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醫(yī)院病歷檔案管理較為簡單，主要就是進行檔案的交接、登記以及上架處理。隨著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，病案的數量也逐漸的增加，在當前信息化的社會中，對醫(yī)院病案實施信息化管理已經成為趨勢。但是醫(yī)院的病案信息化管理中也存在中利和弊，主要針對這兩方面展開了探究，希望通過以上的探究能夠為相關的人員提供一定的參考和借鑒。

關鍵詞：

醫(yī)院；病歷檔案；信息化管理；優(yōu)勢；弊端

我國目前的醫(yī)院病歷檔案在管理上還存在著一定的問題，如交接不合理、登記不全面以及上架出現偏差等，都使得我國的醫(yī)院病歷檔案容易出現丟失的情況。依據這一點來說，有效的實施醫(yī)院病歷檔案信息化管理就有其一定的必要性。針對醫(yī)院病歷檔案實施信息化管理，可以有效的減少病案丟失情況的出現，并提高病案的利用率。但是信息化管理的應用也存在一定的弊端，針對這種弊端進行深入的探究，就能夠使得病案信息化管理的效果進一步提升。

1醫(yī)院病案信息化管理的優(yōu)勢

1.1可全面提高醫(yī)院病案管理的完整性醫(yī)院的病案信息化管理主要是利用計算機來滿足臨床應用的需求，有效的將醫(yī)院病案錄入到計算機中進行存儲，使得醫(yī)護人員可以共享病案，從而為其工作提供幫助，在一定程度上使得醫(yī)護人員的工作壓力得到減輕，使得醫(yī)院病案的應用效率可以得到有效的提升。另外，針對醫(yī)院病案實施信息化管理，也可以使得醫(yī)生能夠通過病案對患者的病情做到全面的了解，從而確保醫(yī)生可以盡快的對患者展開治療，保障患者的生命安全，信息化管理的實施，使得醫(yī)生的工作效率得到了明顯的提升。除此之外，信息化管理也使得患者的信息填寫更加的嚴謹和規(guī)范，確定了規(guī)范化的病案模板的基礎上，使得書寫的遺漏問題得到了有效的解決，在計算機上進行錄入，也使得手寫的字體潦草問題得到了解決，從而使得醫(yī)院病案管理的有效率得到了明顯的提升。

1.2有效減少了醫(yī)院病案管理的出錯率一般來說，過去的醫(yī)院病案管理中，采用的主要管理方式就是終末式，這樣的管理方式就是在事后對醫(yī)療過程進行記錄，然后再向相關的部門進行反饋。這樣的病案管理方式，無法避免的會使得管理出現錯誤，最終會導致病案出現遺漏以及內容不全情況的出現。而針對醫(yī)院病案實施信息化管理，則可以有效的規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理中出現的問題，使得檔案管理出錯的幾率大大降低。病案實施信息化管理，主要是在對數據檔案進行全面采集的情況下，嚴格的依照相應的病歷管理指標，針對管理的過程進行有效的反饋，并針對管理進行合理的控制。這樣不僅使得病案管理的指標可以相應的提高，也可以使得病案在復雜的醫(yī)院環(huán)境下，得到更加全面的收集和整理，使得醫(yī)療事故出現的幾率降低，為醫(yī)院病案的管理提供了質量的保障。

1.3快速實現醫(yī)院病歷檔案管理的共享性在我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的環(huán)境下，有效的促進醫(yī)院病歷檔案管理的集成區(qū)域以及集中數據控制的形成，為醫(yī)院病歷檔案信息共享的快速實現提供了良好的前提條件。也使得醫(yī)院的病歷檔案管理形成一種一站式的管理方式，促成了遠程會診的實現以及病人病歷信息資料的共享。同時病人病歷資料信息的共享，使得病人在異地就診時可避免重復性的檢查，降低了重復檢查的浪費率，為醫(yī)生給病人看病治療縮短了時間。另外，大幅度減少了醫(yī)生因依賴某一局部型癥狀而產生的片面或者孤立的診斷，提升了醫(yī)院對病人病歷了解的程度以及提高了醫(yī)院診療工作的快捷和簡便。

2醫(yī)院病歷檔案信息化管理存在的弊端

現今的時代是信息化的時代，在這一時代背景下，醫(yī)院的傳統(tǒng)病歷檔案管理模式已經無法滿足現今時展的要求，因此，需要結合信息化，實行信息化管理。雖然醫(yī)院病歷檔案信息化管理具有諸多的優(yōu)勢，但是在一些方面也存在著一定的弊端。而這些弊端主要包括以下幾點：

2.1病歷檔案管理體系不夠完善我國目前的一些醫(yī)院在對病歷檔案進行信息化管理的過程中，采用的是多部門的管理方式，這種管理方式的應用，在一定程度上使得醫(yī)院檔案管理出現了混亂的局面，導致這種情況出現的主要原因，就在于醫(yī)院各個部門之間在管理理念上并不一致，依據管理理念所采取的管理方式也并不相同，而不同的部門對于病案的記錄也會有所不同，在多部門進行記錄后，很容易使得病歷檔案中的內容出現重復以及矛盾的情況，導致病案的利用率下降，同時，在管理混亂的情況下，也很容易使得病案中的內容出現欠缺的情況，導致病案并不完整，可以說，信息化管理對醫(yī)院病案管理發(fā)展產生了一定的負面影響。

2.2在醫(yī)院病歷檔案管理建設中沒有充分發(fā)揮信息技術的作用隨著計算機信息技術的快速發(fā)展，諸多醫(yī)院在病歷檔案管理中運用了信息化技術，但是部分醫(yī)院并沒有真正貫徹落實到病歷檔案管理中，只是流于形式，就案例該市中一所保健院的病歷檔案信息化管理建設而言，該醫(yī)院檔案管理人員在記錄管理中并沒有過多利用信息網絡技術，更是通過手動的方式進行一系列操作，大大降低了病歷檔案管理效率，沒有發(fā)揮信息技術在病歷檔案管理建設中的積極作用。

3未來病案信息管理為醫(yī)院管理提供服務

病案管理學是一門與醫(yī)院臨床、教學、科研有著廣泛聯系的一門綜合學科，能為臨床、教學、科研提供大量的原始資料數據，又是醫(yī)學歷史經驗和總體水平的體現。隨著社會主義市場經濟的日趨成熟，醫(yī)療衛(wèi)生機構的改革在不斷的嘗試中，醫(yī)院成本在逐年遞增，醫(yī)療費用的增長成為全社會關注的焦點，控制醫(yī)療費用的過度增長和獲得合理利潤已成為醫(yī)院管理層亟待解決的新課題。病案信息資料為醫(yī)院合理提高醫(yī)療收入和控制醫(yī)療費用過度增長提供科學依據。病案信息管理在醫(yī)院行政管理中最為關鍵的作用，是為醫(yī)院管理提供全院人力資源動態(tài)分析研究的依據。通過對病案數據的分析研究，可以了解醫(yī)院醫(yī)療的總體水平，可以了解各科室的醫(yī)療水平，甚至可以了解各科對疾病的治療水平，因而為醫(yī)院的現有人力資源素質、結構的評估和未來人力資源規(guī)劃提供依據。通過病案數據的分析研究，可以了解各科室以及醫(yī)務人員的工作情況以及基本的工作量，為醫(yī)院管理評估各科室和各醫(yī)務人員的工作績效提供依據。

4結論

通過以上的分析可以了解到，醫(yī)院病歷檔案信息化管理具有著一定的優(yōu)勢，同時也表現出一定的弊端，充分的發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，針對信息化管理存在弊端進行全面的分析，并采取相應的方法進行解決，就能夠使得醫(yī)院病歷檔案得到良好的信息化管理，使得信息化管理的作用可以充分的發(fā)揮出來，從而使得醫(yī)院病歷檔案管理更加的符合時展的要求。

參考文獻

[1]張立新.淺談醫(yī)院病歷檔案信息化管理[J].辦公室業(yè)務，2014（15）.

[2]張曉偉.醫(yī)院病歷檔案信息化管理中的利弊探析[J].辦公室業(yè)務，2014（1）.

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關鍵詞：公鑰基礎設施（PKI）；數字認證（CA）；礦區(qū)管理；信息安全；密碼服務器

0引言

當前我國礦山企業(yè)安全生產形勢依然嚴峻，安全生產基礎相對薄弱，事故總量還是很大，煤礦、金礦等高危行業(yè)結構不合理，應急處置以及救援搶險能力相對不足，部分企業(yè)違規(guī)違章現象依然存在，給安全生產帶來一定的安全隱患［1］。隨著計算機通信和網絡技術的快速發(fā)展，礦山企業(yè)安全生產的信息化管理成為衡量企業(yè)現代化建設的重要指標，也是促進企業(yè)安全生產、提升效益的重要方式。礦區(qū)安全生產管理平臺在部署時，采用開放式架構，兼容主流信息技術，在．NET平臺的基礎上，為了滿足多種信息源服務終端的需求，平臺采用了多種基礎數據庫模型技術，保證安全管理平臺的系統(tǒng)整合能力。平臺采用面向服務的架構（SOA）設計，并基于分層和分類結合的混合模式，數據交換模式采用標準的XML等技術，應用統(tǒng)一規(guī)范的數據交換接口及應用程序接口，安全機制相對可靠［2］。平臺基于J2EE技術架構，支持HTML和DHTML等Web瀏覽器標準，設計原則遵循高內聚、低耦合的原則，降低系統(tǒng)各個功能模塊間的耦合度，降低操作難度，提高系統(tǒng)的通用性。根據礦山企業(yè)礦區(qū)分散、不聚集的特點，為保證礦山生產網和辦公信息網之間以及與外網之間的信息交換暢通，確保信息在產生、存儲、傳輸和處理過程中的安全性，需要建立全網統(tǒng)一的認證與授權機制、時間服務和密碼服務。目前，在各種技術，基于PKI／CA的信息安全技術能合理的作用于礦區(qū)安全生產信息化管理平臺，從而保證安全策略得以完整準確的實現，該技術是解決數據加密、保護信息安全最有效的方案［3］。

1基于PKI技術的安全生產管理平臺體系研究

1．1安全生產管理平臺的需求分析

礦區(qū)安全生產管理平臺為解決礦山企業(yè)安全統(tǒng)一管理應運而生，以安全生產風險管控為核心的風險管理平臺是目前各個礦山企業(yè)信息化建設的新趨勢。以安全生產管理為核心的平臺建設可以實現對危險隱患的合理分析，形成事前管理、事中風險預控、事后應急救援在內貫穿安全生產管理全過程的監(jiān)督管理，從而達到提升安全管理水平的目的。

1．2安全生產管理平臺的系統(tǒng)功能設計

以礦區(qū)實際情況為前提，以信息資源規(guī)劃和開發(fā)利用為主線，以安全法律法規(guī)為支撐，根據功能需求，在成熟的軟件開發(fā)方法論的指導下，礦山企業(yè)安全生產信息化管理系統(tǒng)的主要功能框架如圖1所示，其子系統(tǒng)設計如下：包括風險管理子系統(tǒng)、事故管理子系統(tǒng)、安全隱患管理子系統(tǒng)、應急救援子系統(tǒng)、安全培訓子系統(tǒng)、監(jiān)督檢查子系統(tǒng)、質量標準化子系統(tǒng)等7大部分。其中風險管理子系統(tǒng)主要負責礦區(qū)風險評估，衡量事故發(fā)生的可能性并對其可能造成的相關損失進行評估，根據風險評估結果，制定相應的管理標準及措施；事故管理子系統(tǒng)主要負責對已發(fā)生的事故進行統(tǒng)計，形成事故報告、事故月報、事故數據庫等，方便查詢，根據需求進行事故通報和責任追究；安全隱患管理子系統(tǒng)主要進行安全隱患追蹤、及時對隱患信息進行登記、上報、匯總等，形成隱患整改通知單，及時開展追蹤和銷號管理等；應急救援子系統(tǒng)主要針對突發(fā)緊急事件進行預防、救援、恢復等管理，以應急救援案例庫為依托，類比實際案例，推送相關匹配度最高的案例輔助應急救援決策，此外該模塊涵蓋救援隊伍、救援機構等詳細信息；安全培訓子系統(tǒng)主要負責相關人員安全的培訓信息統(tǒng)計，及時對持證人員進行過期預警提示，服務于公司的安全培訓管理等制度；監(jiān)督檢查子系統(tǒng)主要進行安全活動制定、、總結等，下設安全檢查、整改落實、經驗總結等三個子模塊，為安全監(jiān)督管理機構安全檢查發(fā)現的問題、形成原因、改進措施、整改建議等；質量標準化子系統(tǒng)主要為管理人員提供標準庫查詢、檢查數據匯總等服務，方便現場檢查及質量便準化考核等。

1．3安全生產管理平臺的PKI／CA技術分析

1．3．1PKI技術體系簡介

隨著當前信息系統(tǒng)建設的快速發(fā)展和數字網絡化的應用的普及，不同部門之間、跨部門的信息共享和綜合分析的需求也在日益增加，與此同時當前信息網絡應用中也面臨著信息量大、數據種類繁多，不同數據訪問要求不同等現狀，因此包括信息保密性、身份認證、訪問權限管理等在內的信息安全問題急需解決。公鑰基礎設施（publickeyinfrastructure）簡稱PKI，為解決大型信息網絡面臨的安全問題應運而生。PKI是當前信息化安全建設的基礎和重要保證。PKI是一種具有安全性和透明性的密鑰管理系統(tǒng)，通過為用戶提供密鑰和證書管理服務，提供安全策略，從而建立安全有效的網絡環(huán)境，保證數據信息在安全傳輸的過程中不被非法偷看以及非授權者篡改等，從而達到保護用戶信息機密、完整的目的［4－6］。通常來說，一個完整的PKI系統(tǒng)包含認證中心數CA（certificateauthority）、證書庫、密鑰備份及恢復系統(tǒng)，證書作廢處理系統(tǒng)，客戶端證書處理系統(tǒng)等五大部分，其中CA是PKI的核心執(zhí)行機構，證書庫是存放公鑰和用戶證書的信息庫［5－7］。

1．3．2基于PKI體系的礦山安全生產信息化管理體系結構

PKI作為一種安全技術，已經深入到常規(guī)網絡的各個層面，使用戶可以在多種應用環(huán)境中使用加密及數據簽名技術，是當前網絡信息安全問題的綜合解決方案，為企業(yè)的信息安全保駕護航。對于本文分析的礦山企業(yè)安全生產管理平臺，PKI技術將重點解決用戶訪問權限、信息傳輸、數據共享等問題，如準確驗證登錄用戶身份、保證跨部門之間的信息保密與共享、防止信息竊取保證信息安全傳輸等等。礦山安全生產信息化管理平臺的PKI安全服務體系主要包括證書簽發(fā)管理和PKI安全服務兩部分，如圖2的方框所示。其中PKI的主體是證書機構CA、注冊機構RA（registrationauthority）、密鑰管理KM（keymanagement），其中核心組成CA是數字證書的頒發(fā)機構，數字證書就是網絡用戶的身份證，CA審核用戶身份等信息并與公鑰結合形成數字證書，從而確保其真實有效性，使得PKI能夠為網絡用戶提供較好的安全服務［7］。RA在整個體系中起承上啟下的銜接作用，是連接用戶和CA之間的橋梁，既向CA轉發(fā)證書請求，也向安全服務器轉發(fā)CA簽發(fā)的證書等。KM主要負責密鑰的備份、恢復、保存等管理服務，三個系統(tǒng)完成了證書簽發(fā)、管理等功能。公共安全接口具有一套通用、抽象的系統(tǒng)函數，實現語言較多，具體的密碼算法不會影響到該接口，設計者可以根據自己對于系統(tǒng)的需求對安全接口進行開發(fā)，該接口根據工作環(huán)節(jié)及性能分為初始化部分、安全操作部分、解編部分、通信部分等。

管理調度單元銜接公共安全接口與密碼服務單元，公共安全初始化部分通過管理調度單元選擇密碼服務單元，而管理調度單元向負載最小的密碼服務單元進行申請密碼服務，從而使得服務器負載均衡。當系統(tǒng)調度單元出現故障時，系統(tǒng)會隨機分配一個密碼服務單元，保證應用系統(tǒng)的正常運行，在保證系統(tǒng)負載均衡的同時，也保證數據的冗余備份，從而為應用系統(tǒng)提供及時安全的密碼服務。密碼服務單元是PKI密碼服務的核心部分，負責提供相關密碼算法及密鑰管理功能。密碼服務器根據配置需求及應用情況包含多個密碼服務單元，當一個單元出現故障時，可以通過管理調度單元進行分配，從而保證應用系統(tǒng)的正常運行。密碼算法根據功能特性主要分為三類：非對稱密碼算法（公鑰密碼）、對稱密碼算法（傳統(tǒng)密碼）和安全Hash算法［9－10］。非對稱密碼算法計算速度相對較慢，但其電子簽名和密鑰交換功能有更廣闊的應用范圍；對稱密碼算法運算速度較快，適用于大數據高流速的數據加密／解密功能，但是難以實現用戶身份識別等功能；安全Hash算法可以用來實現數據完整性驗證和輔助電子簽名等功能。密鑰管理主要包括密鑰的產生、更新、泄露處理、有效期管理、存儲、銷毀等功能，從而保證密鑰的安全有效運行。實時監(jiān)控單元對密碼服務器中的單元狀態(tài)進行實時監(jiān)控，及時找到密碼服務的相關故障，此外實時監(jiān)控單元的日志功能可以記載密碼服務器出現問題的詳細信息。以PKI技術為核心的信息安全架構體系可以有效的作用于礦山安全生產信息化管理平臺的正常設計和應用中，尤其是多層次的網絡系統(tǒng)中，從而保證安全策略順利實施，從而保證整個平臺系統(tǒng)的信息安全和應用安全。

2PKI／CA相關技術在礦山企業(yè)安全生產管理建設中的應用效果

以密碼技術為核心的PKI／CA技術，提高了網絡的安全性與可靠性，較好地解決了信息共享開放與信息保密隱私的關系、網絡互聯性與局部網絡隔離的關系，保證礦山企業(yè)安全生產管理建設的信息安全性，為企業(yè)內部用戶提供了安全信賴的網絡環(huán)境，保證了企業(yè)不受信息安全威脅，為礦山的安全生產、信息管理提供了技術保障，在數據安全管理、業(yè)務協調以及實時智能指揮等領域取得了一定的應用效果。

2．1在數據安全管理領域的應用效果

2．1．1身份認證和訪問控制方面

安全生產管理平臺用戶角色眾多，有企業(yè)監(jiān)管人員，公眾訪問人員，平臺內部測試管理人員等，一人多賬戶多角色多權限，容易帶來極大的安全隱患問題，因此具有支持多種認證方式同時具有統(tǒng)一認證訪問控制的安全機制及用戶權限管理方案變的非常重要。安全生產管理平臺基于PKI技術將證書策略應用于用戶的訪問控制中，不同級別的登錄人員可以設置不同的訪問權限，通過網上進行信息傳遞的身份證明，為用戶和數據之間建立起可信任的橋梁，有效的保證了平臺信息的安全服務。

2．1．2安全傳輸方面

礦山安全生產信息化管理會產生大量的數據，數據規(guī)模大、種類繁多，隨之而來的是數據安全管理和通訊安全的問題，安全的信息通訊是解決信息安全威脅的重要手段之一。安全生產管理平臺采用的PKI相關技術，可以使用不同系統(tǒng)間的跨域共享和靈活授權，可以提供不同系統(tǒng)訪問的授權管理、密鑰管理、身份認證、責任認定，使得系統(tǒng)傳輸的數據信息具有較高的安全性、完整性、并在消息傳遞過程中完成信息的加密和數字簽名，大大提高了平臺通訊的安全性。

2．2在業(yè)務協調、實時智能指揮領域的應用效果

安全生產管理平臺以安全生產風險管控為核心，在成熟的軟件開發(fā)方法論的指導下，將風險管理、事故管理、安全隱患排查、應急救援、安全培訓、監(jiān)督檢查等內容整合到統(tǒng)一平臺。PKI相關技術保證了各個系統(tǒng)之間的數據共享和安全通信，通過登陸人員訪問權限和各模塊之間協調管理，為公司的安全生產提供了技術保證，從而對生產過程中的風險進行有效管理，提升安全管理效率，降低安全生產事故。PKI技術保證了系統(tǒng)通訊的正常安全運轉，實現各個系統(tǒng)之間的資源共享，消除各個系統(tǒng)之間的信息孤島，實現各個子系統(tǒng)的協調調度，使得各類用戶可以方便快捷的訪問、管理平臺，將各類信息安全的聯系起來，同時借助系統(tǒng)對監(jiān)控數據進行智能分析和決策支持，使得事故實時智能指揮成為可能，并逐步實現了事故管理由事后應急響應到事前預警提示，對于提高礦區(qū)防災能力，實現礦區(qū)安全高效生產、提高安全管理水平具有重要的引領作用。

3結語

PKI技術體系通過管理數字證書和密鑰的方式，為用戶搭建安全可靠的網絡平臺，使得用戶可以在多種用戶環(huán)境中方便的進行加密和數字簽名，保證了礦區(qū)安全生產管理平臺身份識別、信息傳遞、訪問權限等的安全實施，依托數字證書、密鑰管理等技術，可以有效的生成、保存、更新管理密鑰，解決了網絡身份認證、信息完整性和抗依賴性等安全難題，為解決礦山安全生產信息化管理中存在的信息安全等因素提供了強大的技術支撐?？紤]到PKI技術本身缺點以及礦山企業(yè)的行業(yè)特性，該技術仍有一定的缺陷。在實際中，PKI技術構建和運行成本高昂，此外用戶認識水平、相關法律政策等因素的制約，都不利于PKI技術應用發(fā)展。因此，需要解決多個獨立PKI系統(tǒng)之間的交叉認證與互操作性等，以及證書過期、撤銷、丟失帶來的密鑰托管和證書安全等問題［11］。盡管如此，PKI技術的前景仍然是廣闊的，隨著相關技術的快速發(fā)展，PKI相關技術仍然是礦山安全管理信息化建設中解決通訊安全問題的必然選擇。

參考文獻

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篇3

1 農機檔案管理的含義

伴隨著我國的農業(yè)機械水平的不斷進步，我國每年的農業(yè)機械量不斷的增長，因此各式各樣的農機監(jiān)理檔案也是不斷增長。所謂農機監(jiān)理的檔案管理是指農業(yè)監(jiān)管部門對農業(yè)機動車輛和相關的駕駛人員的檔案資料的管理，是根據有關部門的規(guī)定，用相對比較科學的方法對農業(yè)機械進行合理的管理。是指各級的農業(yè)機械安全監(jiān)理機關在平時的工作當中，形成的一些作?樵?始資料保存的文字、圖像、或者錄音等各種形式的原始記錄。為日后的工作提供數據及第一手資料的管理系統(tǒng)。農機檔案管理是農業(yè)機械活動的產物，隨著信息時代的到來，農業(yè)機械檔案管理信息化也成為必然的趨勢。農機監(jiān)理檔案資料中記錄了大量以前的數據與事件，能為預測日后的發(fā)展提供數據上的支持，這些數據是極好的一手資料。

2 農機檔案管理的作用

如果我們能夠對農機監(jiān)理檔案進行合理科學的使用，能有效的提高對農業(yè)機械的監(jiān)管力度和效率。當發(fā)生相關的農業(yè)機械行政案件時，農機檔案也是十分重要的判斷審理依據，它具有一定的法律效力，能夠作為一手資料對案件進行合理的處理。同時通過對發(fā)生過的農機事故檔案的整理，對其進行分析，總結經驗。從而有利于農業(yè)機械的安全使用，減少事故的發(fā)生幾率。規(guī)范從業(yè)人員的操作，更好的保證從業(yè)人員的人身安全。此外，農機監(jiān)理檔案能做作為農機安全宣傳非常好的教材。在農機監(jiān)理檔案里記載了大量的農機相關的案例。把這些案例通過整理與匯編，無疑將是安全宣傳鮮活的教材。對提高從業(yè)人員的安全意識有著極其重要的作用。隨著現代農業(yè)的不斷發(fā)展。傳統(tǒng)的紙質農機檔案管里已經不能滿足現代農業(yè)的信息需求，這就使農機監(jiān)理檔案信息化成為了迫切要求。

3 農機檔案管理存在的問題

由于每個地區(qū)的經濟水平參差不齊，存在著一定的差距.這就造成了農機監(jiān)管檔案信息化的進度存在著很大的差異，兩極分化的現象及其嚴重，在經濟相對發(fā)達的地區(qū)基本已經完成了農機監(jiān)理檔案的信息化轉型。而在經濟相對落后的地區(qū)有的甚至仍然使用傳統(tǒng)的紙質農機監(jiān)理檔案。很多的農機監(jiān)理檔案的管理人員對檔案管理的信息化缺乏足夠的認識，沒有意識到農機檔案信息化管理對農業(yè)發(fā)展的重要的促進作用。對于新的專業(yè)技能的學習缺乏主動性，有的員工對此甚至會產生一定的抵觸情緒。于此同時，由于農機監(jiān)理檔案管理在農村，因此很多鄉(xiāng)村對于這種專業(yè)技術能力比較強，專業(yè)素養(yǎng)比較高的技能型人才是極其缺乏的。而從事這方面工作的人大多數有沒有什么專業(yè)技能，面對農機監(jiān)理檔案管理的信息化不能適應。除此之外，農機監(jiān)理檔案管理的信息化，需要很大的資金投入，去完善相關基礎設施的建設，因此資金成為了阻礙農機信息化管理的一大阻礙。

4 農機檔案管理的具體措施

（一）引進和培養(yǎng)現代化農機檔案管理的技術性人才

信息檔案的管理是一個極富技術性的工作，他有別于傳統(tǒng)的紙質檔案的整理。經過信息化、網絡化后的農機監(jiān)理檔案管理需要極高的專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技能，而目前這方面的技術人才有十分的稀少，這十分不利于農機檔案的管理。因此這就需要農機管理部門加大對農機檔案監(jiān)理專業(yè)人員的引進和培養(yǎng)。建立一支極富專業(yè)素養(yǎng)的人才隊伍以保證農機監(jiān)理檔案工作的順利進行。由于檔案信息化管理有別于以前的紙質農機監(jiān)理檔案管理，這對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有著更高的要求，不僅需要這些管理人員能夠熟練地掌握計算機的基本技能，同時也需要他們對農業(yè)機械十分熟悉。相關的管理部門應該不斷地培養(yǎng)這方面的專業(yè)人才，對他們進行專業(yè)技能的培訓，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)。同時，也可以采取引進專門人才以及先進的管理技術水平的辦法，來為農機監(jiān)理檔案管理提供技術上的智力支持。

（二）建立建全農機檔案管理制度

要想農機監(jiān)理檔案充分發(fā)揮作用，首先就得實行規(guī)范化的操作管理，任用熟悉計算機，同時對農業(yè)機械十分熟悉，具有強烈的責任心的人單人農機監(jiān)理檔案的管理人員。沒有規(guī)矩不成方圓，必須建立農機管理制度，依據相關法律法規(guī)，制定符合各個地方各個部門自己情況的規(guī)章制度進行管理，嚴格按照相關的規(guī)章制度法律法規(guī)進行管理。加強對農機檔案管理人員的專業(yè)技能培訓，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)。完善管理制度，明確農機管理人員的工作職責。落實好每個工作人員的責任，加強他們的責任意識。讓農機檔案的管理有序合理的進行。結合各個地方的實際情況探索出適合自己農機監(jiān)理檔案相應的管理辦法。

（三）加強檔案的信息化管理

面對新一輪信息化的背景下，農機監(jiān)理檔案管理也應抓住這一機遇，完成由人工管理向信息化管理的過渡，讓農機檔案管理更好的為農業(yè)的發(fā)展提供更好的服務，促進農業(yè)經濟的發(fā)展。然而就目前來看，農機檔案的信息并不完整，由于有些基層地區(qū)交通不發(fā)達，信息滯后或者地方管理人員的不重視到只有些農機檔案信息的丟失。因此加強農機檔案的信息化管理是目前十分重要的工作。完善農機監(jiān)理的信息網絡的建設。盡量做到電子檔案與紙質檔案的統(tǒng)一。運用現代化的信息技術管理的手段來推進農機監(jiān)理檔案管理的信息化，促進農機事業(yè)的快速健康發(fā)展。

（四）加大資金的引進力度

農機監(jiān)理檔案的信息化建設離不開硬件設施，然而正是因為這些硬件設施成為阻礙農機監(jiān)理檔案信息化管理的推進因素。因此相關的管理部門應盡量向上級爭取更多的資金支持，此外還可以通過向社會群體引進資金，來拓寬資金的引進渠道，用以購置相應的機械設備。從容提高硬件設施水平促進農機檔案管理信息化的發(fā)展。

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（一）企業(yè)基礎資料流失風險，隨著現代企業(yè)經營管理活動日趨復雜，細節(jié)管理與過程管理工作成為了滿足現代企業(yè)經營管理的必要條件。同時，在整個經營管理活動中還會產生大量的基礎性與過程性資料，而且其將會在企業(yè)經營管理過程中重復使用，具有十分重要的保存價值。但是，因為其整體數量較大，將其納入到企業(yè)檔案庫中進行集中保管時不但會占用大量的倉儲空間，而且查閱不夠方便，其不能滿足企業(yè)應用的現實要求。因此，在企業(yè)檔案管理工作中一般只是針對相對重要的資料以及具有較高重要作用的基礎性與過程性資料進行管理。而對重要性相對較低的資料，通常只是由企業(yè)各部門以及具體項目經辦人自行進行保管。同時，由于企業(yè)不同部門的資料保管人員在檔案管理能力以及管理手段等方面參差不齊，加之現代企業(yè)管理人員的流動性較強，隨著時間的推移，這些基礎性資料將面臨著流失的風險，這將對企業(yè)的長期經營發(fā)展造成不利影響。

（二）傳統(tǒng)檔案管理不能適應信息化發(fā)展需要，隨著信息技術在企業(yè)經營管理中的廣泛應用，傳統(tǒng)的檔案管理方式與所采用的技術手段已經不能很好的適應企業(yè)現代化發(fā)展需要。尤其是在辦公自動化應用趨勢的加快，企業(yè)所產生的數字檔案資料正義驚人的速度增長。很多大型企業(yè)內部已經逐步實現使用電子郵件在企業(yè)內部傳遞的聯系方式。基于此，企業(yè)檔案信息化建設工作成為了檔案管理工作的主要環(huán)節(jié)。

二、企業(yè)檔案管理潛在的信息化要求

（一）現代企業(yè)市場開發(fā)信息需求現代企業(yè)市場開發(fā)工作中對企業(yè)競爭力的控制不僅僅在于對企業(yè)整體質量的控制方面，而且還體現在提高企業(yè)市場競爭能力的有效性方面。所以，強化企業(yè)對技術競爭的優(yōu)勢作用，提高企業(yè)進入、占領市場的速度，同時獲得市場信息調控權利，為企業(yè)市場開拓提供強有力的基礎支撐。

（二）企業(yè)發(fā)展政策信息需求企業(yè)發(fā)展過程中，不但需要結合國家發(fā)展的基本國情以及國家整體發(fā)展趨勢，同時還要重視國家政策以及國家資金調控對企業(yè)在整體技術創(chuàng)新方面的約束，把握好企業(yè)技術創(chuàng)新的各個環(huán)節(jié)。而只有企業(yè)具備與發(fā)展政策信息化同步時，才能實時掌握企業(yè)政策信息，為企業(yè)的發(fā)展提供內部動力。

（三）企業(yè)檔案管理的技術信息在企業(yè)檔案管理的信息化建設過程中，為了防止信息閉塞對企業(yè)整體發(fā)展造成的不利影響，同時調整企業(yè)檔案管理工作中的一些重復性建設工作，并避免在檔案管理技術創(chuàng)新過程中出現的失敗，必須為上述工作提供信息化支持。只有在相關人員掌握了信息化技術之后，才能對企業(yè)的前景控制起到一定的提高，這樣才能從本質上提高企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新質量。

（四）潛在的人才信息現代企業(yè)經濟和技術方面的競爭從根本上講是人才的競爭，是能夠在企業(yè)內部經營管理過程中發(fā)揮作用的人才的數量和質量。在檔案管理信息化建設工作中，不但要強化檔案管理信息化建設的技術性人才培養(yǎng)，而且還要對各類人才的信息檔案進行基本控制。所以，在現代企業(yè)信息化人才建設過程中，人才檔案的信息化管理成為了企業(yè)人才資源建設的基礎性工作。綜上所述，在企業(yè)的檔案管理信息化建設工作中，企業(yè)的檔案管理工作不但需要對企業(yè)整體的技術性設施進行信息化管理，而且還要針對檔案管理工作中的信息資源開發(fā)、傳播進行合理控制。這樣才能在資源建設過程中最大程度的給企業(yè)的發(fā)展提供精確、超前的信息資料。通過調控的方式提升企業(yè)檔案管理的信息化水平。

三、企業(yè)檔案管理信息化的建設策略

（一）符合企業(yè)檔案信息化建設發(fā)展的基本方向企業(yè)不同階段所產生的檔案資料都有可能成為信息檢索者所關心的資料內容，因此在檔案管理工作中必須對所有這些不同階段、不同形式的檔案資料進行整理，同時價值更高的綜合檔案信息為了確保檔案信息具有一定的政治性和系統(tǒng)性，必須對檔案信息進行精選，只有這樣才能為用戶提供更加完善的服務。隨著信息技術的快速發(fā)展，現代企業(yè)的檔案的生成方式發(fā)生了對應的變化，例如，可以在計算機、通訊過程中進行文件起草、簽發(fā)、管理以及歸檔等工作。因此，對應的檔案管理機制也必須與之相對應。在檔案管理現代化建設工作中建立起滿足多種機讀形式的檔案管理體系。

（二）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理手段現代企業(yè)的檔案管理工作必須要朝著新技術的應用以及多手段的檔案管理方向發(fā)展，而且這還是提高檔案管理工作水平及檔案管理效率的有效方式。在管理過程中，檔案管理部門必須堅持檔案的信息化發(fā)展方向，通過利用多種信息技術及手段，逐步拓展信息化發(fā)展建設的寬度和廣度，積極探索出信息化條件下檔案管理的新方法。例如，在檔案管理過程中不僅僅只是通過將傳統(tǒng)紙質檔案數字化處理的方式，而且還必須將電子信息交流過程中產生的信息檔案化，增強檔案管理的深度。

（三）整合信息檔案網絡，實現資源共享企業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理工作中因為缺乏合理有效的信息溝通，這主要是因為部門之間的割裂導致的。因此，在檔案信息化建設工作中，首先要建立起具有統(tǒng)一著錄格式與編排方式的當那管理體系，在各個檔案部門之間通過規(guī)章制度的方式建立其統(tǒng)一的檔案管理方式。同時，還要實現企業(yè)內部信息資源的共享，讓更多的信息利用者能夠獲得數量更多、范圍更廣的檔案信息，使得其可以更加高效、充分的利用企業(yè)檔案信息，在服務企業(yè)成員的同時，間接的推動了企業(yè)的發(fā)展。

（四）面向社會，完善檔案信息服務體系知識經濟時代，信息化是現代企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展方向。因此，企業(yè)檔案管理部門要善于通過捕捉極具時效性的信息以得到進入市場的機會。這時，主動提供企業(yè)中的部分信息為社會利用，不但可以提高企業(yè)的市場影響力，而且可以通過獲取社會信息使用反饋，逐步完善企業(yè)檔案信息服務體系，為建設更加完善的信息服務提供基礎。

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1 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的作用

檔案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技術、計算機技術以及網絡技術，其主要是以檔案資源為主要對象，以管理檔案的有關理論為指導，依托檔案工作，結合國家檔案管理以及信息社部門的相關要求，而展開的收集、整理、開發(fā)、保管以及利用檔案的工作。目前，檔案管理安全保密信息化是其主要的發(fā)展趨勢，同?r也是保障社會文明進步的重要前提。在我國的檔案管理史中，最重要的環(huán)節(jié)就是檔案管理安全保密工作。所以檔案管理業(yè)發(fā)展實現可持續(xù)的基本保障就是檔案管理安全保密工作，而信息化檔案管理對于其安全保密工作具有十分重要的作用和意義。

2 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題

2.1 管理技術、人才缺乏

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理過程中，工作人員管理技術缺乏，專業(yè)信息技術人才缺乏，管理經驗以及管理意識缺乏等，是目前檔案管理工作面臨的首要問題。而由于檔案管理人員缺乏相關的信息技術以及管理知識，使得檔案的保密工作、管理工作以及查閱工作等，出現了各種各樣的問題。同時由于信息管理軟件未能獲得廣泛的應用和推廣，加之相關管理工作缺乏一定的統(tǒng)一性，因此使得信息化檔案管理不能獲得有效的推進。而在檔案管理工作中，由于缺乏完善的、規(guī)范性的標準，使得檔案管理行業(yè)的發(fā)展也面臨較大的挑戰(zhàn)。同時在實現信息化檔案管理的過程中，信息技術以及管理知識的相對缺乏，使得卷案管理以及檔案管理等工作的開展受到了阻礙。因此必須引進大量的檔案管理專業(yè)人才，同時不斷增加專業(yè)信息技術人才，才能促使信息化檔案管理能夠達到較高的水平。

2.2 檔案管理性質理解不正確

檔案管理工作不僅僅是簡單保存各種形式、各種工作的文檔以及歷史記錄，同時它也是領導考察工作的重要憑證和制定決策的基礎依據，甚至還是基礎設施建設以及科學研究的重要參考資料。盡管檔案管理工作具有非常重要的作用和意義，但是在該領域中，相應的管理人才非常少，主要原因有兩點：一是針對檔案管理的工作內容，很多人的理解都不正確，這就使得開發(fā)和利用檔案資源方面出現了一定的缺陷。二是針對檔案管理工作的性質，人們的理解也缺乏一定的正確性，且最初開展檔案管理工作的目的主要是提供一定的資料服務，且對象是單位上的一些工作人員。但目前檔案管理工作的功能以及業(yè)務等不斷在拓寬，且檔案保密、開發(fā)、保管以及查閱等，也屬于檔案管理的范疇。另外很多人在找工作的過程中，比較喜歡見效早、上手快的工作，且普遍認為檔案管理工作沒有光明的前途，因此很多人不愿意從事檔案管理的相關工作。

2.3 信息化檔案管理理念缺乏

目前在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面臨的重要問題。同時管理技術落后、管理模式陳舊，未能順應時展，采用先進的信息技術以及網絡技術管理檔案，也是其面臨的重要問題。目前，國內各大行業(yè)，如銷售、設計、餐飲，甚至是快遞行業(yè)，都逐漸應用到了信息化技術，但是在檔案管理領域中，信息化發(fā)展則非常緩慢。在開展檔案管理工作的過程中，信息化檔案管理未能獲得良好推進，則需要相關工作人員堅持不懈地進行建設，且要采取有效的措施不斷地解決信息化檔案管理過程中面臨的各種問題。

3 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略

3.1 增強管理人員的專業(yè)素質

針對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理中存在的問題，首先相關部門需要采取一定的措施，不斷增強管理人員的綜合素質以及專業(yè)素質，即組織其進行定期的管理技術教育和培訓，不斷增強其檔案管理責任意識，使管理人員能夠形成一個具有嚴明紀律的工作隊伍，從而為檔案管理提供更好的管理服務。而在對管理人員開展教育培訓的過程中，需要不斷增強其檔案管理安全保密意識，并對信息化檔案管理加強建設，同時根據我國檔案管理的相關規(guī)定，制定出嚴格的檔案管理安全保密制度，并對安全保密人員加強實踐和教育，從而增強其應用水平，以便達到信息化檔案管理的基本要求。

3.2 樹立信息化檔案管理意識

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，檔案管理機構、工作人員以及相關機構需要對該項工作的發(fā)展前景進行明確，并且要對檔案管理工作的具體性質進行正確的認識和解讀，特別是針對檔案管理的安全保密工作，必須對管理人員加強安全保密意識的培養(yǎng)，避免不法分子通過各種途徑對檔案信息進行非法竊取，從而避免給社會帶來嚴重的經濟損失。同時在加快建設信息化檔案管理的過程中，還需要科學地規(guī)劃檔案信息管理工作，增強檔案信息管理的安全性，避免檔案信息喪失其應有的價值。例如企業(yè)在對檔案信息管理進行推進的過程中，不能對信息技術人才進行大量的招攬，同時也不能招攬一些不具備檔案信息管理經驗和技術的人才，因為這些人才往往缺乏相應的檔案管理素質，而已經招攬的人才，則必須對其進行集中培訓和教育，不斷增強其信息化檔案管理的意識，增強其檔案管理安全保密意識。

3.3 加快實現信息化檔案管理

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，相關的管理結構必須具有較為長遠的發(fā)展目光，且對于檔案管理行業(yè)的競爭規(guī)律以及發(fā)展趨勢具有較為清晰的認識。同時既要加強研究檔案管理安全保密的技術性，也要對傳統(tǒng)檔案管理制度以及技術進行不斷的創(chuàng)新和改革，以確保檔案管理的絕對保密性。同時要將檔案管理信息軟件與檔案管理的實際內容進行有效的匹配，不斷增強信息化檔案管理的效率。另外要將信息化檔案管理工作進行有效的落實，不斷制定出先進的檔案管理信息化制度，以便快速推進我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的進程。例如，由于當前信息化檔案管理的相關軟件相對較少，因此在實現檔案管理信息化的過程中，其面臨著較大的阻礙。因此必須對信息化檔案管理的標準加以明確，以確保真正意義上實現信息化的檔案管理。

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關鍵詞：化工 安全管理 創(chuàng)新

一、前言

目前，從企業(yè)事故的統(tǒng)計分析管理來看，在化工企業(yè)中，因為不安全的人為或設備等因素造成的事故占大多數，比如化工生產中的不嚴格按照規(guī)則制定操作，沒有及時處理異常設備，工作中不仔細認真，大聲喧嘩吵鬧等。這些都是化工安全管理不夠引起的，對員工和企業(yè)的發(fā)展都極其不利。特別是在化工生產中，有許多需要用到的易燃易爆的物品等，如果 不認真合理的操作，極易發(fā)生安全事故，造成人員傷亡，企業(yè)財產損失。另外，在一些化工企業(yè)中，管理人員缺乏相應的安全管理知識缺，或者進行違章的安全指揮，甚至要求員工進行冒險作業(yè)這些都是潛在的化工安全管理問題，同時，由于管理不當，各部門之間不能及時準確的反映情況、不能全面地提供生產過程中的相關信息資料等。

隨著產品結構的不斷更新換代，許多化工企業(yè)原有的設備設施都不能夠滿足或適應現代產品生產的需要。很多化工企業(yè)由于供需關系不協調，資金短缺等因素的影響，不能及時合理的配置相應的現代化的設施設備，也沒能將化工產品中的危險物品的相關生產由傳統(tǒng)的手工化向自動化和現代化的方向轉變，這樣是造成化工安全事故的一個重要原因，同時也制約著化工企業(yè)的發(fā)展和進步。

二、化工安全管理創(chuàng)新概述

1.創(chuàng)新安全管理的概念

目前，國內許多化工企業(yè)的安全管理思想還只是具有初期的安全意識和安全教育的思想，處于認識安全問題卻不重視安全問題的 觀念當中。安全工作的管理概念還大多數停留在絕形式主義中，盡管有關形式方面的管理思想較多，但具體有效的卻很少。這樣的只注重形式而缺乏實質的管理觀念不僅耗費企業(yè)管理者不必要的精力.而且能夠潛在的麻痹企業(yè)化工人員的危險意識，對工作人員在化工產品生產中起到消極的引導作用，這些都對安全管理工作是極其不利的。創(chuàng)新安全管理觀念，是要求化工企業(yè)管理者從實際的安全生產角度出發(fā)，制度和完善相關的安全管理措施，最大限度的保障企業(yè)化工產品的安全生產和員工的生命安全等，而不是在管理的過程中靠運氣去控制安全工作中的風險，創(chuàng)新安全管理就是要做到安全生產的最大概率，在現有的安全技術水平下，實現科學的安全生產和管理。

2.創(chuàng)新安全管理的重要性

在我國，化工是國民經濟的支柱產業(yè)，化工安全管理是促進化工企業(yè)向前發(fā)展的重要基礎。由于化工產品在生產的過程中具有易燃易爆、高壓和高溫、有毒有害等特點，這就要求在生產中，不能出現設備隱患，操作人員的馬虎或管理者的不合理干涉等，否則都容易發(fā)生安全事故，造成人員財產損失。事實上，化工企業(yè)在生產產品的過程中，許多環(huán)境包括產品的安裝，產品的生產環(huán)境，員工的職業(yè)素質等這些跟企業(yè)的盈利息息相關，但也是造成安全事故中的潛在隱患。環(huán)境不佳，員工素質低下等極容易引發(fā)安全生產問題。這就要求有一個合理健全的安全管理制度來配合和指導化工產品的安全生產，創(chuàng)新安全管理，對企業(yè)的發(fā)展有著深遠的意義。

通過加強對安全管理的創(chuàng)新，企業(yè)的相關安全生產條件以及安全生產環(huán)境都可以得到明顯改善和提高，在事故防范和相關控制能力方面，特別是企業(yè)生產安全級別方面都能夠顯著的提升。加強安全管理創(chuàng)新，安全生產事故可以有效的下降、經濟財產損失和相關的人員損失等會顯著的減少。安全管理創(chuàng)新可以使得企業(yè)一直處于良好的安全受控運行狀態(tài)。

三、化工安全管理創(chuàng)新的方法

1.安全管理觀念創(chuàng)新

安全管理的觀念創(chuàng)新是加強管理創(chuàng)新的第一步，化工企業(yè)的相關管理人員需要建立安全就是企業(yè)的經濟發(fā)展的前提下極大限度的保障員工的生命財產安全，讓員工能夠在文明科學的安全理念指導下，合理的完成化工產品的安全生產，創(chuàng)造安全的生產環(huán)境。同時在不斷滲透和加強安全管理創(chuàng)新理念，有效的改變員工的行為，使員工能夠時刻保持“安全為天，生命至上”的安全理念。許多化工企業(yè)的安全管理思想還只是具有初期的安全意識和安全教育的思想，對安全問題不重視，這就要求加強安全管理觀念的創(chuàng)新，強調生命高于一切的安全概念。在化工企業(yè)的產品生產過程中，決不允許以生命為代價來贏得企業(yè)的利益。通過觀念創(chuàng)新，要求管理者認識到忽視安全生產的行為是極其嚴重不負責任的性，充分發(fā)揮人作為管理核心作用，充分調動重要資源的積極性和創(chuàng)造性。安全管理觀念創(chuàng)新是實現安全生產的基礎，是落實本質安全的必要保障。

2.安全管理具體方法創(chuàng)新

在安全管理創(chuàng)新的方法上，要求化工生產安全管理必須是全過程、全方位，全員管理的生產過程，在管理上做到橫向到邊，縱向到底，同時管理的高度統(tǒng)一，制度與執(zhí)行的上高度一致。建立合理的化工安全管理原則因即：防范為主，注重結果。建立和實施化工企業(yè)安全管理體系，既是實現系統(tǒng)化、規(guī)范化的安全管理的過程。也是企業(yè)所有從業(yè)人員建立“以人為本”的理念、貫徹“安全第一、預防為主”方針的過程。同時對有關人員實行定期教育制度.要求員工對氨、甲醇、硫化氫等有毒物質的理化性質、危險性、毒性、化學反應性、侵入途徑有一個清醒的認識。掌握自身防護和急救常識。學會應急處理方法.提高自我防范意識和處理突發(fā)事故的應變能力。即無論從完善對人員、設備、措施等必備條件的管理，還是全面推行高科技、新技術都以防范為主要目標，追求加大安。

四、總結

化工安全管理是促進化工企業(yè)向前發(fā)展的重要基礎，它職工的生活安康等關系密切，保障職工的安全才是化工企業(yè)首要的追求利益的前提。創(chuàng)新安全管理，對企業(yè)的發(fā)展有著深遠的意義。所以，需要重視和加強化工企業(yè)的安全管理，特別是做到管理方面的創(chuàng)新。本文首先通過簡單介紹化工安全管理的現狀，然后具體闡述了化工安全管理創(chuàng)新的概念，最后提出了安全管理創(chuàng)新的方法，旨在對促進化工企業(yè)的發(fā)展有一定的幫助。

參考文獻

[1]馮彥芳.淺談化工企業(yè)安全管理[J].山西科技，2011，（02）.

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[關鍵詞]檔案管理；管理信息化；信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.130

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-01

在信息時代下，社會中充斥著各種各樣的信息，令人們眼花繚亂，無法辨別真假，無法及時準確地加以利用，因此，當前各個行業(yè)對信息管理的要求愈發(fā)嚴格。這使檔案管理信息化工作面臨著的重大機遇和挑戰(zhàn)。因此，要加快檔案管理信息化進程，促進檔案管理信息化技術手段不斷優(yōu)化升級，發(fā)揮檔案管理信息化的積極作用，滿足人們對檔案管理信息化的要求。

1 檔案管理信息化

1.1 檔案管理信息化概述

檔案管理的信息化是指在管理作為信息重要載體的檔案時，全面地應用現代化的信息技術，如網絡技術、圖文技術等對檔案信息資源進行安排、管理與配置并最終實現資源共享的過程。檔案管理信息化是將原本的紙質版檔案轉化成電子數據予以保存，更好地實現了檔案的保存，同時能夠進行信息資料的自動化查取，從而達到為人民群眾服務，推動社會向前發(fā)展的目的。

1.2 檔案管理信息化中存在的問題

首先是檔案管理的信息化相比起傳統(tǒng)的檔案保存增加了安全風險。在網絡的飛速發(fā)展之下，互聯網的使用已經遍及社會的各個角落，在如此大面積使用之下，隨之而來的就是網絡安全隱患的增加。這會導致一部分不法分子伺機竊取、攻擊甚至是篡改檔案信息，這樣的情況一直困擾著檔案管理人員，威脅著人民群眾。

其次是檔案管理人員的素質差強人意。檔案管理信息化工作自身的專業(yè)性和復雜性，使檔案管理工作對相關人員的素質要求也在不斷提高。而當前的實際情況是，檔案管理工作人員的整體素質不高，管理意識不強，同時，檔案管理信息化工作的方式方法與時代脫軌，不適宜于時代的要求。

最后是檔案管理不夠規(guī)范，信息質量不高。主要表現為檔案名錄細則不夠細致、檔案分類不夠準確，對于檔案標號沒有統(tǒng)一的標準，在檔案管理信息化工作的具體實施中常會帶來更多的麻煩。另外，檔案管理信息化后電子數據的易更改性和不穩(wěn)定性等特征也降低了檔案管理信息的最終質量，無法保證其真實性。

2 提高檔案信息化管理的水平

2.1 提高檔案管理工作團隊的整體素質

針對當前工作人員整體素質不高的情況，要做的不僅是逐漸培養(yǎng)他們的專業(yè)素質，加強他們的工作能力，還要建立更嚴格的選用機制，將真正有相關技術能力、高素質的人選到檔案管理工作中。此外，還要借鑒國外成熟的技術和管理理念，并并在具體的實踐工作中探索自身獨具特色的工作道路。每一位檔案管理工作人員必須熟練掌握電子檔案的管理方法，相關的網絡技術、圖文表格技術等工作技能。從而正確判斷檔案保密程度和開放程度，保證檔案分類、編號等工作的標準化，實現檔案管理信息化在信息共享方面的積極作用。

2.2 轉變檔案管理人員的思想態(tài)度

檔案管理的重要性不言而喻，但是實際上一些從事檔案管理工作的人，卻并沒有從內心重視這份工作。所以，應當加強對檔案管理工作人員的思想教育，幫助他們理解自身行為對社會的重要性。唯有轉變檔案管理工作人員的思想態(tài)度，令他們從內心熱愛檔案管理工作，才能使工作人員注重自身工作行為的規(guī)范性和科學性，在整理有關信息時更加全面細致、小心謹慎。另外，還要培養(yǎng)檔案管理工作人員的責任感，形成認真負責的工作態(tài)度，并要求工作人員始終以熱情的態(tài)度進行服務。

2.3 制定檔案管理的統(tǒng)一標準，重視檔案的安全問題

首先，要以國家有關部門的權力為依托，制定一個檔案管理工作的統(tǒng)一標準，將實際操作中涉及的問題明確展現出來，對行業(yè)內所有單位的管理行為予以統(tǒng)一約束。以此令檔案管理各個環(huán)節(jié)中電子數據可以實現真正的標準化和有效性。其次，要不斷發(fā)展科技，對檔案管理信息化工作進行改革創(chuàng)新，使檔案管理的工作方式能夠符合時展的要求，滿足人民群眾的需要。同時，還要將更成熟先進的科學技術應用到檔案管理信息化工作中，提高管理工作的專業(yè)性。最后，就是要在政府的幫助下，令行業(yè)內更多的單位在進行檔案信息化管理時配備足夠專業(yè)科學的器材。

以上是針對檔案管理信息化中存在的問題所提出的管理建議。但是保證信息化檔案的安全性和真實性，還需要涉及統(tǒng)一協調所有的環(huán)節(jié)，使其相互協調配合，才能達到更好的效果。

3 結 語

在時代的飛速發(fā)展進步下，如何將信息更及時有效、真實安全地傳達給人民群眾是檔案管理所面臨的重要問題。筆者建議利用高科技技術實現檔案管理信息化，使檔案管理工作更全面、更高效，更好地為人民群眾生產生活服務。因此，在實際工作中，要及時處理檔案管理中存在的問題，不斷革新檔案管理工作方式方法，令檔案管理工作順應時展，發(fā)揮出應有的作用。

主要參考文獻

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關鍵詞：檔案管理；信息化；技術更新；網絡安全

近年來，檔案管理模式從實體管理逐漸走向數字模擬管理，并通過建立局域網，構建網絡模式的檔案管理信息化系統(tǒng)，提高檔案管理的綜合性與系統(tǒng)性，集檔案收集、整理、分析、保管于一體，逐步完善檔案管理工作，提高檔案使用效率，更方便快捷地提供檔案信息服務，充分體現了現代信息技術的優(yōu)勢作用。

一、加大財力投入，增設配套設施

為了提高檔案管理的信息化水平，應增加必要的財力投入，配置與現代化檔案管理相適應的硬件和軟件設施。目前，各檔案部門的財力主要來自于各級政府的支持和投入，作為上級檔案管理部門，要加強與相關部門的溝通與協作，提出解決問題的有效措施，同時要及時為下級部門創(chuàng)造良好的條件，以加快檔案管理信息化建設的步伐。

二、不斷更新管理技術，整合信息化手段

檔案管理技術需要不斷更新、不斷發(fā)展、不斷改進，通過綜合利用、集成整合等方式，不斷提高檔案管理水平。現今的信息化技術雖然已經發(fā)展得比較成熟，人們經常采用普通的電子數據保存檔案，但是，電子文檔保存數據的風險系數較高，因為它并不符合“越簡單越可靠”的保存原則，龜殼上的文字可以保存上千年，紙質文字可以保存數百年，而電子文檔到底能夠保存多長時間，仍然需要時間的檢驗。所以，在檔案管理信息化建設進程中，必須在整合和集成上下工夫，積極構建完善和堅固的電子檔案系統(tǒng)，加強傳統(tǒng)檔案管理和信息化手段管理的有機結合，充分發(fā)揮各種管理模式的優(yōu)勢作用。

三、加強檔案管理的安全性，保證網絡系統(tǒng)的安全

隨著檔案管理信息化程度的提高，隨之而來的就是增強信息化建設的安全性，但是，安全性建設工作并不是一蹴而就的，是一個循序漸進的過程。建設初期一定要加強紙質檔案的保存與管理工作，可以采用雙軌制度，以防止檔案的遺失，確保檔案信息的完整性與安全性。同時，要加強網絡系統(tǒng)安全建設，嚴密防范系統(tǒng)病毒的侵入，增設查閱權限與安保加密功能。

總之，檔案管理信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，作為檔案管理人員，應提高認識，不斷學習，認真研究和規(guī)劃；而檔案管理部門，更要適當加大管理投入，及時配備相應的人才與設施，促使檔案管理水平走上一個新的高度。

參考文獻：

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1 信息化檔案管理的特點

1.1 一體化的管理模式

在過去,企業(yè)檔案管理的實現是不同部門對其內部文件進行整理、分類并歸檔的過程。而信息化的檔案管理則改變了這一狀態(tài),信息化的管理模式可以將企業(yè)的文件,部門的基本文檔進行有機的結合,從而實現歸檔與管理的同步,將不同部門對于同一事務或者同一事務的不同角度的記錄歸入檔案數據庫中,實現檔案管理的一體化。通過對檔案管理自動化系統(tǒng)的應用,實現公文和業(yè)務性文件整理與歸檔工作在同一時間完成,既可以節(jié)省大量的時間,節(jié)省勞動力,而且提高了檔案管理的準確性。從事檔案管理的工作人員可以從繁雜的工作中抽離出來,從而獲得更多的學習時間,加強檔案管理信息資源的開發(fā)。與此同時,負責檔案管理工作的部門也能夠通過自動化系統(tǒng)對公文以及業(yè)務性文件的管理狀態(tài)進行隨時的掌控,以便盡快的做出指導,實現檔案管理的預見性。

1.2 方便存儲與查找

企業(yè)的行政部門與業(yè)務部門,可以通過對檔案管理自動化系統(tǒng)的應用,將已經形成的有查考利用價值的文件隨時存儲到服務器上。而檔案管理工作人員他也可以把原有檔案的掃描件存儲到服務器上。這樣,只需要通過身份驗證,用戶就可以通過企業(yè)內部的局域網查找所需要的檔案信息,即節(jié)省了時間,又節(jié)省了資源,真正實現了信息化檔案管理給企業(yè)的工作帶來的方便。

1.3 檔案業(yè)務管理自動化

企業(yè)檔案管理工作非常復雜,其全過程不僅包括統(tǒng)計、鑒定、借閱還包括了參考資料的編研工作,甚至是資料的銷毀,這都需要管理人員定期對檔案的情況進行分析,而且企業(yè)領導的決策提供參考資料。實現檔案信息化管理模式,可以對檔案進行隨時隨地的管理,例如各種數據的統(tǒng)計、各種報表的打印、借閱登記、催還提醒等,這樣可以便于領導或各部門通過電腦獲取所需要的資料和數據,避免了因為距離問題而造成的時間浪費。

2 企業(yè)檔案管理信息化存在的問題

2.1 檔案管理的信息化意識不足

實現企業(yè)檔案管理的信息化不是一項簡單的工作,需要大量的時間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設備改造、產品銷售等直接投資上,疏于對檔案的管理,忽視對檔案管理人員的業(yè)務培訓,導致管理人員缺乏經驗、缺乏服務意識,使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實上雖然檔案管理信息化的應用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過對檔案的合理管理能夠為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業(yè)的發(fā)展。

2.2 檔案管理信息載體的破損

在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網絡技術的應用,許多企業(yè)實現了工程設計、施工和產品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會因為各種原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用,嚴重的還會導致系統(tǒng)運行出現問題。

2.3 標準化建設不夠完善

檔案信息管理的標準化指的是在檔案實體管理向信息管理轉變過程中,必須有相關的規(guī)范與標準對其進行指導。信息化是一個非常嚴密的信息系統(tǒng),各個業(yè)務環(huán)節(jié)的相關信息為數據處理的準確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現,為企業(yè)檔案管理信息化提供數據計算的標準卻難以滿足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務流程以及工作程序標準、數據交換等標準都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內部或企業(yè)之間的數據交換或資源共享造成諸多不便,甚至會嚴重制約企業(yè)獲得更多的經濟效益和社會效益。

3 改善企業(yè)檔案管理信息化建設的建議

通過對企業(yè)檔案管理信息化建設過程中出現的問題的分析,可以看出,只有在一定范圍內實現資源的優(yōu)化配置,完善檔案管理人員的培訓,才能徹底實現檔案管理的信息化,具體來說可以從以下幾個方面著手。

3.1 完善檔案管理制度

所有工作的順利展開與進行都離不開規(guī)范的要求和對標準的參考,企業(yè)檔案管理也不例外。實現檔案管理信息化的前提是健全的管理制度與明確的部門職責,而同時這也是檔案管理部門為企業(yè)提供更高級別的服務的先決條件。所以,為了在激烈的市場競爭中立于不敗之地,現代化的企業(yè)必須要建立健全檔案管理制度,尤其要制定檔案自動化管理制度,通過合理的制度規(guī)范檔案管理信息化的實現。

3.2 加強監(jiān)管工作

在企業(yè)建立局域網時,要有計劃的實施檔案一級管理,對于文件從形成到歸檔的全過程要實施監(jiān)管,尤其是從文件行程的最初階段,以保證文件的整個生命周期都能在可控范圍內,使整個過程都做到規(guī)范化、標準化并努力貫徹執(zhí)行。

3.3 理順工作流程

不同企業(yè)的工作流程不一樣,相應的檔案管理自動化程序也是不一樣的,所以要明確各部門工作的先后順序,例如檔案部門與文書,只有這樣才能保證檔案管理信息化過程中避免走彎路。檔案管理要與企業(yè)所講

轉貼于

求的效應原則保持一致,盡量以最少的投入來保證企業(yè)對于信息資源需求的滿足。理順檔案管理工作的流程,首先要做好數據收集與資料庫的維護工作;另外要充分利用計算機的功能,根據企業(yè)發(fā)展的需求,及時編寫一些檔案文件匯編,并提供企業(yè)領導用于決策所需要的信息。

3.4 實現管理工具的信息化

從事檔案管理工作的人員除了要做好文件的分類、歸檔等工作外,還要積極參加檔案管理軟件的功能開發(fā)工作中,充分了解企業(yè)檔案管理的全過程和檔案專業(yè)管理的全部內容。在工作當中,要及時征求各部門的意見,分析檔案管理與各部門之間的聯系,并將分析結果交給軟件開發(fā)人員作為依據選擇最合理的設計方案,使設計出的軟件能夠最大程度滿足企業(yè)的需要,從而真正實現管理的自動化和信息化。

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信息化基本內容

企業(yè)人事檔案管理信息化的核心內容是計算機技術的應用，信息化的主要表現就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理。它概括為以下幾個方面的基本內容：

――檔案信息數字化。人事檔案信息數字化是整個檔案管理信息化的基礎，其他環(huán)節(jié)都建立在此基礎之上。傳統(tǒng)介質檔案的管理是以紙質檔案管理為主，而信息化管理則必須把這些紙介質的信息轉變?yōu)閿底只畔ⅲ匆环矫嬉岩郧靶纬傻膫鹘y(tǒng)檔案通過電子掃描轉化為數字形式，另一方面要在日常工作中全面推行無紙化辦公，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現數字化。

――檔案信息網絡化。以往的人事檔案服務主要是以面對面的形式為主，即服務對象必須親自到檔案室檢索、查閱、辦理借閱手續(xù)，這樣不僅效率低，而且也給管理人員和借閱人員帶來諸多不便。實現以網絡為基礎的信息化管理以后，借閱者可通過網絡提交借閱申請，管理人員通過網絡審核后即可按規(guī)定借閱，借閱者無須親臨檔案室，這給服務對象無疑帶來了極大的方便。

――檔案檢索自動化。在傳統(tǒng)檔案管理方式中檢索是依賴大量的檔案檢索卡片進行的，走進閱覽室首先看到的是一大排的卡片柜，借閱者要在大量的卡片中檢索出需要的信息，甚至有時還無法找到所需要的檔案資料，如此的效率必然是很低的。通過客戶端從數據庫中進行檢索，其速度、效率是傳統(tǒng)檢索工具無法比擬的。

――檔案利用一體化。檔案利用一體化是將上述三個方面整合起來，使檔案管理的各項活動一環(huán)緊扣一環(huán)，成為一個連續(xù)的整體，以便獲得更高的效率。實現檔案利用一體化的基礎是建立一個統(tǒng)一的計算機系統(tǒng)，包括硬件和軟件。

如何設計信息化

人事檔案管理信息化的實現，必須考慮到人事檔案管理的實際問題。根據問題按照企業(yè)的具體情況，分析研究，找到切實可行的解決辦法。

功能設計

人事檔案管理系統(tǒng)從功能設計上要求具有組織機構管理、人員信息管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、人事檔案室基礎設施管理、零散材料收集（接收、轉遞）管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關統(tǒng)計查詢管理等功能。

具體地講，組織機構管理就是根據企業(yè)具體情況進行分級管理；人員信息管理指的是人員的基本信息，主要包括姓名、性別、出生日期、身份證號、檔案編號等；人事檔案目錄管理是指人事檔案管理的主要內容，包括檔案材料類號、同一類別中的序號，形成材料時間、份數、頁數、備注等，這些信息的維護可以自動生成檔案目錄直接打印出來；人事檔案的轉遞管理包括轉遞類別（轉入、轉出）、轉遞日期、對方單位名稱、轉遞原因、轉遞編號、轉遞方式（專人、機要）、經辦人、檔案轉遞單的自動生成打印、回執(zhí)日期、回執(zhí)人等；人事檔案的查（借）閱管理是指做查（借）閱記錄，包括查（借）閱方式、日期、查（借）閱天數、查（借）閱人、查（借）閱原因、經辦人、批準人、歸還日期等，系統(tǒng)還應具有查（借）閱到期自動提醒功能；零散材料收集（接收、轉遞）管理是指做好檔案整理前的重要工作，主要內容可以與檔案目錄管理內容合并記錄；檔案整理記錄及缺失材料登記管理就是要定期整理，包括整理時間、整理人，同時應按照員工的實際情況確定缺失的材料名稱，以便于管理人員向相關部門收集，收集后應增加材料補齊時間；相關統(tǒng)計查詢管理包括人員查找、內容查找、模糊查找等各類查詢功能，統(tǒng)計功能包括人員統(tǒng)計、檔案數量和材料統(tǒng)計、查（借）閱統(tǒng)計等功能，等等。

系統(tǒng)設計

在設計系統(tǒng)時，應考慮各方面的問題，主要有：

――代碼管理。盡量采用標準的代碼方式管理，這樣既能保證計算機高速運行，又容易與其他系統(tǒng)軟件兼容。

――檔案材料內容處理。由于人事檔案屬于機密，其內容不能隨意泄露，對于檔案材料的具體內容可以采用電子掃描的方式進行錄入，以保持材料的原貌。這就對人事檔案管理人員的計算機掌握水平提出了比較高的要求。

――與人力資源管理系統(tǒng)的銜接。人力資源管理系統(tǒng)主要包括組織機構管理、人員信息管理、薪酬管理、社保管理、時間管理、招聘管理、績效管理、培訓管理等功能，其中，組織機構管理、人員信息管理中的許多內容與人事檔案管理系統(tǒng)相通，兩個系統(tǒng)存在共同維護的需要，故在設計人事檔案系統(tǒng)時應考慮通過技術手段，直接使用人力資源管理系統(tǒng)中的組織機構和人員信息，這樣既能保證人力資源管理和人事檔案管理達到資源共享，又能避免兩套系統(tǒng)數據維護出現不一致的情況。

――系統(tǒng)軟件的網絡連接。人事檔案管理與人力資源管理一般是不同的崗位，需要不同人員進行管理。兩套系統(tǒng)既要實現數據共享，又要求分開使用，尤其是人事檔案管理系統(tǒng)要求在人事檔案辦公室中操作。由于人事檔案屬于保密范圍，如果系統(tǒng)與網絡相連將涉及商業(yè)秘密問題，如果不通過網絡連接就很難做到數據同步性，這就給人事檔案系統(tǒng)使用單機版還是網絡版造成了矛盾，而解決該矛盾的方法是雙版合用，平時維護檔案信息時使用單機版，數據更新和備份時使用網絡版。

統(tǒng)籌兼顧信息化

人事檔案管理信息化建設涉及企業(yè)的管理體系、檔案人員的技術素質、資金投入等多方面的問題，需要統(tǒng)籌兼顧、全面考慮。

領導高度重視。加強企業(yè)人事檔案信息化建設，首先離不開企業(yè)領導的關心和支持，并在資金、設備、人員等方面予以必要的投入，從各方面關心檔案信息化工作的進程。企業(yè)各級領導尤其是主管檔案工作的領導，應經常過問此工作、了解現狀、提出要求、下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助其解決工作中出現的困難和問題。

人員適時培訓。人事檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員的高素質。因此，檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術，還必須能熟練運用計算機以及其他現代化辦公設備進行電子文件的制作、使用和維護。這就需要對檔案管理人員進行繼續(xù)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務素質，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。

設施務必跟進。軟硬件基礎設施是人事檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源電子化轉換、信息存貯以及開發(fā)利用的基礎所在。這就要求企業(yè)應該投入足夠的資金添置必要的計算機硬件設備和應用軟件，同時還應加強網絡配套建設，這樣才能為檔案信息的轉換、傳輸和資源共享提供必要的技術保障。

建立標準規(guī)范。標準規(guī)范是人事檔案信息化建設的重要基礎之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理以及檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等。一方面，企業(yè)人事檔案管理要采用適應信息化的新規(guī)章、新標準，另一方面企業(yè)自身也要加快人事檔案信息化管理規(guī)范的制訂和使用，包括推行無紙化辦公和電子文件歸檔、計算機管理和檔案檢索等。

新舊模式轉變。推行人事檔案信息化管理必然會存在一個由傳統(tǒng)模式向電子化模式轉變的過程，在此過程中必須確保日常的檔案管理活動仍然能夠正常運轉，不出現因為過渡而影響檔案的保存和利用。較為妥當的方法是在過渡階段采取雙軌制，即兩種管理方式在一定時間內同時存在，直到新的方式能正常運行。