職能、黨建、檔案征集、服務承諾、政策法規(guī)、蘭臺論壇、發(fā)展規(guī)劃計劃、行政執(zhí)法、行政事業(yè)性收費項目、規(guī)章制度、公眾監(jiān)督等14個欄目，滿足并保證本單位政府公開信息的及時宣傳與公布。

二、主動公開政府信息情況：

根據(jù)《政府信息公開條例》第9條的規(guī)定，我單位政府公開信息網(wǎng)對以下內(nèi)容進行了主動公開：

1、《公開信息指南》欄：包括了云南省檔案局館政府公開信息的分類、編排體系、獲取方式、政府信息公開工作機構(gòu)的名稱即云南省檔案局館保護技術部、辦公地址、辦公時間、聯(lián)系電話、傳真號碼及電子郵箱等內(nèi)容；

為加大檔案工作宣傳力度，促進檔案事業(yè)科學發(fā)展，展示檔案隊伍良好形象，特制定本制度。

一、堅持全員搞宣傳、調(diào)研、信息制。檔案工作的宣傳、調(diào)研、信息反饋是全局每位干部職工的重要職責之一，各股室確定1人為所在股室兼職信息宣傳聯(lián)絡員，經(jīng)常與辦公室聯(lián)系，提供有關信息線索和材料。全局干部職工都應重視信息工作，尤其是對重要信息應認真收集、整理，及時上報。各股室、中心平均每月報送信息不少于1篇，全年被采用信息不少于4篇；辦公室平均每月報送信息不少于2篇，全年被采用信息不少于12篇，其中國家級報刊、網(wǎng)絡采用不少于4篇，省級采用不少于8篇。市信息報送按要求落實。

二、注重質(zhì)量、報送及時。各股室、中心人員加強業(yè)務學習，拓寬宣傳渠道，靈活宣傳手法，著力提高稿件質(zhì)量和媒體采用率。搜集篩選素材要客觀真實，上報材料及時迅速。

三、認真審核。局內(nèi)各股室對上報上級檔案宣傳媒體、政府門戶網(wǎng)站或向外的動態(tài)性、一般性信息，由股室負責人把關后，到辦公室統(tǒng)一登記上報，重要信息還須經(jīng)分管領導審定報局長同意后再登記上報，防止錯報、漏報，杜絕報送虛假信息。

四、局領導及各股室負責人應經(jīng)常深入基層和服務對象調(diào)查研究，做到對職責范圍內(nèi)的工作情況熟悉，心中有數(shù)。各股室每年完成1—2個調(diào)研課題。

五、加強對本單位檔案信息網(wǎng)站的管理更新。辦公室負責“工作動態(tài)”的更新，業(yè)務股負責對“政策法規(guī)、業(yè)務規(guī)范”的更新，館務股負責對“征集利用、民生檔案”的更新。

一、農(nóng)業(yè)科研檔案的內(nèi)涵

農(nóng)業(yè)科研檔案主要是農(nóng)業(yè)科技研究者在科研活動過程中形成的具有科技價值和保存價值的各種文字、圖表聲像、載體材料的總稱，主要包括課題從立項、申報、總結(jié)到成果鑒定等一系列過程中形成的各種檔案材料。農(nóng)業(yè)科研檔案如同其他科研檔案一樣具有專業(yè)性強、系統(tǒng)性強、形式多樣等特點，同時，由于農(nóng)業(yè)的基礎性作用，農(nóng)業(yè)科研成果還有重要的戰(zhàn)略性作用，因此，農(nóng)業(yè)科研檔案比其他科研檔案更具有重要性。農(nóng)業(yè)科研檔案信息化對農(nóng)業(yè)科研工作具有重要的意義，

（1）可以提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，檔案管理員可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是單純的檔案保管員。

（2）可以提高整個部門的技術水平。農(nóng)業(yè)科研檔案的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化是發(fā)展的大方向，只有實現(xiàn)檔案工作的信息化，才能和農(nóng)業(yè)科研的發(fā)展相協(xié)調(diào)，才能將信息轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，才能適應不斷變化的外部環(huán)境。

（3）提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理的效率。有效的進行檔案的收集工作，有效的為科研服務。

二、農(nóng)業(yè)科研檔案信息化的發(fā)展現(xiàn)狀

【摘要】縱觀當前醫(yī)院病歷檔案信息化建設現(xiàn)狀，仍存在諸多亟待解決的問題，已經(jīng)成為制約醫(yī)院病歷檔案管理工作發(fā)展的重要因素。鑒于此，本研究主要針對醫(yī)院病歷檔案信息化建設現(xiàn)狀進行了詳盡的闡述，在此基礎上提出幾點應對措施與建議，僅供參考與借鑒。

【關鍵詞】醫(yī)院；病歷檔案；信息化；現(xiàn)狀；對策

醫(yī)院病歷檔案全面記錄著患者就診的詳細資料，無論是從患者的層面來看，亦或是從醫(yī)院的角度而言，均具有至關重要的現(xiàn)實意義?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代的到來，各行各業(yè)均在進行全面的信息化建設，醫(yī)院病歷檔案自然也不例外。但從當前醫(yī)院病歷檔案信息化建設的實際情況來看，其在信息化建設的進程中仍舊存在諸多問題，使得醫(yī)院病歷檔案管理的質(zhì)量受到影響。因此，新形勢下如何加強醫(yī)院病歷檔案信息化建設成為當前急需解決的重要課題。

一、醫(yī)院病歷檔案信息化建設現(xiàn)狀分析

（一）管理制度存在滯后性。針對當前醫(yī)院病歷檔案信息化建設，醫(yī)院并沒有引起足夠的重視，仍舊沿用傳統(tǒng)的病歷檔案管理制度，諸多方面都無法適用醫(yī)院病歷檔案信息化管理的相關要求，使得病歷檔案信息化管理欠缺規(guī)范性、統(tǒng)一性。（二）病歷檔案安全建設不理想。病歷檔案信息化建設在帶來諸多便利的同時，也存在諸多安全隱患。但因為各個方面因素的影響，當前醫(yī)院對于病歷檔案安全建設的重視不足，沒有針對病歷檔案信息化管理建立針對性的安全管理措施，使得病歷檔案面臨巨大的安全風險。（三）人才隊伍素質(zhì)參次不齊。病歷檔案信息化建設使得檔案管理不再局限于簡單地通過電腦實施數(shù)據(jù)收集與整理，而是需要綜合利用多元化的信息技術針對病歷檔案進行處理，這就對檔案管理人才隊伍的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。然而，從醫(yī)院病歷檔案人才隊伍的現(xiàn)狀來看，因為年齡結(jié)構(gòu)方面的影響，各個人才之間的綜合素質(zhì)參差不齊，整體情況顯然難以滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的相關要求。

二、應對措施與建議

摘要：檔案信息化條件下，檔案工作各個環(huán)節(jié)都與傳統(tǒng)檔案管理模式下的方法有很大不同。本文分析檔案信息化對傳統(tǒng)檔案工作各環(huán)節(jié)的影響，提出應對這些影響的策略和建議。

關鍵詞：檔案信息化；檔案管理；檔案編研；利用服務；工作模式；管理策略

1檔案信息化對檔案工作各環(huán)節(jié)的影響

1.1對檔案收集工作的影響。檔案信息化對檔案收集工作的影響，主要體現(xiàn)在新型載體檔案收集方面。信息技術的不斷進步和檔案信息化工作的不斷推進，各種新型載體檔案不斷出現(xiàn)，數(shù)量逐漸增多，比例逐年增大，而傳統(tǒng)載體檔案的占比將逐漸減少。檔案館（室）檔案載體將逐步改變紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面，呈現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與各種新型載體檔案“百花齊放”的格局。1.2對檔案整理工作的影響。檔案信息化對檔案整理工作的影響，主要體現(xiàn)在檔案的分類和組卷上。傳統(tǒng)的檔案分類，是把立檔單位形成的檔案，按其來源、時間、內(nèi)容和形式等特征的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機體系的過程。檔案分類的目的是將一個全宗內(nèi)互有聯(lián)系的歸檔文件按一定方式排列后，便于查找和提供利用。檔案組卷，即“立卷”，是將若干互有聯(lián)系的文件材料編立成案卷的過程，是文件處理和檔案管理中的一項重要工作。檔案分類和組卷的目的和意義都是“便于檔案的查找和提供利用”。[1]檔案信息化條件下，特別是檔案全文檢索功能的全面實現(xiàn)，需要什么檔案，只用從檔案管理軟件系統(tǒng)中檢索、打印出來即可，不用再頻繁地利用檔案原件，檔案原件的保管只是為了保存立檔單位的“原始記憶”。有的檔案管理軟件還有輔助立卷的功能，實現(xiàn)自動立卷，檔案分類、組卷工作將不再是檔案工作中的重點，甚至會是可有可無的存在，不進行檔案的分類和組卷，檔案只要有編號，就能快速地從檔案管理軟件系統(tǒng)中查找到，檔案整理工作的重心轉(zhuǎn)移到檔案條目的輸入和檔案的數(shù)字化、信息化處理工作上來。1.3對檔案保管工作的影響。檔案信息化條件下，新型載體檔案不斷出現(xiàn)，檔案保管工作將實現(xiàn)兩個轉(zhuǎn)變。一是由重檔案實體安全，向重檔案實體安全和檔案信息安全雙重保護轉(zhuǎn)變；二是由保護傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案安全，向保護傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案安全和新型載體檔案安全的雙重保護轉(zhuǎn)變。1.4對檔案檢索工作的影響。檔案信息化條件下，手工編制的各種目錄和檢索工具已不再是查找檔案的必須品和必備工具，檔案查找一般都是按文件級目錄來進行的，并且可以通過各種條件的不同組合來精確查找檔案。1.5對檔案編研工作的影響。傳統(tǒng)檔案管理模式下，立檔單位通常會做一些常規(guī)性的編研工作，如發(fā)文匯集和各種文件匯編等。檔案信息化條件下，這些常規(guī)性的編研成果不再需要專門編制，通過檔案管理軟件直接查詢打印即可。1.6對檔案利用工作的影響。檔案信息化條件下，檔案的利用完全可以通過網(wǎng)上進行，利用人員足不出戶就能利用到所需的檔案，檔案借閱的審批手續(xù)也可在網(wǎng)上辦理，檔案利用更多是采用電子的形式，既給利用者提供了方便，也保護了檔案原件的安全。1.7對檔案統(tǒng)計工作的影響。傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的統(tǒng)計需要對一本目錄和臺賬進行手工計算，統(tǒng)計工作任務量巨大且易錯。檔案信息化條件下，強大的檔案管理軟件系統(tǒng)可以完成檔案數(shù)據(jù)的自動化統(tǒng)計。有些檔案管理軟件甚至可以實現(xiàn)與國家檔案局檔案統(tǒng)計年報的無縫鏈接，只要檔案信息化工作做到位了，庫存檔案條目、人員、設備等信息都同步輸入檔案管理系統(tǒng)，檔案統(tǒng)計年報數(shù)據(jù)就自動生成了，無需再單獨進行人工統(tǒng)計。檔案管理軟件的統(tǒng)計功能還可以根據(jù)需要自主設計統(tǒng)計項目進行自動統(tǒng)計，完全可以替代繁瑣的手工統(tǒng)計。

2檔案信息化轉(zhuǎn)型應對策略

2.1加大檔案信息化投入。相比于傳統(tǒng)檔案工作，檔案信息化的投入大，無論在資金、技術、人才等方面都要很大的投入。要投入資金買硬件設備和軟件，要相關技術部門的配合支持，要安排具有一定檔案專業(yè)知識和電腦專業(yè)技術的專業(yè)人才，這些都是檔案信息化工作開展的必要條件，需要各級領導的支持。[2]2.2強化現(xiàn)代管理理念。檔案人員要實現(xiàn)從傳統(tǒng)觀念到現(xiàn)代觀念的轉(zhuǎn)變，在實際工作中，緊跟時代步伐，形成現(xiàn)代管理理念，積極迎接檔案信息化對檔案工作的沖擊和挑戰(zhàn)，將檔案信息化作為日常檔案工作的重要內(nèi)容和努力方向，努力提高重要檔案、常用檔案的信息化率，盡快提高檔案信息化水平。2.3提高信息技術應用能力。對檔案信息化條件下遇到的新技術、新情況、新問題，檔案人員要善于學習、勇于挑戰(zhàn)，通過各種途徑，認真學習計算機、網(wǎng)絡、信息技術等相關專業(yè)知識，學會安裝使用檔案信息化常用軟件，尤其是文字處理、表格制作、演示文稿、掃描軟件、檔案管理軟件的熟練使用，學會復印機、打印機、掃描儀、刻錄機等檔案信息化硬件設備的安裝和使用。此外，要認真學習國家、省市檔案主管部門關于電子文件歸檔和電子檔案管理的相關知識和要求，做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作。這在檔案信息化工作中是個極為薄弱的環(huán)節(jié)，檔案信息化不能只停留在原有檔案的數(shù)字化上，要從根本上真正實現(xiàn)電子文件的自動歸檔，而不是再耗費大量的人力、物力和財力，去進行紙質(zhì)檔案歸檔后的數(shù)字化處理，這才是檔案信息化建設的方向，是能真正減輕檔案人員工作量、提高檔案工作效率的檔案信息化。[3]檔案信息化對檔案管理人員來說，不能只停留在粗淺的表面認識上，要改變檔案管理人員的傳統(tǒng)思維現(xiàn)狀，就要讓檔案人員從表入里熟悉檔案信息化工作方方面面的知識和工作流程方法，只有對檔案信息化工作更熟悉，才能把信息化思維當作習慣性思維，才能擯棄傳統(tǒng)的檔案思維模式，樹立信息化思維和工作新模式。因此各級檔案主管部門要從信息化建設的方方面面對檔案人員進行業(yè)務培訓，檔案信息化培訓不能只講理論，更要結(jié)合實踐；不能只是泛泛而談，蜻蜓點水，一帶而過，而要深入細致地講解。2.4建立信息化工作新模式。檔案信息化使傳統(tǒng)檔案管理模式發(fā)生了前所未有的變化，檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、編研、利用、統(tǒng)計等工作都發(fā)生了很大改變。各級領導要接納這種新變化，對檔案的數(shù)字化掃描、檔案信息共享、檔案信息網(wǎng)上傳輸?shù)炔灰羞^多安全方面的顧慮，檔案信息化過程中有各種安全制度和措施來保障，只要照章辦事、按制度辦事，就不易出現(xiàn)檔案實體和檔案信息安全的問題。各部門人員也要迅速適應這種新變化，盡快接受新的檔案信息化工作和管理模式，同心協(xié)力提高檔案信息化水平。