導語：如何才能寫好一篇電子檔案管理要求，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：電子文檔；管理；利用

電子文檔與傳統(tǒng)文檔在載體、使用和保存方式方面存在著諸多不同，給傳統(tǒng)檔案管理帶來了新問題和挑戰(zhàn)。如何對電子文檔進行科學有效的管理，更好地為企業(yè)的經(jīng)營決策提供服務，是擺在檔案管理工作者目前的一個嶄新的課題。

一、電子文檔的優(yōu)勢

首先是共享性的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔是一種“有形的信息資源”，其利用的人數(shù)、時間、地點都受到限制，而且在保存上也存在著巨大風險。而電子文檔在虛擬的計算機環(huán)境下，成為了“無形的信息資源”，打破了紙質(zhì)文檔“有形”的觀念，使同一份文檔可以在同一時間、不同地點被多個需求者以多種方式利用。其次是利用多樣性的優(yōu)勢。電子文檔利用的方式是多樣的，利用者可以結(jié)合自身所需，利用計算機進行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文檔信息的利用效率。由于電子文檔的可操作性，利用者的利用空間變得更為廣闊了。一般紙質(zhì)文檔是不能對檔案內(nèi)容進行改變的，而電子文檔對內(nèi)容及格式的改動是輕而易舉的。有了電子文檔可以更方便快速的對文件信息進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復制等，更好的滿足利用者的各種需求。最后電子文檔的充分有效利用有利于保護紙質(zhì)文檔的原件。將文檔數(shù)字化在網(wǎng)絡計算機的環(huán)境下以數(shù)字化信息的形式的提供給文檔利用者，因為數(shù)字化文檔的重復利用是無損耗性的，所以并不存在著重復利用會使電子文件損耗、老化的現(xiàn)像，使文檔的原件不會受損，如此一來電子文檔的利用很好的保護了文檔原件。在日常環(huán)境下，電子文檔的原件保護性遠遠優(yōu)越于其他形式載體的文件。眾所周知，紙質(zhì)文檔上的信息會隨著利用次數(shù)的的增加，導致紙張載體被損耗，字跡也越來越老化，紙質(zhì)文檔的原件就很容易受到損失和破壞；但電子文檔卻與紙質(zhì)文檔不同，電子文檔的復制、打印不會對電子文檔的文件內(nèi)容造成損傷，正常的電子文檔利用行為不會對電子文檔的壽命產(chǎn)生任何影響，其原件仍保存在電子文檔的載體中，也不會受到影響。

二、電子文檔管理存在的問題

（一）電子文檔與傳統(tǒng)文檔的保存有很大不同。傳統(tǒng)文檔只要避開天災人禍，遵守保管要求，一般情況下就可以實現(xiàn)長期保存。而電子文檔則過多地依賴于軟硬件設備，如果沒有設備，就無法讀取，同時，電子文檔易被更改、易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、易遭病毒侵害等。這些都極大地影響了電子文檔的有效使用和長期保存。

（二）計算機的更新?lián)Q代對電子文檔保存具有重大影響。隨著科技進步，計算機系統(tǒng)更新?lián)Q代后，不少以前的老版本電子文檔無法在新的軟硬件環(huán)境下直接使用，給電子文檔的長期有效使用增加了難度。例如：在軟件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003計算機操作系統(tǒng)平臺中，如要使用DOS操作系統(tǒng)下形成的電子文檔，有的須遷移到上述平臺，或在上述平臺中仿真DOS環(huán)境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位計算機平臺中也存在著不同程度的兼容問題。

（三）辦公自動化系統(tǒng)與電子文檔管理系統(tǒng)不兼容，給電子文檔的歸檔和整理造成困難。采用計算機及網(wǎng)絡辦公管理的單位，使用的辦公自動化系統(tǒng)多是本單位或上級主管部門設計的軟件，而單位檔案室的檔案管理系統(tǒng)，是由檔案行政管理部門推廣的、符合檔案管理標準和規(guī)范的標準。二者的設計單位不同、采用的電子文檔格式不同，因此電子文檔須先轉(zhuǎn)為規(guī)定格式后才能歸檔，也增加了電子文檔歸檔的難度。

三、加強電子文檔管理的措施

（一）檔案工作者要端正思想。檔案工作者要充分認識到電子文檔與傳統(tǒng)文檔同樣重要，更要認識到由于電子文檔自身的特點和局限性需要檔案管理人員付出更多的心血。電子文檔的管理要靠技術(shù)條件實現(xiàn)，其保管期限不僅取決于其內(nèi)容，還取決于載體壽命、計算機軟硬件的生存周期和電子文檔與計算機軟硬件的一致性。要統(tǒng)一電子文檔的軟硬件設施，對電子文檔的形成、收集、歸檔進行全過程管理，并使管理標準化、規(guī)范化、制度化。應規(guī)定電子文檔歸檔的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求。確保電子文檔的真實性（內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與形成時的原始狀況一致）、完整性（內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和表明屬性的數(shù)據(jù)，包括格式、編排結(jié)構(gòu)、軟硬件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等無缺損）、有效性（可理解、可被利用、信息可識別、存儲系統(tǒng)可靠、載體完好和兼容）等。此外還要做好安全防護，保證電子文檔的內(nèi)容和載體安全。

（二）制定行之有效的管理制度和辦法。要明確規(guī)定電子文檔管理的有關(guān)要求，例如電子文檔格式：文字型電子文檔的通用格式為TXT、XML、RTF，掃描型電子文檔的通用格式為PDF、JPEG……對于通過其他途徑收集的不符合上述格式的電子文檔，具備轉(zhuǎn)換條件的要盡量轉(zhuǎn)換，如無法轉(zhuǎn)換，則將相關(guān)軟件一并收集。此外，要注明有關(guān)參數(shù)，如用CAD或繪圖等設備取得的圖形電子文檔，注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)；對通用軟件產(chǎn)生的電子文檔，收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。只有這樣，才能保證在操作系統(tǒng)和工具軟件版本升級的情況下仍能保持電子文檔的可處理性。

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一、中專學校電子檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，根據(jù)電子檔案管理實際的發(fā)展情況來看，其自身存在以下幾個方面的特征：

（一）工作過量

立足于中專學校自身發(fā)展的需求來看，每年都會有大量的應屆畢業(yè)生和新生的檔案變化，檔案變動的單位以千萬進行衡量;同時，會出現(xiàn)部分學生選擇出國留學，或是直接就業(yè)的情況，增加了檔案管理的難度;另外還存在許多跨地域的檔案變動，以及相應的維護、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力與財力，導致了檔案管理的工作過量。

（二）信息化水平過低

現(xiàn)代科學技術(shù)水平的不斷提高，電子檔案管理的科技水平也要求得到相應的提高?？茖W技術(shù)的便捷性、有效性，在實際的檔案管理過程中卻沒有很好的體現(xiàn)，也無法發(fā)揮它的高效性。大部分中專學校仍然采取的是紙質(zhì)的檔案管理方法，這種傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足學校的需求。目前，中專學校的電子檔案管理還在初步發(fā)展階段，有關(guān)管理人員還不能全面了解電子檔案管理的重要性、便捷性，還不能靈活使用電子檔案管理，無法發(fā)揮它的作用性。

（三）變動量過于頻繁

中專學校每一年都會有大量的學生畢業(yè)或是入學，就這樣的情況來看，具有很強的流動性，因此檔案需要不斷的輸入或輸出，過于頻繁。

這些都是電子檔案管理的現(xiàn)狀，也是降低其高效性的主要原因。

二、電子檔案管理應用到中專學校檔案管理中的有效措施

根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點，以及在中專學校中的應用，可以從以下幾個方面入手：

（一）保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性

第一，提高存儲設備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設備的穩(wěn)定性;第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況;第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性，要不斷強化科學技術(shù)，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。

（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展

建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動中專學校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用;其次，在電子檔案管理應用到中專學校的過程中，要充分考慮到學校自身的發(fā)展狀況，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性;再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對其存儲類型、使用方法進行統(tǒng)一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。

（三）強化電子檔案管理所需設備，提高對中專學校的軟件、硬件管理

電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學技術(shù)，加強計算機研究，強化網(wǎng)絡技術(shù)等。同時，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式;另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學校電子檔案管理的安全發(fā)展。

（四）強化中專學校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平

中專學校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學校要對電子檔案管理人員進行專業(yè)的培訓，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓，既能采取長期培訓的方法，也能進行短期內(nèi)的集中訓練。

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關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；電子化；信息檢索

檔案電子化指的是利用電子計算機、網(wǎng)絡等現(xiàn)代信息手段對檔案、文獻等進行收集、整理、存儲和加工，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供高效信息檢索功能?，F(xiàn)代科技的不斷進步，信息數(shù)據(jù)的不斷更新且呈爆炸式增長，為企業(yè)發(fā)展長遠計，檔案電子化管理是必然趨勢，其不僅能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，節(jié)約檔案管理成本，還能為檔案二次開發(fā)打下良好基礎[1]。然而檔案電子化也會帶來一些不可忽視的問題，比如信息安全、管理標準等。筆者將結(jié)合本單位檔案電子化管理的實際情況進行探討。

一、 檔案電子化管理的優(yōu)勢

1、 管理便利

檔案電子化管理過程中，所有的檔案信息的存儲，都是通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實現(xiàn)的，檔案的內(nèi)容可以囊括文字、圖像、音像、影像，以多媒體的形式進行保存。在信息錄入的過程中，可以進行復制、黏貼、剪切等操作，大大節(jié)省時間，有些內(nèi)容還可以直接導入，避免人工輸入時的疏忽大意而產(chǎn)生錯誤。利用網(wǎng)絡技術(shù)，可以進行遠程操作，在檔案館外面也可以進行檔案管理。

2、 查閱簡易

檔案電子化管理以數(shù)據(jù)庫的方式來對檔案進行處理，大大方便了檔案的查詢和檢索，提高檔案信息查詢效率，特別是可以利用網(wǎng)絡登陸數(shù)據(jù)庫，這樣管理員就可以在任何時間、任何地點對檔案信息進行查閱。

3、 傳遞和保密

電子化的檔案都在系統(tǒng)里面可以進行獨立查詢，避免了傳統(tǒng)檔案傳遞中單個檔案傳遞困難且容易丟失的問題，在傳遞的過程中可以通過檢索后直接提取所需要的檔案，不會對檔案本身造成任何影響，也不會擔心檔案會丟失。另外檔案管理系統(tǒng)可以設定檔案管理權(quán)限，大大提高檔案保密性。

4、 存儲和共享

電子檔案的存儲要相較于傳統(tǒng)檔案的存儲更為便利和長久，電子檔案一般采用光盤、磁盤來進行存儲，其保存時間可以達到幾百年，而紙質(zhì)文檔則不可能存儲這么久。存儲空間和存儲量也是傳統(tǒng)檔案不可比擬的。電子檔案的存儲相較紙質(zhì)文檔更為便利也就促進了檔案的共享，為檔案共享提供了堅實基礎。筆者所在企業(yè)由于技術(shù)性比較強，檔案信息中存在著大量的技術(shù)檔案，比如有關(guān)設備的技術(shù)改造方面的、有關(guān)設備維修方面的信息，就要求檔案管理系統(tǒng)能夠提供強大的共享功能，利于檔案的二次利用。

二、 檔案電子化管理面臨的問題

1、安全性問題

不管是傳統(tǒng)的檔案管理，還是電子化檔案管理，檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。我們在建立檔案電子化管理系統(tǒng)時，由于客觀或主觀的原因而沒有及時的為檔案電子化系統(tǒng)提供強有力的安全保障，缺乏專門的人才來對檔案安全性進行管理。另外檔案電子化管理依靠的是電子計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，在這方面的欠缺也會導致檔案管理系統(tǒng)的安全性缺乏保障，檔案管理系統(tǒng)漏洞頻頻，為不法分子提供了可以攻擊和危害檔案安全的入口。這些都是檔案管理過程中可能存在的檔案安全隱患，從不同程度上威脅了檔案信息的完整性、準確性和保密性[2]。

2、管理標準問題

建立于數(shù)據(jù)庫基礎之上的檔案管理系統(tǒng)，在建設的過程中就會要求考慮檔案信息管理標準，以方便檔案信息的錄入、存儲、檢索和使用。但是我國由于檔案電子化管理起步晚，相關(guān)標準相對落后，盡管國家相關(guān)部門也出臺了檔案管理標準，但是各個企業(yè)都會針對自身特點而去重新建立一套管理標準，造成管理標準相對混亂，給檔案管理帶來了一定的阻礙。

3、二次利用問題

檔案管理的目的不僅僅只是存儲檔案，更為重要的是對檔案信息的二次利用，發(fā)揮檔案的信息價值，特別是像我們這樣的技術(shù)性強的企業(yè)，檔案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理標準的混亂，也對檔案的二次利用產(chǎn)生了極大的影響。

4、法制問題

我國現(xiàn)有檔案方面的法律法規(guī)還不能滿足快速發(fā)展的檔案電子化管理的需求，法律依據(jù)不足，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理方面的違紀違法事件而無法進行處理，如檔案沒有及時更新或者檔案泄密等，這在一定程度上降低了檔案管理的規(guī)范性和安全性。

三、 檔案電子化管理優(yōu)化對策

1、加強檔案電子化管理的重視力度

檔案電子化管理系統(tǒng)的建設需要企業(yè)的高度重視，只有企業(yè)所有人都認識到檔案電子化管理的重要性，才能把檔案管理做好做實。企業(yè)應該加大投入，不僅在物質(zhì)資源上，更要在人力資源上，加強檔案管理隊伍的建設，提高檔案管理隊伍素質(zhì)，才能實現(xiàn)檔案電子化管理的放好發(fā)展。

2、加強檔案電子化管理的安全建設

安全性問題是檔案管理的核心，所以在檔案電子化管理系統(tǒng)建設的過程中，要做好安全性保障，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。要建立一套安全性能強的檔案管理系統(tǒng)，加強網(wǎng)絡監(jiān)管，降低被攻擊的可能性；更要加強檔案管理隊伍安全方面的培訓，不斷提高檔案管理人員的安全防護能力和意識。另外，對于檔案管理，要設立有效的管理權(quán)限，對于不同的用戶采用分級管理方式，設定其可以進行的操作，通過權(quán)限來確保檔案的保密性和安全性，降低檔案管理的安全風險。

3、加強檔案電子化管理的標準建設

檔案電子化管理系統(tǒng)建設是一項復雜的工程，檔案管理系統(tǒng)的高效使用，有賴于所有用戶在同一個管理標準下進行操作，這就要求檔案管理部門建立一套適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理標準，將企業(yè)的各個部門都銜接到一起，防止脫節(jié)。并且盡量與國家標準相吻合，以提高本系統(tǒng)的普適性。

4、加強檔案電子化管理的法制建設

為了促進檔案電子化管理的規(guī)范性、安全性和高效率，國家相關(guān)部門必須針對檔案電子化管理建立相關(guān)法律法規(guī)，企業(yè)必須要求所有的檔案管理人員依照法律法規(guī)來進行檔案管理，并結(jié)合企業(yè)自身檔案管理中出現(xiàn)的問題和漏洞，在國家制定的法律法規(guī)上進行補充和修正，以確保檔案管理科學地、高效地開展。

四、 結(jié)語

綜上所述，檔案電子化管理是今后檔案管理的趨勢，但是其健康成長還要依靠企業(yè)所有的檔案管理人員的積極貢獻，不斷提升自身的檔案管理能力和意識，在科學的管理標準和體系下進行檔案管理，才能杜絕在檔案電子化管理中出現(xiàn)各類疑難問題，加快企業(yè)檔案電子化管理進程，為企業(yè)發(fā)展打下更好的基礎。

參考文獻

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引言

高校在日常檔案管理工作中，大量的檔案不斷隨著用戶的增加而產(chǎn)生，除用戶外，各種工作以及項目的運行，也會增加檔案的數(shù)量。數(shù)量如此龐大的檔案必須經(jīng)過科學的管理才能實現(xiàn)妥善保管、有效利用，檔案管理的不合理會對的各項工作產(chǎn)生不良影響。大數(shù)據(jù)時代下只有采取電子信息式檔案管理模式才能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)目龐大的檔案進行快速高效歸檔管理，將雜亂的檔案歸入科學有序的信息系統(tǒng)中。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的現(xiàn)存問題

1.管理人員缺乏科學的管理理念

當前高校檔案管理工作中存在一系列障?K因素，表現(xiàn)在認識不到大數(shù)據(jù)時代檔案管理的具體特征。學校內(nèi)部從負責人到管理人部分都缺乏對檔案管理工作的改革意識，檔案管理的規(guī)范性和科學性嚴重缺乏，管理人員固守傳統(tǒng)的管理方法和管理理念不愿改進，導致了管理水平長時間難以提高。大數(shù)據(jù)時代檔案管理要求其與現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，構(gòu)建一套科學化、現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，提高管理效率。只有首先認識到大數(shù)據(jù)時代檔案管理的定位及挑戰(zhàn)性，才能實現(xiàn)檔案管理工作向著規(guī)范化和標準化全面轉(zhuǎn)型。

2.管理技術(shù)缺乏先進的設備支持

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理意味著建立電子管理系統(tǒng)從而實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息化管理的效果，包括管理設備、管理技術(shù)、管理人才等都需要全面的優(yōu)化改革，并與信息技術(shù)接軌，實現(xiàn)信息化管理。檔案管理設備要更新，技術(shù)要改進，人才要培養(yǎng)，而每一項工作的優(yōu)化升級都需要投入大量的人力物力才能保證檔案管理工作信息化的實現(xiàn)。但是，從目前情況來看，基于計算機平臺的電子檔案管理系統(tǒng)建設的進程過于緩慢，很大程度上與資金投入量過小、經(jīng)費支持不足有關(guān)，檔案管理部門的融資情況不好。然而，高校的檔案管理正在面臨傳統(tǒng)模式的困境，檔案的管理工作安全性不高，紙質(zhì)的檔案存在自身物質(zhì)性的局限，存放時間過久的檔案可能產(chǎn)生變質(zhì)的情況，稍有管理不慎就會出現(xiàn)受潮，霉變或蟲噬等問題。況且大數(shù)據(jù)時代下電子文件的處理能力欠佳，管理服務水平不高，都對檔案管理工作造成困擾。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的改革之路

1.構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)時代下檔案管理必須依靠信息平臺，將信息化管理理念與技術(shù)引入檔案管理工作，形成徹底改革，這就需要電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設。只有建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，才能使機構(gòu)或部門的檔案以電子的形式保存，這樣能夠使文件的安全性加強，更能規(guī)范化、科學化地管理檔案。另外，檢索或使用檔案在電子檔案數(shù)據(jù)庫的輔助下也變得更加快速和便捷。那么，電子檔案數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量決定了檔案管理信息化建設的成敗，在電子計算機、信息科學和網(wǎng)絡平臺的輔助下，搭建電子檔案數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)設電子檔案數(shù)據(jù)庫的存儲盤，如此可以使檔案得到科學的檢索、整理和保存，并且能夠加快檔案管理的標準化、規(guī)范化進程[1]。

2.完善電子檔案管理設備

學校往往只是認識到電子管理系統(tǒng)對檔案管理工作的促進作用，卻沒有認識到電子技術(shù)平臺的成本要求，依然采用較為落后的管理設備，檔案的管理環(huán)境也存在諸多弊端，給檔案管理的改革優(yōu)化造成一定阻力，檔案始終管理不善正是由于信息化設備不足導致的。當前仍有部分高校的計算機硬件標準不過關(guān)，或者根本沒有為檔案管理工作者配備信息化辦公設備。檔案數(shù)據(jù)化管理軟件也需要定期更新，不斷優(yōu)化升級，才能使電子檔案管理系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)工作。因此，必須在軟件和硬件兩個方面不斷加強技術(shù)維護，促進檔案管理水平符合大數(shù)據(jù)時代的要求。

3.培養(yǎng)電子檔案管理人才

大數(shù)據(jù)時代下檔案管理改革的根本動力在于人才。因此，高校若要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，首先要從培養(yǎng)技術(shù)型人才的方向入手，必須不斷加強對檔案管理工作者信息化管理技術(shù)的培養(yǎng)與考核，從而提高大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的質(zhì)量和效率。單位一方面應對在職的檔案管理人員實行崗位培訓，聘請專家實地講學指導，從思想意識和技術(shù)能力兩方面加強對檔案管理者的優(yōu)化提升。另外，單位應不斷吸納電子高科技人才加入檔案管理工作，從而優(yōu)化檔案信息化管理人才隊伍。最后，單位應就檔案管理人員操作電子管理系統(tǒng)的規(guī)范性提出明確要求，建立一套嚴謹、安全、科學的電子檔案管理制度，加快檔案管理改革的進程[2]。

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1在檔案管理工作中應用電子信息技術(shù)的重要性和必然性

1.1應用電子信息技術(shù)是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然要求

現(xiàn)代社會的發(fā)展以及信息化的逐漸普及給檔案管理工作提出了更高的要求，在檔案管理工作中應用電子信息技術(shù)成為了檔案管理工作適應現(xiàn)代社會發(fā)展要趨勢的必然要求。知識經(jīng)濟時代的到來對檔案管理工作提出了精細化和規(guī)范化的要求，信息化和科技化已經(jīng)成為現(xiàn)代社會的一個主要標志，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需要了。因此，在進行檔案管理工作改革和優(yōu)化的過程中，必須加大力度引進和應用電子信息技術(shù)，提高檔案管理工作的有效性和規(guī)范性，這樣才能更好的實現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。

1.2應用電子信息技術(shù)是創(chuàng)新檔案管理工作的必要條件

人們?nèi)找尕S富和多樣化的信息需求給新時期檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理工作必須加大創(chuàng)新力度才能適應新的社會發(fā)展形勢，滿足人們的信息需求。在檔案管理工作中應用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)，能夠打破傳統(tǒng)的檔案管理工作中時空的限制，人們可以利用現(xiàn)代化的信息和網(wǎng)絡技術(shù)進行檔案信息資源的查閱和使用。同時檔案管理人員也可以利用先進的電子信息技術(shù)和檔案管理理念完善檔案管理工作模式，提高檔案管理工作的效率，從而為人們提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務，開創(chuàng)新的檔案管理服務模式。

1.3有助于實現(xiàn)檔案的精細化管理

在檔案管理工作中應用電子信息技術(shù)，有助于實現(xiàn)檔案的精細化管理。這主要是因為在檔案管理工作中應用電子信息技術(shù)必須要有科學的規(guī)范和標準作為工作指導，才能實現(xiàn)檔案管理工作人員的優(yōu)化配置，才能實現(xiàn)利用電子信息技術(shù)對大量的檔案信息資料數(shù)據(jù)進行存儲、維護、更新、共享等，使檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)、每一個流程都有章可循、有據(jù)可依，真正實現(xiàn)檔案的精細化管理，提高檔案管理工作的整體水平。

2檔案管理中電子信息技術(shù)的應用實踐路徑

2.1利用電子信息技術(shù)進行檔案資料的搜集整理

現(xiàn)代電子信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的快速錄入和更新，能夠有效節(jié)約工作時間，提高工作效率，同時還能節(jié)約檔案資料占用的物理空間。在檔案資料的搜集整理過程中應用電子信息技術(shù)，能夠有效提高工作效率。這主要是因為在利用電子信息技術(shù)進行檔案資料的搜集整理過程中，可以更加方便的對檔案資料進行科學的分類，比如按照建檔的時間、檔案的形式等，都可以通過簡單的計算機操作就可以完成，極大的提高了檔案搜集和整理的效率。

2.2利用電子信息技術(shù)優(yōu)化檔案查閱工作

進行檔案管理工作模式優(yōu)化工作的主要目的就是提高檔案資源的利用效率，使檔案資源可以更好的為人們提供優(yōu)質(zhì)的信息服務。因此，在開展檔案管理工作的過程中，我們可以借助電子信息技術(shù)優(yōu)化檔案查閱工作，對檔案進行科學的分類管理，使查閱檔案的步驟變得簡單、高效。檔案管理部門可以利用電子信息技術(shù)開發(fā)檔案查閱軟件，通過軟件為用戶提供檔案的編目查看服務，用戶只需輸入關(guān)鍵字就可以快速查找到自己需要的檔案信息，從而實現(xiàn)檔案信息資源的最大共享，同時也進一步提高了檔案管理服務工作的質(zhì)量和效率。

2.3利用電子信息技術(shù)做好檔案資料的備份、保存和恢復工作

電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的應用除了可以優(yōu)化檔案資料的搜集整理工作之外，還有助于強化檔案資料的備份、保存和恢復工作?？茖W技術(shù)的快速發(fā)展使得電子檔案在檔案資料中占據(jù)的地位越來越高，很多檔案資料都是通過光盤、硬盤等介質(zhì)進行保存的，而且還有很大一部分是利用軟管理系統(tǒng)保存在數(shù)據(jù)庫當中的，其安全性和完整性受諸多因素的影響，這就需要檔案管理工作人員要熟練掌握和應用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)做好檔案資料的備份、保存和恢復工作，保障檔案資料的安全性和完整性以及檔案數(shù)據(jù)資料的可靠性，使檔案資料能夠更好地為用戶服務。

2.4利用電子信息技術(shù)做好檔案資源的開發(fā)利用

電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的另一個重要應用方面就是進行檔案資源的開發(fā)利用。網(wǎng)絡資源的日益豐富和多樣化擴大了檔案信息資源的搜集和服務范圍，檔案管理工作者可以利用電子信息技術(shù)對現(xiàn)有檔案資源進行整理優(yōu)化，進行集成化管理，方便用戶查找和使用檔案資源。

3結(jié)語

綜上所述，電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的應用是社會發(fā)展的必然要求，可以有效提高檔案管理工作的科學性和實效性。電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的應用比較廣泛，從檔案資料的搜集整理、查閱使用，再到檔案資料的查閱使用和開發(fā)利用等，電子信息技術(shù)都發(fā)揮著重要的作用，能夠有效提高檔案管理效率以及檔案資料的使用效率。

作者:畢大鵬 單位:南陽醫(yī)學高等?？茖W校校長辦公室

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人類已快步走人信息時代，信息時代給人們的工作生活都帶來了巨大的變化。生活在信息的世界里，我們在互聯(lián)網(wǎng)中享受著信息快速傳播的便利，享受著便捷獲取信息的福利。電子檔案是檔案工作中的新模式，它是信息時代的產(chǎn)物。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作必然走向電子化，電子檔案是檔案工作順應潮流、與時代接軌的媒介，同時我們也意識到，只有提高個人素質(zhì)才能跟上時展的腳步。

（一）電子檔案的特點

電子檔案具有收集迅速高效、查詢利用方便、系統(tǒng)依賴性等特點。首先，依靠著互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)，檔案工作人員可以利用掃描、微縮、攝影等方式將有價值的信息快速錄人，計算機的智能可以有效降低人工錄人的錯誤率，保證錄人信息的真實與完整，為檔案的利用工作提高了可靠的前提保證。電子信息技術(shù)能為檔案的鑒別工作提供高效鑒別的服務，這也為檔案管理人員的篩選工作減少了負擔、提高了效率。其次，電子檔案錄人信息載體后，版式統(tǒng)一，便于查詢利用，電子信息系統(tǒng)具備的搜索功能更是為查詢工作節(jié)省了不必要的翻閱時間。脫離了紙質(zhì)載體，信息的傳遞更具有靈活性，利用互聯(lián)網(wǎng)的傳遞也更快捷便利。再次，電子檔案也存在一定的局限性，它必須依賴信息載體，如電子計算機、uBS閃存盤等工具，才能實現(xiàn)信息的讀取與傳遞，另一方面，計算機識讀不相兼容的應用系統(tǒng)生成的電子檔案時必須借助轉(zhuǎn)換程序，有時可能造成原文件格式的丟失，有時這種轉(zhuǎn)換時相當困難的，若設備受限則會影響檔案信息的利用。

（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別與優(yōu)勢

古代記錄信息的方式有打繩結(jié)、刻甲骨、刻竹簡等，造紙術(shù)發(fā)明后，紙張這一載體成了人類記錄信息的主要方式，而走人信息時代后，電子式的記錄則顯示出了更大的優(yōu)勢。傳統(tǒng)檔案依賴紙張，記錄在紙張上的檔案脆弱、厚重，缺乏電子檔案易保存、易復制、易傳遞的優(yōu)點：紙張檔案若管理不善，則會遭遇如臺北故宮文物被雨水侵蝕的打擊，可為需要檔案的人群提供完整的信息，而非公開的電子檔案則可以在信息技術(shù)的支持與保護下實現(xiàn)更好的保密，利于機密檔案的保管；需要獲取異地檔案時，紙張需要通過實體物流轉(zhuǎn)運，而電子文檔則僅依靠互聯(lián)網(wǎng)便可以輕松快速地完成傳遞，節(jié)省了時間與財力消耗。

（三）電子檔案的發(fā)展趨勢

信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)是主導國家、世界經(jīng)濟發(fā)展的重要產(chǎn)業(yè)，軟件技術(shù)、軟件產(chǎn)品的迅猛開發(fā)給檔案管理工作開辟了高效便捷的工作道路。展望電子檔案的發(fā)展前景，電子檔案以其自身獨特的優(yōu)勢逐漸成為檔案管理中的重頭戲之一，隨著科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案將向自動化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化發(fā)展，將會被更廣泛、更高效、更便捷地利用，掌握電子檔案管理技術(shù)的檔案管理從業(yè)人員將會更多，為電子檔案服務的軟件、信息平臺也會更完善，電子檔案工作將會穩(wěn)定地、持續(xù)地發(fā)展。

二、信息化背景下對檔案管理人員素質(zhì)提出的新要求

（一）政治素質(zhì)

檔案工作的政治機要性和強，但這也往往是企事業(yè)單位檔案管理部門容易忽略的地方。檔案管理人員必須講政治，因為他們直接管理著黨和國家、單位的重要機密，沒有一定的政治覺悟和工作責任感是無法做好檔案保密和管理工作的。隨著信息化時代的到來，檔案管理人員掌握檔案信息的方式更加靈活，而檔案信息的泄露途徑更加多樣，一旦由于檔案管理人員工作疏忽或者口不把門，有意或者無意造成檔案信息的泄露，將可能會給國家、單位或相關(guān)關(guān)系人帶來不可估量的傷害或損失，也會是單位相關(guān)工作變得被動。因此，政治素質(zhì)是信息化背景下檔案管理人員應當具備的首要素質(zhì)。

（二）專業(yè)素質(zhì)

信息化時代的到來簡化了檔案管理的程序和內(nèi)容，一些原本需要人工處理的管理項目交由網(wǎng)絡計算機處置，大大減輕了人工的投入，也提高了檔案管理的效能。因而有些檔案管理人員出錯誤的認為，現(xiàn)在的工作都交由電腦去做，自己不需要再想過去那樣掌握檔案的收集、編排、歸檔、存放等工作，也日漸疏忽了專業(yè)技能尤其是基礎性的理論知識和專業(yè)知識的學習和訓練，這種想法是萬不可取的。相反，信息化背景下的檔案管理人員需要進一步提高自身的專業(yè)素質(zhì)，不僅需要掌握傳統(tǒng)的檔案編排管理的方式方法，還應當掌握一些網(wǎng)絡信息化時代的檔案信息管理新手段、新辦法，只有如此，才能更好地適應信息化時代給檔案管理工作提出的新要求和新挑戰(zhàn)。

（三）信息化素質(zhì)

檔案管理信息化要求檔案管理人員除具備一定的檔案管理基礎理論與方法外，還應當具備較高的計算機知識和信息化操作水平，只有這樣才能順利的適應檔案信息化管理的要求，更好地為企事業(yè)單位服務，因此，檔案管理人員不斷加強學習，提高自身的信息化素質(zhì)尤為重要。具體來說，首先應當掌握基本的檔案管理信息化理論和知識，知曉信息化管理的各個環(huán)節(jié)要求和操作規(guī)程，能夠正確使用本單位的檔案信息化管理系統(tǒng)。其次，在正確使用、熟練掌握的基礎上，還應當具備一定的技術(shù)創(chuàng)新能力。由于各個單位的檔案管理情況不同，檔案使用的要求也不盡相同，在檔案管理的過程中，檔案管理人員可能會遇到很多新的問題，面臨很多新的挑戰(zhàn)，這就需要檔案管理人員善于闡發(fā)思想、重組知識結(jié)構(gòu)，主動的尋找解決問題的方法和途徑，以便更好地做好檔案的管理和使用工作。

（四）道德素質(zhì)

由于檔案管理部門長期處在局限性和封閉性的環(huán)境中，與外部接觸有限，直接創(chuàng)造經(jīng)濟價值的機會很少，因而很容易被單位領(lǐng)導忽視。因此，需要不斷加強檔案管理人員的思想道德素質(zhì)，使其樹立堅定的理想信念和良好的職業(yè)道德。這是單位實施人才競爭、增強單位活力的客觀要求，但也往往造成檔案管理人員的不滿，因此單位領(lǐng)導應當及時關(guān)注這一問題，發(fā)現(xiàn)并理解檔案管理人員的苦衷，在政策上給予一定的優(yōu)惠，而作為檔案管理人員，也應當正確認識這一客觀事實，提高自身的道德素質(zhì)，以強烈的事業(yè)心和高度的責任感繼續(xù)做好檔案管理工作，發(fā)揚愛崗敬業(yè)精神，不計較個人得失。只有這樣，才能更好地提高自我，爭取更大的進步。

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1 電子檔案的優(yōu)勢

檔案有多種記錄形式，主要包括文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，而電子檔案的載體則是用磁帶和光盤，即電子檔案文件可以存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)中。與傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比，電子文件的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯。

1. 電子檔案是存儲在計算機網(wǎng)絡中的，電子檔案海量信息，使得未來的數(shù)字檔案存儲可能存儲在本地，本國也可以儲存在外地。我們現(xiàn)有的檔案都是固定在某一載體上的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一旦損壞，就不能恢復。電子檔案，為了防止意外會備份兩份以上，，也可能會異地備份數(shù)據(jù)。

2. 過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的全是手工操作，數(shù)字檔案則不然。電子檔案從資料的采集、整理到加工直至歸檔都是通過網(wǎng)絡收集并收集到的載體信息進行數(shù)字化處理。利用計算機和網(wǎng)絡將文本、圖片、音頻、視頻融于一體，就其內(nèi)容和展示手段而言，電子檔案文件的形式也更多樣化，除文字、圖片以外還有錄音、影像、三維動畫等多媒體文件。有了這種新形式的電子檔案的加入，會將我們的檔案記錄的更加完整，其次電子文件檔案的的壽命比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案要長得多。

3. 效率高，速度快。電子檔案能快速查閱相關(guān)檔案資料，大大提高了工作效率。檔案管理需要耗費大量的人力物力，是一個浩大的工程。而數(shù)字檔案采用新的手段和方式，新的技術(shù)手段減輕了勞動強度，大大縮短了檔案整理的周期。另外，電子化的檔案，使得修正更新資料都十分方便，數(shù)字化的編輯可以收集到大量的資料，避免了過去由于編撰時間太長遺漏過多的現(xiàn)象。電子檔案是智能化的，在檢索技術(shù)上，檢索系統(tǒng)能夠自動分析檢 索條件，提供同義詞、主題詞或相似詞的擴展檢索，實現(xiàn)多語言混合檢索為用戶提供最為滿意的信息。

4. 電子檔案的文稿是將提供者與用戶緊密地聯(lián)系在一起，用戶之間都可以十分便利地溝通，具有很強的交互性。

2 電子檔案管理過程中存在的問題

電子檔案的出現(xiàn)一方面使人們在保管、開發(fā)與利用手段上更加方便，另一方面我國出現(xiàn)電子檔案的時間不長導致電子檔案在管理方面存在諸多不安全因素，導致電子檔案的不真實、不完整，影響著其效力的發(fā)揮。

2.1 電子檔案的保存和安全

在電子檔案進行管理過程中，都是由檔案管理人員操作完成的， 并且要實時地對系統(tǒng)維護、更新，參與人員較多，因此經(jīng)常會有一些管理上的漏洞，導致電子檔案信息泄密或者丟失。電子檔案打破了原有的方式，一些資料可能因負責的人缺乏相關(guān)知，在網(wǎng)上傳輸時，收發(fā)件人的身份一時無法確認，極易泄密，其次，電子檔案的管理是在網(wǎng)絡環(huán)境下進行的操作，如果計算機感染病毒或者黑客入侵，如果對檔案內(nèi)容進行篡改，電子檔案就會失去其可靠性和真實性。

2.2 檔案管理人員因素

有的管理人員安全意識不強，或者對軟件不進行保密，甚至將自己的賬號隨意轉(zhuǎn)借與別人共享文檔內(nèi)容，允許他人隨意拷貝文檔。由于受到利益驅(qū)使，個別人員出現(xiàn)一些違法行為，有的檔案管理人員有意泄露文檔內(nèi)容。檔案管理人員不嚴格執(zhí)行檔案管理法規(guī)制度的相關(guān)規(guī)定，違規(guī)操作出現(xiàn)錄入數(shù)據(jù)隨時消失。

3 檔案是國家的寶貴財富，各門類檔案本身具有重要的性質(zhì)，為了在檔案管理中更好的服務單位，建議采取以下措施：

3.1 加強對檔案管理工作重要性的認識

加強的檔案管理工作人員自身對檔案管理工作重視，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，對工作充滿熱情，培養(yǎng)高度的工作責任感和辦事細心的工作態(tài)度。吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

3.2 完善檔案管理和保管工作

在原有的檔案保管條例基礎上，逐步完善健全電子檔案的使用和保管制度。我們可以借鑒外國對檔案管理的做法，檔案管理是按照檔案工作要求制定“文件保管期限表”，即檔案管理的要求從文件生成文件檔案，并且編制了通用軟件包，實現(xiàn)了電子文件與紙質(zhì)文件的統(tǒng)一管理。 保管過程中，應及時登記設備環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)以確保電子文件歸檔的質(zhì)量，對已歸檔的電子文件的管理，應有嚴格的制度和有效的技術(shù)措施確保其信息的原始性、真實性和完整性。定期檢查周邊網(wǎng)絡環(huán)境，妥善保管備份資糧。將需長期保管的電子文件檔案與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件一同歸檔；在計算機網(wǎng)絡上集中，應當從電子文件形成起，就進行妥善的管理；確保電子文件的完整性和有效性，具有保密要求的電子文件，要有必要的安全保密措施，對涉密電子文件嚴禁在網(wǎng)絡上開放。

3.3 完善相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度

由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復雜，采用標準化的方法進行管理會更細致。周全，易于操作。例如，別國都有自己的檔案登記簿標準”等，都是在ICA的檔案著錄規(guī)則基礎上針對電子文件管理的要求制定的規(guī)范。

我國也應該制度相關(guān)的電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求。對電子文件的光盤存儲和保管進行規(guī)范。科學規(guī)范的檔案管理才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

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一、電子檔案的特點和優(yōu)勢

電子檔案是按照檔案管理規(guī)范有目的地保存起來的具有參考憑證價值的、包含背景信息的、采用一定的形式封裝起來的電子文件。與傳統(tǒng)檔案儲存形式相比較，主要有以下兩個特點：

（一）對設備和技術(shù)等材質(zhì)的依賴性。電子檔案主要是以某種電子設備作為載體，通過具體技術(shù)將紙質(zhì)檔案材料內(nèi)容轉(zhuǎn)換成一定的語音、視頻、音頻形式儲存在磁盤、光盤等存儲設備上，在需要使用時進行相應的操作轉(zhuǎn)化，輸出為需要的形式。電子檔案由于載體材質(zhì)的特定性，使得電子檔案的管理和利用基本依賴于計算機等電子設備，對計算機的配置要求以及操作人員的操作能力都提出了相當?shù)囊蟆?/p>

（二）受時空限制小。由于電子檔案存儲所需的載體體積小、存量大，占用空間小，得電子檔案可以把所有信息一并存儲在一個載體上，只要保存得當，電子檔案可以利用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)異地傳輸，不受制于時空的限制，有利于實現(xiàn)資源共享，提高辦公效率。

（三）加強電子檔案管理，有利于提高辦公效率。針對電子檔案易于存儲、攜帶便捷、易于編輯、傳輸迅速等優(yōu)點，提高電子檔案管理，可以節(jié)省很大的人力、物力、財力，大大提高辦公高效率。

（四）加強電子檔案管理，有利于推動檔案信息化建設。電子檔案管理工作對管理者的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。

二、電子檔案管理和應用中存在的問題

（一）安全性不能完全保證。由于電子形式材料的輸出和輸入方式簡單方便，可以重復利用，因此，電子文件的內(nèi)容可以被輕易的篡改，甚至被惡意盜取、銷毀，這使電子檔案的原始性和完整性受到嚴重挑戰(zhàn)。

（二）載體材質(zhì)影響完整性。由于電子檔案的載體多數(shù)是光盤、移動硬盤、磁盤等，這類載體受人為因素影響表較大，因載體丟失、失誤操作等可能會造成電子檔案信息丟失并不可修復。

（三）電子檔案非常容易受到黑客和病毒的侵犯，輕則導致信息被篡改和竊取，重則會使信息全部丟失，且由于病毒種類繁多，更新速度很快，因此必須時刻警惕這些潛在的威脅，保證電子檔案運行環(huán)境的安全。

（四）電子設備配置、電子檔案管理者的能力都會影響電子檔案的管理和應用。

三、電子檔案管理和應用的措施

（一）加強規(guī)章制度建設。電子檔案管理部門要根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)要求，制定科學完善的電子檔案歸檔標準和管理制度，使檔案工作者在收集、整理、歸檔、移交、利用和統(tǒng)計的時候有章可循，提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，尤其是政治意識和責任心。

（二）加大硬件投入。電子技術(shù)日新月異，計算機、存儲設備等技術(shù)更新非常迅速，要保證資金和技術(shù)支持，以使電子檔案管理工作與時俱進。另外，一定要做好安全保密工作，因為檔案信息涉及到大量私密材料，一旦泄露或丟失將會對個人和單位造成災難性損失。

（三）做好安全工作，一方面要維護網(wǎng)絡安全，防止電子檔案被非法竊取和篡改。另一方面要加強管理人員安全防范意識，特別是在目前形勢下，信息已經(jīng)成為個體之間最具價值的財富，個別集團或國家以巨大的利益誘惑檔案管理者、竊取重要機密，因此，作為電子檔案的管理者，如意志不堅定，很容易被利用，使個人或國家蒙受損失，必須從思想到行動上加強對檔案管理工作人員的管理，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。

（四）做好電子檔案材料安全防護。要根據(jù)電子檔案的公開情況和保密級別，區(qū)別制定相應的管理制度來保障材料的安全。比如對于已經(jīng)完全開放的電子檔案，可以在驗證使用者身份后，允許其直接拷貝利用；而對于一些保密性較高的材料，一定要制定多重保密措施，嚴防電子檔案被隨意修改、復制。

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關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；功能開發(fā)設計；業(yè)務需求；用戶需求；系統(tǒng)需求；問題

隨著科學技術(shù)不斷發(fā)展及檔案管理信息化建設不斷推進，市面上出現(xiàn)了各種類型的檔案管理系統(tǒng)。一些系統(tǒng)在功能設計上基本相同，多采用以傳統(tǒng)管理為導向的工作模擬，面對電子檔案的急劇增加及檔案管理的深入應用，現(xiàn)今市面上不少檔案管理系統(tǒng)表現(xiàn)出了不少問題。為了適應檔案管理信息化建設，滿足各類型企事業(yè)單位對檔案管理的需求，必須立足于業(yè)務需求、用戶需求及系統(tǒng)需求來進行檔案管理系統(tǒng)的功能開發(fā)設計及利用工作，力爭充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)效用。

一、檔案管理系統(tǒng)的需求分析

（一）業(yè)務需求

就目前看，各類型企事業(yè)單位日常管理基本采用現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)，如辦公自動化系統(tǒng)、物資采購系統(tǒng)等，常常產(chǎn)生大量的電子文件。從業(yè)務角度看，面對龐大數(shù)量的電子文件，單位需要的是集中式規(guī)范化管理、確保電子文件長期保存、多途徑的檢索途徑，只有這樣采用有效利用電子文件。

（二）用戶需求

用戶分為普通用戶、檔案管理員、系統(tǒng)維護人員。對于普通用戶來說，要求檔案管理系統(tǒng)具有瀏覽、檢索、借閱、下載等功能。對檔案管理員來說，要求檔案管理系統(tǒng)具有文件管理、收集，檔案信息的錄入、審核、驗證、分類，以及相關(guān)輔助管理等功能。對系統(tǒng)維護人員來說，要求檔案管理系統(tǒng)具有系統(tǒng)權(quán)限定制、檔案管理架構(gòu)定制、檔案整理規(guī)則定制，以及數(shù)據(jù)和用戶使用維護等功能。

（三）系統(tǒng)需求

檔案管理系統(tǒng)管理的目標是通過成熟而先進的硬件技術(shù)軟件技術(shù)，開發(fā)設計出一個安全、穩(wěn)定、友好、簡單的系統(tǒng)，能高效的處理用戶請求，自動按照檔案管理規(guī)則實現(xiàn)檔案分類處理。為清楚掌握系統(tǒng)需求，要從功能需求、需求需求及非功能性需求三方面分析。從功能需求角度看，要求系統(tǒng)具有采集管理、數(shù)據(jù)操作、查詢利用、增值服務等功能；從數(shù)據(jù)需求角度看，要求相關(guān)數(shù)據(jù)信息的錄入、處理具有精確性、高效性，保持數(shù)據(jù)的一致性與完整性，以及共享等功能；從非功能性需求角度看，要求保障檔案的原始性、完整性，傳輸安全性，以及身份認證、加密處理、防篡改等功能。

二、目前檔案管理系統(tǒng)開發(fā)設計中存在的問題

目前，市面上一些檔案管理系統(tǒng)開發(fā)設計中表現(xiàn)出了這些問題。第一，對檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務了解不足；第二，對檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)需求分析不深入、不全面。系統(tǒng)需求分析是進行系統(tǒng)功能開發(fā)設計與利用的基礎和條件，這是跨出成功開發(fā)設計檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵一步，值得引起設計者足夠重視；第三，不少檔案管理系統(tǒng)存在不完整性等問題；第四，管理系統(tǒng)跟蹤服務、更新服務不及時。為設計一個能滿足業(yè)務需求、用戶需求及系統(tǒng)需求的檔案管理系統(tǒng)，進行必要的需求分析是必要的，了解軟件產(chǎn)品開發(fā)設計中的問題更是進行檔案管理系統(tǒng)功能開發(fā)設計工作的前期工作。

三、檔案管理系統(tǒng)功能開發(fā)設計及利用

（一）系統(tǒng)功能架構(gòu)設計

在這里，采用低耦合度和高內(nèi)聚度的標準進行檔案系統(tǒng)架構(gòu)設計。檔案系統(tǒng)主要包括電子檔案應用服務平臺、業(yè)務層、存儲層、配置管理層、數(shù)據(jù)層、系統(tǒng)安全層，其中的各個功能模塊的功能都是獨立的，通過對外接口實現(xiàn)各功能模塊交互、調(diào)用，形成一個完整的檔案管理系統(tǒng)。尤其每個功能模塊都設置對外接口，從而確保系統(tǒng)功能的開發(fā)設計、利用、維護具有較強的靈活性。

按照功能性分析，分為輸入部分、輸出部分和管理部分。輸入部分設置檔案數(shù)據(jù)掃描入庫、格式轉(zhuǎn)化、錄入及分類整編等功能；輸出部分設置在庫檔案數(shù)量統(tǒng)計、借出檔案數(shù)量及類別統(tǒng)計、超期檔案自動催還、用戶查詢檔案等功能；管理部分設置檔案審核、歸檔、檔案備份、刪除等功能。

（二）功能開發(fā)設計與利用

檔案管理系統(tǒng)是一個操作簡單、性能穩(wěn)定、界面友好的自動化管理軟件，其系統(tǒng)是復雜而強大的?；跈n案管理系統(tǒng)的功能架構(gòu)設計，下面從檔案管理角度及各方需求看，這一系統(tǒng)應開發(fā)設計以下功能模塊。

1、檔案的歸檔與接收

文件的收集、整理、鑒定是檔案形成的基礎，也是檢驗檔案真實性的關(guān)鍵。對于電子文件，收集、整理、鑒定是一個交叉操作的過程。由于電子檔案形成以后，依然可以進行編輯和修改，所以進行電子文件歸檔時要附屬清楚每一份電子文件的靜態(tài)及動態(tài)數(shù)據(jù)信息，以加強電子檔案原始性認定。

2、檔案的存儲與備份

檔案的存儲與備份，是檔案管理系統(tǒng)運行的安全保障，所以要求建立一個電子文件的有效備份、恢復的系統(tǒng)，這就要依靠計算機的軟硬件產(chǎn)品。基本上應采用通用的存儲格式，并設置格式轉(zhuǎn)換功能。如果是機密文件，要加密，或進行脫機保管。此外，還應采用多樣的存儲方式，如目錄存儲、光盤存儲等，具體采用哪一種則要根據(jù)實際需求來定。

3、檔案的檢索與利用

在整個檔案管理過程中，檔案的檢索與利用是檔案管理系統(tǒng)的終極工作目的。為便于用戶查詢與使用，在這一功能模塊要設置靈活多變的組合查詢方式，可在網(wǎng)上瀏覽與下載無查閱條件限制的電子文件等功能。

4、檔案的維護性管理

進行維護性管理目的在于保障電子檔案的完整性與安全性，能實現(xiàn)長期、有效的存儲與利用。對電子檔案的維護性管理由用戶來實施，根據(jù)用戶需求設置具有不同功能的維護性管理功能。主要管理內(nèi)容包括數(shù)據(jù)庫管理、電子檔案保管期限堅定及銷毀、電力檔案加密與解密、電力檔案數(shù)據(jù)輸出等。

（三）數(shù)據(jù)安全管理

檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的信息數(shù)據(jù)是非常龐大的，為保證相關(guān)數(shù)據(jù)的安全性和完整性，除了依靠計算機及網(wǎng)絡提供的安全管理機制之外，還應設立一套完整的數(shù)據(jù)訪問系統(tǒng)，避免機密檔案泄露。例如，建立授權(quán)管理機制、檔案檔案密級管理和審批級別設置，從而保障檔案信息安全。

四、結(jié)束語

檔案管理系統(tǒng)是為用戶、檔案管理而服務的，所以系統(tǒng)架構(gòu)設計及功能開發(fā)利用都要以業(yè)務需求、用戶需求、系統(tǒng)需求為基礎，通過功能需求分析指導功能模塊開發(fā)利用，只有這樣才能使檔案管理系統(tǒng)的功能開發(fā)利用與需求相符合，滿足各類型企事業(yè)單位的檔案管理需要。當然，隨著各方需求的變化及提高，檔案管理系統(tǒng)也要與時俱進，及時更新系統(tǒng)內(nèi)軟件，提高服務能力。

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篇10

[摘 要]信息技術(shù)的發(fā)展及應用使醫(yī)院電子檔案管理工作呈現(xiàn)出前所未有的新局面，本文探討了信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價值及其在應用信息技術(shù)時存在的問題，并提出了一些醫(yī)院電子檔案管理工作的改進策略，以切實提升醫(yī)院電子檔案管理的利用率，推進現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù)；醫(yī)院；電子檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.119

[中圖分類號]G276 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

當前社會進入信息化時代，信息技術(shù)已滲透至人們工作生活的方方面面，極大地推動了社會的發(fā)展進步，這也為提升醫(yī)院電子檔案管理工作的質(zhì)量及效率提供了契機。但信息技術(shù)在給醫(yī)院電子檔案管理帶來極大便利的同時，也產(chǎn)生了形式多樣且規(guī)格各異的電子文件，那些具備一定保存價值及利用價值的電子文件被加以歸檔，形成電子檔案。加強電子檔案的管理工作，是提高醫(yī)院管理效率的必然要求，也是醫(yī)院實現(xiàn)跨越式發(fā)展的根本項目。

1 信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價值

1.1 提升醫(yī)院電子檔案的管理水平

醫(yī)院借助信息化技術(shù)，對具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價值的醫(yī)院電子文件的形成、收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計以及編研等一系列操作實行全過程管理與監(jiān)控，可保證管理工作的連續(xù)性。根據(jù)電子檔案中的不同類型，諸如文字型文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、音頻文件、圖像文件、視頻文件、計算機程序以及多媒體文件等，采取與之相符的管理方式及管理規(guī)則，可有效提高醫(yī)院電子檔案的管理水平。

1.2 提高醫(yī)院電子檔案管理的靈活性、時效性

醫(yī)院借助信息技術(shù)，可以靈活地對電子文檔進行修正或更改，使檔案電子管理工作更具靈活性，將其有效的存儲在計算機中，與此同時，借助光盤、U盤等存儲載體，還可對電子文檔進行移交、轉(zhuǎn)借。借助信息技術(shù)及計算機系統(tǒng)，能夠有效實現(xiàn)資源共享，方便獲取并分享電子檔案及相關(guān)信息，檔案管理人員還可根據(jù)實際需要，及時獲取有效檔案信息，并加以整合，提升檔案管理的時效及效率。

1.3 完善醫(yī)院的信息化建設

信息化時代中，電子檔案在醫(yī)院檔案的重要性日益凸顯，應用信息技術(shù)亦是醫(yī)院整體信息化建設的重要內(nèi)容。通過建立并不斷完善醫(yī)院檔案管理的信息化平臺，并借助信息技術(shù)，統(tǒng)籌安排醫(yī)院信息及電子檔案工作，可促進醫(yī)院各部門的協(xié)調(diào)管理，提高醫(yī)院管理效率，實現(xiàn)電子文檔的全文檢索，大大提升查檔的效率。且在利用及完善的過程中，還能及時發(fā)現(xiàn)存在的不足，予以修正，為醫(yī)院的信息化建設提供有力的保證。

2 醫(yī)院電子檔案管理在應用信息技術(shù)時存在的問題

信息技術(shù)在應用過程中，難免會存在一定的問題。只有加強對這些問題的重視，不斷改進，才能切實將信息技術(shù)有效地應用于醫(yī)院電子檔案管理中。使用信息技術(shù)管理醫(yī)院電子檔案，大多采用批量處理的方式進行操作，批量處理在大大提升工作效率的同時，也容易因為小小的失誤造成嚴重的不良后果，加之文件大多涉及熱萁瞎悖涵蓋方向較雜，需要工作人員及時更新電子文件，以避免出現(xiàn)電子文檔丟失遺漏等問題。電子文件需借由信息技術(shù)進行多元化轉(zhuǎn)變，才能由原本復雜的結(jié)構(gòu)、不一而足的形態(tài)、雜亂的存儲方式，轉(zhuǎn)變?yōu)榭蓺w檔、利用的電子文檔，而電子文件在多元化轉(zhuǎn)變的過程中，時常會受到外界非正常因素的影響，而出現(xiàn)文檔丟失的情況，造成不必要的損壞，破壞了電子檔案的完整性，影響了檔案管理工作順利開展。計算機開放性的特點使信息技術(shù)在表現(xiàn)出巨大優(yōu)越性的同時，也存在較為突出的信息安全、網(wǎng)絡安全等問題。應用信息技術(shù)進行醫(yī)院電子檔案管理也勢必會存在一定的安全隱患，諸如計算機遭受病毒侵害、醫(yī)院網(wǎng)站受到惡意攻擊等，易造成電子文檔遭受損壞，因而對文檔的安全性有著較高的要求，其安全隱患問題不容忽視。此外，利用信息技術(shù)管理醫(yī)院電子檔案，對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，檔案管理人員要具備專業(yè)的檔案業(yè)務能力、嫻熟的電子信息技術(shù)操作能力、豐富的文化涵養(yǎng)等，才能適應強大的數(shù)據(jù)整理以及難度較大的管理工作。

3 信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的有效應用

3.1 完善電子檔案管理體系

優(yōu)質(zhì)可行的管理體系是將信息技術(shù)有效應用于醫(yī)院電子檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，可規(guī)范電子檔案形成、收集、歸檔等整個流程，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，促進電子信息技術(shù)應用。醫(yī)院電子檔案管理體系應結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實際情況加以構(gòu)建和完善，以充分發(fā)揮電子檔案服務于社會、服務于醫(yī)院的功能。

一是充分借鑒并利用現(xiàn)代管理學中科學的理論及方法，形成切實可行的醫(yī)院電子檔案科學管理理論，并在實踐的過程中加強總結(jié)、發(fā)展，形成科學、合理的現(xiàn)代化檔案管理體系。

二是采取責任制體系，通過完善的管理制度、健全的管理機制，明確檔案工作職責和任務，使醫(yī)院電子文件的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，充分發(fā)揮和調(diào)動檔案工作人員的積極性，嚴格落實規(guī)章制度，將電子檔案管理工作的全過程納入到管理體系程序中，與相關(guān)人員的崗位職責進行掛鉤，提升管理人員對醫(yī)院電子檔案管理有關(guān)規(guī)章制度的理解，落實責任分工，明確檔案管理的責任歸屬，實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)的有章可循，有據(jù)可查，落實到人，有效規(guī)范電子檔案管理行為，形成齊抓共管，有效管理的良好格局。

三是構(gòu)建行之有效的獎懲制度，給予工作表現(xiàn)優(yōu)異、成果顯著的檔案管理人員獎勵，對表現(xiàn)不佳的人員予以適當?shù)亩酱?，在充分提高職工責任心的同時，增強其工作積極性，從而更好的完善醫(yī)院電子文檔管理體系。

3.2 建設電子檔案信息數(shù)據(jù)庫

建設電子檔案信息數(shù)據(jù)庫是醫(yī)院電子檔案管理的重要舉措，是實現(xiàn)電子檔案信息有效和快速歸檔、提升其利用率的關(guān)鍵。檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設不僅要考慮當前電子檔案的需求，還需為以后的電子檔案更新做好充足準備，保證有較高的性能，還應便于反復修改。

一是做好電子文件的收集工作，及時收集草稿性電子文件和輔電子文件，并將電子文件生成的軟硬件環(huán)境和元數(shù)據(jù)的管理也納入收集范圍中，采取建立電子文件臺賬的方法，使每份電子文件均在《電子文件登記表》中登記。電子文件登記表應與電子文件同時保存。做好電子文件的前期控制，并定期或不定期對醫(yī)院工作相關(guān)的電子文件加以收集、登記和備份，及時保存并登記、更新操作環(huán)境及數(shù)據(jù)，以保證電子文件收集的時效。

二是做好電子文件的歸檔工作，在確定電子文件歸檔范圍的基礎上，歸檔的范圍應包括醫(yī)院各項活動中形成的各種載體電子文件，具有永久保存r值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。歸檔的時間也需保證連續(xù)性，同時將保存電子文檔的防磁柜溫度及相對濕度控制在合理范圍內(nèi)，為避免電子文件在長時間保存過程中可能存在的儲存錯誤，歸檔的電子文件應一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，應在解密后再制作拷貝，保證其安全性，對需要永久保存的電子文件，應制作成紙質(zhì)版本予以歸檔。

三是利用信息技術(shù)，實現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理的網(wǎng)絡化，及時發(fā)現(xiàn)并糾正電子檔案管理中存在的不足，不斷豐富醫(yī)院檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)中檔案信息資料存儲的內(nèi)容，及時更新并補充信息內(nèi)容，滿足使用者對電子檔案信息的利用要求。為避免兼容器問題及數(shù)據(jù)流失，可在進行數(shù)據(jù)資源管理時，將系統(tǒng)設置成自動備份保存模式，最大限度減小損失，防止黑客襲擊，保證電子檔案數(shù)據(jù)安全。

四是實現(xiàn)文檔一體化，將檔案管理與文件管理有機的整合起來，實現(xiàn)文件檔案的統(tǒng)一與控制，借此清晰記錄并有效反映電子文件形成和辦理的全部動態(tài)過程、相關(guān)的背景信息，保證電子文件的原始性和可靠性。

3.3 檔案隊伍專業(yè)化

檔案管理人員是開展檔案工作的行為主體，通過建立檔案專家人才庫，提高檔案干部隊伍素質(zhì)，可實現(xiàn)依法治檔，進而使檔案人才培養(yǎng)模式進一步創(chuàng)新。只有現(xiàn)代化培訓手段得到廣泛利用，檔案專業(yè)隊伍規(guī)模不斷擴大，檔案人才隊伍結(jié)構(gòu)和整體素質(zhì)得到顯著提高，才能有效利用信息技術(shù)進行醫(yī)院電子檔案管理，并充分發(fā)揮其價值。

一方面，通過考察、培訓等培養(yǎng)教育方式，強化檔案干部培訓，包括專業(yè)檔案理論知識、計算機網(wǎng)絡技術(shù)、電子文件知識、知識產(chǎn)權(quán)保護知識、基礎網(wǎng)絡安全維護知識以及計算機操作運用能力等素質(zhì)。醫(yī)院可在充分考察本院實際情況的基礎上，詳細分析醫(yī)院對電子檔案管理的需要，并根據(jù)實際，制訂合理的電子檔案管理人員培訓計劃，定期對電子檔案管理人員進行培訓考核，或是組織其外出學習考察，認真學習電子檔案管理方面的新知識、新規(guī)定和新要求，還可邀請行業(yè)專家前來醫(yī)院，傳授電子檔案管理的知識經(jīng)驗及研究成果，通過形式多樣的活動，不斷提升醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務技能及管理綜合能力，提高電子檔案的管理水平，使檔案管理人員在充分了解部門需求的基礎上，正確高效地開展電子檔案管理工作。

另一方面，可創(chuàng)新人才競爭機制，營造人盡其才的積極氛圍，促進檔案管理人員自我提升。并將競爭機制引入醫(yī)院電子檔案管理中，在電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)中開展效率競爭、時間競爭和服務競爭，使電子檔案管理的工作氛圍充滿活力和生機，這不僅能充分調(diào)動起檔案管理人員的工作積極性，還能促使其不斷進取，努力提升自身的專業(yè)水準及各項素質(zhì)，以滿足醫(yī)院電子檔案管理的發(fā)展需要。

4 結(jié) 語

當前社會已進入信息化時代，利用信息技術(shù)加強醫(yī)院電子檔案管理工作，不僅是時展的需要，也是提升醫(yī)院檔案工作效率，推進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要保障。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案管理也體現(xiàn)出日新月異的特點，相關(guān)人員應正確認識信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價值，充分了解醫(yī)院電子檔案管理在應用信息技術(shù)時存在的問題，從完善管理體系、建設電子檔案信息數(shù)據(jù)庫、提高檔案管理人員素質(zhì)等方面著手，不斷改進醫(yī)院電子檔案管理工作，以切實提升其利用率，推進現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

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