導語：如何才能寫好一篇檔案合規(guī)管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：檔案管理；問題；效率

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

引言

檔案管理是一個系統(tǒng)性的工程，在運作的過程中必將需要涉及諸多要素，同時也必將存在一系列的問題。當前我國檔案管理中客觀地存在著一系列的問題，這些問題都需要我們不斷地加以解決與處理。在解決問題的途徑與策略上必須要堅持科學、合理、有序的原則，同時國家的主管部門要統(tǒng)籌兼?zhèn)洌瑥娀龑?，?gòu)建交流平臺，從而有效地推動檔案管理工作的高效發(fā)展。

一、檔案管理工作中存在的主要問題

1、檔案管理制度缺失。關于建筑工程檔案管理的工作，我國政府在2001年的時候就頒布了兩部政策性文件，然而，有很多的建筑企業(yè)并沒有將檔案管理工作重視起來，政府所規(guī)定的一些利于規(guī)范項目建設的措施，很多企業(yè)并沒有照此實施，通常都是根據(jù)自己的想法開展工作的，檔案管理工作比較隨意，在施工建筑的過程中就容易出現(xiàn)混亂的情況。

2、檔案內(nèi)容質(zhì)量不合格。在工程項目的建設過程中，經(jīng)常會因為檔案管理中出現(xiàn)的一些常識性錯誤，從而導致檔案內(nèi)容質(zhì)量不過關，主要體現(xiàn)在，第一，檔案材料的收集不齊全，很多施工項目上一些需要記載的信息和蓋章，經(jīng)常會漏下；第二，檔案整理不規(guī)范，在日常工作中對檔案的不重視，就會出現(xiàn)文件遺失的情況，在后期的工作過程中需要用到的時候，就會用其他的類似文件去代替，用這種方式來逃避文件丟失的過錯，使檔案內(nèi)容的質(zhì)量嚴重下降。

3、檔案管理人才匱乏，專業(yè)素質(zhì)參差不齊。很多的檔案管理人員由于自身的專業(yè)水平不到位，沒有經(jīng)過專業(yè)知識的培訓，缺少相關的工作經(jīng)驗，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項目組完全就沒有設立檔案管理這項工作的負責人，所以嚴重缺乏對檔案管理知識熟練的專業(yè)人才。目前已有的檔案管理人員的綜合素質(zhì)大都不一致，且對檔案管理工作的認識過于傳統(tǒng)，并沒有跟上現(xiàn)代管理的節(jié)奏，導致工作責任心的缺失，自然工作效率也不高。

4、歸檔完整率、真實性有待提高。大多數(shù)的施工企業(yè)沒有按照標準的國家規(guī)定的程序，對檔案的操作程序進行嚴格的管理和保存，同時還出現(xiàn)一些為了使項目看起來更加完善，很多工作人員采取美化問題的工作方式來編制管理檔案，這種做法嚴重的影響了檔案的完整性和真實性，降低了檔案本身存在的價值。

二、檔案管理的原則

首先，質(zhì)量控制是指相關的檔案管理部門要對成為檔案相應的文件在規(guī)格、內(nèi)容設計等方面提出相應的要求、標準，一定要運用科學管理方法，將大量的信息資料予以全面性的系統(tǒng)收集、整理、登記與編制，從而有效地控制檔案的質(zhì)量。

其次，檔案管理的真實性控制是指我們在進行管理過程中一定要注重真實性的控制，尤其是構(gòu)建相關的歸檔制度和質(zhì)量檢查制度，從而實現(xiàn)檔案的有效監(jiān)督與控制。

最后，全程控制就是指在管理的過程中應將文件的鑒定、整理、歸檔及檔案的各環(huán)節(jié)中的業(yè)務進行統(tǒng)一設計，統(tǒng)一資源的配置，并成立相應的監(jiān)控小組以實現(xiàn)整體優(yōu)化的管理目標。

三、如何規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理的效率

1、加強對工程檔案管理人員和有關技術(shù)人員進行培訓的力度

檔案管理人員的素質(zhì)包括很多種，有服務意識、管理水平、專業(yè)素養(yǎng)等等，檔案管理人員要不斷加強自身的服務意識，了解檔案管理工作的重要性以及產(chǎn)生的作用。不斷加強自身的知識素養(yǎng)，學會結(jié)合現(xiàn)如今的發(fā)展趨勢，采用科學合理的管理方法，制定相適應的管理措施，將建筑工程檔案管理的工作做的更完善。另外，檔案管理人員要時刻關注國家政府以及相關部門制定的政策，將其運用的現(xiàn)實工作中。

2、加強施工管理，強化檔案材料編制工作

依照標準的施工檔案材料的編制方法，是建筑企業(yè)最基礎的工作能力。一個施工團隊在編制工程項目材料上出現(xiàn)問題，他就不具備承包工程的條件。工程檔案的真實性和完整性就在于編制過程中是否專業(yè)。施工企業(yè)應該要充分明確自己身上肩負的責任，提高檔案編制的規(guī)范性，對各個環(huán)節(jié)進行嚴密的檢查和監(jiān)督，嚴格依照建筑工程檔案管理的真實性和完整性編制，為后期工作的順利開展打下堅實的基礎。

3、實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展

案卷質(zhì)量的高低將會直接影響到檔案工作規(guī)范化、標準化的推進。實踐證明，案卷在材料的收集過程中能否做到準確、具體及系統(tǒng)性，都將影響我們檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯(lián)網(wǎng)信息時代的到來，各行各業(yè)都試圖利用這種新技術(shù)推動自身的發(fā)展。檔案管理工作也同樣如此，未來的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來越多的案例已經(jīng)證明傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現(xiàn)出的工作量大、效率低、費時費力等問題。相反，實施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當打字員與保管員的角色了。

結(jié)束語

在進行建筑工作檔案管理的時候，需要結(jié)合建筑工程檔案的真是情況以及管理人員的需要，主動的去整理和歸納一些需要的信息，這些都是需要在檔案中完整的呈現(xiàn)的，需要將這些信息整理統(tǒng)計成一份科學完善的報表，提供給管理決策人員作出科學的判斷，為項目工作的實施提供有力的保障。

參考文獻

[1]王振華.建筑工程檔案資料有效管理措施[J].山西建筑,2012,06:229-230.

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關鍵詞：檔案；工作；規(guī)范；標準；管理

目前，檔案管理基礎工作總體較差，尤其是學校檔案管理存在種種不足，很難達到運用計算機管理現(xiàn)代化的要求。檔案代表著一個單位的歷史沿革，它能真實地反映一個單位職能活動的整體面貌，同時也方便日后的查找和利用。因此，要強化文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化的工作意識和指導思想，在實際操作中，嚴格把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。

一、全面普查案卷

這是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化的第一步工作。因為學校檔案種類繁多，多年來大多未做全面的清查，有案卷標題不規(guī)范或無標題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重份現(xiàn)象，也有相當一部分無查考價值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

二、重新組合案卷

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜、魚目混珠的案卷進行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題模糊不清的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。這不但可以優(yōu)化檔案儲藏、科學保管而且可以提高實行計算機管理檔案后的利用率。

三、注意有效的維護全宗的完整性

在堅持貫徹以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

四、用“關鍵詞”替代“主題詞”

用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前檔案儲藏的庫房條件：包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發(fā)展趨勢：比如設備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規(guī)劃。

五、實施“以單位為主”的歸檔原則

“以單位為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是學校辦公室文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進學校檔案工作規(guī)范化、標準化、乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件歸檔的時機，只有完成現(xiàn)行階段任務的文件才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確文件歸檔的重點和進行合理的分工，即要在“以單位為主”原則指導下確立文件歸檔的重點，在實際工作中注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗檔案的入口關，使不該歸檔的文件不致混入，同時又要注意防止應歸檔文件的散失。

六、提高人員素質(zhì)

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關鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標準化

一、前言

眾所周知，檔案管理的現(xiàn)代化是包括管理思想的現(xiàn)代化、業(yè)務規(guī)范的標準化、管理人員的專業(yè)化以及信息服務的高效化等四個方面的內(nèi)容，其中最為重要的就是要保證各類的實體檔案信息得到最為妥善的保管和存儲，以求能夠發(fā)揮其最大的價值和作用。在信息爆炸的當今時代，各類信息的存儲顯得越來越重要，需要整理的檔案數(shù)量也極速增長，各類行業(yè)、各個單位都將檔案的搜集、整理和存儲擺在更加重要的關鍵位置。根據(jù)相關的數(shù)據(jù)顯示，就目前情況而言，我國各類檔案館以及市級以上的需要保存的檔案已經(jīng)遠遠超過3億卷，并且這個數(shù)字還在持續(xù)的攀升。此外，隨著檔案的載體和記錄方式的日益豐富，檔案的形式和存儲的方法也日益多樣化，所有這一切需要現(xiàn)代化的檔案管理模式來與之匹配，檔案管理工作的標準化和規(guī)范化就顯得尤為迫切。

二、當前檔案管理工作存在的問題與不足

近年來，隨著我國檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展、人們搜集、整理和存儲信息和資料的意識明顯增強以及現(xiàn)代化的設備和專業(yè)化人才的不斷投入，我國檔案管理的現(xiàn)代化建設確實取得了許多驕人的成績。然而，細究之下仍然可以發(fā)現(xiàn)許多的問題和不足，具體而言，主要包括以下幾個方面：

1.檔案管理的重要性認識不夠。雖然現(xiàn)在的檔案管理意識相較于之前已經(jīng)有了很大程度的增強，但是與西方發(fā)達國家相比，我們實際工作中對其重要性的認識仍然不足，許多單位對檔案的整理和存儲也陷入一種程式化、機械化的模式當中，只片面的注重實體資料的整理，相關的電子信息的存儲非常不到位，工作方法也遲遲沒有更新。更為重要的是，許多單位的檔案室面積狹小無法滿足日益高漲的存儲需求，相關的基礎設施也亟待更新，現(xiàn)代化的設施配備不足，多媒體的技術(shù)沒有得到最大程度的利用和最大價值的發(fā)揮，所有這一切都可以歸咎于其對檔案管理的現(xiàn)代化重要性認識不足，意識不強。

2.檔案管理的專業(yè)化人才匱乏。毋庸置疑，人力資源是各類行業(yè)、各個單位最為活躍和最能創(chuàng)造價值的資源，檔案管理工作自然也不會例外。然而，就目前情況而言，許多單位從事檔案管理工作的人員都不是正規(guī)的科班出身，沒有接受過這方面系統(tǒng)完善的教育，齊專業(yè)化素質(zhì)以及相關的學科理論知識和素養(yǎng)已經(jīng)越來越無法滿足當前檔案管理工作的需求。更為重要的是，由于單位對檔案管理工作規(guī)范化和標準化的認識不足、落實不到位，其檔案管理的工作人員并沒有得到專業(yè)化和系統(tǒng)化的入職培訓，定期的學習和職業(yè)技能的提升更是無從談起，這也是導致目前檔案管理工作遭遇瓶頸期的重要原因。

三、推動檔案管理規(guī)范化和標準化的相關對策

檔案管理工作因其具有信息量大、操作復雜、耗時長等特點，需要一整套的規(guī)范化和標準化的工作流程以及高效邊界的管理制度和原則，從小處入手、從細節(jié)抓起，全方位多角度地展開工作，保證檔案數(shù)據(jù)資料的價值不會有一絲一毫的受損，及時進行檔案卷宗的監(jiān)督和管理，如此才能將檔案管理的標準化和規(guī)范化推向新的發(fā)展高度。具體而言，可從以下幾個方面入手：

1.嚴格細化公文制發(fā)的各項標準。所謂檔案，通俗來講就是各類公文資料的統(tǒng)稱。因此，檔案管理的標準化和規(guī)范化首先需要做到的就是要嚴格細化公文執(zhí)法的各項標準，將其納入統(tǒng)一化、規(guī)范化的軌道之中。首先，要保證公文制作和發(fā)出的高效率，這也是衡量檔案管理質(zhì)量的重要指標，因此在進行公文的制作之前，要對紙張、尺寸、排版形式、裝訂方式等進行細化的規(guī)定；其次，在不違背國家相關標準和原則的基礎上，制定符合本單位發(fā)展情況的公文簽發(fā)制度，保證其從標題到內(nèi)容再到各項格式的正確無誤；最后，文體的選用、書寫的規(guī)范以及擬制的形式等都要確保無誤，這可以交由具體的相關簽發(fā)人員負責。

2.推動文檔一體化建設。在實際的檔案管理工作中，若能保證各類文檔的一體化那將不僅會提高檔案管理的高效和便捷，更為重要的是可以將整個單位的文書整理、文件歸檔和存儲納入統(tǒng)一化的管理之中，最大程度地減少中間重復環(huán)節(jié)，改變當前各個部門就檔案的管理各自為政的現(xiàn)象，M行各類檔案的同步管理，以求能夠?qū)㈠e誤歸檔、遺漏歸檔以及重復歸檔的可能性降到最低，提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，保證其規(guī)范化、標準化、高效化、精確化的實現(xiàn)。

3.杜絕重復立卷和無序歸檔現(xiàn)象。眾所周知，在檔案管理工作中重復立卷和無序歸檔的現(xiàn)象歷來層出不窮，這也往往被視為是推動檔案管理標準化和規(guī)范化向著縱深方向發(fā)展的重要掣肘，因此，為了確保檔案管理的精確性和安全性，必須全方位多角度的采取措施杜絕這種現(xiàn)象，近年來也不斷有研究者提出“以我為主、立卷歸檔”的標準化操作流程，筆者認為在市級的檔案管理工作中可以將其視為一種整理和存儲的指導原則，這就需要我們做好以下幾個方面的工作：

首先，在對各個部門的各項工作進行檔案的搜集和整理時，一定要能夠確保所歸檔的文件資料能夠體現(xiàn)出本階段本單位各項工作的完成情況和實施細節(jié)，如此來保證相關文書資料的時效性，也可方便日后備查。其次，檔案整理過程中，要注意分門別類，區(qū)分不同內(nèi)容、不同工作、不同形式、不同結(jié)果的文件資料，突出重點和核心，降低相關資料的重復操作和整理，保證各項工作的高效性、便利性和有效性。最后，在確立檔案整理的重點的同時，還要注意區(qū)分主次，在保證檔案存儲完整性的同時，也要有所側(cè)重，既要防止檔案管理中內(nèi)容和形式的遺漏和缺失，也要突出立卷歸檔工作的核心，形成一套系統(tǒng)完整的全面性、重點幸兼而有之的現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。

四、結(jié)語

在實際的檔案管理工作中，標準化和規(guī)范化歷來是我們不變的追求，在具體的操作過程中從公文制發(fā)到文檔的一體化再到立卷歸檔的指導原則和具體的操作方法，這其中無一不需要我們對文件資料進行質(zhì)量的審核以及形式的審查，既要保證檔案的完整和全面，也要明確重點核心，唯有如此，才能真正實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、標準化和規(guī)范化。

參考文獻：

[1]李琳.現(xiàn)代信息化視閾中的檔案管理研究[J].中國社區(qū)醫(yī)生，2015.

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論文關鍵詞：合同檔案,歸類,管理,措施

1 企業(yè)合同檔案的特征

要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點。

1.1 法律性

人類社會中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對于經(jīng)濟社會而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內(nèi)容包括合同變更、簽訂和終止整個過程，因此，合同檔案具有法律特征。

1.2 憑證性

在市場競爭日益激烈的背景下，會引發(fā)較多的經(jīng)濟糾紛。合同既是當事人履行合同義務和權(quán)利的憑證，又是法院及仲裁機構(gòu)處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。

1.3 規(guī)范特征

合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內(nèi)執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內(nèi)容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內(nèi)容方面，對合同的當事人姓名、數(shù)量、價款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應的法律效益。將合同作為檔案保存時，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護當事人的合法權(quán)益。

1.4 相關文件多

企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個有關材料，例如，簽訂前的洽談、招投標，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請函、招標書、投標書、評標報告、會議紀要、議價單、會簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。

1.5 合同檔案數(shù)量多

與行政機關相比，一個完備的企業(yè)，每年內(nèi)制定的合同檔案相對較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。

2 合同檔案集分式歸類方法分析

2.1 以集分式歸類原則為中心

從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來看，主要是依據(jù)科技檔案和文書檔案進行歸類，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項目和建設項目準備。而文書檔案包括行政管理和經(jīng)營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計管理。對合同檔案進行歸類時，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。

2.2 集分式分類表

根據(jù)我國合同法有關規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運輸合同，委托合同，技術(shù)合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術(shù)合同及建設工程合同9種。依據(jù)有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。本科會計畢業(yè)論文

2.3 分類表的使用法方法

將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號以及件號共同組成檔號，年度為簽訂合同的年份，與合同相對應的具體分類號碼為分類號，件號是在相同年度、相同分類號中，按照合同簽訂時間順序制定的流水號。“—”作為代碼間裂解符號，代碼用阿拉伯數(shù)值0～9標注。例如：2014—62—002，該檔號表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。

3 合同檔案歸類管理的注意事項

在把合同方案轉(zhuǎn)交至檔案室前，企業(yè)要安排一個部門，做好辦理合同的相關工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對分散，無法做好合同材料收集工作。

對合同編號實行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負責，從而有助于合同材料的統(tǒng)計、保管和利用。要按照相關原則編制合同編號。諸如，將合同分為幾大類，同時采用特定符號標記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時間順序，在類別號里編制流水號。獨立性是各個合同編號的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號排列法，對未移交的合同材料進行保管，從而實現(xiàn)簡便、快捷地查找相關合同材料。

移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負責收集合同材料，并保管好。相關文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時，要將與合同有關的一切文件資料進行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調(diào)，確保合同檔案的完整性。

合同主辦部門在規(guī)定時間內(nèi)，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結(jié)束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉(zhuǎn)移至檔案室。對于此類檔案，先由合同主辦部門進行收集和保管，待合同辦理時間確定后，轉(zhuǎn)交至檔案室。

4 結(jié)語

企業(yè)合同檔案管理，對企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計管理。對于企業(yè)合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實現(xiàn)對于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結(jié)論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計中達到顯著效果。

參考文獻

[1] 李林峰.企業(yè)合同檔案管理難點問題分析及建議[J].中國科技博覽，2013（20）：231.

[2] 王志偉.企業(yè)合同檔案管理初探[J].機電兵船檔案，2015（4）：40-43.

[3] 李瑩.淺談企業(yè)經(jīng)營管理中合同檔案工作的重要性[J].商業(yè)文化月刊，2015（15）：83-84.

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關鍵詞：基層檔案管理；檔案管理；資料歸納；資料利用；檔案

隨著檔案資源的急劇增長和現(xiàn)代社會對檔案利用的頻繁程度，傳統(tǒng)的檔案利用方式和方法已越來越難以適應現(xiàn)代社會利用的需要和檔案信息現(xiàn)代化的需要。因而，作為儲存并提供利用的檔案工作，特別是檔案管理工作的現(xiàn)代化，其重要性日益顯現(xiàn)出來。檔案工作內(nèi)部的重心也應從初級的檔案存放利用，上升到適應新形勢下得“檔案現(xiàn)代化管理”上來。檔案管理作為檔案工作的終極目的，其重要性特征在得到進一步的強化。

1 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，增強對檔案的意識

提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務素質(zhì)和知識水平，更著眼于政治素質(zhì)和實際本領的提高，加大教育培訓的力度，努力培養(yǎng)政治強、業(yè)務精、作風硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強政治學習，增強黨性黨風修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，自覺服從黨和政府對這個工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅定信心。提高適應崗位要求的實際本領，珍惜檔案工作崗位。要深入進行調(diào)查研究，提高新時期對檔案信息的認識和要求，不斷總結(jié)和探索，提高管理水平。同時也要提高檔案管理者對檔案的意識和法制觀念，認識到檔案的重要性和潛在價值，必須意識到檔案工作是全館工作的基礎之一，是重要的信息資源，檔案管理好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)，領導在這種思想指導下，才會強化檔案管理工作的指導。領導重視是搞好全館檔案管理工作的有力保證。

增強檔案意識，提高全員檔案認知程度，首先是加大對干部人事和各種資料檔案知識的宣傳和檔案業(yè)務的培訓。比如不定期地制作有關檔案作用和意義的宣傳頁，發(fā)到各人員手中，檔案管理人員更多地參與到檔案管理材料當中形成的檔案管理活動整個過程之中，向檔案管理人員講解檔案管理方面的文件，并認真進行收集整理并且到檔案歸檔的每個步驟，力求不斷擴大全體檔案管理人員及管理人員對檔案工作的了解，使每個人員認識到：檔案管理工作項目結(jié)題時，如果沒能按時整理歸檔檔案管理工作科技資料，那該項檔案管理工作活動就不能算完結(jié)，只有做好歸檔工作，檔案管理工作工作才算是有始有終。做好檔案管理工作和檔案歸檔工作是檔案管理工作職工的良好素質(zhì)體現(xiàn)。

2 健全檔案管理制度，建立檔案管理一體化的管理新模式

健全檔案管理制度十分重要，比如說建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入日常檔案管理人員崗位職責和考核辦法之中，在提高全體檔案管理人員的檔案意識，使他們積極主動歸檔配合檔案部門工作的同時，建立檔案傳遞、檔案登記管理制度、實行檔案的動態(tài)管理，一是遺失及時查找并且修補缺失的檔案，從而確保檔案管理材料的完整性。

由于機關或事業(yè)單位檔案工作具有一定的獨特性，因此建立符合本單位和本部門實際情況的檔案管理模式――信息一體化的管理，就顯得更為重要。在所有的檔案管理過程當中，領導決策都需要各部門及時準確地提供信息。而檔案、圖書資料等一體化管理是適應現(xiàn)代化管理的新模式。因此，單位建立檔案室，對單位檔案、圖書資料實行一體化管理，這不但可以節(jié)省人力、財力、物力，而且能夠提供更多綜合信息，實行信息一體化管理是單位動態(tài)管理的需要。

因此在貫徹檔案各項管理制度的基礎上，制定專職檔案人員的工作職責以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴密的制度規(guī)范檔案制作程序，保證檔案質(zhì)量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲等每個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，為規(guī)范、高效地開展檔案管理工作奠定基礎。

3 多渠道、多途徑收集文件材料，加強檔案利用反饋信息的管理

檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟效益和社會效益。因此單位檔案工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為單位各項工作，特別是提高管理水平和開發(fā)利用檔案信息，為本單位和本部門內(nèi)部領導決策服務，為干部選拔任用和晉升以及職稱等提供服務。收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，檔案人員可以了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提高檔案利用率。

檔案管理工作還可以根據(jù)服務對象的差異，以及服務需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多少，價值的大小，直接影響現(xiàn)代檔案材料的利用率。為從源頭上保證館檔案室收藏資源，我在單位日常管理檔案的過程中反復多次修改歸檔范圍，保管期限，使之更加合理化，同時檔案的載體也實行多樣化，除紙質(zhì)外還包含了照片、錄音、錄像、實物等。

4 實現(xiàn)新形勢下檔案管理現(xiàn)代化，工作標準化

檔案管理工作現(xiàn)代化不僅是先進設備的配置，還包括管理技術(shù)和管理思想的現(xiàn)代化，工作標準化。在機關和事業(yè)單位的檔案管理中，管理水平現(xiàn)代化和管理方式標準化是檔案管理工作不斷追求和向前發(fā)展的基礎所在。新時期現(xiàn)代化的管理離不開現(xiàn)代化的設備，但是工作標準化、規(guī)范化是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提。檔案工作標準化規(guī)范化的內(nèi)容包括案卷組織的方式、格式、分類規(guī)則、著錄和索引規(guī)則，文獻編纂規(guī)則等。

這些標準化，規(guī)范化的管理都離不開先進的技術(shù)，尤其是現(xiàn)代化管理中計算機的技術(shù)，光盤技術(shù)等先進技術(shù)的應用，更少不了懂得先進技術(shù)的人才。只有先進的設備，先進的技術(shù)，懂得先進技術(shù)的人才和先進的思想并有機結(jié)合起來，才能真正實現(xiàn)新時期檔案管理的現(xiàn)代化。

5 加強檔案人員計算機知識和相關計算機使用技能的培訓

新的歸檔方法是以檔案工作的現(xiàn)代管理為前提的，沒有現(xiàn)代化的計算機設備，不具備操作計算機的能力的檔案管理人員是不能勝任本職工作的。對文件級檔案管理，業(yè)務人員要加以正確認識，不僅要加強新的檔案整理辦法，而且要學習和掌握計算機知識和操作技能。努力創(chuàng)造條件，爭取早日實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

篇6

關鍵詞：房地產(chǎn)企業(yè)　檔案工作　規(guī)范管理

所謂房地產(chǎn)企業(yè)，是指從事房地產(chǎn)開發(fā)、經(jīng)營、管理和服務活動，并以營利為目的進行自主經(jīng)營、獨立核算的經(jīng)濟組織。房地產(chǎn)相對于傳統(tǒng)的機械、電子等行業(yè)起步較晚，屬于改革開放后的新興產(chǎn)業(yè)，對檔案管理方面的關注與研究也相對比較少，而且由于房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展速度較快，檔案管理更是無法滿足其發(fā)展要求。然而，檔案工作是房地產(chǎn)企業(yè)運行和生產(chǎn)的參考和依據(jù)，事關群眾的基本生活，是關系國計民生的大事。因此，房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理尤為重要。

一、房地產(chǎn)企業(yè)檔案

1.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的范圍

房地產(chǎn)檔案一般是指房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，包括權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈母鞣N文字、圖表以及聲像、電子文件等歷史記錄。對于房地產(chǎn)企業(yè)而言，房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案只是一小部分，房地產(chǎn)企業(yè)檔案還涉及建設項目檔案、文書檔案、合同檔案、人事檔案、會計檔案等企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中形成的檔案，可能是房地產(chǎn)開發(fā)建設過程中形成的，也可能是房地產(chǎn)管理、使用過程中形成的。

2.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的特殊性

首先，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有很強的專業(yè)性。房地產(chǎn)企業(yè)檔案是房地產(chǎn)企業(yè)在生產(chǎn)、管理活動中形成的權(quán)證、合同、文件、圖紙、照片、光盤等不同形式和載體的歷史記錄。它記載了房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的歸屬和沿革，反映了房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展狀況，是在特殊的專業(yè)背景下按照專業(yè)要求形成的，有相對統(tǒng)一的格式和行文規(guī)范，并且專業(yè)術(shù)語較多，如土地界限認定、房地產(chǎn)面積丈量、房地產(chǎn)平面圖測繪等，專業(yè)性十分明顯。

其次，房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的構(gòu)成以合同為主體。從土地開發(fā)到經(jīng)營、管理、服務，每一項活動的開展基本上都要簽訂合同。房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營運作離開各種合同就不可能得以完成和推進。通過這一系列的合同，將各個相關的部門和單位聯(lián)系起來，共同推進和完成一個項目。據(jù)統(tǒng)計，合同在房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案中所占的比例高達百分之五十以上。因此，在進行房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范管理時，必須要認識到這一點。

最后，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案與專門的房管機構(gòu)不同，不僅有房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案，更多的是專業(yè)的項目檔案、合同檔案，以及企業(yè)內(nèi)部行政、經(jīng)營管理活動中形成的檔案。涉及內(nèi)容龐雜，領域?qū)挿海N類繁多。這就要求在檔案規(guī)范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統(tǒng)地進行分析，以防出現(xiàn)規(guī)范沒有涉及到的空白區(qū)。

二、房地產(chǎn)企業(yè)檔案規(guī)范化管理的必然性

加強檔案的規(guī)范化管理，是提高企業(yè)檔案管理工作的重要手段，也是衡量一個企業(yè)檔案整體管理水平的重要指標。加強房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。

加強檔案的規(guī)范化管理是時展的必然要求。隨著改革開放和市場經(jīng)濟的發(fā)展，信息時代的深入，標準化、規(guī)范化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)的標志和企業(yè)發(fā)展的必然選擇。檔案工作也不例外，必須要適應現(xiàn)代化和辦公自動化的時代需要。推動檔案管理工作的規(guī)范化、標準化是其必由之路。

加強檔案的規(guī)范化管理是房地產(chǎn)企業(yè)提升管理效率的必然要求。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理是房地產(chǎn)行業(yè)單位諸多管理工作的重要組成部分。房地產(chǎn)企業(yè)的開發(fā)項目由于其規(guī)模大、工期長，在執(zhí)行過程中形成的材料多。特別是由于其關聯(lián)和涉及的部門和單位環(huán)節(jié)眾多，因此需要在建設項目檔案管理的過程中做到規(guī)范化、標準化，僅僅依靠傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)是難以實現(xiàn)對其進行有效的管理了。

三、房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

1.完善管理制度，規(guī)范房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理行為

加強檔案制度建設，做到依法管理檔案，這是我們做好檔案工作的依據(jù)和保障。首先，我們應該以《檔案法》、《城市房地產(chǎn)管理法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》等法律規(guī)范，結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展對檔案工作的要求，制定企業(yè)自己的檔案管理規(guī)范，明確檔案工作原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責，規(guī)定檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求等檔案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，構(gòu)建包括立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、提供利用制度、統(tǒng)計制度、保密制度、崗位責任制等的企業(yè)檔案管理制度體系，并編印成冊加以落實執(zhí)行。同時，要隨著時間、環(huán)境、事物的發(fā)展變化要適時修改、補充和完善，以適應企業(yè)和檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

2.梳理業(yè)務流程，明確需求，規(guī)范檔案工作的各個環(huán)節(jié)

流程梳理是指圍繞企業(yè)的內(nèi)、外部要素，對整個企業(yè)的業(yè)務運行情況展開深入、全面的分析、整理、提煉，明確管理或業(yè)務活動的關鍵節(jié)點、信息化管理要解決的重點問題、可能的解決方式、完成程度、實現(xiàn)深度等。對業(yè)務活動進行調(diào)研，明確各業(yè)務環(huán)節(jié)所要形成的檔案，這是制定歸檔范圍的首要步驟。規(guī)范、合理的流程是應用系統(tǒng)的基礎條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網(wǎng)絡化的辦公環(huán)境下，流程梳理更為重要。按照形成、整理、鑒定、歸檔、再整理、保管、利用、銷毀等工作環(huán)節(jié)，建立科學規(guī)范的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作程序，保障每個環(huán)節(jié)之間能夠互相檢查、校對、制約，發(fā)現(xiàn)問題并且能夠及時糾正。

3.明確職責和分工，保證工作質(zhì)量

所謂崗位職責是指一個崗位所要求的需要去完成的工作內(nèi)容以及應當承擔的責任范圍。明確崗位職責可以最大限度地實現(xiàn)勞動用工的科學配置，有效地防止因職務重疊而發(fā)生的工作扯皮現(xiàn)象，提高內(nèi)部競爭活力，更好地發(fā)現(xiàn)和使用人才，提高工作效率和質(zhì)量，規(guī)范操作行為。房地產(chǎn)企業(yè)的崗位職責可以分為三個層次：一是企業(yè)層，企業(yè)應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核；二是部門層，各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質(zhì)量負責；三是檔案人員層，專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責。

4.加強宣傳教育培訓，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，提高隊伍素質(zhì)

加強房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作，需要一支既懂檔案管理，又精通房地產(chǎn)管理和熟悉計算機知識的檔案專業(yè)隊伍，同時還需要企業(yè)全員的支持和參與。因此，房地產(chǎn)企業(yè)要加強對專兼職檔案員的培訓，既要培訓現(xiàn)代化檔案管理的專業(yè)知識，加強對計算機技能的培訓，還要使其了解企業(yè)各項業(yè)務工作及其形成的文件，熟悉房地產(chǎn)管理活動。同時，加強檔案宣傳，使企業(yè)全員樹立檔案意識。因為無論是哪個部門或個人，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，都會形成一定的活動記錄，而這些記錄的一部分會對以后的活動具有查考價值，需要歸檔保存。為了保證檔案收集的及時、規(guī)范、完整，必須需要全員的參與和支持。

5.不斷評估、優(yōu)化檔案管理，提升規(guī)范水平

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關鍵詞：國有企業(yè)改革 企業(yè)檔案管理 規(guī)范化管理

一、前言

對于任何企業(yè)而言，檔案均是非常重要而且關鍵的信息資源，尤其是對于處于改革大潮中的國有企業(yè)而言，檔案既是總結(jié)相關經(jīng)驗的重要參考，尤其是改革開拓創(chuàng)新的重要依據(jù)。在新的歷史形勢下，國有企業(yè)的戰(zhàn)略性改革與重組不斷地深化，面對日益復雜的國際形勢，其該組過程中必然充滿艱辛。相應地，檔案管理作為企業(yè)管理的一個重要部分，它同樣需要解決當前面臨的問題、順利未來的發(fā)展潮流，在企業(yè)的不斷改革中實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理。

二、限制國有企業(yè)檔案規(guī)范化管理的因素

處于不斷改革中的國有企業(yè)，其檔案管理主要面臨著下述三個困境，即檔案管理功能弱化、日常管理人員不足以及高級管理人才流失。具體而言：

第一，檔案管理功能弱化。目前不少國有企業(yè)在改革的過程中逐漸弱化了檔案管理功能，不少規(guī)模不大的檔案管理機構(gòu)不是被裁撤便是被合并，某些國有企業(yè)的檔案管理機構(gòu)被合并到信息管理部門，成為其下屬的分支管理部門。另外，不少國有企業(yè)的規(guī)模均非常大，有的會有不少子公司分布在全國各地，因為裁撤了類似檔案處職能的管理機構(gòu)，使得檔案工作沒有辦法通過一個專用的、相對固定的渠道實現(xiàn)上通下達，不少工作問題無法得到及時有效地解決，檔案管理邊緣化的趨勢越加明顯。另外，在國有企業(yè)的集團總部會議上，類似檔案管理工作的規(guī)劃、安全、人員配置、經(jīng)費預算等問題得不到應有的重視，甚至類似這種問題根本無法提上會議的議事日程，最終導致企業(yè)的檔案管理功能被嚴重的弱化，某些企業(yè)已經(jīng)積重難返。

第二，日常管理人員不足。日常管理人員不足是檔案管理功能被弱化之后對檔案管理帶來的不利影響之一。當前的國有企業(yè)進行改革的重要內(nèi)容之一便是“減員增效”，許多職能部門的管理人員和工作人員數(shù)量被大幅度縮減，另外，為了盡可能增強市場競爭力，獲得高額利潤，不少國有企業(yè)將企業(yè)員工盡可能充實到一線環(huán)節(jié)，例如生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)。不少大型國有企業(yè)在進行改革的過程中，利用職能更加綜合化的部門取代了原有的檔案管理部門，將原有的檔案管理工作擴充為現(xiàn)在的集檔案管理、文字打印、文書收發(fā)、機要交通、辦公用品發(fā)放、秘書、接待等眾多職能于一身的綜合管理職能部門，因為人員不足，工作瑣碎，工作人員很難依照原有方式進行檔案管理。

第三，高級管理人才流失。在檔案管理功能被弱化、原有檔案管理部門被功能更加多元化的職能部門取代之后，實質(zhì)上已經(jīng)等于檔案管理部門的等級被降低了一個乃至兩個級別，原本享有高級管理職稱的管理人員及其相應待遇均被取消；另外，在實際工作中，檔案管理人員因為檔案管理無法實現(xiàn)直接促進企業(yè)盈利的目標而備受冷落，不僅收入不高，而且增長幅度也不大，相對于其他管理部門差異非常顯著。這也直接導致了許多高級人員不愿意來檔案管理部門，或者借故調(diào)離，或者另尋他路，或者工作態(tài)度消極。綜合以上情況，許多責任心強、經(jīng)驗豐富、管理能力較高的高級管理人才流失嚴重，嚴重限制了檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

三、國有企業(yè)實現(xiàn)檔案資料規(guī)范化管理的途徑

第一，確定企業(yè)檔案作為重要信息資源的地位，制定相關資源開發(fā)利用方案。在信息化社會中，信息已經(jīng)成為市場一種非常重要的資源和財富，目前檔案具有高度的可靠性、真實性以及原始依據(jù)性，作為能夠視為當前市場上最為權(quán)威的信息資源形式之一，是企業(yè)進行決策的重要依據(jù)，非常有必要對其進行開發(fā)和利用。依照開發(fā)程度的深淺可以將國有企業(yè)檔案資源開發(fā)分為三個階段，即處于信息資源收集、建檔、整理階段的第一次開發(fā)，處于對檔案信息提示和提出階段的第二次開發(fā)，處于對于檔案信息進行加工、處理階段的第三次開發(fā)。為了能夠充分地開發(fā)和利用檔案信息資源，為企業(yè)創(chuàng)造效益，必須要重點克服下述幾個問題：首先，重點突破現(xiàn)有檔案管理制度的局限性，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展要求和信息化時代的要求進行制度創(chuàng)新；其次，提高檔案室當中檔案的質(zhì)量和數(shù)量，為資源開發(fā)和利用奠定堅實基礎；再次，通過制度建設、機制改革來提高企業(yè)檔案管理人員的工作積極性；最后，花力氣提高企業(yè)檔案管理的信息化水平。

第二，檔案新聞媒體適度報道一些企業(yè)檔案工作負而狀況，以期引起社會關注。全而反映企業(yè)檔案工作狀況，可以使檔案行政部門得到有關企業(yè)檔案工作的客觀準確信息，實現(xiàn)科學決策，及時研究解決企業(yè)檔案工作存在的問題。同時，通過新聞媒體將企業(yè)檔案工作困境適時適度向社會披露，使企業(yè)檔案工作接受社會輿論監(jiān)督，可增大社會輿論對企業(yè)檔案工作的督導作用。

第三，理順企業(yè)檔案工作行政監(jiān)督渠道，加大檔案行政監(jiān)督力度。在檔案行業(yè)管理力度不斷弱化，一些行業(yè)檔案工作監(jiān)督檢查和業(yè)務指導功能逐漸喪失的情況下，在文教衛(wèi)生系統(tǒng)和越來越多的企業(yè)實行屬地管理的條件下，應將實行了多年的檔案“條、塊雙重管理體制”改革為單一的檔案屬地管理體制，建立與完善各級檔案行政部門對企業(yè)檔案工作監(jiān)督渠道，加大企業(yè)檔案管理的行政監(jiān)管和執(zhí)法力度，有效督促企業(yè)重視檔案工作，將檔案工作擺到應有位置，保證企業(yè)檔案工作的正常開展。

四、結(jié)束語

為了更好地適應當前的社會經(jīng)濟環(huán)境，國有企業(yè)不斷推進并深化了對自身的全方位改革。在改革的過程中，做好國有企業(yè)的檔案管理意義非常重要。但是由于多種因素制約，目前國有企業(yè)的檔案管理存在諸多不足，相信通過檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)可以促進檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

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篇8

關鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；規(guī)范

現(xiàn)代社會對于事業(yè)單位的運作來說，建立系統(tǒng)、科學、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。在一個事業(yè)單位中，檔案管理無疑是整個事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。所謂事業(yè)單位檔案工作制度建設，就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率，適應事業(yè)單位協(xié)作化、規(guī)范化、科學化運行的需要，并便于監(jiān)督和評價。

1 事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀

目前事業(yè)單位檔案問題不同程度地影響事業(yè)單位工作循序漸進的發(fā)展，影響經(jīng)濟和社會服務功能的發(fā)揮。

1.1 檔案工作的重視程度不平衡，導致工作難以開展

機關檔案工作的重視很不平衡，個別單位檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓方面還存在缺限。

1.2 機關檔案管理工作的硬件設施不夠完善

由于領導層的重視程度不夠勢必會帶來檔案管理方面的經(jīng)費投入的欠缺，盡管有些單位一開始就建立了專門的檔案管理系統(tǒng)與存儲室，但在后來的工作中就忽視了這方面的更新與投入。致使原來的硬件設施遠遠跟不上后來的檔案的更新與保管工作說要達到的要求，造成多數(shù)單位還達不到檔案治理要求。

1.3 檔案人員業(yè)務素質(zhì)還相對薄弱

檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業(yè)性技術(shù)性很強的工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業(yè)務素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。

2 事業(yè)單位檔案制度建設的原則

2.1 規(guī)范與靈活相統(tǒng)一

事業(yè)單位檔案工作制度的制定要按照國家標準來進行。這有助于制度執(zhí)行的標準化、規(guī)范化。但這并不是說所有事業(yè)單位的檔案工作制度都是一成不變的，事業(yè)單位不僅規(guī)模不同，更有工作特點的差異。檔案部門應依靠自身特點不斷地實踐、探索和總結(jié)，建立一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完善、符合本單位實際的規(guī)章制度體系。

2.2 職責與權(quán)益兼顧

在制度的制定過程中，要把“職責”這一部分調(diào)整到崗位標準中，明確職責范圍及權(quán)限。例如，一個事業(yè)單位檔案部門的分管領導可主要負責檔案管理工作目標的制定、對歸檔檔案的檢查和指導等。在明確責任的同時，應注意保護工作人員的合法權(quán)益。

2.3 制定與執(zhí)行并重

制度建設的首要工作就是根據(jù)單位檔案部門的實際需要，制定一系列系統(tǒng)、科學、合理的n案管理規(guī)章制度。單位領導在管理單位的過程中，應更多地關注各項制度的落實情況，在實踐檢驗的基礎上不斷完善，使制度更加合理化、規(guī)范化。

3 事業(yè)單位檔案管理的進一步規(guī)范

3.1 健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應事業(yè)單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。

3.2 加強組織領導，提高人事檔案管理水平

首先要建立檔案管理工作的領導機構(gòu)，定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促；其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導的原則，通過等級升降來實施動態(tài)管理；同時應參考國家檔案建設的有關標準，建立和完善質(zhì)量管理體系。各單位可結(jié)合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項工作的質(zhì)量評價標準，并積極組織實施。

3.3 開展現(xiàn)代化和信息化建設，提高人事檔案利用效率

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。首先，各級事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

總之，事業(yè)單位檔案工作的確存在一些問題，影響了檔案工作為經(jīng)濟和社會服務功能的發(fā)揮。在新的歷史條件下，事業(yè)單位檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時展的新任務、新特點、新要求。事業(yè)單位檔案工作要創(chuàng)造性地開展，推進檔案工作跨越式發(fā)展的重要一步，這是時展的必然要求，也是檔案工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現(xiàn)。

參考文獻

篇9

1 當前機關事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 科學規(guī)范的檔案管理及利用制度較為缺失

新時期機關事業(yè)單位若想高效的開展檔案管理工作，需要充分借助科學化的規(guī)章制度以及完善的工作管理流程來進行。目前，各個部門自行處理內(nèi)部事宜是大部分機關事業(yè)單位檔案管理工作主要現(xiàn)狀，各個部門依照實際所需資料自行進行查閱與相應管理，致使檔案管理非但沒有被充分的集中起來，還在各個科室中分散開來，實際管理中缺乏可以直接利用的高效制度作為主要實施依據(jù)。另外，信袋式管理模式依據(jù)在存在于部分機關事業(yè)單位檔案管理階段中，實際采集、提取及有效利用信息的效率并不高，這也嚴重阻礙了檔案管理工作不能科學、規(guī)范的開展。

1.2 硬件設施在實際檔案管理中還不齊全

當前影響機關事業(yè)單位檔案管理工作流程順利開展的主要因素之一便是管理經(jīng)費投入力度不夠?qū)е碌?。部門事業(yè)單位沒有及時的更新與經(jīng)費投入對于之前構(gòu)建的檔案管理庫房與管理系統(tǒng)，長期下去嚴重導致新時期檔案更新與各項管理工作遠遠超過現(xiàn)有檔案硬件設施運行水平。部分機關事業(yè)單位所建立的檔案室內(nèi)部環(huán)境較差，且基礎設施相對不完善，如鐵質(zhì)結(jié)構(gòu)的檔案柜在長期使用用出現(xiàn)老化、生銹現(xiàn)象，沒有較好的通風性，檔案室管理中因缺少健全的防霉、防蟲等安全管理措施，使得檔案管理工作質(zhì)量一直無法提升上去。

2 新時期機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標準化的實施策略

2.1 構(gòu)建完善的檔案管理體系，將檔案管理職責進行明確

一套健全的檔案管理體系需立足于本單位檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀上來進行積極構(gòu)建，將各個管理崗位人員自身的職責?M行明確劃分，所開展的各項檔案管理工作必須嚴格的依照建立的制度體系進行，這樣可以確保在實際的檔案管理中，違法亂紀行為有效降低；嚴格遵循統(tǒng)一管理、管理分級化的原則來做好實際的機關事業(yè)單位檔案管理工作，分級管理檔案管理內(nèi)部現(xiàn)存的各類信息，在具體實施分級管理中要依照規(guī)章制度進行，這樣有助于檔案管理的規(guī)范化與標準化。在機關事業(yè)單位日常管理工作中，需將檔案管理劃定為一項重要的管理工作內(nèi)容，依據(jù)實際情況將檔案管理日常工作計劃詳細的制定出來，并將規(guī)范管理小組在檔案管理內(nèi)部積極成立起來，這樣在專業(yè)化的小組團隊中依照所制定出的管理計劃來按部就班的針對檔案管理的各項事宜進行詳細管理，促使檔案管理工作更加的規(guī)范標準。

2.2 加強檔案管理方式的改革升級

新形勢下我國各地機關事業(yè)單位在檔案管理當中，都會因檢查各項數(shù)據(jù)信息以及不定期開展的治理、檢查程序?qū)е鹿ぷ髁吭黾?，工作壓力急劇上升，這樣所采用的陳舊管理方式不能從根本上提升管理效率，還會致使管理人員的工作熱情喪失。例如：針對機關事業(yè)單位就要其生產(chǎn)方式及各項管理工作內(nèi)容的整改大檢查中，會調(diào)取檔案資料，為了提升工作效率，可以運用現(xiàn)代化的檔案管理方式，將重要的檔案信息內(nèi)容都錄入到電腦中，構(gòu)建完善的檔案共享平臺，在檔案管理信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)對檔案分門別類的加以管理，當需要時可以及時的對以往數(shù)據(jù)信息進行查找及調(diào)取，并且可以促使監(jiān)管質(zhì)量所有提升。與此同時，為了增強檔案信息的搜索效率，將檔案信息記錄的更加全面且完善，需積極借助計算機、互聯(lián)網(wǎng)等新型設備軟件工具，將檔案信息賦予圖像、文字及影音等效果，便于檔案管理人員進行及時查找，促使檔案信息內(nèi)容更加的豐富、生動，由此可以改進以往管理形式及方式，使單一的管理模式變得更具多樣化，提升了管理質(zhì)量。另外要定期的對各式各樣的檔案材料展開維護工作?；谀壳案鳈C關事業(yè)單位都開展信息化檔案管理，構(gòu)建了檔案管理信息系統(tǒng)，為此需采取數(shù)字化掃描、病毒查殺及在線病毒檢測的方式進行統(tǒng)一維護管理，做好重要檔案文件的備份工作，并予以妥善保存，這樣既確保檔案信息管理的安全性，由此節(jié)省了大量維護管理時間，促使檔案管理工作更為標準化、效率性。

2.3 檔案案卷全面的實施精細化普查

當前的檔案管理工作中，經(jīng)常會涉及到一些陳舊、沒有使用價值的檔案，一些早先紙質(zhì)的檔案制作較為粗糙，這樣在實際管理中既占用了管理人員大量的處理時間，同時也占據(jù)了一定的檔案管理資源?；诖?，新時期檔案管理工作中，可將有價值的檔案內(nèi)容進行保存，清理出一些無用的檔案，若是機關事業(yè)單位已經(jīng)構(gòu)建了信息化管理平臺，可直接在網(wǎng)上查出存放年限較長，且沒有使用價值的檔案直接刪除，若沒有及時備案，還存有紙質(zhì)檔案，則需分門別類的對檔案進行清查，將沒有任何存儲價值的檔案資料予以銷毀，隨后再對檔案管理信息系統(tǒng)進行完善補充。

2.4 檔案管理隊伍構(gòu)建

大部分機關事業(yè)單位檔案管理人員更多都是從其他崗位下來直接上崗的，因此其自身對于檔案管理專業(yè)知識還十分欠缺，影響到檔案管理工作質(zhì)量。為此新時期檔案管理人才隊伍構(gòu)建中，不光要求在崗人員檔案管理專業(yè)知識掌握牢固，自身的服務精神及檔案管理能力也要有所提升。所外聘的檔案管理人員要善于迎接新問題、新挑戰(zhàn)，勇于摒棄傳統(tǒng)管理思想，在實際管理中要同社會發(fā)展形式相看齊，管理理念要與時俱進，針對檔案業(yè)務管理需不斷的創(chuàng)新完善，要有質(zhì)的突破；機關事業(yè)單位要定期對在職的檔案管理人員進行業(yè)務及專業(yè)知識的培訓，結(jié)合單位經(jīng)濟實力及檔案管理現(xiàn)狀，聘請社會上一些檔案管理專家就目前存在的檔案管理現(xiàn)狀進行有效講解。根據(jù)市場化檔案管理模式，將引進來、走出去的新型管理方式積極應用到現(xiàn)行檔案管理模式中，促使檔案管理人員可以對工作流程盡快的掌握，熟練的操作各項檔案業(yè)務管理；在檔案收集和管理工作中，要切實的遵循完整、統(tǒng)一、效率原則，對于各項歸檔檔案內(nèi)容加緊完善；檔案管理人員知識再教育培訓模式要所有增強，在培訓過程中促使其自身的檔案專業(yè)知識及應用技術(shù)水平得以不斷提升，全面了解檔案管理工作中的內(nèi)容、數(shù)量、資料價值以及各種類別等專業(yè)知識，促使機關事業(yè)單位日后的檔案管理工作效率得以全面提升。

篇10

  一、人事勞資工作

2016年度工作亮點：

1、綜合計量工、輸油工技能鑒定點設立與建設工作。在竇經(jīng)理、師經(jīng)理的帶領下，經(jīng)整體謀劃、多方努力，在油田公司領導、人事處、人才開發(fā)中心的支持下，同意在我公司設置兩個工種技能鑒定點，經(jīng)過一年的艱苦努力，初步具備了兩個工種理論與實際操作鑒定能力，第一批次技能鑒定工作待人才開發(fā)中心批準后實施。

2、研究出臺公司青年人才培養(yǎng)方案。結(jié)合青年年齡特點，立足崗位實際需要，以職業(yè)生涯設計為基礎，以崗位交流、導師帶徒、學習培訓為抓手，公司制定青年人才培養(yǎng)方案，組織專題部署會。下步關鍵是抓好各項培養(yǎng)措施的有效落實。

2017年度工作重點：

1、加強人事勞資政策的學習研究，進一步提升政策理論水平。人事勞資工作涉及全員的切身利益，政策性強、關注度高、工作難度大，隨著人力資源信息系統(tǒng)的全面投入運行和上級合規(guī)性日常檢查的常態(tài)化，對人事勞資工作提出了更高的標準、更嚴的要求，因此也要求從事人事勞資工作的同志加強制度規(guī)定的學習、提升政策理論水平、強化工作的落實，從而提升精細管理水平。

2、落實全員崗位職責，加強全員績效考核，提升整體工作水平。全員績效考核工作是近年來油田公司年度重點工作之一，如何在原有工作基礎上，進一步明確各崗位員工的職責，加強日?？己伺c績效結(jié)果的運用，通過全員績效考核工作的有效開展，增強全體員工履職能力，減少日常生產(chǎn)管理工作中的“低老壞”現(xiàn)象，促進公司精細管理工作上水平。

3、加強項目用工技能培訓與教育，加強項目用工薪酬政策研究，細化日?？己伺c管理，發(fā)揮

4、學習借鑒兄弟單位經(jīng)驗，加快管理軟件建設，提升鑒定點整體工作水平，盡早具備舉辦油田公司綜合計量工、輸油工技能競賽的條件。一是為公司全體操作崗位員工學習技能、取得多工種技能等級創(chuàng)造條件；二是為其中的佼佼者通過技能競賽取得優(yōu)異成績，實現(xiàn)身份轉(zhuǎn)換創(chuàng)造有利條件。

二、企業(yè)管理工作

2016年度工作亮點：

1、合規(guī)管理。開展了上級對下級的招投標法律法規(guī)知識合規(guī)培訓（兩個層面：一是公司主要領導對副職的培訓；二是副職對分管業(yè)務部門負責人培訓），進一步增強了公司管理者合規(guī)管理的意識與能力。

2、法律合同管理。修訂完善了法律合同程序規(guī)范，進一步厘清了工作流程與重要節(jié)點，明確了各業(yè)務部門的工作職責；同時，通過參加工程項目例會，加強過程業(yè)務管控，提升了工作效率。

2017年度工作重點：

1、內(nèi)控管理是管事的，合規(guī)管理是管人的。合規(guī)管理工作對象是全體員工，重點是各級管理和專業(yè)技術(shù)人員，明年要加強對全體管理者合規(guī)管理手冊與合同管理承諾的專項培訓，進一步提升合規(guī)管理的意識，筑牢清正廉潔和黨風廉政建設的防火墻。

2、業(yè)績考核工作。一是進一步加強考核政策的宣貫力度，細化日常QHSE.IC綜合管理日常檢查，強化考核制度的執(zhí)行，促進精細管理工作落細落實。二是建議將月度HSE監(jiān)督檢查、QHSE.IC綜合管理檢查結(jié)果統(tǒng)一納入月度考核，同時累計納入年度控制類指標考核，以此促進基礎管理工作上水平。

三、信息檔案管理工作

2016年度工作亮點：

1、加強帳號管理，精細梳理OA、ERP、財務系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等系統(tǒng)，消除賬號離崗不離線、賬號超限和錯誤信息等隱患，全年節(jié)約成本支出9.2萬余元。

2、本年度公司E6系統(tǒng)歸檔工作順利完成,實現(xiàn)了檔案歸檔率100%、準確率100%、完整率100%，公司檔案信息化建設工作穩(wěn)步推進。為檔案查詢快捷創(chuàng)造條件，也為檔案管理服務公司的生產(chǎn)經(jīng)營創(chuàng)造了條件。

2017年度工作重點：