導(dǎo)語：如何才能寫好一篇文件檔案管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

建筑文件檔案的管理是行政工作中一個(gè)主要部分，為行政工作的決策提供依據(jù)，為企業(yè)未來發(fā)展的方向，提供所需求的資料，為企業(yè)管理者提供正確的數(shù)據(jù)和案例，由此可見檔案管理已是企業(yè)各部門組成的重要一環(huán)。它是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性強(qiáng)的工作，要充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，管好文件檔案，能提高企業(yè)的工作質(zhì)量和效率，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，用制度規(guī)范人、約束人、以制度實(shí)施文件檔案管理，認(rèn)真學(xué)習(xí)“檔案法”和國(guó)家“行政公文處理辦法”有關(guān)規(guī)定。檔案管理人員要勇于探索、不斷開拓，要求檔案管理者要面對(duì)壓力挑戰(zhàn)自我，要不斷學(xué)習(xí)，提高再學(xué)習(xí)再提高，進(jìn)一步提高對(duì)文件檔案的認(rèn)識(shí)，提高辦公效率，文件檔案工作是企業(yè)的窗口，需要掌握新的知識(shí)理論技術(shù)手段，必須通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)。在實(shí)踐中建立健全文件檔案管理新模式，提升自身的專業(yè)素質(zhì)，提升服務(wù)水平，我們的文件檔案工作在新形勢(shì)下就會(huì)出現(xiàn)新特點(diǎn)，就能夠找出一條適合企業(yè)文件檔案管理的新模式。結(jié)合本單位健全一套服務(wù)于社會(huì)服務(wù)與企業(yè)各部門的管理模式，要與時(shí)俱進(jìn)，立足當(dāng)前服務(wù)于未來，使檔案管理在不斷發(fā)展中更加完善。

2文件檔案的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

企業(yè)文件檔案管理工作經(jīng)過實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點(diǎn)到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業(yè)檔案室保管。我國(guó)企業(yè)文件檔案單一的管理模式、以往過細(xì)的管理原則已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，束縛了企業(yè)文件檔案工作的發(fā)展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機(jī)制相矛盾。文件檔案是與企業(yè)密切相關(guān)真實(shí)的歷史，記錄了本企業(yè)的發(fā)展歷程，平時(shí)工作感覺不重要，但讓你查找時(shí)臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補(bǔ)救的。對(duì)文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會(huì)的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。我國(guó)的文件管理業(yè)經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的發(fā)展過程。社會(huì)進(jìn)入了一個(gè)嶄新的發(fā)展時(shí)代，國(guó)家經(jīng)歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業(yè)也進(jìn)入了前所未有的新時(shí)代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰(zhàn)。科學(xué)安排大力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新精神，進(jìn)一步形成檔案工作氛圍，認(rèn)真總結(jié)檔案工作的好經(jīng)驗(yàn)，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關(guān)，加強(qiáng)管理意識(shí)，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化整理檔案。才能使經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益更加完美的結(jié)合，突出檔案資源建設(shè)和服務(wù)全局的重要性。

3電子文件檔案的管理

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及全球性的網(wǎng)絡(luò)的日益成熟，在計(jì)算機(jī)中，各行各業(yè)迅速發(fā)展，按照文件分類先后順序劃分歸檔。企業(yè)文件檔案系統(tǒng)工作效率高，更多的信息實(shí)現(xiàn)了共享，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、規(guī)范，使企業(yè)工作更加適應(yīng)時(shí)代的需要，市場(chǎng)的需要，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代真實(shí)記錄不會(huì)因?yàn)闄n案管理人員疏忽遭受損失，為迎接網(wǎng)絡(luò)的挑戰(zhàn)，應(yīng)認(rèn)真研究、扎實(shí)學(xué)習(xí)每一個(gè)程序，使企業(yè)歷史記錄在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代得以延續(xù)，可以保證查全率和查準(zhǔn)率，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)平臺(tái)，全面的了解文件的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息。結(jié)合計(jì)算機(jī)文件的特點(diǎn)，采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)。高效、快捷的電子檔案信息管理模式，發(fā)展文件檔案的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，為文件檔案提供優(yōu)質(zhì)、安全存儲(chǔ)空間，為企業(yè)提供準(zhǔn)確的文件檔案信息服務(wù)。文件檔案對(duì)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理，為信息存儲(chǔ)提供查詢功能，以確保文件的檔案完整與安全，防止文件檔案的流失和病毒的破壞，文件檔案管理人員在積極參與電子文件檔案化管理的同時(shí)，增強(qiáng)文件檔案管理、注重完善自我、熱愛本職工作、加強(qiáng)檔案法制意識(shí)，共同推進(jìn)電子文件的網(wǎng)絡(luò)化管理，加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案管理工作順利開展，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。盡快提高學(xué)習(xí)電子文件歸檔管理的基本知識(shí)、實(shí)踐技能的掌握與應(yīng)用能力，正確地處理各種信息，努力使自己成為綜合型文件檔案管理人才，盡早擔(dān)起電子文件檔案管理工作的重任，做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

篇2

1.1檔案數(shù)量的增加對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求

檔案人才流動(dòng)性較大，很難培養(yǎng)和留住檔案人才。這一點(diǎn)與檔案管理工作自身的特點(diǎn)息息相關(guān)：一是工作強(qiáng)度大；二是工作比較枯燥、繁瑣；三是工資待遇不高。對(duì)于人員的服務(wù)水平提出了更高的要求。比如，在政府簡(jiǎn)化審批流程、縮短審批期限的大背景下，我市工程檔案部門受理檔案驗(yàn)收的承諾期限由7天縮短為3天，而且增加了檔案預(yù)驗(yàn)收環(huán)節(jié)，工作量和工作壓力的驟然加大，對(duì)檔案人員的耐性提出了更大的考驗(yàn)。

1.2檔案數(shù)量的增加對(duì)檔案管理方式提出了更高的要求

（1）服務(wù)技術(shù)和服務(wù)方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發(fā)展緩慢導(dǎo)致工作效率和服務(wù)效率普遍較低；（2）即使有些城建檔案管理部門已經(jīng)對(duì)檔案實(shí)施了信息化管理，但檔案實(shí)體的整理和檔案信息化掃描的工作進(jìn)度無法保證即時(shí)完成，從而影響了檔案提供利用工作水平；（3）相比于一些發(fā)達(dá)國(guó)家，我們的管理理念、管理技術(shù)、管理設(shè)備嚴(yán)重落后。而且各個(gè)城市之間城建檔案管理水平發(fā)展不平衡。這是由兩個(gè)方面原因造成的：一是對(duì)城建檔案重要性認(rèn)識(shí)不足導(dǎo)致重視程度不夠；二是經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平落后導(dǎo)致資金投入力度不足。

1.3檔案數(shù)量的增加對(duì)檔案利用模式提出了更高的要求

檔案數(shù)量的增加直接導(dǎo)致檔案利用量的增加，加之人員不足、管理水平相對(duì)落后，導(dǎo)致檔案利用需求很難在第一時(shí)間得到滿足，由此導(dǎo)致檔案部門在政府、企事業(yè)單位及民眾心目中的公信力下降，從而也影響到部門自身的發(fā)展。提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的檔案信息，是對(duì)我們城市建設(shè)檔案部門提出的最基本要求，但是當(dāng)前形勢(shì)下，我們有些城建檔案管理部門在這一點(diǎn)上難以做到。

2提高城市建設(shè)檔案管理工作水平的對(duì)策

2.1加強(qiáng)城市建設(shè)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

（1）通過“感情留人、事業(yè)留人以及適當(dāng)?shù)拇隽羧恕?，廣泛吸納人才，打造一支專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍。適當(dāng)提高城建檔案管理人員的待遇。（2）要定期不定期對(duì)管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。對(duì)于優(yōu)秀的管理或技術(shù)人才，要給予重點(diǎn)培養(yǎng)。（3）通過績(jī)效考核機(jī)制的建立，對(duì)工作優(yōu)異者給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。以此鼓勵(lì)先進(jìn)、激勵(lì)后進(jìn)。

2.2提高城市建設(shè)檔案管理工作的規(guī)范化水平

（1）對(duì)檔案進(jìn)行全面的核查，在對(duì)竣工檔案資料進(jìn)行移交時(shí)，包括前期準(zhǔn)備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和系統(tǒng)。（2）檔案信息化工作的基礎(chǔ)是檔案的著錄。由于每個(gè)城市建設(shè)檔案管理單位的條件不同，應(yīng)該研究制定統(tǒng)一的《城建檔案著錄細(xì)則》，以實(shí)現(xiàn)檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。（3）合理組卷，在整理過程中如若發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)容混亂，無頁碼等現(xiàn)象出現(xiàn)時(shí)需要重新進(jìn)行加工，并將有聯(lián)系的文件組合在一起。組卷合理化和規(guī)范化不僅有助于科學(xué)管理、優(yōu)化館藏，還能提高計(jì)算機(jī)管理的利用效率。（4）檔案分類號(hào)以及檔案題名的準(zhǔn)確無誤有助于提高檢索查準(zhǔn)率。對(duì)一些含義不清或模糊的題名要進(jìn)行及時(shí)的處理，避免出現(xiàn)計(jì)算機(jī)無法識(shí)別的情況。

2.3提高城市建設(shè)檔案管理工作的信息化水平

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，促進(jìn)了先進(jìn)信息技術(shù)與檔案管理工作的融合，城市建設(shè)檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化：借助相應(yīng)的軟、硬件平臺(tái)，通過掃描、錄入等方式，實(shí)現(xiàn)檔案的“三態(tài)”同步，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索和在線閱覽，大大提高了城建檔案的利用效率。我們的社會(huì)已經(jīng)處于一個(gè)信息爆炸的時(shí)期，信息技術(shù)的在各行各業(yè)獲得了巨大的發(fā)展。城建的檔案管理也必須跟上時(shí)展的步伐，將一些已經(jīng)不符合或者陳舊的管理模式加以改進(jìn)和創(chuàng)新，以此更好的為城市建設(shè)提供服務(wù)。將先進(jìn)的信息技術(shù)引入到城建檔案管理上來，從根本上提高城建檔案管理工作的信息化水平。

2.4通過服務(wù)外包的形式提高城市建設(shè)檔案管理工作水平

由于檔案管理單位的人員和編制有限，通過政府購(gòu)買服務(wù)的方式，采取服務(wù)外包的形式，來完成城建檔案的實(shí)體整理、圖片掃描和數(shù)據(jù)錄入工作，也不失為解決當(dāng)前矛盾行之有效的方法，并且該方法已經(jīng)在相當(dāng)大的范圍內(nèi)取得了較好的效果，在城建檔案整理、檔案數(shù)字化和提供利用工作中發(fā)揮了不可估量的作用。

2.5提高社會(huì)的“檔案意識(shí)”和檔案的“社會(huì)意識(shí)”

為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為城市建設(shè)服務(wù)是城市建設(shè)檔案工作的根本目的，也是我們一切工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，是我們自身的價(jià)值所在。我們必須緊緊圍繞這個(gè)中心，為社會(huì)提供全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息，充分發(fā)揮自身的價(jià)值。我們要注重服務(wù)理念、方式方法的不斷創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)服務(wù)向現(xiàn)代服務(wù)的轉(zhuǎn)變：一是要改變“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新觀念，如指引群眾通過“依申請(qǐng)公開”的方式申請(qǐng)利用。二是開展城建檔案編研工作，將信息整理加工成冊(cè)，提供給社會(huì)利用。三是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將信息主動(dòng)給社會(huì)。城建檔案部門一定要充分提高“社會(huì)意識(shí)”，由此提高自身價(jià)值。另外，城建檔案部門還要加強(qiáng)自身的宣傳，通過提供良好的服務(wù)來提升整個(gè)社會(huì)的“城建檔案意識(shí)”。

3結(jié)語

篇3

城建檔案是一個(gè)城市發(fā)展的歷史記錄。不同的城市擁有不同的風(fēng)格、特色和文化內(nèi)涵，而這些不同點(diǎn)普遍是通過歷史發(fā)展不斷積累下來的，同時(shí)也決定著每個(gè)城市發(fā)展的方向和策略，使得該城市的建設(shè)彰顯出獨(dú)特風(fēng)格和文化。同時(shí)，城建檔案管理工作還有助于對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)，保護(hù)人們的生命和財(cái)產(chǎn)安全。當(dāng)遇到地震、洪水等自然災(zāi)害時(shí)，可以根據(jù)城建檔案中記錄的城市地下網(wǎng)設(shè)施等資料,對(duì)實(shí)施營(yíng)救的方案和策略提供一定的幫助。

2城建檔案管理工作中的主要問題

城建檔案管理工作是一項(xiàng)不斷發(fā)展的工作，它是幾代人通過長(zhǎng)期的努力和實(shí)踐共同來完成的。其中包含著前輩的寶貴的經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)，這些都為城建檔案管理工作奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。但是，隨著城市現(xiàn)代的不斷發(fā)展，在城建檔案管理工作中依然存在著一些問題，這些問題對(duì)城建檔案管理工作的完善和發(fā)展帶來了不良影響。其中主要體現(xiàn)在：

1）服務(wù)技術(shù)和服務(wù)方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發(fā)展緩慢導(dǎo)致工作效率和服務(wù)效率普遍偏低。

2）人們對(duì)城建管理工作的重要性認(rèn)識(shí)較低。應(yīng)該向廣大人民宣傳城建檔案管理工作的必要性，提高關(guān)注度。

3）城建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，這方面的人才匱乏，嚴(yán)重阻礙了城建檔案管理工作的發(fā)展。

4）庫存檔案的編排存在很多不足，例如：編排較亂、形式單一、結(jié)構(gòu)不合理等。

5）對(duì)編排工作不夠重視，與城市化的快速發(fā)展相比，該項(xiàng)工作一直處于低效率、高出錯(cuò)率的狀態(tài)。使得城建檔案管理在城市發(fā)展中的作用變得日益渺小。城建檔案管理對(duì)可持續(xù)發(fā)展起到了重要的作用，它是城市發(fā)展的縮影，見證了城市日新月異的變化。因此，我們應(yīng)該不斷加強(qiáng)城建檔案管理工作，使其在城市發(fā)展中起到推波助瀾的作用。

3提高城建檔案管理工作水平的建議

3.1加強(qiáng)城建檔案管理工作的規(guī)范化要想提高檔案管理工作的質(zhì)量水準(zhǔn)就要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的程序。在實(shí)際工作中要注意以下幾點(diǎn)：

1）對(duì)檔案進(jìn)行全面的核查，在對(duì)竣工檔案資料進(jìn)行移交時(shí)，包括前期準(zhǔn)備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和系統(tǒng)。對(duì)于無特殊要求的檔案原件只保存一份，主要是避免在今后實(shí)施計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)以及低效率的情況。

2）計(jì)算機(jī)管理工作的基礎(chǔ)是城建檔案的著錄。由于每個(gè)城建檔案管理單位的條件不同，且計(jì)算機(jī)技術(shù)更新較快，所以每個(gè)城建檔案管理單位都要依據(jù)自身情況制定出符合本單位的檔案著錄《細(xì)則》，以便實(shí)現(xiàn)檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提升工作水平。

3）合理組合案卷，使其實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，在整理過程中如若發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)容混亂，無頁碼等現(xiàn)象出現(xiàn)時(shí)需要重新進(jìn)行加工，并將有聯(lián)系的文件組合在一起。使案卷組合合理化和規(guī)范化不僅有助于科學(xué)管理、優(yōu)化館藏，還能提高計(jì)算機(jī)管理的利用效率。

4）檔案分類號(hào)以及檔案題名的準(zhǔn)確無誤有助于提高檢索查準(zhǔn)率。對(duì)一些含義不清或模糊的題名要進(jìn)行及時(shí)的處理，避免出現(xiàn)計(jì)算機(jī)無法識(shí)別的情況發(fā)生。

5）使檔案分類實(shí)現(xiàn)規(guī)范化有助于提高檢索查全率。在分類過程中加強(qiáng)校審強(qiáng)度，要細(xì)心、耐心的糾正分類時(shí)出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

3.2提高檔案管理的思想意識(shí)要想提高城建檔案管理的工作水平首先要在思想上對(duì)它高度重視。同時(shí)，要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的謀劃，要認(rèn)識(shí)到檔案管理與城建一樣重要，二者是相輔相成的，要做到同謀劃、同發(fā)展。在城市建設(shè)日益完善的基礎(chǔ)上，使得檔案管理工作也不斷發(fā)展和完善。與此同時(shí)，要加大檢查監(jiān)督力度，一切工作的落實(shí)都要在監(jiān)督檢查基礎(chǔ)上進(jìn)行，另外，在整體部門的考核體系中也應(yīng)該包含監(jiān)督檢查，并用實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度認(rèn)真的考核工作人員的績(jī)效，對(duì)工作優(yōu)異者要給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)進(jìn)行激勵(lì)和鼓舞。

3.3應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)提高工作水平隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高，促使先進(jìn)的信息技術(shù)與檔案管理工作相融合，使城建檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化，同時(shí)使得檔案管理工作更加規(guī)范化和系統(tǒng)化。要想運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)，就必須實(shí)現(xiàn)信息化操作，這也要求檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)，不斷完善自身的專業(yè)素質(zhì)，并要培養(yǎng)創(chuàng)新思維和大膽的創(chuàng)新意識(shí)，來運(yùn)用科學(xué)技術(shù)手段，大力提升管理工作水平，使檔案管理工作符合城市建設(shè)要求。

3.4建立系統(tǒng)化管理機(jī)制城建檔案是社會(huì)發(fā)展和國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要戰(zhàn)略資源。系統(tǒng)化的管理機(jī)制是提高城建檔案管理工作水平的關(guān)鍵。在城建檔案管理工作中系統(tǒng)化的管理機(jī)制主要是指考勤、考核、獎(jiǎng)懲制度等方面，這些方面的系統(tǒng)化建立能夠有效的提高管理工作水平，提升企業(yè)形象。另外激勵(lì)制度的建立對(duì)提高工作人員的積極性和創(chuàng)新性有很大的作用，總之，建立系統(tǒng)化管理機(jī)制對(duì)城建檔案管理具有很大的作用。

3.5培養(yǎng)優(yōu)秀人才培養(yǎng)優(yōu)秀人才是提高城建檔案管理工作水平不可或缺的一部分。要有針對(duì)性的對(duì)管理人員進(jìn)行教育，使其具備良好的專業(yè)素質(zhì)，同時(shí)，要有組織的對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，由于城建檔案管理具有特殊性，所以要確保管理人員的穩(wěn)定性，從而保證城建檔案管理工作可以持續(xù)有效的進(jìn)行。

4結(jié)束語

篇4

電子文件是不同于傳統(tǒng)檔案屬性的新型檔案信息,在載體壽命、環(huán)境條件、技術(shù)壽命、信息保護(hù)等幾個(gè)方面都有所不同。

一、電子文件給管理帶來的便利

隨著數(shù)字化信息社會(huì)的到來,使用電子文件給管理和開發(fā)利用帶來很大方便。一是電子文件的記錄密度極大,存儲(chǔ)空間很小,再大的信息量也不需要很大庫房。二是電子文件的易刪性,將給電子文件管理和開發(fā)利用帶來方便。三是電子文件可共享,利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),可方便快捷的同時(shí)提供給眾多用戶利用。四是各種信息媒體可利用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。五是可利用電子文件非實(shí)體歸檔特性,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),很快完成電子文件的收集積累、整理歸檔工作。

二、加強(qiáng)電子文件的管理與歸檔

與紙質(zhì)文件相比,電子文件的管理與歸檔是一項(xiàng)艱苦細(xì)致且難度較大的工作,主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念,誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔,或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作;或由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性,因此需要從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)電子文件的管理和歸檔工作。

一是電子文件的歸檔問題 。電子文件的歸檔是將整理完畢的電子文件從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的存儲(chǔ)器上拷貝或刻錄到可移動(dòng)的磁、光介質(zhì)上以便長(zhǎng)期保存的工作過程。首先應(yīng)該確定好電子文件的歸檔范圍,如果是網(wǎng)絡(luò)就要按要求轉(zhuǎn)到數(shù)據(jù)庫,如果是載體傳遞歸檔,就要做一些輔助和認(rèn)證工作,要與紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。只用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的歸檔方法和程序顯然是行不通的,針對(duì)這個(gè)問題,國(guó)外學(xué)者提出了“前端控制”的思想。在國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)制訂的《電子文件管理指南》(草案)中,將電子文件的生命周期劃分為設(shè)計(jì)、形成、和維護(hù)三個(gè)基本階段,并認(rèn)為檔案工作者干預(yù)電子文件的時(shí)機(jī),應(yīng)確定在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段。即盡可能把文件各個(gè)階段的管理要求放在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段予以考慮,把各種可能要預(yù)設(shè)的管理功能納入系統(tǒng)中,以功能合理的文件管理系統(tǒng)作為管理好電子文件的先決條件。這樣,在生成電子文件的同時(shí),就可以采用系統(tǒng)所具有的功能直接確定文件的歸檔范圍,判定其保存價(jià)值,還可以及時(shí)設(shè)定用于檢索的各種數(shù)據(jù)以及利用要求等。這樣做對(duì)保證歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性具有決定性的意義。近年來,我國(guó)廣泛推行的文檔一體化管理,其基本思路也是對(duì)整個(gè)管理系統(tǒng)實(shí)行前端控制。歸檔的前端控制思想,打破了檔案工作和文書工作的界限。馮惠玲教授在他的《電子文件時(shí)代新思維》中說:檔案工作要把“勢(shì)力范圍”擴(kuò)大到原來的文件工作階段,歸檔不再是文件工作和檔案工作的“結(jié)合部”,在歸檔之前就要進(jìn)行某些“檔案管理”的活動(dòng)。

篇5

論文關(guān)鍵詞：信息化檔案管理

1前言

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術(shù)含量高、更新快、相關(guān)因素多，關(guān)聯(lián)度高等特點(diǎn)，因此電子檔案對(duì)記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個(gè)不同的專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都有密切聯(lián)系，例如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺(tái)就是利用各個(gè)不同專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理。近年來，寧夏電力公司順利完成了從機(jī)關(guān)到地市、縣級(jí)供電局3~t-i-I-39家單位聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的部署工作，使企業(yè)內(nèi)部檔案借助信息系統(tǒng)更好地服務(wù)于生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、電網(wǎng)建設(shè)等工作，全面提升了檔案現(xiàn)代化、專業(yè)化、規(guī)范化管理水平。

2基本情況

寧夏電力公司從機(jī)關(guān)到地區(qū)級(jí)供電局、分公司，再到縣級(jí)供電企業(yè)共計(jì)39家單位。系統(tǒng)部屬前，公司機(jī)關(guān)與少數(shù)地區(qū)級(jí)供電局檔案信息管理僅有單機(jī)版管理軟件，實(shí)現(xiàn)條目級(jí)管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務(wù)手段落后。針對(duì)此情況，在國(guó)家電網(wǎng)公司建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)的發(fā)展戰(zhàn)略背景下，公司考慮到系統(tǒng)局域網(wǎng)的可支持性，經(jīng)濟(jì)性技術(shù)論證于2007年及時(shí)向國(guó)家電網(wǎng)公司申報(bào)并獲得同意，并作為5家試點(diǎn)單位部署實(shí)施。2008年3月至2009年1月完成公司機(jī)關(guān)部署并驗(yàn)收。2009年5月至年底已完成l3家地市級(jí)供電局、分公司和25家縣級(jí)供電局的部署工作并投^運(yùn)行。

3系統(tǒng)的建設(shè)日標(biāo)、部署模式

3．1建設(shè)目標(biāo)

建立寧夏電力公司檔案信息管理統(tǒng)一平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全公司上、下級(jí)單位檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通；實(shí)現(xiàn)全公司3級(jí)單位統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范；實(shí)現(xiàn)電子檔案網(wǎng)上移交和網(wǎng)上互查；實(shí)現(xiàn)上級(jí)檔案業(yè)務(wù)在線監(jiān)管和查看；將電網(wǎng)建設(shè)參建單位納入管理體系，更好地實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大化共享功能，推動(dòng)公司信息現(xiàn)代化建設(shè)和檔案資源數(shù)字化建設(shè)。

3．2部署模式

公司采用服務(wù)器組和存儲(chǔ)設(shè)備大集中的集群部署模式，建立檔案數(shù)據(jù)中心，為各所屬單位提供數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)和應(yīng)用服務(wù)。數(shù)據(jù)庫采用ORACLE10G數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，應(yīng)用服務(wù)器采用wEBLOGIC9．2。系統(tǒng)硬件部署如圖1所示。

4系統(tǒng)具備主要功能

4．1檔案管理

系統(tǒng)根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建模，并在此模型的基礎(chǔ)集成了寧夏電力公司業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，允許公司所屬各單位在此業(yè)務(wù)模型上進(jìn)行全宗的個(gè)性化定制，以達(dá)到總體統(tǒng)一、兼顧個(gè)性的要求。該系統(tǒng)對(duì)文件收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研等一系列操作進(jìn)行全過程管理，可針對(duì)不同檔案類型定義不同的整理規(guī)則、管理方式，以達(dá)到系統(tǒng)適應(yīng)業(yè)務(wù)變化的要求。

4．2檔案檢索

可直接檢索目錄也可進(jìn)行全文檢索，可對(duì)檔案目錄、正文、附件進(jìn)行檢索，并且可對(duì)下屬單位進(jìn)行全宗數(shù)據(jù)檢索，主要有普通檢索、卡片檢索、跨全宗檢索以及全文檢索。

4．3個(gè)人待辦

可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過在主頁上顯示和進(jìn)入相應(yīng)模塊進(jìn)行操作。

4．4權(quán)限管理

主要定義各檔案類型的開放權(quán)限以及可使用檔案系統(tǒng)的用戶。定義用戶的角色、權(quán)限以及是否是專兼職檔案員等。權(quán)限管理模塊還細(xì)分為永久權(quán)限和臨時(shí)權(quán)限，并可對(duì)檔案原文的控制進(jìn)行細(xì)化，具體分為瀏覽權(quán)限和下載權(quán)限，以滿足不同的利用。

4．5標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)定制

結(jié)合寧夏電力公司本部以及下屬各單位實(shí)際，統(tǒng)一定制了檔案類型、供電企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分類表、各檔案類型的整理規(guī)則以及統(tǒng)一的報(bào)表樣式，下屬各單位均依此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全宗檔案管理工作。

4．6業(yè)務(wù)設(shè)置

此模塊主要是在寧夏電力公司設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上進(jìn)行各全宗的個(gè)性化定制工作，主要可以進(jìn)行各全宗的檔案類型定制、分類表定制、代碼表定制，以及各種顯示界面的設(shè)置。以適應(yīng)各全宗的個(gè)性化要求。

5系統(tǒng)在公司的應(yīng)用

作為寧夏電力公司3級(jí)統(tǒng)一檔案管理信息平臺(tái)，該系統(tǒng)制定了適合全省業(yè)務(wù)應(yīng)用的統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；實(shí)現(xiàn)了與寧夏電力公司目錄、門戶、辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)的無縫集成；電子文件實(shí)時(shí)物理歸檔；網(wǎng)絡(luò)信息采集、信息整合、數(shù)據(jù)處理、及電子文件到電子檔案的全程數(shù)字化管理；各種檔案類型的數(shù)字化管理；檔案全文信息網(wǎng)絡(luò)檢索與共享；數(shù)字檔案光盤存儲(chǔ)的自動(dòng)打包，脫離系統(tǒng)、跨平臺(tái)的目錄檢索及原文調(diào)閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網(wǎng)上數(shù)據(jù)報(bào)送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。

寧夏電力公司檔案管理信息平臺(tái)自實(shí)施以來，完成了系統(tǒng)部署、配置、數(shù)據(jù)遷移、培訓(xùn)、運(yùn)行等工作。目前系統(tǒng)內(nèi)共有11種檔案類型，文書檔案、科技檔案(生產(chǎn)調(diào)度、科研、基建、設(shè)備)、照片檔案、實(shí)物檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、人事檔案，能夠滿足寧夏電力公司檔案管理的現(xiàn)代化需求。通過檔案系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行檔案網(wǎng)上利用的人次數(shù)愈來愈多。文檔通過協(xié)同辦公自動(dòng)化模塊實(shí)現(xiàn)電子文件的及時(shí)歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進(jìn)行了多個(gè)項(xiàng)目的收集、編目等工作，目前已應(yīng)用到750kV銀川東變電站、330kV太陽山變電站、220kV西夏變電站等工程檔案管理中，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進(jìn)行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。照片檔案、實(shí)物檔案部分?jǐn)?shù)字化后通過該系統(tǒng)生成了縮略圖供本部用戶進(jìn)行網(wǎng)上借閱和利用。

6系統(tǒng)投入運(yùn)行取得的效益

從企業(yè)管理角度看，寧夏電力公司檔案管理系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息與檔案信息的一體化和檔案管理業(yè)務(wù)自動(dòng)化，同時(shí)為統(tǒng)一管理全公司電力檔案提供了先進(jìn)的技術(shù)手段，減少了檔案工作人員重復(fù)工作量，降低了實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的成本，提高了企業(yè)信息管理的水平。

從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網(wǎng)上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。如果實(shí)現(xiàn)異地查檔，其累積節(jié)約的費(fèi)用及時(shí)間將更為可觀。

7通過系統(tǒng)實(shí)施進(jìn)行的理論研究與實(shí)踐

7．1室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)信息一體化管理

通過檔案管理信息平臺(tái)的實(shí)施，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)企業(yè)信息和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，通過設(shè)置網(wǎng)絡(luò)專業(yè)信息檔案屬性，以及網(wǎng)絡(luò)信息采集工作流程和數(shù)據(jù)處理方法使檔案工作超前介入到信息形成階段，實(shí)現(xiàn)了電子文件信息與電子檔案信息一體化管理即電子文件與電子檔案全程自動(dòng)化管理。

7．2對(duì)檔案資源的定義與接口實(shí)現(xiàn)

在檔案管理信息平臺(tái)的實(shí)施中論證了通過對(duì)XML格式的檔案元數(shù)據(jù)的定制，能夠統(tǒng)一規(guī)范與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，并且能夠?qū)n案真實(shí)性、有效性、完整性進(jìn)行快速實(shí)時(shí)地在線校驗(yàn)提示。

7．3檔案信息利用模式

能夠完成檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享、電子文件的全文檢索、內(nèi)控檔案網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱的電子審批等功能，并通過檔案管理信息平臺(tái)進(jìn)行全公司調(diào)用。

7．4檔案信息的安全管理

面對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理的難度越來越大，系統(tǒng)除采用標(biāo)準(zhǔn)的目錄認(rèn)證、門戶登錄等工程通用的安全防護(hù)外，通過公司本部的試用后，在通用安全管理的基礎(chǔ)上對(duì)權(quán)限控制進(jìn)行了進(jìn)一步的深化與細(xì)分，并在寧夏電力公司本部采用按部門、按級(jí)別以及特殊控制等多位一體的控制體系增強(qiáng)檔案信息的安全性。

7．5永久、真實(shí)保存數(shù)字檔案的研究與實(shí)踐

電子檔案信息的保管和維護(hù)與傳統(tǒng)的方式截然不同，它的數(shù)字化特性決定了其保管的復(fù)雜性和安全維護(hù)的難度。電子文件的保管從保護(hù)載體(磁性介質(zhì))轉(zhuǎn)為保護(hù)其內(nèi)容信息，保證內(nèi)容的真實(shí)性、可靠性、完整性和跨平臺(tái)的查閱，并通過拷貝與鏡像技術(shù)、遷移技術(shù)，以加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的研究與實(shí)踐。

7．6解決了寧夏電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案電子化管理的難題

系統(tǒng)針對(duì)離線參建單位和在線參建單位兩種模式進(jìn)行管理，對(duì)工程目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理，并對(duì)電子文件和竣工圖實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上掛接，打印標(biāo)準(zhǔn)模式的案卷目錄、備考表等，還可進(jìn)行電子檔案跨全宗向運(yùn)行單位移交，使檔案現(xiàn)代化建設(shè)滿足工程驗(yàn)收達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)需要。

8幾點(diǎn)建議

寧夏電力公司檔案信息管理平臺(tái)實(shí)施以來，能夠滿足企業(yè)內(nèi)部檔案管理各項(xiàng)工作的需要。但從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展看，還需加強(qiáng)幾個(gè)方面的工作。

8．1加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作的宣傳力度

從一定程度講，檔案是可開放的信息資源。但員工對(duì)檔案信息系統(tǒng)帶來的服務(wù)沒有分認(rèn)識(shí)到位，還需加強(qiáng)宣傳，擴(kuò)大檔案信息資源的使用。

8．2加強(qiáng)歸檔接口完善工作

加強(qiáng)檔案系統(tǒng)與186業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的歸檔接口完善工作，按照國(guó)網(wǎng)公司要求，保證業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔電子文件能正常歸檔，確保電子文件歸檔的完整性。

8.3加強(qiáng)相關(guān)管理制度建設(shè)

從信息系統(tǒng)角度和電子文件的安全管理方面，根據(jù)國(guó)家、行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合電力公司實(shí)際，制定相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)規(guī)范化建設(shè)。

8．4加強(qiáng)有關(guān)人員的培訓(xùn)力度

從信息系統(tǒng)的使用和維護(hù)講，重點(diǎn)加強(qiáng)專、兼職檔案人員的系統(tǒng)使用和專業(yè)水平培訓(xùn)；從使用角度講，需加強(qiáng)各單位、各部門的培訓(xùn)，便于更好地利用系統(tǒng)借閱檔案。

8．5加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全管理

還需完善數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)管理措施，增加數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份，加強(qiáng)設(shè)備運(yùn)行和維護(hù)，保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。

8．6加強(qiáng)館藏歷史檔案的數(shù)字化進(jìn)程

有計(jì)劃、有步驟進(jìn)行歷史檔案數(shù)字化加工工作，更好地發(fā)揮檔案信息管理系統(tǒng)的服務(wù)作用。

篇6

從“文件、檔案一體化管理”到“文件、檔案全程管理”

早在20世紀(jì)80年代，文件、檔案一體化管理成為一個(gè)熱點(diǎn)問題，我國(guó)檔案界對(duì)其理論必要性和實(shí)踐模式都展開了研究?；谖覈?guó)對(duì)文件和檔案概念的特定理解，文件歸檔后進(jìn)入檔案室就被冠以“檔案”的稱謂，因而我國(guó)大多把文件、檔案一體化管理理解為機(jī)關(guān)內(nèi)文書與檔案工作的一體化，實(shí)現(xiàn)方式也主要局限在機(jī)關(guān)內(nèi)部。筆者認(rèn)為這種理解建立在狹義文件觀之上，只看到了機(jī)關(guān)內(nèi)文書工作與檔案室工作的聯(lián)系，卻沒有從整體上把握機(jī)關(guān)文書工作、檔案室工作與檔案館工作的有機(jī)聯(lián)系，不夠全面和科學(xué)。2002年，筆者依據(jù)國(guó)內(nèi)外對(duì)文件、檔案一體化管理的已有認(rèn)識(shí)，以廣義文件觀為基礎(chǔ)，提出“文件、檔案一體化管理”的科學(xué)含義是一以文件生命周期理論為指導(dǎo)，借助計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對(duì)文書工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從機(jī)關(guān)現(xiàn)行文件直至館藏檔案管理的高效和優(yōu)化。

時(shí)至今日，國(guó)內(nèi)外文件、檔案管理的實(shí)踐發(fā)展更加深入，電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用豐富了理論研究的內(nèi)容，也推動(dòng)了檔案學(xué)理論的革新和完善。前端控制、全程管理等新理念逐步引入文件、檔案管理實(shí)踐之中，發(fā)展成為檔案學(xué)理論的新內(nèi)容。本著與時(shí)俱進(jìn)的指導(dǎo)思想，筆者認(rèn)為在概念提法上適宜將“文件、檔案一體化管理”轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔募?、檔案全程管理”。這種提法并非追求名稱上的時(shí)髦，而是更能準(zhǔn)確、全面地表達(dá)文件、檔案一體化管理的科學(xué)含義，也能更好地適應(yīng)電子文件管理的現(xiàn)實(shí)狀況和需求。

2008年7月，筆者赴馬來西亞參加了主題為“檔案、治理與發(fā)展：繪制未來社會(huì)的藍(lán)圖”的第16屆國(guó)際檔案大會(huì)。根據(jù)筆者理解，大會(huì)展示了21世紀(jì)全球檔案專業(yè)發(fā)展的新思維――平面延伸與立體交融的兼顧統(tǒng)一。因?yàn)椤皺n案、治理與發(fā)展”分別與“專業(yè)、行政與社會(huì)”相對(duì)應(yīng)，表明檔案專業(yè)觸及范圍已經(jīng)平面延伸，拓展空間面臨立體交融。一方面，信息時(shí)代檔案實(shí)踐領(lǐng)域明顯跨越了檔案館室的界限，向前延伸到文件生成和管理階段。電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用更加凸顯了延伸的必要性。目前，檔案專業(yè)觸及范圍向文件管理的平面延伸已沒有疑義，并得到國(guó)際檔案界的大力提倡。另一方面，文件和檔案作為社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，既是行政管理的工具，又是歷史文化傳承的手段。當(dāng)前，社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化的迅捷發(fā)展為檔案專業(yè)提供了更廣闊的拓展空間，也制造了更復(fù)雜的生存環(huán)境。檔案專業(yè)在機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的社會(huì)環(huán)境中正在或需要拓展，向行政、業(yè)務(wù)領(lǐng)域拓展是其中之一，向社會(huì)服務(wù)拓展也是其中之一。這些拓展都是相對(duì)復(fù)雜的立體交融，表現(xiàn)出“你中有我、我中有你”的錯(cuò)綜聯(lián)系。筆者之所以論及1 6大的主題特點(diǎn)，目的是簡(jiǎn)單介紹當(dāng)前國(guó)際檔案界的最新態(tài)勢(shì)，表明文件、檔案全程管理已經(jīng)成為國(guó)際檔案界普遍接受的理念或理論觀點(diǎn)。這也正是筆者提出用“文件、檔案全程管理”代替“文件、檔案一體化管理”提法的理由之一。

文件、檔案全程管理的理論依據(jù)

在探討文件、檔案全程管理的理論依據(jù)之前，筆者認(rèn)為有必要揭示其基本含義?；谖覈?guó)對(duì)文件、檔案概念的現(xiàn)實(shí)理解，文件多指現(xiàn)行文件，檔案則包含室藏檔案和館藏檔案。文件、檔案全程管理的含義簡(jiǎn)單說來就是對(duì)現(xiàn)行文件、室藏檔案和館藏檔案整個(gè)過程的全面控制和科學(xué)管理。全程管理與傳統(tǒng)一體化管理的最大不同，就在于涉及范圍更加廣泛。過去，我國(guó)普遍將歸檔視為文書工作與檔案工作的界限，因此傳統(tǒng)一體化管理往往是指機(jī)關(guān)內(nèi)部文書處理與檔案室工作的結(jié)合，很少涉及檔案館的參與。文件、檔案全程管理則要求在文件從產(chǎn)生到進(jìn)館的運(yùn)動(dòng)過程中，既加強(qiáng)機(jī)關(guān)內(nèi)部文書工作與檔案室工作的一體化，也注重檔案室與檔案館的業(yè)務(wù)銜接，使現(xiàn)行文件到館藏檔案的全過程都得到有效控制。換言之，全程管理包括機(jī)關(guān)文書處理、檔案室工作和檔案館工作的有機(jī)銜接和結(jié)合。

筆者認(rèn)為，文件、檔案全程管理的理論依據(jù)是檔案學(xué)的一大支柱理論一文件生命周期理論。乍聽之下，似乎有些老調(diào)重彈。但深入推敲，文件生命周期理論因?yàn)槭菍?duì)文件、檔案客觀運(yùn)動(dòng)過程和規(guī)律的科學(xué)歸納，其基本內(nèi)容經(jīng)歷時(shí)代的變化和挑戰(zhàn)依然具有生命力。我國(guó)檔案界對(duì)文件生命周期理論較為熟悉，研究評(píng)價(jià)也頗多。筆者無意泛泛介紹該理論的內(nèi)容，只是在簡(jiǎn)要?dú)w納其基本點(diǎn)和應(yīng)用價(jià)值的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)分析它對(duì)文件、檔案全程管理的理論支撐。

筆者對(duì)文件生命周期理論做過系統(tǒng)研究，將其基本內(nèi)容歸納為三點(diǎn)一一文件從形成到銷毀或永久保存是一個(gè)整體運(yùn)動(dòng)過程；文件的整體運(yùn)動(dòng)過程由于文件價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干階段一不同階段的文件與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間存在內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系④。需要指明的是，文件生命周期理論的立足基點(diǎn)“文件”是個(gè)廣義概念，是現(xiàn)行文件、室藏檔案和館藏檔案的總稱。對(duì)應(yīng)我國(guó)的現(xiàn)實(shí)情況。文件生命周期理論的基本內(nèi)容是，從現(xiàn)行文件生成到最終進(jìn)館是一個(gè)整體運(yùn)動(dòng)過程，這一過程因?yàn)槲募r(jià)值形態(tài)的規(guī)律性變化可分為現(xiàn)行文件、室藏檔案、館藏檔案若干階段，它們具有不同特點(diǎn)，各有特定的服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式。

筆者曾將文件生命周期理論的理論意義和實(shí)踐價(jià)值歸結(jié)為三點(diǎn)――為文件的全過程管理奠定理論基礎(chǔ)。為文件的分階段管理提供實(shí)踐指導(dǎo)原則，為實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理并對(duì)文件進(jìn)行前端控制提供了理論依據(jù)。盡管文件生命周期理論源起西方，但它是對(duì)文件運(yùn)動(dòng)過程和規(guī)律的客觀揭示和科學(xué)抽象。其基本內(nèi)容具有普適性。結(jié)合我國(guó)的現(xiàn)實(shí)，文件生命周期理論為從現(xiàn)行文件到檔案的全程控制提供了科學(xué)的指導(dǎo)思想，也為現(xiàn)行文件、室藏檔案、館藏檔案的針對(duì)性管理奠定了科學(xué)基礎(chǔ)，還為檔案館室人員參與文書工作提供了科學(xué)依據(jù)。

文件生命周期理論是文件、檔案全程管理的理論基礎(chǔ)。從現(xiàn)行文件產(chǎn)生到轉(zhuǎn)化為室藏檔案、館藏檔案是一個(gè)連續(xù)發(fā)展的完整運(yùn)動(dòng)過程，這一整體過程盡管因文件價(jià)值形態(tài)的變化表現(xiàn)出明顯的階段性特征，但各階段之間緊密聯(lián)系。我們必須尊重這種內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)文件、檔案的完整運(yùn)動(dòng)過程實(shí)施全面管理和宏觀監(jiān)控，這樣才能使現(xiàn)行文件、室藏檔案，館藏檔案都得到有效控制。

文件生命周期理論還是檔案館室對(duì)

現(xiàn)行文件進(jìn)行前端控制的理論依據(jù)。文件生命周期理論表明，從現(xiàn)行文件到室藏、館藏檔案是一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的運(yùn)動(dòng)過程。它要求必須把從現(xiàn)行文件到室藏、館藏檔案的管理看成是一個(gè)系統(tǒng)工程，采取統(tǒng)一的工作制度、程序和方法來控制各有特點(diǎn)卻始終相互關(guān)聯(lián)和前后銜接的整體過程。換言之，不能再將現(xiàn)行文件管理與室藏，館藏檔案管理視為各自獨(dú)立、互不關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)使它們從行政體制、組織制度、管理方式到工作程序都實(shí)現(xiàn)真正的交融和統(tǒng)一。只有這樣，才能有效實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到室藏、館藏檔案的全程管理。文件生命周期理論還表明，現(xiàn)行文件的管理質(zhì)量直接決定著室藏、館藏檔案管理的成敗。它要求檔案館室及其人員必須積極進(jìn)行現(xiàn)行文件的前端控制。從而確保室藏、館藏檔案的管理質(zhì)量，避免重復(fù)勞動(dòng)。前端控制思想對(duì)于當(dāng)前的電子文件管理具有特別重要的意義，它不僅是確保電子文件真實(shí)可靠、完整歸檔、安全利用和長(zhǎng)期可讀的有效策略，也是電子文件管理系統(tǒng)優(yōu)化管理功能、提高管理效率的有效措施。

文件，檔案全程管理的國(guó)外經(jīng)驗(yàn)

文件、檔案全程管理并非停留在理論層面的概念或設(shè)想，而是已經(jīng)付諸實(shí)踐。不同國(guó)家都立足國(guó)情，實(shí)施富有本國(guó)特色的文件、檔案全程管理。應(yīng)當(dāng)說，歐美發(fā)達(dá)國(guó)家積累了文件、檔案全程管理的一定經(jīng)驗(yàn)，可供我國(guó)借鑒。限于篇幅，筆者擬選擇最富典型性的美國(guó)，在分析其文件、檔案全程管理歷史溯源的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)介紹其文件、檔案全程管理的領(lǐng)導(dǎo)體制和組織機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)，供國(guó)內(nèi)同行參考和思考。

需要指明的是，美國(guó)對(duì)文件、檔案概念的理解與我國(guó)不盡相同。文件通常在進(jìn)館后才被冠以“檔案”的稱謂，因此其文件、檔案全程管理指的是現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件和館藏檔案的全面控制和管理。在美國(guó)。半現(xiàn)行文件通常在文件中心里保管，從文件運(yùn)動(dòng)階段來看，它與我國(guó)的室藏檔案大致相同。

美國(guó)是世界上開創(chuàng)文件、檔案全程管理的國(guó)家，因?yàn)樗钤缑壬宋募芾硭枷?，使之上升為一種專門管理活動(dòng)，并成為檔案實(shí)踐和檔案學(xué)研究的組成部分。美國(guó)之所以出現(xiàn)文件管理，主要是迫于文件數(shù)量急劇膨脹的現(xiàn)實(shí)。1934年成立的國(guó)家檔案館一開始就面臨文件數(shù)量劇增的巨大壓力，幾乎達(dá)到難以承受的地步。這迫使美國(guó)檔案界思考緩解檔案館壓力的措施，由此萌發(fā)了文件管理思想。即要求對(duì)館藏檔案的源頭――機(jī)關(guān)產(chǎn)生的現(xiàn)行文件進(jìn)行有效管理和控制。1941年，國(guó)家檔案館率先設(shè)立“文件管理項(xiàng)目”，用以監(jiān)督指導(dǎo)各政府機(jī)關(guān)現(xiàn)行文件的立卷、歸檔和移交工作。1946年，聯(lián)邦政府頒布9784號(hào)行政命令規(guī)定所有政府機(jī)關(guān)必須實(shí)施文件管理項(xiàng)目，由國(guó)家檔案館行使指導(dǎo)文件管理的職權(quán)。到1950年，文件管理由于《聯(lián)邦文件管理法》的頒布而成為具有法律保障的專門管理活動(dòng)。從此，美國(guó)開啟了文件、檔案全程管理的新紀(jì)元。

篇7

1.建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理制度不健全高速公路建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案管理，需要建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位等多個(gè)單位全面進(jìn)行，由于對(duì)工程檔案管理工作的不重視，相關(guān)的管理制度建設(shè)也就不完善，無法指導(dǎo)和約束工程檔案管理工作的進(jìn)行。尤其在一些高速公路建設(shè)項(xiàng)目的招投標(biāo)和施工合同的簽訂中，沒有將工程檔案管理納入責(zé)任制；施工單位或者監(jiān)理單位甚至只是用兼職人員來進(jìn)行工程檔案的管理，沒有完善的制度進(jìn)行指導(dǎo)和約束，工程檔案管理工作的效果難以保證，甚至在實(shí)際的工作中出現(xiàn)無專人、無專用工具和無固定庫房的三無檔案管理。2.檔案管理人員專業(yè)水平低、隊(duì)伍不穩(wěn)定高速公路建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案管理，不僅要求檔案管理者具備檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還要求檔案管理者熟悉高速公路建設(shè)的相關(guān)技術(shù)，涉及路基、路面、綠化和交通安全等多個(gè)方面。因此，檔案管理人員要想完成高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，需要較高的職業(yè)素養(yǎng)，但當(dāng)前高速公路建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案管理人員的素質(zhì)較差，缺乏專業(yè)的知識(shí)且責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)于高速公路建設(shè)中的工程檔案怎樣收集、歸檔和上交都沒有了解，對(duì)工程檔案的管理造成很大的影響。此外，檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，大多由兼職人員組成，且常會(huì)出現(xiàn)輪崗現(xiàn)象，導(dǎo)致工程檔案管理工作的混亂。3.工程檔案的填寫不規(guī)范工程檔案對(duì)于表格填寫時(shí)應(yīng)遵守的規(guī)范，并沒有嚴(yán)格的要求，這就導(dǎo)致在實(shí)際的工作中常會(huì)出現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目因不同管理者或者不同地域，甚至在同一工程中的不同階段，出現(xiàn)工程檔案不統(tǒng)一的現(xiàn)象。工程檔案表格填寫不統(tǒng)一，一方面不利于工程質(zhì)量的評(píng)價(jià)，沒有同一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)；一方面不利于對(duì)檔案進(jìn)行信息化的處理，方便檔案的管理和查詢。4.工程檔案管理信息化建設(shè)落后利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，是現(xiàn)代工程檔案的發(fā)展趨勢(shì)，當(dāng)前的高速公路工程檔案，不論在生成、保存還是查閱等方面，還是以紙質(zhì)的檔案為主，信息化建設(shè)水平低，限制了工程檔案管理工作的發(fā)展。手工填寫的工程檔案，不但效率低，成本高，還會(huì)出現(xiàn)因?yàn)槿藶殄e(cuò)誤等造成的填寫不規(guī)范等，在檔案的保存和檢索方面，也遠(yuǎn)沒有信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)。

加強(qiáng)高速公路建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理工作的建議

1.建立健全工程檔案管理制度實(shí)行工程檔案管理責(zé)任制，明確各部門和各領(lǐng)導(dǎo)工程檔案管理的職責(zé)分工，在檔案管理工作的檔案形成、收集、管理和保存等各個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)崗位責(zé)任制。建設(shè)以設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等單位檔案管理人員為主的管理隊(duì)伍，保證高速公路建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)工程檔案管理工作的順利進(jìn)行。在項(xiàng)目建設(shè)的過程中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際的施工情況，和各個(gè)單位之間的相互統(tǒng)籌，規(guī)范檔案管理的文件格式、歸檔和保存制度等，以保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確和可靠性。2.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員專業(yè)水平檔案管理專業(yè)人員時(shí)進(jìn)行高速公路建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理的基礎(chǔ)，針對(duì)當(dāng)前專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)不足的問題，要加強(qiáng)培訓(xùn)和專業(yè)人才的引進(jìn)。一方面加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，通過在職學(xué)習(xí)等多種途徑提高他們檔案管理的專業(yè)知識(shí)；另一方面加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn)，為高速工程檔案管理工作引進(jìn)社會(huì)上的專業(yè)人才提供政策和經(jīng)濟(jì)支持。對(duì)于現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，首先要提高其思想覺悟和職業(yè)道德，然后是提高其檔案管理，工程技術(shù)等方面的專業(yè)知識(shí)，提高其工作的效率和效果。3.加強(qiáng)工程檔案管理信息化建設(shè)隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)在檔案管理方面的教育，培養(yǎng)了一批專業(yè)的信息化檔案管理人才和技術(shù)，可以有效的提高高速公路工程檔案管理的效率。高速公路企業(yè)在檔案管理的信息化建設(shè)方面普遍落后，難以滿足日益發(fā)展的高速公路建設(shè)工程檔案管理的需要，需要逐步的引入信息化的技術(shù)和人才，利用信息化技術(shù)解決工程檔案管理中存在的填寫不規(guī)范、效率低、保存編目困難等實(shí)際問題，有效的提高高速公路建設(shè)工程檔案管理的水平。

篇8

在城建檔案管理工作中，已經(jīng)較早地開始應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，并取得了一定的成績(jī)。信息化在城建檔案管理中具有很大的優(yōu)越性。

1．信息化在城建檔案收集、儲(chǔ)存以及保護(hù)檢索等環(huán)節(jié)的應(yīng)用。

計(jì)算機(jī)技術(shù)可以有效收集管理城建檔案，借助于掃描或者手工錄入等方式，用計(jì)算機(jī)可以識(shí)別和處理的信息來替代傳統(tǒng)的城建檔案信息，生成一些圖像和圖形等電子檔案。將計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索和編目的功能利用起來，能更快捷地查閱城建檔案。城建檔案的信息化，在儲(chǔ)存和保護(hù)方面也可以發(fā)揮較大的作用，應(yīng)用一系列多媒體技術(shù)，如掃描、攝像等，在計(jì)算機(jī)中壓縮輸入檔案信息，并且存儲(chǔ)于光盤中，這樣既節(jié)省空間又方便保存。

2．實(shí)現(xiàn)了城建檔案信息的系統(tǒng)化管理。

我們組合了多臺(tái)計(jì)算機(jī)，形成一個(gè)系統(tǒng)，就會(huì)有更加強(qiáng)大的功能，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以有效管理城建檔案館接收到的檔案信息，借助于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件，接收登記、登錄分類賬和總目就可以有效完成。因?yàn)樵谖淖?、聲音和圖像等信息處理中，計(jì)算機(jī)具有一系列的優(yōu)勢(shì)，可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化檢索、入庫排架等諸多環(huán)節(jié)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)多層次、多角度綜合分析的運(yùn)用，將收集到的大量原始數(shù)據(jù)，更好地服務(wù)于利用者，提高工作效率。

二、強(qiáng)化城建檔案信息化建設(shè)的一些措施

1．強(qiáng)化工作人員的信息化管理理念。

采取一系列的方法和措施，大力宣傳相關(guān)的法律法規(guī)，對(duì)其城建檔案信息化管理意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化。意識(shí)到傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著諸多的漏洞和不足，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以有效解決這些問題，能大大地提高工作效率和工作質(zhì)量。

2．建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

只有對(duì)相應(yīng)的管理機(jī)制和管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)建和完善，才能更好地開展城建檔案信息化管理工作。因此，要結(jié)合具體情況，綜合分析，科學(xué)制定和落實(shí)各項(xiàng)工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，能夠依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來更好地分工協(xié)作和技術(shù)應(yīng)用。聯(lián)系起城建檔案管理的各項(xiàng)工作，提升城建檔案管理的綜合效益。規(guī)范建設(shè)包括多方面的內(nèi)容，如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)等。

3．基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。

在城建檔案信息化建設(shè)中，需要借助于相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施來完成，包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)字化設(shè)備。通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，可以共享城建檔案信息資源，交換相應(yīng)的信息。而城建檔案的數(shù)字化設(shè)備則包括數(shù)碼相機(jī)、掃描儀和打印機(jī)等，通過利用這些設(shè)備，就可以一體化管理城建檔案。

4．建設(shè)城建檔案信息資源。

將一系列先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于工作實(shí)際，可以有效實(shí)現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)一體化管理。借助于網(wǎng)絡(luò)，可以完成城建檔案資源的數(shù)字化。對(duì)于城建檔案的管理人員來講，需要嚴(yán)格監(jiān)督文件的歸檔和鑒定，避免歸檔不及時(shí)或者不規(guī)范等問題出現(xiàn)。城建檔案信息化建設(shè)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工程，而最為基礎(chǔ)的工作就是建設(shè)城建檔案信息資源，它是城建檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。因此，就需要構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有效實(shí)現(xiàn)資源共享，保證利用者對(duì)城建檔案信息資源的利用。

5．建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)。

應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，如城建檔案信息的安全、利用和管理收集等。在收集管理城建檔案信息的過程中，需要設(shè)計(jì)諸多的程序，如報(bào)表處理、事務(wù)處理、數(shù)據(jù)查詢等。這些城建檔案信息的安全性需要得到保證，包括身份安全、利用和儲(chǔ)存安全等方面，這樣方可更好地進(jìn)行城建檔案信息化建設(shè)。在身份安全方面，為了強(qiáng)化城建檔案的安全性和保密性，可以將動(dòng)態(tài)口令和身份認(rèn)證等一系列的形式應(yīng)用過來。在利用安全方面，可以將防火墻技術(shù)和物理隔斷技術(shù)應(yīng)用過來。在存儲(chǔ)安全方面，則需要在專用服務(wù)器上存儲(chǔ)城建檔案信息，并且專用服務(wù)器可以自動(dòng)備份，每隔一段時(shí)期，還需要專門的刻錄備份處理。

6．建設(shè)一支優(yōu)秀的人才隊(duì)伍。

篇9

一、考務(wù)檔案的作用

1．考務(wù)檔案是職業(yè)技能鑒定行政管理和業(yè)務(wù)工作的查考憑據(jù)。考務(wù)檔案是由考核鑒定機(jī)構(gòu)和勞動(dòng)者在考核鑒定過程中形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來，是考核鑒定機(jī)構(gòu)公務(wù)活動(dòng)的記錄，反映了考核鑒定機(jī)構(gòu)組織和勞動(dòng)者參與社會(huì)活動(dòng)的完整情況。它是考核鑒定機(jī)構(gòu)工作中不可缺少的輔助工具，是處理業(yè)務(wù)和履行職能的手段，要熟悉考核鑒定工作的情況、規(guī)劃決策、處理事務(wù)就必須查考和利用檔案。

2．考務(wù)檔案是職業(yè)技能鑒定考核鑒定活動(dòng)的參考依據(jù)?？紕?wù)檔案來源于考核鑒定活動(dòng)，記錄了考核鑒定機(jī)構(gòu)和人員在考核鑒定活動(dòng)過程中工作歷史資料和積累下來的寶貴經(jīng)驗(yàn)，可以為培養(yǎng)人才、評(píng)價(jià)人才、使用人才提供重要依據(jù)，為社會(huì)建設(shè)提供重要的依據(jù)和參考資料。

二、新形式下考務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化趨向

1．考務(wù)檔案管理將實(shí)現(xiàn)無紙化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。通過網(wǎng)上收發(fā)、網(wǎng)上傳輸，既簡(jiǎn)化了收發(fā)過程中的手續(xù)，又使傳遞更加安全、快捷。無紙化考務(wù)檔案管理從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡(jiǎn)便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。

2．考務(wù)檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化?？s微攝影技術(shù)把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像通過數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對(duì)影像的高清晰處理，轉(zhuǎn)變成以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件。實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化后，可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，從根本上解決紙質(zhì)檔案給庫容帶來的壓力，克服檔案管理過程中的諸多矛盾。

3．考務(wù)檔案管理將實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，信息空間越來越大，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實(shí)。網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有傳播速度快、傳播范圍廣、傳播不走樣、傳播成本低等特點(diǎn)，考務(wù)檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，這不僅提高了整個(gè)社會(huì)的辦事效率，而且也密切了整個(gè)社會(huì)的聯(lián)系。

三、考務(wù)檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)

1．建立網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。職業(yè)技能鑒定考核鑒定機(jī)構(gòu)可充分利用政府網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)考務(wù)信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)考務(wù)信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，考務(wù)檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，考務(wù)檔案管理工作自動(dòng)化，考務(wù)檔案信息管理法制化。加強(qiáng)宣傳，對(duì)本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

2．電子文件的自動(dòng)上傳收集。改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并建檔歸檔。

篇10

1．缺乏系統(tǒng)的檔案管理規(guī)范

20世紀(jì)80年代以來，國(guó)家有關(guān)部門相繼了一些科研項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性文件，這些規(guī)范具有較強(qiáng)的概括性和普適性。隨著科研項(xiàng)目種類的增加，項(xiàng)目的規(guī)模、執(zhí)行期、管理方式、驗(yàn)收要求等也有了一定差別，普適性的規(guī)范不能滿足各類科研項(xiàng)目檔案工作的實(shí)際需要。歸檔范圍方面，科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》(DA／T2—1992)仍是科研項(xiàng)目文件材料收集的基礎(chǔ)性依據(jù)，但隨著科研項(xiàng)目研究?jī)?nèi)容的豐富和國(guó)家對(duì)科研工作管理要求的提高，它對(duì)各類項(xiàng)目檔案收集工作的指導(dǎo)作用已逐漸顯現(xiàn)出局限。案卷整理方面，科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB／T11822-2008)為科研項(xiàng)目檔案整理工作提供了明確依據(jù)。但目前各類項(xiàng)目缺乏固定的編號(hào)原則，往往是驗(yàn)收前由項(xiàng)目主管部門或承擔(dān)單位確定臨時(shí)編號(hào)，項(xiàng)目驗(yàn)收后各單位再根據(jù)《地震檔案分類表》編入本單位科技檔案。驗(yàn)收要求方面，雖然科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》(1980年)和科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》(1987年)提出應(yīng)對(duì)科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收，但各類科研項(xiàng)目的主管部門并未以制度形式對(duì)檔案驗(yàn)收的條件、程序作出規(guī)定。

2．前端控制和過程管理相對(duì)薄弱

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》提出的科研工作和建檔工作在任務(wù)下達(dá)、進(jìn)度檢查、驗(yàn)收鑒定、報(bào)獎(jiǎng)考核各階段的“四同步”管理，是科研項(xiàng)目檔案管理工作的基本原則之一。但在防震減災(zāi)科研項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中，往往無法做到前兩個(gè)“同步”，即“下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步”，大部分檔案工作集中在“驗(yàn)收鑒定”階段進(jìn)行。究其原因，一是檔案部門不掌握項(xiàng)目報(bào)批、啟動(dòng)、執(zhí)行情況，無法及時(shí)指導(dǎo)、督促文件材料的收集整理；二是項(xiàng)目主管部門下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)與年度或中期檢查通知時(shí)，未提及文件材料歸檔要求與檔案工作進(jìn)度檢查要求，課題組人員未對(duì)檔案工作引起足夠重視。

3．電子文件材料管理不規(guī)范，檔案管理“重藏輕用”

在電子文件材料管理方面，文書檔案、基建項(xiàng)目檔案注重以簽字、印章等作為文件有效性的依據(jù)，紙質(zhì)文件材料原件在檔案中占有更重要的位置，電子文檔一般僅作為備份和檔案信息化的途徑進(jìn)行保存和積累。而基于防震減災(zāi)科研項(xiàng)目的特點(diǎn)，項(xiàng)目執(zhí)行中形成較多的試驗(yàn)數(shù)據(jù)、野外照片、測(cè)量資料、觀測(cè)數(shù)據(jù)、軟件、源代碼、電子圖紙等各種形式和載體的材料，其中部分材料無法形成紙質(zhì)檔案，電子文件材料具有不可代替性。但目前電子文件材料的收集和歸檔還未受到足夠重視，課題組人員往往僅收集紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的電子文檔，造成項(xiàng)目重要過程材料甚至核心成果未得到歸檔?？蒲许?xiàng)目檔案不齊全，整理不規(guī)范，導(dǎo)致查詢不方便，利用價(jià)值降低。

4．檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)培訓(xùn)

課題組人員與檔案部門人員作為科研項(xiàng)目檔案管理工作隊(duì)伍的重要組成部分，都應(yīng)熟悉檔案工作流程，掌握檔案工作技能。在地震系統(tǒng)科研項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中，一些單位科研檔案人員流動(dòng)性較大，年齡結(jié)構(gòu)偏大，人員經(jīng)驗(yàn)不足。而課題負(fù)責(zé)人往往將檔案工作交給課題組中的在讀研究生完成，這些人員不熟悉檔案工作要求，且流動(dòng)性大，易導(dǎo)致項(xiàng)目文件材料的流失，也增加了檔案部門指導(dǎo)、監(jiān)督檔案工作的難度。另外，與文書檔案、基建項(xiàng)目檔案人員相比，科研項(xiàng)目檔案人員的學(xué)習(xí)途徑和培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，業(yè)務(wù)能力無法得到有效提高。

提高防震減災(zāi)科研項(xiàng)目檔案管理水平對(duì)策分析

1．加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案管理制度體系建設(shè)

中國(guó)地震局檔案部門作為地震系統(tǒng)檔案工作的主管部門，首先應(yīng)制定統(tǒng)一的科研項(xiàng)目檔案管理辦法，對(duì)系統(tǒng)各單位的科研項(xiàng)目檔案工作提出統(tǒng)一的規(guī)范性要求；檔案部門還應(yīng)聯(lián)合各類科研項(xiàng)目的主管業(yè)務(wù)司室，針對(duì)各類項(xiàng)目的不同需求分別制定檔案管理辦法；對(duì)規(guī)模較大、形成文件材料多，或協(xié)作單位較多的科研項(xiàng)目，項(xiàng)目承擔(dān)單位的檔案部門也應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況制定本項(xiàng)目的檔案管理實(shí)施細(xì)則。各層面的檔案管理制度應(yīng)根據(jù)其規(guī)范對(duì)象的特點(diǎn)，重點(diǎn)明確以下內(nèi)容：一是檔案管理各主體的職責(zé)。主要包括中國(guó)地震局檔案部門和科技管理部門的職責(zé)，項(xiàng)目承擔(dān)單位和項(xiàng)目協(xié)作單位的職責(zé)，各單位檔案部門、課題負(fù)責(zé)人和檔案兼職人員的職責(zé)。二是文件材料收集范圍。以科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》為基礎(chǔ)，一方面可根據(jù)防震減災(zāi)科研項(xiàng)目實(shí)際情況，增加具有行業(yè)、學(xué)科特色的內(nèi)容，如野外照片、測(cè)量資料、觀測(cè)數(shù)據(jù)、圖紙等；另一方面應(yīng)根據(jù)國(guó)家對(duì)科研、采購(gòu)、軟件開發(fā)等工作的最新要求和項(xiàng)目所涵蓋工作內(nèi)容的增加，補(bǔ)充反映相關(guān)工作過程的文件材料。三是檔案編號(hào)原則?？蔀榉勒饻p災(zāi)各類科研項(xiàng)目檔案規(guī)定統(tǒng)一的編號(hào)原則，如采取“項(xiàng)目類別號(hào)一項(xiàng)目代號(hào)(一承擔(dān)或協(xié)作單位代號(hào))一案卷流水號(hào)”的編號(hào)原則；或根據(jù)各類項(xiàng)目主管部門的要求分別為各類項(xiàng)目制定編號(hào)原則。四是檔案整理各環(huán)節(jié)工作要求。檔案整理過程需要參照的國(guó)家規(guī)范較多，為便于檔案工作人員理解和把握，應(yīng)將這些規(guī)范中對(duì)各環(huán)節(jié)工作的要求進(jìn)行整合，主要包括文件材料收集、鑒定、分類、組卷、保管期限劃分、編頁、編號(hào)、編目、電子檔案整理、照片檔案整理、卷盒和表格規(guī)格等內(nèi)容。五是檔案驗(yàn)收要求。檔案驗(yàn)收的條件、驗(yàn)收要求、工作報(bào)告和自查報(bào)告的格式和內(nèi)容等應(yīng)予以統(tǒng)一。檔案驗(yàn)收的組織主體和形式可根據(jù)各類項(xiàng)目主管部門的要求分別進(jìn)行規(guī)范。

2．加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案全過程管理

任務(wù)下達(dá)階段，項(xiàng)目主管部門應(yīng)在下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)的同時(shí)，提出檔案收集和歸檔的要求；項(xiàng)目承擔(dān)或協(xié)作單位檔案部門應(yīng)及時(shí)了解項(xiàng)目下達(dá)情況，以制度規(guī)定的收集范圍為基礎(chǔ)，結(jié)合項(xiàng)目任務(wù)書，向課題組提出應(yīng)收集文件材料清單，并對(duì)課題組兼職檔案人員進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)。進(jìn)度檢查階段，項(xiàng)目主管部門應(yīng)在下達(dá)年度或中期檢查通知的同時(shí)，提出對(duì)檔案收集整理情況進(jìn)行檢查的要求；項(xiàng)目承擔(dān)或協(xié)作單位檔案部門和科技管理部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)照檢查檔案收集整理工作進(jìn)度，對(duì)文件材料收集不齊全、不及時(shí)的，應(yīng)督促課題組進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)分類、組卷、編目等工作不規(guī)范的，應(yīng)給予指導(dǎo)并協(xié)助整改。．驗(yàn)收鑒定階段，項(xiàng)目承擔(dān)或協(xié)作單位檔案部門應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行形式審查，并68I衛(wèi)國(guó)檔寨2014．7協(xié)助課題負(fù)責(zé)人完成檔案工作報(bào)告。項(xiàng)目承擔(dān)單位檔案部門應(yīng)對(duì)協(xié)作單位(子課題)檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收。在項(xiàng)目通過鑒定驗(yàn)收后，檔案部門還應(yīng)繼續(xù)督促課題負(fù)責(zé)人提交驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收意見、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用等方面的后續(xù)文件材料，補(bǔ)充完善項(xiàng)目檔案。報(bào)獎(jiǎng)考核階段，項(xiàng)目承擔(dān)或協(xié)作單位檔案部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)部門的需求如實(shí)出具歸檔情況證明材料，有關(guān)部門應(yīng)切實(shí)將其作為科技報(bào)獎(jiǎng)、科研人員提職考核的重要依據(jù)。

3．推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案“藏以致用”

一是電子文件材料收集歸檔。應(yīng)根據(jù)科研項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)對(duì)電子文件材料收集范圍、收集方式、整理要求進(jìn)行細(xì)化界定。二是數(shù)據(jù)庫平臺(tái)建設(shè)。在電子文件檔案齊全、完整的基礎(chǔ)上，由中國(guó)地震局檔案部門組織建立科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫管理平臺(tái)，整合系統(tǒng)內(nèi)科研項(xiàng)目檔案信息資源。三是資源共享利用。通過科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫管理平臺(tái)，局屬各單位檔案部門可以更高效地做好本單位科研項(xiàng)目檔案的歸檔和查詢管理，同時(shí)按一定權(quán)限查詢利用其他單位的檔案信息。

4．加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)和檔案工作隊(duì)伍建設(shè)