導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案系統(tǒng)管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)，是一項(xiàng)需要綜合的運(yùn)用多個(gè)專業(yè)的知識(shí)、多個(gè)學(xué)科的概念，同時(shí)結(jié)合多個(gè)部門的工作進(jìn)行協(xié)調(diào)的較為復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。而系統(tǒng)的建設(shè)發(fā)展到目前階段，在管理方面還存在有一些不足之處，諸如檔案信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化仍需進(jìn)一步的提高，自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)沒(méi)有針對(duì)整體的水平進(jìn)行改進(jìn)，同時(shí)，在人才管理者一方面，也存在有一定的缺陷和不足。所以，深入細(xì)致的對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行研究，并且提出加強(qiáng)系統(tǒng)管理的新思路，將是下一階段工作當(dāng)中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。

1. 推進(jìn)自動(dòng)化，提升檔案的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化水平

全面的推進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)的自動(dòng)化水平，首要的一點(diǎn)就是需要針對(duì)檔案的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的水平進(jìn)行提高和改進(jìn)，此項(xiàng)工作是展開(kāi)一系列工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。就目前階段而言，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀，是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的發(fā)展比較的滯后，并且相關(guān)的應(yīng)用軟件也比較亂，這些存在的問(wèn)題都在很大程度之上制約了管理系統(tǒng)的發(fā)展和進(jìn)步。而當(dāng)前存在的主要矛盾，并非是硬件以及有關(guān)設(shè)備的缺乏，而是針對(duì)硬件設(shè)備的功能，沒(méi)有進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)，進(jìn)而設(shè)備也就難以發(fā)揮其應(yīng)有的效應(yīng)。檔案信息自動(dòng)化，應(yīng)該包含整個(gè)檔案管理工作的各個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)，最為重要的，是檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化，同時(shí)針對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)的建立，也需要逐步的完善和落實(shí)，達(dá)到全面實(shí)施的目的和效果。檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，其本身而言，也是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，要想全面的推進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化建設(shè)發(fā)展，就必須要抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作，兩者相輔相成、互相促進(jìn)，進(jìn)而合理的推動(dòng)檔案自動(dòng)化系統(tǒng)的不斷前進(jìn)與改進(jìn)。

2. 提升檔案信息管理系統(tǒng)的整體性水平

根據(jù)當(dāng)前階段系統(tǒng)的思想理論以及集成化的具體需求，檔案信息自動(dòng)化的建設(shè)，應(yīng)該是針對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的水平進(jìn)行發(fā)展，使得整個(gè)系統(tǒng)可以得到穩(wěn)步的提高，并且其中各個(gè)組成的系統(tǒng)，橫向以及縱向的發(fā)展都需要達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)和水平，以此為基礎(chǔ)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行連通，發(fā)揮出系統(tǒng)的整體性的優(yōu)勢(shì)和效應(yīng)，提升整個(gè)系統(tǒng)的綜合運(yùn)行能力。如果其中某一個(gè)節(jié)點(diǎn)或者是某一個(gè)極為重要的節(jié)點(diǎn)，存在有障礙，都可能會(huì)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)造成極大的不利影響。所以，還需要對(duì)每一個(gè)節(jié)點(diǎn)的應(yīng)用能力和裝備的水平進(jìn)行提升，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定持續(xù)、健康的發(fā)展。在實(shí)踐的工作當(dāng)中，可以鼓勵(lì)并且支持一些先進(jìn)的單位首先提升自身的水平和能力，并且在一些較為先進(jìn)的單位，進(jìn)行水平較高的試點(diǎn)工作，來(lái)逐步的取得推廣使用的效果和經(jīng)驗(yàn)，并且對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行實(shí)時(shí)的總結(jié)和歸納，得出系統(tǒng)發(fā)展的新思路。這樣的工作，對(duì)于提升系統(tǒng)整體性的水平，有著巨大的幫助。

3. 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

根據(jù)上文的詳細(xì)闡述和分析，可以對(duì)當(dāng)前階段檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的新思路有著大致上的了解和掌握。接下來(lái)，將針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的加強(qiáng)以及人才管理工作的發(fā)展，進(jìn)行全方位的研究，力求更進(jìn)一步的為相關(guān)工作的進(jìn)步和發(fā)展，奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

有重點(diǎn)、有針對(duì)性的對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，是完善相關(guān)工作的一個(gè)必須的環(huán)節(jié)。從目前階段檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的整體性建設(shè)上來(lái)進(jìn)行分析，文件的處理向信息管理過(guò)渡的這一個(gè)階段，還存在有一定的問(wèn)題和不足，而完善這一階段工作的首要步驟，就是需要針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)和整改。開(kāi)發(fā)并且建設(shè)起完善健全的數(shù)據(jù)庫(kù)，是國(guó)家檔案信息工作的核心內(nèi)容，同時(shí)也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作項(xiàng)目。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義，是依靠現(xiàn)今發(fā)達(dá)的信息管理技術(shù)，對(duì)有關(guān)的檔案信息資料等，進(jìn)行科學(xué)化的管理，進(jìn)而更加方便利用。建立其完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的任務(wù)，并且較為復(fù)雜，還需要經(jīng)過(guò)一個(gè)由低到高、由單個(gè)向整體發(fā)展的過(guò)程。經(jīng)過(guò)相關(guān)的試點(diǎn)工作，數(shù)據(jù)庫(kù)的檢驗(yàn)還需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并且統(tǒng)一建設(shè)工作當(dāng)中的相關(guān)認(rèn)識(shí)，將計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與檔案信息管理的工作相互有機(jī)結(jié)合起來(lái)，有關(guān)的工作人員密切的配合，保證工作的萬(wàn)無(wú)一失。同時(shí)，建設(shè)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，還需要面向應(yīng)用和開(kāi)發(fā)，使用頻率以及數(shù)據(jù)效率的考核，來(lái)逐步的突出數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的活性，突出系統(tǒng)的重點(diǎn)和要點(diǎn)，由單一的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)逐步的向整體性的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)發(fā)展。當(dāng)前，需要將數(shù)據(jù)庫(kù)的完善和提升與各個(gè)單位的目錄庫(kù)建立起來(lái)，并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的形式，將各個(gè)開(kāi)放式的數(shù)據(jù)庫(kù)群連接起來(lái)，進(jìn)而使得系統(tǒng)自動(dòng)化的效率可以大大的提升和改進(jìn)。

4. 重視人才管理

最后，人才管理方面的工作，對(duì)于檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和完善，也具有重要的作用和意義。全面的推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，其關(guān)鍵，還是人才的建設(shè)。所以，在實(shí)踐的工作當(dāng)中，還需要不斷的加強(qiáng)對(duì)于人才的培訓(xùn)和教育，進(jìn)而造就一大批有著極強(qiáng)的工作能力、極佳的工作經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)化的技術(shù)水平的人才隊(duì)伍，這一點(diǎn)工作，現(xiàn)階段也是受到了廣泛的關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，其骨干的力量，是計(jì)算機(jī)技術(shù)的隊(duì)伍，所以，其專業(yè)技能水平的高低以及素質(zhì)的高低，對(duì)于整個(gè)自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)有著直接的影響。目前階段部分單位的人才隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，人才流失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。所以，還需要針對(duì)這一方面進(jìn)行必要的改進(jìn)。同時(shí)，針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培訓(xùn)和教育，也是一個(gè)重要的工作，需要有針對(duì)性的對(duì)其進(jìn)行思想政治教育，培養(yǎng)工作人員崇高的事業(yè)精神以及奉獻(xiàn)精神，有組織、有計(jì)劃的進(jìn)行進(jìn)修，掌握基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)信息管理方面的知識(shí)，并且不斷的學(xué)習(xí)新的知識(shí)，對(duì)知識(shí)的結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新。在工作條件以及待遇之上，給予必要的關(guān)心和照顧，使得人才可以專注于日常的工作，同時(shí)，還需要形成人才成長(zhǎng)以及流動(dòng)的體系，掌握其中的規(guī)律，進(jìn)而形成一套合理科學(xué)的人才結(jié)構(gòu)，為自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)的建立和完善，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5. 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，根據(jù)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理和建設(shè)的新思路進(jìn)行研究和分析，從實(shí)際的角度出發(fā)，深入并且細(xì)致的對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行探究，并且對(duì)改進(jìn)的方案對(duì)策進(jìn)行了闡述，力求更進(jìn)一步的為有關(guān)工作的發(fā)展和前進(jìn)，做出積極的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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Abstract: The file information automated system is one item needs to utilize many kinds of discipline knowledge, the specialized coordination, the multi-department cooperation, the multi-link necessary complicated system project, the system construction develops the present stage, the research discussion to system's coordinated organization, strengthens the management and the macro-scientific policy-making, is very essential. Strengthens the goal which manages to the file information automated system lies in the development application, lies in the advancement application level the enhancement.

關(guān)鍵詞:檔案信息自動(dòng)化檔案管理

key words: File information automation records management

加強(qiáng)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的目的在于開(kāi)發(fā)應(yīng)用,離開(kāi)推進(jìn)應(yīng)用水平的提高,就脫離了實(shí)際。加強(qiáng)管理的指導(dǎo)思想,一是要積極進(jìn)取,開(kāi)拓創(chuàng)新,爭(zhēng)取條件采用先進(jìn)技術(shù);二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性,統(tǒng)籌兼顧,全面安排,調(diào)動(dòng)各方面的積極性;三是要從現(xiàn)實(shí)出發(fā),循序漸進(jìn)。如何提高應(yīng)用水平,需要深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢(shì),分析存在的問(wèn)題 ,尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個(gè)問(wèn)題,闡述個(gè)人的一些看法。

一、推進(jìn)自動(dòng)化,必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前,檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂,這些都嚴(yán)重 影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏,而是硬件的功能并沒(méi)有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍,它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是:檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié),其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范,檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。

二、自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求,檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平,并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì),提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙,都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然,要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的,不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平,在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn),以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn),對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的,但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平,只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

三、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段,完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ),是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù),要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)試點(diǎn),數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有:領(lǐng)導(dǎo)重視,統(tǒng)一認(rèn)識(shí),堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;面向應(yīng)用,建立“活庫(kù)”,以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”;突出重點(diǎn),由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。

四、慎重選定技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前,對(duì)我國(guó)檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)工作站、服務(wù)器性能的提高,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開(kāi)通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下,選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的,應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù),使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一,技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。檔案部門對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大,但現(xiàn)實(shí)的需求又往往跟不上,宏觀監(jiān)測(cè)需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別,因此不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用,建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀,充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展,再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。

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關(guān)鍵詞：職工檔案管理系統(tǒng)；軟件工程；數(shù)據(jù)庫(kù)

中圖分類號(hào)：TP319文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)文章編號(hào)：1672-7800（2013）012-0087-02

作者簡(jiǎn)介：董引娣（1984-），女，碩士，重慶城市管理職業(yè)學(xué)院講師，研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)教育。

0引言

隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)的職工人數(shù)也在不斷擴(kuò)大，如何對(duì)其進(jìn)行有效管理成為當(dāng)前管理者較為關(guān)注的問(wèn)題。如果能實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化，無(wú)疑將給公司管理部門帶來(lái)極大方便。職工檔案管理一直以來(lái)被視為一項(xiàng)瑣碎、繁雜而又十分細(xì)致的工作，而傳統(tǒng)的手工管理和文件管理方式，表現(xiàn)出了效率低、保密性差，且時(shí)間一長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)、查找不方便、維護(hù)更新不及時(shí)等弊端。該系統(tǒng)旨在為企業(yè)提供一種更方便的方式對(duì)職工進(jìn)行管理，而且可為職工工資管理、人力資源管理提供所需相關(guān)信息。正是計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展使得人們從過(guò)去繁雜的手工勞動(dòng)中得以解脫，從而使這種高效的管理方式得以迅速普及，進(jìn)而為企業(yè)及職工提供方便。

1系統(tǒng)功能描述

通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的實(shí)際用戶及使用部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行訪問(wèn)調(diào)查，同時(shí)綜合互聯(lián)網(wǎng)上的相關(guān)資料表述，從而對(duì)系統(tǒng)所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)。該系統(tǒng)的用戶主要是普通用戶（職工）和系統(tǒng)管理員，職工主要通過(guò)該系統(tǒng)對(duì)自己的基本信息及考勤信息進(jìn)行瀏覽、編輯、查詢等，如果需要?jiǎng)t對(duì)其進(jìn)行打印操作，以期通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的操作及時(shí)更新自己的檔案信息，以便公司人事部門統(tǒng)計(jì)。而系統(tǒng)管理員則負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)及系統(tǒng)的維護(hù)，擁有比普通用戶較多的功能，可對(duì)其檔案、簡(jiǎn)歷等進(jìn)行及時(shí)更新，可添加、修改、刪除職工的信息。不同權(quán)限的用戶可通過(guò)自己擁有的權(quán)限進(jìn)入相同的系統(tǒng)界面，但操作不同的功能。

2各模塊之間的關(guān)系及系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

職工檔案管理系統(tǒng)主要包含部門管理、檔案管理、檔案查詢、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、系統(tǒng)管理，內(nèi)容涉及較多。主要是對(duì)職工的各項(xiàng)信息進(jìn)行管理，具體包括職工基本信息以及職工考勤信息的添加、刪除、修改、查詢等功能，同時(shí)可對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行打?。粩?shù)據(jù)庫(kù)管理主要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，以免出現(xiàn)異常情況時(shí)使數(shù)據(jù)庫(kù)丟失；系統(tǒng)管理主要是對(duì)用戶的登錄信息進(jìn)行添加、修改等操作。

3系統(tǒng)處理流程

系統(tǒng)的整個(gè)處理流程如圖2所示，系統(tǒng)管理員可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行職工信息的添加、修改、刪除、查詢等操作，而職工可利用系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息及考勤信息的查詢、登錄密碼的修改等操作。這些檔案信息和考勤信息等數(shù)據(jù)信息都存儲(chǔ)在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，當(dāng)執(zhí)行這些相關(guān)操作時(shí)，存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)數(shù)據(jù)信息會(huì)從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出，在屏幕上顯示出相關(guān)的操作結(jié)果，并且系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)的更新和維護(hù)等，以保證顯示的信息結(jié)果正確無(wú)誤。

4系統(tǒng)主要功能劃分

4.1部門管理

部門信息包括部門編號(hào)、部門名稱、部門負(fù)責(zé)人、部門電話等信息，用戶可以瀏覽各信息。通過(guò)TreeView控件和ListView控件，實(shí)現(xiàn)將數(shù)據(jù)庫(kù)的字段信息添加到TreeView中，數(shù)據(jù)庫(kù)里的字段將以目錄的形式呈現(xiàn)給用戶，單擊一個(gè)字段可以顯示該字段的數(shù)據(jù)信息，界面類似于資源管理器，利用ListView顯示數(shù)據(jù)庫(kù)的記錄信息。

4.2檔案管理

檔案管理包括職工基本信息管理、職工考勤管理、個(gè)人簡(jiǎn)歷管理。這些功能因用戶使用系統(tǒng)權(quán)限不同所表示出的功能使用也不同，普通用戶沒(méi)有數(shù)據(jù)修改及刪除的權(quán)限，只能對(duì)職工的信息進(jìn)行瀏覽。

4.3職工信息管理

職工信息管理包括對(duì)職工的基本信息進(jìn)行瀏覽、添加職工記錄，以及對(duì)職工的詳細(xì)資料進(jìn)行修改、刪除職工記錄。其主要子模塊如下：

（1）基本信息的添加。管理員首先進(jìn)入職工信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個(gè)添加信息的按鈕，點(diǎn)擊該按鈕進(jìn)入添加信息的界面。職工信息的添加窗體使用了兩個(gè)Frame控件及多個(gè)TextBox、Lable、ComboBox控件，對(duì)職工的各項(xiàng)信息進(jìn)行添加。有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇，如果添加的信息不符合要求，將會(huì)出現(xiàn)提示框，告訴用戶哪些信息的輸入不正確，如生日、參加工作的時(shí)間及進(jìn)入公司的時(shí)間都必須為日期型。必須把所有要添加的信息完全添加，才可將各項(xiàng)信息添加成功。如果用戶為普通用戶則不能進(jìn)入該界面，即在職工信息瀏覽界面中增加按鈕并設(shè)為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。

（2）基本信息的查詢。為了方便管理員及普通用戶查詢，使用了TextBox控件和ComboBox控件， 在查詢時(shí)用戶將查詢內(nèi)容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢的條件，點(diǎn)擊開(kāi)始搜索按鈕，便可以查詢出自己想要的信息。該查詢的優(yōu)點(diǎn)在于方便用戶做任何查詢，管理員可以輸入任何可提供的數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行查詢，顯示信息為所有數(shù)據(jù)庫(kù)中提供的數(shù)據(jù)。

（3）職工信息的查詢。輸入一定的查詢條件（某一或某些條件），單擊開(kāi)始搜索按鈕將會(huì)對(duì)該條件進(jìn)行查詢并顯示查詢結(jié)果。

4.4職工考勤管理

職工考勤管理包括對(duì)職工的考勤信息進(jìn)行瀏覽、添加職工記錄，以及對(duì)職工的詳細(xì)資料進(jìn)行修改、刪除職工記錄。其主要子模塊為

考勤信息添加：管理員首先進(jìn)入職工考勤信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個(gè)添加信息的按鈕，點(diǎn)擊該按鈕進(jìn)入添加考勤信息的界面。職工考勤信息的添加窗體使用了兩個(gè)Frame控件及多個(gè)TextBox、Lable、ComboBox控件，對(duì)職工考勤的各項(xiàng)信息進(jìn)行添加，有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇。必須把所有要添加的信息完全添加，才可以將各項(xiàng)信息添加成功。如果用戶為普通用戶則不能進(jìn)入該界面，即在職工考勤信息瀏覽界面中增加按鈕并設(shè)置為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。

4.5檔案查詢

當(dāng)輸入一定的查詢條件時(shí)可對(duì)職工基本信息及考勤信息進(jìn)行查詢。其主要子模塊為

職工考勤查詢：管理員及普通用戶均可以對(duì)考勤信息進(jìn)行查詢，為了方便管理員及普通用戶查詢，使用了TextBox控件和ComboBox控件，在查詢時(shí)用戶將查詢內(nèi)容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢的條件，如果數(shù)據(jù)庫(kù)中有相應(yīng)的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊開(kāi)始搜索按鈕后，則將在MSFlexGrid控件中顯示查詢結(jié)果，在該控件的底部會(huì)顯示出查詢的記錄條數(shù)，職工考勤信息的查詢主要是確定所要查詢的考勤年月。打印功能是通過(guò)VB的第三方控件tubPrinter報(bào)表控件來(lái)實(shí)現(xiàn)的，該控件可以打印常見(jiàn)數(shù)據(jù)控件中的數(shù)據(jù)，如打印MSFlexGrid控件、MSHFlexGrid控件、ListView控件、DataGrid控件里的數(shù)據(jù)等。

5結(jié)語(yǔ)

對(duì)于職工檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)盡可能做到全面、方便、快捷、友好。對(duì)于普通用戶，本軟件提供了全面的查詢統(tǒng)計(jì)功能，用戶可以根據(jù)不同的需要選擇不同的條件進(jìn)行單一或組合查詢，確保提高查詢、統(tǒng)計(jì)速度，使查詢、統(tǒng)計(jì)工作變得更加便捷。

參考文獻(xiàn)參考文獻(xiàn)：

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篇4

本文在項(xiàng)目實(shí)踐和文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上對(duì)電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機(jī)制進(jìn)行了研究。

1 制度安全

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》所包括的公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列工作都是基于紙質(zhì)公文制定的。其中，紙質(zhì)公文的管理是由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。電子公文檔案和紙質(zhì)檔案的保密一樣，需要具備高度的保密意識(shí)和相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。電子公文檔案由于其自身的特點(diǎn)，不但能無(wú)限制地復(fù)制，還能進(jìn)行編輯和修改。因而，其保密性更應(yīng)該被重視，對(duì)系統(tǒng)安全保密的任務(wù)也更加嚴(yán)峻。要從制度上加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，針對(duì)電子文件的這些特殊性給予更多關(guān)注，有目的地加強(qiáng)他們的檔案安全保密意識(shí)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)。電子公文從文件向檔案轉(zhuǎn)化以及存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)都需要有指定專人，各人對(duì)自己的工作環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)。制度安全措施是電子公文檔案管理安全機(jī)制的保障。

2 物理安全

物理安全策略的目的是保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、應(yīng)用程序服務(wù)器、打印機(jī)和通信鏈路等物理實(shí)體免受自然災(zāi)害、人為破壞和攻擊。確保系統(tǒng)有良好的電磁兼容環(huán)境、建立完備的安全保護(hù)措施防止非法進(jìn)入系統(tǒng)操作環(huán)境和各種盜竊、破壞措施發(fā)生。

系統(tǒng)的光存儲(chǔ)方案從另一層面保證了數(shù)據(jù)的安全性。磁、光、電三種存儲(chǔ)介質(zhì)中，光盤的壽命最長(zhǎng)，可達(dá)到50年以上，可用作長(zhǎng)期存儲(chǔ)數(shù)字化公文的介質(zhì)。而磁、電存儲(chǔ)介質(zhì)的壽命較短，只能用作臨時(shí)存儲(chǔ)數(shù)字化公文的介質(zhì)。由于一次性寫入光盤具有一次寫入多次讀出、不能改寫、不受磁沖擊、離線存儲(chǔ)不耗電、存儲(chǔ)壽命長(zhǎng)的特點(diǎn)，所以，本文采用一次性寫入光盤存儲(chǔ)電子公文檔案。

有了物理安全措施，就可以保證電子公文檔案信息載體的安全和系統(tǒng)設(shè)備硬件的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，使系統(tǒng)的實(shí)體硬件不受自然和人為破壞，為系統(tǒng)安全建立了良好的前提。

3 網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)安全措施是主要針對(duì)電子公文檔案管理系統(tǒng)所運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)及其節(jié)點(diǎn)所面臨的網(wǎng)絡(luò)攻擊威脅和系統(tǒng)的脆弱性而采取的保護(hù)措施。電子公文檔案系統(tǒng)最大的優(yōu)越性就是用戶在異地可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便地利用。因此，網(wǎng)絡(luò)安全就成為用戶真實(shí)有效地利用檔案的保障。這也是系統(tǒng)安全機(jī)制的重要內(nèi)容。

保證網(wǎng)絡(luò)安全主要采用物理隔離、應(yīng)用防火墻以及網(wǎng)絡(luò)身份認(rèn)證等安全措施。本文在項(xiàng)目實(shí)施中，使數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器和提供遠(yuǎn)程訪問(wèn)的Web服務(wù)器分離，在Web服務(wù)器和接入Internet的路由器之間安裝了防火墻，為網(wǎng)絡(luò)安全提供了硬件支持。嚴(yán)格、分等級(jí)的網(wǎng)絡(luò)用戶身份認(rèn)證保證了通過(guò)Web訪問(wèn)系統(tǒng)的用戶合法性。

4 數(shù)據(jù)庫(kù)安全

安全性對(duì)于一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，所謂數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性，是指保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)避免不合法的使用，以免數(shù)據(jù)的泄露、更改或破壞。

本文在項(xiàng)目實(shí)施中選用的是最成熟的非關(guān)系全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)Trip。Trip數(shù)據(jù)庫(kù)的安全機(jī)制是多層次的，系統(tǒng)的登錄采用用戶身份認(rèn)證的方法；對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)采用授權(quán)的方法，在數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)、記錄級(jí)、字段級(jí)三個(gè)層面分別進(jìn)行授權(quán)，控制用戶的訪問(wèn)權(quán)限和訪問(wèn)內(nèi)容；當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)意外發(fā)生破壞時(shí)，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的恢復(fù)，甚至可以根據(jù)日志文件進(jìn)行跟蹤、審核，找出破壞的原因；對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的備份，可以簡(jiǎn)單地將數(shù)據(jù)庫(kù)BAF文件進(jìn)行整體備份，當(dāng)該文件比較大時(shí)，甚至可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行拆分和合并處理。

TRIP有四級(jí)用戶權(quán)限：系統(tǒng)管理員（system）、文件管理員（文件經(jīng)理FM）、用戶管理員（用戶經(jīng)理UM）和一般用戶（user）。每個(gè)TRIP系統(tǒng)只有一個(gè)系統(tǒng)管理員，其用戶名為system，他有完全的、最高系統(tǒng)權(quán)限，只有他才可以生成文件管理員、用戶管理員。文件管理員（FM）有權(quán)建造數(shù)據(jù)庫(kù)，并授權(quán)給用戶或用戶組去訪向該數(shù)據(jù)庫(kù)。只有經(jīng)他授權(quán)的用戶（包括生成文件管理員的系統(tǒng)管理員）才能使用他生成的數(shù)據(jù)庫(kù)。用戶經(jīng)理（UM）有權(quán)建立新的用戶或用戶組。一個(gè)TRIP系統(tǒng)可以有不限量的文件經(jīng)理或用戶經(jīng)理。如圖1所示。

圖1 TRIP用戶權(quán)限圖

5 應(yīng)用程序安全

管理電子公文檔案的應(yīng)用程序安全是系統(tǒng)安全的核心。為了確保電子檔案的安全性，本文在業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用程序中建立了一套完整的安全機(jī)制，首先從源頭上確保檔案數(shù)據(jù)的安全。同一單位中的不同部門可共用一套電子公文檔案管理系統(tǒng)。但按照檔案的類別，每個(gè)部門管理員分別建立自己的數(shù)據(jù)庫(kù)并管理自己的檔案，如果他不授權(quán)給別的部門（或個(gè)人），那么，別人也無(wú)權(quán)查看，更無(wú)權(quán)管理。每個(gè)部門是TRIP中的組，部門中的人員即是該組中的用戶。部門管理員默認(rèn)授權(quán)給部門組。對(duì)于WEB檢索，提供三種權(quán)限的操作：只能查看檔案目錄、可以在線查看檔案原文但不能下載、能看能下載，系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的權(quán)限控制其進(jìn)行相應(yīng)的操作，嚴(yán)禁越權(quán)操作。

當(dāng)然，為了系統(tǒng)的安全性，系統(tǒng)需要定期或不定期（人工）地備份數(shù)據(jù)庫(kù)，而一旦歸檔，所有的歸檔文件將寫入不可擦寫的光盤中，光盤放在光盤庫(kù)中，同時(shí)服務(wù)器硬盤的歸檔文件將全部刪除，使之成為不可修改的真正意義的檔案。

除此之外，還采用了安全審計(jì)技術(shù)來(lái)確保系統(tǒng)的安全性。用戶對(duì)系統(tǒng)的任何操作及對(duì)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)都會(huì)形成系統(tǒng)審計(jì)日志被記錄下來(lái)。系統(tǒng)會(huì)定期審計(jì)日志并形成審計(jì)報(bào)告，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)隱患以及非法操作。

篇5

一、高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方法及技術(shù)

1.軟件工程開(kāi)發(fā)模型

針對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理而言，從高校財(cái)務(wù)檔案工作的繁雜程度以及信息化系統(tǒng)的特征視角出發(fā)，采用基于C/S架構(gòu)的思想，在C#.NET設(shè)計(jì)環(huán)境中中，運(yùn)用SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)進(jìn)行高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)。從信息化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)流程來(lái)看，常見(jiàn)的軟件工程開(kāi)發(fā)模型有傳統(tǒng)瀑布模型、改進(jìn)的螺旋模型、面向?qū)ο蟮膰娙Ｐ?、形式化方法模型等。結(jié)合高校財(cái)務(wù)檔案管理的實(shí)際情況對(duì)各種模型進(jìn)行詳細(xì)的分析可知，形式化方法模型能夠有效的克服很多問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了可以產(chǎn)生無(wú)缺陷軟件的承諾。

2.結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)方法

高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)具備獨(dú)立性特征，而且應(yīng)有多個(gè)單一功能的模塊組成，因此在高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中采用結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)方法，結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)的步驟為：評(píng)審和細(xì)化數(shù)據(jù)流程圖確定數(shù)據(jù)流程圖的類型將數(shù)據(jù)流程圖映射到軟件模塊結(jié)構(gòu)并設(shè)計(jì)上層逐步分解高層模塊并設(shè)計(jì)中下層模塊結(jié)果優(yōu)化描述模塊接口。結(jié)構(gòu)化方法中常用的設(shè)計(jì)圖包括業(yè)務(wù)流程圖、數(shù)據(jù)流圖、數(shù)據(jù)字典、HIPO圖等。

二、系統(tǒng)需求分析

1.系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)與需求

對(duì)于高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)而言，系統(tǒng)需求分析是整個(gè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的開(kāi)始，而系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目標(biāo)則為系統(tǒng)設(shè)計(jì)指明了方向。針對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)流程的詳細(xì)信息分析可知，信息化管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)用戶管理、財(cái)務(wù)檔案管理兩類功能，其中用戶管理應(yīng)包含用戶的增刪、權(quán)限與密碼管理等；財(cái)務(wù)檔案管理則包含檔案錄入、修改、查看、打印、刪除、統(tǒng)計(jì)等功能。此外，高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須要保證安全性和保密性，并且還要針對(duì)不同類型的用戶設(shè)定不同的管理功能。

2.系統(tǒng)功能需求

功能是刻畫(huà)系統(tǒng)行為、特別是系統(tǒng)與環(huán)境關(guān)系的重要概念，因此在設(shè)計(jì)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)時(shí)，必須進(jìn)行客戶需求分析，根據(jù)客戶的實(shí)際需求設(shè)計(jì)系統(tǒng)功能。從高校財(cái)務(wù)檔案管理活動(dòng)來(lái)看，信息化系統(tǒng)要涉及掃描員、檔案管理員、主管領(lǐng)導(dǎo)、系統(tǒng)管理員、檔案查詢?nèi)藛T、紙質(zhì)檔案管理員等人員角色，針對(duì)這些角色的實(shí)際需求，信息化系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)以下功能，即電子檔案建檔、電子檔案變更、電子檔案查詢管理、檔案統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)管理、紙質(zhì)檔案管理等功能。

3.非功能需求

系統(tǒng)的非功能需求包含性能需求和安全需求兩個(gè)方面。性能需求方面需實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的可維護(hù)性、易操作性、可擴(kuò)展行和開(kāi)放性，尤其是可擴(kuò)展性，在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，必須保證系統(tǒng)的可擴(kuò)展性來(lái)確保系統(tǒng)的軟硬件不過(guò)時(shí)。對(duì)于安全需求而言，需要滿足容錯(cuò)性、系統(tǒng)的外在環(huán)境安全性、系統(tǒng)每部安全性、系統(tǒng)運(yùn)行安全性等需求。

三、信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)分析

1.系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

從高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)的實(shí)際需求分析來(lái)看，系統(tǒng)設(shè)計(jì)需遵循以下主要原則，即實(shí)用性和效益原則、安全性原則、靈活性和擴(kuò)展性原則、信息查詢的高效性和設(shè)備管理的有效性原則。系統(tǒng)設(shè)計(jì)的總體結(jié)構(gòu)分為三層，第一層為財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，第二層包含系統(tǒng)管理模塊、實(shí)物管理模塊和電子檔案管理模塊，第三層是從第二層的基礎(chǔ)上進(jìn)行更細(xì)化的設(shè)計(jì)。系統(tǒng)管理模塊包含系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)；實(shí)物管理模塊包含紙質(zhì)檔案入庫(kù)管理、紙質(zhì)檔案出庫(kù)管理、紙質(zhì)檔案借閱管理、紙質(zhì)檔案歸檔歸還管理；電子檔案管理模塊包含掃描錄入、電子檔案歸檔、電子檔案變更、電子檔案查詢、電子檔案綜合統(tǒng)計(jì)。

2.系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)分為三個(gè)功能模塊，及系統(tǒng)管理模塊、實(shí)物管理模塊和電子檔案模塊。系統(tǒng)管理模塊的用戶管理功能中，可以實(shí)現(xiàn)新增和修改用戶信息，可以實(shí)現(xiàn)用戶角色設(shè)置。權(quán)限管理功能中對(duì)存在的權(quán)限進(jìn)行分類、配置權(quán)限之間的關(guān)系。在用戶管理中，設(shè)置一名系統(tǒng)管理員，可實(shí)現(xiàn)對(duì)其他用戶的管理，包括創(chuàng)建、修改密碼、刪除、賦予角色等。針對(duì)紙質(zhì)檔案，需要對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的ID號(hào)編制，并來(lái)將該ID編號(hào)錄入系統(tǒng)，以便查找、借閱等。電子檔案應(yīng)具備檔案建立、編輯、增加、修改、刪除、查詢以及管理等功能。電子檔案的錄入包含紙質(zhì)檔案的掃描、編制等，還包含新建電子檔案的錄入。

篇6

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案；信息系統(tǒng)；運(yùn)用

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用于各行各業(yè)中，即便是醫(yī)院的人事檔案管理，也需要借助于信息系統(tǒng)來(lái)提高效率。醫(yī)院的人事檔案管理，早已從傳統(tǒng)的手工檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑾到y(tǒng)的管理模式，這對(duì)促進(jìn)醫(yī)院人事檔案的發(fā)展有著良好作用，一方面使檔案管理更為完善；另一方面提升了檔案管理的品質(zhì)。

一、醫(yī)院人事檔案管理的概述

醫(yī)院的人事檔案管理，需要借助一定的先進(jìn)管理思想、管理方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案管理員有x務(wù)對(duì)醫(yī)院各科室的人員檔案進(jìn)行妥善保管，為了提高醫(yī)院人事檔案的管理效率，往往通過(guò)醫(yī)院的信息系統(tǒng)軟件來(lái)實(shí)施管理。在醫(yī)院信息系統(tǒng)中，涉及的門類十分廣泛，基本上能把醫(yī)院各科室的人員檔案信息記錄在案。到目前為止，醫(yī)院使用的醫(yī)院信息系統(tǒng)，大多以個(gè)人基本信息、醫(yī)療貢獻(xiàn)為主。醫(yī)院信息系統(tǒng)自身所具有的管理功能，能為醫(yī)院的管理層及時(shí)提供醫(yī)務(wù)人員的基本信息，為管理層作各項(xiàng)決策提供了一定的參考依據(jù)。

二、醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

在目前的發(fā)展階段，醫(yī)院對(duì)人事檔案管理并沒(méi)有引起足夠的重視，使得人事檔案管理出現(xiàn)了這樣或那樣的問(wèn)題，并在一定程度上制約著醫(yī)院人事檔案的發(fā)展，尤其是對(duì)一個(gè)人的基本能力判斷，由于信息記錄不完善，或是不夠規(guī)范，往往難以找到評(píng)判的依據(jù)。

（一）缺乏一定的檔案管理意識(shí)。在許多醫(yī)院人事檔案管理工作中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只注重對(duì)醫(yī)院患者的關(guān)注，缺乏對(duì)醫(yī)院?jiǎn)T工人事檔案管理的高度重視，正是如此，使得檔案管理人員對(duì)人事檔案管理缺乏一定的意識(shí)，具體表現(xiàn)為沒(méi)有重視人事檔案的重要性、對(duì)人事檔案保管工作敷衍，沒(méi)有把人事檔案中的人事資源充分利用起來(lái)。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)不高。醫(yī)院的人事檔案管理人員，普通存在素質(zhì)不高的情況。大多的醫(yī)院，把人事檔案管理工作外包出去，或是找兼職管理檔案的人管理，這便導(dǎo)致在人事檔案管理方法上缺乏相應(yīng)的管理知識(shí)，也缺乏一定的工作態(tài)度。正是在人事檔案管理工作中安于現(xiàn)狀的表現(xiàn)，才使得專業(yè)知識(shí)存在欠缺，最終導(dǎo)致人事檔案的質(zhì)量不高。

三、醫(yī)院人事檔案管理在信息系統(tǒng)的運(yùn)用

近年來(lái)，醫(yī)院對(duì)人才的需求量越來(lái)越大，而建立一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)勢(shì)在必行，這對(duì)醫(yī)院管理層更好地了解一個(gè)人的基本情況，提供了很大的方便，也為選人、用人提供了捷徑。

（一）以信息系統(tǒng)管理人事檔案效率更高。信息管理系統(tǒng)對(duì)人事檔案管理起到了很大的益處。一般說(shuō)來(lái)，信息管理系統(tǒng)對(duì)人事檔案的收集、更新、開(kāi)發(fā)、利用更具便捷性、高效性。比如，檔案管理人員可運(yùn)用信息管理系統(tǒng)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，大多能把體力勞動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)槟X力勞動(dòng)，把簡(jiǎn)單化轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄬哟位?，把低水平轉(zhuǎn)變?yōu)楦咚剑浞指淖冡t(yī)院人事檔案管理工作的投入多、產(chǎn)出少的不良局面。

（二）以信息系統(tǒng)管理人事檔案更科學(xué)。信息管理系統(tǒng)，是以個(gè)人單位為特色的管理模式，能夠全面、歷史地考察一個(gè)人的現(xiàn)狀。用信息管理系統(tǒng)來(lái)管理人事檔案，有利于醫(yī)院的人事部門更好地開(kāi)展工作。比如，用信息管理系統(tǒng)來(lái)管理人事檔案，能夠充分體現(xiàn)人事檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，為選拔人才、使用人才提供了便利，并且，以人事檔案為依據(jù)的人才選拔，使選擇的人才更科學(xué)、更公正。

（三）以信息系統(tǒng)管理人事檔案更符合時(shí)代的發(fā)展。在醫(yī)院的人事檔案管理工作中，憑借信息系統(tǒng)管理人事檔案，突顯了檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，有利于檔案管理人員運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)各類人事檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。比如，以信息系統(tǒng)管理人事檔案，為存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)葮I(yè)務(wù)提供了更多的便利，而且能夠在一定程度上降低手工操作的失誤機(jī)率。

四、結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理工作，是非常重要的一項(xiàng)工作，它直接關(guān)系著醫(yī)院的生存與發(fā)展。重視對(duì)醫(yī)院人事檔案的管理，能更好地了解醫(yī)院工作人員的動(dòng)態(tài)，并且對(duì)選拔人才、使用人才，均能起到一定的推動(dòng)作用。所以，在對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行管理時(shí)，要善于借助于信息系統(tǒng)來(lái)完成對(duì)各科室人員的人事管理工作，以此擺脫不必要的手工操作，從而有效地提高檔案管理人員的工作效率，為人事部門更好的選人、用人做好服務(wù)。堅(jiān)持以信息系統(tǒng)來(lái)管理人事檔案管理工作，既提高了工作效率，也為中國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生作出了一定的貢獻(xiàn)，這算得上是一件兩全其美的事情了。

【參考文獻(xiàn)】

[1]昝瑩.醫(yī)院人事檔案管理中醫(yī)院信息系統(tǒng)的應(yīng)用[J].中國(guó)藥物經(jīng)濟(jì)學(xué)，2015.

篇7

近些年來(lái)，在心理教育工作者的努力下大學(xué)生心理健康教育工作取得了不俗的成績(jī)。但由于缺乏完善的大學(xué)生心理檔案管理信息系統(tǒng)，導(dǎo)致很多一手資料無(wú)法科學(xué)管理，致使大學(xué)生心理檔案無(wú)法充分發(fā)揮其信息反饋等作用，也為大學(xué)生心理教育工作的有效開(kāi)展帶來(lái)了影響。為此，本文構(gòu)建了一套較為系統(tǒng)的大學(xué)生心理檔案管理信息系統(tǒng)，以供高校心理教育工作者參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】大學(xué)生 心理檔案管理系統(tǒng) 構(gòu)建

雖然很多高校制定了較為系統(tǒng)的心理咨詢等應(yīng)對(duì)方案，但由于對(duì)大學(xué)生心理檔案重要性的認(rèn)識(shí)不足，很多高校還未構(gòu)建起完善的大學(xué)生心理檔案管理信息系統(tǒng)，為大學(xué)生心理健康教育工作帶來(lái)了極大的不便。因此，加快構(gòu)建大學(xué)生心理檔案管理信息系統(tǒng)很有必要。

1 系統(tǒng)需求分析

結(jié)合系統(tǒng)用戶的需求，大學(xué)生心理檔案管理信息系y的開(kāi)發(fā)必須滿足安全性、保密性等要求，注重保障大學(xué)生的心理隱私，因此，在開(kāi)發(fā)中必須結(jié)合用戶權(quán)限加以管理，提供安全的登錄過(guò)程，此外，還應(yīng)對(duì)不同用戶提供不同的功能操作權(quán)限。具體而言，包括如下幾個(gè)方面：

（1）對(duì)于大學(xué)生用戶而言，應(yīng)提供登錄等功能，學(xué)生可以登錄系統(tǒng)并進(jìn)行心理測(cè)評(píng)，根據(jù)學(xué)院心理咨詢中心的有關(guān)要求，完成個(gè)人信息填寫，并登錄系統(tǒng)就自身心理健康情況加以測(cè)評(píng)、查詢、維護(hù)。

（2）對(duì)于心理健康教師用戶而言，應(yīng)提供所管轄班級(jí)、大學(xué)生、輔導(dǎo)員等的信息管理、操作、維護(hù)功能，并能夠?qū)π睦頊y(cè)評(píng)量表、問(wèn)卷調(diào)查、咨詢記錄加以維護(hù)、查詢、統(tǒng)計(jì)分析，還應(yīng)提供數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、參數(shù)設(shè)置、密碼維護(hù)等多種權(quán)限。

2 系統(tǒng)基本架構(gòu)的開(kāi)發(fā)

系統(tǒng)設(shè)計(jì)中需要結(jié)合系統(tǒng)用戶實(shí)際需求，除了需要提供登陸功能，還需要提供大學(xué)生信息管理、心理評(píng)測(cè)、心理咨詢管理等功能。由于系統(tǒng)主要應(yīng)用于高校，因而本文采用 B/S 架構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，一方面，便于大學(xué)生對(duì)自身心理數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，另一方面，提供了與高校信息管理系統(tǒng)的連接接口，便于系統(tǒng)擴(kuò)展。此外，便于數(shù)據(jù)共享、查詢、維護(hù)等。

B/S架構(gòu)在J2EE框架體系中有廣泛應(yīng)用，其優(yōu)點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)了所需處理業(yè)務(wù)、邏輯存儲(chǔ)的分離，因而清晰地劃分了層次，實(shí)現(xiàn)了處理過(guò)程與存儲(chǔ)過(guò)程的相互獨(dú)立，保障了系統(tǒng)的安全性。系統(tǒng)架構(gòu)主要包括三層：

（1）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層。負(fù)責(zé)存儲(chǔ)用戶相關(guān)信息數(shù)據(jù)，并滿足邏輯層的訪問(wèn)需求；

（2）邏輯層。滿足應(yīng)用層、存儲(chǔ)層間的訪問(wèn)需求，并將訪問(wèn)結(jié)果反饋給應(yīng)用層用戶，確保所發(fā)送服務(wù)獲得響應(yīng)；

（3）應(yīng)用層。面向的是用戶群體，負(fù)責(zé)接收用戶各種訪問(wèn)請(qǐng)求。三層設(shè)計(jì)便于用戶登錄、訪問(wèn)，并減少了操作時(shí)間，確保了系統(tǒng)的安全可靠性。

3 系統(tǒng)功能模塊的開(kāi)發(fā)

該系統(tǒng)主要為高校提供大學(xué)生心理檔案信息的整理、統(tǒng)計(jì)、分析功能，因此，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)必須確保其安全性，并滿足不同用戶群體的功能需求。主要包括大學(xué)生登陸進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、修改、心理測(cè)評(píng)，心理健康老師對(duì)存在心理問(wèn)題的學(xué)生開(kāi)展輔導(dǎo)等功能。本文借助于B/S框架，以Web三層架構(gòu)為基礎(chǔ)，各用戶群體均具有自己對(duì)應(yīng)的賬戶，只需連接到網(wǎng)絡(luò)，即可利用瀏覽器登錄Web服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)自身權(quán)限、管理、信息錄入等有關(guān)操作。功能模塊主要包括如下：

3.1 系統(tǒng)管理模塊

大學(xué)生登錄界面后開(kāi)展心理測(cè)評(píng)，主要涉及到心理健康、人格特質(zhì)、智力等三種測(cè)試，所得結(jié)果以心理檔案的形式存入數(shù)據(jù)庫(kù)中，數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，獲取相應(yīng)的測(cè)評(píng)報(bào)告，由系統(tǒng)結(jié)合所得結(jié)果，對(duì)存在心理問(wèn)題的學(xué)生進(jìn)行自動(dòng)篩選。這樣，心理健康教師可以借助于系統(tǒng)掌握所篩選大學(xué)生的信息及心理問(wèn)題，并結(jié)合不同大學(xué)生的情況制定不同的心理輔導(dǎo)策略，并與大學(xué)生取得聯(lián)系，預(yù)約時(shí)間開(kāi)展一對(duì)一的心理輔導(dǎo)工作，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)留言、咨詢、在線視頻等方式，對(duì)大學(xué)生進(jìn)行輔導(dǎo)，幫助其盡快脫離困境。同時(shí)，教師將學(xué)生心理輔導(dǎo)信息存儲(chǔ)在其心理檔案中，便于后期跟進(jìn)、信息查詢等。

3.2 學(xué)生信息模塊

主要涉及到大學(xué)生心理檔案信息的錄入、組織、分類、整理、篩選、導(dǎo)出等功能。在獲取大學(xué)生心理狀態(tài)前，應(yīng)先對(duì)其生活、學(xué)習(xí)環(huán)境進(jìn)行了解，以便開(kāi)展有效的輔導(dǎo)工作。該模塊提供了大學(xué)生的生活、學(xué)習(xí)、健康、家庭等相關(guān)信息，主要包括姓名、學(xué)院班級(jí)、家庭成員、身體健康情況、疾病史等。結(jié)合存在心理問(wèn)題的大學(xué)生，開(kāi)展心理輔導(dǎo)的有關(guān)信息也將被保留該模塊中，以便分析和查詢。

3.3 心理評(píng)價(jià)模塊

該模塊主要涉及到大學(xué)生心理評(píng)測(cè)信息的查詢、實(shí)施、維護(hù)等。其中，心理測(cè)評(píng)信息查詢負(fù)責(zé)為大學(xué)生提供查詢自身心理信息結(jié)果，而心理評(píng)測(cè)維護(hù)提供大學(xué)生的心理健康情況測(cè)評(píng)、人格特質(zhì)測(cè)評(píng)、智力測(cè)評(píng)等，并提供大學(xué)生心理信息的修改等功能。心理評(píng)測(cè)實(shí)施模塊是針對(duì)三種測(cè)評(píng)方法提供90項(xiàng)癥狀自評(píng)表，并對(duì)測(cè)評(píng)的題目及結(jié)果進(jìn)行保存，如測(cè)試表的編號(hào)、問(wèn)題、得分等。從大學(xué)生信息核實(shí)，到信息錄入和結(jié)果產(chǎn)生，都由該模塊負(fù)責(zé)。

3.4 心理咨詢模塊

該模塊提供一對(duì)一、在線留言、音頻、視頻等咨詢方式。其中，一對(duì)一咨詢是在大學(xué)生完成測(cè)評(píng)后，由教師負(fù)責(zé)預(yù)約具體的時(shí)間、地點(diǎn)，開(kāi)展一對(duì)一咨詢。該模塊與心理評(píng)價(jià)模塊相聯(lián)，測(cè)評(píng)結(jié)果、咨詢結(jié)果均會(huì)自動(dòng)存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生個(gè)人心理檔案的逐步完善。而留言咨詢是在測(cè)評(píng)后通過(guò)網(wǎng)站給教師留言資訊，該方法方便、省時(shí)、成本低。音頻咨詢提供了語(yǔ)音聊天功能，學(xué)生可任意選擇某種語(yǔ)聊方式，同心理咨詢教師開(kāi)展深入交流，解決自己的心理問(wèn)題。視頻咨詢和一對(duì)一咨詢類似，但更節(jié)省空間、成本低。

通過(guò)采用白盒、黑盒測(cè)試等方法，對(duì)心理檔案管理信息系統(tǒng)的功能、性能進(jìn)行測(cè)試，最終測(cè)試結(jié)果滿意，基本滿足系統(tǒng)設(shè)計(jì)的要求。通過(guò)對(duì)各功能模塊進(jìn)行測(cè)試和對(duì)比，對(duì)于測(cè)試結(jié)果與預(yù)期效果不相符的立即加以修正，確保了系統(tǒng)整體運(yùn)行效果。

參考文獻(xiàn)

[1]聶振偉.學(xué)生心理檔案的建立與管理[A].高校心理健康教育專業(yè)化研究――第八屆全國(guó)高校心理健康教育與心理咨詢學(xué)術(shù)交流會(huì)論文集[C].北京：北京師范大學(xué)心理咨詢中心，2014，131-134.

[2]劉慧，黃三生.試論學(xué)校心理檔案建立工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[M].江西教育科研，2011，22（06）：224-226.

篇8

【關(guān)鍵詞】檔案信信息系統(tǒng)建設(shè)效益優(yōu)化管理

一、引言

隨著當(dāng)今社會(huì)信息化工作的飛速發(fā)展，信息管理工作也已發(fā)生了很大的變化，主要表現(xiàn)在信息內(nèi)容及載體的變，信息量的驟增，服務(wù)對(duì)象的變化，以及檔案、圖書(shū)、情報(bào)信息資源，作為企業(yè)和社會(huì)信息資源一部分的地位和作用越來(lái)越顯露出來(lái)[2]。

二、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的效益管理的方法

通常，檔案部門評(píng)價(jià)經(jīng)濟(jì)效益的方法有歷史考察法等幾種，因此，評(píng)價(jià)檔案信息系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)效益的方法也有以下幾種：（1）歷史考察法。在建設(shè)了檔案信息系統(tǒng)以后，它對(duì)現(xiàn)行檔案工作的促進(jìn)作用體現(xiàn)在一些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、文獻(xiàn)資料中，利用這些信息可以對(duì)一個(gè)時(shí)期或一個(gè)歷史階段的檔案工作，檔案具體部門進(jìn)行評(píng)比分析，評(píng)價(jià)出該信息系統(tǒng)產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益水平。（2）差額計(jì)算法。它是以絕對(duì)量形式（必須是價(jià)值形式）評(píng)價(jià)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益水平的一種方法。用于檔案工作各部門的基本模式是以可能收入與可能支出的差額表示，其基本表達(dá)式為：經(jīng)濟(jì)效益=可能收入一可能支出。對(duì)于檔案信息系統(tǒng)而言，其所能產(chǎn)成的效益的公式應(yīng)是：經(jīng)濟(jì)效益=建設(shè)后可能取得的經(jīng)濟(jì)效益一建設(shè)前可能取得的經(jīng)濟(jì)效益。（3）比率計(jì)算法。它是評(píng)價(jià)經(jīng)濟(jì)效益最普遍的方法。評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)是比值大于1，比值越大經(jīng)濟(jì)效益越好，反之則差。一般表達(dá)式為：經(jīng)濟(jì)效益=勞動(dòng)成果/勞動(dòng)消耗=產(chǎn)出/投入。如果僅就經(jīng)濟(jì)效益來(lái)評(píng)估檔案信息系統(tǒng)的投資可行性的話，如果經(jīng)濟(jì)效益小于1，就不值得投資。（4）綜合評(píng)價(jià)法。這是一種多種評(píng)價(jià)方法并用的評(píng)價(jià)方法，也是一種對(duì)檔案工作社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)應(yīng)用最為普遍的方法。這種方法有利于克服上述單一評(píng)價(jià)方法的局限性或片面性、使評(píng)價(jià)更可靠、更科學(xué)。

三、優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的效益

3.1明確檔案信息用戶需求

（1）公司信息用戶數(shù)量大、范圍廣，檔案信息系統(tǒng)必須能覆蓋全公司整個(gè)局域網(wǎng)。對(duì)于一個(gè)大的管理對(duì)象來(lái)說(shuō)，信息化打破了以前物理上時(shí)間和空間的束縛，企業(yè)檔案管理部門成為一個(gè)信息集散地和知識(shí)供應(yīng)中心，用戶可能分散在企業(yè)管理的各個(gè)角落，在家庭、部門或班組的任何一個(gè)計(jì)算機(jī)站點(diǎn)都希望能接觸到自己所需要的資料。（2）信息用戶類型復(fù)雜多變，檔案信息系統(tǒng)應(yīng)能夠滿足不同層面用戶的需求。（3）信息用戶需求觀念不斷轉(zhuǎn)變，檔案信息系統(tǒng)應(yīng)能滿足檔案信息實(shí)用性的要求。

3.2明確檔案信息服務(wù)需求

（1）信息類型多樣性。檔案室是一個(gè)綜合性的檔案資源管理部門，不但負(fù)責(zé)對(duì)公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、聲像、照片、實(shí)物等各個(gè)門類的檔案進(jìn)行管理，而且也負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中所需要的各類科技圖書(shū)、期刊及標(biāo)準(zhǔn)情報(bào)的管理應(yīng)用工作，因此，檔案信息管理系統(tǒng)必須能適應(yīng)部門職能管理的需要，發(fā)揮多種信息管理的功能，滿足各級(jí)用戶對(duì)檔案信息多樣性的需求。（2）數(shù)據(jù)更新及時(shí)性。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，各類信息更新的速度不斷加快，信息的生命周期越來(lái)越短，有些信息時(shí)效性特別強(qiáng)，特別是各類情報(bào)信息，其自身價(jià)值會(huì)隨著時(shí)間推移而迅速降低，因此，檔案信息系統(tǒng)要能實(shí)現(xiàn)各類信息的及時(shí)更新。（3）信息利用連接性。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中必須考慮檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性，通過(guò)設(shè)置專職的系統(tǒng)管理人員，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查維護(hù)，建立有效的安全防護(hù)措施，確保系統(tǒng)能夠提供連續(xù)、穩(wěn)定的檔案利用服務(wù)。（4）信息交流雙向性。檔案信息系統(tǒng)要能在服務(wù)提供者與服務(wù)對(duì)象之間架起一座信息溝通的橋梁。通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析利用情況、設(shè)立用戶信箱、在線交流等，建立起與用戶的交互園地，使檔案信息系統(tǒng)打破單向的輸出方式，通過(guò)分門別類仔細(xì)分析研究訪問(wèn)者的反饋信息，及時(shí)給予答復(fù)，實(shí)現(xiàn)雙向交流。

3.3優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，提高效益管理的原則

前瞻性：優(yōu)化后的檔案信息系統(tǒng)不僅要滿足目前各類檔案、圖書(shū)、情報(bào)信息化管理的需求，也要滿足將來(lái)信息網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的需要，達(dá)到技術(shù)先進(jìn)、成熟可靠。

集成性：優(yōu)化后的檔案信息系統(tǒng)能夠在公司局域網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)各個(gè)分系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)集成，實(shí)現(xiàn)以系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)情報(bào)系統(tǒng)數(shù)據(jù)綜合管理，并提供完備的管理手段。

高效性：檔案信息管理系統(tǒng)要有較高的執(zhí)行效率，能結(jié)合硬件平臺(tái)及功能需求，在硬件配置層及應(yīng)用軟件層進(jìn)行優(yōu)化。

可移植性：系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)具有很強(qiáng)的可移植性，可在多種硬件平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)和操作系統(tǒng)環(huán)境下工作。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)要符合層次性及模塊化的設(shè)計(jì)思想，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)清晰合理，軟件靈活，可根據(jù)今后的需求進(jìn)行擴(kuò)充。

開(kāi)放性：具備開(kāi)放性的特點(diǎn)，能夠支持多種開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，支持與各種關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的互連；支持現(xiàn)有主流的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、郵件與報(bào)文傳送標(biāo)準(zhǔn)、安全性標(biāo)準(zhǔn)，能夠符合企業(yè)公布的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)體制。

安全性：檔案信息系統(tǒng)所處理的信息一般含有涉及公司的機(jī)密，而且不同的用戶在不同的時(shí)刻對(duì)文件信息的處理權(quán)限也是不同的，因此安全性控制功能應(yīng)成為檔案綜合信息系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。檔案信息系統(tǒng)的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲(chǔ)和傳輸加密以及電子簽名。

3.4優(yōu)化方案總體目標(biāo)和思路

3.4.1構(gòu)建功能齊全的檔案管理系統(tǒng)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)更廣泛、更迫切的需要，對(duì)檔案、圖書(shū)、情報(bào)信息的利用越來(lái)越要求公開(kāi)化、社會(huì)化。優(yōu)化后檔案信息管理能實(shí)現(xiàn)包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、聲像檔案等各種類型和載體檔的信息化管理功能，系統(tǒng)涉及的范圍應(yīng)涵蓋檔案管理活動(dòng)中需要用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理或處理的所有環(huán)節(jié)，包括（1）檔案數(shù)據(jù)采集與加工；（2）檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理；（3）檔案數(shù)據(jù)查詢利用；（4）系統(tǒng)維護(hù)。

3.4.2實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理功能

3.4.3實(shí)現(xiàn)檔案、圖書(shū)、情報(bào)信息資源信息共享

3.4.4實(shí)現(xiàn)信息綜合利用

3.5優(yōu)化方案總體功能結(jié)構(gòu)

在檔案信息系統(tǒng)中，OA系統(tǒng)辦理完結(jié)的電子文檔通過(guò)OA接口程序進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)完成最終歸檔，各類紙質(zhì)檔案、圖書(shū)、期刊通過(guò)數(shù)字化的形式進(jìn)入檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)歸檔和利用，使檔案信息管理系統(tǒng)作為檔案部門進(jìn)行檔案信息業(yè)務(wù)管理的平臺(tái)和基礎(chǔ)，成為檔案信息化系統(tǒng)的核心。

四、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案信息化的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有序組織和開(kāi)發(fā)利用，充分其效益，從而使企業(yè)信息化建設(shè)邁上一個(gè)新臺(tái)階，具有更強(qiáng)勁的實(shí)力生存于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)之中，這不是信息技術(shù)的簡(jiǎn)單應(yīng)用，而是一項(xiàng)結(jié)合先進(jìn)的企業(yè)檔案管理思想，規(guī)范檔案工作業(yè)務(wù)流程，將信息技術(shù)融入收集、整理、開(kāi)發(fā)、利用等檔案活動(dòng)之中[3]，以提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的復(fù)雜工程。隨著企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境不斷變化，將對(duì)企業(yè)檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用會(huì)不斷提出新的要求，隨著技術(shù)的發(fā)展和時(shí)間的推進(jìn)，企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的模式也在發(fā)展變化，沒(méi)有固定的標(biāo)準(zhǔn)和模式，也沒(méi)有一成不變的目標(biāo)，因此，應(yīng)當(dāng)積極研究檔案信息化建設(shè)的效益管理，推動(dòng)企業(yè)向前發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

篇9

關(guān)鍵詞：實(shí)踐；心理檔案管理系統(tǒng)

Abstract：mental file system plays an important role in college students' psychological data management，this article from the value and significance of the construction for psychological profile and the current problems departure，introduces a more perfect mental file management system that foundation based on many years practical application of research ，and to further improve and develop the system proposed prospect.

Keyword：practice；forpsychological profile management systems

心理檔案，是個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，關(guān)于心理活動(dòng)和心理健康狀況的有保存價(jià)值的各種記錄，是了解一個(gè)人心理健康狀況的重要依據(jù)，也是促進(jìn)學(xué)生開(kāi)發(fā)潛能、提高其綜合素質(zhì)的重要參考資料[1]。大學(xué)生心理健康檔案將在確保大學(xué)生形成健康心理等高校心理健康工作中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。因此，建設(shè)健全而系統(tǒng)的大學(xué)生心理檔案系統(tǒng)對(duì)高校大學(xué)生心理健康教育工作的順利開(kāi)展與培養(yǎng)高素質(zhì)人才都具有非凡意義。

一.大學(xué)生心理健康檔案建立的價(jià)值與意義

1. 建立大學(xué)生心理檔案系統(tǒng)，有利于維護(hù)大學(xué)生心理健康教育的順利開(kāi)展。建立大學(xué)生心理檔案的提出最早在2004年。當(dāng)時(shí)，教育部曾要求在直屬高校秋季入學(xué)的所有大學(xué)新生中都建立心理檔案，以促進(jìn)大學(xué)生心理健康教育工作的順利開(kāi)展[2][3]。到目前為止，全國(guó)很多高校都為學(xué)生建立了心理健康檔案。心理檔案系統(tǒng)的建立在大學(xué)生心理健康教育中的應(yīng)用實(shí)踐表明[4][5]，無(wú)論從大學(xué)生心理健康教育狀況的全面了解，還是對(duì)大學(xué)生存在的心理問(wèn)題的調(diào)查與篩選，以及對(duì)問(wèn)題學(xué)生的積極干預(yù)，都起到了積極的作用。大學(xué)生心理健康檔案的建立，能夠讓心理健康教育工作根據(jù)學(xué)生的需要開(kāi)展教學(xué)，根據(jù)學(xué)生存在的問(wèn)題開(kāi)展有針對(duì)性的預(yù)防與干預(yù)工作，使心理健康教育工作更有效。

2.建立大學(xué)生心理檔案系統(tǒng)，為高校培養(yǎng)高素質(zhì)人才與開(kāi)發(fā)學(xué)生潛能提供了有力保障。對(duì)于大學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)我們不僅看到他的狹義概念。即學(xué)生心理問(wèn)題和其心理發(fā)展變化特點(diǎn)、心理測(cè)驗(yàn)結(jié)果、心理咨詢與輔導(dǎo)記錄等材料的記錄與保存。我們還更應(yīng)該看到他的廣義概念，即在狹義概念包含資料的基礎(chǔ)上，對(duì)學(xué)生的性格、能力結(jié)構(gòu)、職業(yè)傾向、興趣愛(ài)好、人際能力、情緒控制等諸多方面進(jìn)行跟蹤與記錄，為學(xué)生綜合素質(zhì)的提高與潛力的開(kāi)發(fā)提供有力的指導(dǎo)與參考。

3.建立大學(xué)生心理檔案系統(tǒng)，有助于正確把握當(dāng)代大學(xué)生心理發(fā)展動(dòng)態(tài)，充分掌握其發(fā)展規(guī)律，促進(jìn)教學(xué)科研工作的開(kāi)展。大學(xué)心理檔案的管理不僅對(duì)心理健康教育、教學(xué)友有重要的參考價(jià)值，而且對(duì)高校開(kāi)展心理健康教育的相關(guān)課題研究具有十分重要的促進(jìn)作用[6]。

第一，從心理檔案中導(dǎo)出的各種心理測(cè)量數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)資料能為開(kāi)展心理健康的相關(guān)課題研究提供客觀而寶貴的一手資料；第二，從心理健康檔案的相關(guān)心理測(cè)量數(shù)據(jù)分析中，可以總結(jié)出大學(xué)生在其心理成長(zhǎng)和個(gè)性發(fā)展過(guò)程中存在的各種特殊與普遍問(wèn)題，因此，可以促進(jìn)研究人員提出對(duì)心理健康教育有價(jià)值的相關(guān)理論與教育建議。第三，心理檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化，可以促進(jìn)科研人員在遵守相關(guān)原則的情況下，進(jìn)行資源共享，得出更具有推廣性的研究結(jié)論。

二、心理檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中存在的問(wèn)題

心理檔案系統(tǒng)的建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了十多年，從目前情況來(lái)看，多數(shù)學(xué)校已經(jīng)具有了自身的心理檔案系統(tǒng)，但種類紛紜繁雜，如教育部牽頭開(kāi)發(fā)的“ 中國(guó)版”學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)、北森大學(xué)生心理檔案系統(tǒng)、安人大學(xué)生心理檔案系統(tǒng)等，各具特色。但需要值得注意的是，在大學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)中，除了需要包括在線形成的以及直接生成的數(shù)字化的檔案信息外，還要注意對(duì)其他載體（比如紙質(zhì)等載體）檔案信息的數(shù)字化，這樣建立起來(lái)的檔案管理系統(tǒng)才是完整的、合理的[7][8]。但目前看來(lái)，各高校的心理檔案系統(tǒng)建設(shè)還存在著諸多問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.檔案系統(tǒng)建立的初衷與實(shí)際應(yīng)用背道而馳。心理檔案系統(tǒng)建立的最終目的不是作為資料備案存在，而是為了促進(jìn)大學(xué)生心理健康教育工作的開(kāi)展與維護(hù)大學(xué)生心理發(fā)展與健康成長(zhǎng)。但很多學(xué)校的心理健康檔案在學(xué)生入學(xué)的時(shí)候建立起來(lái)，保存一些學(xué)生的基本信息，之后便成為一個(gè)無(wú)人問(wèn)津的“死庫(kù)”，或者心理檔案系統(tǒng)記錄的學(xué)生信息不完善，無(wú)法提供有價(jià)值的信息。這些問(wèn)題使得學(xué)生的心理健康檔案有名無(wú)實(shí)，浪費(fèi)了人力、財(cái)力、物力資源，卻沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用。要想對(duì)大學(xué)生心理健康檔案“才盡其用”，首先是要建立起完善的大學(xué)生心理健康檔案，只有完善的資料儲(chǔ)備才能夠在教育工作的開(kāi)展中起到應(yīng)有的作用。其次，不斷更新與完善學(xué)生的檔案資料，學(xué)生的心理檔案不是建立起來(lái)就固定不變，而是隨著學(xué)生的心理成長(zhǎng)而不斷更新，才能夠起到相應(yīng)的作用。

2.心理檔案系統(tǒng)建設(shè)的雜亂無(wú)章，難以形成有序的體系。一般來(lái)講，學(xué)生學(xué)習(xí)生活在班級(jí)、學(xué)院、學(xué)校這樣一個(gè)三級(jí)體系之中，在這個(gè)體系中的每個(gè)層級(jí)，都會(huì)產(chǎn)生學(xué)生的心理健康檔案。但是，從目前情況來(lái)看，很多學(xué)校都成立了專門的心理機(jī)構(gòu)，解決學(xué)生的心理問(wèn)題，這個(gè)過(guò)程中又會(huì)產(chǎn)生大量的心理健康檔案。學(xué)生的心理檔案雖大量形成，但卻散亂在不同的層面上。要想解決這一問(wèn)題，首先必須確定一個(gè)主體，把這些散亂的檔案集中起來(lái)。各學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況來(lái)確定這一主體，比如，對(duì)于學(xué)生比較多的學(xué)?？梢砸詫W(xué)院為主體，對(duì)于心理機(jī)構(gòu)比較完善的學(xué)校則可以以心理部門為主體。關(guān)鍵是，幾個(gè)層面的檔案系統(tǒng)要通過(guò)學(xué)校的無(wú)障礙有機(jī)的結(jié)合在一起，才能夠形成完善的體系，才能夠發(fā)揮其效能。這也是各高校需要解決的難點(diǎn)問(wèn)題。

3.狹義的心理檔案觀，讓心理檔案變成了心理咨詢與危機(jī)干預(yù)文檔的管理。前文我們已經(jīng)討論過(guò)，心理檔案系統(tǒng)應(yīng)該建立在廣義的概念之上，不僅僅是學(xué)生心理咨詢與心理危機(jī)干預(yù)后的相關(guān)文檔管理。心理檔案要想發(fā)揮巨大的作用，必須具備兩個(gè)方面的基礎(chǔ)內(nèi)容：第一，學(xué)生日常的心理狀況與特點(diǎn)以及學(xué)生心理成長(zhǎng)與變化的相關(guān)記錄。第二，學(xué)生在成長(zhǎng)與發(fā)展過(guò)程中所遇到的一些心理問(wèn)題及所采用的解決方式，以及問(wèn)題解決后對(duì)學(xué)生成長(zhǎng)的積極影響。只有把這兩方面的內(nèi)容有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，學(xué)生的心理檔案體系才算完整，才能夠?yàn)槲宜?，狹義的心理檔案管理系統(tǒng)僅僅是心理檔案的一部分內(nèi)容，如果用部分來(lái)代替整體，很容易出現(xiàn)工作的誤導(dǎo)。對(duì)學(xué)生的心理發(fā)展有害無(wú)益。

三、基于實(shí)踐的大學(xué)生心理檔案系統(tǒng)的構(gòu)建

西南交通大學(xué)從2007年開(kāi)始探索大學(xué)生心理檔案系統(tǒng)的建立與完善，參考以往心理檔案系統(tǒng)的建設(shè)內(nèi)容，[9][10]經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐與修訂，大學(xué)生心理檔案系統(tǒng)已經(jīng)趨于完善，在學(xué)生的心理健康教育與心理問(wèn)題處理中起到了良好的作用。

1.系統(tǒng)構(gòu)建的主要內(nèi)容介紹。綜合以往的對(duì)心理檔案系統(tǒng)建設(shè)的研究，我們認(rèn)為心理檔案系統(tǒng)應(yīng)該在包含學(xué)生詳細(xì)的基本情況（姓名、性別、出生年月、家庭地址、出生情況、早期經(jīng)歷、家庭氣氛、父母關(guān)系、親子關(guān)系、家庭管教方式等）、過(guò)去中學(xué)情況（初中和高中時(shí)的學(xué)習(xí)情況、與教師的關(guān)系、同學(xué)的關(guān)系）、大學(xué)生入學(xué)后的各種情況（從學(xué)習(xí)成績(jī)到師生、同學(xué)關(guān)系，從學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)到努力程度，從環(huán)境適應(yīng)到生活變化）、校外交友及校外主要活動(dòng)、自我感覺(jué)的重大事件、心理測(cè)試資料、心理咨詢等材料的基礎(chǔ)上，還要包含學(xué)生的個(gè)性特征、職業(yè)傾向分析、能力特征分析等能夠促進(jìn)學(xué)生挖掘潛力，促進(jìn)發(fā)展的相關(guān)資料。

在上述內(nèi)容的基礎(chǔ)上，我們應(yīng)用Microsoft Office Access輕量數(shù)據(jù)庫(kù)鑲嵌于系統(tǒng)中，是集學(xué)生基本信息資料、新生測(cè)評(píng)數(shù)據(jù)、心理咨詢檔案管理、心理危機(jī)干預(yù)檔案管理為一體的應(yīng)用型軟件系統(tǒng)（部分具體內(nèi)容見(jiàn)圖例）。軟件支持windows平臺(tái)，可連接符合掃描儀通用接口的掃描儀，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)支持最大2G容量數(shù)據(jù)，最大50萬(wàn)條記錄數(shù)據(jù)。解決的關(guān)鍵問(wèn)題在于探索適用于當(dāng)前咨詢干預(yù)流程的軟件工作模式。該系統(tǒng)的擴(kuò)展模塊還可以為院系管理人員提供資料、檔案的編輯與錄入，提高資料的完整性。

2.本系統(tǒng)的突出特點(diǎn)介紹。該系統(tǒng)主要特點(diǎn)表現(xiàn)在以下七個(gè)方面：（1）應(yīng)用了先進(jìn)的MS管理架構(gòu)，應(yīng)用服務(wù)器運(yùn)行數(shù)據(jù)負(fù)荷較輕，安裝智能，方便快捷。（2）管理平臺(tái)中的人機(jī)交互界面友好，具人性化，簡(jiǎn)潔美觀，易于使用者的操作和使用。（3）用了大量的LZX自定義擴(kuò)展實(shí)體，數(shù)據(jù)更精準(zhǔn)的展現(xiàn)給使用者，操作更直觀。（4）軟件中含較多用戶設(shè)定，個(gè)性定制化性能強(qiáng)，支持多個(gè)交互習(xí)慣選擇，從而貼合用戶的操作習(xí)慣，大大提高辦公自動(dòng)化和人性化。（5）檔案管理平臺(tái)與多媒體接口良好，支持主流多媒體格式文件，對(duì)于多媒體文件的檔案資料存儲(chǔ)過(guò)程方便快捷。（6）與Microsoft excel表單文件數(shù)據(jù)兼容，從而實(shí)現(xiàn)與教育部測(cè)評(píng)軟件的測(cè)試數(shù)據(jù)報(bào)表無(wú)縫對(duì)接，安全有效的提高辦公自動(dòng)化、辦公自動(dòng)化。（7）采用成熟的數(shù)字建模技術(shù)，能快速精準(zhǔn)的將采集到的數(shù)據(jù)生成折線圖、條形圖等便于用于分析數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)模型。3.系統(tǒng)應(yīng)用后取得的效果。我們創(chuàng)建的大學(xué)生心理檔案系統(tǒng)經(jīng)過(guò)通過(guò)多年的運(yùn)用與修訂完善后，于2012年四月面向四川省各大高校與職業(yè)院校及部分中學(xué)推廣應(yīng)用。通過(guò)一年多的實(shí)踐應(yīng)用與信息反饋，都取得了良好的效果和各個(gè)運(yùn)用單位的好評(píng)。表明我們基于學(xué)生心理健康維護(hù)、促進(jìn)學(xué)生健康發(fā)展的理念的正確性和軟件運(yùn)行性能的穩(wěn)定性是值得肯定的。

四、關(guān)于系統(tǒng)的進(jìn)一步研發(fā)及應(yīng)用的展望

隨著心理檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用研究和對(duì)未來(lái)管理工作要求的進(jìn)一步提高，對(duì)于該心理檔案系統(tǒng)進(jìn)一步的研發(fā)與完善提出以下幾點(diǎn)展望。

第一，繼續(xù)完善系統(tǒng)的數(shù)據(jù)兼容能力，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用范圍。當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)兼容還多表現(xiàn)在文本數(shù)據(jù)的錄入，新生測(cè)評(píng)及心理咨詢資料的錄入及掃描文件的錄入。隨著系統(tǒng)的進(jìn)一步完善與研發(fā)，能夠把學(xué)生平時(shí)的心理測(cè)驗(yàn)、職業(yè)傾向測(cè)試、能力及性格分析等心理測(cè)量的相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容直接導(dǎo)入到系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)整合與管理，這樣不僅完善了學(xué)生心理檔案的內(nèi)容、提高數(shù)據(jù)的利用率而且節(jié)省了數(shù)據(jù)的導(dǎo)入工作量。

第二，盡力推廣數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用力度，實(shí)現(xiàn)局域的統(tǒng)一性。要想使一套檔案管理系統(tǒng)得到極大的推廣與應(yīng)用，具有步調(diào)一致的統(tǒng)一性那幾乎是不可能。但經(jīng)過(guò)不斷應(yīng)用與推廣，能夠盡可能的統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)部分高校的聯(lián)盟與統(tǒng)一還是有可能實(shí)現(xiàn)的。數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)一會(huì)給數(shù)據(jù)的聯(lián)網(wǎng)與應(yīng)用起到巨大的推動(dòng)作用。

第三，隨著系統(tǒng)的完善，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理的網(wǎng)絡(luò)化管理。雖然心理檔案管理有其保密原則，但如果數(shù)據(jù)僅僅掌握在幾個(gè)管理人員手中，數(shù)據(jù)就很容易變成“死數(shù)據(jù)”，不能夠起到應(yīng)有的作用。數(shù)據(jù)庫(kù)如果在得到推廣的前提下，能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。心理老師、輔導(dǎo)員、班主任等相關(guān)管理人員可以在保密協(xié)議的指導(dǎo)下，用相應(yīng)賬戶調(diào)取學(xué)生的心理檔案及心理成長(zhǎng)資料，為促進(jìn)學(xué)生的成長(zhǎng)與發(fā)展工作提供有力參考。

西南交通大學(xué)四川省心理健康教育重點(diǎn)研究基地資助項(xiàng)目（XL JK JY1213B）

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篇10

目前各高校學(xué)生各類數(shù)據(jù)存放較為分散，數(shù)據(jù)共享不充足，使用起來(lái)不方便，利用率也不不高，所以采用一套系統(tǒng)采集學(xué)生信息、提供查詢、統(tǒng)計(jì)、修改等功能很重要。結(jié)合高校學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際，在現(xiàn)代信息化的大環(huán)境基礎(chǔ)上，對(duì)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分析，闡述學(xué)生管理系統(tǒng)學(xué)高校大學(xué)生檔案管理工作的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞:

現(xiàn)代化；學(xué)生；檔案管理系統(tǒng)；現(xiàn)狀；高校；檔案管理

在高等教育不斷發(fā)展中，學(xué)生檔案作為高校日常管理中的一部分。也是人事檔案對(duì)高校提出的新要求，學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)校期間的一個(gè)重要資料之一。它完全能反應(yīng)學(xué)生在校期間各方面情況，同時(shí)也是大學(xué)生今后就業(yè)的關(guān)鍵材料。高校檔案管理工作是日常管理工作的核心部分也是關(guān)系到學(xué)校聲譽(yù)和學(xué)生前途的大事。作為本科院校，我校領(lǐng)導(dǎo)高度重視，要求要認(rèn)真貫徹《檔案法》，落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，保證每一份學(xué)生檔案都能真實(shí)反映學(xué)生在校期間的情況，為社會(huì)及用人單位提供一份可靠的保障。目前高等學(xué)校的學(xué)生管理工作的情況不樂(lè)觀，存在很多需要解決的問(wèn)題，我們還在采用人工統(tǒng)計(jì)和管理檔案。在當(dāng)前信息時(shí)代的環(huán)境下，用計(jì)算機(jī)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理，比手工管理檔案具有不可取代的優(yōu)勢(shì)。例如：查詢檢索、信息錄入、信息可靠性高、能存儲(chǔ)的信息量大、保密性好、保存時(shí)間長(zhǎng)、需要成本低、節(jié)省空間等。這些優(yōu)點(diǎn)對(duì)高校管理學(xué)生檔案工作都非常重要。

一、當(dāng)前高校檔案管理工作情況

1、有完善的法律制度

關(guān)于檔案管理雖然有很多法律制度和法規(guī)，但是對(duì)于高校學(xué)生檔案管理工作沒(méi)有比較針對(duì)的法律法規(guī)。因此在高校學(xué)生檔案管理工作中沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)學(xué)校的管理體制又不一樣。目前管理形式多種多樣，有些學(xué)校為了方便使用分別把檔案存放在學(xué)生所在的各個(gè)學(xué)院；有的為了集中統(tǒng)一管理把檔案集中放到學(xué)校檔案室進(jìn)行保存管理；有些把檔案放到招生就業(yè)處進(jìn)行進(jìn)行管理；有的把檔案放到學(xué)工處管理；還有部分學(xué)校將學(xué)生檔案與干部的人事檔案放在一起歸人事處管理等。這些都能看出來(lái)學(xué)生檔案管理沒(méi)有一個(gè)專門獨(dú)立的機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理都是歸屬在某個(gè)部門中，這樣的管理不規(guī)范導(dǎo)致學(xué)生檔案錯(cuò)亂。

2、檔案內(nèi)容不完整，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性

高校學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在學(xué)校期間的各種情況，是學(xué)生在校表現(xiàn)的有力依據(jù)。但是對(duì)于學(xué)生檔案中的相關(guān)表格的填寫不嚴(yán)謹(jǐn)，例如學(xué)生成績(jī)表格填寫存在學(xué)生成績(jī)丟失被修改等問(wèn)題，在填表時(shí)重要的日期及格式不能嚴(yán)格按照填寫，漏填以及填寫錯(cuò)誤。在歸檔時(shí)沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致錯(cuò)誤信息存入檔案，造成檔案權(quán)威性降低，這個(gè)也是人工制作管理檔案的弊端。

3、工作人員檔案管理意識(shí)淺薄

因?yàn)殚L(zhǎng)期高校檔案管理工作不受重視，管理檔案方面工作人員沒(méi)有地位。檔案管理工作沒(méi)有一個(gè)健全的隊(duì)伍，沒(méi)有配備專職學(xué)生檔案管理工作人員，都是兼職管理學(xué)生檔案。沒(méi)有統(tǒng)一培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，也缺乏采用現(xiàn)代信息化管理檔案的知識(shí)，導(dǎo)致很多人憑著自己的想法在整理檔案，使得檔案的歸檔十分不明確。還有部分工作人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠，缺乏責(zé)任心，。這些種種問(wèn)題導(dǎo)致檔案管理工作不能健康發(fā)展。

4、檔案管理方法方式跟不上現(xiàn)代技術(shù)

這些年隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校也不斷擴(kuò)招，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作的難度大大增加了。目前高校的檔案管理工作還是采用傳統(tǒng)人工手工操作，沒(méi)有一套規(guī)范完整的管理軟件，這樣很難應(yīng)對(duì)目前學(xué)生檔案的管理工作。在一定程度上影響了學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化。

二、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理工作

1、學(xué)生檔案管理系統(tǒng)功能主要有學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的主要用處是對(duì)學(xué)校學(xué)生信息進(jìn)行管理。該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要考慮到合理性、可實(shí)用性、規(guī)范性、方便性等功能，該系統(tǒng)對(duì)學(xué)生的日常信息有錄入、修改、查詢、添加、刪除等功能。學(xué)生管理系統(tǒng)可以對(duì)學(xué)生在校期間發(fā)成的所有情況進(jìn)行登記管理更新，能保證每個(gè)學(xué)生在校期間檔案的完整性和一致性。學(xué)生管理系統(tǒng)主要包括了學(xué)生各類信息查詢、教務(wù)信息查詢維護(hù)等其主要功能包括1、有關(guān)在校學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)信息輸入，包括學(xué)生基本信息、異動(dòng)情況等；2、學(xué)生信息的查詢和修改，包括姓名、專業(yè)、家庭聯(lián)系方式等；3、學(xué)院管理信息的輸入、查詢、修改等；4、學(xué)生課程設(shè)置和修改；5、學(xué)生獲獎(jiǎng)和違紀(jì)情況的輸入、查詢及修改等。

2、加快建設(shè)檔案管理人員的隊(duì)伍，強(qiáng)化檔案管理人員意識(shí)配齊專職檔案管理人員，要求具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，并加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)指導(dǎo)工作，讓他們指導(dǎo)檔案管理的重要性，創(chuàng)造條件給他們?nèi)W(xué)習(xí)，以提高業(yè)務(wù)水平。這樣能更加好的運(yùn)用學(xué)生管理系統(tǒng)對(duì)高校學(xué)生檔案進(jìn)行管理，有了這支隊(duì)伍以后面臨更加多的學(xué)生也能把檔案管理的井然有序，是學(xué)生在校期間檔案信息完整統(tǒng)一嚴(yán)謹(jǐn)。

總而言之，隨著高科技信息發(fā)展，高校不斷擴(kuò)招，學(xué)生人數(shù)增加。對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作要求更加高，那么學(xué)生檔案管理系統(tǒng)對(duì)高校學(xué)生檔案管理是起到促進(jìn)作用的，檔案存檔電子化對(duì)于學(xué)生檔案管理工作來(lái)說(shuō)是必然的發(fā)展趨勢(shì)。用學(xué)生管理系統(tǒng)管理檔案不但能都很大程度上節(jié)約人力資源也能提高學(xué)生檔案資源的利用率，方便了各單位查詢存取閱覽。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)還能破除檔案的區(qū)域化限制，方便社會(huì)各個(gè)部門和用人單位提取和查看檔案，也為學(xué)生就業(yè)提供快捷方便的依據(jù)材料。所以加快用現(xiàn)代化高科技方式管理高校學(xué)生檔案工作，這對(duì)于學(xué)校學(xué)生檔案管理工作有著重要的推動(dòng)作用。

作者：秦方凌 單位：廣西科技師范學(xué)院

參考文獻(xiàn)

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