導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇檔案管理的原則，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

—、引言

在一個(gè)企業(yè)中，檔案管理無(wú)疑是企業(yè)管理的一個(gè)子系統(tǒng)。對(duì)于非國(guó)有企業(yè)，能否探索出一條行之有效的檔案管理方法，其意義已經(jīng)不僅僅在于是否有利于檔案學(xué)理論研宄的豐富和促進(jìn)，更在于能否對(duì)該企業(yè)的生存和發(fā)展發(fā)揮其實(shí)際的事功。

我國(guó)對(duì)非國(guó)有企業(yè)檔案管理比較集中的探討始于上個(gè)世紀(jì)90年代，而有探討就必然有分歧。這種分歧既來(lái)自觀念上，也來(lái)自現(xiàn)實(shí)中。試以如下表述為例：對(duì)于眾多非國(guó)有企業(yè)，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)對(duì)它們進(jìn)行調(diào)查、摸底、排隊(duì)，對(duì)不同行業(yè)、不同規(guī)模、不同經(jīng)營(yíng)方式的企業(yè)，做到心中有數(shù)，從而盡快制定、出臺(tái)一批地方檔案行政規(guī)章、管理標(biāo)準(zhǔn)、制度，盡量使企業(yè)不走彎路或少走彎路“抓執(zhí)法檢查是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)”等等。筆者以為，這可以看作是傳統(tǒng)觀念的典型文本，是“計(jì)劃時(shí)代”“強(qiáng)勢(shì)政府”在檔案管理領(lǐng)域的精神延續(xù)。但是，實(shí)踐似乎在證明這種判斷對(duì)當(dāng)代現(xiàn)實(shí)缺乏更宏觀和深入的分析。對(duì)當(dāng)代中國(guó)而言，這是對(duì)政府的力量作了過(guò)于烏托邦，或者說(shuō)過(guò)于樂(lè)觀的估計(jì)。其實(shí)在筆者看來(lái)，有學(xué)者指出的“理順關(guān)系”才是真正中的之語(yǔ)。雖然宄竟如何理順，這方面的研宄尚不夠深入，但有一點(diǎn)倒是達(dá)成了共識(shí)，即將法律監(jiān)控作為國(guó)家對(duì)非國(guó)有企業(yè)控制的重要手段。猶為可貴的是，對(duì)于監(jiān)控本身，有學(xué)者作出了清醒的認(rèn)識(shí)和反思：監(jiān)管中應(yīng)堅(jiān)持不干擾非國(guó)有企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，有利于促進(jìn)非國(guó)有企業(yè)加強(qiáng)管理，提高經(jīng)濟(jì)效益；有利于對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值檔案的安全保管，科學(xué)利用，合理流向?！薄氨O(jiān)控方法要靈活?！梢砸虻刂埔?，‘因企制宜’。”在這個(gè)意義上說(shuō)，這種觀點(diǎn)不是袖手談經(jīng)，卻體現(xiàn)了一種清醒、求實(shí)的色彩。

要談非國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作，百轉(zhuǎn)千回，最終還是繞不過(guò)非國(guó)有企業(yè)檔案管理的原則和外部體制問(wèn)題。事實(shí)證明，較為明確的、進(jìn)一步探討這些問(wèn)題的時(shí)機(jī)已然成熟。雖然如此，本文的目的并不在于提出一套具體、明確而放之四海皆準(zhǔn)的操作程序，而僅在于對(duì)非國(guó)有企業(yè)檔案管理的原則和體制作一番同當(dāng)下現(xiàn)實(shí)環(huán)境相契合的思考。

二、非國(guó)有企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則

談及“原則”，不能不提及我國(guó)檔案工作的基本原則。1987年9月5日公布的《中華人民共和國(guó)檔案法)規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用?！边@是用國(guó)家法律形式確定下來(lái)的我國(guó)檔案工作基本原則，是指導(dǎo)全國(guó)檔案工作的科學(xué)準(zhǔn)則。既然如此，為什么在這里還要談‘非國(guó)有企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則”？

筆者的本意是，前者的表述側(cè)重于宏觀層面，而這里談的“非國(guó)有企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則”則更傾向于微觀視野。但是，不僅僅如此，更重要的在于1987年《檔案法》公布時(shí)所處的時(shí)代背景，即當(dāng)時(shí)非國(guó)有企業(yè)無(wú)論從數(shù)量還是質(zhì)量上在國(guó)民經(jīng)濟(jì)體系中還僅僅處于“補(bǔ)充”的地位，質(zhì)言之，國(guó)有企業(yè)大一統(tǒng)的局面并沒(méi)有被撼動(dòng)。因此，“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”這樣的宏觀原則更多是對(duì)國(guó)有企業(yè)而言，其著眼點(diǎn)也不可能超越當(dāng)時(shí)的社會(huì)現(xiàn)實(shí)。然而，當(dāng)從產(chǎn)權(quán)到制度都與從前的國(guó)有企業(yè)迥異的非國(guó)有企業(yè)發(fā)展到今天成為一股不可忽視的力量時(shí)，我們顯然不宜再將原來(lái)的宏觀原則作過(guò)于教條和機(jī)械化的理解。因此，今天從微觀層面上提出“非國(guó)有企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則”，可以說(shuō)是改革深入發(fā)展的內(nèi)在要求。這與其說(shuō)是一種變革，毋寧說(shuō)是一種發(fā)展、完善。

1、效益性原則

企業(yè)是以盈利為根本目的，從這個(gè)意義上說(shuō)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的企業(yè)首要遵循的是效益原則。企業(yè)檔案管理講求效益性從根本上說(shuō)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的客觀要求和體現(xiàn)。

所謂效益，一是指管理成本最小，二是指收效最大。最合理、最富效益的管理模式，就是要在這一小一大間尋求一個(gè)最佳的平衡點(diǎn)。

效益性原則的貫徹過(guò)程，本身就是一個(gè)沖出偏見(jiàn)的過(guò)程一個(gè)審視成法的過(guò)程。如果能以國(guó)外企業(yè)的管理方式為鑒，那么日本的經(jīng)驗(yàn)讓人不無(wú)啟迪。日本實(shí)行的是政府主導(dǎo)下的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，既有別于英美式的自由市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，也有別于西、北歐的社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。日本民間企業(yè)在對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行決策時(shí)，一定要對(duì)投入資本額及預(yù)期收到的效果進(jìn)行比較研宄。在實(shí)施“設(shè)置完備的檔案管理體制”時(shí)，日本的民間企業(yè)總希望獲取大大超過(guò)投入的成效。事實(shí)上，他們?cè)趯?shí)踐中很少走集中統(tǒng)一保管的道路，而是分散管理。民間企業(yè)按各自獨(dú)立的意志決策的管理方式，是日本社會(huì)適應(yīng)現(xiàn)代化進(jìn)程的一種制度選擇。

如果放到整個(gè)國(guó)家和社會(huì)的視野來(lái)考慮，效益性原則最終還涉及到非國(guó)有企業(yè)檔案管理的外部體制問(wèn)題。在此背景之下，筆者愿意引入一個(gè)理論的參照系，即喬治。索羅斯在《開(kāi)放社會(huì)：改革全球資本主義》—書(shū)中提出的關(guān)于一個(gè)開(kāi)放社會(huì)的“基層化原則”。根據(jù)基層化原則，凡是由民間組織可以完成的事情不應(yīng)該由政府來(lái)完成，凡是由個(gè)人或家庭可以完成的事情不應(yīng)該由政府或民間組織來(lái)完成，其優(yōu)越性正在于個(gè)人、民間以及其他基層單位能夠?qū)Q策和管理的合理性提升到最大限度，因?yàn)樗鼈兙邆涓鼮槌浞值娜肆?、物力、?dòng)力以及知情程度來(lái)解決各自的問(wèn)題。在這一思路下，除去企業(yè)和員工本身，各種官方色彩相對(duì)淡出的檔案中介機(jī)構(gòu)、各種行業(yè)協(xié)會(huì)和檔案工作者協(xié)會(huì)將有所作為。關(guān)于這一體制問(wèn)題，在后文還將進(jìn)一步談及。

2、自主性原則

顧名思義，所謂自主性原則，即是由企業(yè)自身作為檔案管理的主體，企業(yè)檔案具體的收集、整理、保管、利用、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員安排等由企業(yè)自己決定。筆者以為，這是由我國(guó)現(xiàn)行法律法規(guī)推導(dǎo)出的必然結(jié)論。

按照《中華人民共和國(guó)私營(yíng)企業(yè)暫行條例》的規(guī)定：私營(yíng)企業(yè)的資產(chǎn)屬于私人所有。”照此精神，非國(guó)有企業(yè)的檔案作為特殊財(cái)產(chǎn)，同其資產(chǎn)一樣也應(yīng)該屬于資產(chǎn)的所有者擁有。道理不難理解，私營(yíng)企業(yè)是以生產(chǎn)資料私有制為基礎(chǔ)的，而私營(yíng)企業(yè)檔案是私營(yíng)企業(yè)在從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的歷史記錄，它不是獨(dú)立產(chǎn)生的，是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的伴生物。而把這個(gè)結(jié)論一般地推廣到整個(gè)非國(guó)有企業(yè)范疇，我們就完全可以說(shuō)，產(chǎn)權(quán)制度的多樣性決定了檔案所有制的多樣性，企業(yè)產(chǎn)權(quán)歸誰(shuí)所有，企業(yè)檔案也歸誰(shuí)所有。從法理上講，此結(jié)論適用于《民法通則》關(guān)于財(cái)產(chǎn)權(quán)的一般規(guī)定。因此，非國(guó)有企業(yè)的所有者毫無(wú)疑問(wèn)地享有其所有權(quán)、占有權(quán)、收益權(quán)和處分權(quán)，當(dāng)然也包括檔案的管理權(quán)和很大程度上的處分權(quán)。

由此，曾有報(bào)章提到過(guò)的由檔案行政機(jī)關(guān)動(dòng)員幫助非國(guó)有企業(yè)建檔的說(shuō)法其實(shí)大有可斟酌之處。有求必應(yīng)的“幫助”當(dāng)在情理之中，越俎代庖的“動(dòng)員”卻是師出無(wú)名。

然而，為什么上文只提到“很大程度上的處分權(quán)”呢？這是因?yàn)闄n案作為企業(yè)活動(dòng)的沉淀，同一般企業(yè)行為一樣，也在一定條件上具有經(jīng)濟(jì)學(xué)上講的“外部性”一比如對(duì)檔案的第二價(jià)值的考慮，對(duì)國(guó)家安全的考慮。因此，《檔案法》第十六條有如下規(guī)定：集體所有和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的，或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對(duì)于保管條件惡劣或其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案產(chǎn)生嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的，國(guó)家檔案行政部門(mén)有權(quán)采取代為保管等確保完整和安全的措施，必要時(shí)，可以收購(gòu)或者征購(gòu)。”一盡管有些問(wèn)題有待在立法上進(jìn)一步明確（這在后文的體制部分將會(huì)談及）一卻不妨礙我們作如下結(jié)論：非國(guó)有企業(yè)檔案管理的自主必然也是法律框架下的自主。

在此有必要再次提及上文提到的“基層化原則”。根據(jù)索羅斯的解釋，基層化的含義是，由于難以確定什么是公共利益，因此決策必須在盡可能低的層面上作出，層次越低，因大一統(tǒng)決策帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)也越小，而管理成本也越小，效率卻高。@這里講的基層化原則不僅僅適用于政府系統(tǒng)，而且也適用于經(jīng)濟(jì)、文化和其他領(lǐng)域?qū)n案管理而言，非國(guó)有企業(yè)的自主管理正是這一原則的集中體現(xiàn)。道理很簡(jiǎn)單由于權(quán)力過(guò)分集中的管理模式對(duì)管理對(duì)象而言往往具有一損倶損的風(fēng)險(xiǎn)性；而另一方面，過(guò)度的垂直控制將動(dòng)用極大的資源，降低國(guó)家行政的效率。這樣，既不可能降低高度集權(quán)的管理成本和風(fēng)險(xiǎn)，相反還掣肘了基層單位的效率和靈活性。在不可能對(duì)每一個(gè)企業(yè)的運(yùn)作情況和檔案信息進(jìn)行細(xì)細(xì)甄別的情況下，非國(guó)有企業(yè)檔案的自主管理理所當(dāng)然是明智之舉。

3、靈活性原則

所謂靈活性原則，筆者以為至少包含三層意思。其一便是管理方式的靈活。方式由環(huán)境決定，非國(guó)有企業(yè)成千上萬(wàn)，情況各不相同。各企業(yè)規(guī)模不同，具體軟硬件環(huán)境也不同，管理檔案的方式也就不盡相同。哲學(xué)有一個(gè)重要觀點(diǎn)，即任何真理都有其適用條件和適用范圍。抽象地談某一種檔案管理的具體模式的優(yōu)劣并不能給實(shí)踐帶來(lái)多少指導(dǎo)意義。試想，如果面對(duì)的是一個(gè)小企業(yè)，本身產(chǎn)生檔案不多，卻要求其照搬傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)的檔案管理模式，專門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)和專職的檔案人員一應(yīng)倶全，集中統(tǒng)一，層層控制，按時(shí)移交，定時(shí)鑒定，從理論上看好則好矣，卻未免可笑。推而言之，企業(yè)不僅有規(guī)模的不同，更有行業(yè)特點(diǎn)的差異，其管理方式或分散，或集中，不必強(qiáng)求一律，但求得當(dāng)。

靈活性原則的第二層意思，指的是保管地點(diǎn)的靈活。保管地點(diǎn)的選擇離不開(kāi)軟硬件具體條件的制約。檔案到底放在哪兒，首先要看的是條件，其次看的是成本。近年來(lái)流行講跟國(guó)際接軌，檔案界亦不免披歐風(fēng)，沐美雨，甚至言必稱“托管機(jī)構(gòu)”“文件中心”。但如果立足于具體條件思量，我們當(dāng)說(shuō)，外來(lái)的文件中心固然有新潮之意，自家的“敝帚自珍”未必就應(yīng)該鄙夷。甚至傳統(tǒng)的檔案館室固然是以堂堂之陣，樹(shù)正正之旗，但又何妨辦公室保險(xiǎn)柜的方寸之間能夠以簡(jiǎn)約求便利，以平拙攝神奇？

管理對(duì)象的多元要求具體管理手段的多元，這是靈活性的第三層含義?？萍紙D紙、文書(shū)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事資料、信用憑證、技術(shù)成果，諸如此類，林林總總，不一而足，要的就是個(gè)區(qū)別對(duì)待，量體裁衣。而檔案不同載體的出現(xiàn)，更是無(wú)時(shí)無(wú)刻不在呼喚著管理手段的靈活與創(chuàng)新，呼喚著管理的手段既有彈性又統(tǒng)攝自如。

據(jù)日本檔案學(xué)者大谷明史介紹，“日本企業(yè)的檔案管理體制除少數(shù)外，一般都不是集中統(tǒng)一保管型，而是分散管理型?！M管整個(gè)企業(yè)沒(méi)有形成集中統(tǒng)一保管檔案的管理體制，但企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，都能依據(jù)各部門(mén)妥善保管的檔案正常開(kāi)展工作。如果將此當(dāng)作對(duì)集中統(tǒng)一保管模式的非議自然不免迂腐，但如果把這看成是對(duì)企業(yè)檔案管理靈活性和多樣化趨勢(shì)的注腳，筆者則加以認(rèn)同。

歸納、提煉和抽象有時(shí)是一把雙刃劍，在條縷分析的同時(shí)不免產(chǎn)生某種人為意義上的割裂。效益性原則、自主性原則和靈活性原則，雖然是在不同角度和不同層面上作出的分析和強(qiáng)調(diào)，然而并不能掩蓋其中意蘊(yùn)的重疊與交叉。筆者以為，無(wú)論是對(duì)國(guó)家社會(huì)來(lái)講，還是于單個(gè)企業(yè)而言，效益性原則是其根本。從某種程度上說(shuō)，效益性原則是因，自主性原則和靈活性原則是果；效益性原則是里，自主性原則和靈活性原則是表。后兩者是前者的客觀要求。所謂開(kāi)放社會(huì)的基層化原則則可視為三者總的參照系。這就是效益性、自主性和靈活性三大原則的辨證關(guān)系。

三、非國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的外部體制

所謂非國(guó)有企業(yè)檔案管理的外部體制，指的是一個(gè)國(guó)家之內(nèi)管理全部非國(guó)有企業(yè)檔案和檔案工作的方式和組織制度。它與單個(gè)企業(yè)檔案的內(nèi)部管理模式相對(duì)，在外延上包括各類與非國(guó)有企業(yè)檔案有關(guān)的機(jī)構(gòu)的設(shè)置、隸屬關(guān)系、職權(quán)關(guān)系等，更明確一點(diǎn)說(shuō)，指的是檔案行政管理部門(mén)、企業(yè)以及其他機(jī)構(gòu)和組織之間的關(guān)系問(wèn)題。事實(shí)證明，非國(guó)有企業(yè)內(nèi)部檔案管理模式的選擇和運(yùn)行，在很大程度上受制于外部的檔案管理體制。

筆者以為，今天的非國(guó)有企業(yè)檔案管理體制，應(yīng)當(dāng)是：以自主管理為基礎(chǔ)，以法律監(jiān)控為框架，以民間檔案組織為后盾，集中管理與分散管理相結(jié)合。

對(duì)民間性質(zhì)的檔案組織應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)。

可以說(shuō)，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步確立，以往在政治、經(jīng)濟(jì)、文化諸領(lǐng)域推行的中央集權(quán)制結(jié)構(gòu)開(kāi)始松動(dòng)，國(guó)家與社會(huì)的界分開(kāi)始顯現(xiàn)，國(guó)家對(duì)社會(huì)資源的控制減弱，公民自主性得到提升，各種民間性質(zhì)的組織或曰非政府組織（NGO)的興起于是成為必然。這樣的社會(huì)中介組織是個(gè)人、團(tuán)體（企業(yè)、行業(yè)）自由和權(quán)利的基礎(chǔ)，是國(guó)家與社會(huì)、團(tuán)體、個(gè)人間的聯(lián)系中介和溝通管道，是維持社會(huì)穩(wěn)定的“穩(wěn)壓器”。

篇2

[關(guān)鍵詞] 項(xiàng)目檔案；全程管理；固定資產(chǎn)投資

[作者簡(jiǎn)介] 徐禮祥，中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資對(duì)于促進(jìn)我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)，確保生產(chǎn)能力，提高生產(chǎn)技術(shù)具有重要作用。近年來(lái)我國(guó)加大了對(duì)固定資產(chǎn)項(xiàng)目的投資，伴隨著固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的建設(shè)，產(chǎn)生了大量的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（下稱項(xiàng)目檔案），項(xiàng)目檔案具有數(shù)量大、種類繁、載體多、內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)。由于項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的原始記錄和真實(shí)反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國(guó)家對(duì)項(xiàng)目檔案管理要求越來(lái)越嚴(yán)格，要求在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，沒(méi)有經(jīng)過(guò)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不合格不能進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，給項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

項(xiàng)目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的重要組成部分，所以項(xiàng)目檔案管理既涉及到項(xiàng)目建設(shè)人員也涉及到檔案工作人員。目前項(xiàng)目檔案管理分工中項(xiàng)目建設(shè)人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的形成，而檔案工作人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項(xiàng)目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項(xiàng)目檔案形成前項(xiàng)目文件的控制，同時(shí)由于項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理工作的專業(yè)素質(zhì)和對(duì)項(xiàng)目檔案管理不夠重視，很難保證項(xiàng)目檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。在項(xiàng)目檔案管理中運(yùn)用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個(gè)項(xiàng)目管理的生命周期，對(duì)于提高項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量具有重要作用。

一、實(shí)施項(xiàng)目檔案全程管理原則的意義

項(xiàng)目檔案全程管理原則要求在項(xiàng)目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)”把檔案管理要求納入項(xiàng)目計(jì)劃中，對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)全程有效控制。項(xiàng)目建設(shè)初期檔案工作人員積極參與項(xiàng)目管理，提出檔案管理要求；項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中全程跟蹤，檢查指導(dǎo)項(xiàng)目文件資料管理工作；項(xiàng)目竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，進(jìn)行檔案初檢，為項(xiàng)目檔案驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)；對(duì)歸檔后的項(xiàng)目檔案實(shí)行科學(xué)管理和利用。

（一）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量

項(xiàng)目建設(shè)人員往往只注重項(xiàng)目建設(shè)本身，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中附帶產(chǎn)生的文件資料沒(méi)有足夠重視。同時(shí)，由于項(xiàng)目建設(shè)人員文件資料和檔案保管意識(shí)薄弱，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)形成項(xiàng)目文件資料的格式、版本、載體沒(méi)有嚴(yán)格的要求，導(dǎo)致歸檔項(xiàng)目文件質(zhì)量較低。如大量歸檔項(xiàng)目文件為復(fù)印件，項(xiàng)目文件內(nèi)容由鉛筆書(shū)寫(xiě)，歸檔項(xiàng)目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項(xiàng)目文件形成前，對(duì)項(xiàng)目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項(xiàng)目文件歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目檔案存在的問(wèn)題，實(shí)行事后補(bǔ)救措施。所以，項(xiàng)目檔案實(shí)行全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量。

（二）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案歸檔完整性

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工投產(chǎn)等階段，在每個(gè)階段中產(chǎn)生的重要項(xiàng)目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)周期一般較長(zhǎng)，短則2～3年，長(zhǎng)則5～6年。這些特點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目檔案完整性要求提出了重要挑戰(zhàn)，如果僅僅通過(guò)被動(dòng)地接收歸檔項(xiàng)目文件，而不實(shí)行全程管理原則，融入整個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程中，很難做到項(xiàng)目檔案管理完整和齊套。通過(guò)全程管理原則，檔案工作人員明確每個(gè)階段需歸檔的項(xiàng)目文件材料，并向項(xiàng)目管理人員提出要求，注重平時(shí)積累，有計(jì)劃地收集項(xiàng)目文件，避免在項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收時(shí)臨時(shí)收集各階段需歸檔的項(xiàng)目文件。

（三）全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理規(guī)范性

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中涉及到項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位，每個(gè)單位對(duì)項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理的要求和規(guī)范存在不一致，這就導(dǎo)致同一個(gè)項(xiàng)目中形成的項(xiàng)目檔案形態(tài)存在很大差異，沒(méi)有統(tǒng)一的模板和標(biāo)準(zhǔn)。解決項(xiàng)目檔案規(guī)范性問(wèn)題只有通過(guò)項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門(mén)全程參與項(xiàng)目管理，與設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位溝通協(xié)調(diào)，制定本項(xiàng)目統(tǒng)一的項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案管理規(guī)范。并在項(xiàng)目建設(shè)工程中全程的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)各單位對(duì)規(guī)范的執(zhí)行，嚴(yán)格按照規(guī)范實(shí)行項(xiàng)目文件管理和項(xiàng)目檔案管理，提高項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性。

（四）全程管理原則有利于促進(jìn)項(xiàng)目檔案的開(kāi)發(fā)利用

項(xiàng)目檔案管理實(shí)行全程管理原則，檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始參加項(xiàng)目管理，并通過(guò)檔案管理制度的宣傳、貫徹、監(jiān)督、執(zhí)行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質(zhì)量和完整性，更有利于提高整個(gè)項(xiàng)目組的檔案意識(shí)。項(xiàng)目組檔案意識(shí)的提高，對(duì)項(xiàng)目檔案價(jià)值有了充分的了解，有利于項(xiàng)目建設(shè)中和項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目組查詢利用項(xiàng)目檔案，發(fā)揮項(xiàng)目檔案應(yīng)有的價(jià)值。檔案工作人員缺乏固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)的專業(yè)知識(shí)，制約了項(xiàng)目檔案的提供利用和檔案信息開(kāi)發(fā)，檔案人員全程參與項(xiàng)目建設(shè)，熟悉項(xiàng)目管理專業(yè)意識(shí)，有利于檔案工作人員主動(dòng)提供檔案查詢服務(wù)，有利于檔案工作人員對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。

二、全程管理原則在項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用

全程管理原則有利于提高項(xiàng)目檔案管理水平，但全程管理是一項(xiàng)原則，在項(xiàng)目檔案管理中的具體應(yīng)用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認(rèn)為，可以通過(guò)前端控制、合同管理、制度建設(shè)和人才培養(yǎng)來(lái)貫徹執(zhí)行全程管理原則。

（一）通過(guò)前端控制貫徹全程管理原則

檔案工作人員一般不參與項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、評(píng)估、可行性研究和上報(bào)審批等前期工作，在項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理人員也沒(méi)有介入。檔案部門(mén)往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導(dǎo)致有些項(xiàng)目檔案沒(méi)有及時(shí)得到檔案部門(mén)指導(dǎo)，難以達(dá)到規(guī)范要求。全程管理原則要求項(xiàng)目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，必須加強(qiáng)前端控制，從項(xiàng)目文件材料形成的源頭進(jìn)行控制。檔案工作人員從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始就參與其中，制定項(xiàng)目檔案管理制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。在項(xiàng)目開(kāi)工之前，組織相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增加項(xiàng)目建設(shè)人員檔案管理意識(shí)和檔案管理業(yè)務(wù)能力。

（二）通過(guò)合同管理貫徹全程管理原則

通過(guò)合同約束參建單位項(xiàng)目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發(fā)展趨勢(shì)。《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門(mén)條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任?！睂㈨?xiàng)目檔案納入合同中進(jìn)行管理，與項(xiàng)目參建單位簽訂合同時(shí)，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質(zhì)量和歸檔時(shí)間，明確各方責(zé)任，必要時(shí)建立檔案質(zhì)押金制度。建設(shè)單位要充分發(fā)揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。

（三）通過(guò)檔案管理制度建設(shè)貫徹全程管理原則

項(xiàng)目檔案管理制度對(duì)于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過(guò)項(xiàng)目檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，把項(xiàng)目檔案管理意識(shí)融入到項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段和每個(gè)項(xiàng)目建設(shè)人員的思想中，在項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中，就會(huì)主動(dòng)按照要求進(jìn)行檔案管理工作。

有的單位沒(méi)有項(xiàng)目檔案管理制度，或者只有項(xiàng)目檔案管理制度，而沒(méi)有落實(shí)到具體的項(xiàng)目檔案管理活動(dòng)中。相關(guān)單位需要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)章制度建立本單位的項(xiàng)目檔案管理制度。同時(shí)，針對(duì)不同的項(xiàng)目，根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，制定符合本項(xiàng)目檔案管理實(shí)際情況的項(xiàng)目檔案管理辦法，明確本項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍、歸檔計(jì)劃和歸檔質(zhì)量，約束項(xiàng)目參建單位和項(xiàng)目建設(shè)人員。項(xiàng)目檔案管理制度的建設(shè)，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項(xiàng)目檔案管理制度的執(zhí)行，檔案工作人員在項(xiàng)目檔案管理制度執(zhí)行中，具有模范帶頭作用，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理制度的宣傳落實(shí)工作，并監(jiān)督制度的貫徹執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案全程管理原則。

（四）通過(guò)檔案人才建設(shè)貫徹全程管理原則

項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員希望管理好項(xiàng)目檔案，但由于缺乏土建、設(shè)備、工藝、監(jiān)理等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，往往只能被動(dòng)接收項(xiàng)目檔案，對(duì)所接收的項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的整理。而項(xiàng)目建設(shè)人員缺乏檔案管理意識(shí)和檔案管理的專業(yè)知識(shí)，不能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件資料歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。通過(guò)在項(xiàng)目建設(shè)人員中任命兼職檔案員，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)能力，有助于項(xiàng)目檔案歸檔前管理，確保了項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)兼職檔案員可以彌補(bǔ)專職檔案工作人員對(duì)項(xiàng)目專業(yè)知識(shí)的缺乏。兼職檔案員偏重于項(xiàng)目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項(xiàng)目檔案歸檔后的管理工作，通過(guò)專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協(xié)作，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案全程管理原則，提高檔案的準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性。

三、結(jié) 語(yǔ)

檔案管理是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，是建設(shè)項(xiàng)目的重要內(nèi)容。一個(gè)項(xiàng)目建成后留下兩個(gè)有形的東西，一個(gè)是工程實(shí)體，另一個(gè)就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個(gè)有機(jī)整體。通過(guò)全程管理原則，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，有利于提高項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，有利于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目通過(guò)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，有利于項(xiàng)目檔案的開(kāi)發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的真正價(jià)值。

[參考文獻(xiàn)]

[1]李亞娥.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理策略[J]. 機(jī)電兵船檔案 ，2011，（1）.

[2]周艷.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量控制策略[J].機(jī)電兵船檔案，2007，（1）.

[3]王婭.高校基建項(xiàng)目檔案全程管理模式研究[J].蘭臺(tái)世界，2012，（14）.

[4]侯偉霞.淺析固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的管理[J].中國(guó)管理信息化，2012，（13）.

[5]丁杰.企業(yè)技改項(xiàng)目檔案工作“全過(guò)程”管理的有益探索[J].檔案與建設(shè)，2010，（1）.

[6]劉曉玲.企業(yè)技改項(xiàng)目檔案管理工作探討[J]. 機(jī)械管理開(kāi)發(fā)，2012，（4）.

[7]姜紅 .技改項(xiàng)目檔案控制管理模式的探索與實(shí)踐[J].四川檔案，2012，（3）.

[8]邢曉援.固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案的收集與管理[J]. 機(jī)電兵船檔案，2011，（2）.

[9]石霞.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的管理[J].廣播電視信息，2011，（6）.

[10]石麗.論固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的管理[J].機(jī)電兵船檔案，2010，（3）.

篇3

輸電施工、運(yùn)檢與維護(hù)工程是電力企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的必要部分，輸電工程項(xiàng)目檔案是工程立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等整個(gè)工程的原始記錄，是工程進(jìn)度與質(zhì)量是否與合同一致、是否達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及工程運(yùn)行、改造和維修的法律憑證，是工程建設(shè)交付使用的必備資料。輸電施工、運(yùn)檢與維護(hù)工程具有實(shí)時(shí)性，打破了傳統(tǒng)檔案的特性范疇，不僅反映輸電工程施工質(zhì)量和水平，還能體現(xiàn)工程管理水平，是企業(yè)發(fā)展過(guò)程的真實(shí)記錄與歷史見(jiàn)證，對(duì)于輸電企業(yè)的決策和管理以及生產(chǎn)的安全性有重要參考價(jià)值，特別是對(duì)于項(xiàng)目的合法性和隱蔽工程的維護(hù)與完善，檔案的作用與地位是十分顯著的。踐行輸電檔案管理，檔案管理制度尚需繼續(xù)健全與完善[4]81，檔案管理尚需規(guī)范，檔案保管條件與電子化程度有待改善與提高，檔案管理人員的綜合素質(zhì)與學(xué)習(xí)能力尚需不間斷地通過(guò)各種方式培訓(xùn)加強(qiáng)[5]19。信息化人才缺乏是輸電工程檔案管理普遍存在的問(wèn)題，是檔案信息化的障礙。如何利用檔案信息，輔助工程項(xiàng)目的控制和管理，提高工程項(xiàng)目的管理效率，提高預(yù)測(cè)控制風(fēng)險(xiǎn)的能力，保證工程質(zhì)量及降低工程成本是時(shí)下輸電工程檔案管理更高的標(biāo)準(zhǔn)與目標(biāo)。

二、輸電工程檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

信息技術(shù)為電力檔案管理的規(guī)范化、電子化提供技術(shù)支持，如何將信息技術(shù)應(yīng)用到電力企業(yè)的檔案管理中，已成為重要的科研課題[6]39。計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用對(duì)工程項(xiàng)目檔案資料的科學(xué)利用及步入數(shù)字信息化管理起到了重要作用。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)共享的系統(tǒng)工程，是系統(tǒng)建立數(shù)字檔案的契機(jī)，是輸電工程檔案管理系統(tǒng)性提高的前提，是完善電力工程檔案的有利條件。信息資源的系統(tǒng)化管理納入檔案管理，擴(kuò)大檔案管理范圍與功能。電力企業(yè)信息化水平和電力企業(yè)正努力實(shí)施的以信息化帶動(dòng)管理，以管理促進(jìn)信息化的管理模式，是提升輸電工程檔案管理功能的機(jī)遇，是保障檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，提高利用率的必要條件。輸電工程檔案具有一定的專業(yè)性，源于輸電工程檔案的構(gòu)建體系，不同行業(yè)、部門(mén)、專業(yè)建立工程檔案的出發(fā)點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)存在一定的差異，使得接收工作復(fù)雜，極易造成資料的散失，資料難免有遺漏，準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性不易達(dá)到規(guī)范要求[7]78。輸電工程檔案管理的規(guī)范化、電子化、數(shù)字化是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)[8]27，輸電工程施工企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，給企業(yè)與社會(huì)帶來(lái)諸多便利的同時(shí)，檔案信息保密問(wèn)題所存在的安全隱患[9]147，也是我們必須面對(duì)的挑戰(zhàn)，云計(jì)算服務(wù)平臺(tái)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全方面具有無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，可有效地解決數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)等問(wèn)題[10]76。

三、輸電工程檔案管理的組卷原則

案卷是具有“關(guān)聯(lián)”的文件組合而成的檔案保管單位。來(lái)源原則是檔案的分類單元，來(lái)源原則在檔案檢索中具有重要作用，來(lái)源原則是檔案整理的基本原則。來(lái)源原則可以有效地恢復(fù)已被破壞和被分散在不同卷宗中檔案的順序。尊重全宗原則是來(lái)源原則產(chǎn)生的標(biāo)志。檔案管理原則在實(shí)踐中不斷演繹與發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使單一來(lái)源原則再次受到?jīng)_擊，突破了實(shí)體機(jī)關(guān)與案卷唯一對(duì)應(yīng)的傳統(tǒng)模式，現(xiàn)代機(jī)構(gòu)的頻繁變動(dòng)也使按照機(jī)構(gòu)來(lái)源劃分全宗面臨新的挑戰(zhàn)，新來(lái)源觀應(yīng)運(yùn)而生，受到業(yè)界的關(guān)注。自由來(lái)源為來(lái)源共同性基礎(chǔ)上的事由共同性，對(duì)專門(mén)檔案整理具有指導(dǎo)意義。來(lái)源原則的實(shí)質(zhì)是事由原則，事由原則是專門(mén)檔案的整理原則[11]25。事由聯(lián)系沒(méi)有客觀的界限，是檔案形成過(guò)程中事由類同性所具有的聯(lián)系。廣義來(lái)源聯(lián)系與狹義事由聯(lián)系從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)統(tǒng)一于“有機(jī)聯(lián)系”[12]84，廣義來(lái)源聯(lián)系是電子文件時(shí)代“新來(lái)源觀”的產(chǎn)物。檔案整理的本質(zhì)是為了保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于更好地保管與利用。有機(jī)聯(lián)系并不只有來(lái)源聯(lián)系，最緊密的聯(lián)系也并不只是來(lái)源聯(lián)系，在尊重檔案形成規(guī)律的前提下，任何有機(jī)聯(lián)系都可成為檔案的分類原則。來(lái)源原則與事由原則都有各自獨(dú)立的適用范圍，踐行來(lái)源聯(lián)系進(jìn)行組卷，割裂了輸電建設(shè)項(xiàng)目檔案與其建設(shè)過(guò)程之間的聯(lián)系，應(yīng)以有機(jī)聯(lián)系在整個(gè)檔案集合中最為明顯的原則為依據(jù)。輸電建設(shè)項(xiàng)目按照項(xiàng)目來(lái)組成一個(gè)案卷，是最簡(jiǎn)便也是最理想的，當(dāng)某一項(xiàng)目形成的科技文件超過(guò)案卷組合度時(shí)，如何將同一項(xiàng)目的檔案材料整理成多個(gè)案卷，需要參考建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)。輸電建設(shè)項(xiàng)目按階段組卷形成的檔案有更深層的聯(lián)系，但它不是項(xiàng)目檔案案卷組織的統(tǒng)一模式，最緊密的有機(jī)聯(lián)系是指導(dǎo)組卷方式的正確理念。借鑒檔案管理原則，不糾結(jié)、不拘泥于各種原則的紛爭(zhēng)之中，結(jié)合輸電檔案的特點(diǎn)組卷、建檔，充分運(yùn)用來(lái)源聯(lián)系和事由聯(lián)系，編制多維聯(lián)系的實(shí)用性、安全性輸電檔案是最科學(xué)的。明確了組卷原則，建檔過(guò)程要注意區(qū)分不同的工程項(xiàng)目及項(xiàng)目階段，工程檔案收集和整理要與建設(shè)進(jìn)程同步，統(tǒng)一歸檔要求，明確歸檔文件材料內(nèi)容，在工程竣工階段，建設(shè)單位要對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位移交的文件材料進(jìn)行鑒定，提出移交的時(shí)限和質(zhì)量要求。在施工過(guò)程中，定期檢查施工現(xiàn)場(chǎng)，收集施工照片記錄，列為電子版資料歸檔。

四、輸電工程檔案管理的正確思路與具體措施

面對(duì)輸電工程檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何更好地解決其存在的問(wèn)題？尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)特性，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則，觀念的改變是當(dāng)代輸電工程檔案管理的核心前提，建立完善的管理體系，保持各建設(shè)單位與運(yùn)營(yíng)、維護(hù)單位的有效溝通是輸電工程檔案管理的保障，健全的檔案管理制度是檔案安全與充分發(fā)揮其作用的必要條件，而強(qiáng)化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，強(qiáng)調(diào)檔案管理的及時(shí)性是加快檔案建設(shè)步伐的正確思路，利用現(xiàn)代化的管理工具，不斷踐行檔案管理的電子化、數(shù)字化，向前看，把握未來(lái)每一個(gè)輸電工程項(xiàng)目文件資料的完整性是行之有效的方法。什么樣的指導(dǎo)思想能更好發(fā)揮輸電工程檔案管理的功能?踐行輸電工程檔案管理，樹(shù)立檔案管理為利用服務(wù)的效益理念，向管理要效益；樹(shù)立技術(shù)為需求服務(wù)的科技理念，加強(qiáng)信息軟件系統(tǒng)升級(jí)及管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理模式與管理思想與時(shí)俱進(jìn)；樹(shù)立系統(tǒng)工程的整體理念，把系統(tǒng)工程的整體理念和綜合性技術(shù)人才培養(yǎng)貫穿于檔案建設(shè)的全過(guò)程；夯實(shí)輸電工程檔案管理的根基，輸電工程檔案的功能將彰顯廣達(dá)。有了正確的理念，有了開(kāi)啟輸電工程檔案建設(shè)和運(yùn)行之門(mén)的人才，如何正確使用檔案管理工具，加快檔案建設(shè)步伐？在符合國(guó)家相關(guān)法規(guī)和企業(yè)檔案管理要求的前提下，強(qiáng)化檔案管理制度的嚴(yán)肅性、權(quán)威性及公正性，制定適應(yīng)輸電工程施工企業(yè)特點(diǎn)的具有較強(qiáng)可操作性的規(guī)章制度，在規(guī)章制度允許的范圍內(nèi)，不斷完善檔案的規(guī)范化管理；加強(qiáng)檔案的收集、整理工作；強(qiáng)化教育和培訓(xùn)；推進(jìn)電子文檔的積累、保管與利用，遵循“利用為本、常用為上”的思路，同步建設(shè)檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，適應(yīng)電子文件歸檔的發(fā)展趨勢(shì)。電子文件帶來(lái)的挑戰(zhàn)要求檔案管理工作進(jìn)行根本性的質(zhì)變，我國(guó)當(dāng)前實(shí)行的雙套制歸檔策略時(shí)間越長(zhǎng)，越不利于電子文件管理工作的與時(shí)俱進(jìn)[13]41。實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案管理一步到規(guī)范化、電子化的跳躍，必將面臨一定的險(xiǎn)灘與溝壑，然而跳躍的結(jié)果，會(huì)使我們的電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、維護(hù)、運(yùn)營(yíng)、管理的一體化，電力檔案管理的功能有質(zhì)的突破，成為企業(yè)的樞紐、企業(yè)的技術(shù)與成本信息與控制平臺(tái)。有了平臺(tái)，有了機(jī)遇，輸電工程項(xiàng)目檔案管理如何能舞出精彩篇章？歷史是鏡子，實(shí)踐是真理，適應(yīng)變革，完善標(biāo)準(zhǔn)，與時(shí)俱進(jìn)是必由之路。綜觀歷史，傳統(tǒng)的檔案管理原理面對(duì)專門(mén)檔案與文書(shū)檔案整理原則的巨大差異，在不斷適應(yīng)變革的環(huán)境中得以完善和發(fā)展，“主體全宗”、“客體全宗”的提出，就是對(duì)“來(lái)源聯(lián)系”和“事由聯(lián)系”的充分運(yùn)用。文件連續(xù)體理論在認(rèn)識(shí)文件運(yùn)動(dòng)的線性、階段性、整體性的基礎(chǔ)上，研究了文件運(yùn)動(dòng)的非線性、橫向性、回流性、跳躍性等異?，F(xiàn)象，盡管文件運(yùn)動(dòng)理論在實(shí)踐的指導(dǎo)性方面有一定的局限性，但這些理論的發(fā)展對(duì)增強(qiáng)我們的信念，把握踐行工作的方向有著重要意義。應(yīng)對(duì)變革，我們正積極行動(dòng)，多維聯(lián)系體系的建立，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的不斷出臺(tái)，使我們能夠感知領(lǐng)導(dǎo)的決心與魄力。要克服由于時(shí)間跨度造成的信息的缺失及不準(zhǔn)確等問(wèn)題，提高檔案管理工作者的技能勢(shì)在必行，掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還需具備檔案管技理能，熟悉檔案管理知識(shí)的同時(shí)，還要熟悉國(guó)家及行業(yè)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定。與此同時(shí)，電網(wǎng)專業(yè)的檔案員培訓(xùn)應(yīng)常抓不懈，常年實(shí)施培訓(xùn)以適應(yīng)檔案管理發(fā)展的需求，提高檔案管理水平。踐行輸電工程管理，必須重視現(xiàn)場(chǎng)施工檢查與指導(dǎo)工作的時(shí)效性，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案正確地記錄工程施工過(guò)程與結(jié)果，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案的全面性與準(zhǔn)確性、及時(shí)性。踐行輸電工程檔案管理，管理者要熟悉項(xiàng)目施工文檔所包含內(nèi)容，為確保施工材料的齊全和真實(shí)性，應(yīng)堅(jiān)持時(shí)實(shí)構(gòu)成的原則，堅(jiān)持事前控制、事中控制、事后把關(guān)驗(yàn)收的程序。具體文件收集按施工資料的形成順序分類，可行性研究階段的文檔、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔、物資供應(yīng)文檔、項(xiàng)目施工文檔、項(xiàng)目監(jiān)理文檔等，由相關(guān)機(jī)構(gòu)分別構(gòu)成與匯聚，施工資料的組卷應(yīng)嚴(yán)格按國(guó)家電網(wǎng)公司編制的輸變電工程檔案管理實(shí)施細(xì)則進(jìn)行。踐行輸電工程的檔案管理，在保密的前提下發(fā)揮檔案信息作用是永恒主題。眾所周知，檔案利用給科研人員帶來(lái)方便的同時(shí)，也給那些想方設(shè)法竊取技術(shù)機(jī)密的不法分子帶來(lái)可乘之機(jī)，稍有疏忽就會(huì)給國(guó)家的安全和利益帶來(lái)危害，這就是檔案的“雙重性”。檔案的“雙重性”為輸電科技檔案開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)挑戰(zhàn)，使得其在信息交流與保密之間的界限尺度難以把握。如何解決充分利用與技術(shù)安全保密的矛盾？提高檔案管理人員保密意識(shí)及綜合素質(zhì)是關(guān)鍵；當(dāng)然沒(méi)有保密意識(shí)不能勝任，只具有保密意識(shí)也是不夠的，綜合素質(zhì)是解決問(wèn)題的保障。主觀條件具備是一方面，客觀條件制約必不可少，建立健全保密制度是做好輸電檔案保密工作的基礎(chǔ)和前提，是實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化管理的必要條件。加強(qiáng)信息化建設(shè)中保密安全應(yīng)對(duì)措施，嚴(yán)格確保單位內(nèi)部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)徹底的物理隔離，嚴(yán)禁計(jì)算機(jī)通過(guò)各種形式連接互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)；并應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)各級(jí)人員責(zé)任制，定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，做好網(wǎng)絡(luò)的動(dòng)態(tài)管理。具備較強(qiáng)的保密意識(shí)，不斷更新的專業(yè)技能，檔案管理者才能做到保密工作與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，正確解決電力檔案保密與充分利用電力檔案的矛盾。踐行輸電工程的檔案管理，合理測(cè)評(píng)體系的構(gòu)建與完善，是電力檔案發(fā)展和電力工程項(xiàng)目建設(shè)與維護(hù)的質(zhì)量保障[14]57。通過(guò)合同管理強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，建立健全檔案管理測(cè)評(píng)體系，利用云計(jì)算實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案的全過(guò)程監(jiān)管，輸電工程檔案管理才會(huì)按設(shè)計(jì)的軌道前行。

五、輸電工程檔案管理的未來(lái)

篇4

關(guān)鍵詞：檔案；管理；現(xiàn)代化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)碼：A

1 檔案管理現(xiàn)代化的必要性

隨著人類社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，社會(huì)上存在著大量的信息，傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)于新的形勢(shì)顯得力不從心，新時(shí)期的檔案管理必須充分利用信息時(shí)代的相關(guān)技術(shù)，如電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的收集、錄入以及保存、共享等等，這就迫切需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行管理能夠極大的提高檔案管理的效率，極大的縮短檔案檢索的時(shí)間，減少檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，使其從繁重的工作中解放出來(lái)有更多的時(shí)間去掌握新的技能，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)計(jì)算機(jī)設(shè)備的在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，能夠使原本枯燥乏味的方案管理變得更加的直觀形象，可以通過(guò)圖形化的操作界面對(duì)檔案進(jìn)行直接的管理，使原本繁瑣的管理變得十分的簡(jiǎn)單。

充分利用現(xiàn)代化的管理手段以及先進(jìn)的信息化技術(shù)和數(shù)字設(shè)備對(duì)檔案工作以及檔案本身進(jìn)行科學(xué)話的管理，從而有效的縮短管理時(shí)間，提高管理效率，在降低檔案管理成本的基礎(chǔ)之上提高檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理者每天都要面對(duì)海量的信息，對(duì)于這些信息的分類和處理需要極大的工作量來(lái)完成，這使得檔案管理人員不堪重負(fù)，這就迫切需要采用現(xiàn)代化的檔案管理手段對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行革新，在做好檔案管理工作的基礎(chǔ)之上對(duì)現(xiàn)有的檔案所包含的豐富的信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展和文化事業(yè)的進(jìn)步，使檔案成為一種有效的社會(huì)資源，這些都迫切需要現(xiàn)代化的檔案管理手段對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。

2 檔案管理現(xiàn)代化的要求和原則

隨著信息時(shí)代和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理的現(xiàn)代化成為不可阻擋的大趨勢(shì)，是檔案服務(wù)在新時(shí)期的必然要求。檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)系統(tǒng)化的大工程，設(shè)計(jì)到多個(gè)專業(yè)和部門(mén)的協(xié)同合作，且需要大量的資金作為支持，這就要求檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中要量力而行。在此基礎(chǔ)之上還有堅(jiān)持一下的原則：

2.1 信息共享原則

檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)不應(yīng)該僅僅局限于對(duì)檔案的單純的整理和保存，而是應(yīng)該在此基礎(chǔ)之上對(duì)其所包含的信息資源進(jìn)行最大限度的發(fā)掘和利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，因此在檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中一定要對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行科學(xué)的整理和分析，找出有用的資源，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等手段進(jìn)行共享，讓整個(gè)社會(huì)都能享受到檔案所提供的信息的價(jià)值。

2.2 堅(jiān)持協(xié)作原則

檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)包括相關(guān)設(shè)備基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)以及相關(guān)的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系的建立和完善以及配套的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，而檔案管理部門(mén)僅憑一己之力很難獨(dú)立完成這些工作，這就使得檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程面臨著很大的阻力。這就需要檔案管理部門(mén)在現(xiàn)代化的過(guò)程中加強(qiáng)與其他部門(mén)的協(xié)調(diào)工作，借助相關(guān)的部門(mén)的幫助或者是信息最終實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。

2.3 質(zhì)量?jī)?yōu)先原則

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵在于建設(shè)高質(zhì)量的服務(wù)，所以可以看出來(lái)，質(zhì)量是檔案管理現(xiàn)代化程度的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。因此檔案管理現(xiàn)代化不僅僅是對(duì)檔案單純的數(shù)字化，片面追求數(shù)字化的儲(chǔ)存形式，而忽視檔案本身的質(zhì)量。檔案管理部門(mén)應(yīng)將重點(diǎn)放在提高質(zhì)量的服務(wù)上，使人們能夠獲得高質(zhì)量的檔案資料。

2.4 長(zhǎng)期性原則

檔案管理的現(xiàn)代化是一個(gè)過(guò)程，因?yàn)楝F(xiàn)代化的社會(huì)是不斷的變化和發(fā)展的，這使得檔案管理也處于動(dòng)態(tài)的變化過(guò)程中，而不是一成不變，這是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)化的工程，需要整個(gè)檔案管理部門(mén)的所有人員的親密合作和長(zhǎng)期的不懈努力，只有這樣才能確保檔案管理現(xiàn)代化程度的不斷提高。

2.5 實(shí)效性原則

管理的科學(xué)有效是檔案管理工作現(xiàn)代化的主要表現(xiàn)形式。所以檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)該從自己的實(shí)際情況出發(fā)，及時(shí)的引進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域的最新的技術(shù)和設(shè)備，將其充分運(yùn)用到日常的管理工作當(dāng)中。在日常的管理工作中要保持高度的靈敏性，對(duì)于有價(jià)值的資料要及時(shí)的收集和保存，從而確保檔案的時(shí)效性，這樣才能確保檔案本身的價(jià)值。

3 我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化存在的若干問(wèn)題

現(xiàn)階段存在的若干問(wèn)題概括如下：檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平滯后，系統(tǒng)的整體水平參差不齊。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)步伐較慢，管理體制落后，系統(tǒng)建設(shè)資金投入不足，人才培養(yǎng)滯后。

4 采取哪些對(duì)策加快檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程

4.1 要培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才入手

要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知，有懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知經(jīng)濟(jì)的到來(lái)做好充分的準(zhǔn)備。

4.2 要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育，加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)

要注意加強(qiáng)檔案主體意和獲取意教育，利用檔案信息守法意，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意，傳播意和更新轉(zhuǎn)換意。提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。

4.3 要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。因此，要適應(yīng)知經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

4.4 要強(qiáng)化服務(wù)意，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，主動(dòng)面向知經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。

總結(jié)

檔案管理現(xiàn)代化是我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的組成部分，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理的現(xiàn)代化就是應(yīng)用現(xiàn)代管理的理論、方法，對(duì)檔案和檔案工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，提高工作效率和效益，以滿足社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求。這就需要廣大的檔案工作者積極開(kāi)拓，以先進(jìn)的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的手段科學(xué)管理檔案，迅速準(zhǔn)確而有致的為社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊玉生.出版(自由)權(quán)與著作權(quán)辨[J].中國(guó)編輯，2007，(04).

篇5

一、高校圖書(shū)館檔案管理的原則

高校圖書(shū)館的檔案管理工作應(yīng)該有它所固有的原則作為指導(dǎo)，這樣才能更好的開(kāi)展工作，推動(dòng)高校圖書(shū)館的進(jìn)步與發(fā)展。

（一）靈活實(shí)用的原則。高校圖書(shū)館所開(kāi)展的工作是為了更好的為學(xué)校師生提供服務(wù)，因此檔案管理工作的開(kāi)展就必須遵循靈活實(shí)用的原則，以便更好的構(gòu)建圖書(shū)館的服務(wù)體系。對(duì)檔案的管理是為了方便將來(lái)主要管理人員對(duì)已有信息的查找和利用，若在檔案管理中存在著很多繁瑣的問(wèn)題將影響管理者的決策。

（二）存儲(chǔ)信息真實(shí)的原則。信息以決策的依據(jù)，正確真實(shí)的信息是管理者做出科學(xué)決策的前提，保證信息的真實(shí)性也是圖書(shū)館社會(huì)責(zé)任的體現(xiàn)。在檔案中若存在著虛假的信息，不僅會(huì)使決策失誤還會(huì)嚴(yán)重影響圖書(shū)館的社會(huì)形象。

（三）信息全面的原則。信息的全面包括大范圍的全面也包括小范圍的全面。所謂大范圍的全面就是指檔案需要有各個(gè)部門(mén)的信息，各個(gè)主體的信息。比如圖書(shū)館自身的文化建設(shè)信息、圖書(shū)館的招商政策、每一年采購(gòu)計(jì)劃的制定、圖書(shū)館人事檔案的管理等。小范圍的檔案管理是就一個(gè)具體的責(zé)任主體而言的，比如對(duì)圖書(shū)館工作人員每個(gè)季度的業(yè)績(jī)考核的信息的管理等。

二、高校圖書(shū)館檔案管理的問(wèn)題

高校圖書(shū)館與信息現(xiàn)代化的發(fā)展似乎并不矛盾，但是高校圖書(shū)館必須做好信息的現(xiàn)代化管理，即對(duì)圖書(shū)館檔案的管理，但是就目前的情況來(lái)看，大多數(shù)高校圖書(shū)館在檔案管理上還存在很多問(wèn)題。

（一）對(duì)檔案管理的意識(shí)薄弱。部分高校圖書(shū)館的規(guī)模較小，認(rèn)為對(duì)檔案進(jìn)行管理是不必要的工作，只會(huì)浪費(fèi)圖書(shū)館的財(cái)力和時(shí)間。在中國(guó)領(lǐng)導(dǎo)起著決定作用的社會(huì)，管理層對(duì)圖書(shū)館檔案管理的不重視，是圖書(shū)館檔案管理存在問(wèn)題的根本原因。而高校圖書(shū)的流動(dòng)性較大，圖書(shū)館檔案類型的多樣也是圖書(shū)館管理者認(rèn)為檔案管理不重要的另一個(gè)原因。

另一方面，檔案管理問(wèn)題的潛伏期較長(zhǎng)，檔案管理的漏洞所帶來(lái)的危害通常在數(shù)年甚至是十多年之后才會(huì)出現(xiàn)，因此在短時(shí)間內(nèi)管理者無(wú)法意識(shí)到檔案管理存在的必要性。我國(guó)開(kāi)始推行檔案管理的時(shí)間較短在這個(gè)方面的成熟度還不夠，宣傳的力度較小，缺乏法律體制的約束等等原因，最終導(dǎo)致了圖書(shū)館管理者對(duì)檔案管理意識(shí)的薄弱。

（二）管理方式的單一性。雖然說(shuō)大部分高校圖書(shū)館開(kāi)展了檔案管理的工作，但是就他們的管理模式上而言，存在著過(guò)度單一管理不科學(xué)的問(wèn)題。部分高校圖書(shū)館為了盡量的節(jié)約成本，受經(jīng)濟(jì)條件的限制并沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，在檔案管理上還是采取的比較傳統(tǒng)的手段，以紙質(zhì)資料藏館的方式對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行管理。這種方式的工作量較大，一般還是需要人工進(jìn)行填寫(xiě)，修改與查找，在工作的過(guò)程中工作量較大，而且還容易出現(xiàn)遺漏，導(dǎo)致人事資料和客戶信息的遺漏，將會(huì)嚴(yán)重影響圖書(shū)館的發(fā)展。

檔案管理的方式缺乏正對(duì)性，目前高校圖書(shū)館的檔案管理一般都是按照國(guó)家現(xiàn)有的有關(guān)規(guī)定所指定的，在管理上存在著籠統(tǒng)性。但是高校圖書(shū)館是多樣的，規(guī)模上有大有小、類型上變化多端，他們各自需要的是相對(duì)具體的管理方式，這樣才能更好的針對(duì)本圖書(shū)館的實(shí)際情況開(kāi)展檔案管理工作。

（三）管理體系的不完善。管理意識(shí)的缺乏必然會(huì)導(dǎo)致管理體系的混亂與缺失，一個(gè)圖書(shū)館需要進(jìn)行檔案管理的信息很多，包括圖書(shū)館的戰(zhàn)略信息、人力資源的招聘、圖書(shū)館文化、客戶資料的管理等多個(gè)方面。絕大多數(shù)的圖書(shū)館始終一味的堅(jiān)持“以圖書(shū)為中心”的思想或者是“以學(xué)生為中心”的思想而顧此失彼，導(dǎo)致管理的內(nèi)容不完整。

管理過(guò)程缺乏嚴(yán)格的程序規(guī)定，在管理上沒(méi)有嚴(yán)格的程序界定，按部就班。根據(jù)河南省檔案局對(duì)高校圖書(shū)館檔案管理的調(diào)查顯示，在已建立檔案管理的高校圖書(shū)館中有72%的圖書(shū)館并不清晰檔案管理的嚴(yán)格程序，在對(duì)的檔案管理的效果的考核上也缺乏行之有效的機(jī)制。

（四）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)。據(jù)河南省檔案局的調(diào)查顯示，河南省高校圖書(shū)館里從事檔案管理工作的人員有64.5%并不是檔案管理專業(yè)的人才，甚至還有部分人員并不是管理類專業(yè)畢業(yè)的人才，也有一小部分管理人員并不具備高等教育的學(xué)歷。在現(xiàn)代化的檔案管理要求下，僅僅依靠過(guò)去的管理經(jīng)驗(yàn)是遠(yuǎn)不夠的，必須具有現(xiàn)代化的管理知識(shí)與思想才能做好現(xiàn)代的檔案管理。專業(yè)素質(zhì)的不足所造成的危害會(huì)在圖書(shū)館的逐漸發(fā)展中顯現(xiàn)出來(lái)，比如說(shuō)不能按時(shí)完成檔案管理工作，最終將會(huì)影響圖書(shū)館各個(gè)辦公室正常工作的開(kāi)展。有的高校圖書(shū)館檔案庫(kù)房設(shè)施陳舊落后、環(huán)境差，完全不符合檔案的保管要求，對(duì)圖書(shū)館的經(jīng)營(yíng)和形象有很大的損失。

三、圖書(shū)館檔案管理的優(yōu)化

為了適應(yīng)現(xiàn)代化圖書(shū)館發(fā)展的需要，必須對(duì)圖書(shū)館檔案管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，使圖書(shū)館在競(jìng)爭(zhēng)中處于優(yōu)勢(shì)地位。

（一）擴(kuò)大宣傳、促進(jìn)重視。教育部門(mén)要幫助高校圖書(shū)館樹(shù)立檔案管理的危機(jī)意識(shí)，讓高校圖書(shū)館的管理者認(rèn)識(shí)到圖書(shū)館檔案管理的缺陷會(huì)造成的問(wèn)題，擴(kuò)大檔案管理的宣傳力度。比如在當(dāng)?shù)碾娨暶襟w上以公益廣告的形式提醒高校圖書(shū)館的管理者重視檔案管理；在報(bào)紙傳媒上以專版的形式介紹高校圖書(shū)館的檔案管理，可以是成功的經(jīng)驗(yàn)也可以是某一圖書(shū)館失敗的教訓(xùn)；在政府的網(wǎng)站上公布加強(qiáng)高校圖書(shū)館檔案管理的要求，并向各高校圖書(shū)館下發(fā)文件，強(qiáng)制其做好檔案管理，定期對(duì)高校圖書(shū)館的檔案管理工作進(jìn)行考核，對(duì)于不合格的給予一定的處罰。

針對(duì)檔案管理中管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)比較低的情況，政府部門(mén)需要組織高校圖書(shū)館對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，由政府部門(mén)來(lái)組織專家來(lái)開(kāi)展工作，參與培訓(xùn)的費(fèi)用給予一定的補(bǔ)貼。另一方面鼓勵(lì)高校圖書(shū)館招聘具有專業(yè)素質(zhì)人才的檔案管理者開(kāi)展檔案管理工作，使檔案管理專業(yè)化。

（二）運(yùn)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備?，F(xiàn)代高校圖書(shū)館的檔案管理已基本上不再是對(duì)人的依賴，而是對(duì)信息化技術(shù)的依賴，因此高校圖書(shū)館必須購(gòu)入現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備增強(qiáng)管理的可靠性。在傳統(tǒng)的模式中，對(duì)檔案的管理完全依賴于管理者，當(dāng)這名管理者離職之后，對(duì)現(xiàn)有檔案的查詢就會(huì)帶來(lái)很大的困難，而且管理的效率也極其低下。

采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備之后不僅可以對(duì)不同的檔案進(jìn)行分類管理，還大大提高了檔案管理的效率。建立一個(gè)檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)之后，所需要的資料只需要在電腦上查詢即可獲得，使得對(duì)檔案信息的利用更加方便有效。

（三）優(yōu)化管理方式。不同規(guī)模的高校圖書(shū)館可以采取不同的管理方式。大型圖書(shū)館可以采取集中統(tǒng)一管理模式和協(xié)作式管理模式，開(kāi)展時(shí)間久，管理高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，相應(yīng)的管理理念及方式更科學(xué)完善，這樣的管理模式可以更好的為大型高校圖書(shū)館的檔案現(xiàn)狀服務(wù)，大型高校圖書(shū)館檔案管理基礎(chǔ)堅(jiān)實(shí)，大型高校圖書(shū)館作為管理榜樣需要嚴(yán)格認(rèn)真對(duì)待管理模式的選擇；中型高校圖書(shū)館可以采取分散管理模式，根據(jù)中高校圖書(shū)館自身的實(shí)際情況和對(duì)經(jīng)濟(jì)效益追求的總體目標(biāo)，分散管理模式管理形態(tài)獨(dú)特的共存性與漸進(jìn)性，可以使檔案資源的實(shí)體管理、檔案信息管理與檔案知識(shí)管理等科學(xué)化、系統(tǒng)化，將檔案管理的責(zé)任和權(quán)力都交給下級(jí)部門(mén)，責(zé)任明確的對(duì)檔案進(jìn)行管理，不但符合中型高校圖書(shū)館的綜合實(shí)力，還滿足中小型高校圖書(shū)館的現(xiàn)狀及對(duì)社會(huì)效益追求的近期目標(biāo)，為圖書(shū)館的管理和利用服務(wù)；小型高校圖書(shū)館可以采取社會(huì)化管理模式，社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)擁有科學(xué)系統(tǒng)的管理規(guī)范及制度，具有高素質(zhì)的專業(yè)從業(yè)人員，相關(guān)管理設(shè)施及設(shè)備也與時(shí)俱進(jìn)的更新，小型高校圖書(shū)館的檔案存放在這樣的機(jī)構(gòu)中可以得到專業(yè)管理，由于中小型高校圖書(shū)館無(wú)論是檔案資源的數(shù)量、類型，還是檔案管理的實(shí)力都是其檔案工作開(kāi)展的障礙，檔案意識(shí)的提高使小型高校圖書(shū)館必須根據(jù)圖書(shū)館的這種現(xiàn)狀找到與之相符的檔案管理模式，社會(huì)化檔案管理模式無(wú)論是對(duì)圖書(shū)館規(guī)模、圖書(shū)館實(shí)力的要求都與小型圖書(shū)館實(shí)際情況相符合。

篇6

一、醫(yī)院檔案管理的原則以及特點(diǎn)

醫(yī)院檔案管理是指在醫(yī)院的相關(guān)工作活動(dòng)中所形成的圖標(biāo)、文件、錄音等各種載體以及各種類別的檔案，包括病例檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、文書(shū)檔案等相關(guān)資料，醫(yī)院檔案管理對(duì)于醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展是最寶貴的財(cái)富。醫(yī)院檔案管理的原則主要包括三個(gè)方面：一是標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化是醫(yī)院檔案管理之中最重要的原則，要保證醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)完整以及準(zhǔn)確都要有標(biāo)準(zhǔn)化的程序，符合現(xiàn)代檔案管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，比如格式內(nèi)容、分類項(xiàng)目、檔案文獻(xiàn)編纂規(guī)則等等，這樣才能結(jié)合實(shí)際的醫(yī)院檔案管理工作的需要實(shí)行檔案的集中統(tǒng)一管理，便于醫(yī)院的相關(guān)信息管理。二是科學(xué)化，醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化在醫(yī)院管理中發(fā)揮重要的地位，加強(qiáng)對(duì)其科學(xué)化管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理和諧構(gòu)建的一個(gè)重要方面。三是職責(zé)權(quán)益兼顧，在醫(yī)院檔案管理工作中要明確領(lǐng)導(dǎo)干部以及相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限，必須要明確職責(zé)與保護(hù)權(quán)益兩個(gè)方面的重要工作。四是制定執(zhí)行兼顧，對(duì)于醫(yī)院現(xiàn)展和諧構(gòu)建最重要的是對(duì)于醫(yī)院檔案管理以及制度的深度建設(shè)，不論制定多么嚴(yán)密的制度都要嚴(yán)格的執(zhí)行才能對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展構(gòu)成堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，所以要通過(guò)對(duì)于制度的相關(guān)約束來(lái)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理對(duì)于現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展和諧構(gòu)建的基礎(chǔ)作用。醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)首先是階段性，對(duì)于醫(yī)院檔案的不同流轉(zhuǎn)過(guò)程多產(chǎn)生的，不同階段的檔案管理存在差異并且會(huì)有不同的使用價(jià)值。其次是封閉性，在檔案形成過(guò)程中會(huì)形成一定的封閉期，就是因?yàn)獒t(yī)院自身檔案管理的封閉性多產(chǎn)生了檔案管理使用的自相矛盾，但是也正是由于這種矛盾貫穿檔案管理的整個(gè)過(guò)程才會(huì)推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作不斷向前發(fā)展。最后是依附性，醫(yī)院檔案管理所形成的觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)以及成果包含了與其利益相關(guān)者的一切事實(shí)，醫(yī)院的檔案管理對(duì)于醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展有著密切的管理和重要的價(jià)值。

二、醫(yī)院檔案管理滯后現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展和諧構(gòu)建現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案管理滯后對(duì)于現(xiàn)代醫(yī)院的和諧構(gòu)建產(chǎn)生了一定的阻礙作用，因此加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院的現(xiàn)展的和諧構(gòu)建產(chǎn)生深遠(yuǎn)的意義。首先是在醫(yī)院的相關(guān)工作人員對(duì)于檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，很多醫(yī)院只重視對(duì)于技術(shù)的開(kāi)發(fā)，注重對(duì)于醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)術(shù)論文的研究，而對(duì)于重要的醫(yī)療活動(dòng)卻缺乏相關(guān)的文字記載以及相關(guān)信息。其次是在醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展中沒(méi)有將檔案管理納入重要的發(fā)展規(guī)劃之中，一般醫(yī)院對(duì)于人員結(jié)構(gòu)、醫(yī)院規(guī)模以及醫(yī)療設(shè)備投入了大量的資源但是對(duì)于檔案管理卻沒(méi)有配備高素質(zhì)的人員，沒(méi)有形成與現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展形成同步。再次是醫(yī)院檔案管理內(nèi)容與范圍隨意性比較強(qiáng)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步檔案的內(nèi)涵以及外延都發(fā)生了大幅度的變化，如何在新形勢(shì)下明確檔案管理的內(nèi)容以及所包含的內(nèi)容對(duì)于檔案管理工作非常關(guān)鍵。最后是檔案建立體制不完善，機(jī)構(gòu)不全，造成檔案管理工作不規(guī)范，對(duì)相關(guān)信息歸類不明晰，使得責(zé)任不清楚。

篇7

關(guān)鍵詞：檔案信息系統(tǒng)電子化管理

1、引言

目前，檔案管理的信息化進(jìn)程遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于整體信息化的進(jìn)程，檔案管理水平與信息化高速發(fā)展不相匹配的矛盾越來(lái)越突出。主要表現(xiàn)在：

第一，大量紙質(zhì)檔案數(shù)量不斷增加對(duì)現(xiàn)有庫(kù)容帶來(lái)極大的挑戰(zhàn)，紙制檔案面臨無(wú)空間保存的窘境。

第二，隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，已經(jīng)形成設(shè)計(jì)和生產(chǎn)異地并存的模式，這種狀況不但給檔案信息的歸檔、提供利用帶來(lái)不便，更重要的是造成檔案的更改、作廢等信息傳達(dá)不及時(shí)，這不但會(huì)直接給生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)困難，還極有可能生產(chǎn)出廢品，直接造成經(jīng)濟(jì)損失。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)完全不能滿足企業(yè)高速發(fā)展的需要。

第三，檔案是一個(gè)單位知識(shí)資源的核心部分，也是知識(shí)資源管理的最基礎(chǔ)部分，在創(chuàng)建創(chuàng)新型企業(yè)的大背景下，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)也是知識(shí)資源管理的需要。

因此，加快檔案管理的信息化建設(shè)步伐，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，是擺在企業(yè)面前的迫切任務(wù)，也是建設(shè)創(chuàng)新型企業(yè)中知識(shí)資源管理的重要組成部分。

2、系統(tǒng)需求與功能設(shè)計(jì)

2.1系統(tǒng)需求

系統(tǒng)需求的目標(biāo)是采用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、提升檔案管理水平、增強(qiáng)檔案提供利用能力、確保檔案信息安全、有效。

具體目標(biāo)：

(1)建立檔案系統(tǒng)信息化管理流程，實(shí)現(xiàn)各類檔案歸檔計(jì)劃的制定、檔案移交、登記造冊(cè)、借閱管理、作廢、檔案統(tǒng)計(jì)等全過(guò)程的信息化管理。

(2)電子圖紙檔案和文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)電子化文件級(jí)管理；產(chǎn)品檔案、科學(xué)研究檔案、會(huì)計(jì)檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、人事檔案、聲像實(shí)物檔案、設(shè)備檔案和基本建設(shè)檔案等保存紙制檔案，系統(tǒng)將對(duì)上述檔案分類、案卷目錄進(jìn)行信息化管理；實(shí)現(xiàn)異地產(chǎn)品電子圖紙檔案和產(chǎn)品檔案及時(shí)有效歸檔。

(3)增強(qiáng)檔案提供利用能力。

(4)增強(qiáng)檔案的綜合檢索功能；及時(shí)檔案變更、作廢信息；實(shí)現(xiàn)公司各類電子圖紙檔案異地曬印申請(qǐng)，異地曬?。挥袟l件地向公司本地和異地使用者開(kāi)放檔案信息。

(5)建立電子檔案系統(tǒng)的檔案災(zāi)備中心和檔案存儲(chǔ)介質(zhì)中心；采用水印和電子簽章技術(shù)，確保歸檔文件的有效性、合法性、防篡改、防抵賴。

2.2功能設(shè)計(jì)

檔案管理信息系統(tǒng)包括如下功能：歸檔計(jì)劃制定、收集整編、檔案管理、提供利用、系統(tǒng)維護(hù)和與其它系統(tǒng)的接口等。

2.2.1歸檔計(jì)劃制定

歸檔計(jì)劃是檔案館和歸檔單位共同制定的歸檔內(nèi)容的計(jì)劃單。主要適用范圍為文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、人事檔案等。

2.2.2收集整編

檔案的收集整理是檔案工作的重點(diǎn)，也是工作量最大的工作，因此通過(guò)管理辦法明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時(shí)間、歸檔責(zé)任和流程，通過(guò)應(yīng)用系統(tǒng)提供收集手段、自動(dòng)整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵部份。

收集整編功能主要包含文件收集、檔案移交清冊(cè)形成、歸檔文件整理、歸檔文件審核和歸檔整理等。

2.2.3檔案管理

檔案管理功能主要包含電子圖紙檔案管理、產(chǎn)品檔案管理、科研檔案管理、基建檔案管理、設(shè)備檔案管理、文書(shū)檔案管理、聲像檔案管理、實(shí)物檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案管理、人事檔案管理和鑒定銷毀管理。電子圖紙檔案管理中包含電子圖紙更改管理和電子圖紙曬印管理。

2.2.4提供利用

提供利用功能主要包含檔案檢索、借閱管理、年報(bào)統(tǒng)計(jì)和檔案進(jìn)出登記等。借閱管理主要包含對(duì)實(shí)體檔案和電子檔案的借閱管理。

2.2.5系統(tǒng)維護(hù)

系統(tǒng)維護(hù)功能主要包含權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、檔案設(shè)置、數(shù)據(jù)字典維護(hù)、口令修改、參數(shù)設(shè)置、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等。

2.2.6與其它系統(tǒng)的接口

檔案管理信息系統(tǒng)與其它系統(tǒng)的接口主要實(shí)現(xiàn)電子歸檔數(shù)據(jù)的直接對(duì)接。

3、設(shè)計(jì)原則

3.1實(shí)用性原則

軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)要充分考慮技術(shù)人員與操作者的要求和建議,一方面要使軟件的人機(jī)交互界面友好,布局合理；另一方面要滿足用戶的各種需求,盡量將用戶所要進(jìn)行的操作包含在同一界面內(nèi)。

3.2信息集成原則

強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)中信息的一致性和在其范圍內(nèi)的共享。

3.3開(kāi)放性原則

軟件內(nèi)核與外界的接口應(yīng)具有良好的通用性和可移植性,動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)和靜態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、表結(jié)構(gòu)、視圖結(jié)構(gòu)都應(yīng)遵循特定規(guī)則,程序編碼應(yīng)盡量采用信息屏蔽原則和不使用語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)文本以外的語(yǔ)句。

3.4利用面向?qū)ο蠹夹g(shù)原則

在軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中綜合運(yùn)用面向?qū)ο笳Z(yǔ)言、面向?qū)ο蟮倪\(yùn)行環(huán)境,也可以和結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)方法結(jié)合使用。

3.5可伸縮性原則

系統(tǒng)能夠根據(jù)檔案分類、整理規(guī)則的改變,在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)適應(yīng)管理環(huán)境。

3.6高可靠性原則

系統(tǒng)要滿足高可靠性要求,服務(wù)器應(yīng)有容錯(cuò)、容災(zāi)設(shè)計(jì),保證數(shù)據(jù)的可靠性。

3.7易操作原則

針對(duì)檔案管理及利用人員進(jìn)行設(shè)計(jì),操作上要盡量簡(jiǎn)單,方便。

3.8安全性原則

安全性要求包括網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、應(yīng)用和數(shù)據(jù)等方面,系統(tǒng)應(yīng)提供全面的安全性措施。采用一定的技術(shù)并與相應(yīng)的管理制度相結(jié)合,以保證系統(tǒng)安全運(yùn)行,防止可能發(fā)生的錯(cuò)誤；設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理體系,合理授予合法用戶權(quán)限,防止非授權(quán)用戶對(duì)系統(tǒng)的操作；充分考慮應(yīng)用層的安全性,做好信息資源的訪問(wèn)控制。

4、結(jié)語(yǔ)

檔案管理信息系統(tǒng)通過(guò)采用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了歸檔計(jì)劃制定、收集整編、檔案管理、提供利用、系統(tǒng)管理和與其他系統(tǒng)的接口。檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)施，嚴(yán)格的控制了檔案歸檔的準(zhǔn)確性，安全性和及時(shí)性；實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的信息化和資源共享。目前，檔案管理信息系統(tǒng)正在信息化實(shí)施中。

參考文獻(xiàn)

篇8

【關(guān)鍵詞】檔案管理土地管理對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

一．前言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，土地管理越來(lái)越重要，土地檔案管理是土地管理不可或缺的一環(huán)，是國(guó)家檔案重要的有機(jī)組成部分。土地檔案管理的好壞影響著能否有效、科學(xué)地管理好土地，能否合理地利用好土地資源。現(xiàn)階段土地檔案管理存在著沒(méi)有建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)、對(duì)土地檔案管理不夠重視、管理人員素質(zhì)不高等問(wèn)題，對(duì)此，必須采取土地檔案管理體制改革、健全土地管理法律法規(guī)、提高管理人員素質(zhì)等對(duì)策。

二．土地檔案管理工作中存在的問(wèn)題

如今我國(guó)的土地檔案管理工作中存在著與社會(huì)發(fā)展不相協(xié)調(diào)的方面，不能滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)土地信息的要求。主要存在以下問(wèn)題。

1.沒(méi)有建立統(tǒng)一的土地檔案管理網(wǎng)絡(luò)，沒(méi)有統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。歸檔工作時(shí)檔案工作的起點(diǎn)，雖然國(guó)家對(duì)歸檔材料等已有了明確規(guī)定，但在實(shí)際工作中還存在著該歸檔的沒(méi)歸檔等現(xiàn)象。

2.土地檔案數(shù)字化程度不高，利用率較低。

雖然隨著社會(huì)發(fā)展，出現(xiàn)了以照片、光盤(pán)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)為載體的電子檔案，但電子檔案僅僅是這幾年才出現(xiàn)的，而以往那些數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案需要通過(guò)照相、掃描等方法進(jìn)行數(shù)字化處理，這是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的工作。由于土地檔案數(shù)字化程度不高和出于安全考慮，無(wú)法利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)土地檔案在線查詢，滿足不了社會(huì)需求，造成土地檔案利用率低。

3.土地檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。隨著科技的進(jìn)步，一些新技術(shù)逐步應(yīng)用到土地檔案管理方面，這就對(duì)土地檔案管理工作者的素質(zhì)提出了更高的要求，而我國(guó)檔案管理人員的培訓(xùn)還是沿用著十幾甚至幾十年前的老教材，使用這些老教材培養(yǎng)出的管理人員自然滿足不了檔案管理技術(shù)的需求。

三．土地檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策

1．建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)對(duì)土地檔案工作的統(tǒng)一管理是土地檔案完整、齊全、規(guī)范的重要保證。在一個(gè)行政區(qū)域內(nèi)，針對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一、可行性高的標(biāo)準(zhǔn)和程序，并要求各部門(mén)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和程序執(zhí)行，并定期進(jìn)行檢查。

2.促進(jìn)檔案管理工作，開(kāi)發(fā)利用檔案信息。土地檔案管理對(duì)于國(guó)土資源管理來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)很重要的工作。檔案管理工作搞好了，就會(huì)有利于土地資源工作的有效開(kāi)展。近幾年來(lái)，土地檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)電腦化管理，將土地檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為各類業(yè)務(wù)提供依據(jù)，業(yè)務(wù)人員可依據(jù)電腦提供的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)更好地開(kāi)展土地管理。

3.深化土地檔案管理體制改革。在國(guó)家統(tǒng)一管理的前提下，各有關(guān)部門(mén)要認(rèn)真做好用地的規(guī)劃、保護(hù)、利用和建設(shè);所有土地的權(quán)屬變更，必須報(bào)土地管理部門(mén)審查，統(tǒng)一辦理批準(zhǔn)手續(xù)?？h以上各級(jí)地方人民政府要根據(jù)統(tǒng)一管理土地的原則，健全土地檔案管理機(jī)構(gòu)，嚴(yán)格土地檔案管理工作。按“管用分離、協(xié)調(diào)配合、分工明確”的原則，理順土地檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)的關(guān)系。土地檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)土地的協(xié)調(diào)配合，其他部門(mén)依據(jù)用地性質(zhì)進(jìn)行專項(xiàng)管理。

4.對(duì)所有檔案進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。在實(shí)現(xiàn)土地檔案管理信息化、現(xiàn)代化進(jìn)程中，首要要采取科學(xué)合理地技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，建立一套合理的、完整的管理制度，對(duì)土地檔案進(jìn)行有效的管理。做到將土地檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都落到實(shí)處。首先要對(duì)土地檔案管理程序進(jìn)行調(diào)整，將土地檔案管理工作程序規(guī)范化。其次要統(tǒng)一流程，使得各地方、各土地檔案管理部門(mén)的管理章程擺脫由于處理方式不一、流程不同意的窘迫境地。最后要對(duì)相關(guān)土地檔案管理的法律法規(guī)進(jìn)行完善和健全，采取新的土地檔案管理法規(guī)對(duì)土地檔案進(jìn)行管理。

5.大力推進(jìn)信息化建設(shè)。土地檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必經(jīng)之路，是深化土地檔案管理社會(huì)化服務(wù)的必然要求。由于我國(guó)前期并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化的應(yīng)用，所以加強(qiáng)信息化建設(shè)要制定一份有效的計(jì)劃。加快土地檔案數(shù)字信息化建設(shè)，適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好的服務(wù)社會(huì)。在土地檔案管理的信息化過(guò)程中要始終堅(jiān)持如下原則：

（一）效益原則。效益原則是土地檔案信息化建設(shè)的首要遵循的原則，它包含了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，并一直貫穿數(shù)字檔案建設(shè)的始終。

（二）滿足利用者需求原則。土地檔案信息化得實(shí)現(xiàn)將從根本上改變檔案保管者與檔案的利用者之間的關(guān)系，利用者需要利用檔案信息時(shí)是提交利用需求后被動(dòng)等待檔案的到來(lái)，能否得到所需的土地檔案信息有很大的不確定性，進(jìn)行土地檔案信息化管理的目的之一就是要最大限度的滿足土地檔案利用者的需求，使使用更加主動(dòng)和方便。

（三）協(xié)調(diào)發(fā)展原則，主要是指在土地檔案管理信息化過(guò)程中，各部門(mén)要分工合作，協(xié)調(diào)一致，以共同促進(jìn)土地檔案管理信息化的發(fā)展和早日實(shí)現(xiàn)。

（四）落實(shí)土地檔案歸檔雙軌制原則，是紙質(zhì)文件向電子文件過(guò)渡中必須堅(jiān)持的原則。

6.做好檔案利用過(guò)程中的保密工作。要在制度建設(shè)上下功夫。土地檔案管理部門(mén)，要根據(jù)具體情況，有針對(duì)性地對(duì)不同的檔案使用人員、檔案使用范圍進(jìn)行不同層次的劃分，可規(guī)定不同的審批手續(xù)，確保使用檔案的工作有章可循。在工作中，要嚴(yán)格遵守土地檔案管理保密制度，要確保在檔案使用中不失密、不泄密，要做到文件的完整無(wú)缺。

7.積極探索檔案管理的新方法。在土地檔案管理工作中，逐步實(shí)現(xiàn)檔案“四化”目標(biāo)：一是要實(shí)現(xiàn)檔案形成規(guī)范化，二是要實(shí)現(xiàn)檔案整理系統(tǒng)化，三是要實(shí)現(xiàn)檔案保護(hù)科學(xué)化，四是要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

8.加強(qiáng)學(xué)習(xí)和宣傳，推進(jìn)依法治檔工作。土地檔案管理者要充分利用多種形式，認(rèn)真學(xué)習(xí)和宣傳檔案法規(guī)。在學(xué)習(xí)和宣傳中，要注重實(shí)效，不走過(guò)場(chǎng)。要深刻領(lǐng)會(huì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，確保提高。同時(shí)在土地檔案管理工作中要依法治檔，把依法治檔工作落實(shí)到檔案工作中。

9.健全土地檔案管理法律機(jī)制，完善土地檔案管理法律法規(guī)體系。我國(guó)基本確立和完善了土地管理體系和機(jī)制，圍繞土地管理體系和機(jī)制制定的各項(xiàng)法律、法規(guī)。借鑒各國(guó)在土地檔案管理中的經(jīng)驗(yàn)，在堅(jiān)持基本法律、法規(guī)的前提下，依法制定專項(xiàng)法規(guī)，細(xì)化土地檔案的管理。因此，我國(guó)土地檔案管理法律、法規(guī)的改革趨勢(shì)應(yīng)注重制定專項(xiàng)法規(guī)。

10.努力提高從業(yè)人員素質(zhì)，提高土地檔案管理水平。土地檔案管理要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的要求，就必須努力提高土地檔案管理工作者的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，不僅要對(duì)在職檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，還要對(duì)兼職檔案管理人員進(jìn)行正規(guī)的培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，要對(duì)土地檔案內(nèi)容提前了解，在工作中要做到有的放矢，為今后建檔工作打好基礎(chǔ)，確保土地檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

四．結(jié)束語(yǔ)

在土地檔案管理現(xiàn)代化和信息化過(guò)程中，既要結(jié)合工作實(shí)際，還要將信息化、現(xiàn)代化滲透到土地檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，不僅能提高對(duì)土地檔案資源的利用效率和管理效率，還能對(duì)土地管理進(jìn)行有效的監(jiān)控，響應(yīng)可持續(xù)利用、可持續(xù)發(fā)展、建設(shè)節(jié)約型社會(huì)的口號(hào)，以促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展。

篇9

關(guān)鍵字：檔案管理；完善；工作建設(shè)；分析

一、新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)背景

隨著信息科技的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案管理也隨著時(shí)代的潮流發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的檔案管理體制在當(dāng)今數(shù)字化管理體制的沖擊下已經(jīng)逐步被淘汰，取而代之的是依賴計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的電子檔案管理手段。傳統(tǒng)手寫(xiě)模式的檔案管理歷經(jīng)了單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式和如今的知識(shí)管理模式，在這些不斷發(fā)展的管理模式中對(duì)其管理的流程和管理的手段等也都發(fā)生了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。

細(xì)數(shù)上世紀(jì)，對(duì)檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看作是一個(gè)整體過(guò)程、檔案整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程由于檔案價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干個(gè)階段、不同階段的檔案與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間具有內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

二、 企業(yè)檔案存在的問(wèn)題

1.企業(yè)檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)運(yùn)動(dòng)，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過(guò)程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒(méi)有長(zhǎng)期性和連續(xù)性，再由于部分干部對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒(méi)有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉(cāng)庫(kù)，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃；在任務(wù)、無(wú)落實(shí)；有形式、無(wú)效果；檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

2. 網(wǎng)絡(luò)是電子文件的生存基礎(chǔ)也是引起管理問(wèn)題的根源

與手工處理方式相比，電子檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在保密防護(hù)方面有三個(gè)弱點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)的可訪問(wèn)性。數(shù)據(jù)信息可以很容易被終端用戶拷貝下來(lái)而不留任何痕跡。二是信息的聚生性。當(dāng)信息以零散形式存在時(shí)，其價(jià)值往往不大，一旦網(wǎng)絡(luò)將大量關(guān)聯(lián)信息聚集在一起時(shí)，其價(jià)值就相當(dāng)可觀了。三是設(shè)防的困難性。盡管網(wǎng)絡(luò)可以層層設(shè)防，但對(duì)一個(gè)熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人來(lái)說(shuō)，下些功夫就可能會(huì)突破這些關(guān)卡。

3.檔案工作缺乏制度化的管理程序

就當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理來(lái)說(shuō)，不少的問(wèn)題出現(xiàn)在于對(duì)檔案管理的不規(guī)范，如，檔案的收集，在檔案的收集過(guò)程中，缺少?gòu)?qiáng)制力度，不少員工對(duì)于檔案管理工作的配合嗤之以鼻，對(duì)于檔案的收集想交就交，不想交就不交，沒(méi)有對(duì)檔案的重要性引起重視，使檔案機(jī)構(gòu)與檔案制度形同虛設(shè)；其次，對(duì)于檔案的整理工作也不規(guī)范。隨著一些企業(yè)的發(fā)展腳步增快，可能其企業(yè)內(nèi)部的員工流動(dòng)量較大，新、舊員工的出入不斷，由于一些檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)的差距，沒(méi)有在立卷過(guò)程中有效的按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。

三、新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制模式―信息一體化管理模式

1.信息一體化管理

信息一體化管理，其實(shí)就是指企業(yè)的檔案工作、情報(bào)工作、圖書(shū)工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機(jī)構(gòu)一般稱為信息中心。不但可以利用檔案史料中的信息編寫(xiě)反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，而且還可以展現(xiàn)出企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場(chǎng)信譽(yù)和增強(qiáng)企業(yè)的社會(huì)效益。

2.檔案一體化管理

（1）對(duì)以往所有的檔案進(jìn)行電子化處理

據(jù)了解，目前市場(chǎng)上已有軟件供應(yīng)商開(kāi)發(fā)出"大規(guī)模圖文資料數(shù)字化"的系統(tǒng)，可以把紙質(zhì)文件掃描后壓縮為光盤(pán)存儲(chǔ)，且可以通過(guò)關(guān)鍵字、詞或邏輯檢索。我們計(jì)劃引進(jìn)這些系統(tǒng)，將公司現(xiàn)存的所有紙質(zhì)文書(shū)檔案收錄為電子檔案。并且做好備份，拷貝二套，保存一套，借閱一套，分開(kāi)異地保存，這樣既方便檔案的查閱和使用，又可以大大提高檔案的安全性。

（2）檔案一體化的原則

在實(shí)行信息一體化管理的過(guò)程中，必須要遵循以下原則：一是全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見(jiàn)，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實(shí)行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；二是前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個(gè)完整的過(guò)程。三是集成管理原則，集成管理是對(duì)管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。

（3）文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容

文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對(duì)電子文件就是在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，就應(yīng)當(dāng)樹(shù)立檔案管理意識(shí)，確保生成文件符合檔案管理功能要求；流程管理的一體化指對(duì)檔案運(yùn)動(dòng)流程實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。在信息技術(shù)下的文件、檔案一體化管理中，使文件、檔案和信息在合理的協(xié)調(diào)下，發(fā)揮出其最大的功效。

總結(jié)：

總的來(lái)說(shuō)，企業(yè)單位管理水平的體現(xiàn)恰恰正是該企業(yè)面貌的最好展示，檔案的管理在最大價(jià)值上發(fā)揮出其利于公司管理和擁有資源的體現(xiàn)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)信息時(shí)代的電子檔案管理技術(shù)的推進(jìn)，將檔案管理的重要性發(fā)揮的淋漓盡致。在多媒體技術(shù)的良好利用下,對(duì)檔案進(jìn)行省時(shí)、省力整理,提高了檔案的質(zhì)量,為更好的保存檔案提供了有力的保證,為實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值、發(fā)揮檔案的作用提供了有利的保證，從而促進(jìn)企業(yè)的更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

篇10

一、目前學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）存在的問(wèn)題

學(xué)校檔案的管理是以信息化為依托，以分享資源為目標(biāo)，以提高教學(xué)服務(wù)質(zhì)量為要求的檔案管理。作為保有教育教學(xué)活動(dòng)第一手資料的學(xué)校檔案，自然就是學(xué)校教學(xué)當(dāng)中的重中之重，但是它的功能往往是被忽視的。目前大多數(shù)學(xué)校仍然是用傳統(tǒng)的方式來(lái)管理自己的檔案，僅僅是儲(chǔ)存保管，并沒(méi)有將它們的信息服務(wù)功能開(kāi)發(fā)出來(lái)。其中最為重要的一點(diǎn)就是檔案的信息化程度偏低。特別是在教學(xué)檔案的信息化管理當(dāng)中，經(jīng)常出現(xiàn)收存的檔案不能夠積極地被開(kāi)發(fā)和利用而被束之高閣，致使其失去檔案自身的價(jià)值。

（二）面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

隨著近年來(lái)經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展，檔案的生成方式發(fā)生了很大的變化。更多的檔案是在電子計(jì)算機(jī)中生成并儲(chǔ)存的。在學(xué)校檔案的管理中，如何使得機(jī)讀形式的檔案更具有系統(tǒng)性、價(jià)值性、讓廣大師生獲得更為完善的服務(wù)，是目前學(xué)校檔案信息化趨勢(shì)當(dāng)中我們面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)之一。其次是檔案在信息化過(guò)程當(dāng)中必然面臨安全化問(wèn)題，美國(guó)斯諾登“棱鏡”事件已經(jīng)給我們敲響了警鐘。在開(kāi)發(fā)當(dāng)中必須將各種類別的系統(tǒng)和資料加以整合，這樣來(lái)說(shuō)就必須利用新的思路去進(jìn)行開(kāi)發(fā)和創(chuàng)新。但是在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中存在的缺陷有很多，加上沒(méi)有相應(yīng)的內(nèi)部措施加以管理、安全意識(shí)薄弱等因素，可能就面臨著巨大挑戰(zhàn)。

二、學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)的建立

（一）檔案信息化管理的基本原則

1、規(guī)范性原則

制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。通過(guò)館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

2、安全性原則

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

3、服務(wù)性原則

檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪?、?cái)力，因此必須遵守服務(wù)性原則，講究信息化工作的作用。要根據(jù)自身的能力、館藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把利用率較高的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化和信息化處理。

（二）建立檔案管理信息化系統(tǒng)的基本要求

要實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息化管理，總的來(lái)說(shuō)就是在實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供的一體化和快捷化程度，從而將有用的信息高效的分享出來(lái)，方便廣大師生對(duì)于各種資源的利用。

1、抓好檔案管理的技術(shù)流程

首先建立有效的件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用各種學(xué)校電子檔案；其次是改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案管理的需要；然后是依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；最后應(yīng)當(dāng)注意的是在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

（1）關(guān)注通知平臺(tái)，從源頭抓起

學(xué)校的文印部門(mén)和檔案管理部門(mén)通常都隸屬于辦公室，保持部門(mén)內(nèi)部的協(xié)調(diào)，形成習(xí)慣，讓打字員接收的所有材料的電子版，全部發(fā)送一份給檔案管理員。檔案管理員及時(shí)根據(jù)分類原則，逐一標(biāo)注、分類存檔，保證資料的完整性。

留意校長(zhǎng)簽署紙質(zhì)文件、通知的派發(fā)單位，既要知道種子播撒的去向，又要關(guān)心種子的收成，對(duì)有可能形成文字材料上報(bào)的事情要過(guò)問(wèn)事情經(jīng)辦的結(jié)果，收集第一手相關(guān)電子材料。

（2）建立聯(lián)系，保持溝通

定時(shí)聯(lián)系，與相關(guān)部門(mén)保持密切聯(lián)系。生活中一定要做個(gè)有心人，知道哪個(gè)部門(mén)、什么時(shí)間能有哪些教科研活動(dòng)，隨時(shí)收集與該活動(dòng)有關(guān)的第一手資料，也能確保資料的完整、系統(tǒng)性。

定向聯(lián)系，與各部門(mén)負(fù)責(zé)文秘處理的人員保持密切聯(lián)系，將形成的有價(jià)值的材料及時(shí)匯總存檔。

2、檔案信息化管理建設(shè)的水準(zhǔn)

在學(xué)校檔案的信息化管理中，最不能忽視學(xué)校傳統(tǒng)精華和改革的發(fā)展性。首先充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)電子技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量；同時(shí)要對(duì)于傳統(tǒng)的電子檔案進(jìn)行多媒體化改革，對(duì)各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。對(duì)于歸檔的檔案要在經(jīng)過(guò)鑒定分析和更新之后進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案信息處理電子化、信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息采集實(shí)時(shí)化、信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。

三、重視檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員在學(xué)校檔案信息化改革當(dāng)中具有舉足輕重的地位。他們的創(chuàng)新精神、管理理念影響著學(xué)校檔案管理的效率和特點(diǎn)?，F(xiàn)階段很多學(xué)校缺少專職的檔案管理人員，管理水平相對(duì)較低。我們應(yīng)當(dāng)充分重視學(xué)校檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)工作，積極引進(jìn)新的技術(shù)和理念，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作者。

（一）選拔檔案管理人員的基本條件

檔案管理工作者首先應(yīng)當(dāng)具備一定的語(yǔ)言文字能力以及科學(xué)文化素養(yǎng)。學(xué)校檔案管理不同于企業(yè)檔案的管理。其檔案資料具有多樣性特點(diǎn)，只有在對(duì)于各種知識(shí)有所了解的前提下，根據(jù)自身的語(yǔ)言能力，才能簡(jiǎn)明扼要地對(duì)各種檔案進(jìn)行分析和歸類，才能首先在入庫(kù)的過(guò)程當(dāng)中做到“去其糟粕、取其精華”的效果。同時(shí)，工作人員的管理能力和分析能力也是要進(jìn)行培養(yǎng)的。檔案管理的目標(biāo)是提高各種信息資源的利用率，所以在面臨較為龐大的信息檔案資料的時(shí)候，檔案人員必須具備檔案的分析、檢索和篩選的能力才能確保檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施。

（二）與時(shí)俱進(jìn)，抓好培訓(xùn)