導語：如何才能寫好一篇企業(yè)文書與檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代化，企業(yè)，文書檔案管理，對策

1現(xiàn)代企業(yè)文書檔案管理趨勢與優(yōu)勢

1.1自動化與現(xiàn)代化是發(fā)展必然趨勢。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)在管理工作中也要實現(xiàn)自動化與現(xiàn)代化管理，企業(yè)展示自身管理的有效途徑之一是規(guī)范文書檔案管理工作，這也是企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要步驟。我國經(jīng)濟發(fā)展推動了計算機技術(shù)的發(fā)展，計算機使用范圍逐漸在加大，覆蓋面越來越廣泛，計算機為文書檔案管理工作減輕了人員手工操作的復雜過程，同時也提高了文書檔案管理的質(zhì)量，檔案辦公自動化提高了文書檔案的整理、編輯工作水平，現(xiàn)代化的管理模式有效提高文書檔案的存儲量。

1.2現(xiàn)代化管理優(yōu)勢。普查文書檔案，企業(yè)文書檔案信息資源是非常豐富的，這也意味著文書檔案管理工作量的強度，現(xiàn)代企業(yè)的文書檔案管理應該在傳統(tǒng)的管理模式中脫穎而出，從繁雜的工作環(huán)境中解脫出來，這也是企業(yè)節(jié)約人力管理成本的有效方式之一，信息化、現(xiàn)代化的管理水平能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案信息的完整普查，發(fā)現(xiàn)與挖掘文書檔案信息的利用價值，為利用者提供更方便的檢索條件。信息化管理的首要工作就是規(guī)范化、標準化，現(xiàn)代企業(yè)的檔案卷宗由多年的封閉式管理而導致的雜亂無章的狀態(tài)，是需要做全面的清查工作的，其中因為保管期限劃分不清楚、文書檔案重復、無檢索價值的檔案占有很大一部分，所以要將這些問題檔案卷宗做一次徹查清理，為保證以后工作中計算機操作重復識別、效率低的現(xiàn)象發(fā)生。

整合檔案卷宗，信息化管理順利進行取決于檔案卷宗的整理分類規(guī)范程度，將卷宗中內(nèi)容繁雜的信息重新摘要整合，整理之后的卷宗是要符合與原信息中存在必然聯(lián)系的文件組合原則的，要將檢索要素標注在明顯位置，這樣能夠確保在人們在檢索、統(tǒng)計工作效率高，信息傳輸工作速度快，排除人工作業(yè)中的失誤，數(shù)據(jù)準確率高，節(jié)約檔案管理工作成本（工作中不涉及到紙張費用、傳輸信息費用、不需要大量統(tǒng)計時間），工作強度小、方便快捷（不需要手寫統(tǒng)計填寫，通過鼠標操作），保證查找內(nèi)容的完整性。與時俱進，現(xiàn)代化企業(yè)文書檔案管理應該利用計算機技術(shù)的便捷性與整合性來實現(xiàn)企業(yè)文書檔案的科學管理，使企業(yè)檔案信息的利用率得以提升。

2計算機在現(xiàn)代化企業(yè)文書檔案管理工作中的應用

檔案管理的工作人員在陳舊的工作方式下，長時間從事繁雜的工作難免發(fā)生失誤，這樣是很難提高檔案管理工作質(zhì)量與效率的。計算機管理在文書檔案中的應用是循序漸進，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作最終的目標是將所涵蓋的檔案為管理中心所用，計算機的使用在這一工作過程中實現(xiàn)了檔案利用率的提高，同時能夠?qū)⒐芾砣藛T從傳統(tǒng)的工作環(huán)境與工作模式中解脫出來，為企業(yè)文書檔案管理創(chuàng)造現(xiàn)代化的工作環(huán)境與氛圍。這是計算機在現(xiàn)代企業(yè)的應用最終價值。

在實際的操作過程中，計算機管理可以實現(xiàn)文書檔案按照重要程度、檢索價值、利用率高低、開放程度的特點分門別類的整合，將開放核心信息檔案、利用率高的文書檔案放在優(yōu)先整理位置，計算機管理能夠分清急緩，工作進程循序漸進。同時能夠?qū)⑽臅鴻n案分等級記錄，在現(xiàn)代企業(yè)的文書檔案工作中可以按照檔案卷宗的性質(zhì)結(jié)合計算機的工作特征，進行有效分類，對于內(nèi)容單一、反映層次不高、價值含量低的檔案進行整合；對于卷宗總涉及重復內(nèi)容、反復性強的檔案進行組合排查；對于卷宗內(nèi)容龐雜的檔案進行抽絲拔繭的分級記錄，這樣不僅僅解決了檔案標題要素問題，同時也優(yōu)化了記錄條目，在操作中節(jié)約工作時間，提高了工作效率。

計算機在文書檔案管理中的應用價值是清晰明朗，通過計算機將卷宗中信息量較好的資源直接進行錄入，有效的分類統(tǒng)計，對于一些以特殊形式存在的檔案，可以詳細的將姓名以及個人信息錄入到卷宗目錄當中，之后經(jīng)過計算機操作統(tǒng)一編號分類。這樣清晰明朗的工作程序不僅僅是為了工作人員在日后管理中方便快捷，也給人們減少了瀏覽非重要信息內(nèi)容的時間。

3建立健全文書檔案管理理制度

檔案的管理標準是國家檔案專業(yè)部門或上級檔案主管部門頒布的檔案管理規(guī)范化指導文件，具有權(quán)威性、法律性和全面指導性，是企業(yè)檔案部門開展檔案管理業(yè)務的依據(jù)。

第一，企業(yè)需要構(gòu)建文書檔案模塊，使文書檔案的管理方向性得以確定，該組織機構(gòu)也能夠起到文書檔案建設強度決定性的職責，能夠有效統(tǒng)籌文書檔案建設方面的工作，更好的協(xié)調(diào)文書檔案管理部門與企業(yè)各部門之間運作的溝通。

第二，企業(yè)需要一項完整的企業(yè)管理制度以及文書檔案管理機制，這樣能夠有效規(guī)范企業(yè)員工以及管理層領(lǐng)導的工作狀態(tài)以及個人行為，使企業(yè)能夠走向正確的可持續(xù)發(fā)展道路。企業(yè)管理層的模范作用是不可被忽視的，在企業(yè)文書檔案構(gòu)建中也是占有非常重要作用的。

第三，企業(yè)需要制定有效的現(xiàn)代化文書檔案管理制度以及企業(yè)員工績效的考評機制，這樣能夠有效使員工職業(yè)目標與企業(yè)經(jīng)營有機融合，從而能夠激發(fā)員工工作積極性，也能夠約束企業(yè)員工以及管理層領(lǐng)導的個人工作行為。企業(yè)資源中最重要的構(gòu)成部分是文書檔案信息資源，所以在文書檔案管理過程中要堅持以人為本的工作原則。企業(yè)文書檔案建設中應植入以人為本的理念，使員工的積極性、創(chuàng)造性以及工作熱情能夠有效被激發(fā)，也為員工提供健康、開放、輕松的工作環(huán)境，在此基礎上強化企業(yè)現(xiàn)代化文書檔案管理，為提高企業(yè)整體資源配置做貢獻。

4結(jié)束語。加強文書檔案現(xiàn)代化管理，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求，當今是科技發(fā)展的信息化時代，被各種行業(yè)知識所覆蓋，所以企業(yè)之間的核心競爭可以看作是信息資源的競爭。在這種宏觀環(huán)境下，企業(yè)需要為文書檔案管理工作人員提供良好的工作環(huán)境，使員工的工作能力以及個人才能不斷被提升，使企業(yè)整體發(fā)展歷程中的信息資源得到優(yōu)化，從而使企業(yè)管理能力得到提高。

參考文獻：

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關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理；企業(yè)管理；階段

中圖分類號：G27文獻標識碼：A

根據(jù)計算機技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

1 現(xiàn)行文件和檔案管理分別應用計算機技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS?的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機技術(shù)應用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

2 現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

3 電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。1998年8月23日，國家檔案局科學技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術(shù)研討會”?？梢姡嘘P(guān)電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關(guān)于什么是電子文件，我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》?GB／T17678－1999?把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念--機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件?最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術(shù)應用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息?？梢?，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。

4 結(jié)語

綜上可見，從機讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。隨著以計算機技術(shù)為基礎的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運用計算機技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計算機技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。

參考文獻

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[關(guān)鍵詞]電力企業(yè)；文書檔案；檔案管理

中圖分類號：F426.61；G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）09-0318-01

1 電力企業(yè)文書檔案管理的重要性

電力企業(yè)的文書檔案管理工作，是利用現(xiàn)代計算機技術(shù)手段代替了傳統(tǒng)的手工記錄，采用科學手段文書檔案管理方法，不僅減輕了檔案管理人員的工作壓力，更為電力企業(yè)提供科學有效的數(shù)據(jù)服務。加強并做好電力企業(yè)文書檔案的管理工作，合理利用電力企業(yè)文書檔案的相關(guān)資源，充分發(fā)揮它的利用價值，順應社會的經(jīng)濟潮流，確保電力企業(yè)的快速發(fā)展。[1]

2 電力企業(yè)文書檔案管理及利用現(xiàn)狀分析

2.1 電力企業(yè)對文書檔案管理工作不重視目前，大部分的電力企業(yè)認為文書檔案管理工作只是文字性的工作，沒有意識到電力文書檔案管理工作的重要性，不清楚文書檔案對電力市場的影響。同時文書檔案管理工作中投入很少，檔案室的設施和文書檔案資料有待改進。

2.2 文書工作與檔案管理銜接性不夠。在實際工作中，部分電力企業(yè)并沒有將文書工作與檔案管理工作很好地聯(lián)系到一起。文書工作和檔案管理工作實行分開管理，不能有效地整合到一起，很容易產(chǎn)生差距和問題。出現(xiàn)問題后，兩者處理問題的方式也不同，電力企業(yè)檔案管理系統(tǒng)就會出現(xiàn)問題，對文件的統(tǒng)一性、完整性造成一定的影響。如果不能將文書工作與檔案管理有效地結(jié)合到一起，將會阻礙電力企業(yè)的發(fā)展。

2.3 電力企業(yè)文書檔案利用率不高。當前，由于對文書檔案管理工作的不重視，不能很好地將現(xiàn)代科學信息技術(shù)運用到文書檔案管理工作中，很多數(shù)據(jù)資料不能進行數(shù)字化管理，很多工作需要管理人員以傳統(tǒng)的方式完成，不僅工作壓力大，而且容易出現(xiàn)遺漏。如果電力企業(yè)的文書檔案管理工作到位，數(shù)據(jù)資料完整，這對電力企業(yè)以后的發(fā)展將提供極其有用的資源，提高電力企業(yè)的工作效率，為電力企業(yè)的發(fā)展奠定堅定的基礎。

2.4 電力企業(yè)文書檔案管理人員專業(yè)水平欠缺由于電力企業(yè)中文書檔案管理人員對專業(yè)知識不熟練，也可能造成檔案資料相關(guān)數(shù)據(jù)不具有代表性、科學性，制約了電力企業(yè)發(fā)展的腳步。[2]

3 如何加強電力企業(yè)文書檔案的管理及利用工作

3.1 重視電力企業(yè)文書檔案管理工作在電力企業(yè)文書檔案管理工作中，培養(yǎng)“管理工作、人人有責”的思想，加強電力企業(yè)全體員工對檔案管理工作的重視，相關(guān)領(lǐng)導更應起到帶頭的作用，意識電力企業(yè)文書檔案管理的重要性，全面提升文書檔案在企業(yè)中的重要地位。另外，加大投入檔案管理的現(xiàn)代化設施，將傳統(tǒng)的文書檔案管理方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理，提高利用率，打造良好的文書檔案管理氛圍，全面提高檔案管理人員的工作熱情，打開新的局面，讓文書檔案管理工作越做越好。

3.2 提高文書工作與檔案管理的銜接性在電力企業(yè)的發(fā)展史上，文書工作與檔案管理工作既有區(qū)別又有聯(lián)系，文書是檔案的鋪墊，檔案又是文書的歸屬。加強文書工作和檔案管理工作的相互融合，相關(guān)工作人員應該相互學習與溝通，研究其工作特點和性質(zhì)，在兩者之間區(qū)別的基礎上，進行統(tǒng)一化管理，只有好的文書工作才能為檔案管理工作打下扎

實的基礎。因此，相關(guān)的工作人員必須齊心協(xié)力完成，在實踐工作中，相互協(xié)調(diào)和配合，不得互相猜忌或者推卸責任。①加強文書工作人員的檔案管理意識，為檔案管理工作人員提供最好的文件資料，不能敷衍了事，給檔案管理人員增加工作壓力，配合檔案管理工作人員，做好銜接工作，為其提供科學、有效的幫助，促使電力企業(yè)的各類文件有機地聯(lián)系到一起，保證檔案更新的實效性；②電力企業(yè)檔案管理人員需嚴格執(zhí)行相關(guān)管理制度，及時且準確地接收文件，核對文件，進行資源整合，如發(fā)現(xiàn)與實際不符或者出現(xiàn)錯誤，第一時間向文書人員反饋，保證文書檔案的質(zhì)量。此外，電力企業(yè)檔案管理部門做好檔案的合理利用工作，制定相關(guān)借閱制度，嚴格按制度執(zhí)行，保護好文書檔案，避免丟失遺漏。

3.3 分類管理，提高文書檔案利用率在文書檔案管理工作中，制定科學完善的管理方式，針對不同的活動、專題，進行歸類，提升文書檔案的利用率。在電力企業(yè)開展重要活動或者專題時，收集相關(guān)材料，根據(jù)活動性質(zhì)，制定有效可行的活動方案，為以后電力企業(yè)此類活動的開展提供好的題材和參考作用，同時提高了文書檔案利用率。

3.4 加強文書檔案管理數(shù)字化建設數(shù)據(jù)化管理包含了壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高速掃描技術(shù)等先進科學技術(shù)。在電力企業(yè)的發(fā)展過程中，文書檔案管理應該重視數(shù)字化管理，加強數(shù)字化建O，有效利用數(shù)字信息化技術(shù)，提高工作效率。

3.5 提高文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)為適應電力企業(yè)發(fā)展的要求，提高文書檔案管理人員專業(yè)水平和個人素質(zhì)勢在必行。文書檔案管理人員不僅要掌握相關(guān)的知識技能，還要懂得計算機操作。此外，電力企業(yè)定期給文書檔案管理人員進行培訓和考核，提高業(yè)務水平，全面提升文書檔案管理工作的質(zhì)量。[2]

4 案例分析

案例一：小李是××電力企業(yè)工作3年的文書檔案管理人員。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，公司也越來越注重文書檔案管理工作，去年，公司加強了文書檔案管理數(shù)字化建設，將傳統(tǒng)手工模式與現(xiàn)在科學計算機技術(shù)有效結(jié)合，小李的工作效率也大大提高了。公司每年3月開展“電力設施保護宣傳月”活動，今年2月份的時候，領(lǐng)導讓她把2015年“電力設施保護宣傳月”活動的相關(guān)檔案調(diào)出來，需要借鑒去年的相關(guān)數(shù)據(jù)擬定今年的活動計劃。小李通過數(shù)字化的檔案管理信息系統(tǒng)在檢索的地方輸入“2015年電力設施保護宣傳月”，系統(tǒng)會立刻檢索出2015年電力設施保護宣傳月的相關(guān)內(nèi)容，大大提高了查詢速度，提高了工作效率。

5 結(jié)語

電力企業(yè)文書檔案記錄了電力企業(yè)所從事的各類管理活動，對電力企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義，加強電力企業(yè)文書檔案的管理工作，提升電力文書檔案的合理利用率，完善電力企業(yè)文書檔案管理工作，為電力企業(yè)發(fā)展提供有利條件，促進電力企業(yè)的全面發(fā)展。

參考文獻

[1] 何英.電力企業(yè)文書檔案的管理及利用分析[J].黑龍江檔案，2013（06）：103.

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一、信息化時代文書檔案管理的問題

1.文書檔案管理工作的重視度

文書檔案管理工作是檔案管理工作的重要組成部分，文書檔案管理涉及多個方面，如黨工管理、行政管理、會計憑證、生產(chǎn)和經(jīng)營材料等，因此文書檔案管理也需要各個部門的配合。然而很多企業(yè)的文書檔案工作得不到有關(guān)部門的重視，認為文書檔案工作不是特別重要，涉及文件歸檔部門的相關(guān)人員也常常缺乏相關(guān)的檔案知識和常識。這樣的情形會導致文書檔案歸檔不規(guī)范、文件資料不健全等問題。文書檔案至關(guān)重要，文書檔案包含了企業(yè)重大事情的完整記錄，也囊括了企業(yè)所有制度的變化發(fā)展等重要資料。要解決信息化時代文書檔案管理存在的問題，首先要從提高站位，重視文書檔案開始。

2.信息化時代文書檔案的流程制度

在信息化時代來臨之前，文書檔案在歸檔前后都是紙質(zhì)形式存在，信息化時代后許多文書檔案以電子化的形式呈現(xiàn)，但是相應的制度和流程還有待進一步完善。一是所有與文書檔案相關(guān)的部門要以最有效率的方式完成文件的收集、立卷工作，以前是紙質(zhì)文件直接整理立卷，文件電子化后，文書檔案的整理需要有適應協(xié)同辦公相應的流程。二是文書檔案歸檔不夠規(guī)范，不同部門歸檔的文書檔案質(zhì)量參差不齊，有甚至出現(xiàn)資料不全的現(xiàn)象，需要制定相應完善的流程和制度來規(guī)范相應情況。

3.信息化時代下文書檔案的安全性

隨著企業(yè)電子辦公平臺辦公模式的開啟，各類文件更多地在信息平臺及網(wǎng)絡上留痕及傳播。電子文書檔案本身也具有不穩(wěn)定性，電子文書檔案容易被人為改動，文書檔案管理人員對于借閱時是否設置有相應的安全性流程都應該具有相應的安全意識以及安全知識，嚴格按照操作流程和檔案管理制度實施管理。再者在信息化網(wǎng)絡時代，計算機的安全也直接決定著文書檔案的安全，處理文書檔案的電腦是否連接外網(wǎng)、是否有相應的硬件和軟件的安全措施也都變得格外重要。

二、信息化時代文書檔案管理的幾點措施

1.增強對文書檔案的重視

信息化時代下，不僅檔案管理部門需要重視文書檔案的管理，與文件歸檔相關(guān)的各個部門都需要重視文書檔案管理。企事業(yè)單位的各個部門需要充分認識到文書檔案管理的價值。做好文書檔案工作的宣傳和動員，增強對各類文書檔案管理部門人員的培訓和考核，優(yōu)化激勵機制，強化檔案人員隊伍的建設，從思想上重視文書檔案，從根源上減少文書檔案不規(guī)范的可能性。這樣同時也可以增強檔案管理人員的自主性和價值感，讓文書檔案管理人員更好地服務于檔案事業(yè)。

2.加強對文書檔案信息化建設的投入

信息化時代的步伐不可阻擋，企業(yè)應該加大對文書檔案信息化的投入。首先是在硬件部分的投入，不論是文書檔案管理人員的配置，文書檔案管理需要的網(wǎng)絡硬件設備的資金，還是文書檔案后期維護的網(wǎng)絡升級等等，都需要相應人力與資金等各方面的投入。配置可以勝任相應崗位的文書檔案人員，可以使文書檔案在管理過程中規(guī)范有效，投入了相應的信息化資金，有利于現(xiàn)代文書檔案的保存，也便于文書檔案充分發(fā)揮其為民服務的作用。

3.制定完善的文書檔案管理流程制度

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關(guān)鍵詞：文書檔案；管理

作為服務型及高技術(shù)型的工作，文書檔案管理不僅在各單位和企業(yè)具有重要的作用，還因為時代的進步有著巨大的發(fā)展空間。為了保障檔案質(zhì)量，發(fā)揮其服務性能，就需要在安全、操作等方面進行優(yōu)化，完善其制度和規(guī)范，從而確保檔案的完整性和安全性，加強信息資源的開發(fā)和利用價值。

一、文書檔案管理概況

1.文書檔案管理概念。檔案管理是企業(yè)管理工作中最基礎、最根本的工作，是信息化建設的重要部分。文書檔案管理作為檔案管理中的重要內(nèi)容，在業(yè)務決策、企業(yè)發(fā)展上都承擔著重要的作用。文書檔案管理表面上可以理解為對企業(yè)事業(yè)單位等歷史資料的總結(jié)和保存，實際上還肩負著行政管理、科學研究、業(yè)務開展以及宣傳教育等多項職責，是企業(yè)和單位實現(xiàn)科學管理發(fā)展的基石。目前，文書檔案的重要作用不斷被人們發(fā)現(xiàn)，其通過收集和歸檔進行服務工作的價值也越發(fā)受到社會的關(guān)注，在現(xiàn)有基礎上完善管理制度和方法，提升其技術(shù)水平與保密等級等，已成為企業(yè)事業(yè)單位發(fā)展的一項核心內(nèi)容，因此規(guī)范文書檔案的保密管理、創(chuàng)新管理手段和方法，不僅是時代潮流，也是一種必然的現(xiàn)實需求。

2.文書檔案管理存在的問題。文書檔案由于資料繁雜，管理過程設計人員較多、標準化過程難以控制，因此實際工作中常出現(xiàn)各種問題。研究文書管理方法必須對現(xiàn)有問題進行充分認識，以實現(xiàn)深入的結(jié)構(gòu)調(diào)整和改進。文書檔案管理的概念產(chǎn)生已久，但部分人員對文書檔案的管理意識還十分不足。檔案管理工作人員過于重視紅頭文件而忽視普通的編號文件，使得檔案時間不連貫、準確性低、工作效率和工作質(zhì)量低下，難以滿足信息查找和處理工作的要求。其次，一些企業(yè)或單位檔案意識淡薄，缺乏文書檔案的收集、整理、歸檔工作流程，也缺少對文書檔案保密管理原則、方式的設計和規(guī)定，無法保證文書檔案歸檔率、完整性和準確性，使得相關(guān)人員在實際工作中得不到有效的借鑒和指導，降低了檔案的利用效率。此外，在很多企業(yè)當中，檔案與文書分屬不同的管理條塊，兩部分人員若不能得到及時的信息溝通和一致的管理規(guī)范，就極容易出現(xiàn)銜接方面的脫節(jié)與不順暢，造成漏歸、錯歸等現(xiàn)象的產(chǎn)生。

3.未來文書檔案管理特點及發(fā)展趨勢。文書檔案具有穩(wěn)定的傳承性，是企業(yè)創(chuàng)新和發(fā)展數(shù)據(jù)來源，同時作為行政管理中的后臺基礎工作，又決定著企業(yè)的各項事務能否順利開展。在各種文書檔案中，一些重要的檔案承載著企業(yè)的核心價值，因此具有極強的保密性。不同企業(yè)對此采取了不同的保密方法，但保密原則基本相同。文書檔案管理的保密原則主要包括全過程標準化控制、分級管理兩個方面。前者通過對文書檔案實行前端控制和全過程的保密管理，在收集、鑒定、分類等多個環(huán)節(jié)實行標準化控制，確保檔案的安全和完整性。后者則采用劃分保密等級的形式，將責任落實落實到具體個人，從而保證檔案管理的質(zhì)量。除了傳承性和保密性，信息化逐漸成為現(xiàn)今文書檔案管理的新趨勢。傳統(tǒng)的方法采用紙質(zhì)檔案和人工填寫，對環(huán)境和人員有較高的要求，且隨著時間的發(fā)展，必然出現(xiàn)一定的問題和弊端?，F(xiàn)階段企業(yè)電子文檔雖然普及，但部分企業(yè)和單位僅僅局限于將手寫內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文本，并未完全實現(xiàn)檔案管理的信息化，文書檔案的信息化管理還未得到真正的開發(fā)和利用。

二、新形勢下文書檔案管理改進方向

1.健全文書檔案管理規(guī)章制度。為了實現(xiàn)文書檔案管理工作的科學開展，需進一步細化檔案收集保管流程，明確檔案管理職責，同時根據(jù)企業(yè)或單位的實際情況以及相關(guān)的法律法規(guī)，對關(guān)鍵問題如歸檔期限等進行規(guī)范和管理。各單位在制定文書檔案管理規(guī)章制度時，應對突況做出充分考慮，避免由于管理漏洞造成不必要的損失。此外，相關(guān)領(lǐng)導檔案管理意識不強，資金和人員投入較少，導致檔案管理人員素質(zhì)及薪資待遇普遍低于其他員工，造成其管理意識較差、責任心不強，因此，適當加大檔案管理支持力度 ，制定文書檔案管理的監(jiān)督考核機制，將促進檔案管理人員工作積極性，從而提高其工作效率。信息化時代使得信息的安全性得到極大的弱化，完善的信息化建設和系統(tǒng)管理應具備完整的防御能力，能夠有效地對檔案的實體安全和信息安全做出保證。建立這一科學的檔案管理規(guī)章制度，就要充分考慮其保密性，做到總體設計和具體環(huán)節(jié)的安全信息管理，以適應不斷發(fā)展變化的文書檔案收集及保密需求。

2.強化檔案管理人員專業(yè)技能。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，專業(yè)水平和專業(yè)技能直接決定了能否應對檔案的分類整理立卷等工作，而管理人員的積極性則決定了其是否具有資料的安全保密意識以及責任感。企業(yè)或單位在招聘檔案管理人員時，從人才引進的角度，應甄選優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才加入企業(yè)，提升專業(yè)化人才當量。而在日常培訓時，可以通過培養(yǎng)管理人員對資料的敏感性樹立其管理理念，通過專業(yè)技能的學習來實現(xiàn)整體素質(zhì)的提高。培訓的內(nèi)容和形式可以多樣化，例如聘請相關(guān)學校的老師現(xiàn)場講解、開展團隊競賽活動等，通過加深學習體驗達到強化專業(yè)知識的目的。此外，檔案管理部門應當主動與企業(yè)文化建設部門及相關(guān)部門積極配合，加強部門之間的聯(lián)系，通過文化宣傳來提高企業(yè)或單位內(nèi)部對文書檔案管理工作的了解，從而將強檔案管理人員的工作積極性和責任感。檔案管理人員的整體素質(zhì)決定著文書檔案收集及歸檔工作效率及質(zhì)量，多維度的培訓不僅有利于個體的自我提升，還有利于充分發(fā)揮文書檔案的最大價值。

3.搭建信息化文書檔案管理平臺。傳統(tǒng)文書檔案收集及歸檔工作存在過于被動且資源遺漏嚴重等問題。為此，企業(yè)或單位應對傳統(tǒng)文書檔案收集模式進行改進，在原有模式的基礎上搭建新的信息化文書檔案管理平臺。在平臺的研究和建立過程中，除了科技投入，還可以引進信息收集、保管的技術(shù)方法，例如圖像、聲音與文本的轉(zhuǎn)換方法，以此加深對資料的連續(xù)性和歷史性的了解。在信息保密制度下，通過相關(guān)的保密級別，對信息進行數(shù)據(jù)化處理，加強數(shù)據(jù)化檔案的安全性。最后，企業(yè)在選擇合適的管理軟件時應慎重，目前已較為成熟的辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)或單位提供了更多的選擇，新技術(shù)的發(fā)展也使得數(shù)據(jù)錄入等更為簡潔，選擇管理軟件時應對其操作難易程度、后期維護以及保密性能作出充分考量，建設與時俱進同時適合自身發(fā)展的信息化文書檔案管理平臺，充分發(fā)揮文書檔案的服務性質(zhì)。信息化的管理平臺代替人工，在工作效率、失誤頻率上都有了顯著地提升，但不可避免的存在眾多安全隱患，只有管理人員加強日常的軟硬件設備維護，完善信息應急措施，才能從根本上發(fā)揮信息化平臺的優(yōu)勢，確保檔案的安全。

三、Y語

文書檔案是企業(yè)發(fā)展過程的記錄者，也是核心技術(shù)和數(shù)據(jù)的承載者。明確文書檔案管理工作的特點，充分意識其價值，是各單位及企業(yè)不可缺少的任務之一。未來的文書檔案管理工作將在信息化的道路上不斷發(fā)展，其保密性和傳承性也將不斷被強化。完善文書檔案收集和歸檔等工作，建立科學的檔案管理平臺不僅是個體需要，也符合時代和社會發(fā)展的需求。

參考文獻：

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關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；文書檔案；服務

中圖分類號：G275.2文獻標識碼：A文章編號：

引言：

文書檔案管理作為電力企業(yè)MIS系統(tǒng)的重要組成部分，在企業(yè)信息化建設中起著很關(guān)鍵的作用。隨著企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的啟用，文書檔案日益成為企業(yè)文件的主導形式，這就對檔案管理提出了新的要求，即如何利用計算機及網(wǎng)絡技術(shù)收集、積累、整理、形成檔案，開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業(yè)服務。目前電力企業(yè)的文書檔案管理電子化已經(jīng)得到一定的發(fā)展，但管理上還不夠規(guī)范。為此，需要在進一步實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化的同時，加強管理的規(guī)范化工作。

1.信息社會對電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展提出了新的要求

20世紀末美國面對日益激烈的全球競爭形勢提出了”信息高速公路’‘建設的戰(zhàn)略此戰(zhàn)略主要是為了提高網(wǎng)絡的傳輸速率和寬帶。該戰(zhàn)略的施行收到了良好的社會經(jīng)濟效益使美國的管理成本大幅度的降低、競爭力大大增強。同時許多國家紛紛效仿美國制定了相類似的信息發(fā)展工程,出現(xiàn)了一種爭先利用先進科學、技術(shù)來改善企業(yè)經(jīng)營管理的局面?？梢?信息技術(shù)的開發(fā)和進步對社會經(jīng)濟發(fā)展具有重要的作用信息化這個概念已經(jīng)滲透到社會經(jīng)濟的各個領(lǐng)域信息化建設已經(jīng)成為了社會的基礎設施建設。信息化意味著我們有加強一切有用信息的開發(fā)和管理的必要使信息的服務帶動作用得到有效發(fā)揮。

電力企業(yè)是知識型、技術(shù)型高度密集的企業(yè)是關(guān)系國家能源安全和國民經(jīng)濟命脈的國有重要骨干企業(yè)。信息化的發(fā)展趨勢促進了有用信息的開發(fā)利用,要求企業(yè)文書檔案管理和信息化建設緊密結(jié)合。電力企業(yè)檔案是在企業(yè)的經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的.是企業(yè)經(jīng)濟活動的真實反映對企業(yè)的現(xiàn)狀和發(fā)展規(guī)律研究、日常經(jīng)營管理和戰(zhàn)略決策等都有重要的價值。信息社會對電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展提出了新的要求。如何有效的發(fā)揮文書檔案的作用為企業(yè)服務為社會信息管理、建設服務成為擺在信息開發(fā)和管理者面前的重要問題。當前加快信息自動化系統(tǒng)建設,實現(xiàn)文書檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化是實現(xiàn)文書檔案工作現(xiàn)代化、提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎和重要手段。

2.實現(xiàn)信息化管理的原則

計算機管理在各個領(lǐng)域的普及使企業(yè)文書檔案實現(xiàn)信息化管理成為現(xiàn)實。計算機與網(wǎng)絡進入企業(yè)文書檔案管理領(lǐng)域，一方面，使檔案信息的處理速度大大提高、檔案資源的服務范圍擴大、檔案資源開發(fā)利用變得更加方便，另一方面，也使我們看到傳統(tǒng)的檔案管理模式必須進行改革，才能適應當前的信息化潮流。目前，電力企業(yè)已經(jīng)將計算機引入了文書檔案的管理，通過應用該技術(shù)大大簡化了文件材料的收集、整理和歸檔過程，節(jié)約了時間，提高了效率。一個成功的企業(yè)文書檔案計算機管理模式，要能夠處理文書與檔案部門內(nèi)部各方面的工作信息，對信息加以區(qū)別和處理，并為企業(yè)提供準確的信息利用。

2.1利用快捷

企業(yè)文書檔案應用計算機管理的目標是利用現(xiàn)代化手段、以全新的管理理念處理文書檔案信息，為企業(yè)提供安全、及時、準確、全面的信息，提高工作效率。

2.2方便實用

當前采用的計算機管理技術(shù)使得系統(tǒng)在一定的時期具有先進性，而不被淘汰。 要簡化程序，使用方便，符合企業(yè)文書檔案的應用要求，符合檔案系統(tǒng)規(guī)范。 使用成熟的商品化軟件，與辦公自動化軟件能夠有效地接口，不能形成信息孤島。

2.3確保信息安全

文書檔案信息內(nèi)容有一定的保密要求，因此，必須處理好信息保密和信息共享之間的矛盾，規(guī)定用戶權(quán)限，文件須經(jīng)加密處理。 單位檔案的網(wǎng)絡可以組成一個單獨的局域網(wǎng)與企業(yè)網(wǎng)連接，但必須與國際互聯(lián)網(wǎng)維持物理斷開形式，從而維護信息的安全。

3.電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理的方法

電力企業(yè)文書檔案工作現(xiàn)代化管理就是應用現(xiàn)代科學技術(shù)特別是以電子計算機技術(shù)為楊合的信息處理技術(shù).采用科學的文書檔案管理體制和管理方法,開發(fā)檔案信息資源提供高質(zhì)量、高效率的檔案服務,其中人是最重要的因素。

3.1切實提高電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展意識

電力企業(yè)文書檔案工作者及分管領(lǐng)導必須樹立起檔案管理及檔案保存的重要意識。一是要改變檔案工作長期無聲無息的收集整理局面.面向電力企業(yè)文書檔案和科技檔案管理工作.要積極參與.并應用相關(guān)檔案的電子計算機管理辦法和要求加強管理.’提高電子計算機管理水平為文書檔案工作的開展創(chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境,為電力企業(yè)的發(fā)展提供服務;二是要提高檔案工作人員的工作積極性把管理檔案工作的作用充分發(fā)揮出來.千方百計擴大服務領(lǐng)域只有這樣才能打開電力企業(yè)文書檔案工作的新局面帶動電力企業(yè)檔案事業(yè)的全面發(fā)展.

3.2加大電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理的軟硬件投入

制約電力文書檔案和科技檔案現(xiàn)代化管理的因素有很多如資金、人才等,但起主要決定因素的是分管領(lǐng)導者的現(xiàn)代化意識管理水平。一是應投入較大的精}力關(guān)心和支持這一事業(yè)沒有資金,應想方設法創(chuàng)造條件投入資金;沒有設備,應千方百計配備先進設備;沒有管理人才.應積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才把檔案現(xiàn)代化管理納入電力.建設、電力供應、電力管理工作計劃,列入本單位重要達標的內(nèi)容進行考核。二是各基層單位領(lǐng)導尤其是分管檔案工作的領(lǐng)導要經(jīng)常過問此項工作.定期聽取檔案工作匯報.了解檔案工作現(xiàn)狀指導檔案部門依法開展工作,幫助解決工作中實際存在的困難和問題。三是要有宏觀指導的總體思路.實現(xiàn)微觀動作上管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。

3.3建設高素質(zhì)的電力文書檔案工作者隊伍

電力企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)代化對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求,檔案管理人員應具有現(xiàn)代意識和服務思想,應掌握現(xiàn)代知識和技能。檔案人才是知識,管理人才。當前文書檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心就是計算機技術(shù)的應用即檔案計算機管理。電子計算機以其高速運,算與極強的數(shù)據(jù)處理能力給電力檔案工作者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。文書檔案管理工作者必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)熟練和運用電子計算機以及現(xiàn)代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用、立卷歸檔和維護.勝任計算機時代的文書檔案管理工作。電力企業(yè)應強化訓練,對檔案專(兼)職工作者分層次進行基礎知識培訓及檔案專業(yè)知識培訓,培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案管理生力軍培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才,使他們不僅具有較高的業(yè)務素質(zhì),而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。只有這樣才能在實踐中建設一支政治合格、業(yè)務精通、紀律嚴明、作風過硬、服務優(yōu)質(zhì)的文書檔案管一理隊伍進而全面提高電力企業(yè)檔案工作的服務意識和管理水平。

3.4加快電力文書檔案管理的現(xiàn)代化進程

電力企業(yè)文書檔案工作規(guī)范,化標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。電力文書檔案工作被看成是一項知識性管理工作。知識性管理檔案是電力企業(yè)信息管理的延伸和發(fā)展。知識不是一般的信息而是能在信息運用中改進人的行為的特殊信息。知識管理要求把信息與信息、信息與活動、信息與人連接起來,實現(xiàn)知識的共享和社會化。把檔案管理從信息管理看成知識管理,這是認識的又一深化，無疑也提升了電力文書檔案工作的重要地位。文書檔案是企業(yè)資料信息源是企業(yè)的財富、智慧的積累文書檔案管理實現(xiàn)自動化、信息化和現(xiàn)代化管理,可使信息資料資源更好地發(fā)揮作用。

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【關(guān)鍵詞】電力企業(yè)；文書檔案；服務

引言：文書檔案管理作為各行業(yè)企業(yè)MIS系統(tǒng)的重要組成部分，在企業(yè)信息化建設中起著很至關(guān)重要的作用。隨著企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的啟用，文書檔案日益成為企業(yè)文件的主導形式，這就對檔案管理提出了更高的要求，即如何利用計算機及網(wǎng)絡技術(shù)收集、積累、整理、形成檔案，開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業(yè)服務。目前企業(yè)的文書檔案管理電子化已經(jīng)得到一定的發(fā)展，但管理上還不夠規(guī)范。為此，需要在進一步實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化的同時，加強管理的規(guī)范化工作。

1.信息社會對電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展提出了新的要求

20世紀末美國面對日益激烈的全球競爭形勢提出了”信息高速公路’‘建設的戰(zhàn)略此戰(zhàn)略主要是為了提高網(wǎng)絡的傳輸速率和寬帶。該戰(zhàn)略的施行收到了良好的社會經(jīng)濟效益使美國的管理成本大幅度的降低、競爭力大大增強。同時許多國家紛紛效仿美國制定了相類似的信息發(fā)展工程，出現(xiàn)了一種爭先利用先進科學、技術(shù)來改善企業(yè)經(jīng)營管理的局面。可見，信息技術(shù)的開發(fā)及研究對社會經(jīng)濟發(fā)展具有不可忽視的作用。信息化這個概念已經(jīng)滲透到社會經(jīng)濟的各個領(lǐng)域信息化建設；一切都是為了社會的基礎設施建設而生。信息化意味著我們有加強一切有用信息的開發(fā)和管理的必要使信息的服務帶動作用，從而得到有效利用。

電子企業(yè)是知識型、技術(shù)型高度密集的企業(yè)是關(guān)系國家能源安全和國民經(jīng)濟命脈的國有重要骨干企業(yè)。電子企業(yè)檔案是在企業(yè)的經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的.是企業(yè)經(jīng)濟活動的真實反映對企業(yè)的現(xiàn)狀和發(fā)展規(guī)律研究、日常經(jīng)營管理和戰(zhàn)略決策等都有重要的價值。信息社會對電子企業(yè)文書檔案管理發(fā)展提出了新的要求。如何有效的發(fā)揮文書檔案的作用為企業(yè)服務為社會信息管理、建設服務成為擺在信息開發(fā)和管理者面臨的首要問題。當前加快信息自動化系統(tǒng)建設，實現(xiàn)文書檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化是實現(xiàn)文書檔案工作現(xiàn)代化、提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎和重要手段。

2.實現(xiàn)信息化管理的原則

計算機管理在各個領(lǐng)域的普及使企業(yè)文書檔案實現(xiàn)信息化管理成為現(xiàn)實。計算機與網(wǎng)絡進入企業(yè)文書檔案管理領(lǐng)域，一方面，使檔案信息的處理速度大大提高、檔案資源的服務范圍擴大、檔案資源開發(fā)利用變得更加方便，另一方面，也使我們看到傳統(tǒng)的檔案管理模式必須進行改革，才能適應當前的信息化潮流。目前，電力企業(yè)已經(jīng)將計算機引入了文書檔案的管理，通過應用該技術(shù)大大簡化了文件材料的收集、整理和歸檔過程，節(jié)約了時間，提高了效率。一個成功的企業(yè)文書檔案計算機管理模式，要能夠處理文書與檔案部門內(nèi)部各方面的工作信息，對信息加以區(qū)別和處理，并為企業(yè)提供準確的信息利用。

2.1效率高

企業(yè)文書檔案應用計算機管理的目標是利用現(xiàn)代化手段、以全新的管理理念處理文書檔案信息，為企業(yè)提供安全、及時、準確、全面的信息，提高工作效率。

2.2經(jīng)濟實惠

當前采用的計算機管理技術(shù)使得系統(tǒng)在一定的時期具有先進性，而不被淘汰。要簡化程序，使用方便，符合企業(yè)文書檔案的應用要求，符合檔案系統(tǒng)規(guī)范。使用成熟的商品化軟件，與辦公自動化軟件能夠有效地接口，不能形成信息孤島。

2.3安全可靠

文書檔案信息內(nèi)容有一定的保密要求，因此，必須處理好信息保密和信息共享之間的矛盾，規(guī)定用戶權(quán)限，文件須經(jīng)加密處理。 單位檔案的網(wǎng)絡可以組成一個單獨的局域網(wǎng)與企業(yè)網(wǎng)連接，但必須與國際互聯(lián)網(wǎng)維持物理斷開形式，從而維護信息的安全。

3.電子企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理的措施

采用科學的文書檔案管理體制和管理方法，開發(fā)檔案信息資源提供高質(zhì)量、高效率的檔案服務，其中人是最重要的因素。

3.1切實提高電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展意識

電力企業(yè)文書檔案工作者及分管領(lǐng)導必須樹立起檔案管理及檔案保存的重要意識。一是要改變檔案工作長期無聲無息的收集整理局面.面向電力企業(yè)文書檔案和科技檔案管理工作.要積極參與.并應用相關(guān)檔案的電子計算機管理辦法和要求加強管理.’提高電子計算機管理水平為文書檔案工作的開展創(chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境，為電力企業(yè)的發(fā)展提供服務；二是要提高檔案工作人員的工作積極性把管理檔案工作的作用充分發(fā)揮出來.千方百計擴大服務領(lǐng)域只有這樣才能打開電力企業(yè)文書檔案工作的新局面帶動電力企業(yè)檔案事業(yè)的全面發(fā)展.

3.2加大電子企業(yè)文書檔案現(xiàn)

代化管理的軟硬件投入制約電力文書檔案和科技檔案現(xiàn)代化管理的因素有很多如資金、人才等，但起主要決定因素的是分管領(lǐng)導者的現(xiàn)代化意識管理水平。一是應投入較大的精}力關(guān)心和支持這一事業(yè)沒有資金，應想方設法創(chuàng)造條件投入資金；沒有設備，應千方百計配備先進設備；沒有管理人才.應積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才把檔案現(xiàn)代化管理納入電力.建設、電力供應、電力管理工作計劃，列入本單位重要達標的內(nèi)容進行考核。二是各基層單位領(lǐng)導尤其是分管檔案工作的領(lǐng)導要經(jīng)常過問此項工作.定期聽取檔案工作匯報.了解檔案工作現(xiàn)狀指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。三是要有宏觀指導的總體思路.實現(xiàn)微觀動作上管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。

3.3建設高素質(zhì)的電子文書檔案工作者隊伍

電子企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)代化對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，檔案管理人員應具有現(xiàn)代意識和服務思想，應掌握現(xiàn)代知識和技能。檔案人才是知識，管理人才。當前文書檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心就是計算機技術(shù)的應用即檔案計算機管理。電子計算機以其高速運，算與極強的數(shù)據(jù)處理能力給電力檔案工作者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。電子企業(yè)應強化訓練，對檔案專（兼）職工作者分層次進行基礎知識培訓及檔案專業(yè)知識培訓，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案管理生力軍培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才，使他們不僅具有較高的業(yè)務素質(zhì)，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。只有這樣才能在實踐中建設一支政治合格、業(yè)務精通、紀律嚴明、作風過硬、服務優(yōu)質(zhì)的文書檔案管一理隊伍進而全面提高電力企業(yè)檔案工作的服務意識和管理水平。

3.4加快電子文書檔案管理的現(xiàn)代化進程

電子企業(yè)文書檔案工作規(guī)范，化標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。電力文書檔案工作被看成是一項知識性管理工作。知識性管理檔案是電力企業(yè)信息管理的延伸和發(fā)展。知識不是一般的信息而是能在信息運用中改進人的行為的特殊信息。知識管理要求把信息與信息、信息與活動、信息與人連接起來，實現(xiàn)知識的共享和社會化。把檔案管理從信息管理看成知識管理，這是認識的又一深化，無疑也提升了電子文書檔案工作的重要地位。文書檔案是企業(yè)資料信息源是企業(yè)的財富、智慧的積累文書檔案管理實現(xiàn)自動化、信息化和現(xiàn)代化管理，可使信息資料資源更好地發(fā)揮作用。

4.結(jié)語：

文書檔案是企業(yè)檔案的一個重要組成部分，是企業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一筆寶貴的文化財富。建立健全一套完整科學的文書檔案管理體系，有助于減輕檔案管理人員的勞動強度，提高工作效率，使文書檔案管理能夠服務企業(yè)發(fā)展、服務社會經(jīng)濟。

參考文獻

篇8

一、煤炭企業(yè)文書檔案管理流程優(yōu)化的必要性

1.是提高企業(yè)效益的一個重要途徑

企業(yè)文書檔案的管理屬于企業(yè)內(nèi)部管理的一個重要組成部分。其本身對企業(yè)的眾多信息，發(fā)展過程有著詳盡的記錄，對于企業(yè)各個方面也有著細致的了解。因此，文書檔案對于企業(yè)內(nèi)部人員對企業(yè)的了解，企業(yè)領(lǐng)導者根據(jù)企業(yè)發(fā)展史做出正確的決策都有著重要的意義。

文書檔案管理本身是一項極其紛繁復雜的工作，其中涵蓋了大量的數(shù)據(jù)、文獻。若是缺乏良好的管理手段以及正確的管理方法，很容易造成文獻的流失，企業(yè)信息的殘缺，使得企業(yè)本身的內(nèi)部呈現(xiàn)一種缺失的狀態(tài)。而依據(jù)哲學“內(nèi)因決定事物的發(fā)展變化”的原理來看，若是一個企業(yè)在內(nèi)部信息的管理上呈現(xiàn)一種混亂的話，很容易使得企業(yè)在外部競爭中受挫。

因此，文書檔案管理對于保證企業(yè)效益是有著極其重要的作用的。

2.是完善企業(yè)精神，豐富企業(yè)內(nèi)涵的重要方法

隨著社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，企業(yè)發(fā)展模式也早已脫離了以消耗資源為手段的粗放型發(fā)展?，F(xiàn)今的企業(yè)競爭，多是依靠良好的企業(yè)形象與內(nèi)涵。而對于煤炭企業(yè)，同樣如此，正規(guī)、健康、科學的企業(yè)形象無疑會使其在國際國內(nèi)競爭中占據(jù)優(yōu)勢。

而文書檔案管理工作，涵蓋了對企業(yè)種種發(fā)展階段、企業(yè)活動、企業(yè)內(nèi)涵的全方面的整理與歸納。這種活動，對于企業(yè)本身樹立形象、豐富自身精神有著重要作用。

二、煤炭企業(yè)文書檔案管理工作中的不足

1.企業(yè)本身沒能引起足夠的重視

不僅在煤炭企業(yè)，在當今很多的國內(nèi)企業(yè)都存在著這種現(xiàn)象。這從根本上反映了企業(yè)本身對于檔案管理并未引起足夠的重視，在企業(yè)制度日益科學化的同時，文書檔案管理依然是一種傳統(tǒng)、老套的制度。甚至在很多企業(yè)，文書管理被視為一種賦閑職業(yè)，管理人員僅僅保持著一種收取文件，存放文件，看護文件的工作，而對于文件的分類，歸納，整理卻常常忽視。

2.文書檔案管理制度不夠健全

企業(yè)文書檔案的作用，在于企業(yè)內(nèi)部人員隨時可以方便調(diào)取，查閱企業(yè)發(fā)展信息。然而文書檔案本身紛繁復雜，且頗為眾多，而很多煤炭企業(yè)的檔案管理制度都不夠健全，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，不能夠做到定期檢查、監(jiān)督，并且修補缺失文獻，致使對企業(yè)內(nèi)部信息流通造成了不便。

3.管理技術(shù)落后

在煤炭企業(yè)發(fā)展過程中，有眾多視頻資料、音頻資料、電子文檔、實物資料等，對于這些資料的保存，若是仍然依照舊的管理辦法，必然會造成信息的大量流失，也會給信息的再次查閱造成極大的不便。

4.管理人員素質(zhì)較低

現(xiàn)階段，就整體來看，存在著文書檔案管理人才嚴重缺失的現(xiàn)象，而大部分在職的檔案管理人員，大多人員老化，對于電子技術(shù)了解較少，對于文書檔案的管理方法也缺乏正確的認識，給文書檔案管理工作造成了極大的不便，檔案制度的創(chuàng)新也造成了阻礙。

三、優(yōu)化文書檔案管理工作的幾個方法

1.加強宣傳，提高認識

提高文書檔案管理工作的首要措施是企業(yè)內(nèi)部加強宣傳，提高對檔案管理重要性的認識。只有從心里提高了對其重要性的認識，才可能從根本上改善這種狀態(tài)。如企業(yè)內(nèi)部可以定期舉行一些學習、辯論活動，學習一些檔案管理促進企業(yè)發(fā)展的實例或者介紹一些國外的文書檔案管理的工作，使企業(yè)本身能夠重新對檔案管理工作形成新的認識，提高重視程度。

2.完善檔案管理制度

煤炭企業(yè)在使用科學的企業(yè)管理制度改造自身的同時，也應完善文書檔案的管理制度。如定期進行檢查，保證管理人員對于檔案的定期整理，建立監(jiān)察督促制度，避免一些重要文件因為種種原因沒能及時歸檔，造成流失。

3.積極引進新技術(shù)

積極采用各種新的管理技術(shù)。如將文檔收錄電腦，進行編輯整理，刻盤收藏，同時，建立網(wǎng)絡數(shù)據(jù)資源庫，將文檔進行編輯，歸納，分類，使得企業(yè)內(nèi)部人員可以隨是憑借賬號身份對文檔進行查閱，另一方面，完善企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡，實現(xiàn)電子文檔在線傳遞，提高效率。

4.提高管理人員素質(zhì)

對于管理人員，可以積極吸納檔案管理專業(yè)的高校大學生，為企業(yè)檔案管理注入新鮮的血液。另一方面，要加強對文檔管理人員的素質(zhì)培訓，定期舉行學習培訓班，使之能夠熟悉檔案管理新技術(shù)，新思想，新方法，從而使檔案管理工作能夠與時俱進。

結(jié)語

篇9

關(guān)鍵詞 辦公室人員 文書檔案 解決策略

文書檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位辦公活動中對實際工作進展情況的真實記錄，是確保單位持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展的重要依據(jù)，有助于規(guī)范單位業(yè)務行為，提升單位服務水平，同時也可以實現(xiàn)“古為今用”，更好地指導單位現(xiàn)實工作的開展。其重要性不言而喻。因此，辦公室人員必須要從思想層面上意識到文書檔案管理工作對單位發(fā)展的重要性。然而，在當前的文書檔案管理工作開展的過程中，依舊存在一些制約管理水平提升的因素。如何才能有效地提升辦公室人員的文書檔案管理水平，是當前辦公室管理工作亟待解決的問題。

一、文書檔案管理概述

（一）文書檔案管理的含義

文書檔案實際上就是反映行政或者黨務等活動的檔案，主要包括布告、命令、信函、指示、決定、通知、簡報、會議記錄、批復、計劃和總結(jié)等。而文書檔案管理則是將已經(jīng)發(fā)生過的事件及其具體過程記錄下來，并以電子文件或者紙質(zhì)形式載體加以儲存，具體主要包括對這些文書檔案信息進行收集、整理、檢索、堅定、統(tǒng)計、利用以及保護等工作。同時，這些工作環(huán)節(jié)之間大都有緊密的聯(lián)系性，特別是利用環(huán)節(jié)更是文書檔案管理的核心。

（二）文書檔案管理的特點

文書檔案管理工作的特點包括“一體化”和“綜合性”兩個主要特點。其中的“一體化”特點是指文書檔案整理是在文件搜集、運轉(zhuǎn)、催辦和承辦基礎上所進行的一個文書檔案管理環(huán)節(jié)，二者相輔相成，共同決定著文書檔案管理工作的質(zhì)量。而“綜合性”特點是指文書檔案管理工作除了負責管理文書檔案工作外，也涵蓋了會計、人事以及科技等方面檔案的管理，內(nèi)容比較豐富、復雜，所以綜合性很強。

（三）文書檔案管理的重要性

在現(xiàn)代企事業(yè)單位管理中，文書檔案管理也是管理中一個重要的環(huán)節(jié)。文書檔案管理不僅是確保事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率得以提升的重要條件，同時也是衡量事業(yè)單位管理水平的關(guān)鍵尺度。而就文書檔案管理工作重要性的具體內(nèi)容而言，其主要包括兩個方面：一方面，文書檔案的憑證作用，其可以記錄下企業(yè)的真實發(fā)展情形，具有一定法律效用，同時由于其大都是當事人的聲音文件、影響文件或者親筆手稿，所以真實性比較強；另一方面，文書檔案的參考作用，其是企業(yè)以前發(fā)展過程的完整記錄，也是企業(yè)發(fā)展的第一手資料，所以可以為企業(yè)未來的發(fā)展提供必要的參考數(shù)據(jù)，具有重要的作用。特別是隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)每天的發(fā)展過程中均會產(chǎn)生大量的文檔信息，加之人們對于文檔服務的質(zhì)量提出了更高的要求，所以文書檔案管理工作亟待完善、創(chuàng)新和改革。

二、當前文書檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度有待完善

在當前大多數(shù)的企事業(yè)單位工作中，文書檔案管理工作大都在行政辦公室中的綜合檔案室內(nèi)來進行，行政辦公室負責的工作任務比較繁重，沒有將其分散給其他部門或科室的文書檔案資料來進行合理歸檔；或者部分辦公室人員為了辦公方便而沒有將那些使用完畢的文件進行及時的歸納；又或者部分辦公室人員沒有從思想層面上意識到檔案歸納的重要性，所以在使用后隨意放置而造成丟失問題等等。這些問題均可以歸根于管理制度不完善。

（二）人員素養(yǎng)有待提升

目前，部分企事業(yè)單位大都沒有充分意識到文書檔案管理工作對單位事業(yè)發(fā)展的重要性，具體主要表現(xiàn)為企業(yè)內(nèi)部的辦公室人員的管理水平、文化程度、理論水平以及專業(yè)素質(zhì)等參差不齊，同時他們所具備的管理意識、知識儲備量、知識結(jié)構(gòu)以及工作效率等已經(jīng)無法滿足新形勢下現(xiàn)代企事業(yè)單位業(yè)務開展的需求，所以相關(guān)的企事業(yè)單位文書檔案管理人員的素養(yǎng)有待提升。

（三）部門協(xié)作有待加強

基于上述所述，文書檔案管理工作本身具有“一體化”和“綜合性”等特點，要求辦公室人員必須在具有較強檔案管理意識的基礎上統(tǒng)籌單位各部門的工作，以確保文書檔案管理工作的質(zhì)量。然而，在當前的文書檔案管理工作過程中，辦公室人員大都對各部門間的業(yè)務不熟悉，所以他們無法科學、準確地確保文書檔案管理工作的質(zhì)量。

三、當前文書檔案管理工作中存在問題的解決策略

（一）完善檔案管理制度

文書檔案管理制度是辦公室人員開展文書檔案管理工作的行為準則和標準，可以規(guī)范辦公室人員的管理工作，提高管理的水平，所以在平時的文書檔案管理工作中，相關(guān)單位領(lǐng)導要結(jié)合單位發(fā)展的實際情況來不斷完善檔案管理制度，從而促進檔案管理工作向現(xiàn)代化管理方面發(fā)展，同時還要為辦公室人員提供良好的工作環(huán)境和條件，以使他們可以安心地進行檔案管理工作。

（二）提升檔案人員素養(yǎng)

辦公室是文書檔案管理工作的主體，直接關(guān)乎文書檔案管理的整體質(zhì)量，所以必須要切實提升辦公室檔案人員的管理能力。文書檔案管理看似重復、枯燥、無趣、乏味，但是其內(nèi)容卻與各項業(yè)務的辦理過程息息相關(guān)。所以，辦公室人員必須要對文檔管理工作有充分的了解和認識，以幫助他們更好地開展文檔管理工作。另外，要從思想層次上幫助辦公室人員樹立牢固的責任意識，使他們可以自覺、認真地做好文件資料的收集、歸納、整理和保管工作，以便于后期更快捷、更便利地查找和利用，從而全面提升文書檔案管理的水平。

（三）加強部門協(xié)作管理

辦公室文書檔案管理工作實際上與其他各項業(yè)務直接大都有緊密的聯(lián)系，其質(zhì)量直接關(guān)乎辦公室的整體業(yè)務質(zhì)量和效率，同時也會影響文書檔案管理工作開展的效率。但是辦公室文書檔案的種類比較多，所以為了確保企事業(yè)單位所用檔案信息的質(zhì)量，辦公室人員必須要加強部門協(xié)作管理，切實做到“三勤”，即嘴勤、腳勤和腦勤。其中的嘴勤實際上就是要求辦公室人員要積極主動去了解各業(yè)務部門所擁有的各項新工作、新進展；腳勤是要求辦公室人員要積極主動地到各個業(yè)務部門去了解有關(guān)的信息；而腦勤則是要求辦公室人員以自身單位的工作實際情況來思考圍繞單位中心的工作，切實加強部門間的協(xié)作與溝通，以確保檔案信息收集渠道的暢通性。

正所謂：“機遇與挑戰(zhàn)并存。”在信息技術(shù)快速發(fā)展的新時期，文書檔案管理工作在遇到了前所未有的發(fā)展機遇的同時，也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。因此，為了提升文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率，辦公室人員必須要從思想層面上意識到文書檔案管理工作對于單位事業(yè)發(fā)展的重要性，不斷提升自身的管理水平，切實做好文化工作與檔案工作之間的銜接工作，同時要加強各部門間的協(xié)作管理，從而切實提高文書檔案管理的質(zhì)量，確保單位建設的順利開展。

（作者單位為國網(wǎng)吉林省電力有限公司經(jīng)濟技術(shù)研究院）

參考文獻

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[2] 李國斌.做好文書檔案管理工作的幾個條件[J].時代報告，2015，27（10）：30- 31.

篇10

【關(guān)鍵詞】文書工作；檔案管理

文書的定義：行政學上是指國家機關(guān)、社會組織、企事業(yè)單位或個人在社會活動中為處理事務、交流信息而使用的各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料，又稱文件。它是人們社會交往的工具，也是檔案的前身。

文書工作是企業(yè)行政工作的重要組成部分，是及時傳達企業(yè)信息、互通情況、處理問題、交流經(jīng)驗的重要工具。文書工作記載了一切企業(yè)活動，及時性、指導性、廣泛性、連續(xù)性是文書的四個特點。

企業(yè)檔案是生產(chǎn)經(jīng)營、管理政務和各種活動的真實記錄，而文書是檔案的基礎，文書工作直接影響企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。

文書處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個流程，是密不可分的兩個環(huán)節(jié)。正確處理二者關(guān)系，使之有機結(jié)合，規(guī)范銜接，對于做好文書處理和檔案管理工作都十分重要。

首先，文書處理與檔案管理工作有不同的工作任務和工作對象。文書處理工作的主要任務是文件的收發(fā)、分辦、傳閱、督辦、整理、保管等，而檔案工作的主要任務是收集、鑒定、分類、編目、保管和利用等。它們的工作對象，一個是現(xiàn)在時的，一個是過去時的，屬于不同階段的兩個環(huán)節(jié)。文件辦理完畢，其中有保存價值的部分立卷歸檔后，就成為檔案。從這個意義上講，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文書處理工作是檔案工作的基礎，檔案管理工作是文書處理工作的延伸。

其次，文書處理工作與檔案工作密切聯(lián)系、相互促進。文書工作質(zhì)量直接影響著檔案質(zhì)量，沒有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎。反過來說，檔案管理工作又可以促進文書工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全，歸檔分類是否合理，保管期限是否準確，實際上是對文書工作的全方位檢查。

通過檔案工作可以發(fā)現(xiàn)文件材料是否系統(tǒng)、歸檔材料是否完整、文件分類是否規(guī)范等，對做好文書處理工作是一種促進。

從文書處理工作和檔案管理工作的關(guān)系來看，兩者既有相對的獨立性，又是密切聯(lián)系的一個整體，文書處理工作是檔案管理工作的前提和基礎，做好文書處理工作是提高檔案管理工作質(zhì)量和水平的重要方面。那么，文書處理工作如何才能為檔案工作打下良好的基礎呢？

一是要提高文書人員的綜合素質(zhì)。文書處理工作雖然表面上看是事務性工作，實際上也是一項專業(yè)性很強的工作，文書工作人員的業(yè)務知識和能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。不熟悉本單位的業(yè)務流程，不了解文件材料的相互關(guān)連，不理解一個事件的來龍去脈，就難以做好文件歸檔工作。因此，文書人員要在認真學習《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、《國家行政機關(guān)公文格式》及《歸檔文件整理規(guī)范》等相關(guān)政策法規(guī)的同時，要按照本單位的工作職能，不斷學習相關(guān)業(yè)務知識，努力提升工作水平，為檔案管理工作奠定良好的基礎。文書人員還要不斷增強責任感，認真履行文書處理條例，嚴格檢查文件質(zhì)量、認真檢查歸檔材料是否符合檔案要求。諸如撰寫、修改、批閱文件禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等，文件用紙、文體、格式要做到規(guī)范化、標準化，不能五花八門，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齊全完整等等，保證文件符合立卷歸檔要求。

二是文書人員要樹立檔案意識。文書人員在文書處理中，要時刻想到檔案工作，自覺主動地為歸檔做準備，規(guī)范辦理好每一份公文，為后續(xù)的檔案工作減少麻煩。在平時工作中，要及時收集文件材料，收發(fā)文要逐件登記建賬，做到有據(jù)可查，發(fā)現(xiàn)缺少要及時查找。對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，做到辦完一件收集一件，并做好相關(guān)的文件材料的分類整理。對于系統(tǒng)性、系列性的事件，不僅要收集正常渠道傳送的文件，還有一些賬外材料，如會議紀要、領(lǐng)導講話、領(lǐng)導批示等，更應注意及時收集，保證文件材料齊全完整。文書人員樹立了較高的檔案意識，文件材料收集才能齊全、完整、系統(tǒng)，為歸檔工作打下堅實的基礎。

三是要重視定期搞好立卷歸檔工作。立卷歸檔工作是文書處理的一項重要任務。它既是公文處理工作的最后一個環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的開始，直接關(guān)系到檔案材料歸檔后的安全保管和有效利用。這就要求文書人員在平時重視積累，從公文的撰寫、收發(fā)到歸檔、管理，做到全過程監(jiān)督管理，不遺漏每一個環(huán)節(jié)。既要采取經(jīng)常性收集整理、定期收集整理、集中收集整理相結(jié)合的方法，做到及時、準確、全面歸檔，又要特別重視和堅持定期收集整理。文件材料辦理完畢，收集事件相關(guān)材料，把需要歸檔的材料進行蓋章、裝訂等前期基礎性工作，定期按文件形成的規(guī)律及文件的性質(zhì)，依據(jù)事先擬好的分類方案，及時對號入座，分門別類，合理排列，有序存放。這樣，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能減輕年終的歸檔工作量。

四是向“文檔一體化”的方向努力。從文書和檔案工作的全過程管理出發(fā)，公文制發(fā)到歸檔管理一體化是今后的努力方向。“文檔一體化”在理順文書處理和檔案管理兩個環(huán)節(jié)關(guān)系的基礎上，充分利用文書處理取得的成果，簡化文件整理歸檔工作，可以大大提高工作效率。利用檔案管理系統(tǒng)和計算機管理的有利條件，調(diào)整歸檔文件整理工作流程，改變原有的每年集中整理歸檔的習慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進入檔案整理環(huán)節(jié)，隨辦隨歸，從而使歸檔文件整理變成一項日常工作。