導語：如何才能寫好一篇檔案管理數字化方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設及其管理活動中形成的應歸檔的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。它是城市規(guī)劃、建設、管理工作的真實紀錄,是城市建設和發(fā)展的重要依據和必要條件,是國家的寶貴財富。

1 城建檔案信息化管理方案

1.1 加快和加強城建檔案管理的數字化建設

數字城建檔案管是城建檔案管理技術、網絡技術、計算機技術以及多媒體技術等多種現代化技術相互結合的產物，同時也是城建檔案管理信息化的一種表現形式，在一定程度上象征著城建檔案事業(yè)未來的發(fā)展方向。2001年，數字城建檔案管這一概念正式被提出，先后一些列的標準規(guī)范也相繼出臺。因而，各個地方理應該加強和加快積累數字城建檔案信息的工作，同時不斷促進數字化檔案信息利用程度的有效提升。而加快和加強城建檔案管理的數字化建設可以從以下兩個方面著手：

第一，城建檔案館應該實事求是，堅持從實際的經濟能力和需要出發(fā)，結合全部管藏檔案信息管理信息數字化、珍貴檔案現代數字化、重點選擇某類檔案信息數字化以及高頻率使用檔案數字化等等途徑，將現在擁有的實體檔案資源轉變?yōu)閿底中畔⒒男问?，實事求是、積極主動地不斷推進城建檔案管館藏檔案的數字化工作。具體要做到兩點：首先要充分而且要積極開展和利用電子檔案接受、利用以及保管的技術方案，制定出規(guī)范、合理的電子城建檔案信息管理的方案；其次就是要不斷加強和加快電子文件的歸類、歸檔整理，也就是要加大對電子城建檔案信息的接收、利用管理力度，爭取從源頭上促進城建檔案信息數字化管理問題的解決，借助于電子城建檔案信息管理的絕對優(yōu)勢將城建檔案轉化為信息，完善利用服務。

第二，城建檔案信息資源數據庫的建立和建設應該借助GIS電腦軟件，建立數據庫，從而將城市地上建筑、地下管線和設施等等相關的各種信息的空間分布特征真實、完整、全面的反映出來，這是源于對城建檔案自身特征的特殊性和差異性的考慮。再就是，根據GIS軟件所建立的數據庫還方便于信息數據的管理、檢索、查詢、進一步提取數據以及數據的進一步加工和輸出。信息資源數據庫的信息主體同時還得包括城建資料的內容信息、城建檔案以及二次信息，而且和建設項目空間位置可以連接組成一個不斷的空間數據庫。背景數據庫作為城市基本比例尺地形圖，有利于在一定程度上確保其和城市以及其它系統(tǒng)用一樣的地理位置定位系統(tǒng)。數據的種類十分廣泛和負責，包括城市建筑、城市規(guī)劃、地下綜合管線、市政公用設施、環(huán)保、城市園林綠化以及地名等等。

1.2 進一步加強和完善城建檔案信息化管理的規(guī)劃和領導工作

換句話說就是城建檔案信息管理工作還需要工作主管部門的不懈努力，進一步加強和完善城建檔案信息化管理的規(guī)劃和領導，對有關城建檔案基本工作標準、規(guī)范貫徹執(zhí)行，加以落實的信息化予以一定的監(jiān)督，從而在一定程度上確保城建檔案信息化工作建立于扎實、統(tǒng)一的基礎平臺的上面。此外，工作主管部分還應該不斷建立和健全工作體制的信息化，確定專職的部門來負責和管理信息化建設的協(xié)調和組織工作，向組織城建檔案信息化建設的總體目標進軍，完善城建檔案信息的生成、傳播以及利用等等服務工作。

1.3 加快和加強城建檔案信息的網絡化建設

伴隨著《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》的頒布，各地城建檔案網站也進入了不斷建設和完善的狀態(tài)，為社會各界提供了越來越多的城建檔案信息資料，因而幫助他們解決了不少實際難題，而城建檔案資源共享的局面也因此而得到了一定的拓展和開闊?，F階段，為了進一步加強和促進城建檔案信息的網絡化建設，還應該將其逐步納入政府電子政務建設的整體框架體系中，力求和電子政務建設同步，加快公文、城建檔案管理的一體化和標準規(guī)范化。再就是要充分發(fā)揮電子政務平臺的作用，促進城建檔案信息網上查詢服務的積極開展以及城建檔案利用服務質量和利用效率的全面提高，從而做大限度地滿足社會各界對其的利用需求。具體做法有以下三點：第一，要積極爭取相關方面來加大對其經費上的投入，促進城建檔案館信息化基礎設施的建設能夠和政府政務網同步，實現一體化，進一步推動其信息管理化建設的跨越式前進、發(fā)展；第二，不斷建設和完善城建檔案信息網，熟悉社會需求、分析新趨勢、研究新課題、開放新動態(tài)，迅速將經過整合后的信息在網上予以，實現資源的共享，從而促進城建檔案信息網絡化建設的穩(wěn)定化前進；第三就是要主動學習和借鑒其它的有關檔案館信息化管理的經驗，將城建檔案信息化建設事項提到議事日程中來，尤其是重視城建檔案信息化管理的建設和政府電子政務建設的統(tǒng)一、同步協(xié)調向前發(fā)展，從而促進自身的進步。

2 總結

總的來說，為了促進信息管理服務功能的早日實現，響應城市建設發(fā)展的現實需求，應該而且必須要進一步加強和加快城建檔案信息化管理建設的速度，以確保城建檔案現代化、信息化、科學化、規(guī)范化目標的進一步實現。

參考文獻

[1]鄧紅.城建檔案信息化給力幸福檔案——談規(guī)劃管理檔案信息化在城市規(guī)劃管理工作中的作用[J].廣東檔案.2011(03)

[2]張世東.本市舉行“2008上海國際檔案信息化暨現代辦公技術以及設備展覽會.[J].上海檔案2008(12)

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1 數字化檔案管理體系概述

在數字化檔案管理體系當中，檔案信息綜合管理系統(tǒng)與網絡信息共享系統(tǒng)是重要的組成部分。其中，前者主要包括數字化處理子系統(tǒng)與檔案信息管理、信息服務和數據庫管理子系統(tǒng)，而后者則主要包括了信息子系統(tǒng)與Web管理子系統(tǒng)[1]。從整體角度分析，可以說數字化檔案管理體系是以現代化信息技術為切入點，將檔案信息作為關鍵內容，充分利用先進且高效的開發(fā)模式而構建的具備多用戶標準的分布式檔案信息資源管理系統(tǒng)。

2 現階段數字化檔案管理體系的建設問題解構

因數字化檔案管理體系在我國的發(fā)展時間不長，因而始終存在不完善之處，具體表現在以下幾個方面：

第一，領導機制嚴重缺失。近年來，科學技術的發(fā)展速度不斷加快，而人們也逐漸認知數字化檔案管理機制的重要作用。然而數字化管理在我國發(fā)展時間并不長，正處于關鍵的發(fā)展時期，因而很多內容都需要不斷摸索，導致數字化檔案管理體系的系統(tǒng)化領導始終不完善，難以構建完善的數字化檔案管理工作機制。

第二，保障機制嚴重缺失。建立數字化檔案管理體系最關鍵的就是要有充足的管理專業(yè)人才，然而在實踐過程中，人才總量嚴重不足且結構存在一定的不合理之處，尤其是創(chuàng)新復合型的人才短缺。另外，在對數字化管理人才能力培養(yǎng)與吸納方面仍有待完善。以上都是影響數字化檔案管理機制作用發(fā)揮的主要因素。另外，在軟硬件投入方面也存在諸多不足之處[2]。當前，檔案館現代化管理的設備與設施更新速度緩慢，難以滿足社會與現代檔案發(fā)展的步伐。其中，檔案管理軟件的功能相對單一且水平不一，難以與數字化檔案管理體系發(fā)展需求相適應。

第三，網絡安全性能有待提高。在科學技術快速發(fā)展的背景下，病毒的種類也更加多樣和復雜，嚴重威脅了網絡安全。在實踐中，大部分網絡系統(tǒng)都會受到攻擊，而損失也十分嚴重。由此可見，數字化網絡安全的問題也是亟待解決的問題之一。

3 建立數字化檔案管理體系的有效方法策略

3.1 建立并健全領導管理機制

領導層人員應正確認知自身職責的重要作用，進一步強化對于數字化檔案管理體系建設的組織管理工作，以更好地構建具有可行性的檔案管理機制。在此過程中，將綜合檔案的數字化管理作為切入點，形成數字化檔案管理網絡，以保證系統(tǒng)整體環(huán)環(huán)相扣，進而增強組織領導機制功效的發(fā)揮。

3.2 數字化檔案管理體系保障機制的構建

所謂的數字化檔案管理體系保障機制，具體指的就是實現數字化檔案管理團隊的專業(yè)水平與綜合素質，在增加成本投入的基礎上，實現檔案管理服務作用的充分發(fā)揮。所以，各級領導應給予數字化檔案管理工作一定的支持，注重對于數字化檔案管理系統(tǒng)的資金投入，以保證專項經費的使用充足，實現數字化檔案管理體系的正常運轉[3]。與此同時，需要及時更新檔案管理工作人員知識結構，確保檔案團隊不斷注入新的活力與力量，進一步推動檔案工作的數字化與現代化發(fā)展。在培訓方面，檔案部門應當針對不同的對象與需求，采取因材施教的方式，構建具有針對性的培訓體系。在此基礎上，應定期開展數字化檔案管理講座，全面培養(yǎng)檔案管理工作人員的數字化管理能力，通過數字化檔案管理的培訓，不斷獲取更為豐富且先進的業(yè)務知識。

3.3 注重網絡安全管理的重要作用

在網絡安全問題方面，最重要的就是病毒防治、惡意攻擊的預防以及信息存儲與傳輸過程中的安全問題等等。其中，在防治病毒方面，需要與檔案部門實際狀況相結合，將防毒軟件安裝在工作站、互聯網網站以及文件服務器當中，以實現多層防御。在惡意攻擊的預防方面，效果最明顯的就是設置防火墻以及安全島。以功能與實現原理角度分析，防火墻技術具有一定的大眾化特征，并不會增加檔案管理部門的經濟負擔[4]。而對于安全島的設置來說，其安全程度更高，然而價格也相對較高。為了實現經濟性的發(fā)展目標，建議檔案管理部門采用防火墻技術。如果經費充足，最好采用安全島設置作為預防措施。在信息存儲與傳輸過程中，應采取加密體制，效果最理想的就是公鑰基礎設施。另外，操作系統(tǒng)的安全問題同樣值得高度重視，可以通過對操作系統(tǒng)的安全防治來達到預防的目的[5]。而在災難恢復與數據備份方案，所采取的安全措施并不能夠確保檔案館不遭受損失，因而，數字檔案管理體系恢復系統(tǒng)與容災系統(tǒng)應當有機結合靜態(tài)備份與同步備份的方式，最重要的是要事先制定應急響應的措施。

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【關鍵詞】房地產 直管房 保障房 檔案管理 數字化

近年來，房產市場不發(fā)展快速，檔案使用頻率大幅提高，實現了房地產檔案的促進社會發(fā)展功能。隨著計算機網絡技術不斷在檔案管理中得以運用，激發(fā)了檔案管理策略運用的多重性，促進了檔案管理功能的有效發(fā)揮。因此，主管部門必須思考如何有效實現檔案管理數字化，這也是檔案管理發(fā)展的必然方向。

1 現階段我國房地產檔案管理數字化的任務

1.1 形成數字化管理思維

我國住房制度改革日漸深化，房地產檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長，這對檔案管理部門提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理的手工方式耗時、耗力，工作效率較低。伴隨房地產檔案管理工作轉型，管理模式已經由封閉型轉管理模式轉變?yōu)殚_放型管理模式。在新形勢下，房地產檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉變?；诖耍m應社會的發(fā)展，將數字化的管理理念應用到房地產檔案管理中，形成數字化管理思維。

1.2 明確各構建階段的內容與任務

數字化管理檔案館是房地產檔案管理發(fā)展的必然方向，體現在檔案管理的每一個管理環(huán)節(jié)當中。研究表明，房地產數字化檔案館的構建分成不同的發(fā)展階段：

（1）檔案館業(yè)務自動化管理階段，充分利用現代化信息技術實現各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化管理。

（2）館藏檔案的數字化發(fā)展階段，完善網絡，通過檔案館局域網和與主管單位辦公自動化接口的連接，實現資料和信息的共享網，實現由紙質文檔向數字化信息數據的轉換與保存。

（3）數字房地產檔案館的網絡化建設階段會將各檔案館的聯網，全面數字化。

1.3 制定與長期堅持構建原則

實踐證明，改革與創(chuàng)新過程中，必須有原則的建立與堅持。在房地產檔案管理數字化方面，主要有以下幾方面：

（1）統(tǒng)籌規(guī)劃，重點突出，將視野放長遠，明確工作重點，拿捏好輕重緩急。

（2）需求導向，應用促發(fā)展，明確構建目的、房地產檔案管理數字化的服務對，以及為什么要構建數字化檔案管理.

（3）整合資源，機制創(chuàng)新，注意現有管理資源的利用，通過刪除機制不合理內容及創(chuàng)新，使管理數字化有效實現。

（4）防管結合，保障安全，構建數字化房地產檔案管理辦法，對其資料的保密工作給予重點關注。

2 我國房地產檔案管理數字化的策略

直管公房等保障房是我國房地產檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國房地產檔案管理數字化的策略中的重點。

2.1 建立健全各項規(guī)章制度

直管公房等保障房檔案管理制度的建設是檔案收集完整、系統(tǒng)、準確、按時歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責任制、管理人員培訓制度，等等。

2.2 加強檔案數字化工作

首先，數字化是現代檔案管理的主要趨勢，需要做好材料調查和搜集，對房產檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內容要精確簡潔，應精簡檔案中的不必要內容。最后，保證檔案資料內容清晰，排序也符合規(guī)定；數字化后，還應對信息質量進行檢查。

2.3 實行紙質檔案和電子檔案雙套并存

直管公房等保障房的檔案數字化是檔案工作中的新內容、新發(fā)展，有許多問題需要解決：如數字化檔案中信息歸納問題、檔案的執(zhí)行憑證問題、數字化檔案的安全訪問和安全管理問題，以及者信息規(guī)范化問題，等等。因此，必須在相當時間內，對檔案管理實行雙保險：在使用電子計算機保存的同時，做好紙張檔案儲存，保證檔案的安全。

2.4 加強前期資料的收集

據我國相關法律規(guī)定，房產檔案必須是真實準確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯誤或誤差，那么檔案的法律效力就會被大幅削弱，在發(fā)揮憑證作用時出現證據無效和證據不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴格把關：一是加強文件資料審核的管理，在搜集資料時做到真實、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎；二是檔案資料移交的管理，在交接過程中，管理人員必須對檔案資料進行再檢查，如發(fā)現錯誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說明原因，以便當事人及時采取補救措施。

2.5 注重人才的培養(yǎng)

從直管公房等保障房檔案管理未來發(fā)展來看，只懂得計算機技術和紙質等載體的檔案管理人員將無法勝任這項工作，現代化發(fā)展對管理人員的要求越來越高。因此，必須建設具有專業(yè)管理能力的復合型人才隊伍，實現直管公房等保障房檔案管理的全面進步。數字化房產檔案管理人才必須是全面的人才才能適應社會經濟的發(fā)展，積極面對挑戰(zhàn)，解決問題。房產檔案數字化的實現減少了檔案管理部門的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務，有效增強了檔案的安全性和可靠性。因此，房產檔案部門必須抓住機遇，積極探索和努力實踐，引進先進的管理技術，制定完善的管理制度，全面推進直管公房等保障房檔案管理的發(fā)展。

2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺

為了支持直管公房等保障房檔案管理數字化的有效、高效，還應積極建設信息系統(tǒng)管理平臺，應做到以下幾點：

（1）以網絡全程監(jiān)控，實行申請調查、審核登記、批準發(fā)放等保障房申購程序的全面監(jiān)管。

（2）對低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請或退出實行全程管理，對保障對象從申請到實施保障的信息實行跟蹤管理。

（3）設置合理化保障標準及合同模板，如租金、補貼、住房面積等。

（4）實行數據自定義管理，開通業(yè)務提醒，提倡業(yè)務流程查詢，時限控制系統(tǒng)。

（5）建立資源共享系統(tǒng)，加強與其他相關房產管理機構的溝通聯系。

參考文獻

[1]朱志明.住房保障檔案管理的問題分析及對策措施[J].中國管理信息化，2014（05）.

[2]玄藝.蘭論房產檔案室的數字化建設[J].中華教育周刊，2003（6）.

[3]黃禹康.關于房地產檔案館信息化建設的調查與思考[J].中國房地產，2004（04）.

作者簡介

杜海（1974-），男，現為吉林省四平市房產鐵東經營管理處助理館員。

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近年來，雖然房產檔案管理方法在不斷地改進和完善當中，但是步伐緩慢，效果不是很明顯，其中一個主要的原因就是相關人員對房產檔案管理數字化的管理模式的實現缺乏足夠的認識，對其重視程度明顯不足。不注重房產檔案信息采集的分析和歸類，將其單純的等同于簡單的文字處理工作，忽視了檔案管理工作隊企業(yè)經營過程中的重要的作用。因此，在實際的管理實施過程中，缺乏嚴謹的信息采集與分類環(huán)節(jié)，使得檔案材料歸檔與保存形式化，嚴重的破壞了信息的完整性，大大的降低了其使用價值，也耽誤了大量的時間，拖延了工作進度。

2．缺乏專業(yè)的人員指導和開展檔案管理工作

隨著社會的不斷發(fā)展和變遷，我們必須清楚認識到現代化的知識型檔案管理早已逾越傳統(tǒng)的手工勞動范疇。我國在房產檔案管理中缺乏對專業(yè)人才的投入，大多數檔案管理人員都不是畢業(yè)于檔案管理專業(yè)的人員，也沒有經過嚴格的審核和培訓，有些是臨時從別的部門抽掉過來補充人員短缺的，他們只是單純的認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集、分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對企業(yè)經濟發(fā)展的重要性。

3．有效實現房產檔案管理的數字化的若干措施

(1)提高房產業(yè)相關人員對檔案管理數字化的深層認識實現房產檔案管理的數字化的主要目的在于科學、系統(tǒng)的管理房產檔案，方便檔案的調用、查閱等管理要求，保證檔案的完整性、科學性和便利性，為企業(yè)管理者制定企業(yè)決策提供正確的依據。而一旦檔案資料在管理過程中因為管理不善，而導致檔案內容的缺損、不完整、記錄不規(guī)范，這必將在很大程度上降低檔案信息的真實性和實用性，從根本上失去了其本身存在的意義。房產企業(yè)檔案管理的發(fā)展水平在某種意義上受到人力、財力、物力等相關因素的制約。所以想要快速實現房產檔案管理的數字化，不斷地提高相關業(yè)務管理水平和工作效率，房產檔案管理人員應該注重從相關人員的思想認識上著手，深化員工對這一科學的管理模式重要性的認知，突出顯示出其在企業(yè)在未來市場競爭中的核心競爭力，著重強調其相對于傳統(tǒng)的管理模式相比所顯示出的巨大的優(yōu)勢，讓其從根本上意識到實現房產檔案管理數字化的必要性，并在實踐中不斷地加大資金和人力的投入，更快更好的消除檔案管理工作中存在的弊端，推動檔案管理工作向著優(yōu)質、高效的方向發(fā)展，促進房產檔案管理現代化的建設。

(2)提高檔案管理人員的業(yè)務能力，實現員工的專業(yè)化、規(guī)范化［2］數字化房產檔案管理，是一門集眾多學科于一體，對專業(yè)性和技術性有著較高的要求。數字化房產檔案管理人才，必須擁有全面系統(tǒng)的知識框架和敏銳的觀察和信息處理能力，才能在數字檔案建設過程中發(fā)揮出其作用。在競爭日益激烈的時代背景下，要想富有成效的實現房產檔案管理的數字化，管理部門必須建立一支有專業(yè)素養(yǎng)高、文化水平高、思想覺悟高、業(yè)務水平高的卓越的房產檔案管理人才。因此培養(yǎng)和造就高素質的既懂檔案管理業(yè)務工作，又熟練掌握辦公自動化技術的綜合型人才則對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略意義非凡。這就要求相關單位應該重視檔案人才的教育和培養(yǎng)，充分激發(fā)和調動檔案人員的自覺性、積極性，不斷地提高房產檔案人員的能力，打造出一直專業(yè)知識過硬、綜合實力超強的團隊。

4．結語

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一、實現房產測繪檔案數字化管理的必要性

（一）房產測繪事業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要

隨著國家住房和城鄉(xiāng)建設部、國家測繪地理信息局有關房產測繪規(guī)程的出臺，我市房產測繪事業(yè)蓬勃發(fā)展，房產測繪檔案保有數量越來越多、利用頻次越來越高、管理難度越來越大，傳統(tǒng)的房產測繪檔案管理模式已經不適應社會發(fā)展的需要，房產測繪檔案信息資源必須從封閉走向開放，成為大數據時代社會共享的資源。因此，房產測繪檔案管理必須實現數字化管理才能保證檔案信息資源共享的實現。

（二）信息時代的需要

隨著辦公自動化和計算機網絡化的飛速發(fā)展，未來社會人類交流的主要工具將是數字網絡，來自社會各方面的信息將通過數字網絡傳遞和交流。房產測繪檔案必須從傳統(tǒng)的手工管理方式轉化到現代化層面上來，只有實現數字化管理，才能適應社會信息化進程的需要，為經濟社會和國土房管行政管理決策提供及時、有效、準確的房產測繪信息服務。

（三）實現房產測繪檔案社會服務的需要

傳統(tǒng)的房產測繪檔案管理屬于專屬化和封閉式管理模式，開發(fā)企業(yè)和產權業(yè)主難以接觸具體的房產測繪檔案。加上檔案管理部門平時對房產測繪檔案宣傳力度不夠，致使房產測繪檔案社會利用率較低，不能滿足社會發(fā)展和城市建設以及業(yè)主自身權利的需要。數字系統(tǒng)的建立，不僅可以使房產測繪檔案的利用、查詢以及檔案信息的添加更加方便、快捷，而且可以確保檔案內容的公開透明。房產測繪檔案數字化管理在實現為國土房管行政管理提供全方位房產測繪信息的同時，還可實現將有限范圍內的房屋信息、權籍數據等向社會和業(yè)主個人開放，不僅有利于加強對房產測繪檔案工作的監(jiān)督，對檔案材料的收集整理也能起到積極的作用。

二、實現房產測繪檔案數字化管理急需解決的問題

房產測繪檔案管理不同于一般意義上的檔案管理，涉及開發(fā)企業(yè)和房屋業(yè)主個人隱私及信息安全。盡管房產測繪檔案數字化管理是社會和經濟發(fā)展的必然要求，但必須注意到，在推動實現房產測繪檔案數字化管理過程中還存在許多急需解決的問題。

（一）房產測繪檔案信息的保密性和安全性無法保證

在電子文檔給人們生活、學習、工作、管理帶來快捷、靈活、存儲量大、易于傳輸、便于保管和修改等優(yōu)點的同時，也帶來不利于房產測繪檔案信息安全保密等不利因素。如：病毒侵害、數據丟失、信息泄密、人為破壞等。

（二）房產測繪檔案信息系統(tǒng)缺乏通用性和科學性

國家沒有形成統(tǒng)一的房產測繪檔案管理信息系統(tǒng)，各地甚至各部門都在研究開發(fā)適合本地區(qū)本部門的信息系統(tǒng)。由于層次、標準各不相同，使得系統(tǒng)的通用性較差，基礎數據難以交換、難以共享，不能適應房產測繪檔案信息資源共享的基本要求。

（三）房產測繪檔案數字化建設發(fā)展不平衡

由于各地區(qū)的經濟發(fā)展水平不同，房產測繪檔案數字化管理的進程也各不相同。有的地區(qū)按系統(tǒng)建立了網站和局域網，實現了計算機輔助檔案管理；有的地區(qū)只是把房產測繪基礎信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索等仍習慣于手工操作，檔案管理基本還是紙質化，房產測繪檔案數字化管理仍未起步；有的地區(qū)干脆完全采用紙質化手工管理。

（四）房產測繪檔案管理隊伍素質偏低

在檔案數字化建設過程中，檔案管理人員是關鍵因素，各種軟、硬件都必須通過檔案管理人員才能發(fā)揮作用。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式只是紙質材料的收集整理和簡單的編號存放，致使長期以來從事檔案管理的人員素質整體偏低，技能提高緩慢，既懂計算機網絡技術、又懂檔案管理的復合性人才嚴重缺乏，影響了房產測繪檔案數字化管理的正常開展。

三、實現房產測繪檔案數字化管理的幾點建議

（一）研發(fā)科學合理的房產測繪檔案信息管理系統(tǒng)

嚴格按照國家和我市有關房產測繪和檔案管理法律法規(guī)的相關規(guī)定，結合房產測繪檔案管理的實際需要和經濟社會發(fā)展需求，適當增減房產測繪檔案材料收集范圍，調整檔案目錄，增加房產測繪檔案使用價值。加大科技投入，研發(fā)適合房產測繪檔案數字化管理的系統(tǒng)，切實做到“三統(tǒng)一”，即：實用性與科學性有機統(tǒng)一；信息安全和技術安全有機統(tǒng)一；通用性和適用性有機統(tǒng)一。只有建立科學合理的房產測繪檔案信息化系統(tǒng)才能提高整體工作效率，加快房產測繪檔案數字化管理進程，提高房產測繪檔案信息資源的利用率。

（二）加強檔案保密工作，確保房產測繪檔案信息安全

一是檔案行政部門應會同房產測繪部門共同制定房產測繪檔案信息開發(fā)、利用的相關政策，明確網絡環(huán)境下房產測繪檔案信息的收集整理、開發(fā)利用以及房產測繪檔案信息的分類等級、查閱權限及授權條件等，為房產測繪檔案數字化管理提供基礎保障。二是房產測繪檔案管理人員必須增強保密意識和信息安全意識，客觀全面地對房產測繪檔案信息作出科學判斷，根據檔案的密級程度確定開放查詢范圍，嚴格審查，嚴格管理，確保計算機網絡安全和檔案信息安全。

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物質、能源和信息是人類社會賴以生存和發(fā)展的三大資源，只是在不同的時代，人們所依賴的核心資源有所不同。在信息社會，核心資源是信息。信息資源已成為國際競爭中極為重要的戰(zhàn)略資源，數字化革命將使信息資源成為至關重要的國家財富，經濟和社會發(fā)展越來越依賴信息技術和信息資源。信息資源不僅有很大的經濟價值，還具有豐富的文化價值和戰(zhàn)略價值，在綜合國力競爭中的地位凸顯重要，加快信息資源開發(fā)利用是科學發(fā)展觀的內在要求。要按照科學發(fā)展觀的要求，實現經濟社會全面、協(xié)調、可持續(xù)發(fā)展，就必須改變傳統(tǒng)的資源觀念、調整資源戰(zhàn)略、大規(guī)模開發(fā)利用信息資源、節(jié)約物質資源和能源，走“以信息化帶動工業(yè)化”的新型發(fā)展道路。

IRM理論產生于20世紀70年代后期，自產生以來得到了快速發(fā)展。就IRM理論的起因而言，一則得益于信息技術的發(fā)展與應用，特別是信息系統(tǒng)的推廣；二則歸因于信息資源總量急劇增長所造成的信息供求矛盾的激化，人們急需一種理論來解決信息實踐中的種種問題，IRM理論最初萌芽于工商管理和政府部門這兩個領域。20世紀90年代初，我國圖書情報領域的學者引入了IRM理論，并與歐洲學者有相似之處，即在引入理論的同時大量地植入了情報學等學科內容，形成有中國特色的IRM理論。現在IRM主要應用于政府、企業(yè)、圖書情報及民間信息服務等領域[1]。

一門學科的制度化，即形成穩(wěn)定的學科規(guī)則和模式，應包括以下內容：學科職業(yè)的制度化、學習和訓練的制度化、研究的制度化、交流溝通的制度化及評價和獎勵機制的建立[2]。雖然IRM出現時間短，但在20多年中，理論研究和實踐應用都取得了豐碩成果。在我國不僅出現了一定數量的專業(yè)期刊，出現了一定數量的地區(qū)IRM中心（北京和大連IRM中心等）；而且成立了專門的IRM協(xié)會和研究基地（國家IRM北京和南京研究基地，國家重點研究基地武漢大學信息資源研究中心），每年定期或不定期召開IRM會議和論壇（如2004年人民大學IRM學院舉辦的“2004年中國IRM論壇”和武漢大學舉辦的第三屆“信息化與IRM”學術研討會），有了相對穩(wěn)定的研究群體，發(fā)表了相當數量的論文和專著；尤其是在我國大學教育中得到了發(fā)展：最先是一些相關專業(yè)開設IRM課程，后來一些研究生專業(yè)開設IRM專業(yè)方向，發(fā)展到設立IRM碩士和博士專業(yè)，而本科專業(yè)的設置，在2003年浙江大學、2004年四川大學批準開設IRM專業(yè)（由檔案學、圖書館學合并調整）后，2005年河北師范大學也被獲批準增設IRM專業(yè)，在此期間也有一些院系改名為IRM學院（系）。

2、圖書館學、情報學、檔案學學科一體化的發(fā)展

圖書館、情報、檔案學科同宗同源，圖書館和檔案館最初是合二為一的，由于社會發(fā)展的需要，這三門學科進行了分流，經過各自獨立的發(fā)展階段，又各自為政地形成了三個系統(tǒng)。19世紀初出現了圖書館學，19世紀末檔案學開始形成，19世紀末20世紀初出現了文獻學，20世紀中期誕生了情報學。這四門學科最初的研究對象有所不同，圖書館學研究的是圖書資料，檔案學研究文書檔案，文獻學研究期刊論文，情報學研究科學文獻情報的機械檢索。由于出發(fā)點不同，并且從產生之時就朝著建立各自獨立的研究領域方向邁進（特別是情報學），因而它們在很長一段時期呈現出強烈的“離心化”發(fā)展趨勢?？墒?，隨著實踐的深入，圖書館、檔案、文獻和情報工作的對象逐漸出現了趨同趨勢——它們都要處理圖書、期刊及其他各種數字文獻。由于這些學科研究的對象都是文獻，只是研究對象的側重點不同，在理論、方法、手段等方面必有諸多的相似之處，所以在當代它們之間出現了“集成化”趨勢。特別是隨著科學技術迅速發(fā)展，新技術、新方法的老化周期愈來愈短，現代科學日益向微觀方面縱深發(fā)展，分支學科也越來越多；與此同時，學科之間相互交叉、相互滲透也越來越多，科學研究方法也在向整體化發(fā)展，這標志著科學發(fā)展到了一個更高級的綜合階段，“大信息觀”的出現正說明了這一現象。

三個學科相互融合的一體化在20世紀50年代已露端倪。1967年，聯合國教科文組織將“圖書館組及書目、情報工作與科學名詞委員會”改名為“情報工作、圖書館與檔案部”。1974年9月，該組織又在巴黎召開了全面規(guī)劃國家文獻、圖書館、檔案館基礎結構的世界科技情報服務系統(tǒng)大會，提出了建立“國家情報系統(tǒng)”（NATLB）的計劃。許多國家據此采取了推動圖書情報檔案綜合發(fā)展的相應措施。由于圖書館學、情報學和檔案學研究的對象不論是機構、工作流程，還是資源和事業(yè)都有共性，所以它們的一體化自然順理成章。特別是現在信息技術和網絡技術的發(fā)展，新的問題的出現，三個學科更是錯綜復雜，呈現出一種融合的趨勢，主要表現在：①研究對象的同一化；②研究人員的一體化；③專業(yè)教育的融合；④專業(yè)期刊的交叉。葉繼元教授甚至認為圖書館學和情報學基本重合，作為過渡性名稱，可以稱為“圖情學”[3]。在實踐中也有一些機構進行了三者的一體化，從其表現形式分：一種類型是把圖書、情報、檔案集中到某個部門管理，實現全部的一體化，例如美國國會圖書館藏有圖書、手稿檔案（包括23位美國總統(tǒng)的手稿）和科技報告等，所以美國國會圖書館既是圖書館，又是檔案館，還是情報研究機構；另一種類型是把圖書、情報和檔案相互交叉地保管在一個部門，實行部分的一體化，例如，圖書館工作與情報工作實現一體化，這種模式比較普遍，如中科院文獻情報中心、上海圖書館等；也有的將圖書館與檔案工作合在一起的，如玻利維亞國家圖書館和檔案館、柬埔寨國家檔案圖書館。但在一體化理論和實踐中存在一些問題，主要有：

2.1　缺乏正確的理論指導

缺乏理論指導的實踐是盲目的實踐，缺乏正確理論指導的實踐將是失敗的實踐。圖書館、情報和檔案學分別指導著圖書館、情報和檔案工作的健康發(fā)展。然而，那種追求自我完善的學科建設現狀是無法為一體化提供堅實的理論基礎和正確的理論指導的。目前，少數圖書、情報和檔案單位進行了一定的一體化實踐，但其中大部分僅僅是三個機構合在一起，掛一塊牌子，而內部仍然是各行其是，其實是有名無實；而另一些單位則把檔案、圖書、情報資料無條件地合到一個地方去管理，這又屬于一種混合。這些做法與一體化的宗旨是大相徑庭的，究其原因就是缺乏正確的理論指導。隨著科學發(fā)展綜合化趨勢的日趨加劇，圖書館學、情報學和檔案學加強橫向聯系的趨勢也日趨明顯，而作為這種相互慘透、相互影響的必然結果是將出現一門研究它們的共同規(guī)律，以指導這些學科進一步發(fā)展的新學科。在20世紀80年代就有學者提出幾種理論，代表性的有文獻交流學、文獻信息學、文獻信息管理學及后來的IRM學等，但由于各種條件限制，都沒有很好地應用。

2.2　宏觀管理無力

宏觀管理的一體化是一種戰(zhàn)略管理的過程，是圖書、情報和檔案三個獨立的系統(tǒng)改變封閉、孤立狀態(tài)，加強橫向聯系，開展協(xié)調、協(xié)作，組成全國統(tǒng)一網絡的過程。只有實現了宏觀管理的一體化，才能使三個獨立的工作系統(tǒng)在統(tǒng)籌安排、全面規(guī)劃、協(xié)調發(fā)展下，建成統(tǒng)一的國家信息資源保障體系。實現宏觀管理的一體化必須要有一個統(tǒng)一的、有權威的、協(xié)調咨詢性質的機構和系列的規(guī)章制度。目前，三個系統(tǒng)從上到下處于三足鼎立的狀態(tài)，缺乏橫向聯系。圖書館系統(tǒng)基本上屬于文化部和教育部管理，檔案系統(tǒng)由國家檔案局指導與協(xié)調，而情報系統(tǒng)則主要由國家科技部管理。因此，成立全國性的以及各省市、各行業(yè)的圖、情、檔協(xié)調機構和統(tǒng)一的規(guī)章制度是一體化的核心內容。

2.3　專業(yè)設置不合理

我國對信息資源類學科的專業(yè)設置經歷了一段混亂局面，這種混亂主要表現為：學科的名稱不規(guī)范而且不穩(wěn)定；多種分類標準并行，學科設置交叉重復；對學科的歸屬缺乏長遠、一致的考慮，沒有一個合適的學科名來統(tǒng)一三個學科的上級一類學科。例如，在歷史上，對圖書館學、情報學、檔案學的學科性質無一定論，經歷了好幾次的學科屬性變更。在1998年教育部的高校本科專業(yè)設置中雖進行了一定的規(guī)范，但把情報學刪除，而圖書館學、檔案學和新增的信息管理與信息系統(tǒng)專業(yè)，與行政管理、旅游管理及土地資源管理等共屬于管理學門類，很顯然，圖書館學、檔案學的關系與其他管理學門類中的學科關系更密切。而在國家社會科學基金指南和1992年制定的國家標準《學科分類與代碼》中把圖書館學、文獻學、情報學、檔案學、博物館學及圖書情報文獻學其他學科等學科作為二級學科，一級學科取名為圖書館、情報與文獻學，這種取名方法也存在一定的不合理性。

現在，社會需要新型知識結構的信息人才，這些人才應是一專多能的，是綜合性人才，他們在宏觀上能從事信息管理系統(tǒng)的設計和運行，在微觀上能精通某方面的業(yè)務工作，并能夠推動信息綜合管理的發(fā)展。在實際的專業(yè)人才培養(yǎng)中，這三個學科各自為政、獨樹一幟，大多數學校這三專業(yè)之間的聯系不是很緊密。培養(yǎng)出來的人才，要么是過于專業(yè)化，適應面不廣；要么對一些知識僅學到了一點過于廣而泛的皮毛，顯得空洞。這迫切需要三個學科、協(xié)調發(fā)展。

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3、在IRM體系框架中三學科的一體化

在信息化、數字化網絡環(huán)境下，研究圖書館、情報學、檔案學三者協(xié)調發(fā)展及相互融合、相互影響的理論與方法，構建統(tǒng)一的IRM學科體系框架，探索圖書館學、情報學、檔案學學科一體化的途徑，已是一件迫切的任務。

3.1　在IRM體系框架中一體化的理由

錢學森在《論系統(tǒng)工程》一書中指出[4]：“情報、圖書、文獻和檔案都是一種信息”。信息是三者的本質，是相互聯系的紐帶，是共同的基礎和出發(fā)點。圖書、情報、檔案信息都屬于知識信息；圖書館、情報和檔案工作均屬提供知識信息的服務工作；圖書、情報和檔案都是社會信息資源的組成部分，新的數字化環(huán)境下，在三學科理論、方法、手段等方面必有很多的相似之處。通過對國內眾多的關于IRM論著的了解，從其發(fā)展歷程、定義、學科性質、研究對象、研究內容、研究方法和管理過程來看，IRM作為三學科的上一類學科是合適的。

IRM體系框架中一體化可以較好地解決一體化過程中的問題：①IRM理論是一種綜合性的管理理論，1993年，盧泰宏在其所著的《國家信息政策》中，指出[5]：“IRM是信息管理中的一個重要的新階段?！痹诖嘶A上，他提出了IRM的內容構架，認為：“盡管關于IRM的闡釋不盡相同，但至少有一點是眾所一致的，即IRM是信息管理的綜合，是一種集約化管理。”可通過IRM理論來指導一體化工作。②可運用經濟、法律和必要的行政手段，建立全國性和各地區(qū)性的IRM中心，以確保信息資源的充分開發(fā)、有效利用以及信息事業(yè)的健康發(fā)展。制定有關于IRM科學、完備的政策法規(guī)和標準規(guī)范體系，實現統(tǒng)一的宏觀管理。③在學科的設置上，可把IRM 作為三個學科的上一類學科。為適應社會現代化、信息化對培養(yǎng)復合型人才的需求，大學課程設置遵循“淡化專業(yè)、強化素質、厚基礎、寬口徑、強能力、重實踐”的原則。圖書館學、情報學和檔案學專業(yè)可實施按系招生，按“2＋1＋1”或“1＋1＋2”方案組織教學，把這三個學科統(tǒng)一按IRM學科招生和培養(yǎng)，把大學四年分三部分構成：第一部分統(tǒng)一進行政治理論課、外語課、計算機基礎課和科學文化基礎課綜合教學，第二部分共同實施IRM專業(yè)課教學，第三部分依照學生自愿分專業(yè)，按圖書館、情報和檔案學專業(yè)實施各自專業(yè)教學，組織畢業(yè)實習和完成畢業(yè)論文（設計）。而碩士和博士研究生的培養(yǎng)，也可遵照上述原則，在統(tǒng)一的IRM學科下，再細分專業(yè)和方向。

另一更重要的方面是信息技術在三個學科的形成與發(fā)展過程中表現出的強大的整合作用。這三個學科研究的核心問題是信息及其載體的傳播、搜集、選擇、整序、存儲、服務及利用。IRM學科在包含三個學科的基礎上融合了新聞學、傳播學、咨詢學、編輯出版發(fā)行學等其他多個學科理論。IRM學科是這些學科在更高層次的集合和發(fā)展，這非常有助于促使圖書館學、情報學和檔案學吸收其他學科的研究成果和方法以促進自身的成長和發(fā)展。同時圖書館學、情報學也能夠為其他學科的發(fā)展提供知識與方法支持。信息技術在促進學科整合的同時還促進了各個學科之間相互滲透和共同進步。對于圖書館學、情報學，信息技術的發(fā)展導致了若干新興分支學科和交叉領域的產生，例如信息經濟學、信息社會學、信息生態(tài)問題、信息法學等。這些分支學科和交叉領域是本學科體系成長與發(fā)展的重要表現，也對圖書館學、情報學學科體系發(fā)生變革提出了新的要求，為其一體化提供了積極因素。

總之，用IRM來統(tǒng)一它們可謂名正言順。當然，圖書館學、情報學、檔案學學科都有各自特色，一體化并不是要取消和瓦解這三門學科，而是要在IRM這個統(tǒng)一的框架中促其協(xié)調、系統(tǒng)地發(fā)展；統(tǒng)一于IRM體系框架中，也可擴展和深化三個學科的研究領域，使它們得到新的發(fā)展。

3.2　IRM體系框架的構建

現在，必須打破現有的學科分類體系，創(chuàng)設IRM學為一級學科，并將相關學科統(tǒng)一列入到該學科之下，形成一個新的學科群。信息類學科可以從宏觀上劃分為三類：第一類屬基礎理論研究范疇，屬于探索未知，主要研究信息的本質及自然界、人類社會和生物內部的信息機理問題，包括信息論、控制論、系統(tǒng)論等學科和由這些學科以及其他各學科中派生出來的信息理論研究學科；第二類屬技術科學范疇，重點是為信息工作研制現代化的技術手段，主要包括計算機科學技術、通信網絡技術等，通常稱它們?yōu)樾畔⒓夹g；第三類屬應用科學范疇，主要是運用第一類學科的理論和第二類學科的手段來解決具體的信息問題，這類學科中的以信息資源的建設、開發(fā)、管理和利用為研究對象的學科群，就是IRM學，其中主要包括圖書館、情報、檔案學，也包括一些新興學科。

IRM學的學科性質是其基本理論之一，從其形成背景及研究對象來看，IRM具有交叉學科、管理學科、應用學科的性質。IRM橫跨信息科學、資源科學和管理科學三大領域，是在信息科學、管理科學和圖書館學、情報學等的理論基礎上發(fā)展起來的，學科性質應為綜合性學科。

IRM的學科體系結構，有眾多學者在相關IRM專著和論文有表述，其中有代表性的是霍國慶和謝陽群提出的體系[6]。在新的環(huán)境下，結合已有的體系，按學科體系構建的原則和方法，本文提出了有圖書情報特色的統(tǒng)一的IRM學科框架（如圖1），較具體的適用的學科體系則有待進一步拓展。從整個學科體系來看，作為一門學科的IRM應歸屬到管理學門類下。在理論研究中，一般理論研究主要是對IRM基礎性理論的研究，它也是該學科確立的基本條件；專門理論則是指導某一特定專業(yè)領域的特色理論，除圖書館、情報、檔案學外，主要還有文獻學、編輯出版學等。在應用研究中，IRM活動首先是一個過程，作為信息需求分析到信息服務的系列過程，IRM是由若干相關而有序的環(huán)節(jié)組成的；IRM活動也是一種宏觀調控行為，一般通過行政和法制來規(guī)范，IRM法規(guī)包括宏觀、中觀、微觀三個層次，包括一些標準和政策法規(guī)體系：社會信息化背景下的政策與法律問題、信息采集的政策和法律、信息公開的政策和法律、信息傳播與利用的政策和法律、信息安全政策和法律、其他相關政策和法律；IRM活動還是一種技術行為，利用多種信息技術和IRM本身的專業(yè)技術來實現其目標；IRM是應用廣泛的學科，可以滲透許多領域，對特定領域的信息資源進行高效的管理。

一門學科興衰的內在規(guī)律，主要取決于它是否存在新的足夠多的有價值的問題可供研究。作為新興學科，IRM也存在很多不足和有爭議的地方，面對信息化進程中層出不窮的新問題，迫切需要進一步完善，這也是IRM學快速發(fā)展的重要基礎。在其框架中的圖書館學、情報學、檔案學學科一體化也必然會取得新的進展。

【參考文獻】

[1] 徐引篪.現代圖書館學理論.北京：北京圖書館出版社，1999:87—98

[2] 李政濤.教育學科發(fā)展中的“制度”與“制度化”問題.華東師范大學學報：教育科學版，2001（3）:76—87

[3] 葉繼元.圖書館學、情報學與信息科學、信息管理學等學科的關系問題.中國圖書館學報，2004（3）:11—23

[4] 錢學森.論系統(tǒng)工程.湖南：湖南科學技術出版社，1982:87—98

[5] 陳能華.圖書館信息化建設.北京：高等教育出版社，2004:127—139

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檔案數字化管理的主要特征

更加便利的信息資源。對企業(yè)檔案采取數字化管理后，其首要特征在于更加便利的信息資源。企業(yè)檔案的數字化管理要求利用計算機、多媒體技術以及網路設備等，為企業(yè)的生產經營提供了更多的信息資源。對于這些信息資源的利用比較簡單。數字化程度的提高。和其他檔案管理方式相比，企業(yè)檔案的數字化管理，具備了標準化程度高的特征。因為檔案的數字化管理，要求該電子檔案要符合有關管理標準，同時還需要符合我國檔案管理的相關規(guī)范等。這使得檔案的數字化管理逐漸朝著規(guī)范化方向發(fā)展，檔案管理更加正規(guī)。大型網絡的運用。企業(yè)檔案的數字化管理，聯合利用各個網絡，為提取企業(yè)信息提供更有效、便捷的環(huán)境。大型網絡的運用，勢必會成為檔案數字化管理的主要特征。在企業(yè)檔案的數字化管理過程中，唯有改善網絡環(huán)境，擴大網絡應用范圍，才能夠為企業(yè)的生產經營提供更有效的信息來源，才能夠確保所提取的數據資料的完整性與有效性。

加強企業(yè)檔案的數字化管理的重要意義

對企業(yè)檔案加強數字化管理，能夠提高本企業(yè)的經濟效益。社會的逐漸進步以及市場經濟的發(fā)展，使得龐大的企業(yè)檔案資料與傳統(tǒng)的辦公模式之間的矛盾更加激烈。以往企業(yè)采取的是粗放型檔案管理模式，通過增加辦公人員以及辦公費用等措施來解決問題。這樣直接導致企業(yè)管理成本的增加。而企業(yè)在管理檔案的過程中采取數字化管理模式，能夠節(jié)約更多的人力資源與物理資源，節(jié)省保管費用，降低管理成本。能夠實現檔案辦公效率的提高。企業(yè)在檔案管理過程中，采取傳統(tǒng)的管理模式，只能調閱紙質檔案資料后才能夠閱覽到檔案資料。在閱覽檔案時，可能會導致紙質檔案的磨損或遺失等，并不利于紙質檔案的保管。而采取檔案數字化管理后，利用互聯網實現了檔案的無紙化保管，同時還能夠提高檔案的閱覽效率。企業(yè)檔案的數字化管理是企業(yè)管理的必然趨勢。信息時代的來領，使得企業(yè)在管理檔案的過程中，遵循與時俱進的管理原則，促進檔案資料的數字化管理，提高檔案的保管質量，充分發(fā)揮檔案資源的實際利用效率。這成為了企業(yè)管理的一個必然發(fā)展趨勢。企業(yè)檔案的數字化管理，利用計算機、多媒體、網絡通訊以及數字化技術等，促進檔案的現代化管理進程。企業(yè)檔案數字化管理的具體應用做好檔案資料匯集工作。我國各類企業(yè)對檔案進行數字化管理的過程中，首先需要做好檔案資料匯集工作，將更多的資料信息收集起來，以此應對檔案管理系統(tǒng)的各種突發(fā)性事件，避免電子檔案系統(tǒng)發(fā)生問題后，企業(yè)信息來源的中斷，使得各種工作難以順利開展。企業(yè)進行檔案資料匯集的工作中，應靈活運用各種措施，大范圍收集更多的有關資料信息，并對所收集到的資料信息采取有效措施進行保管和存放。唯有這樣才能夠為企業(yè)提供及時的信息幫助，推動企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，為企業(yè)領導階層的決策提供信息支持。這是我國企業(yè)加強檔案的數字化管理的重要內容。企業(yè)應制定全新的檔案管理方案與管理原則。企業(yè)在對檔案加強數字化管理的過程中，應充分運用網絡技術與信息技術，制定全新的檔案管理方案、檔案管理原則，提高檔案工作效率以及現代化管理水平；搭建全新的檔案服務結構以及檔案管理模式，充分開發(fā)企業(yè)各種信息資源；加強對檔案資料原件的保護和管理。全面提高檔案管理員的工作意識。企業(yè)在對檔案進行數字化管理的過程中，應全面提高檔案管理員的數字化管理意識，提高工作效率。首先企業(yè)應大力宣傳檔案的數字化管理模式，從而讓檔案管理員樹立數字化管理觀念。此外，檔案管理員則應加強業(yè)務培訓，提高檔案管理能力，掌握計算機技術、網絡通訊技術、多媒體技術的應用，使得他們能夠利用上述技術對檔案加強數字化管理，從而為企業(yè)額各個部門提供更優(yōu)質的信息服務。

企業(yè)應處理好傳統(tǒng)檔案管理和現代化檔

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先進的網絡檔案管理方式代替了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫(yī)院在檔案管理方面的費用，還給醫(yī)院節(jié)約了空間，而且對于查閱和儲存也可以隨時隨地進行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費和打印清晰度不足的問題。數字化的檔案信息管理，既節(jié)省了人力還對醫(yī)院工作效率有所提高。

二、醫(yī)院檔案信息數字化管理的主要問題

（一）張紙存儲和信息儲存同時存在。

在醫(yī)院的醫(yī)療活動和醫(yī)療研究中，大量的會議記錄和研究結果，都是通過電子文件的形式進行記錄，并在各個科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫(yī)院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時，都要進行紙張歸類進行保存。這樣就出現了電子文件和紙張文件同時保存的情況，浪費了醫(yī)院的經濟，妨礙了數字化管理在醫(yī)院中的發(fā)展。

（二）電腦網絡的安全問題。

電腦網絡存儲檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點，但是隨著信息時代的發(fā)展，對電腦網絡有威脅的因素也隨之出現，例如數字檔案信息可以隨意修改、不穩(wěn)定性、對硬件有所要求等一些問題。網絡病毒的出現更是對醫(yī)院的數字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴重的可能導致整個醫(yī)院網絡系統(tǒng)癱瘓，對醫(yī)生的工作造成很大的影響。

（三）對數字化檔案管理認識不深。

我國大多數醫(yī)院已經推崇檔案信息數字化管理多時，但是醫(yī)院的醫(yī)療工作者都還是習慣傳統(tǒng)的紙張式辦公，把檔案信息數字化管理當成軟任務，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費了數字化帶來的便捷服務，還加大了人力的勞動程度，造成了數字化管理不合理的現象。

三、醫(yī)院檔案信息數字化管理需要注意的細節(jié)

對于醫(yī)院檔案信息數字化管理中存在的各項問題，應該認真對待，組織管理團隊解決問題。在醫(yī)院開展檔案信息數字化管理時，應該做好以下幾個細節(jié)：

（一）建設信息系統(tǒng)工程，實現信息共享。

檔案信息數字化管理，是由一套系統(tǒng)的網絡工程實現的，是一套硬件和軟件共同完成的系統(tǒng)，由整體設計、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理和網絡安全等一些軟硬件組成。因為醫(yī)院每天都要產生大量的文字，所以在錄取和存儲文字方面應該采取多服務器、磁盤排列儲存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲存雙備份的解決方案。同時，為了改變提取數據率低的情況，應該在提取數據的設備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時和準確的查看醫(yī)院的檔案信息數據，這樣還達到了數據共享的目的。

（二）數字管理的橫向性和安全性。

醫(yī)院數字化的檔案信息管理系統(tǒng)成立后，不應該是單方面的接受和信息，而應該在這個基礎上建立橫向的系統(tǒng)，同時還應該研究出一套安全的數字化管理方案。數字化的信息管理系統(tǒng)以電子形式存在，為了保證醫(yī)院學術不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進行加密處理，并且在一定時間之后要對密碼進行修改。在醫(yī)院數字化管理的軟件方面，對于醫(yī)院的機密文件進行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。

（三）醫(yī)院應該建立專業(yè)的數字化檔案信息管理團隊。

由于醫(yī)院檔案員的工作形式和特點，他們長時間處于醫(yī)院的檔案室，遠離醫(yī)院的醫(yī)療活動，因此醫(yī)院檔案室的人通常都不會參加醫(yī)院的重點醫(yī)學教育，對醫(yī)院的實時動態(tài)不能及時的把握，在對醫(yī)院編研選題的時候跟不上時間的腳步，可能就顯得不是很實用。這些傳統(tǒng)的弊病就需要醫(yī)院的檔案信息數字化管理團隊加以改變，這樣的一支隊伍要做到醫(yī)學的精確把握和動態(tài)的掌控，盡快從傳統(tǒng)的檔案管理模式走向數字化管理模式。

（四）完善醫(yī)院數字化管理制度。

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【關鍵詞】檔案 信息化 企業(yè)管理

1 當前電力企業(yè)檔案管理模式及存在問題

1.1 檔案管理模式

隨著公司的發(fā)展，原有OA版本已不能適應檔案工作需求，其引發(fā)的問題還有可能導致嚴重的后果。現在使用的軟件都沒有實現全文檢索、在線OCR、web查詢等功能，且0A軟件在科檔管理方面存在重大缺陷：在安裝過程中，不同平臺的數據導入時出現丟失；在日常管理中，時常出現數據（案卷或文件）丟失現象；數據庫無法備份，數據安全存在極大隱患；在新舊分類大綱同時存在時，檔案的分類出現沖突現象，致使檔案號紊亂等。

1.2 檔案存儲模式

當前檔案業(yè)界還是支持以紙張為主要的存儲介質。集團不僅需要解決部分紙質材料的數字化轉換和處理，還需要解決企業(yè)日益增長的聲音信息、視頻信息等檔案信息資料的數字化轉換和處理。

1.3 檔案查詢模式

在手工查詢檔案信息的檢索過程中，檢索流程為：查到案卷目錄，再查到文件目錄，根據文件目錄記錄的檔案檔號信息查到檔案在庫房的存放地址，然后通知庫房調卷，辦理相關手續(xù)。紙質文件給檢索調閱帶來了困難，且在此過程中，查詢的途徑不夠全、查全率、查準率低，容易出現文件丟失、損壞或無法找到所需的資料，難以充分的利用業(yè)務檔案資源向公司各級部門提供良好的服務。

由于OA系統(tǒng)并非專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，所以其查詢功能簡單，檢索信息的查全率和查準率都較低，無法迅速快捷地找到所需要的信息，給檔案管理工作帶來了極大的不便。作為大型的集團企業(yè)，所屬企業(yè)眾多而且檔案管理都是相對獨立，橫向縱向各不互通，所以未能實現資源的共享和整合，不能更好地發(fā)揮檔案的效益。

2 集團數字檔案館的設想和建設方案

集團式管理的企業(yè)，下屬機構眾多且層次復雜，涉及多元化行業(yè)，分布地域廣泛。并且各所屬機構業(yè)務重點不同，檔案管理的重點及管理特性也不同，各機構都設有獨立的檔案管理機構，相對獨立地對本機構的檔案進行管理和利用。

集團企業(yè)檔案信息化建設的目標就是要實現所屬機構與總部檔案系統(tǒng)檔案信息的互聯互通。根據總部及所屬機構網絡基礎建設情況，信息化系統(tǒng)建設模式，程度以及系統(tǒng)維護能力等不同的情況，部署可支持既集中又分布的混合式建設方案。方案中應充分考慮應用規(guī)模大而廣，注冊用戶數量多，對系統(tǒng)性能要求高等因素，應具備良好的網絡環(huán)境，總部與下屬機構通過專網或VPN連接，最終實現總部與屬下機構形成分布式虛擬數字檔案館。

2.1 檔案信息系統(tǒng)實現的功能

檔案信息系統(tǒng)提供檔案從形成到利用或銷毀的全過程管理功能，對文件的產生進行超前控制，包括對文件進行初步鑒定、著錄歸檔標識及邏輯歸檔等。系統(tǒng)應具備符合國家檔案管理相關規(guī)定的檔案綜合管理功能，不僅能完成檔案管理各環(huán)節(jié)，還要求具備管理多門類檔案及文件資料、科技資料、規(guī)程、圖書及其它資料的管理功能。從文件注錄到形成檔案編研材料、專題匯編對各門類檔案進行全方位管理，不僅能管理文本文件，還應提供管理聲像、圖片等形式多媒體文件的管理功能。利用計算機記錄檔案的物理存放位置，并能提供科學的查詢、統(tǒng)計功能，從而減少人為錯誤，提高檔案管理的效率。

實現整個檔案管理業(yè)務流程的全面數字化。通過檔案管理與其它業(yè)務流的集成，建立文檔一體化管理系統(tǒng)，實現各類電子文件實時歸檔（邏輯歸檔，即在線歸檔）。通過與其它系統(tǒng)的無縫鏈接，以及對各立檔單位形成的電子文件實行遠程監(jiān)控，實時接收，用數字化手段對檔案業(yè)務各流程進行管理，從而真正實現文檔一體化。

總部和各下屬機構的檔案管理信息系統(tǒng)組建成一個虛擬檔案館?？偛靠梢圆殚喌礁飨聦贆C構的檔案信息資源，各所屬機構的檔案信息由相應的檔案管理部門自行維護。系統(tǒng)用戶可通過局域網或者互聯網，在任何時刻、任何地點享有檔案信息或其它信息資源查詢和閱覽服務。

建成各類數字信息資源庫，并對數據進行有效的組織和挖掘，為全集團的生產、管理、決策提供高質量的服務。建成后的數字檔案館的數字信息資源庫的內容不僅涵蓋了原來的檔案信息資源，而且進一步擴大到文件、矢量化圖紙、語音、視頻、圖形圖像等更為廣闊的領域，從而使檔案信息資源庫通過計算機網絡聯接成超大規(guī)模的知識庫。通過對數據有效的組織和挖掘，可以為公司的生產、管理和決策提供必要的依據以及高質量的服務。

2.2 技術方案

參考OAIS模型建立基于J2EE平臺的標準化、可擴展、多全宗協(xié)同的分布式數字檔案館系統(tǒng)；具有檔案信息獲取、管理、存儲、利用、交換和服務等一系列功能；為檔案利用者提供一站式、無縫集成的、個性化的檔案查詢服務以及其他相關服務；為用戶提供基于WEB的界面，包括：用戶提交界面、搜索界面、系統(tǒng)管理界面等各種界面。利用Java虛擬機和Java服務器技術，系統(tǒng)允許用戶通過瀏覽器訪問系統(tǒng)；采用強大的工作流引擎建立檔案管理工作相關業(yè)務的審批流程。

采用XML技術、基于J2EE平臺、以JAVA語言開發(fā)的分布式數字檔案館系統(tǒng)，支持ORACLE、SQLSERVER、DB2、SYBASE、MYSQL等多種關系型數據庫系統(tǒng)。系統(tǒng)的通訊協(xié)議采用HTTP，TCP/IP，SSL。

根據檔案管理的特點，檔案的應用程序、處理的數據及實際的計算廣泛的分布于網絡中，為了平衡這種分布，采用RMI技術實現系統(tǒng)的分布式計算，RMI是遠程方法調用（Remote Method Invocation）。RMI技術可以實現檔案業(yè)務所涉及的數據遠程移交，即檔案機構的下級單位的數據可以主動或被動的通過網絡傳輸遷移至主管機構的數據庫中。

3 實施方案

（1）第一步：統(tǒng)一建設集團公司總部與各下屬機構的檔案管理信息系統(tǒng)，能夠實現對歷史檔案的數字化管理、實現對現行文件的有效管理、實現與現有各系統(tǒng)的無縫接口。

（2）第二步：實現集團公司總部可以通過統(tǒng)一的界面查閱各下屬機構的檔案信息資源。

（3）第三步：實現集團公司總部與各下屬機構檔案信息資源的互聯互通。

（4）第四步：基于集團公司總部、各下屬機構的數字化檔案資源，開發(fā)超大規(guī)模、分布式虛擬數字檔案館，建立集團數字檔案館。

通過建成的數字檔案館，實現檔案信息化，做到業(yè)務規(guī)范化，機構網絡化，數據電子化，進一步促進企業(yè)集團邁向國際化。

篇10

【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新途徑

在我國社會行政體系中，事業(yè)單位是我國行政服務體系的重要組成，是黨和國家行政服務職能發(fā)揮的重要機構。在事業(yè)單位運營管理中，檔案管理是一項管理性、服務性、政治性的工作，是服務于事業(yè)單位各項管理工作的重要活動。受我國社會主義國家事業(yè)單位發(fā)展需求，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經不能滿足事業(yè)單位的實際需求，因此需要企業(yè)不斷創(chuàng)新并完善檔案管理體系。以科學的管理方法及現代檔案管理理論，指導事業(yè)單位檔案管理工作。

1 事業(yè)單位檔案管理的意義分析

事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，是提高事業(yè)單位工作質量及工作效率的必要條件。在現代事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理是及時、全面掌握單位整體情況的基礎，是分析事業(yè)單位運行情況基礎。隨著現代檔案管理工作理論研究及經驗的豐富，事業(yè)單位必須加快檔案管理的創(chuàng)新與改革。以此滿足地區(qū)經濟發(fā)展中對事業(yè)單位工作的需求，滿足新時期事業(yè)單位改革后的運營管理需求。

2 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑

2.1 以事業(yè)單位檔案管理現狀及問題的掌握確定工作方向

在事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與完善中，首先需要對事業(yè)單位檔案管理現狀及問題進行調研與分析，以此為基礎確定檔案管理創(chuàng)新途徑及內容，促進工作質量的提高。因此，事業(yè)單位應首先對自身的檔案管理進行調研與分析，發(fā)現事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足，以此為基礎確定工作方向。以具有針對性對策制定與執(zhí)行，保障檔案管理創(chuàng)新途徑的科學性與適用性。目前，我國事業(yè)單位檔案管理中主要存在如下問題，檔案管理工作不重視、檔案管理人員專業(yè)素質不高、現代化管理方式應用不足、檔案檢索及利用效率低等問題。因此，檔案管理的創(chuàng)新途徑及方向應針對檔案管理現狀及問題進行制定，促進事業(yè)單位檔案管理能力的提升。

2.2 創(chuàng)新檔案管理制度，強化事業(yè)單位檔案管理能力

針對事業(yè)單位檔案管理現狀及問題，事業(yè)單位需要對自身的檔案管理制度進行分析與評價。針對事業(yè)單位檔案管理需求及管理制度評價結論，確定檔案管理制度創(chuàng)新方向與內容。針對事業(yè)單位檔案內容及崗位機構設置情況，對檔案管理制度進行完善與改進。同時，對檔案管理制度中的內容進行創(chuàng)新，結合數字化檔案管理技術應用情況，提高事業(yè)單位檔案管理能力。

2.3 創(chuàng)新檔案管理服務手段，提高事業(yè)單位檔案利用率

在我國事業(yè)單位的檔案管理中，檔案利用率較低，影響了事業(yè)單位對檔案管理工作的重視，影響了檔案管理工作質量。因此，事業(yè)單位檔案管理中應注重服務手段的創(chuàng)新，利用事業(yè)單位內部局域網制作檔案部門網頁，并增強網上信息檢索功能。模仿數字化圖書館的建立與運用方式，提高事業(yè)單位內部檔案使用率、提高檔案服務手段及服務水平。另外，事業(yè)單位檔案管理部門還需要建立在線服務系統(tǒng)，針對現代辦公自動化現狀，提供在線服務功能，促進檔案管理水平及服務水平的提高，促進事業(yè)單位領導對檔案管理工作的重視。

2.4 創(chuàng)新檔案資源共享，提高檔案管理服務能力

在我國事業(yè)單位的運營過程中，許多事業(yè)單位需要信息的共享提高工作效率及工作質量。因此，現代事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新中還需要加強檔案資源的共享。針對事業(yè)單位間的合作需求、建立聯合目錄及共享體系。通過聯合目錄方式的應用，使事業(yè)單位間能夠了解相互檔案資源情況。并以互聯網數字化檔案管理實現信息的互通，促進事業(yè)單位檔案管理服務能力的提高。

2.5 創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理人員培訓機制，提高檔案管理能力

針對我國事業(yè)單位數字化檔案管理需求、針對事業(yè)單位檔案管理人員素質現狀，我國事業(yè)單位還需要創(chuàng)新檔案管理人員培訓機制。結合事業(yè)單位信息化檔案管理實施現狀、結合檔案管理工作時間，建立以網絡培訓為主、實體培訓為輔的培訓機制。以此為基礎，實現對檔案管理人員綜合素質及管理技能的培訓，促進事業(yè)單位檔案管理水平及綜合管理能力的提高。

2.6 強化保密機制創(chuàng)新，促進事業(yè)單位檔案管理能力的提升

在事業(yè)單位檔案管理中，保密工作是檔案管理的重要內容。隨著數字化、現代化、信息化檔案管理技術應用的不斷深入，事業(yè)單位面臨著檔案管理保密工作創(chuàng)新需求。根據數字化、信息化檔案管理帶來的安全需求，事業(yè)單位必須建立相應的保密機制。通過信息拷貝、信息傳輸等相關制度的建立，規(guī)范檔案管理人員保密工作。同時，對數字化檔案管理的計算機的使用等進行強化，避免數據庫及網絡安全問題帶來保密問題，促進事業(yè)單位檔案管理能力的提升。

3 完善事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方案評測體系，保障檔案管理工作的有效開展

在事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新中，必須建立創(chuàng)新方案評測體系。通過創(chuàng)新方案評測體系的建立，對檔案管理工作的創(chuàng)新途徑、創(chuàng)新內容等進行評測分析。確保創(chuàng)新途徑及創(chuàng)新內容的科學性及適用性，避免創(chuàng)新方案編制不合理、內容不合理等影響事業(yè)單位檔案管理工作的開展。通過檔案管理人員、檔案使用人員、單位精英管理人員的參與，保障評測體系能夠對創(chuàng)新方案進行有效評測，確保檔案管理及使用目標的實現。另外，事業(yè)單位還應加強創(chuàng)新獎勵機制的建立，以獎勵刺激使基層檔案管理人員能夠根據自身實際工作積極發(fā)揮創(chuàng)新主動性，保障創(chuàng)新方案及創(chuàng)新內容符合實際需求，促進事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新能力的強化。

4 結論

在我國現代事業(yè)單位改革腳步不斷深入的今天，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著諸多的問題。如何提高事業(yè)單位檔案管理能力、加快事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，是新時期事業(yè)單位檔案管理工作的重點。針對現代檔案管理理論發(fā)展情況、針對數字化網絡化檔案管理需求，事業(yè)單位應加快檔案管理信息化建設，加快相關人員的培訓與培養(yǎng)。利用信息化技術提高事業(yè)單位檔案管理及服務質量，滿足新時期事業(yè)單位檔案管理需求。

【參考文獻】