導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理體系建設(shè)方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化建設(shè);重要性;保障措施;具體方法

檔案信息化是國家信息化建設(shè)的必然要求和重要內(nèi)容，信息化以信息的網(wǎng)絡(luò)傳遞和信息資源的共享為主要特征，檔案信息這一社會(huì)原生信息源必將在國家信息化建設(shè)過程中發(fā)揮重要的基礎(chǔ)性作用。因此，檔案信息化建設(shè)具有顯著的時(shí)代特征和重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1、可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案作息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、可用詳實(shí)的檔案信息支持決策和管理。決策及時(shí)正確，管理措施得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對(duì)此，檔案信息有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，可以發(fā)揮重要作用。

3、可為科學(xué)研究和知識(shí)普及提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享;可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性;可提供豐富的具有地方特色的知識(shí)，進(jìn)行愛國主義教育等。

4、可避免出現(xiàn)“時(shí)空黑洞”。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，電子政務(wù)、電子商務(wù)等將日趨普及。檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的保障措施

1、經(jīng)費(fèi)到位。檔案信息化建設(shè)投入是較大的，網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)以及光盤、磁盤等設(shè)備的配備都需要經(jīng)費(fèi)投入作保障。如何解決好這一問題，對(duì)檔案信息化建設(shè)至關(guān)重要。筆者認(rèn)為，可由國家撥一部分專項(xiàng)資金，地方政府補(bǔ)助一部分，檔案部門自己籌集一部分，這樣既不增加國家和集體的負(fù)擔(dān)，又能有效地解決問題。另外，還應(yīng)鼓勵(lì)有條件的地區(qū)和部門對(duì)口支援貧困地區(qū)和部門的檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案信息化的均衡發(fā)展。

2、制度健全。檔案部門要加強(qiáng)檔案信息化管理的規(guī)章制度體系建設(shè)，制定文檔一體化制度、歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、機(jī)房管理制度、軟件管理制度、操作管理制度、監(jiān)督管理制度及具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制等，使其具有可操作性，并形成約束機(jī)制，確保具體工作的規(guī)范有序。

3、技術(shù)支撐。檔案信息化的基礎(chǔ)是高科技含量的現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，檔案部門應(yīng)具備相應(yīng)的技術(shù)力量的支持，不僅能夠進(jìn)行正常的保養(yǎng)維護(hù)、安全保護(hù)和故障處理等日常工作，還要能適應(yīng)時(shí)展的要求隨時(shí)進(jìn)行技術(shù)的更新和升級(jí)。為克服檔案部門信息技術(shù)力量不足的實(shí)際情況，可采取與高校、科研單位合作的方式，取人之長，補(bǔ)己之短。筆者認(rèn)為，檔案部門與相關(guān)部門的合作應(yīng)由國家檔案部門統(tǒng)籌安排，共同開展相同的科技攻關(guān)項(xiàng)目，避免重復(fù)性開發(fā)和技術(shù)的互相封鎖，增強(qiáng)檔案信息化成果的高科技含量和標(biāo)準(zhǔn)化水平。

4、人才保障。檔案信息管理人員不僅應(yīng)具備過硬的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，還應(yīng)了解掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、圖像處理、網(wǎng)頁制作等方面的知識(shí)，這就需要檔案部門要為檔案信息管理人員的培訓(xùn)和進(jìn)修創(chuàng)造條件，不僅要鼓勵(lì)檔案管理人員開展自學(xué)，而且要制定規(guī)劃，把這方面的內(nèi)容納入繼續(xù)教育中，列入到上崗資格的考試中，作為一項(xiàng)常規(guī)的檔案教育培訓(xùn)內(nèi)容來抓。

三、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的一些具體方法

檔案管理現(xiàn)代化、信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化主要是采用計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備，縮微機(jī)及其相關(guān)設(shè)備，保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，主要是檔案存儲(chǔ)環(huán)境控制檔案存儲(chǔ)載體更新改造的科學(xué)化。要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，主要做好幾方面的工作。

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)。加快檔案信息化的建設(shè)，要更新各級(jí)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。檔案事業(yè)改革創(chuàng)新，關(guān)鍵在于管檔案的人，使檔案信息化有一個(gè)明確的引路人。要提高領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理水平和業(yè)務(wù)工作水平，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái)，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

2、加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。

要加快檔案信息化的建設(shè)。首先，要舍得投入財(cái)力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。當(dāng)前，各級(jí)檔案部門的財(cái)力主要來源于各級(jí)政府，這就需要做大量的工作，引進(jìn)資金加快更新改造的步伐。同時(shí)，作為上級(jí)檔案主管部門，也可以與相關(guān)部門溝通協(xié)商、共同提出解決問題的辦法，在政策上給下級(jí)部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

3、引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。

提高人員素質(zhì)，培養(yǎng)管理人才。積極更新、改善設(shè)備和管理手段是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件，但現(xiàn)代化設(shè)備要求管理人員必須有現(xiàn)代化素質(zhì)。為此，一要努力培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)人才、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與管理人才。二要積極讓檔案管理人員參加檔案專業(yè)現(xiàn)代化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三要抓好檔案專業(yè)人員的在職培訓(xùn)、進(jìn)修，提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平。四要加強(qiáng)理論研討，增進(jìn)學(xué)術(shù)交流，提高編研水平。

4、提高檔案信息的獲取能力。長期以來，檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實(shí)體的收集，并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢(shì)，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

5、提高檔案信息的鑒定、評(píng)估能力。把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項(xiàng)基本職責(zé)，也是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息量十分巨大，內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

總之，檔案工作的信息化建設(shè)應(yīng)在檔案信息資源的有序整理的基礎(chǔ)之上加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用、做好檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)、促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的制定，同時(shí)對(duì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，要正確處理經(jīng)濟(jì)瓶頸對(duì)檔案信息化建設(shè)的制約，從而使得信息化建設(shè)成為一個(gè)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)。在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行，我們必須重視和加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，不斷加快行業(yè)檔案的信息化建設(shè)。

結(jié)語

隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和逐步完善，檔案工作面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案的利用水平，成為需要檔案工作者不斷探討和研究的問題。

參考文獻(xiàn)

1、原淑霞 汪萍《淺談檔案信息化管理》[J] 中國病案 2005(10);

2、盛年紅《檔案信息化管理的必要性》[J] 機(jī)電兵船檔案 2007(5);

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摘 要 近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及運(yùn)用，社會(huì)逐漸面向信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展，如何保障信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全性、高效性以及準(zhǔn)確性是當(dāng)前各行業(yè)急需解決的問題。在大數(shù)據(jù)的發(fā)展步伐中，信息系統(tǒng)的規(guī)范化運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)日趨重要，檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的主要目的是保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的高速運(yùn)行，逐步提高企業(yè)檔案管理的信息化程度，以此更好的促進(jìn)數(shù)據(jù)歸檔的有效性。基于此，本文簡(jiǎn)要提出企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)的要點(diǎn)，并以石油企業(yè)為例，提出當(dāng)前我國石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)工作中存在的主要問題以及解決措施，得以為相關(guān)工作人員提供理論參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案管理系統(tǒng) 運(yùn)行維護(hù) 體系建設(shè)

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)在各個(gè)領(lǐng)域中的運(yùn)用更加廣泛，發(fā)展空間也隨著擴(kuò)大。現(xiàn)階段，為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的步伐，企業(yè)對(duì)其檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量提出了更高的要求，同時(shí)，企業(yè)檔案管理工作中信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)越來越突出。信息化電子檔案作為新時(shí)期企業(yè)發(fā)展中必不可少一項(xiàng)工作方式以及工具，其運(yùn)行水平直接關(guān)系到企業(yè)檔案管理工作的正常運(yùn)行，尤其是在石油企業(yè)中，強(qiáng)化其檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)具有重要的意義。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)積極分析檔案管理運(yùn)行系統(tǒng)中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。

一、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和體系建設(shè)要點(diǎn)

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行管理工作中，通過有效的手段維護(hù)以及管理一個(gè)已經(jīng)建設(shè)完畢信息系統(tǒng)，保障其長期性的順利運(yùn)行并長時(shí)間發(fā)揮其運(yùn)用效益，比新系統(tǒng)的建設(shè)更具價(jià)值。

（一）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)任務(wù)

在企業(yè)檔案管理實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)，信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行以及維護(hù)并非簡(jiǎn)單的維持系統(tǒng)的順利運(yùn)行，同時(shí)，也包含多方面的工作任務(wù)，具體如：在保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上，對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行功能的應(yīng)用加以推廣；不斷充實(shí)、修改、更新系統(tǒng)中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統(tǒng)的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)以及系統(tǒng)錯(cuò)誤；逐漸完善以及強(qiáng)化系統(tǒng)功能；實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控；創(chuàng)新相關(guān)新系統(tǒng)的建設(shè)；充分發(fā)揮檔案的利用率等。

（二）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)原則

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)遵循三個(gè)基本原則：（1）預(yù)警性原則。一般來說，企業(yè)檔案管理運(yùn)維系統(tǒng)包括多種預(yù)案，爭(zhēng)在系統(tǒng)出現(xiàn)故障性問題或者系統(tǒng)的緊急狀態(tài)，能夠及時(shí)預(yù)警并找出相關(guān)應(yīng)急措施，這對(duì)于系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)效率的提高以及運(yùn)維成本的降低具有重要意義。（2）科學(xué)性原則。企業(yè)檔案運(yùn)行維護(hù)管理系統(tǒng)的不能處于事務(wù)性處理這一局面，同時(shí)，各級(jí)運(yùn)行維護(hù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)避免問題的重復(fù)性處理，逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)工作的科學(xué)化。（3）指導(dǎo)性原則。在實(shí)際的系統(tǒng)運(yùn)維中得出，系統(tǒng)問題的發(fā)現(xiàn)以及解Q與系統(tǒng)的完善與開發(fā)、系統(tǒng)優(yōu)化機(jī)制以及相關(guān)業(yè)務(wù)流程具有緊密的聯(lián)系，因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)工作具備指導(dǎo)性原則。

（三）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)功能

運(yùn)行維護(hù)技術(shù)對(duì)于檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)功能有著至關(guān)重要的影響。一方面，系統(tǒng)平臺(tái)應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)問題的分析、處理以及問題反饋的高速運(yùn)行，保障信息系統(tǒng)的正常工作，以此逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性目標(biāo)。另一方面，系統(tǒng)平臺(tái)應(yīng)當(dāng)具備指導(dǎo)以及操作功能，企業(yè)分公司在使用管理系統(tǒng)的過程中，由于存在系統(tǒng)更新、工作人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)變動(dòng)等問題，常常由于系統(tǒng)缺乏有效的功能指導(dǎo)，應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)功能的發(fā)揮。在系統(tǒng)工作環(huán)節(jié)，通過有效的指導(dǎo)以最大限度的降低數(shù)據(jù)故障以及系統(tǒng)故障，能夠降低系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的壓力，并逐步提高系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的準(zhǔn)確性。

另外，針對(duì)企業(yè)方案管理系統(tǒng)而言，還應(yīng)當(dāng)具備系統(tǒng)優(yōu)化功能，即在系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題，并不斷積累解決問題的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而通過系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)以及系統(tǒng)功能的不斷完善，進(jìn)一步提高系統(tǒng)的運(yùn)行功能。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)當(dāng)具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統(tǒng)故障及其解決措施，這對(duì)于系統(tǒng)信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉(zhuǎn)、系統(tǒng)功能運(yùn)行指導(dǎo)等方面的信息，能夠?yàn)橄到y(tǒng)的推廣運(yùn)用奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）制度保障體系的必要性

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)過程中，管理人員應(yīng)當(dāng)建設(shè)相關(guān)制度保障體系，比如系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度、考核制度以及應(yīng)急制度等，以此不斷提高系統(tǒng)運(yùn)維系統(tǒng)的有效性以及實(shí)用性。從某種程度上來說，運(yùn)維制度的完善是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的前提，系統(tǒng)管理人員的有效維護(hù)，能夠降低系統(tǒng)運(yùn)行中的風(fēng)險(xiǎn)，有效改善系統(tǒng)工作的質(zhì)量以及系統(tǒng)服務(wù)水平。通過科學(xué)的考核以及激勵(lì)體制，合理評(píng)價(jià)信息系統(tǒng)管理人員的行為，不僅能夠激發(fā)其工作熱情，同時(shí)也能夠有效提升工作效率，促進(jìn)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的健康發(fā)展。

二、石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和體系建設(shè)現(xiàn)狀

石油企業(yè)是我國經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)提高對(duì)于其檔案管理系統(tǒng)維護(hù)管理工作的重視，建設(shè)統(tǒng)一化的信息資源管理平臺(tái)?，F(xiàn)階段，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)全面記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，是企業(yè)發(fā)展方向的一大依據(jù)，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發(fā)展目標(biāo)、揚(yáng)長避短，促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。同時(shí)，通過檔案資料的管理方便與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解其各個(gè)單位的發(fā)展情況，并以檔案作為實(shí)際出發(fā)點(diǎn)制定一系列管理方案，保障企業(yè)經(jīng)營的有效性。當(dāng)就目前而言，我國許多石油企業(yè)的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進(jìn)。

（一）真實(shí)性問題

一方面，現(xiàn)代社會(huì)處于信息化發(fā)展的新時(shí)代，檔案是石油企業(yè)中重要的信息資源，管理人員應(yīng)當(dāng)確保其真實(shí)性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關(guān)重要數(shù)據(jù)的安全，使用檔案文件時(shí)很有可能出現(xiàn)信息篡改或者數(shù)據(jù)遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業(yè)檔案信息的真實(shí)性。另一方面，在石油企業(yè)中，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中多為圖表資料，檔案資料的負(fù)責(zé)人不明確，無法保障資料的權(quán)威性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發(fā)現(xiàn)，因此，企業(yè)檔案管理的真實(shí)性問題是應(yīng)當(dāng)逐漸引起重視。

（二）保密性問題

隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經(jīng)難以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，文件檔案容易出現(xiàn)遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計(jì)算機(jī)作為網(wǎng)絡(luò)終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提高檔案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。

（三）長久性問題

隨著辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)化發(fā)展，許多單位逐步面向無人辦公狀態(tài)發(fā)展，信息化文件檔案的運(yùn)用范圍也不斷拓寬?，F(xiàn)階段，企I信息、數(shù)據(jù)均可以儲(chǔ)存在電子檔案中，工作人員只需手動(dòng)操作就可以在較短時(shí)間內(nèi)得到企業(yè)所需要的信息，企業(yè)檔案管理的信息化方式簡(jiǎn)化了辦公程序，但是一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息在較短時(shí)間內(nèi)全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業(yè)檔案管理的長久性發(fā)展。

（四）廣泛性問題

檔案管理按照原來傳統(tǒng)管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能準(zhǔn)確、快速的找到相關(guān)文檔，檔案不能被廣泛應(yīng)用。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)后，可以快速定位檔案位置，準(zhǔn)確找到原始檔案，并能讓存放的檔案內(nèi)容得到更好的運(yùn)用，充分發(fā)揮歷史檔案資源的作用。

三、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和體系建設(shè)措施

（一）庫房的智能化管理

隨著信息化技術(shù)的不斷推進(jìn)，其在企業(yè)各個(gè)領(lǐng)域的運(yùn)用更加深入，有關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)以計(jì)算機(jī)技術(shù)作為基礎(chǔ)，建設(shè)全新的、能夠與之適應(yīng)的檔案庫房管理系統(tǒng)，并充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，通過其時(shí)效性特點(diǎn)逐漸實(shí)現(xiàn)庫房的實(shí)時(shí)監(jiān)控，有效控制庫房的空調(diào)設(shè)備以及溫度，在提高工作效率的同時(shí)，逐步實(shí)現(xiàn)庫房管理的現(xiàn)代化以及智能化。

（二）建設(shè)檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)

現(xiàn)代化社會(huì)的信息數(shù)據(jù)量不斷擴(kuò)大，檔案管理部門的工作質(zhì)量已經(jīng)逐漸成為企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中不可忽視的一個(gè)成分，因此，在這一時(shí)代中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷完善其檔案管理模式，充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的價(jià)值。建設(shè)檔案管理系統(tǒng)是改善傳統(tǒng)管理方式中問題的主要手段，信息化系統(tǒng)的建設(shè)不僅能夠促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的推廣化運(yùn)用，同時(shí)也能滿足數(shù)據(jù)量劇增情況下人們的工作需求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新更加方便的管理方式，通過計(jì)算機(jī)的硬件共享，有效建設(shè)檔案管理部分與企業(yè)其他部門的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

（三）提高工作人員綜合素質(zhì)

在石油企業(yè)中，檔案管理工作人員的素質(zhì)直接影響其工作水平，因此，管理人員應(yīng)當(dāng)提高重視，定期組織企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理與體系建設(shè)的工作人員開展培訓(xùn)工作，在提高其職業(yè)技能的同時(shí)，強(qiáng)化對(duì)于工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。同時(shí)，石油企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大人員培訓(xùn)投資，邀請(qǐng)相關(guān)專家舉辦講座培訓(xùn)活動(dòng)，需要指出的是，在實(shí)際的培訓(xùn)過程中，管理人員不僅要重視理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，也應(yīng)結(jié)合實(shí)際案例進(jìn)行實(shí)際演練，以此培養(yǎng)工作人員發(fā)現(xiàn)問題，解決問題的能力，為企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高創(chuàng)造條件。

（四）積極引進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用

近年來，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度較快，信息技術(shù)逐漸被運(yùn)用在各個(gè)領(lǐng)域。尤其是在企業(yè)檔案管理國策過程中，信息技術(shù)的運(yùn)用從根本上轉(zhuǎn)變了以往的工作方式，在企業(yè)的經(jīng)營過程中發(fā)揮著積極作用。然而，就現(xiàn)階段來說，我國信息技術(shù)水平與發(fā)達(dá)國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行與體系建設(shè)并不完善，因此，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)樹立正確的意識(shí)，充分意識(shí)到技術(shù)發(fā)展的中心作用，引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)管理技術(shù)，通過有效措施提高信息化系統(tǒng)在檔案管理中的可靠性。

四、結(jié)語

石油企業(yè)的發(fā)展不僅關(guān)系到人民的正常生活，同時(shí)也影響我國國民經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行水平影響著企業(yè)的正常運(yùn)營，在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)以及體系建設(shè)水平將進(jìn)一步提高，有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

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篇3

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型；財(cái)務(wù)共享；司庫管理；企業(yè)財(cái)務(wù)管理

1企業(yè)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型的迫切性

（1）企業(yè)管理成本難以降低，信息透明度低，集團(tuán)控制力差。（2）企業(yè)管理體制不健全，官僚作風(fēng)問題突出，導(dǎo)致企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)嚴(yán)重滯后于業(yè)務(wù)發(fā)展需求。（3）有些部門以自身利益為重，損害其他部門利益的現(xiàn)象突出。（4）缺乏全面預(yù)算管理的有效執(zhí)行方法，也缺乏財(cái)務(wù)戰(zhàn)略整合和長遠(yuǎn)戰(zhàn)略，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理盲目化，只是為了應(yīng)付上級(jí)監(jiān)管部門的檢查，而不是以服務(wù)企業(yè)高層決策為出發(fā)點(diǎn)。（5）財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門的交流渠道不暢通，財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理呈現(xiàn)“兩張皮”，嚴(yán)重制約了工作效率的提高。（6）傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的低附加值管理占用了大量財(cái)務(wù)人員資源，耗費(fèi)了財(cái)務(wù)人員大量寶貴時(shí)間，影響了財(cái)務(wù)人員從事更高層次的財(cái)務(wù)管理活動(dòng)，難以發(fā)揮財(cái)務(wù)管理自身的價(jià)值。當(dāng)前，企業(yè)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型是時(shí)展的必然要求。財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的宗旨是將能為企業(yè)創(chuàng)造最大價(jià)值的管理活動(dòng)從傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)部門中獨(dú)立出來，充實(shí)到業(yè)務(wù)層面。在降低集團(tuán)管理成本、增強(qiáng)集團(tuán)控制能力的同時(shí)，明確財(cái)務(wù)管理在企業(yè)管理價(jià)值鏈中的地位，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值[1]。

2企業(yè)財(cái)務(wù)共享與司庫管理的發(fā)展方向

對(duì)企業(yè)而言，企業(yè)財(cái)務(wù)共享是創(chuàng)新發(fā)展的新機(jī)遇，有利于促進(jìn)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型。財(cái)務(wù)共享以提高效率和降低成本為出發(fā)點(diǎn)，是基于信息系統(tǒng)的集成，統(tǒng)一財(cái)務(wù)操作過程，使財(cái)務(wù)人員專注從事財(cái)務(wù)戰(zhàn)略管理。拓展財(cái)務(wù)共享方面的增值服務(wù)，是為了充分發(fā)揮共享服務(wù)的價(jià)值創(chuàng)造作用[2]。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，未來財(cái)務(wù)共享服務(wù)必將依托大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)智能化管理的突破。資金是企業(yè)的命脈。在當(dāng)今商業(yè)環(huán)境劇烈波動(dòng)的情況下，不管是高效的資金交易管理、資產(chǎn)負(fù)債及資金流動(dòng)性管理，還是財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理及司庫管理，都是維護(hù)企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要工作。其中，司庫管理是企業(yè)資金管理的核心[3]。對(duì)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型而言，司庫管理不容忽視。如果說財(cái)務(wù)共享服務(wù)是基于財(cái)務(wù)角度解決會(huì)計(jì)問題，那么司庫管理就是基于資金角度考慮如何優(yōu)化企業(yè)資金管理資源配置。

3企業(yè)財(cái)務(wù)共享與司庫管理中心的作用

財(cái)務(wù)共享服務(wù)旨在集中配置企業(yè)的各種業(yè)務(wù)資源，為同類業(yè)務(wù)的開展提供有償服務(wù)[4]。共享服務(wù)中心的服務(wù)范圍往往覆蓋與財(cái)務(wù)管理相關(guān)聯(lián)的多個(gè)職能部門，職能是將大量重復(fù)性的業(yè)務(wù)從不同的區(qū)域集中于一個(gè)共享中心，以相同的標(biāo)準(zhǔn)化流程集中處理同質(zhì)業(yè)務(wù)。該中心成立初衷是為企業(yè)創(chuàng)新管理提供實(shí)施平臺(tái)。財(cái)務(wù)共享中心的正常穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，能使企業(yè)集團(tuán)的資金管理部門對(duì)接財(cái)務(wù)共享機(jī)構(gòu)，通過司庫管理提高資金支付的有效性，進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)資金的流動(dòng)性管理；通過信息系統(tǒng)將風(fēng)險(xiǎn)管理的分散過程集中至財(cái)務(wù)共享，運(yùn)用司庫管理途徑，幫助管理人員提高企業(yè)資金管理的效率，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享與司庫管理的完美對(duì)接，集中管理企業(yè)賬戶、協(xié)調(diào)金融資源，統(tǒng)一收付企業(yè)資金，提高資金透明度，有利于財(cái)務(wù)管理職能的轉(zhuǎn)型[5]。

4企業(yè)財(cái)務(wù)共享與司庫管理的必要性

4.1企業(yè)產(chǎn)生了較多分支機(jī)構(gòu)

在發(fā)展過程中，隨著規(guī)模的擴(kuò)張，企業(yè)分公司數(shù)量劇增，需要投入資金建立財(cái)務(wù)組織，在各分支機(jī)構(gòu)增加財(cái)務(wù)人員。這種重復(fù)性的基礎(chǔ)部門設(shè)施建設(shè)，不僅浪費(fèi)嚴(yán)重，而且增加了企業(yè)管理成本。分散在各地區(qū)的財(cái)務(wù)部門，缺乏財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的協(xié)調(diào)機(jī)制，財(cái)務(wù)信息傳輸困難，在一定程度上影響了企業(yè)經(jīng)營管理效率的提高。為了降低結(jié)構(gòu)性成本，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，有必要通過企業(yè)財(cái)務(wù)共享與司庫管理統(tǒng)一管理各分散賬戶[6]。

4.2是降低企業(yè)資金管理風(fēng)險(xiǎn)的需要

企業(yè)規(guī)模擴(kuò)張后，分公司的財(cái)務(wù)組織行使獨(dú)立核算權(quán)利，自行控制風(fēng)險(xiǎn)，但其管理水平參差不齊，缺乏有效的風(fēng)險(xiǎn)控制措施，總公司難及時(shí)獲得準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息。因此，需要建立一個(gè)具有統(tǒng)一流程的規(guī)范管理服務(wù)平臺(tái)，從而加大企業(yè)的業(yè)務(wù)管理控制力。

4.3是企業(yè)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化流程管理的需要

財(cái)務(wù)共享與司庫管理都是將大量分散的操作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，降低重復(fù)性，將資金處理及會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)集中到一個(gè)統(tǒng)一流程的操作處理平臺(tái)，可以提高企業(yè)處理財(cái)務(wù)事務(wù)的效率，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化流程管理的需要。

5企業(yè)財(cái)務(wù)共享與司庫管理存在的問題

5.1管理成本不降反增

企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享與司庫管理的目的是降低用人成本，但在實(shí)踐中，大部分規(guī)模企業(yè)的總部通常設(shè)立在用人成本較高的大中城市。從有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)看，大多數(shù)企業(yè)特別是國有企業(yè)為了承擔(dān)社會(huì)責(zé)任，一般不會(huì)大規(guī)模裁員，因此人力資源的成本不僅沒有降低反而上升。財(cái)務(wù)共享與司庫管理中心信息管理模型的開發(fā)與設(shè)計(jì)需要花費(fèi)大量時(shí)間，系統(tǒng)更新備選方案的形成同樣需要投入相應(yīng)的成本，導(dǎo)致企業(yè)管理成本增加。

5.2存在一定的稅收風(fēng)險(xiǎn)

實(shí)施財(cái)務(wù)共享與司庫管理，需要將基層會(huì)計(jì)人員集中辦公，各地一線會(huì)計(jì)人員不再直接與分公司所在的當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)交流，存在難以適應(yīng)當(dāng)?shù)囟愂照咦兓娘L(fēng)險(xiǎn)，還有的可能錯(cuò)過稅收優(yōu)惠政策而增加企業(yè)成本。

5.3可能導(dǎo)致人才流失

財(cái)務(wù)共享與司庫管理中心一般隸屬企業(yè)的財(cái)務(wù)部門，組織層級(jí)較低，其標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程缺乏拓展增值業(yè)務(wù)激勵(lì)措施，員工可能誤認(rèn)為該崗位的晉升空間狹窄，個(gè)人發(fā)展方向不明確，嚴(yán)重挫傷了從業(yè)人員的工作積極性，甚至可能導(dǎo)致人才流失。

5.4易導(dǎo)致企業(yè)的共享服務(wù)不到位

許多企業(yè)會(huì)在總部設(shè)立財(cái)務(wù)共享與司庫管理中心，當(dāng)大量財(cái)務(wù)人員高度集中處理同質(zhì)業(yè)務(wù)管理平臺(tái)時(shí)，可能導(dǎo)致企業(yè)的共享服務(wù)不到位，有悖于通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)提高辦事效率的初衷。

6基于財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型的企業(yè)財(cái)務(wù)共享與司庫管理策略

6.1重視體系建設(shè)

企業(yè)實(shí)行財(cái)務(wù)共享與司庫管理是管理模式的大變革，既涉及多區(qū)域、多部門集中處理會(huì)計(jì)事務(wù)，也涉及人員裁減的利益沖突。不僅需要技術(shù)、人力和資金支持，還需要企業(yè)高級(jí)管理人員的實(shí)際行動(dòng)支持。為此，需要重視基于財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型的企業(yè)財(cái)務(wù)共享與司庫管理體系建設(shè)。各級(jí)管理人員必須對(duì)財(cái)務(wù)共享與司庫管理戰(zhàn)略目標(biāo)作出長期規(guī)劃，妥善處理體系建設(shè)過程中存在的問題[7]。

6.2加強(qiáng)信息技術(shù)支持

財(cái)務(wù)共享與司庫管理體系涵蓋企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃體系、遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷體系與企業(yè)的結(jié)算體系等。成熟有效的信息技術(shù)是支撐企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享與司庫管理的先決條件。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)收集與傳輸速度緩慢，會(huì)影響企業(yè)高層的決策。應(yīng)用信息技術(shù)，集中統(tǒng)一企業(yè)零散的財(cái)務(wù)資金，可以為企業(yè)決策層提供精準(zhǔn)有效的數(shù)據(jù)支持，顯著降低潛在的決策錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)[8]。

6.3發(fā)揮政府監(jiān)管部門的作用

雖然建設(shè)財(cái)務(wù)共享與司庫管理是時(shí)展的必然趨勢(shì)，但是，各地區(qū)企業(yè)與企業(yè)之間的發(fā)展實(shí)況千差萬別。企業(yè)應(yīng)遵守事物的發(fā)展規(guī)律，遵循企業(yè)的管理規(guī)則，根據(jù)自身的發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營規(guī)模及所屬行業(yè)環(huán)境等因素決定是否建立財(cái)務(wù)共享與司庫管理中心。政府監(jiān)管部門應(yīng)充分發(fā)揮正確引導(dǎo)作用，服務(wù)企業(yè)，積極從法律法規(guī)和政策等方面消除企業(yè)開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的障礙，大力支持有條件的企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享與司庫管理中心。

6.4建立和完善適用于共享服務(wù)模式的會(huì)計(jì)檔案管理制度

6.4.1會(huì)計(jì)檔案管理需要適應(yīng)財(cái)務(wù)共享與司庫管理各方面的變化（1）會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)是傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)。建立財(cái)務(wù)共享與司庫管理中心后，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的重點(diǎn)應(yīng)轉(zhuǎn)向共享服務(wù)的管理系統(tǒng)。（2）根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理需要，完善共享服務(wù)的圖像采集系統(tǒng)，并重視圖像數(shù)據(jù)后形成的紙質(zhì)會(huì)計(jì)文檔的完整性。（3）財(cái)務(wù)共享和司庫服務(wù)的會(huì)計(jì)檔案管理難度增加，流程更復(fù)雜，會(huì)計(jì)檔案的形成環(huán)節(jié)長，中間環(huán)節(jié)的管理責(zé)任分工不明確，從而增加了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制難度。（4）會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制的主體發(fā)生變化，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制主體需要承擔(dān)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量責(zé)任。（5）在共享模式下，會(huì)計(jì)文件的形成、存儲(chǔ)、檢索等環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生大量電子化會(huì)計(jì)文件，增加了會(huì)計(jì)文件的電子化管理難度。（6）目前，電子檔案與紙質(zhì)檔案雖有同等效力，但異地保存。在集中核算的背景下，企業(yè)集中掃描原始單據(jù)，傳輸電子版票據(jù)，而紙質(zhì)的檔案仍然留在共享服務(wù)機(jī)構(gòu)所在地，無形中增加了會(huì)計(jì)檔案的遠(yuǎn)程存放管理難度。6.4.2創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理措施（1）明確共享服務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理責(zé)任。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案形成過程的合法化管理，并建立管理責(zé)任追溯制度，保證會(huì)計(jì)檔案的形成過程是合法的，提升會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量。（2）推行電子檔案管理形式。電子檔案方便傳輸，可減輕企業(yè)的管理費(fèi)用，節(jié)約管理成本。實(shí)施共享服務(wù)模式的企業(yè)，應(yīng)完善檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，通過會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)模效應(yīng)降低成本。（3）確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容的吻合度。重視規(guī)范電子檔案的制作流程，嚴(yán)格控制電子檔案變樣的風(fēng)險(xiǎn)。非專業(yè)人員不得制作電子檔案，防止在操作中丟失數(shù)據(jù)、破壞文檔。（4）優(yōu)化共享服務(wù)模式下會(huì)計(jì)檔案的集中管理方法。建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子文件的審查機(jī)制，確保電子檔案監(jiān)管的有效性，使之與企業(yè)的紙質(zhì)檔案保持高度一致。

6.5建立量化共享服務(wù)質(zhì)量與水平的管理體系

財(cái)務(wù)共享與司庫管理中心所提供的服務(wù)都是共享服務(wù)，共享服務(wù)不只是簡(jiǎn)單的標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)械操作，而要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需求，不斷調(diào)整服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的具體內(nèi)容，提供與企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相匹配的高質(zhì)量服務(wù)。當(dāng)前，由于衡量財(cái)務(wù)共享與司庫管理中心效率的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，無法開展統(tǒng)一考核，必須重視研究建立量化共享服務(wù)質(zhì)量與水平的管理體系，促進(jìn)財(cái)務(wù)共享與司庫管理中心的健康發(fā)展。

6.6培養(yǎng)復(fù)合型人才

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，相應(yīng)的業(yè)務(wù)不斷增加，財(cái)務(wù)共享與司庫管理崗位對(duì)相關(guān)工作人員的素質(zhì)要求越來越高—其不僅要熟悉財(cái)務(wù)管理知識(shí)，還要具備縝密的邏輯分析能力及較強(qiáng)的文字表達(dá)與交流能力，同時(shí)需要具備項(xiàng)目管理能力。只有這樣的高素質(zhì)人才，才能充分整合企業(yè)內(nèi)部的有效資源，推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有效開展。因此，企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)具備知識(shí)、能力和思維的復(fù)合型人才。

7結(jié)束語

目前，成立財(cái)務(wù)共享與司庫管理中心是跨地區(qū)整合企業(yè)不同領(lǐng)域職能的重要手段，也是加快企業(yè)管理轉(zhuǎn)型與國際化接軌的重要工具。企業(yè)要規(guī)范和完善財(cái)務(wù)共享與司庫管理中心建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)管理戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型提供重要的制度保障。

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[3]史美娜.鐵路企業(yè)構(gòu)建司庫管理體系的探討[J].鐵道運(yùn)輸與經(jīng)濟(jì),2017,39(11):10-14.

[4]殷曉麗.施工企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在的問題及優(yōu)化對(duì)策研究[J].中國物流與采購,2022(6):87-88.

[5]馮淑玉.集團(tuán)公司資金集中管理優(yōu)化研究[D].鎮(zhèn)江:江蘇大學(xué),2016.

[6]丁娜.司庫管理視角下企業(yè)集團(tuán)資金集中管理體系建設(shè)研究[D].北京:首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué),2018.

[7]陶美霞.論財(cái)務(wù)共享服務(wù)體系在國企財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用[J].山東紡織經(jīng)濟(jì),2021(6):20-22.

篇4

【關(guān)鍵詞】水利工程；建設(shè)管理；思考意見

一、實(shí)施項(xiàng)目法人責(zé)任制，做好工程建設(shè)管理的基礎(chǔ)

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的引導(dǎo)下，項(xiàng)目法人責(zé)任制為工程招投標(biāo)制、建設(shè)監(jiān)理制提供了基本的制度保證，它是我國投資建設(shè)領(lǐng)域最基礎(chǔ)的制度，承擔(dān)著完善工程項(xiàng)目管理體制的根本作用。項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)著整個(gè)工程建設(shè)，確保了建設(shè)項(xiàng)目的正常實(shí)施，監(jiān)督著項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量、安全和施工制度，保證了資金管理和檔案管理工作的全面落實(shí)。

二、規(guī)范招投標(biāo)管理和合同管理程序，明確管理?xiàng)l件

國內(nèi)的水利工程建設(shè)目前已經(jīng)全面采用公開招標(biāo)的方式進(jìn)行管理，國家也頒布了《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)施工招標(biāo)文件》為工程建設(shè)的管理提供了系統(tǒng)性的依據(jù)，在合同條款中，編碼制工程量清單計(jì)價(jià)方式更加清晰明確，評(píng)標(biāo)報(bào)告和標(biāo)候選擇人從多方面綜合考慮，選擇程序更加正規(guī)。在管理的條件中，投標(biāo)單位從《文件》規(guī)定的形式、金額和時(shí)間條件上進(jìn)行遞交投標(biāo)保證金，簽訂施工合同，項(xiàng)目法人也必須按標(biāo)準(zhǔn)預(yù)支款項(xiàng)，提交履約擔(dān)保。

三、嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目開工報(bào)告審批制度和設(shè)計(jì)變更審批制度

按國家下達(dá)的通知要求，項(xiàng)目法人要在項(xiàng)目開工前與施工單位、監(jiān)理單位簽訂合同，按規(guī)定做好土地征用、移民安置、資金籌措、質(zhì)量安全監(jiān)督等工作，才能辦理項(xiàng)目開工報(bào)告的審批手續(xù)。對(duì)于需要設(shè)計(jì)變更的文件，要及時(shí)辦理設(shè)計(jì)變更審批手續(xù)，經(jīng)監(jiān)理單位簽發(fā)變更指示后才能真正實(shí)施設(shè)計(jì)施工。

四、加強(qiáng)檔案管理，使之有效服務(wù)于工程建設(shè)

《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》明確表示，項(xiàng)目法人必須建立項(xiàng)目檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，全面落實(shí)好項(xiàng)目檔案的收集、整理、移交和歸檔工作，加強(qiáng)與檔案管理部門的溝通、配合，堅(jiān)持檔案管理與工程建設(shè)同步開始、同步進(jìn)行、同步完成，發(fā)揮工程檔案的利用效果，更好地服務(wù)于工程建設(shè)。

五、加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)督工作，做好工程建設(shè)的監(jiān)理管理事項(xiàng)

確保工程質(zhì)量，組織協(xié)調(diào)參建單位建立質(zhì)量保證體系和質(zhì)量控制體系，是建設(shè)監(jiān)理的必要目的。在建設(shè)過程中，強(qiáng)調(diào)市場(chǎng)之間的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)對(duì)工程的監(jiān)督、制約、協(xié)調(diào)機(jī)能，是提高工程建設(shè)管理水平的有效手段，能夠?qū)崿F(xiàn)投資的最大效益。工程監(jiān)理對(duì)工程質(zhì)量實(shí)施的監(jiān)理工作要求對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行階段性的質(zhì)量監(jiān)督，把工程質(zhì)量建立在可靠的基礎(chǔ)上。

六、建立管理統(tǒng)籌計(jì)劃，確保建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量

水利工程質(zhì)量結(jié)合項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制度、監(jiān)理單位控制、施工單位保證、設(shè)計(jì)服務(wù)和政府監(jiān)督形成了獨(dú)特的質(zhì)量管理體系，強(qiáng)化了質(zhì)量管理意識(shí)，全面落實(shí)了質(zhì)量管理的責(zé)任和管理制度，建立起了質(zhì)量管理的統(tǒng)籌計(jì)劃，通過建設(shè)工程中的各方人員齊抓共管，確保工程質(zhì)量的優(yōu)良性。

七、完善安全生產(chǎn)管理制度，確保建設(shè)項(xiàng)目的順利實(shí)施

在水利工程建設(shè)的安全生產(chǎn)責(zé)任制度中，推行安全生產(chǎn)管理體系，強(qiáng)化各項(xiàng)安全生產(chǎn)措施。工程實(shí)際情況中制定的安全事故應(yīng)急預(yù)案能夠加強(qiáng)施工現(xiàn)場(chǎng)的安全管理工作，并完善各項(xiàng)施工安全技術(shù)措施，能夠提高安全事故應(yīng)急管理和處置能力，給水利工程建設(shè)的預(yù)案計(jì)劃提供有效的保障措施。

八、處理好建設(shè)項(xiàng)目各方人員的相互關(guān)系

在工程建設(shè)過程中，及時(shí)處理好參建各方的相互關(guān)系，能夠有序開展工程建設(shè)。建設(shè)單位可以運(yùn)用“查、促、幫”等方法來監(jiān)督控制參建單位，督促監(jiān)理單位認(rèn)真履行職能，主動(dòng)要求監(jiān)理單位召開施工圖會(huì)審、技術(shù)交底和施工方案研討等活動(dòng)，了解工程的具體情況，協(xié)調(diào)并解決管理中的具體問題。

九、實(shí)施文明工地建設(shè)工作，科學(xué)管理，文明作業(yè)

施工單位要注意保持環(huán)境優(yōu)美、衛(wèi)生整潔，做好施工區(qū)、生活區(qū)的文明建設(shè)，做到布局合理，標(biāo)識(shí)明晰，體現(xiàn)現(xiàn)代化的精神風(fēng)貌和時(shí)代精神，將文明工地建設(shè)中的工程建設(shè)管理體系和質(zhì)量安全體系建設(shè)結(jié)合起來，把工地參建人員的精神面貌和環(huán)境衛(wèi)生結(jié)合起來，真正實(shí)現(xiàn)以人為本，管理科學(xué)、文明作業(yè)的目標(biāo)要求。

十、實(shí)施并執(zhí)行工程驗(yàn)收制度

根據(jù)工程進(jìn)展情況實(shí)施工程的驗(yàn)收力度，質(zhì)量監(jiān)督單位直接核定質(zhì)量結(jié)論，在單位工程中項(xiàng)目法人有時(shí)會(huì)委托監(jiān)理單位主持、驗(yàn)收質(zhì)量結(jié)論，而階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收均由省水利廳主持，專項(xiàng)項(xiàng)目工程驗(yàn)收由相關(guān)部門主持。在整個(gè)進(jìn)展過程中明確各個(gè)驗(yàn)收單位的責(zé)任，堅(jiān)決做到工程質(zhì)量、工程內(nèi)容、配套資金、財(cái)務(wù)管理工程審計(jì)、工程款和工資的合格標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工程內(nèi)容的合理安排。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]徐勤勤，句廣東.水利工程建設(shè)與管理主要工作及成效[J].人民長江.2010，41（4）：37～40

篇5

關(guān)鍵詞 水利工程 建設(shè)管理

中圖分類號(hào)：F426.91 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

對(duì)于水利工程而言，建設(shè)是基礎(chǔ)，管理是關(guān)鍵，使用是目的?！叭纸?，七分管”，工程建設(shè)管理的好壞直接影響到水利工程的效益發(fā)揮以及工程的正常運(yùn)行。因此，加強(qiáng)水利工程管理工作，確保已建工程安全并處在最佳工作狀態(tài)，發(fā)揮、挖掘工程的潛力，更應(yīng)放在工作的首要位置。實(shí)踐表明，一個(gè)工程即使有缺陷，如果針對(duì)具體問題，采取有效措施管好、用好，并在運(yùn)用過程中不斷加以改善，仍然可以發(fā)揮很大作用；反之，一個(gè)較好的水利工程，如果管理不善，不斷損壞，也不能充分發(fā)揮其作用。本文從水利工程多年的發(fā)展和實(shí)踐情況出發(fā)，針對(duì)如何加強(qiáng)水利工程建設(shè)管理方面提出了自己的觀點(diǎn)。

1實(shí)施項(xiàng)目法人責(zé)任制，做好工程建設(shè)管理的基礎(chǔ)

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的引導(dǎo)下，項(xiàng)目法人責(zé)任制為工程招投標(biāo)制、建設(shè)監(jiān)理制提供了基本的制度保證，它是我國投資建設(shè)領(lǐng)域最基礎(chǔ)的制度，承擔(dān)著完善工程項(xiàng)目管理體制的根本作用。項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)著整個(gè)工程建設(shè)，確保了建設(shè)項(xiàng)目的正常實(shí)施，監(jiān)督著項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量、安全和施工制度，保證了資金管理和檔案管理工作的全面落實(shí)。

2 規(guī)范招投標(biāo)管理和合同管理程序，明確管理?xiàng)l件

國內(nèi)的水利工程建設(shè)目前已經(jīng)全面采用公開招標(biāo)的方式進(jìn)行管理，國家也頒布了《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)施工招標(biāo)文件》為工程建設(shè)的管理提供了系統(tǒng)性的依據(jù)，在合同條款中，編碼制工程量清單計(jì)價(jià)方式更加清晰明確，評(píng)標(biāo)報(bào)告和標(biāo)候選擇人從多方面綜合考慮，選擇程序更加正規(guī)。在管理的條件中，投標(biāo)單位從《文件》規(guī)定的形式、金額和時(shí)間條件上進(jìn)行遞交投標(biāo)保證金，簽訂施工合同，項(xiàng)目法人也必須按標(biāo)準(zhǔn)預(yù)支款項(xiàng)，提交履約擔(dān)保。

3 嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目開工報(bào)告審批制度和設(shè)計(jì)變更審批制度

按國家下達(dá)的通知要求，項(xiàng)目法人要在項(xiàng)目開工前與施工單位、監(jiān)理單位簽訂合同，按規(guī)定做好土地征用、移民安置、資金籌措、質(zhì)量安全監(jiān)督等工作，才能辦理項(xiàng)目開工報(bào)告的審批手續(xù)。對(duì)于需要設(shè)計(jì)變更的文件，要及時(shí)辦理設(shè)計(jì)變更審批手續(xù)，經(jīng)監(jiān)理單位簽發(fā)變更指示后才能真正實(shí)施設(shè)計(jì)施工。

4 加強(qiáng)檔案管理，使之有效服務(wù)于工程建設(shè)

《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》明確表示，項(xiàng)目法人必須建立項(xiàng)目檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，全面落實(shí)好項(xiàng)目檔案的收集、整理、移交和歸檔工作，加強(qiáng)與檔案管理部門的溝通、配合，堅(jiān)持檔案管理與工程建設(shè)同步開始、同步進(jìn)行、同步完成，發(fā)揮工程檔案的利用效果，更好地服務(wù)于工程建設(shè)。

5建立管理統(tǒng)籌計(jì)劃，確保建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量

水利工程質(zhì)量結(jié)合項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制度、監(jiān)理單位控制、施工單位保證、設(shè)計(jì)服務(wù)和政府監(jiān)督形成了獨(dú)特的質(zhì)量管理體系，強(qiáng)化了質(zhì)量管理意識(shí)，全面落實(shí)了質(zhì)量管理的責(zé)任和管理制度，建立起了質(zhì)量管理的統(tǒng)籌計(jì)劃，通過建設(shè)工程中的各方人員齊抓共管，確保工程質(zhì)量的優(yōu)良性。

6 完善安全生產(chǎn)管理制度，確保建設(shè)項(xiàng)目的順利實(shí)施

在水利工程建設(shè)的安全生產(chǎn)責(zé)任制度中，推行安全生產(chǎn)管理體系，強(qiáng)化各項(xiàng)安全生產(chǎn)措施。工程實(shí)際情況中制定的安全事故應(yīng)急預(yù)案能夠加強(qiáng)施工現(xiàn)場(chǎng)的安全管理工作，并完善各項(xiàng)施工安全技術(shù)措施，能夠提高安全事故應(yīng)急管理和處置能力，給水利工程建設(shè)的預(yù)案計(jì)劃提供有效的保障措施。

7 處理好建設(shè)項(xiàng)目各方人員的相互關(guān)系

在工程建設(shè)過程中，及時(shí)處理好參建各方的相互關(guān)系，能夠有序開展工程建設(shè)。建設(shè)單位可以運(yùn)用“查、促、幫”等方法來監(jiān)督控制參建單位，督促監(jiān)理單位認(rèn)真履行職能，主動(dòng)要求監(jiān)理單位召開施工圖會(huì)審、技術(shù)交底和施工方案研討等活動(dòng)，了解工程的具體情況，協(xié)調(diào)并解決管理中的具體問題。

8 實(shí)施文明工地建設(shè)工作，科學(xué)管理，文明作業(yè)

施工單位要注意保持環(huán)境優(yōu)美、衛(wèi)生整潔，做好施工區(qū)、生活區(qū)的文明建設(shè)，做到布局合理，標(biāo)識(shí)明晰，體現(xiàn)現(xiàn)代化的精神風(fēng)貌和時(shí)代精神，將文明工地建設(shè)中的工程建設(shè)管理體系和質(zhì)量安全體系建設(shè)結(jié)合起來，把工地參建人員的精神面貌和環(huán)境衛(wèi)生結(jié)合起來，真正實(shí)現(xiàn)以人為本，管理科學(xué)、文明作業(yè)的目標(biāo)要求。

9 實(shí)施并執(zhí)行工程驗(yàn)收制度

篇6

Keywords：Archives safety system； Archives conservation； Disaster management； Risk management； Information security

1 引言

2010年以?恚?從檔案安全體系建設(shè)的提出到《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》等文件的出臺(tái)說明：檔案安全體系建設(shè)已成為檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中不可或缺的一部分，得到了黨和國家的充分肯定，一個(gè)全方位、多角度、深層次的檔案安全體系建設(shè)“頂層設(shè)計(jì)”已經(jīng)形成。反思我國檔案安全體系建設(shè)快速推進(jìn)的深層次原因，離不開學(xué)界多年來對(duì)檔案安全問題的不斷研究。從最初對(duì)檔案安全保管、檔案安全保護(hù)的研究到如今從檔案安全體系的層面展開對(duì)各類檔案安全問題的系統(tǒng)研究，檔案界人士充分汲取相關(guān)學(xué)科的思想源流，并將其融入檔案安全問題的研究當(dāng)中，取得了重大進(jìn)展。時(shí)至今日，我國檔案安全領(lǐng)域已經(jīng)積累了大量的研究成果。但值得注意的是，當(dāng)前研究當(dāng)中缺乏對(duì)檔案安全體系理論的系統(tǒng)歸納和科學(xué)提煉。因此，厘清檔案安全體系研究的理論源泉，對(duì)于促進(jìn)檔案安全體系的深入研究，以及具有中國特色的檔案安全理論體系的形成意義重大。

2 檔案安全體系研究的主要理論闡釋

2.1 檔案保護(hù)與檔案管理理論。形成于20世紀(jì)60年代的檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)是研究檔案制成材料損壞規(guī)律及科學(xué)保護(hù)檔案技術(shù)方法的一門學(xué)科，它的任務(wù)是最大限度地延長檔案的壽命。檔案安全的理論最初就體現(xiàn)在檔案保護(hù)之中。幾十年的發(fā)展歷程中，檔案保護(hù)研究逐漸從各個(gè)層面展開，尤其是在信息技術(shù)的推動(dòng)下，學(xué)界不僅對(duì)檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)科賴以存在與發(fā)展的知識(shí)基礎(chǔ)和理論框架進(jìn)行了全面的總結(jié)和梳理，還將目光轉(zhuǎn)移到新材料、新技術(shù)、新設(shè)備的研究當(dāng)中。我國檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)所形成的核心思想和理論方法，是以紙質(zhì)檔案為核心構(gòu)建起來的知識(shí)體系，例如檔案修復(fù)技術(shù)方法、檔案館建筑與設(shè)備、檔案害蟲與微生物的防治等，它們?cè)谖覈鴤鹘y(tǒng)檔案保護(hù)工作以及“國家重點(diǎn)檔案搶救與保護(hù)”工作中扮演著重要的理論角色。然而，隨著數(shù)字時(shí)代的到來，檔案保護(hù)的范圍逐漸拓展到電子文件（檔案）的安全保護(hù)、備份與長期保存等領(lǐng)域，而這些領(lǐng)域同樣也是檔案安全體系建設(shè)中的核心內(nèi)容之一。檔案安全體系建設(shè)下，檔案安全保護(hù)是檔案安全體系建設(shè)的重要組成[1]?？傊跈n案安全體系理論建構(gòu)當(dāng)中，檔案保護(hù)領(lǐng)域的理論方法不可或缺。

檔案管理理論是圍繞檔案收集、整理等工作流程形成的一整套理論、原則和方法?？茖W(xué)的檔案管理對(duì)于維護(hù)檔案的完整與安全意義重大。從這個(gè)角度看，檔案安全體系理論的構(gòu)建離不開檔案管理理論的指導(dǎo)。首先，要確保電子文件的安全，除了探討電子文件信息的安全保密技術(shù)與方法外，電子文件的歸檔、電子文件的長期保存同樣是檔案安全體系建設(shè)中需要關(guān)注的重大問題。一方面，電子郵件、政府網(wǎng)站、政務(wù)新媒體等新型“文件”的出現(xiàn)，如何確定歸檔范圍，如何鑒定其價(jià)值、劃定保管期限，如何完整捕獲文件內(nèi)容及其結(jié)構(gòu)和元數(shù)據(jù)信息都是值得研究的問題。另一方面，電子文件的長期保存和維護(hù)，尤其是新型電子文件的長期保存策略方法也是需要涉足的重要問題。其次，從文件生命周期的角度來看，文件（電子文件）從形成到銷毀或永久保存的整個(gè)周期都存在安全問題，因此，對(duì)文件整個(gè)生命周期進(jìn)行安全管理，既要防止重要文件由于沒有歸檔或歸檔信息不完整造成的丟失，也要防止保管當(dāng)中的篡改、泄密，以及注意防火、防盜等，當(dāng)然，還有利用過程的原件保護(hù)、信息保密、隱私保護(hù)甚至銷毀階段的安全等。

2.2 風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)理論。德國著名的社會(huì)學(xué)家烏爾里希?貝克在1986年出版的《風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)》一書中，首次提出了“風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)”的理論命題。此后，英國學(xué)者斯科特?拉什、安東尼?吉登斯、沃特?阿赫特貝格等人對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的概念、風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)理論進(jìn)行了進(jìn)一步探討。風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)理論對(duì)風(fēng)險(xiǎn)、風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)進(jìn)行了完整描述，對(duì)如何規(guī)避和應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)作了闡釋，是開展風(fēng)險(xiǎn)管理的理論與思想源泉。風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)理論提出之后，風(fēng)險(xiǎn)的經(jīng)濟(jì)學(xué)、心理學(xué)、政治學(xué)、文化學(xué)等多維度視角也為關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)問題提供了多種理論分析路徑。此外，風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)背景下，風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)理論已經(jīng)對(duì)政府管理、企業(yè)管理、社會(huì)治理等領(lǐng)域產(chǎn)生顯著影響，基于風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)視角展開的安全問題研究層出不窮。

對(duì)于檔案界而言，對(duì)檔案安全問題的認(rèn)識(shí)通常有兩種視角：一是從檔案的存在形態(tài)、固有特性以及檔案保管的場(chǎng)所、方式、管理體制、運(yùn)行機(jī)制等方面著手，力圖從內(nèi)部發(fā)現(xiàn)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)因素；二是從檔案安全所面臨的外在環(huán)境，包括各種自然災(zāi)害以及政治、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)等方面著手，力圖從外部分析檔案安全風(fēng)險(xiǎn)因素。風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)理論為理解和思考檔案安全體系建設(shè)面臨的諸多問題提供了一個(gè)重要的理論視角，為檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的防范、規(guī)避與管理提供重要思路。

總之，探索風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)理論對(duì)檔案安全問題研究的理論價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義，對(duì)認(rèn)識(shí)現(xiàn)階段我國面臨的檔案安全問題提供理論借鑒。從風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)理論視角切入對(duì)檔案安全體系建設(shè)進(jìn)行透視和反思，剖析產(chǎn)生安全問題的深層原因，這對(duì)于檔案界樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、培育風(fēng)險(xiǎn)文化有導(dǎo)向作用。此外，有利于檔案機(jī)構(gòu)明確風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)中檔案安全的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，從宏觀和微觀的雙重視角展開，樹立“大安全觀”，建立安全防范機(jī)制、制定安全應(yīng)對(duì)策略與相應(yīng)的政策引導(dǎo)和制度保障機(jī)制。

2.3 風(fēng)險(xiǎn)管理理論。風(fēng)險(xiǎn)具有不確定性與客觀存在性，它由潛在的損失、損失的大小、潛在損失發(fā)生的不確定性三種因素構(gòu)成。為了避免事件發(fā)生的不良后果，減少事件造成的各種損失，即降低風(fēng)險(xiǎn)成本，人們引用管理科學(xué)的原理和方法來規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，于是風(fēng)險(xiǎn)管理（risk management）便應(yīng)運(yùn)而生。

風(fēng)險(xiǎn)管理是一種有目的的管理活動(dòng)，常被視為一種保險(xiǎn)，一個(gè)緩解不確定性的緩沖區(qū)，最終目標(biāo)是以最小的成本獲取最大的安全保障。因此，在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理的時(shí)候，管理主體通常致力于通過風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估等一系列流程?矸治瞿諭獠看嬖詰姆縵找蛩兀?并制定一系列方案、措施來應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，以達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)管理的目標(biāo)。目前，風(fēng)險(xiǎn)管理理論已經(jīng)在企業(yè)管理、工程項(xiàng)目管理、醫(yī)療護(hù)理管理等領(lǐng)域得到了極其深入的應(yīng)用與理論拓展，并逐步運(yùn)用到政府管理、信息管理、IT項(xiàng)目管理、自然災(zāi)害管理等領(lǐng)域中。

2000年，王健等人翻譯了戴維?比爾曼的著作《電子證據(jù)――當(dāng)代機(jī)構(gòu)文件管理戰(zhàn)略》，比爾曼認(rèn)為，在電子文件管理中應(yīng)導(dǎo)入風(fēng)險(xiǎn)概念，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。之后，電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理開始引起國內(nèi)學(xué)者的關(guān)注，其中中國人民大學(xué)的“電子政務(wù)系統(tǒng)中文件管理風(fēng)險(xiǎn)防范與對(duì)策研究”課題組進(jìn)行了系統(tǒng)研究，探索了電子文件管理風(fēng)險(xiǎn)及其產(chǎn)生原因[2][3]、電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理的必要性和可行性[4]、電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理流程與方法等[5][6]，并于2008年出版了專著《電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理》。

總的來說，在文件與檔案管理當(dāng)中引入風(fēng)險(xiǎn)管理理論是十分必要且可行的[7]，在數(shù)字時(shí)代，文件與檔案管理活動(dòng)中面臨的風(fēng)險(xiǎn)越來越多，這些風(fēng)險(xiǎn)不僅出現(xiàn)在收集階段，還出現(xiàn)在整理、利用等各個(gè)階段，尤其是檔案信息化（數(shù)字化）建設(shè)階段[8]以及檔案數(shù)字化項(xiàng)目外包當(dāng)中[9]。在文件與檔案管理中引入風(fēng)險(xiǎn)管理理論，已成為我國檔案安全管理的重要思想。

2.4 災(zāi)害管理理論。災(zāi)害是由自然原因、人為原因或兩者兼而有之的原因而形成的、發(fā)生于自然界的或突發(fā)或緩慢發(fā)生的能給人類造成各種損害的事件。災(zāi)害與防災(zāi)、減災(zāi)是人類生存與可持續(xù)發(fā)展所面臨的永恒主題。因此，災(zāi)害管理（disaster management）逐漸成為應(yīng)對(duì)災(zāi)害的重要活動(dòng)，它通過對(duì)災(zāi)害的研究、預(yù)測(cè)、減災(zāi)措施實(shí)施和災(zāi)后恢復(fù)等活動(dòng)，以預(yù)防災(zāi)害的發(fā)生或減少災(zāi)害造成的損失。現(xiàn)代災(zāi)害管理理論主要有危機(jī)管理理論、風(fēng)險(xiǎn)管理理論和GCSP 管理理論。危機(jī)管理理論側(cè)重于災(zāi)害的防治，風(fēng)險(xiǎn)管理理論更側(cè)重于災(zāi)害預(yù)防，GCSP管理理論則是綜合危機(jī)管理和風(fēng)險(xiǎn)管理理論，側(cè)重于災(zāi)害的管理方法。

我國自然災(zāi)害頻繁，檔案面臨著各種潛在的威脅。國家檔案局對(duì)自然災(zāi)害的防治非常重視，每年都要專門發(fā)文強(qiáng)調(diào)汛期檔案安全，此外還出臺(tái)了《檔案館防治災(zāi)害工作指南》，其目的就在于進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作者的災(zāi)難風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和防范意識(shí)，為各級(jí)檔案館和檔案工作者在制定災(zāi)害管理政策和戰(zhàn)略過程中提供必要指導(dǎo)，以便進(jìn)一步增強(qiáng)檔案館抵御各種災(zāi)害的能力，確保檔案的安全保管和妥善處置，把各種災(zāi)害對(duì)檔案館的影響減少到最低程度[10]。針對(duì)檔案以及檔案館所面臨的災(zāi)害威脅，災(zāi)害管理領(lǐng)域的理論方法（諸如災(zāi)害恢復(fù)、災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、災(zāi)害損失預(yù)測(cè)與評(píng)估、災(zāi)害分類與等級(jí)劃分、防災(zāi)減災(zāi)對(duì)策、災(zāi)害應(yīng)急管理、災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)管理、災(zāi)害危機(jī)管理等）對(duì)檔案安全管理有重要參考借鑒價(jià)值。因此，近些年來，有學(xué)者對(duì)檔案災(zāi)害預(yù)警機(jī)制[11]、檔案部門災(zāi)害事件應(yīng)急準(zhǔn)備能力[12]、檔案災(zāi)害管理體系[13]、檔案防災(zāi)減災(zāi)體系建設(shè)[14]、數(shù)字檔案災(zāi)害[15]等問題進(jìn)行了探索，還有學(xué)者對(duì)“檔案災(zāi)害學(xué)”進(jìn)行了深入研究[16][17]。

2.5 信息安全理論。信息安全是信息時(shí)代永恒的需求?？梢哉f信息安全是信息的影子，哪里有信息哪里就存在信息安全問題。當(dāng)前，信息科學(xué)技術(shù)空前繁榮，可危害信息安全的事件也不斷發(fā)生，敵對(duì)勢(shì)力的破壞、惡意軟件的入侵、黑客攻擊、利用計(jì)算機(jī)犯罪等，對(duì)信息安全構(gòu)成了極大威脅，信息安全的形勢(shì)是嚴(yán)峻的。信息安全已成為影響國家安全、社會(huì)穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的決定性因素之一。一般而言，信息安全主要包括設(shè)備安全、數(shù)據(jù)安全、內(nèi)容安全和行為安全4個(gè)層面的內(nèi)容，而信息安全學(xué)科就是研究信息獲取、信息存儲(chǔ)、信息傳輸和信息處理領(lǐng)域中如何保障這四個(gè)層面安全問題的一門新興學(xué)科。在信息安全理論當(dāng)中，技術(shù)被認(rèn)為是信息安全保障最重要的手段，在發(fā)展過程中出現(xiàn)了數(shù)字水印技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)、訪問控制技術(shù)、信息加密技術(shù)、可信計(jì)算技術(shù)、RFID技術(shù)等安全保護(hù)技術(shù)。

進(jìn)入21世紀(jì)以來，檔案信息安全受到了高度重視。學(xué)者們紛紛針對(duì)檔案信息安全的因素以及檔案信息安全管理存在的問題，從技術(shù)、管理以及保障體系等層面闡述應(yīng)對(duì)策略。研究中不難發(fā)現(xiàn)，檔案信息安全研究不能脫離信息安全領(lǐng)域的理論與技術(shù)方法的指導(dǎo)，信息安全領(lǐng)域的諸如網(wǎng)絡(luò)安全機(jī)制、隱私保護(hù)、設(shè)備安全、信息系統(tǒng)安全、信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息安全技術(shù)、PKI安全認(rèn)證體系、可信計(jì)算技術(shù)等理念、技術(shù)和方法對(duì)檔案信息安全研究有重要參考價(jià)值。

2.6 安全文化與管理理論。安全問題是伴隨人類的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，防御災(zāi)害、事件和保障安全是人類生存和發(fā)展的基本需求之一。安全科學(xué)的研究對(duì)象就是與“天災(zāi)”和“人禍”相關(guān)的安全問題?！疤鞛?zāi)”包括地震、臺(tái)風(fēng)、洪水、旱災(zāi)等?！叭说湣本桶☉?zhàn)爭(zhēng)、環(huán)境破壞、恐怖活動(dòng)、網(wǎng)絡(luò)黑客事件、大面積停電、交通事故、公共安全等。安全科學(xué)的基本任務(wù)是揭示安全現(xiàn)象中的安全規(guī)律，安全科學(xué)原理就是安全規(guī)律的核心內(nèi)容。這些原理當(dāng)中：安全文化原理、安全倫理原理、安全教育原理、安全法律法規(guī)原理等社會(huì)科學(xué)方面的原理對(duì)于檔案安全體系建設(shè)以及檔案安全觀的形成研究頗有參考價(jià)值。此外，從安全管理的層面來看，安全生產(chǎn)管理當(dāng)中的一些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、體制機(jī)制以及管理理念、管理策略方法等同樣可以作為檔案安全管理的參考。

篇7

1農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的安全管理現(xiàn)狀

近年來，一方面，由于強(qiáng)烈地震、泥石流等自然災(zāi)害和突發(fā)事件的發(fā)生，可能使農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案遭受損毀；另一方面，由于管理機(jī)制、管理制度的不健全，也存在安全隱患。另外，一些別有用心的人，企圖用非法手段竊取重要的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案信息也將造成隱患。這不僅使農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案信息資源出現(xiàn)缺失，而且對(duì)本單位科研工作的創(chuàng)新也將造成嚴(yán)重影響。

1.1管理機(jī)制上的疏忽

農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的規(guī)范管理不僅是檔案部門的工作，更是農(nóng)業(yè)科研單位行政管理和科研管理工作的重要組成部分。但是，有的農(nóng)業(yè)科研單位在制定中、長期規(guī)劃綱要、農(nóng)業(yè)科研工作計(jì)劃和目標(biāo)任務(wù)時(shí)，對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的安全管理工作并沒有列入其中。比如，在制定“十二五規(guī)劃”時(shí)，對(duì)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案資源建設(shè)、安全管理工作不列入其中；在年度計(jì)劃、總結(jié)中對(duì)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案工作不重視，對(duì)廣大農(nóng)業(yè)科技工作者對(duì)檔案資源的利用需求不做統(tǒng)計(jì)；對(duì)“農(nóng)業(yè)科研工作和農(nóng)業(yè)科研資料建檔工作實(shí)行‘四同步’”的政策規(guī)定不能全面貫徹落實(shí)等。鑒于管理機(jī)制上的不重視，造成農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案管理不規(guī)范，制度不健全，檔案人員責(zé)任不清、業(yè)務(wù)不精、意識(shí)不強(qiáng)等不良現(xiàn)象，將造成農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的嚴(yán)重缺失。

1.2管理制度不健全

目前，有的農(nóng)業(yè)科研單位對(duì)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案在形成、收集、鑒定、整理、移交、保管、借閱、利用、銷毀以及向綜合檔案館移交等環(huán)節(jié)中，制度建立不夠健全完善；對(duì)負(fù)責(zé)資料收集、檔案管理的不同崗位上的相關(guān)人員的責(zé)任、素質(zhì)、技能、培訓(xùn)等沒有具體明確的職責(zé)規(guī)范。另外，對(duì)于電子檔案，在其形成積累、整理歸檔、移交、保管利用等各個(gè)環(huán)節(jié)也沒有健全完善的管理制度。將會(huì)存在著電子載體遭破壞、信息被篡改、材料丟失和破損的可能性。因此，依法建立科學(xué)規(guī)范，健全完善的管理制度，確保農(nóng)業(yè)科研檔案的原始性、真實(shí)性和系統(tǒng)完整性是農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案資源建設(shè)、安全管理和有效利用的法制保障，應(yīng)當(dāng)引起各農(nóng)業(yè)科研單位的足夠重視。

1.3庫房及設(shè)施設(shè)備中存在的問題

農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的存放庫房是其安全最重要的保證。但是，由于受經(jīng)濟(jì)所限，各級(jí)農(nóng)業(yè)科研單位對(duì)檔案庫房建設(shè)的投入不足，很多檔案庫房設(shè)在本單位辦公樓區(qū)域內(nèi)，一般都建于20世紀(jì)80年代末90年代初，有的多年沒有進(jìn)行維修，雨季室內(nèi)漏雨，庫房濕度過高，水暖管道銹蝕,電路老化，存在水災(zāi)、火災(zāi)隱患；大多沒有安裝安全監(jiān)控系統(tǒng)、自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、自動(dòng)滅火系統(tǒng)等設(shè)備；有的在基本建設(shè)中，不能根據(jù)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的年擴(kuò)增量，對(duì)檔案庫房的建設(shè)面積做詳細(xì)的預(yù)算，盲目的留置一些閑置的小房間用于存放檔案，庫存面積小，導(dǎo)致現(xiàn)在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》賦予的檔案安全保障措施等業(yè)務(wù)工作無法正常開展。另外，在購置存放實(shí)體檔案的存儲(chǔ)柜、密集架時(shí)為了方便查閱，整齊美觀，不考慮在自然災(zāi)害、突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，便于搬運(yùn)，給搶救工作創(chuàng)造便利條件等因素。上述現(xiàn)象將造成農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的安全隱患。

面對(duì)復(fù)雜的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案安全隱患，盡快建立安全保障體系，最大限度地保障農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的安全管理和有效利用刻不容緩。

2農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案安全保障體系的構(gòu)建設(shè)想

一個(gè)相對(duì)完善的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案安全保障體系，一般應(yīng)當(dāng)包含安全人員保障體系、安全管理法規(guī)體系、設(shè)施設(shè)備安全保管體系以及電子檔案安全管理體系等。

2.1農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案安全保障人員體系

安全人員保障，是在國家檔案行政管理部門的法規(guī)要求和專業(yè)指導(dǎo)下，通過農(nóng)業(yè)科研單位內(nèi)部的崗位設(shè)置、人員分工、部門配合、制度約束等管理機(jī)制的建立，為農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的安全管理提供組織上的保障。具體包括決策、管理、執(zhí)行方面。決策工作由農(nóng)業(yè)科研單位相關(guān)部門組成農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案安全管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組等機(jī)制，制定安全保障體系的總體規(guī)劃、實(shí)施目標(biāo)、重點(diǎn)工作任務(wù)、檔案災(zāi)害預(yù)警機(jī)制及演練方案等。做好各階段前期工作的統(tǒng)籌安排及全過程技術(shù)實(shí)施方案等，以科學(xué)的態(tài)度，作出科學(xué)的決策。

管理工作由檔案部門負(fù)責(zé)，依法處理農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案安全管理的日常工作，協(xié)調(diào)各方面實(shí)施執(zhí)行。并提出制定、修改具體業(yè)務(wù)工作中的安全策略、操作規(guī)范、實(shí)施細(xì)則等意見，記錄和處理農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中形成的文件材料在收集、整理、立卷歸檔、保管利用等過程中出現(xiàn)的安全問題。

執(zhí)行者則是具體負(fù)責(zé)特定檔案事務(wù)的設(shè)在各個(gè)崗位上的工作人員。要選擇有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，具有良好的服務(wù)意識(shí)和安全意識(shí)的專業(yè)人員，還要為他們創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，不斷更新知識(shí)，以便更好地適應(yīng)檔案工作的要求。除檔案工作人員外，收發(fā)人員、安全保衛(wèi)人員等也是安全體系中的執(zhí)行者，要對(duì)他們進(jìn)行定期或不定期的培訓(xùn)，明確責(zé)任，增強(qiáng)意識(shí)，做到警鐘長鳴，盡量減少人為因素給農(nóng)業(yè)科研檔案帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)和隱患。

2.2農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案安全保障法規(guī)體系

威脅農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案安全的因素來自各個(gè)層面和各個(gè)環(huán)節(jié)，因此需要構(gòu)建全面的法規(guī)制度體系。即由國家的法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)和規(guī)章制度所構(gòu)成的相互聯(lián)系、相互融合的統(tǒng)一體，來保障農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的絕對(duì)安全。

2.2.1農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案安全管理的法律

涉及農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案安全管理方面的法律主要有《中華人民共和國檔案法》以及刑法、民法等基本法律及其他專門法律中涉及到檔案的內(nèi)容或條款等。認(rèn)真學(xué)習(xí)和深刻領(lǐng)會(huì)檔案法律，對(duì)于保證農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和開發(fā)利用具有重要的意義,是我們構(gòu)建農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案安全管理體系并賴以實(shí)施的依據(jù)和準(zhǔn)繩。

2.2.2農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案安全管理的行政法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、地方性檔案法規(guī)

可以遵循的行政法規(guī)主要有《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等。可遵循的國家標(biāo)準(zhǔn)有《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等；行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》等。地方性法規(guī)有《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》等。行政法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、地方性檔案法規(guī)規(guī)定了對(duì)各種檔案各主要管理環(huán)節(jié)的操作要求及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，既是建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理工作的依據(jù)，又是進(jìn)行檔案日常管理工作的操作指南，我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟練地掌握和運(yùn)用。

2.2.3農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案安全管理的規(guī)章制度

除了要執(zhí)行國家有關(guān)檔案法律法規(guī)外，還應(yīng)針對(duì)自身的特點(diǎn)和實(shí)際需要制定本單位的規(guī)章制度。包括檔案工作制度、管理規(guī)范、部門工作職責(zé)以及電子檔案管理規(guī)范等。工作制度是依據(jù)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，對(duì)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的管理體制、管理分工、保密、檔案利用原則等所做的規(guī)定，要求本單位所有部門和工作人員都要執(zhí)行。管理規(guī)范包括對(duì)歸檔范圍、分類方案、保管期限、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、整理、移交、保管、借閱利用、鑒定銷毀、業(yè)績考核等環(huán)節(jié)所做的規(guī)定。部門工作職責(zé)包括檔案室、檔案工作人員、庫房管理人員、保衛(wèi)人員等工作職責(zé)。電子檔案管理制度包括計(jì)算機(jī)使用、密碼管理、電子檔案異質(zhì)備份、業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作制度等內(nèi)部規(guī)范。建立健全農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案規(guī)章制度，是進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化管理的有效措施，也是確保其安全的有效手段。

2.2.4落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度

有了科學(xué)完善的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案安全管理的法規(guī)制度，關(guān)鍵在于落實(shí)，要加強(qiáng)對(duì)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案資源監(jiān)測(cè)，嚴(yán)格其管理和利用活動(dòng)，依法管理，按章辦事，科學(xué)有效地實(shí)現(xiàn)檔案的管理與保護(hù)。依法對(duì)破壞、危害農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的安全行為進(jìn)行查處，追究責(zé)任，維護(hù)檔案法規(guī)的嚴(yán)肅性。

2.3設(shè)施設(shè)備安全保管體系

確保庫房的安全無疑是整個(gè)系統(tǒng)安全的前提。包括庫房建設(shè)、設(shè)施設(shè)備配備、日常管理等方面。在庫房建設(shè)方面。對(duì)于計(jì)劃重新修建的庫房，嚴(yán)格按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，建設(shè)滿足未來30～70年需求的堅(jiān)固、安全的現(xiàn)代化檔案庫房[1]。對(duì)于現(xiàn)有的庫房，要進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，增強(qiáng)防患意識(shí)。同時(shí)，要開辟足夠的庫房存儲(chǔ)面積，配備監(jiān)控自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火、溫濕度控制、門禁系統(tǒng)等先進(jìn)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理的自動(dòng)化和可控性。庫房除了傳統(tǒng)意義上的日常存放實(shí)體檔案外，還必須放眼長遠(yuǎn)，考慮到兼顧存放備份磁盤、光盤等離線電子檔案，在做到“八防”要求外，應(yīng)增加針對(duì)電子檔案特性的電磁屏蔽等安全防范措施。小規(guī)模離線電子檔案存儲(chǔ)庫房，可考慮使用恒溫恒濕防磁柜用以存放電子介質(zhì)[2]

。

另外，在配備存儲(chǔ)檔案密集架和防磁柜時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮在應(yīng)急搬運(yùn)時(shí)的安全便捷因素。做好設(shè)施設(shè)備安全保管體系建設(shè)，為農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的安全保障打造第一道防線。

2.4電子檔案安全保障體系

目前，許多農(nóng)業(yè)科研單位對(duì)于電子檔案的管理，認(rèn)識(shí)不足。一方面，由于開展此項(xiàng)工作資金投入大，要配備完善的支持電子檔案運(yùn)行的設(shè)施設(shè)備；另一方面，電子檔案安全管理保障技術(shù)尚未普及，現(xiàn)有的農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員也不能保證具有與其崗位職責(zé)相適應(yīng)的技術(shù)能力和管理能力。在現(xiàn)有條件下，我們可以從以下幾方面嘗試。

2.4.1開展電子檔案的組織保障

隨著信息化和辦公無紙化的飛速發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目的研究工作、鑒定驗(yàn)收、成果轉(zhuǎn)化等系列流程都離不開電子設(shè)備，因此，從組織機(jī)制入手，進(jìn)行電子檔案的規(guī)劃建設(shè)，是立足長遠(yuǎn)的發(fā)展之路。

多渠道籌措資金，配備完善的存儲(chǔ)電子檔案的最佳磁、光載體等先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備，建立歸檔數(shù)據(jù)安全監(jiān)控系統(tǒng)，確保存儲(chǔ)的電子檔案長期安全可讀，有效利用。確立將紙質(zhì)和電子兩種版本并存和異質(zhì)異地備份策略管理的目標(biāo)，是加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案安全保障的有效舉措。

2.4.2開展電子檔案的技術(shù)策略

實(shí)施電子檔案策略，一方面，應(yīng)以現(xiàn)存農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案紙質(zhì)載體為基礎(chǔ)，選擇利用紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)，掃描紙質(zhì)檔案產(chǎn)生數(shù)字圖像，存儲(chǔ)于安全性能好的磁、光介質(zhì)上，供快速有效利用。再利用COM（計(jì)算機(jī)輸出縮微品）技術(shù)，將數(shù)字圖像輸出到縮微膠片上，制作成農(nóng)業(yè)科研檔案縮微品，進(jìn)行長期安全保存[3]。另一方面，制定紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙軌制”歸檔管理實(shí)施方案。在文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中二者共存，即兩種版本檔案同步隨農(nóng)業(yè)科研工作流程運(yùn)轉(zhuǎn)，使紙質(zhì)和電子兩種版本雙套歸檔[4]。這不但有利于開展農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案異質(zhì)異地備份策略，而且將增加農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案安全保障和有效利用力度。

2.4.3電子檔案的人才隊(duì)伍建設(shè)

電子檔案安全管理工作是一項(xiàng)科技含量很高的知識(shí)創(chuàng)新工作，需要高素質(zhì)的，具有計(jì)算機(jī)、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)方面基礎(chǔ)知識(shí)以及在數(shù)字資源開發(fā)、組織和提供利用方面有豐富經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員。為此，應(yīng)當(dāng)通過引進(jìn)和培養(yǎng)的渠道，建設(shè)高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，有效管理電子檔案。

2.4.4電子檔案安全操作中應(yīng)注意的主要問題

為確保電子檔案擴(kuò)散范圍的精準(zhǔn)控制，需要采用規(guī)范的存儲(chǔ)方法，選擇良好的載體和創(chuàng)造安全的保護(hù)環(huán)境。在接受電子檔案存儲(chǔ)時(shí)，要對(duì)文字、圖像、視頻、音頻處理技術(shù)形成的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)文件材料，轉(zhuǎn)化為通用格式，并要注明格式、文字處理工具，必要時(shí)保存文字處理工具軟件。對(duì)電子檔案的可讀性、真實(shí)性以及傳輸安全方面，應(yīng)參考國內(nèi)外先進(jìn)的研究成果加強(qiáng)管理。還要采取嚴(yán)密的防塵措施，用先進(jìn)的除塵設(shè)備，減少灰塵對(duì)電子載體的損害等。在電子檔案的開發(fā)利用中，應(yīng)該嚴(yán)密控制外泄和破壞，選擇具有安全保密功能的運(yùn)行軟件，進(jìn)行安全操作，必要時(shí)應(yīng)該與責(zé)任者簽訂安全使用協(xié)議書，確定調(diào)閱檔案人員范圍和檔案利用手續(xù)，以確保其安全。

3結(jié)論

農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案安全保障體系的構(gòu)建是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要組織保障、技術(shù)保障、人員、經(jīng)費(fèi)、存儲(chǔ)保障等多方面的協(xié)調(diào)工作。也是一項(xiàng)復(fù)雜而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，需要科學(xué)研究先行，做好前期技術(shù)儲(chǔ)備及全過程技術(shù)保障。

篇8

Abstract： The quality issue of IT operation and maintenance services has drawn increasing attention of customers and service providers. The service quality improvement can start from the research and analysis for customer needs and the status of services， through the analysis for the service quality problems and their root cause， to find the most effective way to solve the problem. Quality improvement using project-oriented approach to manage and implement， through the project plan and start meeting for formal confirmation of quality improvement objectives and their implementation and management methods， can effectively ensure the quality improvement work smoothly. IT service management system construction is the focus and fundamental to improve the quality of service， according PPMT implementation framework to define the specific content of management system， and fundamentally improve IT operation and maintenance service quality.

關(guān)鍵詞： IT服務(wù)管理；運(yùn)維服務(wù)管理；服務(wù)質(zhì)量改進(jìn)；管理體系建設(shè)；PPMT實(shí)施框架

Key words： IT service management；operation service management；service quality improvement；management system construction；PPMT implementation framework

中圖分類號(hào)：C931.2；C932.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2013）23-0168-04

0 引言

當(dāng)前，國內(nèi)已經(jīng)步入“服務(wù)經(jīng)濟(jì)”的發(fā)展階段，以現(xiàn)代服務(wù)業(yè)為主導(dǎo)的現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)體系也逐步建立起來。信息化在提升企業(yè)的運(yùn)營效率和核心競(jìng)爭(zhēng)力的同時(shí)，也使企業(yè)對(duì)信息化的需求和依賴程度不斷提高，而IT運(yùn)維服務(wù)作為現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的重要組成部分，為企業(yè)信息化提供了強(qiáng)大的支撐。因此，IT運(yùn)維服務(wù)越來越受到各級(jí)政府和各類企業(yè)的重視。在IT運(yùn)維服務(wù)業(yè)蓬勃發(fā)展的同時(shí)，IT運(yùn)維服務(wù)的質(zhì)量問題也引起了相關(guān)客戶和服務(wù)提供商的關(guān)注。

筆者有幸參加了W公司所承接的廣州市某信息中心網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與IT設(shè)備維護(hù)項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱本項(xiàng)目）的IT運(yùn)維服務(wù)質(zhì)量改進(jìn)工作。在提供本項(xiàng)目的服務(wù)過程中，W公司收到了客戶方領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)服務(wù)質(zhì)量的嚴(yán)重不滿和投訴。筆者作為公司后端的IT服務(wù)管理咨詢顧問，受命啟動(dòng)專門針對(duì)本項(xiàng)目的IT運(yùn)維服務(wù)質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱本質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目），著手改進(jìn)其服務(wù)質(zhì)量并提高客戶滿意度。本文將筆者在本質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目中的主要實(shí)施方法和過程進(jìn)行介紹和展現(xiàn)，希望能夠給同樣關(guān)注IT運(yùn)維服務(wù)質(zhì)量的同行們一點(diǎn)啟發(fā)和幫助。

1 對(duì)客戶需求與服務(wù)現(xiàn)狀的調(diào)研和分析

任何服務(wù)質(zhì)量的改進(jìn)都是源于對(duì)客戶需求的高度關(guān)注和對(duì)服務(wù)現(xiàn)狀的調(diào)研和分析[1]。筆者在介入本項(xiàng)目之初，就將重點(diǎn)工作放在對(duì)客戶需求的調(diào)查了解、以及對(duì)IT運(yùn)維服務(wù)現(xiàn)狀的調(diào)查與分析兩個(gè)方面。

通過與客戶方和前端一線服務(wù)團(tuán)隊(duì)的充分交流、以及對(duì)服務(wù)情況的現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步調(diào)閱和分析了本項(xiàng)目的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、項(xiàng)目合同書等關(guān)鍵資料，筆者了解到W公司在IT運(yùn)維服務(wù)提供過程中主要存在以下四個(gè)方面的不足，需要進(jìn)行重點(diǎn)質(zhì)量改進(jìn)，以盡快提高用戶的服務(wù)體驗(yàn)和客戶滿意度。

①?zèng)]有為客戶提供針對(duì)三年服務(wù)期的一整套目標(biāo)明確的工作計(jì)劃和時(shí)間表；沒有幫助客戶理清和優(yōu)化IT服務(wù)管理業(yè)務(wù)流程；在日常服務(wù)過程中沒有認(rèn)真落實(shí)IT資產(chǎn)管理辦法，沒有為客戶提供一套定制的IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)軟件并有效使用起來，最終導(dǎo)致客戶的IT資產(chǎn)失去應(yīng)有的管理，過去一年中IT資產(chǎn)數(shù)據(jù)基本沒有與實(shí)際情況同步變更，目前整個(gè)IT資產(chǎn)數(shù)據(jù)不全不實(shí)。②客戶需要對(duì)全區(qū)電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)提供系統(tǒng)化的診斷和保養(yǎng)，解決目前該網(wǎng)絡(luò)可靠性不高、上網(wǎng)速度慢的隱患，這項(xiàng)工作一直沒有開展；客戶強(qiáng)調(diào)提供服務(wù)的應(yīng)當(dāng)是一個(gè)有技術(shù)梯度的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)團(tuán)隊(duì)，而不僅僅是一名前端服務(wù)工程師。③提供服務(wù)的IT服務(wù)工程師技術(shù)能力不足，一個(gè)故障要反復(fù)上門幾次才能解決，服務(wù)只能依賴于個(gè)別技能較好的服務(wù)工程師。④每月例會(huì)上客戶提出的服務(wù)目標(biāo)和要求盡快改進(jìn)的重大問題基本無法實(shí)現(xiàn)，計(jì)劃和執(zhí)行情況的檢查工作沒有開展，用戶的真實(shí)需求沒有上傳到公司，造成公司的決策偏差。

上述四個(gè)方面的問題，可以通過運(yùn)維服務(wù)計(jì)劃和實(shí)施方案、資產(chǎn)普查、IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)軟件的定制開發(fā)與應(yīng)用、專業(yè)網(wǎng)絡(luò)團(tuán)隊(duì)的診斷和保養(yǎng)、知識(shí)管理和業(yè)務(wù)培訓(xùn)、團(tuán)隊(duì)管理、問題管理、會(huì)議管理等方法分別予以解決。但是，如果只是采取“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”的方法解決眼前的問題，也很難真正解決客戶在未來可能遇到的其它問題，只有充分挖掘上述四個(gè)方面問題的根源，從根本上解決導(dǎo)致這些問題的本質(zhì)原因，才能真正保證以后的服務(wù)能夠充分滿足客戶的需求。因此，筆者對(duì)造成上述問題的根本原因進(jìn)行了分析，發(fā)現(xiàn)這四個(gè)方面的問題，主要來源于兩個(gè)方面：一是W公司對(duì)客戶需求的理解偏差和溝通不暢，二是W公司沒有一整套嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化的IT運(yùn)維服務(wù)規(guī)范和管理制度。由于溝通不暢和需求理解偏差，所以客戶的重點(diǎn)需求沒有得到應(yīng)有的重視和實(shí)現(xiàn)；由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的IT運(yùn)維服務(wù)規(guī)范和管理制度，所以需求理解偏差沒能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正、計(jì)劃和檢查沒有開展、不能發(fā)揮團(tuán)隊(duì)能力。而這兩個(gè)方面的最根本原因，則是W公司沒有真正建立科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)化的IT運(yùn)維服務(wù)管理體系。因此，筆者將本質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目的工作重點(diǎn)放在IT運(yùn)維服務(wù)管理體系建設(shè)方面。

2 質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目的工作計(jì)劃與項(xiàng)目啟動(dòng)

在明確了本質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目的工作重點(diǎn)以后，在著手開始質(zhì)量改進(jìn)工作之前，首先要得到客戶和W公司雙方領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)，以保證質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目的工作能夠真正實(shí)現(xiàn)對(duì)運(yùn)維服務(wù)質(zhì)量的改進(jìn)目標(biāo)。因此，筆者在前期調(diào)研和分析基礎(chǔ)上，草擬了《運(yùn)維服務(wù)質(zhì)量改進(jìn)工作計(jì)劃書》，在征求雙方領(lǐng)導(dǎo)和運(yùn)維服務(wù)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人等主要項(xiàng)目干系人的意見并獲得通過后，召開了“運(yùn)維服務(wù)質(zhì)量改進(jìn)工作項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)”。啟動(dòng)會(huì)上有客戶方領(lǐng)導(dǎo)、W公司高層領(lǐng)導(dǎo)、運(yùn)維服務(wù)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人（包括運(yùn)維服務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理和W公司運(yùn)維服務(wù)中心項(xiàng)目總監(jiān)）、運(yùn)維服務(wù)質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（筆者）和其他項(xiàng)目干系人到會(huì)參加。通過項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的召開，將本質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目的項(xiàng)目目標(biāo)和工作范圍、項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)（如圖1所示）、主要項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和分工、項(xiàng)目工作內(nèi)容和工作方式、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃等內(nèi)容進(jìn)行了討論和確認(rèn)，從而正式將質(zhì)量改進(jìn)工作以項(xiàng)目化運(yùn)作的方式確立下來，并使本質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目的目標(biāo)和范圍得到各方面的正式確認(rèn)，從而為質(zhì)量改進(jìn)工作的順利開展創(chuàng)造了一個(gè)良好的工作環(huán)境和管理基礎(chǔ)。

根據(jù)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上確定的質(zhì)量改進(jìn)工作計(jì)劃書，本質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目的總體目標(biāo)包括完善運(yùn)維服務(wù)管理體系建設(shè)、IT資產(chǎn)與運(yùn)維管理系統(tǒng)軟件的定制開發(fā)、IT資產(chǎn)普查與資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)診斷和優(yōu)化及其整體解決方案的提供、加強(qiáng)對(duì)IT服務(wù)工程師的服務(wù)規(guī)范和服務(wù)技能的培訓(xùn)、進(jìn)一步完善運(yùn)維知識(shí)管理和知識(shí)庫、對(duì)用戶提供常用軟件使用和常見故障處理的培訓(xùn)等七個(gè)方面。在這七個(gè)方面的總體目標(biāo)中，第一個(gè)目標(biāo)“IT運(yùn)維服務(wù)管理體系的建設(shè)”是重點(diǎn)，其它六個(gè)目標(biāo)在完成相應(yīng)的工作任務(wù)后，都要將其工作內(nèi)容形成規(guī)范和制度，并集成到IT運(yùn)維服務(wù)管理體系中去，從而保證W公司在今后的IT運(yùn)維服務(wù)過程中、以及其他的IT運(yùn)維服務(wù)項(xiàng)目中，能夠始終保持改進(jìn)后的服務(wù)質(zhì)量，并使本項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)得以固化和重復(fù)使用。因此，筆者將本質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目的工作重點(diǎn)集中在“IT運(yùn)維服務(wù)管理體系建設(shè)”這個(gè)目標(biāo)上，其他目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)則根據(jù)任務(wù)類型由其他項(xiàng)目干系人分工負(fù)責(zé)。例如，“IT資產(chǎn)與運(yùn)維管理系統(tǒng)軟件的定制開發(fā)”由W公司軟件研發(fā)中心負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)完成；“IT資產(chǎn)普查與資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)”和“對(duì)用戶提供常用軟件使用和常見故障處理的培訓(xùn)”由運(yùn)維服務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)完成；“網(wǎng)絡(luò)診斷和優(yōu)化及其整體解決方案的提供”由W公司運(yùn)維服務(wù)中心二線專家團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)、“加強(qiáng)對(duì)IT服務(wù)工程師的服務(wù)規(guī)范和服務(wù)技能的培訓(xùn)”和“進(jìn)一步完善運(yùn)維知識(shí)管理和知識(shí)庫”由W公司運(yùn)維服務(wù)中心后端的IT運(yùn)維服務(wù)管理咨詢團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)。這樣分工負(fù)責(zé)后，質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目的七個(gè)目標(biāo)就得以落地執(zhí)行。

3 IT運(yùn)維服務(wù)管理的實(shí)施框架與體系建設(shè)

在IT運(yùn)維服務(wù)管理體系建設(shè)工作中，首先需要確定一個(gè)科學(xué)的IT運(yùn)維服務(wù)管理實(shí)施框架。目前實(shí)施IT運(yùn)維服務(wù)管理的較成熟和普遍的方法是ITIL最佳實(shí)踐[2]和ISO 20000國際標(biāo)準(zhǔn)。綜合企業(yè)再造理論[3]、多層BPR實(shí)施體系結(jié)構(gòu)[4]和技術(shù)管理咨詢的PPT模型，IT運(yùn)維服務(wù)管理的規(guī)劃與實(shí)施，需要從作業(yè)流程（Process）、組織架構(gòu)（People）、管理與評(píng)估系統(tǒng)（Management）、IT技術(shù)和工具（Technology & Tool）、企業(yè)文化和觀念（Culture）這五個(gè)方面進(jìn)行考慮[5]；一般情況下，可以從前四個(gè)方面（即PPMT實(shí)施框架）實(shí)施IT運(yùn)維服務(wù)管理，然后逐漸向第五個(gè)方面（即企業(yè)文化）滲透（如圖2所示）。因此，在本質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目的IT運(yùn)維服務(wù)管理體系建設(shè)中，筆者采用PPMT實(shí)施框架進(jìn)行服務(wù)管理體系的設(shè)計(jì)和實(shí)施。

根據(jù)PPMT實(shí)施框架及項(xiàng)目需求，本質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目的IT運(yùn)維服務(wù)管理體系建設(shè)的主要內(nèi)容包括IT運(yùn)維服務(wù)管理業(yè)務(wù)流程及其配套的數(shù)據(jù)表單和統(tǒng)計(jì)報(bào)表的設(shè)計(jì)、運(yùn)維服務(wù)管理組織結(jié)構(gòu)及其崗位職責(zé)的設(shè)計(jì)、運(yùn)維服務(wù)規(guī)范和管理制度的建立、IT資產(chǎn)管理及運(yùn)維服務(wù)管理系統(tǒng)軟件的設(shè)計(jì)與開發(fā)等四個(gè)方面，在完成上述四個(gè)方面的設(shè)計(jì)以后，再將設(shè)計(jì)結(jié)果在IT運(yùn)維服務(wù)項(xiàng)目過程中實(shí)施和應(yīng)用。在設(shè)計(jì)和實(shí)施時(shí)，均要遵守“作業(yè)流程組織架構(gòu)管理與評(píng)估系統(tǒng)技術(shù)和工具企業(yè)文化”的先后順序。

4 IT運(yùn)維服務(wù)管理體系建設(shè)的具體內(nèi)容

根據(jù)W公司與客戶的項(xiàng)目合同及其招標(biāo)文件要求和投標(biāo)文件承諾，在本質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目中的IT運(yùn)維服務(wù)管理體系建設(shè)可以從本項(xiàng)目的IT運(yùn)維服務(wù)范圍和服務(wù)方式與服務(wù)級(jí)別、運(yùn)維體系框架和各服務(wù)管理工作流程、運(yùn)維服務(wù)組織結(jié)構(gòu)及崗位職責(zé)、相關(guān)服務(wù)規(guī)范和管理制度、相關(guān)數(shù)據(jù)表單的格式設(shè)計(jì)與填寫說明、相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表的格式設(shè)計(jì)與數(shù)據(jù)來源、IT資產(chǎn)管理和運(yùn)維服務(wù)管理系統(tǒng)軟件的需求分析與設(shè)計(jì)說明等七個(gè)方面進(jìn)行展開。在這七個(gè)方面的設(shè)計(jì)過程中，要兼顧考慮吸收本質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目的另外六個(gè)目標(biāo)在工作中形成的規(guī)范和制度，將其經(jīng)驗(yàn)和成果集成到IT運(yùn)維服務(wù)管理體系中來。

4.1 IT運(yùn)維服務(wù)范圍和服務(wù)方式與服務(wù)級(jí)別一般是由招標(biāo)文件的要求和投標(biāo)文件的承諾所決定的，然后再結(jié)合IT運(yùn)維服務(wù)提供商（例如W公司）的管理水平和服務(wù)質(zhì)量現(xiàn)狀進(jìn)行設(shè)計(jì)和規(guī)定。

4.2 運(yùn)維服務(wù)體系框架主要對(duì)所有的運(yùn)維服務(wù)管理流程及其相互之間的關(guān)系進(jìn)行總體規(guī)劃和說明，并通過服務(wù)管理流程關(guān)系圖對(duì)各流程的前后銜接關(guān)系進(jìn)行描述和說明；然后通過各服務(wù)管理工作流程的詳細(xì)流程圖對(duì)各工作流程在各種情況下的處理規(guī)則進(jìn)行描述和說明。在本項(xiàng)目中的運(yùn)維服務(wù)管理流程，主要包括服務(wù)級(jí)別管理、IT資產(chǎn)管理、日常工作管理、常用服務(wù)流程、備件管理流程、桌面運(yùn)維流程、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維流程、其他工作流程等八個(gè)方面，每個(gè)方面又包括多個(gè)服務(wù)管理流程，總共包括21種管理流程。究竟應(yīng)當(dāng)包括哪些流程，應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體運(yùn)維服務(wù)項(xiàng)目的實(shí)際情況和客戶需求，結(jié)合ITIL最佳實(shí)踐和ISO 20000標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行梳理和設(shè)計(jì)。

4.3 運(yùn)維服務(wù)組織結(jié)構(gòu)一般由IT運(yùn)維服務(wù)提供商和客戶雙方參與本項(xiàng)目的人員組成，一般可以分為一線、二線、后臺(tái)支持、第三方支持等四個(gè)級(jí)別；運(yùn)維服務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理一般介于一線和二線之間，作為一線服務(wù)團(tuán)隊(duì)的管理者，同時(shí)也是二線服務(wù)團(tuán)隊(duì)的成員之一。在確定了服務(wù)組織結(jié)構(gòu)后，再根據(jù)所設(shè)計(jì)的各運(yùn)維服務(wù)管理流程的需要進(jìn)行崗位分工，再根據(jù)崗位分工確定各個(gè)崗位的職責(zé)；通常可以分為客戶方管理人員、運(yùn)維服務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理、服務(wù)臺(tái)、服務(wù)工程師、配置管理員和服務(wù)助理等崗位或角色。

4.4 相關(guān)服務(wù)規(guī)范和管理制度一般是指在IT運(yùn)維服務(wù)管理流程以外、無法或不便于通過流程方式進(jìn)行規(guī)范的管理制度和相關(guān)規(guī)定。它作為運(yùn)維服務(wù)管理流程的有效補(bǔ)充，使IT運(yùn)維服務(wù)的提供過程實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化。在本項(xiàng)目中的相關(guān)服務(wù)規(guī)范和管理制度主要包括服務(wù)臺(tái)工作規(guī)范、日常運(yùn)維服務(wù)規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維服務(wù)規(guī)范、資產(chǎn)普查工作規(guī)范等方面。其中服務(wù)臺(tái)工作規(guī)范又包括服務(wù)熱線接聽規(guī)范、故障判斷技術(shù)規(guī)范、事件類別判斷方法、事件優(yōu)先級(jí)判斷方法、服務(wù)單回訪規(guī)范等；日常運(yùn)維服務(wù)規(guī)范又包括上門維護(hù)服務(wù)規(guī)范、備件庫管理規(guī)范、運(yùn)維檔案管理規(guī)范等；網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維服務(wù)規(guī)范又包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備日常維護(hù)規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)維規(guī)范等；資產(chǎn)普查工作規(guī)范又包括普查工作組織架構(gòu)、普查人員上門服務(wù)要求、普查準(zhǔn)備工作、普查工作注意事項(xiàng)、普查數(shù)據(jù)檢查標(biāo)準(zhǔn)、普查數(shù)據(jù)錄入和統(tǒng)計(jì)規(guī)范等。具體應(yīng)當(dāng)包括哪些服務(wù)規(guī)范和管理制度，也沒有一定之規(guī)，主要根據(jù)具體項(xiàng)目的實(shí)際情況和服務(wù)管理需要而制定，制定者需要具備一定的項(xiàng)目管理、服務(wù)管理和質(zhì)量管理的基本知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。

4.5 相關(guān)數(shù)據(jù)表單的格式設(shè)計(jì)主要是根據(jù)各運(yùn)維服務(wù)管理流程的需要，在某些服務(wù)管理流程的某些環(huán)節(jié)需要工作人員填寫相應(yīng)的數(shù)據(jù)表單，則根據(jù)該環(huán)節(jié)和整個(gè)流程的需要、以及后期統(tǒng)計(jì)報(bào)表采集數(shù)據(jù)的需要進(jìn)行表單內(nèi)容和格式的設(shè)計(jì)。在本項(xiàng)目中的數(shù)據(jù)表單包括了常用數(shù)據(jù)表單、備件管理表單、桌面運(yùn)維表單、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維表單、資產(chǎn)普查表單和其他表單等六大類。其中常用數(shù)據(jù)表單包括服務(wù)單、用戶投訴處理單、收款服務(wù)單等；備件管理表單包括備件借用登記表、備件清單、備件出入庫登記表等；桌面運(yùn)維表單包括設(shè)備采購驗(yàn)收單、設(shè)備采購匯總表、設(shè)備采購明細(xì)表、資產(chǎn)報(bào)廢登記表、資產(chǎn)報(bào)廢意見書、供應(yīng)商維修設(shè)備回執(zhí)單、設(shè)備維修回執(zhí)單、設(shè)備維修報(bào)價(jià)單、設(shè)備采購報(bào)價(jià)單、升級(jí)換件登記表、用戶入網(wǎng)申請(qǐng)單等；網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維表單包括網(wǎng)絡(luò)故障報(bào)告、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)端口登記表、配線間鑰匙借用登記表、網(wǎng)絡(luò)巡檢報(bào)告表等；資產(chǎn)普查表單包括資產(chǎn)登記表、資產(chǎn)普查匯總表、資產(chǎn)普查明細(xì)表、資產(chǎn)標(biāo)簽等；其他表單包括知識(shí)庫表單、配置變更登記表、日?qǐng)?bào)檢查問題記錄表等。

4.6 相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表的格式設(shè)計(jì)主要是根據(jù)IT運(yùn)維服務(wù)管理的各種管理需要，從各服務(wù)管理流程和相關(guān)數(shù)據(jù)表單及數(shù)據(jù)庫等數(shù)據(jù)源中采集數(shù)據(jù)，從而對(duì)需要生成的相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表的格式和數(shù)據(jù)來源進(jìn)行設(shè)計(jì)，其主要目的是供運(yùn)維服務(wù)團(tuán)隊(duì)的管理者和客戶方管理人員了解運(yùn)維服務(wù)狀況，并據(jù)此進(jìn)行服務(wù)管理。在本項(xiàng)目中的統(tǒng)計(jì)報(bào)表主要包括服務(wù)單統(tǒng)計(jì)報(bào)表、故障報(bào)修統(tǒng)計(jì)報(bào)表、硬件故障統(tǒng)計(jì)報(bào)表、網(wǎng)絡(luò)故障統(tǒng)計(jì)報(bào)表、軟件故障統(tǒng)計(jì)報(bào)表、服務(wù)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表、資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、服務(wù)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)報(bào)表、運(yùn)維服務(wù)周報(bào)和月報(bào)表等九大類，在每個(gè)大類中又包括多種具體的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，共計(jì)有45種統(tǒng)計(jì)報(bào)表需要進(jìn)行格式設(shè)計(jì)和說明。

4.7 IT資產(chǎn)管理和運(yùn)維服務(wù)管理系統(tǒng)軟件是對(duì)前述的服務(wù)管理流程、服務(wù)組織結(jié)構(gòu)、服務(wù)規(guī)范和管理制度、數(shù)據(jù)表單、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等內(nèi)容的固化，通過計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)的方式將其固化到計(jì)算機(jī)程序中，從而保證這些管理規(guī)則的嚴(yán)格執(zhí)行。因此，對(duì)該系統(tǒng)軟件的需求分析與設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)在前述各個(gè)方面的設(shè)計(jì)基礎(chǔ)上進(jìn)行，同時(shí)兼顧今后可能存在的變革，并適當(dāng)考慮軟件系統(tǒng)的靈活性進(jìn)行系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)。根據(jù)本項(xiàng)目的具體需求，其IT資產(chǎn)管理和運(yùn)維服務(wù)管理系統(tǒng)軟件的功能模塊主要包括個(gè)性化視圖、事件管理、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維管理、資產(chǎn)管理、運(yùn)維檔案管理、廠商資料管理、知識(shí)庫、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表、用戶意見反饋、系統(tǒng)管理等。

5 項(xiàng)目實(shí)施結(jié)果與結(jié)論

筆者根據(jù)本文前述的實(shí)施方法和過程，對(duì)本項(xiàng)目的運(yùn)維服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行化化和改進(jìn)。由于本項(xiàng)目的服務(wù)質(zhì)量對(duì)客戶和W公司雙方都有較大影響，所以本質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目得到了雙方各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力支持，從而較順利地完成了質(zhì)量改進(jìn)工作任務(wù)，取得了預(yù)期的質(zhì)量改進(jìn)效果。

本質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目的成功實(shí)施，驗(yàn)證了筆者在實(shí)施過程中所應(yīng)用的項(xiàng)目化管理和實(shí)施方法、PPMT運(yùn)維服務(wù)管理實(shí)施框架、IT運(yùn)維服務(wù)管理體系建設(shè)的主要內(nèi)容等，在IT運(yùn)維服務(wù)管理及其質(zhì)量改進(jìn)中是行之有效的。IT服務(wù)管理體系的建立，使服務(wù)提供商“建立起一套持續(xù)改進(jìn)的機(jī)制，使自己能不斷地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題”[1]，從而從根本上解決了服務(wù)質(zhì)量問題。這對(duì)關(guān)注IT運(yùn)維服務(wù)管理及其服務(wù)質(zhì)量的其他同行們，無論是客戶還是服務(wù)提供商，均具有一定的參考價(jià)值和借鑒意義。

參考文獻(xiàn)：

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篇9

[關(guān)鍵詞]：中職學(xué)?！№攳弻?shí)習(xí)　管理體系

頂崗實(shí)習(xí)作為實(shí)踐教學(xué)的一種重要形式，必須按照頂崗實(shí)習(xí)的實(shí)際情況，在教學(xué)管理的組織系統(tǒng)、信息反饋系統(tǒng)、評(píng)價(jià)和考核系統(tǒng)等方面切入，制定一套科學(xué)、合理、可操作的管理體系，以保證頂崗實(shí)習(xí)教學(xué)質(zhì)量的不斷提高。

一、建立健全頂崗實(shí)習(xí)管理制度完善制度、規(guī)范管理是保證頂崗實(shí)習(xí)教學(xué)質(zhì)量的必要條件，從管理多個(gè)頂崗實(shí)習(xí)班所反映情況來看，頂崗實(shí)習(xí)集中管理的效果要優(yōu)于分散實(shí)習(xí)，但同時(shí)較學(xué)校內(nèi)管理又存在一定的困難。在學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)期間，要強(qiáng)化過程管理，真正做到“學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)到哪里，學(xué)校管理就延伸到哪里”。就必須建立健全一整套的頂崗實(shí)習(xí)管理制度并落實(shí)到位。

(1)建立頂崗實(shí)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)小組建立頂崗實(shí)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)小組，吸收相關(guān)企業(yè)、行業(yè)協(xié)會(huì)、各領(lǐng)域的能工巧匠、專家學(xué)者，發(fā)揮他們的作用，來幫助學(xué)校共同研究頂崗實(shí)習(xí)的方案，制訂頂崗實(shí)習(xí)的基本管理制度，并通過領(lǐng)導(dǎo)小組成員的介入尋找一些校企合作的機(jī)會(huì)。

(2)建立向?qū)W生家長通報(bào)制度在學(xué)校組織學(xué)生到實(shí)習(xí)單位進(jìn)行頂崗實(shí)習(xí)前，應(yīng)向?qū)W生家長進(jìn)行相關(guān)信息的通報(bào)，寄發(fā)“告學(xué)生家長書”，說明頂崗實(shí)習(xí)企業(yè)的基本情況和學(xué)校的組織管理隋況，要求得到學(xué)生家長的簽字確認(rèn)。以保證學(xué)生家長能及時(shí)了解子女在學(xué)校和企業(yè)的學(xué)習(xí)情況，配合校企雙方做好頂崗實(shí)習(xí)的工作。

(3)建立學(xué)校指導(dǎo)老師駐廠管理制度頂崗實(shí)習(xí)期間，學(xué)生遠(yuǎn)離學(xué)校，在企業(yè)會(huì)遇到多種具體的問題，這需要學(xué)校安排指導(dǎo)老師入駐企業(yè)，代表學(xué)校配合企業(yè)從學(xué)生的思想、生活、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)、安全等方面進(jìn)行第一時(shí)間的指導(dǎo)和管理。

(4)建立學(xué)分認(rèn)定制度對(duì)于參加頂崗實(shí)習(xí)的學(xué)生，可以根據(jù)校企雙方聯(lián)合制定的頂崗實(shí)習(xí)方案，結(jié)合企業(yè)培訓(xùn)內(nèi)容、崗位操作要求和學(xué)校開設(shè)的輔助課程，分模塊頂替原教學(xué)計(jì)劃的課程學(xué)分，報(bào)學(xué)校教學(xué)主管部門同意后執(zhí)行。頂崗實(shí)習(xí)學(xué)生只要完成新教學(xué)計(jì)劃中各任務(wù)模塊的考核要求就可以獲得相應(yīng)的學(xué)分，以保證正常畢業(yè)。

(5)建立安全管理制度頂崗實(shí)習(xí)學(xué)生到企業(yè)后具有雙重的身份，既是學(xué)校的學(xué)生，又是企業(yè)的“準(zhǔn)員工”，這就要求學(xué)生必須遵守學(xué)校和企業(yè)的相關(guān)管理制度。然而，在企業(yè)頂崗實(shí)習(xí)的學(xué)生，除工作時(shí)間外，“準(zhǔn)員工”的自由空間比較大，因此安全管理顯得尤為重要。為此，應(yīng)建立如《頂崗實(shí)習(xí)學(xué)生請(qǐng)假管理制度》、《頂崗實(shí)習(xí)學(xué)生出差管理制度》、《頂崗實(shí)習(xí)學(xué)生宿舍管理制度》、《頂崗實(shí)習(xí)學(xué)生意外傷害保險(xiǎn)購買指導(dǎo)意見》、《偶發(fā)事件處理機(jī)制》等制度，保障學(xué)生在頂崗實(shí)習(xí)期間的安全。

除制定以上管理制度外，還應(yīng)建立包括《學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)管理細(xì)則》、《頂崗實(shí)習(xí)駐廠指導(dǎo)教師職責(zé)》、《頂崗實(shí)習(xí)學(xué)生定期會(huì)議制度》、《頂崗實(shí)習(xí)學(xué)生黨團(tuán)員發(fā)展指導(dǎo)意見》、《頂崗實(shí)習(xí)考核制度》、《頂崗實(shí)習(xí)檔案管理制度》、《頂崗實(shí)習(xí)學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定辦法》等制度。

二、建立學(xué)校、實(shí)習(xí)單位、學(xué)生和家長聯(lián)動(dòng)的契約化管理體系

頂崗實(shí)習(xí)不僅要學(xué)校、實(shí)習(xí)單位和學(xué)生三方共同參與完成，而且也要得到學(xué)生家長的積極支持，只有以上四方聯(lián)成一體，通過協(xié)議較好的協(xié)調(diào)和保證學(xué)校、企業(yè)、學(xué)生和家長各自的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)管理，頂崗實(shí)習(xí)才能安全、有效的完成。學(xué)校在四方中處于主導(dǎo)地位，是學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)活動(dòng)的組織者和管理者，是為學(xué)生爭(zhēng)取合法權(quán)益的主體，在整個(gè)運(yùn)作過程中起著重要的作用。實(shí)習(xí)單位是四方中最關(guān)鍵的一方，它是學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)期間的直接管理者，是落實(shí)校企雙方共同制訂的實(shí)習(xí)計(jì)劃，確定學(xué)生實(shí)習(xí)崗位、實(shí)習(xí)內(nèi)容、考核要求的第一環(huán)節(jié)。頂崗實(shí)習(xí)的學(xué)生具有雙重身份，既是一名學(xué)生，又是實(shí)習(xí)單位的一名“準(zhǔn)員32'’，要服從實(shí)習(xí)單位和學(xué)校的安排和管理，尊重實(shí)習(xí)單位的領(lǐng)導(dǎo)、實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師和其他員32,還要負(fù)責(zé)自身的安全等。學(xué)生家長是頂崗實(shí)習(xí)工作強(qiáng)力后盾，只有得到家長的理解和大力支持，學(xué)校的頂崗實(shí)習(xí)實(shí)踐教學(xué)才能在學(xué)生中進(jìn)一步得到推廣，學(xué)生家長還是監(jiān)督者，她能很及時(shí)有效的向?qū)W校反映學(xué)生在頂崗實(shí)習(xí)中的一些問題，是頂崗實(shí)習(xí)能否順利進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)。

通過協(xié)議的簽訂，學(xué)校、實(shí)習(xí)單位、學(xué)生和學(xué)生家長四個(gè)主體是相互聯(lián)系的，他們都有自身所需要完成的工作使命，脫離了誰都可能對(duì)學(xué)生的頂崗實(shí)習(xí)產(chǎn)生直接的負(fù)面影響，只有將這四個(gè)主體形成一個(gè)聯(lián)動(dòng)的整體，才能使合作更有生命力。

篇10

【關(guān)鍵詞】國內(nèi)高等院校；檔案管理工作；信息化建設(shè)

高校內(nèi)部的檔案管理工作是助力高校全面發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，對(duì)高校的未來有極其重要的意義。但隨著我國發(fā)展趨勢(shì)的不斷變化，陳舊的檔案管理方式已經(jīng)完全無法滿足當(dāng)前的高校發(fā)展需求，因此如何對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，已經(jīng)成為了對(duì)每所高校都至關(guān)重要的課題。下文將主要就當(dāng)前國內(nèi)高等院校內(nèi)部檔案管理環(huán)節(jié)的信息化改革進(jìn)行討論，探討當(dāng)前高校檔案管理中所存在的問題，并提出具備實(shí)效性的改革措施，以作參考。

一、當(dāng)前國內(nèi)高等院校檔案管理信息化的現(xiàn)狀

高校對(duì)內(nèi)部各項(xiàng)檔案的管理工作是至關(guān)重要的，在我國進(jìn)入信息時(shí)代后，對(duì)于檔案管理工作的信息化建設(shè)更是能夠有效提升工作效率的重要手段，發(fā)展速度不斷加快，各大高校如果不對(duì)信息技術(shù)的利用加強(qiáng)重視，會(huì)導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理工作無法跟隨教育領(lǐng)域發(fā)展的步伐，發(fā)揮應(yīng)有的作用，因此當(dāng)前對(duì)國內(nèi)高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題進(jìn)行探討，促進(jìn)改革進(jìn)程的推進(jìn)，是至關(guān)重要的工作，經(jīng)過思考與總結(jié)，當(dāng)前存在的問題主要包含以下幾點(diǎn)：

（一）內(nèi)部檔案信息的信息化進(jìn)程相對(duì)緩慢。校內(nèi)紙質(zhì)檔案的信息化是檔案信息化建設(shè)的首要步驟，也是至關(guān)重要的一步，會(huì)為內(nèi)部檔案資源的管理帶來很大便利，而且對(duì)于內(nèi)部檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)也不具備很大的技術(shù)難度，但由于資料數(shù)量龐大，所以在建立電子檔案的過程中全檔案數(shù)據(jù)庫的錄入需要花費(fèi)很多的時(shí)間與財(cái)力，會(huì)使高校產(chǎn)生一定的壓力，想要解決這一問題，加速檔案庫信息化建設(shè)的進(jìn)程推進(jìn)，就需要先制定出具備嚴(yán)謹(jǐn)性與指導(dǎo)性的相關(guān)工作準(zhǔn)則，并確保這一準(zhǔn)則在信息化建設(shè)過程中的嚴(yán)格執(zhí)行，才能提升工作效率，才能確保在最短時(shí)間內(nèi)完成對(duì)檔案庫的數(shù)據(jù)化建設(shè)。如果不提起重視，則會(huì)使信息化建設(shè)過程更加緩慢，這是十分重要的問題。

（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)工作缺乏明確的管理規(guī)章。就目前情況來看，雖然部分高校出臺(tái)了部分針對(duì)內(nèi)部檔案信息化建設(shè)工作的管理準(zhǔn)則，但對(duì)滿足檔案管理信息化工作的需求卻略顯不足。想要真正達(dá)成對(duì)高校檔案管理體系的信息化建設(shè)，就必須先制定出更全面、更具實(shí)效性的管理規(guī)章。例如內(nèi)部檔案相關(guān)管理站點(diǎn)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)庫與地方檔案館數(shù)據(jù)庫互聯(lián)通道的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)紙質(zhì)檔案的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)以及對(duì)相關(guān)管理技術(shù)的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)等等。

（三）信息技術(shù)人才及檔案管理人才相對(duì)匱乏。在我國許多高校都長期忽略內(nèi)部檔案管理及信息技術(shù)相關(guān)人才隊(duì)伍的建設(shè)，使得檔案管理相關(guān)的人才隊(duì)伍長期處于嚴(yán)重匱乏的狀態(tài)，想要找到既了解信息技術(shù)，又深諳檔案知識(shí)的雙面人才更是難上加難。加之對(duì)人才選擇專業(yè)性的忽略，用人思想被功利化風(fēng)氣影響，導(dǎo)致絕大多數(shù)檔案相關(guān)工作人員都是非檔案專業(yè)，缺乏對(duì)檔案技術(shù)與信息技術(shù)知識(shí)的了解，這是十分嚴(yán)重的問題。

二、檔案管理信息化建設(shè)方案

想要確保信息化建設(shè)工作穩(wěn)步進(jìn)行，在了解問題的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)針對(duì)問題提出相應(yīng)對(duì)策，才能保證工作目標(biāo)的達(dá)成，針對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作概況提出工作重點(diǎn)，主要包含以下幾點(diǎn)：

（一）相關(guān)工作規(guī)章的建設(shè)，確保信息建設(shè)工作的規(guī)范性。想要真正確保檔案建設(shè)環(huán)節(jié)的信息化推進(jìn)，對(duì)于工作規(guī)章的制定及完善是十分重要的環(huán)節(jié)，要啟用更加嚴(yán)謹(jǐn)且具有實(shí)效性的管理政策，才能推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，只有先制定出完整的一套管理規(guī)章，并在信息化建設(shè)過程中嚴(yán)格落實(shí)，才能促進(jìn)檔案管理信息化工作的穩(wěn)步進(jìn)行。此外，要確保規(guī)章更具規(guī)范性，需要注重以下幾點(diǎn)：其一是要遵從全校統(tǒng)一制定的目錄標(biāo)準(zhǔn)。校內(nèi)檔案信息是內(nèi)容廣泛且復(fù)雜的信息源頭，要確保信息化檔案建設(shè)的有效性，就應(yīng)當(dāng)遵循校內(nèi)制定的目錄標(biāo)準(zhǔn)去錄入檔案資料，確保信息系統(tǒng)的完善性及穩(wěn)定運(yùn)作，才能發(fā)揮出為學(xué)生學(xué)習(xí)及管理者管理工作提供便利的作用。其二是對(duì)一系列規(guī)范化案管理規(guī)章的建立。要對(duì)檔案的各項(xiàng)信息資源進(jìn)行整合，對(duì)信息管理活動(dòng)的程序體系、技術(shù)方法體系及具體應(yīng)用目標(biāo)進(jìn)行規(guī)劃，譬如信息化檔案的使用規(guī)章、檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行規(guī)章以及核心檔案查詢的應(yīng)用權(quán)限等。除此之外，在信息化建設(shè)的實(shí)施過程中，各所高校要注重對(duì)自身內(nèi)部資源及其他可收集的重要資源進(jìn)行整合，進(jìn)一步對(duì)檔案管理方式進(jìn)行規(guī)范，進(jìn)而為一所涵蓋各大高校檔案資源的全面性檔案信息庫的建設(shè)奠定技術(shù)基礎(chǔ)。

（二）數(shù)字化信息庫的建設(shè)要點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展導(dǎo)致信息交流需求不斷增加，也決定著教育領(lǐng)域內(nèi)各大高校的檔案信息必然會(huì)逐漸開始顯現(xiàn)出交互性特征，不可能只局限在固定的范圍內(nèi)。因此高校檔案管理工作的信息化進(jìn)程推進(jìn)也自然需要有更廣闊的范圍，不可能只局限在校內(nèi)，信息化的檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)注重各大高校內(nèi)部檔案與其他院校檔案的交互，特別是在完成信息化的建設(shè)之后，每個(gè)院校都能夠開發(fā)出獨(dú)居自身特色并且能夠充分滿足自身信息需求的檔案資源，供給校內(nèi)學(xué)生及其他高校師生進(jìn)行查找瀏覽。校內(nèi)需要建立起能對(duì)各大院校資源進(jìn)行整合、收集、錄入與分類的內(nèi)部信息化建設(shè)機(jī)構(gòu)，對(duì)多所院校的檔案資源進(jìn)行收集，才能最終達(dá)成資源共享的目標(biāo)，開發(fā)數(shù)字化檔案，利用自身的信息技術(shù)基礎(chǔ)對(duì)檔案資料進(jìn)行更有效的整合，并將檔案錄入系統(tǒng)，進(jìn)行細(xì)化分類，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化體系建設(shè)，供各大院校的師生去使用，才能提升檔案管理工作的水平。

（三）強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，提升員工專業(yè)性。在檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)施過程中，檔案資源與資源用戶之間的交互，是由相關(guān)技術(shù)工作人員來操作的，相關(guān)工作人員在當(dāng)前檔案管理工作中起到的作用是無法忽略的，因此，在檔案管理工作信息化建設(shè)過程中，同時(shí)具有信息化專業(yè)技能與檔案管理知識(shí)的人才是至關(guān)重要的。我國步入了信息時(shí)代，高校的檔案管理工作享受著信息化趨勢(shì)帶來的便利，但同時(shí)也要承受跟從信息化趨勢(shì)的工作壓力，所以相關(guān)人員需要不斷根據(jù)發(fā)展需求提升自身專業(yè)性，培養(yǎng)對(duì)于檔案信息的整合與管理能力。而所謂專業(yè)性的提升，主要指代對(duì)提高管理人員檔案相關(guān)知識(shí)的培養(yǎng)、信息知識(shí)能力的提升等涉及多個(gè)方面的強(qiáng)化過程，這一過程需要管理人員學(xué)習(xí)當(dāng)前最新的信息技術(shù)，提升對(duì)信息的敏感度，并遵從相應(yīng)的信息應(yīng)用與共享準(zhǔn)則才能達(dá)成，從基礎(chǔ)能力的層次來看，高校需要引進(jìn)更多已具備一定信息素養(yǎng)素質(zhì)及檔案知識(shí)的信息管理人才，確保人才隊(duì)伍的統(tǒng)一性，強(qiáng)化隊(duì)伍質(zhì)量，這樣會(huì)使人才隊(duì)伍建設(shè)更有效率。此外，還應(yīng)當(dāng)注重對(duì)入職人才的強(qiáng)化培訓(xùn)，注重提升內(nèi)部人員的知識(shí)素養(yǎng)以及檔案管理能力，確保人才具備一定的專業(yè)性，再任命其開始投入信息化建設(shè)工作，這樣才能規(guī)避在后續(xù)工作過程中可能面臨的各項(xiàng)問題，才能確保信息化檔案管理系統(tǒng)更加完善，功能更全面，發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，進(jìn)而為建立起更有效的檔案信息數(shù)據(jù)庫奠定技術(shù)基礎(chǔ)，保證系統(tǒng)的有效性。

三、結(jié)Z

國內(nèi)高校內(nèi)部的檔案管理信息化建設(shè)工作，當(dāng)前依然面臨著諸多挑戰(zhàn)，需要不斷進(jìn)行思考，但創(chuàng)新思想的力量是十分巨大的，只要能意識(shí)到當(dāng)前教育發(fā)展的需求，隨時(shí)學(xué)習(xí)新的理念與技術(shù)，便自然能夠確保高校檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步實(shí)施，保證高校檔案管理工作得到長足進(jìn)展。

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