導語：如何才能寫好一篇電子文檔論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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論文摘要：電子文檔在當前辦公環(huán)境中發(fā)揮著重要作用，其安全問題理應引起高度重視。由于電子文檔本身的特點，其在制作、使用、銷毀等環(huán)節(jié)面臨很多安全隱患和威脅。在對上述問題進行深入分析的前提下，提出了保護電子文檔的思路與對策。

隨著各行業(yè)在生產(chǎn)、管理上信息化程度日益增高，計算機和網(wǎng)絡已經(jīng)成為政府、企事業(yè)單位日常辦公不可缺少的重要工具，電子文檔已成為辦公信息的重要載體。2010年11月28日，維基解密網(wǎng)站泄露了25萬份美國駐外使館發(fā)給美國國務院的秘密文傳電報。這個事件震驚了全球，同時也反映了當前電子文檔面臨著嚴重的威脅。電子文檔看得見，摸不著，在保密性、完整性、可讀性等方面存在很多安全問題。

1 電子文檔的定義及特點

所謂電子文檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為主要載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文檔主要有以下六個特點：存儲介質(zhì)多樣、容易編輯修改、容易傳遞、容易復制、容易損壞丟失、容易還原再生。

1）存儲介質(zhì)多樣。電子文檔存儲介質(zhì)很多，目前主要有計算機硬盤、各種光盤、U盤、閃盤，甚至手機和娛樂用的數(shù)碼產(chǎn)品也可以用來存儲電子文檔。

2）容易編輯修改。借助于各種專業(yè)軟件，可以很容易的編輯修改電子文檔，而且修改的痕跡很難發(fā)現(xiàn)。這是電子文檔有別于紙質(zhì)文件的優(yōu)點之一，但是如果不能很好的保護，就可能受到非法的修改，會破壞文檔的完整性和可讀性，給文檔所有者帶來一定程度的損失，這時候它又變成一個缺點。

3）容易傳遞。紙質(zhì)文件的傳遞必須要當面遞送，而電子文檔的傳遞則方便很多。借助于網(wǎng)絡，通過電子郵件、即時通訊工具、FTP服務等方式可以快捷方便的傳給有關人員。

4）容易復制。電子文檔相比紙質(zhì)文檔非常方便快捷。如果不采取技術(shù)手段限制拷貝，通過點擊幾下電腦鼠標就能輕松完成復制。這樣，人們就可以非常方便地進行信息共享。

5）容易損壞丟失。一是存儲介質(zhì)物理損壞或者丟失。電子文件對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，磁盤不能長期保存。磁盤、光盤、U盤等存儲介質(zhì)如果損壞，那么相應存儲的電子文檔也就不能讀取使用。一些U盤、閃盤體積很小，容易丟失，相應會造成電子文檔丟失。二是電子文檔容易被誤操作刪除，或者被病毒破壞。如果文件被刪除不及時恢復，有可能永遠無法恢復。

6）容易還原恢復。電子文檔誤刪后，可以通過數(shù)據(jù)恢復軟件還原，這本來是電子文檔的又一個優(yōu)點，但是對一些原本要刪除的機密的文件，又存在被非法還原的隱患。有研究表明，普通的刪除和格式化根本不能將數(shù)據(jù)徹底清除，硬盤被改寫12次還能將原有數(shù)據(jù)還原，只要存儲介質(zhì)未被物理損壞，進行特殊處理就能將數(shù)據(jù)還原。

2 電子文檔壽命過程

電子文檔壽命過程可以分為三個階段：制作保存、傳遞使用、歸檔銷毀。

1）制作保存階段。主要是指工作人員為了工作需要撰寫、編輯生成電子文件，并保存在某些介質(zhì)上的階段。電子文檔的制作一般在計算機上操作，制作完成后可以保存在計算機硬盤、U盤、光盤等各種介質(zhì)上。

2）傳遞使用階段。主要指按照規(guī)定將電子文檔傳遞給相關人員查看的階段。主要途徑包括電子郵件、FTP等網(wǎng)絡方式，也包括通過光盤、U盤等物理方式進行傳遞。

3）歸檔銷毀階段。主要是指在電子文檔使用完后，需要保存的由檔案部門保管，其他部門和人員所存電子稿銷毀的階段。歸檔以后，服務器及所有處理過本文檔的計算機及存儲介質(zhì)都應將文件刪除，相關存儲介質(zhì)也要進行處理。

3 電子文檔面臨的安全威脅分析

電子文檔面臨的安全威脅整體來說可分為內(nèi)部泄密和外部泄密兩大類型。

3.1 內(nèi)部泄密

主要是指內(nèi)部人員有意或者無意將重要電子文檔泄露，在電子文檔的整個生命過程中，內(nèi)部泄密的威脅都存在，而且很難防范。

1）無意泄密是指內(nèi)部人員在不知情的情況下將涉密電子文檔泄露。無意泄密最常見的就是內(nèi)部計算機非法外聯(lián)和移動存儲介質(zhì)交叉使用。有的人缺乏安全知識，將處理過涉密電子文檔的計算機重新安全后接入互聯(lián)網(wǎng)，就有可能被情報人員將涉密文檔還原。移動存儲介質(zhì)未經(jīng)授權(quán)在內(nèi)部計算機使用，內(nèi)部移動存儲介質(zhì)被帶出在外部使用，移動存儲介質(zhì)發(fā)生故障維修時，里面存儲的涉密文檔被還原，等都會造成內(nèi)部涉密文檔泄露。移動存儲介質(zhì)帶來的隱患還包括攻擊者利用移動存儲介質(zhì)對內(nèi)網(wǎng)進行擺渡攻擊，從而竊取更多的涉密電子文檔。

2）有意泄密是指內(nèi)部人員通過各種途徑獲得涉密電子文檔，并主動傳遞出去。內(nèi)部人員獲取電子文檔的途徑很多，文稿撰寫者可以直接拷貝到U盤、光盤等介質(zhì)保存，其他人員可以通過網(wǎng)絡下載，有閱讀權(quán)限的人員甚至采用手抄、截屏等方式獲得。

3.2 外部泄密

外部泄密主要通過攻擊實現(xiàn)。外部泄密的威脅主要存在于電子文檔前兩個階段，即制作保存和傳遞使用過程。具體方式可分為兩種：

1）惡意代碼。如果內(nèi)網(wǎng)終端使用時不注意就有可能感染木馬、蠕蟲、僵尸網(wǎng)絡、間諜軟件等惡意代碼，這是目前造成泄密的主要原因。比如安裝未經(jīng)檢測的軟件，使用來歷不明的存儲介質(zhì)，防護軟件安裝不到位等，都有可能感染惡意代碼。一旦感染，惡意的代碼就會通過網(wǎng)絡竊取重要信息，伺機往外部發(fā)送。

2）網(wǎng)絡入侵。攻擊者借助各種手段，對特定目標進行滲透，最終控制目標，進而獲取所需的信息。從攻擊類型看，當前主要有物理攻擊、主動攻擊和被動攻擊三種類型。

4 電子文檔保護的對策與思路

電子文檔保護的目標主要是防止涉密電子文檔被越權(quán)訪問和泄漏給無關人員。做好電子文檔保護需要管理與技術(shù)并用，同時要加強人員教育。

4.1 采取相應管理措施

首先應該結(jié)合單位實際，制定切實管用的制度，規(guī)范電子文檔的制作、使用、傳遞、銷毀等過程，規(guī)范電子文檔的存儲介質(zhì)使用管理。其次，應設法搭建內(nèi)網(wǎng)辦公平臺，將涉密電子文檔集中管理，采取網(wǎng)絡存儲方式，將涉密電子文檔存儲在網(wǎng)絡服務器上，為每位用戶分配存儲區(qū)，用戶只能訪問自己的存儲區(qū)，存儲區(qū)只能存入文件和進行文檔的編輯，而不能利用復制、剪切等方式將文檔帶走，減少內(nèi)部人員泄密可能性。

4.2 借助技術(shù)手段

綜合運用終端防護技術(shù)、身份認證技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡監(jiān)控技術(shù)等當今先進成熟的軟件技術(shù)，加強技術(shù)防護。

1）配齊防護軟件，確保網(wǎng)絡環(huán)境安全。對內(nèi)部計算機進行準入認證，防范非法終端接入和網(wǎng)絡入侵，定期升級終端病毒庫，定期查殺網(wǎng)絡病毒，防范惡意代碼和“擺渡”病毒竊取電子文檔。

2）使用文件加密工具，網(wǎng)絡傳輸加密，終端硬盤加密等加密手段，保證電子文檔被竊取后“打不開”。對電子文檔進行加密處理，以加密形式保存、傳輸，導出電子文檔要審批。

3）加強內(nèi)網(wǎng)審計。采取網(wǎng)絡審計手段，按照安全性、規(guī)范性、真實性等要求，對電子文檔的操作進行客觀、實時的監(jiān)控與審計，將各種違規(guī)操作、可疑操作及時主動阻斷且報警審計。對操作人員的各種操作行為設置相應的監(jiān)管策略，按照時間、部門、終端、操作行為、源/目標地址等關鍵要素進行實時的操作審計，以備日后需要時進行審計記錄查詢。

4.3 加強人員教育

一要大力普及信息安全知識及網(wǎng)絡竊密知識，使廣大人員了解電子文檔的特性，防范電子文檔無意丟失和泄露，提高對各種攻擊手段的認識和警惕性，如不隨意下載安裝不明軟件，不隨意打開陌生電子文件等。二要進行保密意識教育。使他們認清電子文檔泄露的危害性，認真遵守規(guī)則制度，不主動泄密，不協(xié)同泄密。

5 結(jié)束語

在信息價值日益突出的時代，電子文檔的安全面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。隨著計算機存儲技術(shù)不斷發(fā)展和計算機病毒種類的日新月異，電子文檔安全將面臨新的威脅和問題，需要我們時刻關注，以便進一步提高電子文檔安全防護能力。

參考文獻

篇2

目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。

1、文書電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年度、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網(wǎng)絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

A．基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

B．設備檔案。企業(yè)引進技術(shù)和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設計院設計的產(chǎn)品也逐步實行了CAD設計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。

3會計電子文件整理

A．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

B．賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。二、電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。

1、軟磁盤的保護

A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3．5寸高密盤保存。

B、把住軟磁盤質(zhì)量關。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質(zhì)量關。

C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。

D、加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。

F、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

G、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

2、光盤的保護

A．規(guī)范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

篇3

南江水庫作為浙江省東陽市的大（2）型水利樞紐工程，已經(jīng)有40多年的歷史，產(chǎn)生了豐富多樣的紙質(zhì)檔案。隨著辦公自動化的推行，水庫的電子文檔管理勢在必行，檔案工作者也面臨著一項新課題。這是一個新生事物，其管理比傳統(tǒng)檔案管理要復雜得多，目前尚處于探索階段。在信息社會中，電子文件大量產(chǎn)生，在單位文件流轉(zhuǎn)中比重日益增加，但電子文件歸檔管理的基礎相對薄弱，電子文件歸檔管理意識、制度建設以及安全維護也有待加強。

2電子文件及其特點

1）電子文件需要借助一定的設備與軟件。電子文件具有數(shù)字性，它的存在需要特定的設備與軟件，這個設備與軟件將直接影響電子文件的質(zhì)量。

2）電子文件可以實行共享。電子文檔與紙質(zhì)文檔最大的區(qū)別在于它可以實行數(shù)字化的共享，無空間、時間與次數(shù)的限制，實現(xiàn)效率的最大化。

3）電子文件具有一定安全隱患。隨著網(wǎng)絡技術(shù)的盛行，電子文檔保存存在一定的風險，有可能被盜用、修改，使其檔案的安全性受到挑戰(zhàn)。

4）電子文件具有一定的壽命。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，還存在技術(shù)壽命的問題。紙質(zhì)檔案的壽命主要取決于使用的材料和保管條件，其反映的信息相對比較穩(wěn)定，而電子文件的載體本身壽命比較長，如光盤，如果保管條件好，很長一段時間也不會損壞，但由于其離不開特定的軟件平臺支撐，需要隨著技術(shù)的升級不斷轉(zhuǎn)錄，否則不但可能產(chǎn)生信息異化，甚至因文件不可讀取而使檔案在幾年內(nèi)就壽命終結(jié)。

3電子文件對檔案工作的意義

1）工作介質(zhì)發(fā)生變化。傳統(tǒng)檔案工作介質(zhì)是紙質(zhì)，而隨著計算機的廣泛應用，特別是無紙質(zhì)化辦公的興起，電子文件從起草、修改、審核到印發(fā)都在計算機上進行，電子文件形成后可以更新到辦公系統(tǒng)中，供相關人員查閱。

2）整理方法發(fā)生變化。分類歸檔是檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，檔案可以通過人工輸入的方式進行錄入，也可以借助計算機的數(shù)據(jù)處理功能，如掃描等進行快速的錄入與整理，極大提高了檔案整理的效率。

3）鑒定和利用發(fā)生變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料，其原始性、真實性可通過分析領導簽字、用印等進行直觀判斷，差錯概率??；而電子文件則需要通過分析文件生成時間、版本號、操作權(quán)限等元數(shù)據(jù)進行綜合判定，稍不注意容易把“半成品”存檔，并且容易出現(xiàn)被修改、原始記錄難保障的情況。在利用上，由于電子文件信息載體的特殊性，渠道被極大拓寬，時效也得到極大的提高；同時，信息的保密和保真也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

4實行電子檔案管理的措施

4．1重視電子檔案管理的建設盡管電子文檔在我國各個領域都已出現(xiàn)，但是在南江水庫電子檔案的管理尚屬空白。因此需要領導高度重視電子檔案的建設，成立專門電子檔案管理領導機構(gòu)，進行大力的宣傳，提高整體人員的認知程度；尤其是要提高直接形成電子文件的部門領導及其工作人員的檔案意識。只有各部門、各層面齊心協(xié)力、互相配合，才能做好電子檔案的整理與歸檔。

4．2解決電子檔案的技術(shù)問題電子檔案依賴于電子文件的形成與存儲，因此檔案工作人員應及時做好電子文檔資料的收集、錄入、整理，保存好相關的原始數(shù)據(jù)，如負責人的簽署手續(xù)、移交手續(xù)等，再對原始數(shù)據(jù)進行技術(shù)處理，不能輕易改變原始數(shù)據(jù)的特性，以保證電子檔案的真實性。因為電子檔案的技術(shù)處理，將是電子檔案有效進行存儲的關鍵環(huán)節(jié)，南江水庫在這塊上比較欠缺，相關部門應引進相關技術(shù)與技術(shù)人員，對檔案管理者進行培訓，才能很好地解決這個問題。

4．3健全電子檔案的管理機制在技術(shù)上可行之后，電子檔案的管理就顯得尤為重要，主要有電子檔案的歸檔、電子檔案的檢查審核、電子檔案的保護、電子檔案的利用等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)都需要制定相應的規(guī)章制度，按照一定的流程進行管理，使整個電子檔案的管理能夠統(tǒng)一化、有序化。在電子檔案各個環(huán)節(jié)制訂一定的規(guī)章制度外，電子檔案管理人員則需要明確責權(quán)。目前南江水庫設有檔案室，里面有文書、財務、科技等檔案，但沒專人管理。因此在電子檔案建設的過程中，應該明確責權(quán)、專人負責、協(xié)調(diào)分工，這樣才能有序的進行工作開展。

4．4加強電子檔案管理人員的培養(yǎng)在信息技術(shù)飛速發(fā)展的情形下，檔案工作管理者應該與時俱進，掌握電子文件管理的技術(shù)。檔案人員要適應社會信息化發(fā)展的形勢，及時更新知識結(jié)構(gòu)，加強對諸如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護技術(shù)、計算機病毒防治技術(shù)、網(wǎng)絡運行維護技術(shù)等的學習，使先進的信息科技成為檔案工作的有效手段，更好地為南江水庫經(jīng)濟發(fā)展服務。

5結(jié)語

篇4

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關鍵詞] 文書檔案；電子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文書檔案是企業(yè)檔案的一個重要組成部分，是我們了解國家和行業(yè)政策法規(guī)，執(zhí)行上級任務以及內(nèi)部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一，也是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)。隨著信息技術(shù)、計算機網(wǎng)絡技術(shù)的迅猛發(fā)展，在辦公環(huán)境不斷電子化的趨勢下，組織機構(gòu)的各類業(yè)務文檔直接在計算機和信息系統(tǒng)撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點從面向檔案實體管理為主，逐漸向?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化的方向發(fā)展。為適應文書檔案數(shù)量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應運而生。

1 文書檔案電子化的理論基礎

（1）文書檔案電子化的涵義。文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理向電子化管理的轉(zhuǎn)變，管理方式以辦公系統(tǒng)的計算機自動化和網(wǎng)絡為依托，以電子文件的形式把以往手續(xù)繁雜的辦公行為轉(zhuǎn)變?yōu)槿菀變Υ?、查找的電子信息。簡言之，是一種手工模式向智能模式的轉(zhuǎn)變。

（2）文件生命周期理論。指文件從產(chǎn)生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關系的一種理論，是對文件到檔案運動過程和規(guī)律的客觀描述和科學抽象。文件生命周期理念提示了文件運動的3個階段，即現(xiàn)行階段、暫行保存階段和永久保存階段。

（3）前端控制理論。是根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求，把可以預先設定的監(jiān)控功能和檔案管理功能，嵌入?yún)f(xié)從辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）和各業(yè)務系統(tǒng)，對文件、檔案工作的業(yè)務流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效地監(jiān)督，從而實現(xiàn)對電子文件的超前控制和全程管理。

（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎，通過對文件處理環(huán)節(jié)和檔案處理環(huán)節(jié)的有效銜接，借助計算機等現(xiàn)代信息技術(shù)，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個管理系統(tǒng)看成是一個系統(tǒng)工程中的兩個子系統(tǒng)，從組織制度、管理方式到工作程序都實現(xiàn)科學、真正的統(tǒng)一管理，確保文件在整體運動過程中實現(xiàn)全面控制和綜合管理。文檔一體化的實施必須依賴于規(guī)范化的公文處理，從文書處理工作開始實行規(guī)范化，對文書檔案進行超前控制，使文書檔案在經(jīng)過規(guī)范化的處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現(xiàn)，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標準化，充分發(fā)揮檔案的真正效果。

2 文書檔案電子化的管理辦法

（1）文書檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運用，文書電子文件的收集與積累往往是在計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)上進行的，其收集與歸檔比紙質(zhì)文件更為困難和復雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管。此外，電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動態(tài)數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄；動態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用。同時，電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據(jù)，不符合要求時發(fā)回歸檔人。數(shù)據(jù)信息應該以系統(tǒng)自動提取為主，減少人為干預。

（2）文書電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對歸檔的各種類型的文件，應采取通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉(zhuǎn)換功能。對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統(tǒng)運行的安全保障，應建立一個從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)絡備份到電子原件備份的有效備份及恢復系統(tǒng)。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁光介質(zhì)上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時復制第三套，異地保存。

（3）文書電子檔案雙套制保管模式。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，雖然電子檔案的利用有很多優(yōu)點，但由于電子檔案便于修改、拷貝和難以防偽的特點，以及在計算機網(wǎng)絡環(huán)境下，電子檔案傳遞帶來的檔案信息丟失、失真、泄密等問題，容易使人們對電子檔案的原始性失去信任，而認為紙質(zhì)檔案的原始性則更具有說服力。因此，文書電子文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“雙套制”，即紙介質(zhì)與磁光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，這就很好地解決了如果文書電子檔案信息丟失，那么也會有紙質(zhì)的檔案內(nèi)容存在?？梢灶A見，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當長的一個時期，隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉(zhuǎn)化為檔案，多種介質(zhì)并存的狀況將長期存在。

篇5

當今對于普通的紙質(zhì)檔案，已經(jīng)有了非常成熟的管理制度和技術(shù)，一般能夠配備專門的檔案室以及專門的管理人員，下面是編輯老師為大家準備的試論電子檔案安全管理。

對于文件特別是保密文件的調(diào)閱也有著嚴格的審批制度，在選址、防火、防盜方面也有相應的措施來保障文件檔案的安全。但對于電子檔案，卻還沒有詳細的操作性強的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經(jīng)意間造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。另外，計算機技術(shù)迅速發(fā)展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問題。

電子檔案安全可靠的運行，不僅僅關系到數(shù)據(jù)本身的正常運行，更重要的是關系到所有與電子檔案管理業(yè)務和服務有關的正常業(yè)務開展，因此電子檔案管理的網(wǎng)絡、主機服務器、存儲設備、系統(tǒng)軟件等都應具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。

防火墻是內(nèi)部網(wǎng)絡與外部公共網(wǎng)絡之間的第一道屏障,是最受人們重視的網(wǎng)絡安全產(chǎn)品。從理論上看,防火墻位于網(wǎng)絡安全的最底層,負責網(wǎng)絡間的安全認證與傳輸,防火墻不僅要完成傳統(tǒng)的過濾任務,還要為各種網(wǎng)絡應用提供相應的安全服務。當今的防火墻產(chǎn)品正朝著數(shù)據(jù)安全與用戶認證、防止病毒與黑客侵入等方向發(fā)展。在電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡的連接處安裝防火墻設備，能夠根據(jù)會話信息、應用協(xié)議、訪問用戶、被訪問者資源等進行訪問控制規(guī)則設置，保證通過網(wǎng)絡邊界的會話層得到一定的控制，同時，為了保證整體安全性，防火墻設備自身具備高度的安全性。

另外，在電子檔案管理系統(tǒng)和各個地區(qū)服務點(Pointof Service,POS)之間，以及存在不同安全等級的系統(tǒng)之間的互聯(lián)邊界處也應采用防火墻和虛擬局域網(wǎng)(Virtual Local Arca Network,VLAN)劃分等安全訪問控制措施。

篇6

與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔此項工作；或由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；筆者認為，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務結(jié)算中心、教務處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)審查、學位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務關系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務學習和技術(shù)培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚歸檔工作。

清華大學檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領導和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調(diào)研的基礎上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網(wǎng)絡、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和

簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

篇7

（一）公證電子文件的概念。

公證電子文件是以數(shù)字、代碼形式記錄于磁帶，磁盤，光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?。公證電子文件的一般具有兩方面的基本特征：一是公證電子文件由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。這是公證電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是公證電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點。數(shù)字信息使用0和1兩種數(shù)碼的組合來記錄信息，存儲于計算機存儲器中，并可通過通信網(wǎng)絡進行傳輸。二是公證電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是有特定的用途和效力。從邏輯上說，公證電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。

（二）關于電子公證。

在世界各國對于電子文書大多數(shù)國家較推崇加密認證技術(shù)，經(jīng)過加密等安全措施的數(shù)據(jù)電文的證明效力基本上可以等同于書證。而在我國現(xiàn)階段運用較多的是對電子證據(jù)進行公證。從電子公證文件形成的過程和特點看，公證電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，公證電子文件的處置階段（歸檔）仍應由檔案部門集中統(tǒng)一管理。根據(jù)《公證程序規(guī)則》及我處自定的辦證程序規(guī)范，將具體辦證過程劃分為會員登記、公證的申請、受理、公證的審查與審批、公證書打印、翻譯、復印水印紙、裝訂、蓋章、出證、公證書的送達、統(tǒng)計歸檔，這些程序都是利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)輔助完成的，全部流程編入系統(tǒng)。這就從根本上保證了辦證程序的合法性、規(guī)范性、完整性，杜絕了違反程序情況的發(fā)生。通過計算機系統(tǒng)不僅可以準確地統(tǒng)計各類業(yè)務數(shù)據(jù)，而且也為領導進行業(yè)務管理、掌握行業(yè)發(fā)展動態(tài)、制定業(yè)務決策提供了依據(jù)。

二、公證電子文件的特點

辦公自動化信息技術(shù)領域的公證電子文件是指通過計算機進行操作、傳輸、存儲等處理的數(shù)碼序列。按公證電子文件產(chǎn)生的工作領域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務，處理一般事務或交流信息過程中產(chǎn)生的公證電子文件，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在，如E-mail公證電子文件；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動的技術(shù)性公證電子文件，如CAM（計算機輔助制造）、CAD（計算機輔助設計）等生成的公證電子文件。公證電子文件這種新型信息載體給日常工作帶來了極大的便利，同時也改變了我們長久以來的傳統(tǒng)辦公方式。與紙質(zhì)文件不同，公證電子文件主要有以下幾方面特點：

（一）具有紙質(zhì)文件和其它文件無可比擬的快捷性。

它改變了傳統(tǒng)收發(fā)文件流程。利用計算機進行文件登記，可以達到一次錄入，多種形式輸出，方便了文件的查找利用，同時也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎。

（二）公證電子文件具有共享性。

改變了文件處理和運轉(zhuǎn)方式，公證電子文件中的信息不是靜態(tài)、固定不變的，可以隨時進行存儲或刪除，其內(nèi)容可以從一種載體上分離出來轉(zhuǎn)移到另一種載體上。其利用也不受時空限制，能夠同時滿足多用戶的需要，實現(xiàn)信息共享。還可以利用網(wǎng)絡技術(shù)，廣泛采集有關站點的數(shù)據(jù)信息，豐富自己檔案、資料內(nèi)容，向使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。也可以在網(wǎng)絡上開放自己有關的文件、數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)，或提供遠程服務，在盡可能大的范圍內(nèi)展示自我，擴大影響。

（三）公證電子文件對設備具有依賴性。

公證電子文件改變了傳統(tǒng)的辦文格局，文件的修改、復制、粘貼、移動變得更加便捷。公證電子文件的起草修改、定稿、收發(fā)傳遞都在計算機上進行，其制作、處理以及歸檔后的全部活動都必須借助于計算機系統(tǒng)才能實現(xiàn)，這就形成了對系統(tǒng)的依賴性。

（四）公證電子文件與傳統(tǒng)文件相比具有易更改性。

公證電子文件一般是通過網(wǎng)絡來進行轉(zhuǎn)移的，具有可操作性，為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件，它在提高工作效率的同時，也帶來了一定的不安全隱患，同時也難以保證文件的原始性、真實性、憑據(jù)性。其易更改性主要表現(xiàn)在兩個方面：一是人為修改；二是公證電子文件容易遭受病毒侵襲。目前檔案界普遍存在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的方式，構(gòu)成一套既能滿足傳統(tǒng)模式要求又能體現(xiàn)現(xiàn)代信息化趨勢的解決方案——雙重管理模式并存機制。

三、公證電子文件特點及快捷查存方面存在的問題

使用計算機過程中公證電子文件的流轉(zhuǎn)、歸檔給傳統(tǒng)公證業(yè)務也帶來了新的課題?，F(xiàn)有的計算機存儲設備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的公證電子文件，總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時期的公證電子文件也有應用軟件不兼容的問題。每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力，保留舊的設備和多種應用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。公證電子文件沒能和紙質(zhì)文件的歸檔建立必要的聯(lián)系，在公證卷宗歸檔的內(nèi)容上（有的缺公證書譯文，有的還缺公證書的正文或簽發(fā)稿。）在歸檔文件的真實性，一致性，有效性控制以及對歸檔公證卷宗審定方面，缺乏有利措施和科學規(guī)劃。例如數(shù)據(jù)之間傳輸容易造成數(shù)據(jù)不完整，如從公證員及助理傳輸數(shù)據(jù)給翻譯室，復印室，發(fā)證室，檔案室等，數(shù)據(jù)不完整，常常出現(xiàn)漏字漏打的現(xiàn)象，有時也會接收指令不對。計算機對通過網(wǎng)絡傳輸?shù)奈募Y料的保密性還做不到十分可靠，因為一旦文件、資料上網(wǎng)，只要能看到的人都可將文件下載。雖然不同公證員及助理有不同的權(quán)限，但文件的保密性仍是個問題。目前公證電子文件安全保護措施只是利用防火墻，密鑰技術(shù)等來保證文件的真實性和安全性。如對掌握了相當技術(shù)的人來說，進行改動偽造公證電子文件也是很容易的。公證電子文件保存在服務器上，也會給公證電子文件的安全和真實帶來隱患。目前，這些問題的消極影響尚不明顯，但若不及時加以解決，將會成為提高公證電子文件管理水平的嚴重障礙。

四、加強公證電子文件檔案化管理提高查存速度的方法與途徑

公證電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復制并存儲于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對全新的公證電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應，因此，適應現(xiàn)代管理制度和信息社會的發(fā)展，加強公證電子文件歸檔工作，對公證電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

（一）公證電子文件實行檔案化管理。

那什么是公證電子文件檔案化管理呢？公證電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式基礎上，結(jié)合公證電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區(qū)形成的公證電子文件實行社會化、自動化、網(wǎng)絡化管理，從而實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應的成立地區(qū)性、部門性公證電子文件中心或公證電子文件檔案館，本著服務社會，回報社會的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢，相對集中地保存和管理公證電子文件，為公證電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。

（二）公證電子文件文案化采取先進管理技術(shù)和理念。

以虛擬、開放、靈活的手段來管理公證電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過計算機、網(wǎng)絡、圖文掃描、光盤存儲等先進技術(shù)手段，對產(chǎn)生的公證電子文件信息進行統(tǒng)一的管理，并集中保管、存儲符合公證電子文件形成部門要求的電子檔案，公證電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的公證電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網(wǎng)絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對公證電子文件檔案信息采取維護公證電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理，為信息存儲單位提供信息查詢功能。

（三）公證電子文件的歸檔查存要與傳統(tǒng)有別。

一是公證電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使公證電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，公證電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的公證電子文件的原始性、真實性和準確性，保證公證電子文件的法律憑證地位。二是公證電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。公證電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響公證電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到公證電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到公證電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的公證電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。三是公證電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為公證電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術(shù)條件允許時?可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。四是公證電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為公證電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)公證電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

（四）明確公證電子文件的歸檔標準、條件，嚴把質(zhì)量關。

首先，確定歸檔范圍是保證電子檔案質(zhì)量的關鍵。在對公證電子文件進行歸檔時，需將經(jīng)過整理的公證電子文件確定屬性后再歸檔保存。要有完整、齊全的公證電子文件相輔。對于收發(fā)文來說，必須是全文信息，從文件設計、修改和形成階段做起，使公證電子文件格式與環(huán)節(jié)相匹配。確保公證電子文件的歸檔質(zhì)量，認真檢查公證電子文件內(nèi)容是否完整、真實、有效，是否感染電子病毒。一般從計算機或網(wǎng)絡的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁盤或光盤等載體，便于長期保存。嚴格按照不同的保管期限，分別歸檔，分盒排列，分柜保管。其次，明確電子文檔管理標準。計算機技術(shù)的應用已經(jīng)深入到社會的各個領域和角落，隨著公證電子文件的不斷產(chǎn)生使工作效率及社會效益有了明顯的提高，同樣也涉及到了許多問題。如：安全、保密、歸檔、管理、利用等問題。這就需要抓緊制定公證電子文件的管理標準，如公證電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全、密級以及專利維護等標準，逐步完善公證電子文件的全過程管理制度，做到標準化、制度化、規(guī)范化。第三，建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡體系。公證電子文件的歸檔管理還在摸索之中，在某些單位或部門，辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，沒有形成網(wǎng)絡體系，不同軟件形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，給公證電子文件歸檔造成困難。其主要原因：一是沒有統(tǒng)一管理，同一單位政出多門，多層管理，多數(shù)檔案工作者缺乏計算機網(wǎng)絡知識，使建成的網(wǎng)絡系統(tǒng)不能完全符合檔案傳輸要求。二是公證電子文件是靠網(wǎng)絡生存，一旦網(wǎng)絡被破壞，公證電子文件就會丟失。第四，提高公證電子文件的歸檔管理質(zhì)量，依法管理公證電子文件。由于各種因素，公證電子文件的法律效力尚不明確，由于沒有固定的載體，目前還沒有杜絕偽造、刪除、修改和抵御病毒的有效辦法。這要求我們在工作中要形成一套完整的公證電子文件管理體系，經(jīng)常與形成公證電子文件的部門加強聯(lián)系，提前介入，充分利用辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)電子檔案管理創(chuàng)新，建立一個嶄新而不失特色的電子檔案體系。

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關鍵詞： 電子檔案； 傳統(tǒng)檔案； 管理

中圖分類號： G276 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2012）10-0041-01

電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對電子的內(nèi)容進行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢必埋下安全隱患，同時，還可對電子文件進行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對比度等等，造成“原件”識別困難。相比之下，相對紙質(zhì)文件內(nèi)容進行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質(zhì)文件一旦形成原件中所含的內(nèi)容和形式特征就不會發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。

電子文件管理系統(tǒng)本身也應具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據(jù)。對于收集、積累階段就在網(wǎng)絡系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過網(wǎng)絡系統(tǒng)的自動記錄功能記錄有關信息，對于以存儲載體方式進行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上修改，一經(jīng)形成后，馬上貯存到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已經(jīng)總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因次，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值“的文件，還應包括文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二者間的不同之處具體表現(xiàn)為以下幾點：

一、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期內(nèi)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負荷電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發(fā)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性，保證電子文件的法律憑證地位。

三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機的發(fā)展文件形成部門的配合，檔案部門在接受到電子文件后對文件進行合適轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。

四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件相應的分類號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可找出相應的文件和相關的上下級行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄方式，中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關的電子文件檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，是人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應盡的職責。隨著檔案信息電子化的發(fā)展趨勢，提高單位電子檔案管理水平勢在必行，本人認為還應該從以下幾個方面入手：

（1）從電子文件的收集、積累基礎工作入手。

（2）嚴格電子文件的歸檔管理。

（3）健全電子文件的檢查審核制度。

（4）規(guī)范公文制作和控制程序。

（5）加強電子文件軟、硬件設施管理。

篇9

各地建設工程電子文件的歸檔模式

從各地城建檔案系統(tǒng)的情況看，目前建設工程電子文件的歸檔大致有以下四種模式。

1　不借助電子文件歸檔管理軟件的模式

這種模式的運作方式是：城建檔案館沒有開發(fā)建立建設工程電子文件歸檔管理軟件，要求建設單位(包括勘察、設計、施工、監(jiān)理單位，下同)按照一定的格式要求，將紙質(zhì)的工程檔案掃描加工成電子文件后，以光盤形式向城建檔案館報送。這種模式簡稱為“無軟件模式”。無錫城建檔案館采用該模式。

2　借助電子文件歸檔軟件掃描紙質(zhì)檔案的模式

這種模式的運作方式是：城建檔案館開發(fā)建立了專門的建設工程電子文件歸檔管理軟件，發(fā)放給建設單位；建設單位將紙質(zhì)工程檔案全部掃描成電子文件，通過電子文件歸檔軟件收集起來，然后以離線形式報送到城建檔案館。這種模式簡稱為“歸檔軟件+掃描”模式。天津、廣州城建檔案館采用該模式。

3　通過電子文件歸檔軟件將電子文件轉(zhuǎn)換成固定通用格式的模式

這種模式的運作方式是：城建檔案館開發(fā)建立了專門的建設工程電子文件歸檔管理軟件，發(fā)放給建設單位；建設單位將工程建設活動中產(chǎn)生的電子文件，通過電子文件歸檔軟件轉(zhuǎn)換成一種通用的、不能隨意修改、只讀形式的固定格式，然后直接歸檔，無須掃描；對其他一些不能掌握電子版的文件，如工程規(guī)劃許可證、施工許可證、材料產(chǎn)品合格證等，建設單位再通過掃描方式導人電子文件歸檔軟件，最后以離線或在線形式報送到城建檔案館。這種模式簡稱為“歸檔軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式。蘇州、昆山城建檔案館采用該模式。

4　建設工程資料編制與電子文件歸檔一體化管理模式

這種模式的運作方式是：城建檔案館開發(fā)建立了專門的建設工程資料編制與電子文件歸檔一體化管理軟件，把記錄工程建設活動必需的各種資料表格及其他工程文件的格式、要求等納入到軟件中，發(fā)放給建設單位；建設單位通過軟件直接編制工程資料，形成工程電子文件，工程結(jié)束后軟件將電子文件自動轉(zhuǎn)換成一種通用的、不能隨意修改、只讀形式的固定格式，直接完成工程電子文件的歸檔；對其他一些不能掌握電子版的文件，建設單位再通過掃描方式導入一體化管理軟件，最后以離線或在線形式報送到城建檔案館。這種形式簡稱為“資料文檔一體化軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式。珠海、大連、蕪湖市城建檔案館采用該模式。

各種工程電子文件歸檔模式的利弊

建設工程電子文件是指在工程建設過程中，通過數(shù)字設備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。

同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比較，建設工程電子文件具有占用空間少、存儲攜帶方便、傳輸速度快、排版制作容易、更改復制簡便、搜索利用快捷等突出優(yōu)點。但如果將電子文件作為檔案保存，又存在許多弱點，主要表現(xiàn)在：電子文件內(nèi)容信息的不穩(wěn)定性，即電子文件可以隨意更改、刪除、增加，且不留任何痕跡；電子文件對設備和軟件的依賴性，即電子文件必須借助計算機等中間設備和計算機管理軟件才能讀取；信息與載體的可分離性。

在分析了建設工程電子文件的特點之后，現(xiàn)在再來看上述四種歸檔模式哪一個更適合于建設工程電子文件的歸檔。

1　關于“無軟件模式”

“無軟件模式”不能記錄建設工程電子文件產(chǎn)生的背景、結(jié)構(gòu)、技術(shù)環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等相關信息，不能獲取元數(shù)據(jù)，因而不能保證電子文件的真實性、有效性和完整性，是一種不可取的電子文件歸檔方式。

2　關于“歸檔軟件+掃描”模式

這種模式建立了電子文件歸檔軟件，對保證建設工程電子文件的真實性、完整性和有效性具有一定的保障作用。但缺點是：第一，由于這種模式是在紙質(zhì)文件已經(jīng)形成后，經(jīng)過掃描才納入電子文件歸檔管理系統(tǒng)的，電子文件形成過程并沒有納入管理系統(tǒng)，因此該模式并沒有實現(xiàn)真正意義上的“全程管理”和“前端控制”，因而在保證文件真實性、完整性和有效性方面還存在一定距離。第二，全部建設工程電子文件都通過掃描獲取電子文件，會花費大量資金，從經(jīng)濟上講不能實現(xiàn)節(jié)約。第三，掃描文件占用的存儲空間通常要比許多電子文件如doc、excel格式文件大得多，同樣一份文件，其掃描件所占空間是doc、excel文件的50倍以上。大量掃描文件導人城建檔案館為管理館藏檔案而建立的城建檔案管理系統(tǒng)，會大大降低城建檔案管理系統(tǒng)的運行速度，甚至會導致系統(tǒng)的癱瘓。第四，掃描文件通常為影像文件，文件內(nèi)容識別率低，不能直接進行全文檢索。

3　關于“歸檔軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式

這種模式的優(yōu)點包括：第一，建立了電子文件歸檔軟件，對保證建設工程電子文件的真實性、完整性和有效性起到了一定的保障作用。第二，以電子文件格式轉(zhuǎn)換替代了大部分紙質(zhì)文件的掃描，節(jié)約了掃描費用。第三，將工程電子文件轉(zhuǎn)換成固定通用格式如PDF，在一定程度上固化了原有電子文件內(nèi)容，有效防止了電子文件歸檔后的隨意改動，對保障電子文件的原始性具有重要作用。第四，將電子文件轉(zhuǎn)換成固定通用格式，可以有效保護文件形成單位的知識產(chǎn)權(quán)，避免給文件形成單位造成損失。第五，將所有工程電子文件轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式，可以方便城建檔案館和其他用戶查閱利用。

但這種模式的缺點是：第一，由于這種模式是在電子文件形成后，經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換才納入電子文件歸檔管理系統(tǒng)的，電子文件的形成過程并沒有納入管理系統(tǒng)，因此該模式也沒有實現(xiàn)真正意義上的“全程管理”和“前端控制”。第二，格式轉(zhuǎn)換不能完全取代掃描，工程建設單位還有一部分資料確實沒有辦法掌握電子文件，只能掃描。

4　關于“資料文檔一體化軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式

這種模式建立了工程資料編制與電子文件歸檔一體化管理軟件，從源頭上控制了工程電子文件的形成過程，有助于記錄和保存工程電子文件產(chǎn)生的背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)信息，有助于獲取電子文件元數(shù)據(jù)，對保證工程電子文件的真實性、完整性和有效性具有重要作用。

建設工程電子文件歸檔的最佳模式

通過對幾種歸檔模式的分析可以得出結(jié)論：建立建設工程資料編制與電子文件歸檔一體化管理軟件，工程資料的編制與電子文件的歸檔統(tǒng)一由管理軟件來完成，對工程電子文件實行全程控制，同時，將工程建設活動中形成的電子文件轉(zhuǎn)換成固定通用格式，對一些特殊資料如工程前期文件等采取掃描歸檔，這樣一種模式是目前為止最科學合理、切實可行、最符合檔案管理要求的一種歸檔模式。

采用這種模式，需要注意以下問題。

1　關于建設工程資料編制和電子文件歸檔一體化管理軟件

建設工程資料編制和電子文件歸檔一體化管理軟件是目前開展工程電子文件歸檔工作最理想的工具，城建檔案館開發(fā)建立這樣一個軟件，既方便工程建設單位的資料編制，又有利于工程電子文件的歸檔，還有助于數(shù)字城建檔案館的建設。但在各地工作實踐中，很多地方建設單位應當?shù)毓こ藤|(zhì)量監(jiān)督站的要求，正在使用專門的工程資料編制軟件，這種情況下城建檔案館再強行推廣使用一體化管理軟件，會與原有的工程資料編制軟件發(fā)生沖突，給建設單位帶來負擔。合理解決這一問題，方法之一是城建檔案館與工程資料編制軟件開發(fā)單位協(xié)商，在工程電子文件歸檔管理軟件中建立與資料編制軟件的接口；方法之二是要求有關部門和單位在開發(fā)工程資料編制軟件時，按照電子檔案管理要求，把工程電子檔案元數(shù)據(jù)等內(nèi)容納入軟件開發(fā)工作中，同時增加電子文件歸檔管理功能，該功能的設計要與城建檔案館已經(jīng)使用的城建檔案管理軟件搞好對接。

2　關于電子簽章

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)工程文件資料中，需要簽章的文件十分繁多。如果電子文件沿用紙質(zhì)文件的做法，那么對一個工程項目來講，所有參建單位的簽章人員累加起來會達到上百人，電子文件的簽章會變得難以操作，這主要在于電子簽章的認證問題。按照國家規(guī)定，要使電子簽章具有法律效力，必須到國家工業(yè)和信息化部批準的專門認證機構(gòu)去辦理認證手續(xù)。工程監(jiān)理和施工單位人員眾多、變動頻繁，再加上每年的定期年檢，強制要求電子簽章會給這些單位帶來很大的人力負擔和經(jīng)濟負擔。一個較為可行的解決辦法是簡化電子簽章要求，即所有工程文件不需要個人簽章，只需要單位簽章即可。凡是需要個人簽章的地方均采取計算機打字錄入方式，但是每份文件上均要有單位的電子簽章，以示對文件的真實性負責。這樣，一個工程項目只需要建設單位、設計單位、監(jiān)理單位、施工單位等幾個單位的電子簽章即可。

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對于信息資源管理的重視最先興起與國外，這也就在時間上直接領先于我國，信息化程度建設尤其以歐美最為突出，這也就決定了其在電子檔案管理領域領先于世界先進水平。歐美國家之所以能夠不斷提高其信息化管理的水平程度，很大原因在于國家對于信息資源的重視，以制定符合自身發(fā)展需求的法律法規(guī)來保障電子檔案的安全，確保電子檔案管理工作的有效運行。以美國為例，其制定的有關電子檔案管理的相關法律法規(guī)適用于政府、組織、個人的電子檔案信息，并督促政府對于公眾信息的公開，以《信息自由法》保障公民的信息自由和國家的信息安全，以《陽光政府法》（又名《聯(lián)邦公開會議法》）來確保政府信息的公開程度，切實保障公民的知情權(quán)和參與權(quán)；此外，針對于個人的電子信息檔案安全，政府還出臺了《信息安全法》來對“國家安全系統(tǒng)”進行概念界定，授權(quán)各管理部門行使國家信息安全管理職責，并嚴懲非法侵入、盜用合法信息的犯罪行為，切實保障電子檔案建設的有效推行。此外，美國還對社會電子檔案建設進行規(guī)劃引導，以撥款推行“電子政務計劃”來保護國家信息資源的安全。相比較歐美，我國的電子檔案管理相關法律法規(guī)盡管已經(jīng)逐漸步入法制化進程，但對于信息的分類和界定尚不明確，現(xiàn)目前頒布的一系列法律法規(guī)（如《計算機病毒防治管理辦法》、《互聯(lián)網(wǎng)電子公告服務管理規(guī)定》、《金融機構(gòu)信息計算機信息安全保護工作暫行規(guī)定》等）主要側(cè)重于對互聯(lián)網(wǎng)信息安全的保護，而對于大概念下的電子檔案建設管理未有具體的法律法規(guī)保障，對電子檔案的憑證依據(jù)作用沒有明確的法律規(guī)范，法律效力較弱，立法體系較不完善，并且在缺乏統(tǒng)一的立法指導之下，各級政府以行政立法程序的啟動促使了重行政立法、輕權(quán)力機關立法的現(xiàn)象產(chǎn)生，直接導致了法律效力的薄弱，無法以明確的法律思想來指導立法工作的展開。

二、理念指導：未能形成獨具特色的管理理念

電子檔案建設與管理本身是一項耗資巨大、工程復雜的大工程，要做到電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理，以二者的優(yōu)化結(jié)合的管理理念來指導管理工作，從而確保檔案信息之間的優(yōu)化互補，既能確保檔案信息的原始性和真實性，又能確保其存儲壽命和無限擴大的存儲空間，實現(xiàn)共享、加快傳播、方便管理。整合管理有利于提取電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者的精華，實現(xiàn)安全的檔案屬性轉(zhuǎn)化，推動檔案管理的現(xiàn)代化進程，推動檔案建設信息社會化、信息公開程度地不斷提高。與國外先進的管理理念相比較，我國現(xiàn)階段所采用的電子檔案管理理念已經(jīng)無法適應于快速發(fā)展的電子檔案建設管理的需求，其無法做到保障電子檔案信息內(nèi)容的真實，無法保障電子檔案信息的安全，無法保障電子檔案快速傳播、方便管理、安全利用，因此結(jié)合國外先進的管理理念，我國在管理理念的建設上亟需革新。

1.實施前端控制和全程管理這是一種提高電子檔案建設效率和管理效率的科學管理理念，要求在建設初級階段便要對電子檔案管理進行督促和全程跟蹤規(guī)劃，并鑒定檔案的價值，以歸檔標識來確保檔案信息的安全，并方便了后期對于檔案的利用，有效地防止了紙質(zhì)檔案在運輸和輸入過程中的遺失、破損、泄露等事件的發(fā)生。

2.加強檔案控制在檔案建設時就要對電子檔案進行分類規(guī)范，要明確其歸檔范圍、檔案價值、形成時間及方式等具體明細，以確保后期被管理者失誤刪除和更改等事件發(fā)生，從而保障電子檔案的信息安全，并且能夠方便管理人員的鑒別、保管和檢索尋找。

三、運行漏洞：管理模式上的弊端